Журнал за запознаване с местните актове на организацията. Начини за запознаване на служител с местните разпоредби на организацията

Такъв документ предоставя обобщена информация за всички одобрени вътрешни правила, предназначени за многократна употреба, които установяват процедурата за управление на служителите.

Местни разпоредби (LNA), които са дадени в списанието:

длъжностни характеристики (регулират обхвата на отговорностите и компетентността на въпросите, решени от служителите);
различни разпоредби, например относно възнагражденията или работата с лични данни;
колективни договори (изпълняват функциите за координиране на трудовите отношения);
трудови норми и други.

В съответствие със закона работодателят е длъжен да запознае служителите с LNA, чиято юрисдикция засяга техните дейности, срещу подпис (членове 22 и 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). Това важи както за настоящи, така и за новоназначени служители. Персоналът трябва да се запознае с LNA, който регулира процедурата за обработка на лични данни в компанията (клауза 8 от член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Запознаването на служителите със ЗНА е необходимо и важно не само във връзка със законовите изисквания. Тази процедура законово установява отговорностите на служителя, които не са ясно посочени в трудовия договор, но са от голямо значение при изграждането на правоотношенията между служителя и компанията.

Например, ако служител не се е запознал с разпоредбите относно търговската тайна (местни актове, характерни за повечето предприятия), компанията няма да може да предяви искове срещу него в случай на изтичане на секретни данни извън нейните граници. От своя страна, ако служителят е подписал този акт, компанията ще може да му търси отговорност.

По закон работодателят е длъжен да запознае служителя с вътрешните правила, колективния договор и други разпоредби, които са пряко свързани с неговите задължения, преди да подпише трудов договор (член 68 от Кодекса на труда на Руската федерация). В процеса на работа обаче на служителя се предлагат редица документи. Това са графици на смени (член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация), заповеди за прилагане на дисциплинарни санкции (член 193 от Кодекса на труда на Руската федерация) и досиета на персонала.

Структура на списанието за запознаване

Документът се състои от няколко листа. Най-често записва:

местни актове, одобрени в предприятието за периода на предоставяне на документа на служителя за подпис;
ПЪЛНО ИМЕ. и длъжности на служителите, които трябва да подписват;
отдели на предприятието, където работи персоналът;
дати на запознаване на персонала с вътрешни документи.

В структурата на дневника са предвидени и колони за подписите на служителите, удостоверяващи, че са запознати с необходимия списък от вътрешни правила.

Списанието се утвърждава от ръководителя на предприятието.

Кой къде пази и колко се съхранява

Служителят на службата за персонал обикновено води дневник за запознаване с LNA.

Срокът за съхранение на дневника се определя от директора на организацията, тъй като този период не е установен от закона. Понякога обаче е необходимо да се зададат дълги периоди на съхранение. Това се отнася за ситуации, при които LND имат постоянен срок на годност или срок на годност от 10 години.

Предприятието също е длъжно да пази вътрешни правила, които са изтекли. Сроковете за съхранение на документооборота се определят от Списъка на стандартните управленски архивни документи, генерирани в процеса на дейност на държавни органи, местни власти и организации, като се посочват сроковете за съхранение, одобрени със Заповед на Министерството на културата на Руската федерация от 25 август , 2010 № 558.

Как да композираме правилно

Няма специален одобрен формуляр. Всяка организация или нейно подразделение може да разработи своя собствена с необходимия брой страници. Трябва обаче да се придържате към основните структурни елементи, дадени по-горе.

В извадката актовете за преглед са формирани в групи (правилници за вътрешния ред, правила за възнагражденията и др.). При наемане на нови служители е по-удобно да ги запознаете с вътрешната документация по раздел. Практиката показва, че компаниите с голям брой служители обикновено създават отделни дневници за всеки вид вътрешна нормативна уредба.

Трудовото законодателство установява задължение за запознаване на новоназначените служители с местните разпоредби, които се прилагат в дадена организация.

Как да осъществим тази процедура, под каква форма и в какви срокове – ще опишем по-долу.

Начини за запознаване

Всеки служител на организацията трябва лично да се запознае с всички местни документи, свързани с неговата трудова дейност.

