Ärikirjade kirjutamine. Ärikirjad Teie kirjas märgitud objektidele

Levinumad ärikirjade liigid on päringu- ja järelepärimiskirjad. Taotluskirjad koostatakse selleks, et algatada adressaadi poolt teatud kirja autori poolt nõutud toiminguid. Taotluskirjad – mis tahes ametliku teabe või dokumentide saamiseks. Millistes olukordades neid koostatakse? Kuidas päringu või taotluse olemust õigesti väljendada?

Kuidas ja miks soovikirja kirjutada

Taotluskirjad koostatakse selleks, et algatada adressaadi poolt teatud kirja autori poolt nõutud toiminguid. Juhtimistegevuses põhjustab selliste kirjade ettevalmistamist suur hulk olukordi. Tegemist võib olla suhteliselt lihtsa olukorraga, kus puudub vajadus sündmuste poolest keeruka info esitamiseks, argumenteerimiseks ega adressaadi veenmiseks. Sellistel juhtudel on parem alustada päringu kirja otse taotluse enda väitega, näiteks:

Kuid mitte kõik olukorrad juhtimistegevuses pole nii lihtsad. Enamik olukordi nõuab taotluskirjade koostamisel põhjendust ehk teisisõnu selgitust, miks, miks ja mis eesmärgil kiri koostatakse. Põhjendus on reeglina vajalik selleks, et mõjutada adressaati, veenda teda käituma väga konkreetsel viisil, nagu kirja autor sooviks või vajab. Kui palvekiri sisaldab põhjendust, siis enamasti eelneb see näiteks taotluse avaldusele (märk // näitab piiri kirja teksti osade vahel):

Laadige alla taotluse kirjade näidis:

Vene keel on üks suhteliselt vaba sõnajärjega keeltest. Kõigis ülaltoodud tekstides saame lauseosi vahetada ilma tähendust palju kahjustamata, näiteks:

Fraasidel, milles kirja põhiidee on kõigepealt öeldud ja seejärel argument, on eriline stiililine varjund: neid tajutakse alati väljendusrikkamatena kui "põhjendus - järeldus" põhimõttel üles ehitatud fraase. Äristiil on aga igasugustele väljendusviisidele võõras, see eelistab peaaegu alati stiililiselt neutraalseid keelevahendeid, seega on õigemad fraasid, mis annavad esmalt selgituse, põhjendavad ja seejärel sõnavad asja olemuse.

Taotluskirja koostamisel püüdke tagada, et põhjendus ja lõpposa (taotlus) oleksid grammatiliselt üks lause. Isegi juhtudel, kui põhjendus sisaldab viiteid regulatiivsetele dokumentidele, faktidele, sündmustele, ära eralda põhjendust eraldi lauseks, vastasel juhul peate oma taotluse väljendamiseks kasutama fraase nagu: "Seoses ülaltooduga palume...", "Eeltoodut arvesse võttes palume...", "Seoses sellega me küsi...” jne Need konstruktsioonid ei kanna infot ja muudavad teksti keerulisemaks nii struktuuri kui ka tajumise seisukohalt. Nõukirju saab kirjutada veelgi keerulisemates juhtimisolukordades.

Skemaatiliselt võib seda olukorda kujutada järgmiselt:

Sellises olukorras kirjutatud kirja on kergem tajuda, kui selle sisu on esitatud järjestuses, mis peegeldab olukorra enda arengu loogikat. Sel juhul saab kirja ülesehituse jagada kolmeks osaks: sissejuhatus (sündmuste kirjeldus, asjaolud, mis mõjutavad või võivad mõjutada juhtimissituatsiooni), põhjendus (põhjuste selgitus, miks on vaja adressaadiga ühendust võtta adressaadiga. taotlus), järeldus (taotlus), näiteks ( Kirja kommunikatiivne ja semantiline osa on eraldatud märgiga //):

Sõltumata teksti ülesehitusest on kirjas olev taotlus sõnastatud verbi "küsi" abil. Organisatsioonilisel kirjaplangil välja antud kirjades kasutatakse seda Mitmuse 1. isiku verbivorm:

Palume teil anda teavet ... kohta, palume teil esitada teavet ... kohta, palume teil küsida ... kohta, palume teil läbi viia ... jne.

Ametlikul kirjaplangil välja antud kirjades kasutatakse seda Ainsuse 1. isiku verbivorm:

Palun kaaluda teemat..., palun anda infot... jne kohta.

Üks kiri võib sisaldada mitut soovi (soovitavalt ühe numbri kohta). Sel juhul sõnastatakse esmalt põhitaotlus ja seejärel ülejäänud, kasutades järgmisi keelelisi väljendeid:

Samuti palume Teil (arvestada, anda, teostada...), Samas palume... jne.

Näiteks:

Seoses katlajaama nr 4 ebaolulise gaasikuluga (alla 3,5 miljoni kuupmeetri aastas) palume see ettevõte 2005. a küttehooajaks kohustusliku kütusevaru (kütteõli) gaasitarbijate hulgast välja arvata. 2006. Samas palume tarkvaral “Mosgorkhleboprodukt” koos JSC-ga “Mosenergo” kaaluda võimalust ühendada jaam nr 4 küttehooajal 2006-2007 tsentraliseeritud soojusvarustussüsteemiga.

Kuidas ja miks soovikirja kirjutada

Taotluskiri on tegelikult palvekirja tüüp. Reeglina esitatakse taotlusi ametliku teabe või dokumentide saamiseks. Kaubandustegevuses on taotlus ostja pöördumine müüja poole (importija eksportija poole) palvega anda toote (teenuste) kohta üksikasjalikku teavet või saata pakkumine kauba tarnimiseks (teatud teenuste osutamine). ). Üldjuhul järgivad taotluskirjad samu reegleid kui taotluskirjad, näiteks:

Kaubandustegevuses märgitakse päringu tekstis tavaliselt: kauba (teenuse) nimetus; tingimused, mille alusel kirja autor neid saada soovib; kogus ja/või kvaliteet; kaupade kohaletoimetamise või teenuste osutamise ajastus; hind ja muu info. Kaubanduspäringus kasutatakse järgmisi väljendeid:

Tarnevõimalusest palume teada anda... Tarnimiseks palume teha pakkumine... Täpsemat infot palume... jne.

Näiteks:

Palume teada anda võimalusest tarnida kliimaseadmeid mudel AS-200 koguses 150 tk. veebruarist märtsini 2005 ning teavitada ka makse- ja tarnetingimustest.

Laadige alla taotluse kirjade näidis:

Korrespondentorganisatsiooni vastus päringu või päringu kirjale on vastuskiri, mis võib olla nõusolek või keeldumine. Kaubandustegevuses väljastatakse päringule vastus ärikirjana, mis kinnitab päringu kättesaamist ja annab teavet ostjale huvipakkuva toote kohta. Vastuseks päringule võib olla ka äriline ettepanek (pakkumine). Päringu- ja järelepärimiskirjad koostatakse vastavalt standardile GOST R 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentidele."

Päringute ja päringute koostamisel ja töötlemisel kasutatakse järgmisi üksikasju:

• sihtkoht;
• teksti pealkiri (kui kirja tekst on üle 4-5 rea);
• tekst;
• allkiri;
• märk esineja kohta.

Ärikirjad kuuluvad teabe- ja viitedokumentide rühma ning moodustavad suurema osa organisatsiooni tegevuse dokumenteerimiseks kasutatavatest ametlikest dokumentidest.

Ärikiri on üldistatud nimetus erineva sisuga dokumentidele, mis on mõeldud suhtlemiseks ja teabe edastamiseks adressaatide vahel organisatsioonide äritegevuses.

“KIRJA” ei eristata kui dokumendi liiki ja seetõttu ei ole seda märgitud dokumendi päises. Tähed täidavad järgmisi funktsioone:

• – on suhtlusvahend;
• – on teabe edastamise vahend;
• – on teade faktist.

Ajalooline ekskursioon

Esimesed tähed vene - kasetohust tähed olid reeglina väga lühikesed. Pikimatel hartadel on 166 ja 176 sõna. Kuid enamasti on hartad palju lühemad: enamik täielikult säilinud hartasid ei ole pikemad kui 20 sõna, vaid mõned neist on pikemad kui 50 sõna.

Enamik kasetohust kirju on erakirjad. Need on pühendatud väga erinevatele praeguse elu küsimustele - majandus-, perekond-, raha-, kaubandus- jne. Erakirjade kategooriaga on tihedalt seotud talupoegade palved (XIV–XV saj.) feodaalile.

Ärikiri on omamoodi organisatsiooni visiitkaart. Selle järgi, kui õigesti ja esteetiliselt see on koostatud ja kujundatud, hinnatakse selles töötavate töötajate ja organisatsiooni kui terviku professionaalseid omadusi.

Ärikirju saab klassifitseerida järgmiste kriteeriumide alusel:

tüübi järgi: garantii-, juhend-, saate-, õnnitlus-, tänukirjad jne. Ärikirjade liigitus on nende liigitamisel võtmetähtsusega;

• – tippides: standard, šabloon, individuaalne;
• – kasutusala järgi: kaubandus-, haldus-, kohtu- jne;
• – struktuuri järgi: ärikirjad võivad olla lihtsa või keerulise ülesehitusega;
• – koha järgi dokumendivoos: organisatsiooniga seotud kirjad on sissetulevad või väljaminevad;
• – kirjavahetusprotsessis paigas: proaktiivne, reageeriv;
• – vajadusel kirjavahetuse jätkamiseks: ärikirjade puhul võib nõuda vastuskirja (päringukirjad, päringukirjad) ja mitte vastuskirja (juhiskirja);
• – vastavalt adressaatide õiguslikule staatusele: ärikirjad võivad olla valitsusasutustelt, organisatsioonidelt, kodanikelt jne;
• – organisatsiooni tegevusvaldkonnas; kirjad võivad hõlmata tootmis-, finants-, nõustamis-, projektitegevusi jne;
• – saatmisviisi järgi: kirju saab saata posti teel, elektrooniliselt (elektrooniline teade), telegraafi (telegramm), faksi (faksisõnum), telefoni (telefonogramm), teleksi (teleks) teel. Sõltumata saatmisviisist koostatakse ärikirjad spetsiaalsetel kirjaplangidel. Teksti esimene lehekülg on vormistatud ankeedile, ülejäänud leheküljed tavalistele paberilehtedele.

Peamine vormide jaoks kasutatav paberiformaat on A4. Blanketid valmistatakse trükkimise teel, veebipõhiseid trükitööriistu või arvutitehnoloogiat kasutades vahetult dokumendi koostamise ajal. Vormide valmistamise meetod sõltub organisatsiooni eelistustest, võttes arvesse Venemaa Föderatsiooni vappi või Vene Föderatsiooni moodustavate üksuste vappe kasutavate vormide valmistamise nõudeid.

Kirja koostamisel ja täitmisel kasutage järgmisi üksikasju:

• - Vene Föderatsiooni riigivapp;
• – Vene Föderatsiooni moodustava üksuse vapp;
• – organisatsiooni embleem või kaubamärk (teenusemärk);
• – organisatsiooni kood;
• – juriidilise isiku peamine riiklik registreerimisnumber (OGRN);
• – INN/KPP;
• – dokumendi vormi kood;
• – organisatsiooni nimi;
• – viiteteave organisatsiooni kohta;
• – dokumendiliigi nimetus;
• – dokumendi kuupäev;
• – dokumendi registreerimisnumber;
• – link dokumendi registreerimisnumbri ja kuupäeva juurde;
• – adressaat;
• – teksti pealkiri;
• – dokumendi tekst;
• – märge taotluse olemasolu kohta;
• - allkiri;
• – pitseri jäljend;
• – märge esineja kohta.

Kirja teksti struktuur sisaldab järgmist:

• – edasikaebamine;
• – teabe osa;
• - viisakuse viimane etiketivalem.

Ärikirjad peaksid algama isikliku aadressiga kirja adressaadile. Pöördumise eesmärk on adressaadiga kontakti loomine, lugupidamise avaldamine ja tema tähelepanu tõmbamine kirjale. Ametikohajärgse pöördumise valem on kõige formaalsem, seda kasutatakse kõrgel ametikohal (president, esimees jne) juhtide poole pöördumisel:

"Kallis härra president!";

"Lugupeetud härra juhataja!"

Perekonnanime järgi pöördumine on samuti ametlik. Perekonnanime järgi pöördumist (ilma eesnime, isanime või initsiaalideta) kasutatakse laialdaselt ametlikus kirjavahetuses, see on rangelt ametlik ja näitab teatud vahemaa olemasolu kirja adressaadi ja adressaadi vahel:

"Kallis härra Antonov!";

"Kallis proua Belova!"

Kõige tavalisem ärikontaktide märkimise võimalus on nende poole pöördumine nime ja isanime järgi:

"Kallis Sergei Ivanovitš!";

"Kallis Irina Nikolajevna!"

Töötajate grupi poole pöördumisel või kui organisatsiooni juhtimise kohta informatsiooni saamine on keeruline, kasutatakse järgmist aadressi:

"Austatud härrad!"

Pöördudes samasse ametiringkonda kuuluvate isikute poole, kasutatakse järgmist aadressi:

"Kallid filiaalijuhatajad!";

"Kallid kolleegid!"

Kirja teabeosas kasutatakse ametlikku äristiili - vene kirjakeele eritüüpi, mis on mõeldud suhtlemiseks haldusjuhtimise valdkonnas.

Üldiselt koosneb kirja tekst lõikudeks rühmitatud lausetest. Lõigete vahel peaks olema selge semantiline ja stiililine seos.

Parima ettekujutuse saavutamiseks on kirjad peamiselt pühendatud ühele küsimusele. Selle erinevate aspektide katmiseks on aga reeglina vaja teksti täiendavat struktureerimist. Selline struktureerimine hõlmab sageli teksti jagamist kolmeks osaks: sissejuhatavaks, põhiliseks ja viimaseks.

Teksti sissejuhatava osa eesmärk on selgitada kirja aluseks olnud küsimuse olemust. See võib koosneda ühest lõigust.

