Programme de remplissage des certificats électroniques d'arrêt de maladie. Congé de maladie électronique : instructions pour un comptable

Le congé de maladie électronique a été introduit l’année dernière – en juillet 2017. Cependant, tout le monde n'utilise pas ce service pratique, malgré le fait que les employés ont le droit de choisir indépendamment quelle version du congé de maladie - traditionnelle ou électronique - leur convient le mieux. L'arrêt de maladie électronique est délivré directement à l'établissement médical. Voyons quelles fonctions remplit le certificat électronique d'incapacité de travail, ainsi que l'algorithme d'interaction avec la Caisse d'assurance sociale via 1C.

Principales fonctions de l'ELN

Un certificat électronique d'incapacité de travail (ELN) est un document en en format électronique, qui a été créé dans le cadre d'un programme spécial dans un établissement médical. Il est, tout comme un congé de maladie ordinaire, signé par des personnes autorisées, uniquement à l'aide d'une signature numérique électronique (EDS).

Sa fonction principale comprend tout d'abord la confirmation du fait qu'un employé d'une certaine organisation a postulé auprès d'un établissement médical. La deuxième fonction est légale. L'ELN donne au salarié le droit de conserver lieu de travail pendant la maladie.

La troisième fonction est économique. L'ELN assure le versement de prestations basées sur le salaire moyen pour la période d'incapacité temporaire.

La quatrième fonction est informationnelle et statistique. Les informations sur les causes de la maladie destinées à la génération de données statistiques sont collectées dans une base de données unique et simplifient la collecte et la synthèse de ces informations pour les organismes statistiques et autres.

Conditions pour un échange de données réussi

Pour réussir l'échange de données sur les congés de maladie électroniques entre l'organisation et la caisse d'assurance sociale, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le salarié doit s'engager par écrit à délivrer une version électronique du congé de maladie.
• Un établissement médical - une clinique ou un hôpital - doit être connecté à un système automatisé d'échange de données.
• L'organisation dans laquelle l'employé est inscrit doit également être connectée au système de déclaration électronique - 1C Reporting.

Algorithme d'interaction entre la Caisse d'assurance sociale, l'organisation et l'établissement médical

L'ensemble de l'algorithme d'interaction se résume au schéma suivant :

• Après avoir reçu le consentement écrit de l'employé, l'organisation se connecte à 1C Reporting ou reçoit uniquement le certificat FSS pour ENL, si 1C Reporting n'est pas nécessaire (bien qu'il soit plus pratique de connecter le service pour soumettre des rapports à toutes les autorités fiscales directement depuis le programme 1C).
• Si un événement assuré survient, le salarié se rend dans un établissement médical, où le médecin établit un arrêt maladie électronique et le signe avec son signature électronique. Le médecin envoie ensuite l'arrêt de maladie électronique à la Caisse d'assurance sociale et le salarié reçoit son numéro d'arrêt de maladie par SMS sur son téléphone portable.
• Le salarié déclare le numéro d'arrêt de travail au service comptable de l'organisation, qui demande des informations sur l'arrêt de travail à la Caisse d'assurance sociale. La Caisse envoie un document électronique, le service comptable calcule la prestation et la renvoie à la Caisse.

Ainsi, tout le flux de documents se fait par voie électronique.

Comment tout se passe-t-il en 1C ?

Pour les programmes connectés au service 1C Reporting, l'échange avec le FSS est configuré automatiquement. Pour ceux qui n'ont pas le service connecté, il est possible de connecter le certificat ELN manuellement.

Pour générer un nouveau document ENL, vous devez passer de l'élément de menu latéral « Salaires et personnel » à la sous-section « Toutes les régularisations ». Dans la liste qui s'ouvre, sélectionnez « Congé maladie ».

Pour télécharger électroniquement les informations sur les congés de maladie de la Caisse d'assurance sociale, vous devez saisir le numéro d'arrêt de maladie que le salarié doit fournir dans le champ approprié du certificat d'arrêt de maladie et cliquer sur « Obtenir les données de la Caisse d'assurance sociale ».

Le calcul est effectué sur la base des informations sur les salaires accumulés pour cet employé.

Les données sur l'établissement médical qui a délivré l'arrêt de maladie seront renseignées automatiquement à partir de l'annuaire 1C.

Après avoir rempli et calculé l'arrêt de maladie, celui-ci doit être traité et clôturé. Et envoyez le registre ELN à la FSS. Pour créer un registre, vous devez passer de l'élément de menu latéral « Rapports » à la sous-section « 1C-Reporting », « Registre des dossiers fiscaux électroniques à envoyer à la FSS ».