Такива документи включват:

график на отпуските;

колективен трудов договор;

щатно разписание;

описание на работата;

правила за бонуси;

правилник за вътрешния трудов ред;

други документи, приети от работодателя.

Фактът на запознаване може да бъде потвърден с подписа на служителя върху отделен документ, който може да включва:

заявление, което е част от трудовия договор;

списание за запознаване. Препоръчително е да съставите този документ, когато служител изучава няколко акта;

лист за запознаване с местните разпоредби и неговия образец. Среща се най-често и е приложен към всеки местен акт (тази опция е подходяща за организации с малък брой служители).

Запознаването трябва да се извърши преди подписване на договор с работодателя. Няма значение под каква форма на служителя е предоставен LNA. Това може да бъде или отпечатан документ, или имейл разпространение, използвано в големи организации.

Ако работодателят е нарушил правилата, предвидени от трудовото законодателство и не е запознал служителя с необходимите актове, той може да бъде привлечен към административна отговорност.

В този случай работодателят ще бъде изправен пред административна глоба за нарушаване на нормите на Кодекса на труда на Руската федерация, а ако нарушението се повтори, размерът на глобата ще се увеличи значително.

Лист за запознаване с местните разпоредби, попълване на примери

Този документ е приложение към местния акт на организацията и включва следната информация:

заглавната част на документа посочва името на организацията, която е приела акта, и нейната организационна и правна форма;

наименованието на акта, с който служителят ще бъде запознат преди подписване на трудовия договор;

Този лист се попълва на ръка от служителя и се издава отделно за всеки документ. Тоест, ако организацията има три местни акта, които се отнасят до служителите, техните права и отговорности, тогава служителят трябва да се запознае с трите акта и да попълни три листа за запознаване с тях.

Същият лист може да бъде съставен не само за самия регулаторен акт, но и за трудовия договор. Структурата му няма да се различава, освен че посочва номера и датата на споразумението, към което е приложен.

Дневникът за запознаване на служителите с местни актове съдържа няколко таблици, всяка от които ще се отнася до конкретен акт.

По-долу е даден примерен лист за запознаване с местните разпоредби, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.

Журнал за запознаване с местните разпоредби - образец неговият дизайн е представен в нашата статия. Може да се наложи както поради законови изисквания, така и по обективни причини. Какви са характеристиките на този документ, ще разгледаме допълнително.

Защо се нуждаете от дневник за запознаване с местните разпоредби?

В съответствие с разпоредбите на чл. 22 и 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят е длъжен след подписване да запознае служителите, както новите (наети), така и вече наетите, с местните разпоредби (наричани по-долу LNA), чиято юрисдикция засяга техните трудови дейности.

Освен това, съгласно параграф 8 от чл. 86 от Кодекса на труда на Руската федерация служителите трябва да се запознаят с LNA, който регулира процедурата за обработка на лични данни в компанията.

важно! Освен факта, че запознаването на служителите със LNA е задължение на фирмата работодател по закон, съответната процедура е важна от гледна точка на правното установяване на задълженията на служителя, които не са предвидени в трудовия договор, длъжностната характеристика и др. регулации, но са критично важни при изграждането на трудовите отношения между този служител и работодател.

Например, ако служител не е прочел разпоредбите относно търговските тайни (типични за много предприятия на LNA), компанията няма да има право да предявява претенции срещу него относно изтичането на секретна информация извън предприятието. От своя страна, ако служителят потвърди с подписа си запознатостта си със съответния LNA, компанията ще може да му търси отговорност.

Процедурата за запознаване на служителите с определени LNA не е регламентирана със закон. На практика това може да се постигне с помощта на дневника, обсъден в тази статия.

Структура на списанието

Този документ най-често записва:

LNA, одобрен от организацията към момента на представяне на дневника на служителя за подпис;
Пълно име и длъжност на служителите, които трябва да удостоверят с подписа си факта на запознаване с този или онзи регулаторен акт;
структурни звена, в които служителите, които подписват дневника, извършват своята трудова дейност;
дати на запознаване на служителите с LNA.

Структурата на дневника трябва да включва и колони за полагане на подписи на служители, удостоверяващи тяхното запознаване с LNA, даден в списъка.