Teksti põhiosa on mõeldud probleemi erinevate aspektide järjekindlaks ja üksikasjalikuks kirjeldamiseks. Sõltuvalt selle keerukusest ja uudsusest võib põhiosa sisaldada ühte kuni kolme või enamat lõiku.

Teksti viimane osa koosneb tavaliselt ühest lõigust, mis sisaldab järeldusi, samuti palvet (nõudmist, juhist) adressaadile ja autori ootuste olemust.

Tähtedest tekstide koostamisel on suur tähtsus konkreetsete keelevahendite valikul. Levinuim esitusviis kirjas on mitmuse 1. isiku kasutamine teksti võtmetoimingut tähistavates verbides: “tagame makse”, “teatame, et...”, “palun saatke...” , "soovitame kaaluda...", "suuname järeldusele...", "tuletame meelde, et..." jne. Kirja kirjutamisel ametlikule kirjaplangile kasutatakse kirja teksti esitamise vormi ainsuse 1. isikus: “palun kaaluda...”, “Pean vajalikuks...” jne.

Valitsusasutuste praktikas algavad tähed organisatsiooni nimega “Vene Föderatsiooni Põllumajandusministeerium pakub...”, “Vene Föderatsiooni Kultuuriministeerium nõuab...”.

Lõplikud etiketivormelid on keeleliselt stabiilsed fraasid, mis väljendavad lootust edasiseks koostööks, kahetsust adressaadi piiratud võimaluste pärast jne:

"Kahjuks, et me ei saa teie pakkumist ära kasutada";

"Ootame edasist koostööd."

Lõplik viisakusvalem ei pruugi ametlikes kirjades esineda, kuid see võtab peaaegu alati kokku kirjad, mille tekst on mõneti isikliku iseloomuga (näiteks tänukirjad). Lõpliku viisakusvalemi kasutamine summutab mõnevõrra vormitooni sõnumi lõpus.

Viimane viisakusvalem eelneb allkirjale ja asub kirjateksti viimase rea all.

Kui teenuskiri algab aadressiga "Kallis...!", peaks see lõppema etiketi lõpuvalemiga "Austusega", mis trükitakse lõigust 2-3 tühikut teksti alla:

Aadressid ja lõplikud viisakusvalemid moodustavad nn etiketiraami. Kui kirjas aadressi pole, siis jäetakse välja ka lõplik valem “Austusega”.

Järgmisi standardseid koostisi saab kasutada ka lõpliku viisakusvalemina:

"Pideva lugupidamisega...";

"Sügava lugupidamisega...";

"Sügava lugupidamisega...";

"Tänu ja lugupidamisega...";

"Tänu ja lugupidamisega...";

"Austuse ja parimate soovidega..."

Vaatleme peamisi kirjatüüpe, mida äripraktikas kõige sagedamini leidub.

Kirja sõnum – ärikiri, mis teavitab kõigist vastastikust huvi pakkuvatest sündmustest ja faktidest. Sõnumikiri võib olla ennetav või vastus päringukirjale. Lähtuvalt spetsiifikast on teatekirjad enamasti väikesed ja koosnevad ühest või kahest lausest. Teatekiri võib alata põhjendusega või otse edastatava teabe avaldusega. Sõnumikirja on lubatud alustada otse sõnaga "teavitan" või mõne selle sünonüümiga ("suunan", "saadan", "esin"), samuti:

"Anname teile teada, et...";

“Anname teile teada, et...”;

“Peame vajalikuks teavitada teid...”;

“Teatame, et...”;

"Anname teile teada, et...";

“Teatame, et...”;

“Anname teile teada, et...”;

“Peame vajalikuks teavitada, et...”;

"Meil on hea meel teile teatada, et..."

“Anname teile teada, et...”;

“Meil on hea meel teile teatada, et...”;

“Meie jätkuks... teatame omadest...”;

“Soovi korral... teavitame...”;

"Pean oma kohuseks teid teavitada, et...";

"Olen volitatud teid teavitama, et...";

"Teavitame...";

“Eeltoodust lähtuvalt peame vajalikuks...”;

“On tuvastatud, et ajavahemikul... kuni...”;

"Anname teile teada, et seisuga..." jne.

Teatekirja näidis on toodud lisas 12.

Kaaskiri – ärikiri, milles teavitatakse adressaati kirjale lisatud dokumentide (lepingud, kataloogid, registrid jne) või materiaalsete varade saatmisest. Kaaskirja saatmine on heade kommete reegel organisatsioonide äritegevuses ning aitab kaasa saadetavate dokumentide jäädvustamisele ja edasisele tõhusale teabe- ja teatmetööle.

Kaaskiri algab standardfraasidega:

"Lavastame...";

"Esitleme teile...";

"Me pöördume teie juurde tagasi...";

"Me saadame teile..."

Nendele fraasidele võib eelneda selle juhtimisolukorraga kaasnev sissejuhatav teave:

“Vastavalt lepingule saadame teile...”;

“Vastavalt ajakavale esitame...”;

“Kokkuleppe kinnitamiseks saadame...” jne.

Kaaskirja eripäraks on see, et teksti alla on lisatud märge, mis näitab manuse olemasolu.

Kaaskirja näidis on toodud lisas 13.

Juhend (käskkiri, ringkiri). – ärikiri, mis sisaldab juhiseid (selgitust) alluvatele organisatsioonidele arvelduste, aruandluse jms küsimustes. Seda tüüpi kirju saadavad välja riigi- ja munitsipaalorganid, samuti organisatsioonid, millel on allorganisatsioonid.

Praktikas toovad organisatsioonide juhid sellistes dokumentides esile lubamisjuhised mis tahes konkreetse organisatsiooniga seotud küsimuse kohta. Kõik organisatsiooni töötajad, kelle tegevus on selle teemaga seotud, on kohustatud juhendiga tutvuma. Kõik juhiskirjas märgitud juhised on alluvatele täitmiseks kohustuslikud.

Õiguskirjadele kirjutab alla riigi(omavalitsuse)organi või organisatsiooni juht.

Õpetuskirjad võivad alata kirja eesmärgipäraste põhjendustega või viitega regulatiivdokumendile – “Eesmärgiks...”, “Vastavalt resolutsioonile... nr.... kuupäevaga... " ja lõpetage fraasiga "Selle ringkirja aruande täitmise kohta... mitte hiljem..."

Õpetuskirja näidis on toodud lisas 14.

Nõudekiri – ärikiri, mille eesmärk on saada ametlikku teavet, teavet, dokumente või algatada teatud autoriorganisatsioonile vajalikke toiminguid. Suur hulk juhtimisolukordi tingib taotluskirjade koostamise.

Taotluskiri sisaldab taotluse põhjendust ja taotluse enda avaldust. Põhjendus võib sisaldada viiteid seadusandlikele ja muudele määrustele, organisatsioonilistele ja juriidilistele dokumentidele. Põhjendus peab eelnema taotluse avaldusele. Põhjendus võib puududa juhul, kui taotlus on ilmselge, selle tüüpiline iseloom, samuti juhtudel, kui taotluse aluseks olevate toimingute elluviimine on organisatsiooni, üksuse või ametniku vastutusel. Sageli väljendatakse taotlust verbi "küsima" abil:

"Palun teavitage...";

"Palun makske...";

"Palume esitada...";

"Palume anda teavet...";

"Me paluksime teil kinnitada...";

“Palume vastu võtta...”;

“Teist korda palume kohe tagasi maksta...”;

"Ma palun teil saata minu aadressile..."

"Palun...";

“Palun sooritage makse...”;

“Palun andke juhiseid...”;

“Palume kaaluda...”;

"Ma teatan teile ja küsin...";

"Palun teavitage...";

“Eelkokkuleppe järgi palun teil...”;

"Palume abi...";

“Tahaksin juhtida teie tähelepanu ja küsida...”;

“Palun võta meetmeid, et...”;

“Lisaks... palun kaaluge...”;

"Võttes arvesse; et...; palume...";

“Palume leida võimalus...”;

“Palume kaaluda... küsimust”;

“Palume kinnitada...”;

“Vastavalt meie kokkuleppele taotleme...” jne.

Taotluse võib sõnastada ilma tegusõnata “küsi”, näiteks: “Loodame küsimusele positiivset lahendust...”;

“Oleme väga tänulikud, kui saadate...”;

"Oleme tänulikud, kui te...";

"Palun ütle mulle...";

“Oleks soovitav...”;

"Me tahaksime...";

"Me tahaksime...";

"Loodame, et peate meie pöördumise läbivaatamist võimalikuks"; “Tahame teilt küsida...”;

"Las ma palun teilt palvet...";

"Käesolevaga teatame ja palume viivitamatult edastada..."; "Oleme teile tänulikud, kui...";

“Oleksime tänulikud...”;

“Oleme tänulikud...”;

"Meist saab väga...";

“Loodame, et peate seda võimalikuks...”;

"Meil on hea meel, kui sa...";

"Me palume teil...";

“Soovitav oleks end kurssi viia...”;

"Me tahaksime..." jne.

Üks kiri võib sisaldada mitut taotlust. Sel juhul kasutatakse järgmisi keeleväljendeid:

“Samuti palume kaaluda (pakkuda, läbi viia...)”; "Samas palume teilt..."

Nõudekirjadele kirjutab alla organisatsiooni juht või ametlikult volitatud ametnik. Taotluskiri nõuab vastuskirja.

Tuleb märkida, et taotlus võib sisalduda ka muudes kirjades, näiteks saatekirjas, garantiikirjas vms.

Taotluse kirja näidis on toodud lisas 15. Vastuskiri– ärikiri, mis on kirjutatud vastusena pöördumiskirjale. Vastus võib olla positiivne või negatiivne (keeldumiskiri).

Vastuskirjade koostamisel tuleb järgida keelelise paralleelsuse põhimõtet: vastuskirja tekstis tuleks kasutada samu keelelisi väljendeid ja sõnavara, mida autor kasutas algatuskirjas.

Oluline meeles pidada!

Vastuskirja teksti (“Teie kirjale kuupäevaga... No...”) ei tohiks lisada linki saadud kirjale. Saabunud kirja linkimiseks on vormi üksikasjades "Link saabunud dokumendi kuupäevale ja numbrile", kuhu sisestatakse teave algatuskirja kohta. Vastuskiri võib alata sõnadega: “Teie kirjale vastuseks anname teada...”, “Teie kirjale vastuseks teatame...”.

Vastuskirjades kasutatavad standardfraasid:

"Me teatame teile...";

"Me teatame teile...";

"Teie päringule vastates anname teada...";

"Kahjuks me ei saa...";

"Meie suureks kahjuks...";

"Meie vastastikuseks rahuloluks...";

"Vastavalt teie soovile saadame...".

Positiivse vastuse kirja standardtekst võib välja näha järgmine:

Eitav vastus peab olema põhjendatud; Kui organisatsioonil - kirja autoril on teavet selle kohta, kes, millistel tingimustel ja millal saab sellele päringule positiivse vastuse anda, on soovitatav sellest teabest adressaati teavitada.

Keeldumiskirjades kasutatavad standardfraasid:

"Kahjuks teatame teile, et me ei saa teie taotlust rahuldada järgmistel põhjustel...";

"Tänu... meie organisatsioon ei saa...".

Vastuskirja näidis on toodud lisas 16.

Pöörake tähelepanu!

Ärisuhtlus ei luba ebaviisakust ja taktitundetust ning eeldab partneritevahelise suhtluse neutraalset tooni. Sellega seoses on soovitatav vältida otsest keeldumist ametlikes kirjades.

Meeldetuletuskiri– korduvalt fakti kajastav kiri, mida kasutatakse ka juhtudel, kui vastaspoole organisatsioon ei teosta oma funktsionaalsetest kohustustest või aktsepteeritud kokkulepetest tulenevaid toiminguid.

Meeldetuletuskirja tekst koosneb reeglina kahest osast: lingist dokumendile, kus on fikseeritud poolte kohustused või asjaolud, millega seoses on organisatsioon kohustatud teatud toiminguid tegema, ning nõuded selliste või muude toimingute tegemiseks. tegevused.

Meeldetuletuskirja võtmefraas on tegusõna "Meenuta (meenuta)."

Meeldetuletuskirjade põhimudelid ja kujundused:

“Kirjas saatja... teatasime teile, et...”;

"Siiski pole me teie käest vastust saanud";

“Seda meenutades palume...”;

“Kui vastust ei saada... tähtaja jooksul...”;

“Tuletame meelde, et ühise tööplaani järgi...”;

“Pakume teile vastavalt lepingutingimustele...”;

“Vastavalt lepingule nr... tuletame meelde kohustusi...”;

“Vaatamata korduvatele meeldetuletustele...”;

"Andke meile asjade seis kiiresti teada";

“Saadame teist korda...”;

“Teatame teile taas...”;

“Meenutame teile veel kord...”;

“Palume lahkesti...”;

“Veel kord... tuletame meelde...”;

"Muidu oleme sunnitud...";

“Juhime teie tähelepanu asjaolule, et...”;

"Soovime teile teatada, et..."

Meeldetuletuskiri võib sisaldada veel üht lisaosa, kus mainitakse sanktsioone, mida rakendatakse vajalike toimingute tegemata jätmise korral:

"Kui te ei täida oma kohustusi, määratakse teile karistused" jne.

Meeldetuletuskirja näidis on toodud lisas 17.

Tänukiri (tänukiri) – ärikiri, milles avaldatakse tänu tehtud toimingute eest (saadud kirja, teabe edastamise, kutse eest). Tänukirjad on teiste kirjaliikidega võrreldes vähem vormistatud ja on kirjutatud vabamas vormis.

Kirja võtmefraasid võivad olla järgmised väljendid: “Aitäh, et...”;

"Täname teid...";

"Oleme teile tänulikud...";

“Avaldame tänu... eest”;

“Tänu avaldades kirja eest teatame, et...”;

“Saime kutse, mille eest oleme väga tänulikud”; "Aitäh juba ette...";

“Kinnitame tänulikult...”;

“Avaldame teile tänu...”;

"Las ma tänan teid...";

"Las ma avaldan teile siirast tänu...";

"Täname teid abi eest...";

“Oleme teile tänulikud...”;

"Saime teie kutse kätte... mille eest oleme tänulikud..."; “Pöördudes teie kirja poole, täname, et andsite...”, “Avaldame teile sügavat tänu... eest”;

“Sellega seoses tänan teid...”;

“Avaldan Sulle kogu südamest tänu...”;

“Avaldades tänu... eest, anname teada, et...”;

"Meie siiras tänu... eest";

“Sügava tänutundega...” jne.