Dans le formulaire d'enregistrement qui s'ouvre, vous devez remplir tous les champs et une liste des arrêts maladie délivrés.

Avant d'envoyer le registre, vous devez le compléter, puis cliquer sur le bouton « Envoyer le registre à la FSS ».

Formulaire électronique pour remplir un nouveau formulaire d'arrêt de travail

Un formulaire électronique à imprimer sur un nouvel exemple de formulaire de congé de maladie a été produit par le programme. Formulaire Bureau Pilote, et est conçu pour être utilisé avec programme gratuit Pilote de remplissage.

Dernière mise à jour modèle - 21/07/2011, police changée en 10, espacement entre les lettres 4 mm, décalages des lettres corrigés. Le talon de l’avis de maladie (qui se trouve ci-dessous) n’a pas encore été mis aux normes. Quand j'aurai le temps, je m'y mettrai. :)

Archivez avec un formulaire électronique prêt à l'emploi pour remplir les congés de maladie et fichier d'installation programmes Pilote de remplissage téléchargeable à partir de ce lien :

En raison du grand nombre de courses, afin de réduire la charge sur le serveur, l'archive est publiée sur le service d'hébergement de fichiers Yandex. Le téléchargement du fichier est gratuit. Taille 14,90 Mo. Pour télécharger le fichier, afin de confirmer que vous n'êtes pas un robot, vous devez saisir le numéro de l'image.

Instructions d'installation et d'utilisation.

1. Décompressez le fichier téléchargé "bolblank.zip" programme d'archivage, nous obtenons le dossier "Programme et modèle":

2. Installez le programme Filler Pilot en cliquant sur le fichier filler 2.31.exe.

3. Ouvrez le programme, cliquez dans le coin supérieur gauche "déposer", dans le menu déroulant - "ouvrir":

3. Dans la fenêtre qui apparaît, recherchez le dossier "Programme et modèle", sélectionnez-y un fichier avec un formulaire d'arrêt de travail prêt à l'emploi "Congé maladie.cfp" :

4. Pour que ce formulaire électronique soit enregistré dans le programme, dans le menu déroulant de la rubrique « fichier », sélectionnez : "enregistrer sous formulaire":

5. Enregistrez le formulaire comme modèle dans le programme :

6. Désormais, le modèle de formulaire de congé de maladie sera toujours prêt à être utilisé !

7. Remplissez les données nécessaires sur l'arrêt maladie, tapez tout en majuscules :

8. Cliquez sur l'icône de l'imprimante (surlignée en rouge), la fenêtre des paramètres d'impression s'ouvre. Pour imprimer sur un formulaire d’arrêt de travail vierge, sélectionnez : « FORMULAIRE PRÊT » et cliquez sur Oui.

Attention ! Si les paramètres d'impression sont définis sur « feuille de papier vierge », l'image sera imprimée avec les mots, et le certificat d'arrêt de travail sera ruiné !

9. Si vous le souhaitez, l'arrêt de maladie complété peut être sauvegardé :

10. Les formulaires prêts à l'emploi inutiles peuvent être supprimés afin de ne pas gêner le travail :

Quelque part comme ça. Je trouverai un moyen plus pratique de le remplir et de le publier.

Instructions pour configurer l'impression sur les nouveaux formulaires de congé de maladie.

Après les premiers jours d'utilisation, il est devenu évident que ce d'une manière simple Il n'est pas toujours possible d'obtenir une qualité et un positionnement optimaux des lettres. Ci-dessous - Instructions détaillées pour la configuration avant utilisation.

Instructions pour configurer l'impression sur les nouveaux formulaires de congé de maladie.

Nous avons essayé d'imprimer, mais au début, cela s'est avéré inexact. En général, un certain nombre de recommandations de configuration se sont accumulées. Les conclusions sont les suivantes :

Vous devez d’abord vous assurer que la photo de l’attestation d’arrêt de travail est positionnée sur le modèle de manière à ce que cette photo corresponde exactement à l’image du formulaire d’arrêt de maladie. Pour ce faire, il est nécessaire d'adapter le modèle à une imprimante spécifique.

L'édition des modèles est effectuée dans le programme Form Pilot Office, l'impression quotidienne est effectuée dans le programme Filler Pilot.

Ouvrez le modèle « Sick Leave form.cfp » dans le programme Form Pilot Office, et pour les calculs, imprimez une image vierge du formulaire d'arrêt de maladie sans lettres (commande « imprimer sur une feuille de papier vierge »). Pour la feuille obtenue, mesurez les distances entre le bord de la feuille et les lettres en haut et à gauche - fig. 1.