Документът се одобрява от ръководителя на предприятието.

Къде да изтеглите примерно списание

Можете да изтеглите попълнения формуляр за дневник за запознаване с LNA на нашия портал. Подготвихме източник за вас, проектиран в съответствие със структурата, която обсъдихме в статията.

Кодексът на труда на Руската федерация (част 3, член 68) установява задължението на работодателя, дори преди да наеме служител, да го запознае с местните разпоредби (LNA), задължителни по закон за всички служители или необходими за неговата трудова функция. Формата и процедурата за запознаване на служителите обаче не са предвидени в закона. Следователно можете да използвате всякакви средства за запознаване - основното е, че този факт е потвърден от подписа на служителя.

При извършване на дейности за запознаване трябва да се вземат предвид следните точки:

Служителят, отговорен за наемането, трябва да запознае кандидата с всички актуални лични документи, преди да сключи трудов договор с него. Освен това неговият подпис се изисква както по отношение на задължителните LNA (вътрешни трудови разпоредби, колективен договор, документи за защита на труда, разпоредби за личните данни, възнаграждение), така и тези актове, които са допълнително приети от организацията и са пряко свързани с дейностите на това служител (правила за клон, структурно звено, документооборот, търговска тайна и др.).
Служителите трябва да бъдат запознати с нови или променени лични документи за самоличност по реда, определен от заповедта за въвеждане на тези документи в сила.

Как да се запознаете с местните разпоредби

На практика предприятията използват:

полагане на подписи на служителя за запознаване в трудовия договор;
дневник за запознаване с LNA;
вмъкнете лист в личното досие на служителя и др.

Като една от възможностите се предлага да се използва лист за запознаване с LNA. Може да се направи анекс към трудовия договор; в този случай, ако е необходимо, ще бъде по-лесно да намерите съответния подпис на служителя. Друг вариант е приложение към LNA, с което ще се запознаете.

Листът може да се попълни ръчно или на компютър.

Защо е необходимо да се вземе толкова сериозно процедурата за запознаване на служителите с LNA?

Това е пряка отговорност на работодателя, неспазването на която е административно нарушение по чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация (виж Решение на Върховния съд на Руската федерация от 10 октомври 2011 г. № 4-AD11-8).
Правилността на процедурата и наличието на подпис на служителя играят важна доказателствена роля в случай на спорове (решение на Костромския окръжен съд от 21 октомври 2013 г. по дело № 33-1782).

Примерен лист за запознаване с местните разпоредби може да изтеглите от линка: примерен лист за запознаване с LNA.

Така че листът за запознаване е един от начините да потвърдите, че служителят познава текстовете на вътрешните нормативни документи. Съставя се в свободна форма. Удобно е да създадете един лист с информация или за конкретен регулаторен акт (и да го съхранявате с този акт), или за служител (и да го съхранявате в личното досие).

– използва се за събиране на подписи от служители, потвърждаващи запознаването им с местните разпоредби.

При наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен запознайте служителя с подписс правила за вътрешния трудов ред, други местни разпоредби, пряко свързани с трудовата дейност на служителя, и колективен трудов договор.

(Кодекс на труда на Руската федерация, част III, член 68)

ОТНОСНО състав на местните разпоредбизадължителен за всяка организация, Кодексът на труда на Руската федерация гласи:

При сключване на трудови договори специалистите по човешки ресурси трябва, когато е възможно, да се ръководят от наименованията на длъжности, специалности, професии (с посочване на квалификация), включени в щатно разписаниеорганизации (член 57 от Кодекса на труда на Руската федерация);
След като е сключил трудов договор с работодателя, служителят е длъжен да спазва действащите правила в организацията правилник за вътрешния трудов ред(Член 56,189,190 от Кодекса на труда на Руската федерация);
служителите на организацията трябва да са запознати с установяващите документи процедура за обработка на лични данниработниците, както и за техните права и задължения в тази област (клауза 8 от член 86 от Кодекса на труда на Руската федерация);
по време на работа на смени всяка група работници трябва да работи в рамките на установеното работно време в съответствие с график на смени(Член 103 от Кодекса на труда на Руската федерация);
Редът за предоставяне на платен отпуск се определя ежегодно в съответствие с график за отпуски(Член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Наред с местните разпоредби, пряко предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация, работодателят, извършващ местно нормотворчество, може да приеме други документи, съдържащи норми на трудовото право, необходими за решаване на възникващи проблеми във взаимоотношенията със служителите.