Tänukirja näidis on toodud lisas 18.

Kinnituskiri – ärikiri, milles adressaat kinnitab teabe, dokumentide või muude materjalide kättesaamist, varem sõlmitud kokkuleppeid, kavatsusi jne. Eelkokkuleppe kinnitamisel tuleb kirja tekstis lühidalt välja tuua selle olemus dokumentide kättesaamist kinnitades, peate need nimetama. Mõnel juhul kirjeldatakse kinnituskirjas lühidalt saadud dokumentide olemust.

Seda tüüpi kirjade peamine keeleline valem on verb "kinnitan".

Kinnituskirja põhimudelid ja kujundused:

“Kinnitame dokumentide (eelkokkulepe, nõusolek jne) kättesaamist”;

“Kinnitame läbirääkimistel saavutatud kokkuleppeid...”;

"Kinnitame oma kavatsust...";

“Täname tänuga materjalide kättesaamist...” jne.

Kinnituskiri võib lõppeda palve, soovi või ettepanekuga.

Kinnituskirja näidis on toodud lisas 19.

Teavituskiri– avalikest üritustest (koosolekud, seminarid, näitused, konverentsid jne) teavitav ärikiri.

Teavituskirju saadetakse reeglina väga paljudele organisatsioonidele, asutustele ja ettevõtetele eesmärgiga neid meelitada või kutsuda käimasolevatel üritustel osalema. Teavituskirjad võivad nii teavitada üritusest, ürituse toimumise ajast ja kohast ning samas kutsuda osalema, teavitada üritusel osalemise tingimustest ja sisaldada muud abiteavet. Seega võib teadekiri olla samaaegselt kutsekiri või eelneda kutsekirjale.

Teavituskirjal võivad olla lisad, mis võivad sisaldada ürituse programmi, osalemisavaldust ja muid infomaterjale. Sellised kirjad saadetakse reeglina loendisse, nii et üksikasja "Adressaat" vormindatakse üldiselt või üldse mitte.

Teavituskirjadele kirjutavad alla ürituse korraldamise ja läbiviimise eest vastutav organisatsiooni juht või juhataja asetäitja, samuti mitu juhti, kui üritus toimub mitme organisatsiooni ühiselt.

Teavituskirja näidis on esitatud lisas 20.

Kutsekiri – ärikiri, mis on teavituskirja liik. Erinevus teavituskirjast seisneb selles, et see ei pruugi olla kirjaplangil, sellel on erinev formaat, värv, täiendavad kujunduselemendid ornamentide, jooniste jms näol.

Suure hulga inimeste kutsumisel kasutatakse trafaretseid, eelnevalt tehtud kutsetekste. Kutsekirjad on reeglina adresseeritud konkreetsele isikule või isikutele, seega kasutatakse adressaadi poole pöördumiseks valemeid “Kallis..!”, “Kallis..!”, näiteks:

"Kallis härra Stepanov!";

"Kallis Aleksander Nikolajevitš!";

"Austatud härrad!";

"Kallid oksapead!" jne.

Kutsekirju võib saata e-posti teel, kuid eriti erilistel puhkudel tuleks kutsed saata posti või kulleriga. Kutsekirjades kasutatakse järgmisi väljendeid:

“Kutsume osalema...”;

“Palume osa võtta...”;

“Meil on au teid kutsuda...”;

"Võtke meie kutse vastu...";

"Lubage mul kutsuda (me kutsume)...";

“Meil oleks hea meel teid näha...”;

“Oleme väga tänulikud osalemise eest...”;

“Oleksime tänulikud, kui võtaksite vastu meie kutse...”;

"Kutsume teid... mis toimub..." jne.

Kutsekirja standardtekst näeb välja järgmine:

„23.–25.03.2014 toimub teaduslik-praktiline konverents „Haridus – uued ajad, uued lähenemised“ Palume kinnitada oma osavõtt konverentsist ja saata oma kõnest 3–5 lk teave saadetakse teile pärast osalemise kinnitamist.

Kutsekirja näidis on toodud lisas 21.

Vasta kutsekirjale – ärikiri, milles väljendatakse positiivset või eitavat vastust. Positiivse otsuse korral saab organisatsioon kohe saata avalduse üritusel osalemiseks. Eitava otsuse korral tuleb ära märkida keeldumise põhjus, alustades kutsekirjale vastamist keeldumise põhjendusega: “Seoses...”.

Kutsekirja vastuse näidis on toodud lisas 22.

Õnnitluskiri (õnnitluskiri) – ärikiri, mis on kirjutatud erilistel puhkudel, mis on seotud oluliste sündmustega ametniku või organisatsiooni ametikohal.

Õnnitluskirjad on kirjutatud vabas vormis, need võivad olla kas väikese mahuga ja sisaldada ühte või kahte lauset või üsna üksikasjalikud. Viimasel juhul on õnnitluskirjas kirjas õnnitlusele adresseeritud inimese peamised eluetapid, tegevused ja tema olulisemad saavutused. Kui kiri on adresseeritud organisatsioonile või selle struktuuriüksusele, tuuakse selles ära organisatsiooni või üksuse olulisemad ja olulisemad saavutused.

Äripraktikas võib õnnitlemiseks eristada järgmisi põhjuseid:

• – saajaorganisatsiooni ja organisatsiooni juhi tähtpäevad, sünnipäevad;
• – auhinnad, võistluste võidud, pakkumiste võitmine;
• – edu äri- ja kutsetegevuses (kõrgele ametikohale määramine, au- või erinimetuse andmine, uue filiaali avamine jne);
• – riigipühad (uusaasta, jõulud, isamaa kaitsja päev jne);
• – usupühad (jõulud);
• – meeldivad sündmused isiklikus elus (sünnipäev, abiellumine, lapse sünd);
• – vastastikku kasulike partnerluslepingute sõlmimine;
• – koostöö aastapäev (tavaliselt esimene või ring).

Harjuta

Õnnitluskirju saab väljastada mitte ainult organisatsiooni kirjaplangile, vaid ka erivärvilisele spetsiaalsele paberile, mis on kaunistatud kaunistustega, millel on suur tihedus jne.

Õnnitluskirjades kasutatakse järgmisi võtmefraase:

"Õnnitleme teid...";

"Õnnitleme teid siiralt...";

"Palun võtke vastu meie siirad õnnitlused...";

"Õnnitleme teid südamest...";

"Palju õnne...";

“Palun võtke vastu meie siirad õnnitlused...”;

"Õnnitleme teid uuele ametikohale määramise puhul";

“Õnnitleme uue filiaali avamise puhul”;

„Meil oli hea meel teada saada teie edust valimistel. Õnnitleme teid võidu puhul! jne.

Õnnitluskirja standardtekst võib välja näha järgmine:

„Palun võtke vastu meie siirad õnnitlused juhatuse esimeheks valimise puhul. Soovime teile head tervist ja edu teie töös. Oleme kindlad, et teie kogemused ja kõrge professionaalsus aitavad ettevõttel edasi arendada ja tugevdada positsiooni kõrgtehnoloogia valdkond."

Õnnitluskirja näidis on toodud lisas 23.

Vasta õnnitluskirjale – kiri, mis on koostatud vastusena õnnitlustele erilistel puhkudel, mis on seotud oluliste sündmustega ametniku või organisatsiooni ametikohal.

Õnnitluskirjale vastuse standardtekst:

"Tänan tähelepanu eest, mida mulle minu sünnipäeval osutasite. Tänan teid soojade ja siiraste sõnade eest.

Õnnitluskirja vastuse näidis on toodud lisas 24.

Garantiikiri – ärikiri, mis tagab tehtud tööde või millegi (teenused, tooted, ruumid vms) eest tasumise.

Garantiikirjas võtab autoriorganisatsioon endale teatud kohustused, seega on sellisel kirjal õiguslik koormus. Garantiikirja tekst sisaldab tööde teostamise, teenuste osutamise jms soovi ning juriidiliselt tähendusrikka fraasi: “Garanteerime tasumise” jne. Edasi on kirja tekstis ära toodud organisatsiooni pangarekvisiidid - garantiikirja autor.

Garantiikirjadele kirjutavad alla organisatsiooni direktor ja pearaamatupidaja, allkirjad on kinnitatud organisatsiooni peapitsatiga.

Tähtis teada!

Garantiikirja eripäraks on nõutava dokumendi liigi nime olemasolu, mida muud tüüpi kirjad ei sisalda. See detail näeb välja selline – GARANTIIKIRI.

Garantiikirja põhimudelid ja kujundused:

“Laenu tagasimaksmist garanteerime...”;

“Laenu tagasimaksmist garanteerime summas... kuni...”;

"Makse garanteerime. Meie pangakonto...";

“Tagame elamispinna tagamise...”;

“Ettevõte garanteerib...”;

“Selle kirjaga garanteerime...”;

“(Organisatsiooni nimi) palub (Teil) osutada abi... (Organisatsiooni nimi) tagatisi...”;

“Abi osutamiseks palume anda... (organisatsiooni nimi) tagatisi...”;

"Granteerime, et ülaltoodud tellimuse alusel tarnitud seadmed vastavad igas osas tellimuses sisalduvale kirjeldusele, spetsifikatsioonidele ja spetsifikatsioonidele";

“Kui ... jooksul alates seadme kasutuselevõtu kuupäevast selgub, et see on defektne, kohustume kõrvaldama puuduse omal kulul”;

“Kui... kohustume defektsed seadmed tasuta välja vahetama”;

"Kohustume viivitamatult tarnima uusi seadmeid";

“Kohustume tasuma transpordi- ja kindlustuskulud” jne.

Garantiikirja näidis on toodud lisas 25.

Infokiri – ärikiri, milles adressaati teavitatakse ametlikust teabest.

Teabekiri on oma tähenduselt sarnane sõnumi- või reklaamkirjaga, kuid on laiem ja informatiivsem. Selline kiri on kirjavahetuse loogilise arengu tulemus. See saadetakse adressaadile, kui temaga on kontakt loodud ja ta ei vaidle vastu ärisuhete hilisemale arengule. Teabekiri on mõeldud sõnumist mõnevõrra mahukam, et teavitada adressaati autori soovist arendada ärikontakte ja nende rakendamise teatud aspekte.

Teabekirjad on kasulikud esmase kontakti loomisel adressaadiga, kellele antakse teatav kogus ülevaatlikku laadi lisateavet. Teabekiri võib sisaldada stiimulit adressaadile lisateabe hankimiseks, kasutades kirjas olevat sõnastust: "Vastame teie küsimustele hea meelega."

Teabekirja näidis on toodud lisas 26.

Taotluskiri – ärikiri, mis koostatakse juhuks, kui organisatsioon soovib osaleda üritustel või saada teise organisatsiooni teenuseid. Kauba ja teenuste osutamisega seotud äritegevuses saab taotlust kasutada esmase dokumendina, mille alusel vormistatakse tellimus ja sõlmitakse leping. Taotluse eriliik koosneb dokumentidest, mis esitatakse täitevvõimuorganitele ja valitsusorganisatsioonidele mis tahes õiguste registreerimiseks, lubade saamiseks jne.

Taotluse võib koostada ühtses vormis või kaupa või teenuseid pakkuva organisatsiooni poolt sõnastatud nõudeid arvestades. Esimesel juhul seisneb sellise taotluse koostamine müügiorganisatsiooni pakutud vormivormi täitmises. Kui avaldus on vormistatud vabas vormis, sisaldab see kirja autorile hädavajalikku teavet.

Kuna avaldus on tegelikult taotlus mõne töö tegemiseks, teenuste osutamiseks või mõnel üritusel osalejate nimekirja kuulumiseks, on avalduse tekstis reeglina kasutatud sama keelt, mis taotluskirjades:

“Palume kaasata gruppi, et osaleda...”;

“Palume ette näha kahe meie ettevõtte esindaja osalemise...”;

“Palume registreeruda osalejaks...” jne.

Taotluskirja tekst sisaldab olenevalt olukorrast lisainfot üritusel osalejate, taotluse teema, tööde teostamise või käimasolevatel üritustel osalemise jm kohta. Näiteks kui esitatakse avaldus mõnel üritusel (seminar, konverents, festival, mess vms) osalemiseks, tuleb märkida järgmine teave:

• – ürituse nimi;
• – omamise kuupäev;
• – osalemise vorm (kõneleja, kuulaja, osaleja jne);
• – osaleja(te) perekonnanimi, eesnimi ja isanimi;
• – töökoht, ametikoht;
• – postiaadress koos sihtnumbri, telefoninumbri, e-posti aadressiga;
• – hotelli vajadus ürituse ajaks.

Juhul kui taotlus koostatakse mis tahes liiki teenuse osutamiseks, tuleb lisaks kirjavormis sisalduvale esitada kõik taotluse eseme olulised aspektid ja kõik vajalikud andmed taotluse autori kohta. näidatud.

Avaldus võib sisaldada ka tagatist teenuste eest või kõnealusel üritusel osalemise eest.

Taotluskirja näidis on toodud lisas 27.

Lisakiri – põhikirja järel saadetud ärikiri, mis sisaldab lisateavet. Sellise kirja iseloomulik tunnus on otsene viide, et see on eelmise kirja jätk. Siit peaks algama järelkiri, näiteks:

"Lisaks kirjale...";

"See kiri on täiendus...".

Lisakirja tekstis tuleks selgitada, miks oli vaja seda saata, näiteks:

"Seoses olulise muutusega toote komponentide maksumuses... teie ettevõttele otsene huvi...".

Lisakirja näidis on toodud lisas 28.

Vabanduskiri – kiri, mis on kirjutatud adressaadile vabanduseks ärisuhete rikkumise pärast. Vabanduskirju leidub ametlikus ärikirjades suhteliselt harva. Paljudel juhtudel osutuvad need aga asendamatuks adressaadini ametliku vabanduse toomiseks ja suhte normaliseerimiseks, eriti kui vabandust pole võimalik muul viisil paluda.