Изглед на основния раздел на списанието:

Съгласно GOST 31282-2004 контролен печат- уникално индикаторно устройство за еднократна употреба, предназначено за откриване на неоторизиран достъп.

Преди да започнете да работите със списанието, трябва да попълните заглавната страница и заверката. Не забравяйте да въведете номера на печата в съответния ред; без това дневникът не се счита за запечатан.

Нормативни материали:

Какви са изискванията за дневниците на персонала и как трябва да бъде проектиран дневникът в съответствие с тези изисквания, вижте нашето видео.

Полезна информация:

„При проверка от страна на Държавната инспекция по труда как можем да потвърдим, че служителят е запознат с местните разпоредби преди подписване на трудовия договор, а не след това?“

Съгласно част 3 на чл. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, при наемане (преди подписване на трудов договор) работодателят е длъжен да запознае служителя срещу подпис с правилата за вътрешния трудов ред, други местни разпоредби, пряко свързани с работата на служителя, и колективен договор. Длъжностната характеристика по правило също е местен регулаторен акт на работодателя (в редки случаи е приложение към трудовия договор).

Някои служители, след като кандидатстват за работа, започват да се възмущават, че когато са подписали трудовия договор, те са разчитали на различни условия на труд, работно време, заплащане, различен състав и обхват на задълженията, правата и отговорностите, че, знаейки „всичко ”, не биха кандидатствали за работата. Случва се след подписване на трудов договор служителят вече да не иска да подписва местните разпоредби и да ги спазва. За да избегнете ненужно недоволство и спорове, можете да запознаете служителя точно с преди подписванес него трудов договор с условията, установени в местните разпоредби на работодателя, колективния трудов договор.

Процедурата за запознаване с местните разпоредби не е определена от Кодекса на труда на Руската федерация, на практика има различни възможности:

Поддържане списания за запознаванес местни разпоредби, в които служителите полагат подписи, потвърждаващи запознаването и посочват датите на запознаване,

Към местния регулаторен акт са приложени листове за запознаване, върху които служителите полагат подписи, потвърждаващи запознаването и датите на запознаване (такива листове са зашити заедно с местния регулаторен акт).

При наемане на служител текстът на трудовия договор може да включва фраза, че служителят, преди да подпише трудовия договор, е запознат с местните разпоредби на работодателя и тези актове са изброени.

По правило както списанията, така и листовете за запознаване съдържат колона „Дата на запознаване на служителя с местния регулаторен акт“. Някои специалисти по персонала, когато запознават служител с местните разпоредби, го молят да посочи не само датата, но и часа на запознаване (колоната в списанието или листа за запознаване вече се нарича „Дата и час на запознаване на служителя с местни разпоредби“), като по този начин подчертава спазването на изискването на кодекса, че служителят трябва, преди да подпише трудов договор, да се запознае с местните разпоредби на работодателя, пряко свързани с трудовата дейност на служителя.

Съответно при подписване на трудов договор служителят е помолен да определи времето. Ние не възразяваме срещу такова старание, но смятаме, че ще бъде достатъчно, когато запознавате служител с местните разпоредби на работодателя, да определите дата за запознаване и да включите в трудовия договор фраза, че служителят се е запознал с местните разпоредби на работодателя (със списък на тези актове) преди подписване на трудовия договор).

Определена процедура за запознаване с местните разпоредби може да бъде заложена в самия такъв акт. Преди да запознаете служител с местните разпоредби, трябва да разберете процедурата за запознаване, съществуваща при вашия работодател. Важно е установената процедура да не противоречи на закона. Така че, ако сте установили, че служителите се запознават с местните разпоредби устно или чрез поставянето им на щанд, тогава тази процедура противоречи на изискването на чл. 67 от Кодекса на труда на Руската федерация за запознаване на служителите с подпис с местните разпоредби на работодателя, следователно не е законно.