Vabanduskirjade alguse standardsõnastus on: "Ma palun teil vastu võtta minu vabandused seoses (eest) ...." Kirja alguses tuleks vabandada ja alles seejärel selgitada apellatsiooni põhjuseid. Samas pole kombeks kirja käigus kaks korda vabandada. Parem on väljendada oma kahetsust võimalikult siiralt ja veenvalt seoses suhte ajutise katkemisega adressaadiga. Vabanduskirja üldine toon peaks olema rõhutatult leplik, kuid mitte meelitav.

Vabanduskirja näidis on toodud lisas 29.

Kaastundeavaldus – ärikiri, mis on kirjutatud kahetsuse, kaastunde ja kaastunde avaldamiseks. Seda tüüpi kirju kasutatakse igapäevases ärikirjavahetuses seoses adressaadi lähedaste inimeste (sugulased, kolleegid) surmaga.

Vähem traagiliste sündmuste puhul (looduskatastroof, suuremad hädad organisatsiooni tegevuses) kasutatakse kirjalikku kaastunnet ja kahetsust. Need kirjad on mõeldud sõbraliku toetuse näitamiseks ärikeskkonnas. Seda kirjaliku suhtluse vormi on lubatud kasutada arusaamatuste korral autori ja adressaadi suhetes, kui ilmnevad lahkarvamused, mis rikuvad tavapärast ärikontaktide korda. Sellised kirjad peaksid algama kaastundeavalduste sõnadega (kaastunne, kahetsus), näiteks: "Palun vastu võtta minu kaastunne..." või "Avaldan teile siirast kaastunnet...". On väga soovitav, et sellise kirja üldine toon oleks rõhutatult soe ning jätaks ruumi lootus- ja optimismitunde väljendamiseks.

Kaastundeavalduse näidis on toodud lisas 30.

Soovituskiri – autori avaldus adressaadile kolmanda isiku kasuks, kes kirjavahetuses ei osale. Kõige sagedamini on organisatsiooni poolt töötajale välja antud soovituskirjad, mis kinnitavad selles organisatsioonis töökogemust, töötaja teeneid ja isikuomadusi.

Tüüpiline soovituskirja alguse sõnastus on järgmine: "Selle kirjaga on mul au soovitada teile härra (proua) ...." Pärast seda juhib autor adressaadi tähelepanu tema pöördumise motiividele ja esitab oma ettekujutuse soovitatud isikust. Üksikasjalik soovitus ei saa olla üldine, see peab sisaldama soovitatava isiku konkreetsete eeliste (või puuduste) kirjeldust, et jätta sellest isikust adressaadile objektiivne mulje.

See on huvitav!

Luuletaja Sergei Yesenin saabus Peterburi 9. märtsil 1915. Esimene inimene, keda ta linnas külastas, oli L. L. Blok. Ta andis talle soovituskirjad ja Yesenini tee kirjandusringkondadesse oli avatud.

Äripraktikas võib eristada organisatsioonide äritegevuse läbiviimisel kasutatavat kirjade rühma nn kommertskirjad. Sellesse rühma kuuluvad järgmist tüüpi tähed.

Nõudekiri – ärikiri, mille potentsiaalne ostja saadab lepingueelses etapis potentsiaalsele müüjale eesmärgiga saada teavet kaubapartii tarnimise võimaluse kohta teatud tingimustel või palvega saata pakkumine teatud kauba tarnimiseks. kaubapartii (teatud tüüpi teenuse osutamiseks). Kauba tarnetingimuste ja hinna edastamiseks tuleks kaubanduslikku päringut eristada teabekirjast ja nõudekirjast. Taotluse või tellimusena ei loeta ka palvekirja, mis on muud tüüpi kirjad muude elementide ja detailidega.

Kaubanduspäringus on ostja huvitatud võimalusest tarnida kaubasaadetis teatud aja jooksul, teatud tingimustel ning tõstatada võib tarnehinna küsimus. Taotluses on reeglina märgitud: kauba (teenuse) nimetus ja tingimused, mille alusel on soovitav kaup kätte saada (kogus, kauba kvaliteet, mudel, mark, hind, tarneaeg, tarnetingimused jne. ).

Maksetingimused määravad kindlaks, millal ja kuidas ostja müüjaga arveldab. Tarnetingimused määravad, kus ja mis hetkel läheb vastutus kauba ohutuse ja riskide eest üle müüjalt ostjale.

Tarnetingimuste määramisel rahvusvahelises kaubanduses lähtutakse INCOTERMSi kaubandustingimuste sõnastikus ( Rahvusvaheline Kaubandustingimused, INCOTERMS), mille on välja töötanud Rahvusvaheline Kaubanduskoda. Sõnastik sisaldab rahvusvahelistes müügilepingutes sisalduvaid tingimusi transpordiprotsessi, tarnete teostamise jms kohta. Iga termini kolmetähelised lühendid on standardsed ja asjaomaste OOP ametiasutuste poolt kokku lepitud. Kuna INCOMERMS on pidevalt arenev mõistete kogum, siis selle lepingutes kasutamisel tuleb ära märkida sõnastiku väljaanne.

Mõned sõnastiku terminid on toodud allpool:

• –FAS ( Tasuta Alongside Ship) - vabalt mööda laeva külge ... (saadetisadam). Müüja loeb oma kohustused täidetuks, kui kaup on paigutatud mööda laeva parda kai äärde. Sellest hetkest alates peab ostja kandma kõik kauba kaotsimineku või kahjustumise kulud ja riskid. Seda terminit kasutatakse ainult mere- või jõeveetranspordil;
• -FOB ( Tasuta pardal) – tasuta pardal aadressil... (saadetisadam). Vastutus ja riskid lähevad ostjale alates hetkest, kui kaup läbib kokkulepitud kaubasadamas laeva rööpast. Seda terminit kasutatakse ainult mere- või jõeveetranspordil;
• – CIF ( Maksumus Insurance Freight) – sihtsadamasse tasutud kulu, kindlustus, kaubavedu. Seda terminit kasutatakse ainult mere- või jõeveetranspordil;
• – CIFC ( Kulud Kindlustus Veo- ja Conihsion) – CIF ja vahendustasu;
• –DAF ( Tarnitakse piiril) – kättetoimetamine piiril. Müüja loetakse tollivormistuse läbinud kauba ekspordiks tarnimise kohustus täitnuks hetkest, kui see on piiril selleks ettenähtud kohas ostjale üle antud. Seda terminit võib kasutada igat tüüpi transpordi kohta, kuid valdavalt kasutatakse seda raudtee- ja maanteetranspordi puhul.

Kaubanduspäringus kasutatakse järgmisi väljendeid:

"Palun esitage üksikasjalik teave...";

“Palume teavitada meid tarnevõimalusest...”;

“Palun tehke tarne pakkumine...” jne.

Taotluse kirja standardtekst:

"VAMIT kontsern on spetsialiseerunud puidukuivatustehnoloogiate uurimisele. Seoses sellega oleme väga huvitatud Venemaa ettevõtetes toodetud kuivatuskambrite ostmisest ja paigaldamisest. Palume saata reklaambrošüürid ja info tüüpprojektide komplektide hinna kohta. puidukuivatusseadmete teaduslik ja tehniline dokumentatsioon".

Taotluskirja näidis on toodud lisas 32.

Päringukirjale vastamine – võimaliku kauba (teenuse) müüja vastuskiri potentsiaalse kauba (teenuste) ostja päringule.

Kui müüja on valmis kõiki päringu tingimusi täitma, saab ta kohe saata tarnepakkumise. Kvaliteetse ettepaneku koostamine võtab aga aega, mistõttu on soovitatav esmalt põhimõtteliselt nõustuda ja seejärel saata ettepanek järgmise kirjaga.

Vastus kaubanduslikule päringule võib olla:

• – pakkumiskiri (pakkumine), kui müüja suudab ostja soovi koheselt rahuldada;
• – toote (teenuste) kohta teavitav kiri, kui ostja soovis konkreetselt toote kohta teavet;
• – taotluse läbivaatamisest keeldumine.

Viimasel juhul nõuab ärieetika eelkõige tellimuse eest tänu avaldamist, seejärel põhjuste selgitamist, miks tellimust ei saa vastu võtta ja täita, näiteks:

"Täname Teid tarnesoovi eest... Kahjuks seoses... Teie tellimust ei saa arvesse võtta (täita)";

“Täname tarnesoovi eest... Kahjuks on Teile huvipakkuvat toodet võimalik tarnida vaid tingimustel...”;

"Täname tarnesoovi eest... Kahjuks ei pruugi Teid huvitavat toodet varem tarnida... Tarneaja muutmise nõusolekust palume teada anda."

Standard vastuse tekst päringule:

"Võttes arvesse teie taotlust võimaluse kohta tarnida 2014. aasta aprillis Jekaterinburgi 2000 ASUS VX239H monitori, kinnitame oma valmisolekut tarnida need tooted kindlaksmääratud aja jooksul."

Nõudekirja vastuse näidis on toodud lisas 33.

Ettepanekukiri (esitluskiri) – potentsiaalsele partnerile saadetud ärikiri, mis pakub kaupu, teenuseid, koostööd vms. Äritegevuses nimetatakse sellist pakkumiskirja kommertspakkumiseks või pakkumiseks.

Pakkumine võib olla:

• – kirjalik kinnitus varem saavutatud suulise kokkuleppe kohta;
• – vastus varem saadetud päringukirjale;
• – sõltumatu ettepanek, mis on algatusdokument. Sel juhul toimib see müügikirjana.

Esimesel kahel juhul saadetakse ettepanek vastusena palvekirjale või eelkokkulepete tulemusel, seega ei ole see ennetav. Vastavalt sellele on kirja esimesel real märgitud ettepaneku saatmise ajend.

Kommertspakkumises on palju rohkem kohustuslikke elemente kui taotluses. See hõlmab andmeid pakendi ja märgistuse, kvaliteedi, kauba hinna, tarnehinna, kogu partii maksumuse, maksetingimuste kohta. Võimalik on anda teavet riskide hüvitamise kohta vääramatu jõu asjaolude ja vahekohtu tingimustes.

Äritegevuses on tasuta ja kindlad pakkumised (pakkumised). Tasuta pakkumine on pakkumine, mille täitmisest müüja võib keelduda enne lepingu sõlmimist; see ei seo müüjat kauba müügikohustusega. Teave tasuta pakkumise kohta on toodud teksti esimesel real (... teeme teile pakkumise ilma omapoolsete kohustusteta). Kindel pakkumine on pakkumine, millest müüjal ei ole õigust teatud kuupäevani keelduda.

Konkreetsele ostjale saadetakse kindel pakkumine, kus on märgitud olulised tarnetingimused (kauba kogus, kvaliteet, kauba hind jne). Kindel pakkumine seob müüjat kohustusega müüa pakutav toode sellele, kellele ta seda pakub, mistõttu on kindla pakkumise kohustuslik element viimasele reale märkida pakkumise kehtivusaeg, näiteks: “ Pakkumine kehtib kuni...”. Vastuse mittesaamine määratud tähtaja jooksul on võrdne pakkumise vastuvõtmisest keeldumisega.

Kvaliteetse pakkumiskirja koostamiseks peate mõistma järgmisi mõisteid:

• – aktsepteerimine – pakkumise vastuvõtmine müüja tingimustel;
• – lahtiselt – ülegabariidiliste veoste vedu ilma pakendita;
• – lahtiselt – vedelike vedu paakides või paakautodes ilma pakendita;
• – lahtiselt – puistlasti vedu ilma pakendita.

Kõige levinumad rahvusvahelised terminid, mis määratlevad

maksetingimused:

• – ACC/ASS (ASSOUNT/ASSOUNT) – kontolt kontole;
• – V/C ( Bill Inkasso) – inkassoarve;
• – CBD (sularahas enne tarnet) – tasumine sularahas enne kauba kohaletoimetamist;
• – CD (SULARAHA DOKUMENTIDE VASTA) – sularahamakse dokumentide vastu;
• – CIA (sularaha ettemaks) – ettemaks sularahas.

Pakkumine partnerile sisaldab konkreetset üksikasjalikku teavet,

kuna järgmiseks sammuks võib olla lepingu sõlmimine ehk üldine info, mis on tegelikult ettepanek läbirääkimiste alustamiseks.

Pakkumise struktuur võib välja näha järgmine:

1. osa. Sissejuhatus:

• - tervitused;
• – kirja kirjutamise põhjuse märkimine.

Sõnumi selles osas kasutatakse järgmisi fraase:

“Teie palvele vastates anname teada, et...”;

"Meil on hea meel, et soovite meiega ärikontakte luua";

“Meil on hea meel saada teile soovitud näidised ja pakkuda...”;

“Meie esindaja hr N teatab meile, et olete meie toodete vastu huvitatud...”;

"Vastavalt teie soovile...";

“Kinnitame oma nõusolekut ja anname teada, et saame tarnida...”;

“Meie äripartnerid (N) on meile teatanud, et olete huvitatud meie toodete oma valikusse lisamisest...”;

"Oleme valmis teile oma tooteid tarnima ja seetõttu saadame teile viitamiseks oma uusima kataloogi."

2. osa. Põhiosa:

• – vastata esitatud küsimustele;
• – kommertspakkumise mõtte edasiandmine (rõhuasetus toote eksklusiivsusele, kui selle toote tootjaid on vähe; rõhk toote parameetritel, erinevustel, kui selle toote tootjaid on palju; rõhk toote eripäral ettevõtte töö ja teenuste osutamine, kui selle toote tootjaid on palju).

Kasutatud fraasid:

"Oleme valmis tegema teile eripakkumise";

"Pakume teile...";

“Pakume teile kindlalt...”;

“Kinnituseks meie kokkuleppele pakume teile...”;

"Manuses saadame teile meie kataloogi uusima hinnakirjaga";

"Meie üksikasjalik hinnakiri veenab teid meie sortimendi rikkalikkuses";

“Meie pakkumine kehtib kuni...”;

"Hinnad sisaldavad pakendamis- ja saatmiskulusid";

“Toimetame tingimustel...”;

“Oleme valmis pakkuma teile allahindlust...”;

"Andke meile teada, kui nõustute testimiseks prooviostuga";

"Eeldusel, et tooraine hinnad jäävad muutumatuks..";

"Meie tooteid hinnatakse kõrgelt...".

– lisapakkumised (rõhk kliendi erikohtlemisel).

Kasutatud fraasid:

“Selle uue tehingu alustamise hõlbustamiseks teeme Sulle allahindlust...% meie kataloogihindadest”;

“Meie toodete suurepärane kvaliteet on pälvinud palju tähelepanu kogu maailmas”;

“Eelkõige juhin tähelepanu ametikohtadele...”;

“Teie eesmärkidele kõige paremini sobiv mudel...”;

“Eelkõige võin teile soovitada hinnakirjas märgitud esemeid (tooteid), kuna need on valmistatud...”;

"Võite kasumlikult osta suure partii...";

"Nagu näete, on meie hinnad konkurentsivõimelised";

"Oleme kindlad, et meie toodete kvaliteet vastab kõigile teie ootustele";

“Anname kõikidele oma toodetele... üheaastase garantii”;

"Meie tooteid kontrollitakse hoolikalt kvaliteedi tagamiseks";

"Meil on hea meel teiega ärisuhte sõlmida ja oleme kindlad, et saate meie tooteid oma kaupluses edukalt müüa";

"Teie esimene tellimus kinnitab teile, et püüame täita kõiki klientide soove ülima hoolega."

3. osa. Finaal:

– tänu avaldamine tähelepanu eest ja koostöölootuse avaldamine.

Kasutatud fraasid:

"Meil oleks väga hea meel saada teilt varsti tellimus";

"Kui teil on selle kohta küsimusi, võite meid leida järgmistel telefoninumbritel";

"Kui meie pakkumine teile ei sobi, oleme teile tänulikud põhjustest teavitamise eest";

"Teie soovil anname teile hea meelega teavet tarne- ja maksetingimuste kohta";

"Näeme teie tellimust hea meelega ja lubame kiiret ja täpset täitmist."

Pakkumise kirja standardtekst:

“Tutvustame teie tähelepanu uuele kataloogile, mis sisaldab kogu meie ettevõtte toodetud mööblivalikut. Saadame ka hinnakirja, mis pakub meie püsiklientidele olulisi allahindlusi. seega soovitame esitada oma tellimuse jooksva kuu jooksul.

Pakkumise kirja näidis on toodud lisas 34.

Vastus pakkumiskirjale – võimaliku kauba (teenuse) ostja vastuskiri potentsiaalse kauba (teenuste) müüja pakkumisele.

Ärietikett nõuab pakkumisele kohustuslikku vastamist, isegi kui te ei saa seda vastu võtta.

Vastuseks pakkumiskirjale võib olla pakkumisega nõustumist või keeldumist kinnitav kiri. Ostja ei pruugi nõustuda vaid mõne pakkumise tingimustega, siis saab ta saata müüjale vastupakkumise, mille tulemuseks on äriline kirjavahetus, mille käigus pooled kas jõuavad kokkuleppele kõigis olulistes tarnetingimustes või keelduvad. tehingu sõlmimiseks. Olenevalt olukorrast saab pakkumiskirja vastuses kasutada järgmisi stabiilseid väljendeid:

“Täname pakkumise eest ja teatame, et oleme valmis sõlmima tehingu...”;

"Võtame teie pakkumise vastu ...";

"Kinnitame oma valmisolekut sõlmida tehing...";

"Täname teid pakkumise eest, kuid me ei ole praegu selle toote ostmisest huvitatud."

Pakkumiskirja vastuse standardtekst:

"Täname Teid ettepaneku eest tarnida täiendavalt voolutrafosid komplektsete elektriliste juhtpaneelide jaoks. Samas peame Teie nimetatud hinda liiga kõrgeks. Lisaks on maksetingimused meile kahjuks vastuvõetamatud. Oleme valmis tagastama teie ettepanekutele, kui peate neid võimalikuks vastavalt teha."

Pakkumiskirja vastuse näidis on toodud lisas 35.

Nõudekiri – ärikiri, mille eesmärk on julgustada vastaspoolt täitma oma kohustusi tingimustes, kus esineb varem aktsepteeritud lepingute rikkumisi.

Nõudekirjadel on tavaliselt keeruline struktuur. Neis sätestatakse lepingute tingimused viitega konkreetsetele dokumentidele, tuuakse välja hetkeolukorra olemus, sõnastatakse kohustuste täitmise vajaduse nõue ning näidatakse võimalikud sanktsioonid nende kohustuste täitmata jätmise korral.

Nõudetähtede võtmefraasid võivad olla:

“Nõuame kiiremas korras läbi (saatma, andma, üle andma)...”;

“Nõuame oma kohustuste täitmist...”;

"Nõuame, et viivitamatult rakendaksite..." jne.

Võimalikud sanktsioonid võib sõnastada järgmiselt:

“Vastasel juhul karistatakse teid...”;

“Vastasel juhul antakse asi üle vahekohtusse”;

“Vastasel juhul ei vastuta me tagajärgede eest...” jne.

Nõudekirja vastuse näidis on toodud lisas 36.

Nõudekiri koostatakse kirjaplangil. Praegu ei ole seadusandlikul tasandil nõuete esitamiseks regulatiivseid nõudeid. Kuid praktika on selle ettevalmistamiseks ja kujundamiseks välja töötanud järgmised soovitused.

• – pretensiooni esitamise alused (viide poolte vahel sõlmitud lepingule, garantiikiri);
• - nõude olemus, teema. Tuleb näidata, millist kohustust ja millises ulatuses rikuti (hilinemine, ebakvaliteet vms);
• – nõude kehtivus (viited lepingutele, toimingutele jne), tõendid, mis viitavad viitele nõude rahuldamise aluseks olevatele normatiivdokumentidele;
• – teile tekitatud materiaalsed ja muud kahjud;
• – partneri toimingud nõudega; nõude esitaja konkreetsed nõuded (lepingu lõpetamine, raha tagastamine, ebakvaliteetse kauba väljavahetamise nõudmine jne), märkides nende nõuete täitmise tähtaja;
• – teie tegevus, kui nõuet ei rahuldata. Kiri peab sisaldama hoiatust hilisema kohtuasutuste poole pöördumise kohta, kui nõuet ei rahuldata.

Seda tüüpi kirjade unikaalseks tuvastamiseks on lubatud määrata dokumendil kirja tüüp – CLAIM.

Nõude (kaebuse) kirjal peab olema teksti pealkiri, mis kajastab selle peamisi nõudeid, näiteks "Võla ja trahvide tasumise kohta" või linki lepingule, mille tingimusi rikuti, näiteks "Selle kohta ________ nr ____________ üürilepingu alusel nõue”.

Pretensiooni (kaebuse) kirjas peab olema märge manuse olemasolu kohta, kus on märgitud kõik lisatud dokumendid, mis kinnitavad nõude kehtivust. Kirjas on antud nõude läbivaatamiseks tähtaeg, mis aga ei ole seadusega määratletud ja praktikas on üks kuu. Teksti esitusvorm peab olema võimalikult korrektne, et säiliks ärisuhted ja partnerite maine.

Pretensioonikirjad saadetakse adressaadile tavaliselt tähitud kirjaga koos eraldi kviitungi ja väljastusteatega. Neid dokumente säilitab nõude autor võimalikuks kohtuasutustele esitamiseks.

Pretensiooni teksti koostamisel võetakse nõude esitamise aluseks järgmised fraasid:

“Saadame teile nõude...”;

“Saadame teile eksamiprotokolli kuupäevaga... nr..., millest järeldub, et...”;

“Meie klient esitab teile pretensiooni (kaebuse) kvaliteedi kohta...”;

“Esitame pretensiooni kauba kvaliteedi kohta...”;

“Kaubandusakti alusel esitame nõude...”;

“Kooskõlas lepinguga... Rikkusite punkti nr...”;

"Kaubaveos oli puudu...";

“(kuupäev) arve nr... järgi saadud kauba vastuvõtmisel tuvastati puudus...”;

“Meie suureks kahjuks teatame, et...”;

"Kahjuks peame teid teavitama...";

"Vastavalt lepingu punktile 4 peate meile tarnima...".

Nõuete väljendamiseks kasutatakse järgmisi fraase:

“Kavatseme teie poolelt nõuda...”;

"Meil on kavatsus teilt küsida...";

“Vastavalt ülaltoodule palume teil...”;

"Seoses eeltooduga on teile määratud rahatrahv..." eest.

Sanktsioonide sisu kirjeldamiseks kasutatakse järgmisi väljendeid:

“Kaebuses kajastatud küsimuste lahendamise abinõude rakendamisest kõrvalehoidumise korral antakse asi edasi Arbitraažikohtule...”;

"...muidu karistatakse teid";

“Lepingujärgsete kohustuste täitmisest keeldumine seoses märgitud kaebusega...”.

Vastus nõudekirjale (kaebus) organisatsioon peab andma ettenähtud tähtaja jooksul. Selle aja jooksul peate vastaspoolt kirjalikult teavitama nõude tagasilükkamisest või selle läbivaatamiseks võtmisest. Kui nõue võetakse läbivaatamiseks, teatatakse nõude kohta otsuse tegemise tähtaeg või konkreetsed meetmed selle rahuldamiseks. Kui pretensioon lükatakse tagasi, esitatakse keeldumise põhjused koos viitega dokumentidele, mis seda õigustavad.

• – kirjad, mis pakuvad kaupu või teenuseid;
• – esitluskirjad, mis sisaldavad teavet organisatsiooni kohta.

Lisaks nimetatud sortidele kasutatakse reklaamis laialdaselt infokirju, prospekte ja infolehti, mille ülesandeks on kaupade ja teenuste kohta üksikasjaliku, kohati üksikasjaliku teabe edastamine. Need materjalid ei ole reklaamkirjad, kuid koos nendega täidavad nad reklaamifunktsiooni. Reklaammaterjalid väljastatakse reeglina selle huvitatud isiku soovil, kes sai esmase teabe organisatsiooni või toote kohta reklaamkirjast või muul viisil.

• – reklaamkiri ei tohiks olla pikk ja mitte rohkem kui üks lehekülg;
• – reklaamkiri peab olema lühike, selge, informatiivne; Te ei tohiks kirjeldada üksikasjalikult organisatsiooni ja pakutavaid kaupu või teenuseid, vaid on vaja rõhutada ainult erinevust teie organisatsiooni ja teiste vahel, teie tooteid teiste tarnijate omadest;
• – ei ole asjakohane oma organisatsiooni eelistega liialdada, kuna igasugust teavet saab alati kontrollida;
• – pakutavaid kaupu või teenuseid ei tohiks peale suruda; lause korduv kordamine, kuigi erinevates versioonides, võib korrespondendi võõristada;
• – reklaamkiri esindab teie ettevõtet, firmat, seega tuleb see koostada kirjaplangile koos kõigi kirja jaoks vajalike andmetega.

• 3. Toote (kauba) esitlus ja selle peamiste eeliste loetlemine.
• 4. Lisa- või seotud tingimuste loetelu.
• 5. Konkreetne koostööettepanek (hulgi- või jaekaubandus, teenuste pakkumine jne).
• 6. Valmisoleku väljendamine pakkuda kaupade näidiseid, üksikasjalikku teavet kaupade või teenuste kohta ning vastata kõigile potentsiaalsel tarbijal tekkida võivatele küsimustele.
• 7. Koostöölootust väljendav standardlause.
• 8. Allkiri (amet, perekonnanimi, initsiaalid).

Juhtudel, kui kiri esindab organisatsiooni, võib selle struktuur välja näha järgmine:

• 1. Pöördumine adressaadile (“Austatud härrad!” või “Lugupeetud kolleegid!”).
• 2. Organisatsiooni ja selle tegevuse olemuse lühitutvustus.
• 3. Organisatsiooni põhitegevuse kirjeldus, selle eelised võrreldes teiste sarnaseid kaupu või teenuseid pakkuvate organisatsioonidega.
• 4. Konkreetne koostööettepanek.
• 5. Valmisoleku väljendamine anda organisatsiooni kohta huvipakkuvat teavet ja vastata kõikidele küsimustele.
• 6. Koostöölootust väljendav standardlause.

Võimaliku partneri tugevamaks mõjutamiseks on vajalik, et kaupu ja teenuseid reklaamiva kirja allkirjastaks vähemalt osakonnajuhataja ning organisatsiooni esindavatele kirjadele organisatsiooni juht või tema asetäitja.

Reklaamkirjade kujundamisel tuleb järgida üldisi ärikirjade kujundamise reegleid, kuid kirjale tähelepanu tõmbamiseks on lubatud kasutada laiemat tekstikujundust, näiteks tuua esile olulisemad tekstifragmendid.

Seega nõuab kaasaegne juhtimine igalt juhilt ja juhilt oskust kirjutada väga erinevat suunda äritekste. See võib olla kas kommertskirjade ja äriettepanekute koostamine või õnnitlus- ja tänukirjade koostamine. Kogu juhtimis- ja äritegevuse edukus sõltub otseselt mõne sellise dokumendi kirjutamisest. Sellega seoses nõuavad praktilisi kirjalikke oskusi ärikirjade väljatöötamisel, olenemata teksti temaatilisest fookusest, igapäevatöös peaaegu iga spetsialist, sealhulgas kõigi tasandite juhid, ettevõtte osakondade juhid, reklaamispetsialistid, juhtide isiklikud assistendid, samuti kõik kontoritöötajad.

Selliseid sõnumeid saab kasutada täiesti erinevates olukordades, näiteks kui on vaja hankida infot toodete kohta, vaadata tootenäidiseid, kohtuda ärireisijaga, kooskõlastada mingeid toiminguid vms.

Taotluskirja kirjutamise reeglid

Juhime teie tähelepanu allalaadimiseks sellise dokumendi üldisele mallile:

Arusaadavatel põhjustel puudub taotluskirjal standardne vorm, kuid vaatamata sellele on tegemist ametliku dokumendi vormiga. Seetõttu peaksite selle koostamisel järgima teatud kontoritöö ja ärieetika reeglitega kehtestatud standardeid. Enne otse selle koostamise põhireeglite juurde asumist tuleb märkida, et see võib olla suunatud kas inimeste rühmale (näiteks juhid, raamatupidamisosakonna töötajad, juristid jne) või konkreetsele adressaadile.

Nagu iga teine ​​dokument, peab see kiri sisaldama sissejuhatavat osa, nimelt:

• andmed päringu esitanud saatva ettevõtte ja ettevõtte kohta, kellele see on adresseeritud;
• taotluse põhjus ("hilinemise tõttu", "kättesaamise tõttu", "tulemuste põhjal" jne);
• viited alusele (“suulise kokkuleppe alusel”, “läbirääkimiste alusel”, “telefonivestluse alusel” jne);
• pöördumise eesmärk (“küsimuse lahendamiseks”, “konflikti vältimiseks”, “rikkumiste kõrvaldamiseks” jne).

Järgnevalt käsitletakse peamist osa taotlust ennast. Seda tuleb väljendada mis tahes tuletisvormi abil verbist "küsi" ("me palume teilt", "me esitame taotluse" jne) ja kuna selline sõnum on igal juhul taotlus mingisuguseks teenust, tuleb see kirjutada lugupidavalt. On hea, kui taotlusele eelneb kompliment ("tead oma suurepäraseid võimeid", "imetlete oma organisatsioonilisi andeid jne).

Kui kiri sisaldab korraga mitut taotlust, tuleb need märkida eraldi lõikudes või lõigetes.

Organisatsioonide vahelise kirjavahetuse ütlemata reeglid näevad ette, et mitmeetapilisele päringule saab vastuse saata ka ühe sõnumiga, iga kirje kohta eraldi kommentaarid. Tuleb märkida, et seda tüüpi kirjavahetus vähendab dokumentide ringluse mahtu ja seega ka selliste kirjade lugemiseks ja töötlemiseks kuluvat aega.

Kui kiri eeldab vastuse saamist teatud aja jooksul, tuleb see sõnumi tekstis võimalikult õigesti märkida.

Kirjad saadavad ja võtavad vastu reeglina organisatsiooni sekretärid (suurtes ettevõtetes teevad seda terved osakonnad). Pärast koostamist või lugemist edastavad nad ülevaatamiseks ettevõtte juhile. Erandiks on kirjad, millel on märge "konfidentsiaalne" või "isiklik kättetoimetamine" – sellised kirjad saadetakse otse adressaadile.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Nõudekirja kirjutamise juhised

Kuna see sõnum on osa ettevõtte kirjavahetusest, tuleb kõigepealt märkida selle autor, nimelt: saatva ettevõtte nimi, tegelik aadress ja kontakttelefon. Seejärel tuleb sisestada andmed adressaadi kohta: ka ettevõtte nimi ja konkreetne saaja. Edasi rea keskel saate kohe näidata, et see on taotluskiri (aga see pole vajalik).

Kirja järgmine osa puudutab taotlust ennast. Esiteks on soovitatav seda põhjendada ja alles seejärel väljendada taotluse olemust. Lõpus tuleb kiri allkirjastada (parem, kui seda teeb ettevõtte juht või volitatud, usaldusväärne isik) ja märkida ka dokumendi koostamise kuupäev.

Kuidas kirja saata

Kirja saab saata e-posti või faksi teel – see on kiire ja mugav, kuid konservatiivne saatmine Vene Posti kaudu võimaldab kirja esitleda soliidselt ja atraktiivselt. Näiteks võite esitada taotluse kirjalikult käsitsi kauni kalligraafilise käekirjaga või printida teksti heale kallile paberile.

Tähelepanu pööramine sellistele pisiasjadele teeb adressaadile selgeks, kui lugupidav vastane tema vastu on, ning rõhutab veel kord palve olulisust. Ainus asi, mida meeles pidada, on see, et kirjad tavapostiga võtavad kaua aega, mistõttu tuleb teade eelnevalt saata, et dokument jõuaks adressaadini õigel ajal.

Pärast kirja saatmist

See teade, nagu iga teinegi dokument, tuleb registreerida väljaminevate dokumentide päevikus. Samamoodi registreerib kirja saaja kirjavahetuse saabumise. Ärisuhetes ette tulevate arusaamatuste korral aitab kirjade saatmise ja vastuvõtmise fakti fikseerimine kiiresti olukorrast aru saada.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Näiteid selgitustega palvekirjade kirjutamisest

Seega oleme aru saanud, et päringukiri on kiri, mis sisaldab adressaadile suunatud taotlust. Teksti eesmärk on ärgitada adressaati sooritama toiminguid, mis on saatjale kasulikud. Kirjas peab olema sõnastatud taotlus ja selle põhjendus. Soovitav on taotlus sõnastada nii, et oleks põhjendatud, miks peaks taotluse täitmine saajale kasulik olema. Saatja ei pea mitte ainult teadma teksti koostamise reegleid, vaid arvestama ka psühholoogiliste nüanssidega. Järgmisena käsitleme konkreetseid näidismalle, olenevalt olukorrast.

Rahataotluse kiri

Kiri koostatakse juhul, kui on vaja saada rahaeraldis riigilt, sponsoritelt või üksikisikutelt.

MTÜst “Abi pensionärid”

Seadusandliku Assamblee liige

Tere, Ivan Ivanovitš. Olen MTÜ “Abiks pensionärile” esindaja. Aitame üksikuid pensionäre: toome süüa, aitame koristada ja remontida.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Meie organisatsioon on eksisteerinud 5 aastat. Varem jõudsime oma tegevust ise rahastada, kuid seoses vabaühenduste laienemisega hakkasid vahendid ammenduma. Vajame raha ruumide rentimiseks, töötajatele palkade maksmiseks ja seadmete ostmiseks.

President mainis hiljutisel valitsuse istungil pensionäride keerulist olukorda ja märkis, et olukord vajab kiiret muutmist. Seoses sellega palun rublasid MTÜ “Abi pensionäridele” vajadusteks.

Lugupidamisega Petrova A. A.

Ülaltoodud tekst on koostatud kõigi reeglite järgi. See sisaldab:

• MTÜ nimi ja selgitus selle tegevuse kohta.
• Rahapalve, selgitus selle vajaduse kohta (raha on vaja üüriks ja palkadeks).
• Presidendi mainimine. Ametnikule sponsorlusest saadavat kasu on vaja põhjendada. Millest asetäitjat huvitab? Karjääri kasvus. Organisatsiooni abistamine aitab seda eesmärki saavutada.

Samuti on märgitud konkreetne rahasumma, mida äriorganisatsioon vajab.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Kauba kohaletoimetamise soovikiri

Tavaliselt saadetakse kiri ettevõtte partneritele. Soovitav on tekstis põhjendada mõlema ettevõtte vastastikust kasu.

Firma "AAA" juhile

BBB firma juhilt

Tere, Ivan Ivanovitš. Soovime teie ettevõttelt tellida komplekti tooteid (täpsustub). Tundsime teie toote vastu huvi piirkondlikul näitusel.

Kui nõustute, teavitage meid teile sobivatest tarnetingimustest ja -tingimustest. Garanteerime õigeaegse makse. Loodame, et see on vastastikku kasuliku koostöö algus.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Meie kontaktid: (täpsustage).

Parimate soovidega, Boriss Borisovitš.

Kiri allahindluse sooviga

Tavaliselt saadetakse sellised tekstid ettevõtte tarnijatele. Näiteks korraldab organisatsioon näitusi. Tal on tarnija – trükikoda, mis tarnib brošüüre, stende, voldikuid jne. Teenuste maksumus on üsna kõrge. Kriis saabus ja ettevõttel muutus trükitoodete eest tasumine keeruliseks. See võib olla põhjus allahindluse küsimiseks.

Vostoki kompanii juhile

Firma "Zapad" juhilt

Tere, Ivan Ivanov. Meie organisatsiooni mõjutas finantskriis. Meiega sõlmitud lepingute arv on vähenenud 20%. Kahjuks ei mõjutanud kriis mitte ainult meid, vaid ka meie kliente. Inimesed ei saa meie teenuste eest maksta sama palju kui varem. Seetõttu oleme võimaldanud piletitelt 25% allahindlust.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Seoses keerulise finantsolukorraga küsib meie ettevõte Teilt 15% allahindlust ülejäänud poole aasta lepingujärgse koostöö eest.

Saatsime kõigile oma tarnijatele kirju, milles palusime allahindlust. Kui 20% meie partneritest loovad meile soodsad tingimused, elab meie ettevõte rasked ajad üle ega sule. Meie üürileandjad ja telefonifirma on meile juba allahindlust teinud.

Parimate soovidega, Boriss Petrov.

Kiri sisaldab järgmisi olulisi punkte:

Tasuta juriidiline nõustamine:

• Soodustuse vajaduse selgitus.
• Täpse allahindluse summa ja ajastuse märge.
• Kaudne viide, et kui trükikoda allahindlust ei tee, siis firma lõpetab lepingu.

Tekst peab olema kirjutatud nii, et kiri loetakse lõpuni ja nõustutakse pakutud tingimustega.

Üüri alandamise kiri

Üür sööb ära enamiku organisatsioonide eelarved. Selle vähendamine võimaldab ettevõttel rasketel aegadel pinnal püsida. Kiri tuleks saata üürileandjale.

Ettevõtte "Plus" juht

Firma "Miinus" juhilt

Tere, Petr Petrovitš. Meie ettevõtet mõjutas finantskriis. Tarbijate ostujõud on vähenenud ja ettevõtlustulu vähenenud. Sellega seoses palume alandada üüri 10%.

Kogu oma koostöö jooksul ei ole me kordagi maksetega viivitanud. Loodame, et teete meile järeleandmisi ja me säilitame oma ärisuhted. Garanteerime üüri õigeaegse maksmise vaatamata rasketele finantsoludele.

Parimate soovidega, Ivan Ivanovitš.

Kirjas on oluline mainida, et ettevõte täitis eelnevalt võetud kohustused täies mahus. Üürileandja peab olema kindel, et üürileandja jätkab maksete tegemist. Samuti peab saaja aru saama, et kui ta pakutud tingimustega ei nõustu, keeldub üürnik tema teenustest.

Nõudekiri võla tasumiseks

Väga sageli tekivad võlad ettevõtete omavahelises suhtluses. Kui organisatsioon on võtnud kohustuse edaspidiseks koostööks võlgnevuse tekkinud vastaspoolega, saadetakse päringukiri.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Lugupeetud Ivan Ivanovitš, palume tasuda võlg meie ettevõttele rubla ulatuses. Kogu selle aja jätkasime teiega koostööd, lootes oma ärisuhet jätkata. Nüüd oleme aga sunnitud teenuste osutamise peatama maksete puudumise tõttu.

Teie võla suurus on rubla. Tasuda palume enne 01.03.2017. Kui võlga ei tasuta, oleme sunnitud küsimuse kohtus lahendama.

Parimate soovidega, Petr Petrovitš.

Kiri peab sisaldama järgmisi punkte:

Tasuta juriidiline nõustamine:

• Täpne võlasumma.
• Kuupäev, milleks võlg tuleb tasuda.
• Meetmed, mida ettevõte võtab, kui makseid ei laeku.

Tekstis võib mainida pikaajalist edukat koostööd organisatsiooniga. See peaks olema taotlus, mitte nõudmine. Nõude koostamisel kasutatakse teistsugust malli.

Makse edasilükkamise taotlus tarnijale

Organisatsioon varustas ettevõtet tootepartiiga, kuid ei maksnud selle eest. Võlg on tekkinud, kuid võlgnikul pole vahendeid maksta. Sel juhul on mõttekas kirjutada edasilükkamise kiri.

Firma "Kus on raha" juhile

Firma juhilt “Raha hakkab tulema”

Lugupeetud Petr Petrovitš, me ei ole maksnud võlga rubla ulatuses. Me ei kohku tagasi oma võlgnevusest, kuid praegu ei saa me raske finantsolukorra tõttu makseid täies mahus tasuda.

Tasuta juriidiline nõustamine:

2 aastat oleme teiega hoidnud edukaid ärisuhteid ega jätnud mööda maksetähtaegadest. Täna palume tasuda osade kaupa. Meie ettevõte on valmis võlga tasuma kahes etapis:

• Rublade sissemakse teeme enne 1. märtsi 2017. a.
• rubla deponeeritakse enne 1. aprilli 2017.

Lubame tasuda õigeaegselt. Täname mõistmise eest.

Parimate soovidega, Ivan Ivanovitš.

Kiri, milles nõutakse tasu teise organisatsiooni eest

Ettevõtte võla võib tasuda mõni muu organisatsioon. Niisama juriidiline isik aktsiate eest muidugi ei maksa. Tavaliselt saadetakse päringukiri ettevõtte võlgnikule või muule isikule, kellel on ettevõtte ees kohustusi.

Firma juhile “Raha hakkab tulema”

Tasuta juriidiline nõustamine:

Firma “Kus on raha” juhilt

Lugupeetud Ivan Ivanovitš, teil on meie ettevõtte ees võlgnevus rublades. Samuti oli meie organisatsioonil rublade suurune võlgnevus teisele firmale. Palume tasuda meie võlg võlausaldajale rubla ulatuses. Vastutasuks anname teile eelnevalt taotletud võlajäägi järelmaksu. Täname mõistmise eest.

Parimate soovidega, Petr Petrovitš.

Abipalve kiri probleemi lahendamisel

Kõik ettevõtted võivad silmitsi seista keeruliste probleemidega, mida ei saa ilma välise abita lahendada. Abipalve kirja saab saata vajadusel näiteks ürituste läbiviimiseks. Petitsioon saadetakse äriorganisatsioonidele ja valitsusasutustele.

Ettevõtte "AAA" direktor

Tasuta juriidiline nõustamine:

Avalik-õiguslikust organisatsioonist

Lugupeetud Boriss Borisovitš, olen avaliku organisatsiooni "Giving Good" esindaja. Korraldame ja viime läbi lastekodu lastele pidusid.

Palume teie abi pühade toiduvarude korraldamisel. Loomulikult mainime üritusel ka Sind ja Sinu ettevõtet. Tähistusel osalevad seadusandliku assamblee ja avalikkuse esindajad.

Saate meiega ühendust võtta telefonil XXX

Parimate soovidega, Ivan Ivanovitš.

Tasuta juriidiline nõustamine:

Kombineerime kõik palvekirja kirjutamise reeglid. Kõigepealt tuleb ennast tutvustada ja oma tegemistest rääkida. Kuid sissejuhatavat osa ei tohiks välja venitada. Meie eesmärk on julgustada adressaati kirja lugema. Kui tekst on liiga pikk, ei loe saaja seda tõenäoliselt lõpuni. Seejärel peate hakkama oma taotlust esitama. Nõutav on täpsus: tähtaegade märkimine, rahasumma. Oluline on mõista, et saaja peab kasu tundma. Seetõttu tuleb kirjas ära näidata, miks oleks organisatsioonil kasulik palvet täita. Lõpus peate viisakalt ja ilma ärritamata hüvasti jätma.

Palun aidake mul kirjutada ametnikule ennistamise kohta kiri.

Palume abistada ürituse läbiviimisel

Jaroslavli tn. B. Oktjabrskaja, 67-aastane

Kinnisvara - Hind INFO

Tasuta juriidiline nõustamine:

VKontakte kinnisvaraga:

85 kasulikku fraasi ärikirjade jaoks

Kolleegidele, klientidele ja partneritele kirju kirjutades tekib sageli küsimus, kuidas seda või teist ideed ärilises stiilis sõnastada. Kuidas saame öelda, et meile midagi ei meeldi – või vastupidi, et see meile meeldib? Kuidas probleemist või võimalusest teatada? Kuidas kutsuda adressaati kohtuma või helistama? Kuidas mainida võimalikke sanktsioone?

Kasulik sõnastus kirjavahetuseks

Tasuta juriidiline nõustamine:

Alustame oma eesmärgist

Alustame saaja huvist

Pöördun Teie poole palvega...

Tahaksin teile teatada, et...

Ma palun (teil) eraldada raha...

Tasuta juriidiline nõustamine:

Palun (teil) kaaluda raha eraldamise võimalust (volitada vahendite eraldamist, (anda juhiseid raha eraldamiseks)…

Seoses projekti elluviimist mõjutavate uute asjaolude ilmnemisega soovin Teiega kokku leppida ajakava (eelarve) muutmises….

Palun andke abi...

Ma palun teie abi...

Tuletan teile meelde (meenutame teile) ...

Tasuta juriidiline nõustamine:

Palun kõrvaldage mahajäämus (võlg)

Pean vajalikuks teiega arutada...

Ma tahan (tahan) sinuga nõustuda…

Kutsume teid edasiste plaanide üle arutlema ja kokku leppima...

Palun (teil) kaaluda võimalust abistada projekti elluviimisel...

Annan (teile) teavet (teavet)...

Annan teile teada...

Võtan teiega ühendust seoses...

Tahaksin juhtida teie tähelepanu keerulisele olukorrale seoses...

Soovime teile teatada...

Käesolevaga teavitame (teid)...

Pean vajalikuks juhtida teie tähelepanu (juhtida tähelepanu...)...

Võtame teiega ühendust raskuste tõttu...

Pakume abi probleemi lahendamisel...

Teades teie muret probleemi pärast..., oleme valmis pakkuma lahendust... Nagu teate (järgnev on probleemi kirjeldus)...

Ettevõtmise huvidest juhindudes juhin teie tähelepanu...

Pöördun Teie poole pakkumisega...

Palun kaaluda ettepanekut, mis võimaldaks...

Pakume teile ainulaadset võimalust oma müüki suurendada...

Meil on hea meel (meil on au) pakkuda (teile)…

Meil on hea meel teatada võimalusest...

Tahaksime juhtida teie tähelepanu...

Teavitame teid äärmiselt soodsast olukorrast... ja kutsume teid seda olukorda ära kasutama, et...

Teen ettepaneku kinnitada ehituse kavandatud lõpetamise kuupäevaks 10.12.2013 ja teha tegevuste loetelus vajalikud muudatused...

Palun andke ettevõtte finantsosakonnale korraldus eraldada... ja tasuda kõik varem laekunud arved...

Teen ettepaneku usaldada ABC osakonnale ettepanekute koostamine korraldamiseks...

Ma küsin (soovin) teie nõusolekut….(Teie abi …, teie juhised….)

Soovin siiralt (erandkorras kiiresti)...

Palume võtta (energilisi, otsustavaid, tõhusaid) meetmeid, et….

Nõuame, et... võtaks kohe meetmeid...

Palun kustutage mahajäämus (võlg)…

Palun saatke oma esindaja...

Kinnitan (me kinnitame) teile selle ettepaneku tõhususe ja arvestan (me arvestame...)

Ootame teie otsust...

Ootame teie otsust, et saaksime kiiresti dokumendid vormistada...

Loodame meie taotluse (nõude) kiirele läbivaatamisele (täielikule rahulolule)…

Loodame, et probleem laheneb ja meil ei teki vajadust sanktsioonide rakendamiseks...

Loodame, et ülaltoodud argumendid veenavad teid... ja me ootame (loodame)...

Loodame Teie huvile (ükskõiksus, aktiivne seisukoht antud küsimuses, valmisolek puudused kõrvaldada...) ja ootame Teie ettepanekuid...

Oleme kindlad, et teie osalemine parandab oluliselt olukorda... ja saavutab...

Täname teid abi eest ja ootame edasist viljakat koostööd...

Meil on hea meel teid näha oma klientide seas...

Hüvasti, viisakuse viimane valem

Kallis Ivan Petrovitš!

Lugupeetud härra minister!

Kallid sõbrad! Head kolleegid (partnerid)!

(sügava, püsiva, äärmise) austusega (au)…

Tänu (tunnustuse) ja austusega...

Edu soovides (kõike paremat)….

Ootan viljakat koostööd...

Avafraas – päringutele vastamiseks

Täname teid huvi eest (näitasite ....)

Vastuseks päringule, mille saime umbes... teatame...

Kinnitame teie tellimuse kättesaamist alates ... (kuupäev ...) ja teavitame ....

Vastavalt teie soovile (juhistele) teavitame (avaldame arvamust)…

Jätkates meie kirjavahetust teemal... saadame teile pakkumise...

Lugupidamisega (... nimel,... nimel) tänan...

Avaldame oma tänu (tunnustust)…

Siira tänuga teatame...

Laadige alla meie "sõnastik" ja kasutage valmis sõnastust!

Sanktsioonide mainimine

Oleme sunnitud:

pöörduda kohtusse (kohtusse)

 algatada kohtumenetlus

 keelduda edasisest koostööst

 koostööplaanid (tingimused) üle vaadata

 tõstatada karistuste küsimus (koostöö lõpetamine ja uue tarnija otsimine)

 tõstatada küsimuse edasise koostöö teostatavuse kohta

 kasutada lepingus sätestatud sanktsioone

 teatage oma kavatsusest otsida (nõudma) ...

 tunnistada, et ei nõustu faktidega...

Loodame, et võtate midagi ette... ja me ei pea kohtusse minema...

Me ei tahaks keelduda koostööst (pöörduda sanktsioonide poole...) ja loota...

Meil on hea meel (kurbusega) teatada...

Meie (äärmuslikuks, äärmuslikuks, sügavaks) meelepahaks (meelemeelsus, kahetsus, pettumus, hämmeldus)…

Jaroslavli linna kinnisvara- ja juriidilised küsimused

(ostma korter, maja, suvila; üürile anda/üürida eluase; sooritada ostu/müügi/annetuse/vahetustehingud)

Meie spetsialistidega saate ühendust võtta telefoni teel (4,

Viber, WhatsApp:32 või kirjutage meilile (AN INFO),

ja saada kiirsõnum ka INFO Kinnisvarabüroole

Kui olete Jaroslavlis,

siis saate lihtsalt tagasi helistada" ja tulla meie kontorisse

Abipalve kirja näidis

Ärikirjavahetus on peaaegu iga inimese elu lahutamatu osa. Just sellisel kujul on kõige mugavam võtta ühendust oma ülemuste, kolleegide ja erinevate organisatsioonidega. Taotluskiri on seda tüüpi suhtluse üks levinumaid liike, sest iga ettevõte võib vajada mistahes valdkonna eksperdi arvamust või erinevate finants- või haldusstruktuuride abi. Selles artiklis arutatakse täpselt, kuidas taotluskirja kirjutada, ja seda tüüpi apellatsiooni näidet.

Kirja struktuur

Loomulikult sõltub ärikirja sisu ja ülesehitus sellest, kes seda kirjutab ja kellele see on adresseeritud. Nii võib näiteks organisatsiooni juht oma alluvate või kauaaegsete partnerite poole pöördudes kirjutada lühema kirja, kuid kõrgemate organisatsioonide toe saamiseks või erinevatelt spetsialistidelt abi palumiseks on sageli vaja kirjutada. pikem taotlus. Peate adressaadi huvi tundma ja veenma teda teid toetama. Vaatame kõigepealt pikemat versiooni.

Sissejuhatav osa

Kõigepealt peate koostama kirja "päise", kuhu märgite oma organisatsiooni nime ja selle andmed, samuti teabe selle kohta, kellele te kirja saadate. See võib olla konkreetne isik (näiteks ettevõtte juht) või grupp (teie ettevõtte osakonna töötajad või teie partnerid). Järgmiseks tuleb tervitus: kui pöördute konkreetse inimese poole, peate tema poole pöörduma nimepidi: "Kallis Ivan Petrovitš!" Kui kirjutate meeskonnale, siis on võimalik pöörduda "Kallid kolleegid!", "Kallid osakonna töötajad!"

Kaebuse põhjus ja eesmärk

Esiteks peate põhjendama, miks te selle konkreetse inimesega ühendust võtate. Seetõttu võite oma kirja alustada järgmiste fraasidega:

• Oled oma ala suurepärane ekspert...
• Olete alati meie organisatsiooni asjadest osa võtnud...
• Teie osakond juhib...
• Saate lahendada kõige keerukamaid küsimusi valdkonnas ...
• Aastate jooksul on kogunenud positiivne kogemus…

• tänu sellele, et...
• olukorra lahendamiseks...
• ettevõtluse arendamiseks...
• paremate tulemuste saavutamiseks...
• konfliktiolukordade lahendamiseks...

Taotluse avaldus

Lõpuks peate oma taotluse tegelikult väljendama. Tekst ise peaks olema lühike, kuid sisaldama täielikku kirjeldust selle kohta, mida täpselt vajate, et adressaadil ei tekiks küsimusi. Samuti peab päring olema konkreetne, st teenust küsides tuleb märkida täpne maksumus või kogus, soovitud kuupäevad jne.

Soovitatav on alustada oma taotlust järgmiste sõnadega:

• Palume teie toetust probleemi lahendamisel...
• Kirjutan teile palvega...
• Palun teavitage/saatke/teatage mulle...
• Ma palun teie nõusolekut...

Seejärel saate kirjutada, millist kasu saab adressaat, kui teie päringule vastatakse positiivselt, või selgitada teie küsimuse lahendamise olulisust ja vajalikkust.

LLC "Dari Dobro" keskus abistamiseks suurtele ja madala sissetulekuga peredele

OJSC "Chitaina" Ivanov A.G.

Kallis Aleksander Gennadievitš!

Teie ettevõte võtab alati osa meie organisatsiooni asjadest ning on juba mitu aastat abistanud erinevatel üritustel. Kuna korraldame 20. augustil 2016 üritust, mille eesmärk on aidata peredel oma lapsi kooliks ette valmistada, siis loodame teie abile. Kõigil lastel on õigus õnnelikule lapsepõlvele ning madala sissetulekuga pered, nagu keegi teine, vajavad osalemist ja tuge.

Palume teil osaleda meie kampaanias “Pane oma laps kooliks valmis” ja kaaluda selle jaoks koolitarvete annetamist. Vajame kirjatarbeid 50 vähekindlustatud perede lapsele.

Muidugi, kui olete nõus meid aitama, lubame teile omakorda meie üritusel teie ettevõtte tooteid reklaamida. Kingime koos lastele rõõmu!

Organisatsiooni direktor Vassiljeva N.I.

Kirja lühiversioon

Paljud inimesed püüavad kasutada kirja lühiversiooni, kuna usuvad, et see võimaldab neil keskenduda päringule endale ja seda adressaadile selgemalt selgitada. Seda tüüpi taotluskirjas tuleb märkida ainult teie eesmärk ja nõutavad teenused või toimingud. Kirja näidis:

Venemaa, Nižni Novgorod

Ettevõtte ECMZ peadirektorile

Kallis Mihhail Vladimirovitš!

Seoses sellega, et meie kool on kahe vahetusega kool, palume koostada meile eraldi toitlustuskava, mis sisaldab esimeses vahetuses 1.-6.klassi õpilaste hommikusöögi ja teises vahetuses 7.-11.klassi õpilaste lõunasööke.

MAOU 69. keskkooli direktor Plotnikova M. S.

Lugege ka selle artikliga:

1 kommentaar

See on väga vajalik asi ja isegi kui see toimib, pole sellel projektil mingit hinda Kolm aastat oleme käinud prokuratuuris, Omski linna administratsioonis ja keegi ei taha ilmselgetest asjadest aru saada. , kuu aja pärast saadavad nad üksteist edasi ja sellega see kõik lõppeb. Kohtutes on igal pool vastastikune vastutus, prokuratuur, uurimiskomisjon, administratsioon koos kõigi oma osakondadega. Kuu aja pärast kasutan kindlasti ajalehte, kuna olen oma kaebustes juba kõiki teavitanud oma kavatsusest meediaga ühendust võtta

Organisatsioon (nimi) palub teil abistada teemakohase pressikonverentsi läbiviimisel

Sündmuse kuupäev ja kellaaeg:

^ Projektor, ekraan, sülearvuti,

Fotod pressikonverentsilt

^ Pressikonverentsi veebiülekanne

^ Fotode või videote plaadile kirjutamine

Pärast pressikonverentsi kohvipaus

Kontaktisik ja koordinaadid:

Sarnased:

Omski oblasti haridusministeerium palub heategevusfondi töötajatel "kes siis veel, kui mitte mina" osutada kõikvõimalikku abi.

Konverentsil on oodatud osalema üliõpilased, üliõpilased, magistrandid ja noored teadlased. Konverentsi kestvus on 2 päeva. IN.

Riigi- ja Õigusinstituut kutsub osalema rahvusvahelisel teadus- ja praktilisel konverentsil teemal „Moodne.

Kutsume Teid osa võtma rahvusvahelisest teadus-praktilisest konverentsist “Õiguse arengu aktuaalsed küsimused SRÜ riikides.

Palume teil abistada ettevõtte StroyDom arvutikeskuse masinate paigaldamisel ja seadistamisel

Kutsume Teid osa võtma iga-aastasest VIII rahvusvahelisest üliõpilaste ja noorteadlaste teadus- ja praktikakonverentsist “Vene.

Osalema kutsub rahvusvahelise teadus-praktikakonverentsi “Akadeemilise teaduse probleemid ja saavutused” korraldustoimkond.

Äridokumentide liikumises kasutatakse päringukirja vormingut väga sageli, kui on vaja saada nõusolek teiselt osapoolelt või temalt teatud teenuse osutamiseks. Erinevate olukordade jaoks valmis näidised ja näited, samuti selliste kirjade koostamise reeglid leiate sellest artiklist.

Päringukirja vormistamise traditsioon ja reeglid on välja kujunenud eranditult praktilises dokumendihalduses - s.t. Seadusandlikul tasandil ei ole heaks kiidetud vorme ega juhiseid. Üldiselt tuleks siiski järgida järgmist struktuuri:

1. Tavapäraselt täidetakse esmalt “päis”, kuhu on märgitud saatva organisatsiooni täisnimi koos vastavate kontaktandmetega, samuti konkreetse töötaja (tavaliselt ettevõtte direktori) nimi ja saaja nimi. organisatsioon.
2. Sellele järgneb tekst ise, mis koosneb olukorra kirjeldusest ja taotluse põhjendusest. Tekst peaks olema võimalikult lühike – tavaliselt piisab 1-2 lõigust. Oluline on esitada oma taotlus konkreetselt ja ühemõtteliselt, et vestluskaaslane mõistaks selgelt teie pöördumise olemust.
3. Sellele järgneb allkiri, allkirja ärakiri ja koostamise kuupäev.

Seega on see koostatud vastavalt selliste dokumentide standardversioonile - vorm on toodud allpool.

Valmis näidist saab kasutada näitena.

PALUN MÄRKUS. Otsuse dokumendi pealkirja märkimise või märkimata jätmise kohta (s.o keskele “Pöördumiskiri” kirjutamine) teeb saatja ise. Tavaliselt on see vajalik juhtudel, kui on asjakohane rõhutada dokumendi olemust ja eesmärki, mida üks ettevõte püüab teiselt saavutada.

Kuna antud juhul on jutt sellest, et üks ettevõte loodab oma partnerilt mõnele teenele või isegi järeleandmisele, siis loomulikult tuleks nii kirja kirjutamist, vormistamist kui ka saatmist võtta väga tõsiselt. Iga detail võib muljet jätta, nii et parem on arvestada isegi näiliselt tähtsusetutega:

1. Esiteks on parem saata see füüsilise postiga - tavalist Vene posti või, mis veelgi parem, eraorganisatsiooni, mis toimetab kirjavahetust uksest ukseni ja palju kiiremini. Elektroonilisel kujul või veelgi enam faksi teel saadetud sõnumit tajutakse sageli ebaisikulisemalt, nagu rämpsposti.
2. Lisaks võimaldab dokumentide füüsiline vormistamise viis (st tavapostina) jätta soodsa mulje kallima paberi, ümbriku, margi ja muude registreerimisvahendite arvelt.
3. Teksti kirjutamiseks valitakse alati ettevõtte kirjaplank – see võimaldab soovi ametlikumaks muuta.
4. Parem on vältida ilmset klerikalismi tekstis – s.t. stabiilsed sõnad ja väljendid, mida ärikeskkonnas tavaliselt kasutatakse. Nad sõna otseses mõttes "kuivatavad" narratiivi ja jätavad üldiselt negatiivse mulje. Neid saab hõlpsasti asendada originaalsemate valikutega - näiteks "Kaaluge" koos "Loodan teie mõistmist ja abi selle probleemi lahendamisel".
5. Lõpetuseks tasub üldiselt kinni pidada ärikirjavahetuse traditsioonidest, s.t. Tekst on valdavalt kirjutatud ametlikus äristiilis. Ei tohiks olla lüürilisi kõrvalepõikeid, liiga keerulisi süntaktilisi struktuure ega mitmetähenduslikke (tähenduses) fraase. Tuleks jälgida, et vestluskaaslasel oleks sõnumit väga lihtne tajuda – nii mõistmise kui ka psühholoogilise poole pealt.

NÕUANNE. Kui teksti on võimalik käsitsi kirjutada, on parem kasutada seda meetodit. Käsitsi kirjutatud kiri eristab seda kõigist teistest. Kirjutamine on siiski parem usaldada kalligraafiatehnikaid tundvale spetsialistile.

Sordid

Sõltuvalt konkreetsest olukorrast on erinevaid tähevalikuid. Enamik taotlusi on seotud finantsprobleemidega – näiteks allahindluse pakkumine, teenuse eest tasu vähendamine või edasilükkamine. Vähem osa palvekirjadest on pühendatud abistamisele mõne muu küsimuse lahendamisel. Allpool käsitletakse levinumaid juhtumeid ja kirjade valmisnäiteid.

Raha eraldamise kohta

Palve eraldada raha isegi heategevuseks on üsna tõsine palve. Seetõttu on koostamisel oluline kirjeldada olukorda võimalikult konkreetselt ning lisaks selgelt välja tuua, milleks täpselt raha vaja on ning mis põhjusel ei saa seda muust allikast võtta.

Koostamisel saate selle näite aluseks võtta.

MTÜst "Rainbow"

Seadusandliku Assamblee asetäitja

Peterburi Milošnikov I.N.

Kallis Ilja Nikolajevitš! Mittetulundusühingu Rainbow direktor tervitab teid. Meie organisatsioon asutati 2012. aastal ning on kõik need aastad pidevalt rahaliselt abistanud ägedaid leukeemiavorme põdevaid lapsi. Meie tegevuse põhisuunaks on vastavate ravimite ostmine ja kompleksoperatsioonid.

Kõik need aastad oli meie tegevuse peamiseks rahastamisallikaks OÜ “...” ettevõte. 2017. aasta aprillis aga vähenes rahastuse maht järsult ning hetkel ei ole meil võimalik samas mahus heategevusüritusi läbi viia.

Meie andmetel peaks fondi aastaeelarve eraannetusi arvesse võttes olema 10 miljonit rubla. Seega on finantseerimise lõpetamise tõttu vaja katta vahe summas 8 miljonit rubla. aastas. Loodame teie abile, kuna hetkel pole võimalik sponsoreid leida.

Lugupidamisega Svetozarov V.K.

Kauba kohaletoimetamise kohta

Siin on oluline näidata oma huvi ja soovi teha koostööd. Seetõttu peate leidma õiged sõnad, et teie vestluskaaslane oleks usaldusest läbi imbunud ja teeks sobiva otsuse. Võite võtta selle näite aluseks.

LLC "..." peadirektor

Nekrasov N.K.

LLC "..." direktorilt

Elizarova V.M.

Tervitused, Nikolai Konstantinovitš! Selle aasta mais toimunud piirkondlikul põllumajandusnäitusel tundis meie ettevõte huvi teie poolt pakutavate masinate ja seadmete näidiste vastu.

Soovime teiega koostööd alustada proovikaubapartii kohaletoimetamisega (täielik nimekiri on lisatud käesolevale kirjale eraldi dokumendina). Garanteerime kaupade ja teenuste eest õigeaegse tasumise. Avaldame lootust pikaajalisele ja vastastikku kasulikule koostööle.

Meie kontaktandmed:

Lugupidamisega Elizarov V.M.

Allahindluste tegemisest

Praegu on see üsna levinud tüüp, kuna majandustingimused on mitmel viisil halvenenud. Kogemused näitavad, et vastaspoole veenmine allahindlust tegema toimib eriti hästi järgmistel juhtudel:

• kui ettevõtted on teinud koostööd pikka aega, näiteks rohkem kui aasta;
• kui korraga ostetakse suur kogus kaupa.

Peadirektor

Avantage LLC ettevõttele G.V. Filippov

Veres OÜ direktorilt

Alexandrova K.N.

Tere, Gennadi Viktorovitš. Meil on hea meel tõdeda, et meie ettevõtted on teinud koostööd juba üle 2 aasta. Täname teid teenuste püsivalt kõrge kvaliteedi ning abi eest mitmete päevakajaliste probleemide lahendamisel.

Usume, et teile pole saladus, et viimase aasta jooksul on majanduslik olukord meie turunišis oluliselt halvenenud. Paraku on hetkel tekkinud teatav sissetulekute nappus, mis on seotud kvartalikasumi vähenemisega.

Seoses nimetatud asjaoludega loodame Teie mõistvale suhtumisele ja nõusolekule võimaldada järgmisel 2018. kalendriaastal osutatavatelt teenustelt 10% allahindlust. Loomulikult on selline meede ajutine ja majandusolukorra stabiliseerumisel oleme pühendunud täielikule koostööle vastastikku kasulikel tingimustel.

Lugupidamisega Alexandrov K.N.

Üüri alandamisest

Sel juhul on teie kirjas esitatud taotluse põhjendus ligikaudu sama, mis eelmises näites.

Peadirektor

Avantage LLC ettevõttele G.V. Filippov

Veres OÜ direktorilt

Alexandrova K.N.

Tere, Gennadi Viktorovitš. Meie ettevõte sai 2016. aastal lõppenud majandusaastal kahju, mis ületas ootusi 10%. Oleme sunnitud tunnistama, et meie ettevõtet on mõjutanud finantskriis. See väljendub kliendivoo vähenemises 15-20% omanike võrra.

Sellega seoses loodame teie nõusolekule anda üürilt 10% allahindlust. Juhime tähelepanu, et oleme üsna suured üürnikud ja samas ei lubanud me kogu viieaastase koostöö jooksul mitte ühtegi makseviivitust ning täitsime ka kõik muud lepingutingimused. Lähtume sellest, et antud meede on ajutine, mistõttu oleme valmis turuolukorra stabiliseerumisel jätkama tasu täies mahus tasumist.

Lugupidamisega Alexandrov K.N.

Edasilükatud makse kohta

Sel juhul on oluline tunnistada, et te tõesti ei teinud makset õigel ajal, ja selgitada põhjust üksikasjalikult. Loomulikult peate täpselt märkima kogu summa tagasimaksetingimused.

LLC "Gruzodar" direktorile

Vakulov N. Yu.

Parabolia LLC direktorilt

Aksakova T.G.

Tere, kallis Nikolai Jurjevitš. Septembris 2017 ei tasunud me teie teenuste eest järgmist makset summas 100 000 rubla. Teavitasime teid ametlikult kuu aega ette makse võimatusest. Sel hetkel selgitame, et ettevõte on leidnud vahendid maksmiseks. Palume teil esitada järelmaks kaheks kuuks: oktoober ja november (mõlemad 50 000 rubla).

Me ei kohku tagasi oma rahaliste kohustuste ja võlgade eest ning juhime teie tähelepanu asjaolule, et kogu 3 koostööaasta jooksul pole me kordagi lepingut rikkunud. Loodame teie mõistvale suhtumisele ja ootame edasist vastastikku kasulikku koostööd.

Lugupidamisega Aksakov T.G.

Palun makske teise ettevõtte eest

Sellised nõudmised võivad tekkida juhtudel, kui üks äriühing kohustub teatud tingimustel täitma teise ettevõtte rahalisi kohustusi. Saate seda malli kasutada näitena.

IP Blagodarova A.K.

IP-st Inina A.A.

Tere, kallis Anatoli Konstantinovitš. Nagu teate, on teil minu ees võlg 100 000 rubla. Möödunud majandusaasta jooksul tekkis mul ka võlgnevus 3 ettevõtte ees summas 50 000 rubla. Soovitan teil mu võlg täielikult tasuda. Omalt poolt garanteerin järelmaksu pakkumise kogu Teie võlajäägile 6 kuu jooksul.

Kolleegidele, klientidele ja partneritele kirju kirjutades tekib sageli küsimus, kuidas seda või teist ideed ärilises stiilis sõnastada. Kuidas saame öelda, et meile midagi ei meeldi – või vastupidi, et see meile meeldib? Kuidas probleemist või võimalusest teatada? Kuidas kutsuda adressaati kohtuma või helistama? Kuidas mainida võimalikke sanktsioone?

Just sellise juhtumi jaoks oleme koostanud väikese ärifraaside sõnastiku. Kasutage seda ja teie stiil on üsna formaalne ja teie sõnastus on mitmekesine.

Sanktsioonide mainimine

Oleme sunnitud: pöörduda kohtusse (kohtusse)  algatada kohtumenetlus  keelduda edasisest koostööst  koostööplaanid (tingimused) üle vaadata  tõstatada karistuste küsimus (koostöö lõpetamine ja uue tarnija otsimine)  tõstatada küsimuse edasise koostöö teostatavuse kohta  kasutada lepingus sätestatud sanktsioone  teatage oma kavatsusest otsida (nõudma) ...  tunnistada, et ei nõustu faktidega... Artikli hinnang: (Hinnuseid veel pole) Laadimine... Jaga sõpradega: Seotud väljaanded Dostojevski inimese määratlus Fjodor Chaliapin: elulugu, isiklik elu, perekond, naine, lapsed - foto Kus Chaliapin elas N p Ogarevi lühike elulugu Veeuuringud: kvaliteedi- ja ohutusanalüüsi liigid ja meetodid