Nous le comparons avec le formulaire d'arrêt de travail de l'usine ; s'il diffère, utilisez les flèches de la barre d'outils pour déplacer l'image et obtenir une correspondance exacte entre les images de l'impression de l'imprimante et le formulaire d'arrêt de travail - fig. 2.

Ajustons maintenant les lettres. Activez le mode d'impression des caractères (lettre A en haut à gauche) - fig. 3.

À l'aide de la souris, nous ajustons systématiquement la précision de l'emplacement des champs à imprimer, car après avoir ajusté l'image du champ d'impression, tout le monde est probablement « parti » - fig. 4

Nous vérifierons enfin l'exactitude de l'emplacement des panneaux en remplissant ENTIÈREMENT le champ avec des lettres. Regardez les lettres et ajustez la position du champ avec la souris. La distance entre les lettres peut être ajustée à l'aide de la touche « P » (sur la figure). À droite de la clé se trouve un curseur avec des chiffres. Le réglage est généralement obtenu dans la plage de 0,157 à 0,159 - fig. 5.

Attention ! Le formulaire doit être rempli en majuscules !

Si tout s'est bien passé, essayez d'imprimer les lettres sur une copie imprimée du congé de maladie. Tout devrait s'arranger. Ensuite, vous pouvez passer en arrêt maladie. Bonne chance!

À propos, tous les spécialistes du laser ne conviennent pas. Certaines personnes impriment "obliquement"))). L'achat d'une nouvelle imprimante aidera à résoudre le problème. Ce modèle a d'ailleurs été personnalisé à l'aide d'une imprimante HP LaserJet P1102.

Si la question se pose à l'échelle de l'ensemble de l'établissement de santé, alors apparemment il est nécessaire d'acheter du matériel professionnel pour l'impression sur formulaires - des imprimantes matricielles avec contrôle de la position de la feuille par des marques lumineuses, comme l'Olivetti PR2 Plus. Enfin, ou du moins la matrice Epson FX300 (c'est moins cher, la feuille est positionnée manuellement).

Kucheryavyi I.V., traumatologue-orthopédiste, République de Sergiev Posad de Biélorussie.

Étape 1. Inscrivez-vous dans le système

Pour travailler avec des certificats électroniques de congé de maladie, une organisation devra créer un compte personnel dans Unified Integrated Système d'Information FSS "Sotsstrakh" sur cabinets.fss.ru (ci-après - UIIS "Sotsstrakh"). Vous pouvez le saisir via compte personne morale sur le portail des Services de l'Etat.

Si votre organisation ne dispose pas d'un compte vérifié sur les services de l'État, créez-en un dans Système unifié identification et authentification (EIES) :

1. Sur esia.gosuslugi.ru, allez dans l'onglet « Organisations ».
2. Créez un compte vérifié à l'aide d'une signature électronique qualifiée émise au nom d'un dirigeant ou d'une personne autorisée à agir sans procuration.
3. Remplissez la carte avec les détails.

Après vous être inscrit à compte personnel UIIS "Sotsstrakh" remplissez les informations sur votre entreprise et lisez les instructions.

Chaque participant au système dispose de ses propres fonctions de compte personnel :

• Les hôpitaux téléchargeront les formulaires électroniques dans le système et les signeront avec une signature électronique qualifiée.
• Le comptable verra les congés de maladie des employés, recevra information nécessaire pour calculer les prestations et remplir la section employeur.
• L'assuré pourra vérifier si l'attestation d'arrêt de travail a été correctement remplie et si les prestations ont été correctement accumulées.
• la loi fédérale Le n° 86-FZ prévoit qu'un médecin pourra délivrer un arrêt maladie électronique pour incapacité temporaire, grossesse ou maternité si ces deux conditions sont remplies :
• L'établissement médical et l'employeur de l'assuré sont inscrits dans un registre spécial Système automatisé fiches électroniques.
• Le patient a accepté par écrit de délivrer un certificat d'incapacité de travail sous forme électronique.

Une liste des données nécessaires à la réalisation d'un examen médico-social des assurés et au calcul des prestations, ainsi que les délais de leur soumission, ont été approuvées (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 décembre 2017 n° 1567).

Étape 2 : Redistribuer les responsabilités

Nommer un comptable chargé de travailler avec les congés de maladie électroniques, obtenir une signature électronique pour celui-ci et donner accès au système d'information unifié de l'assurance sociale. Si nécessaire, enseignez de nouvelles règles de travail aux comptables qui travaillaient auparavant uniquement avec des congés de maladie sur papier.

De nombreux services développent de nouvelles capacités pour travailler avec les congés de maladie électroniques. Pour travailler avec l'arrêt maladie électronique, vous pouvez également utiliser un programme gratuit que la Caisse d'assurance sociale propose de télécharger sur le compte personnel de l'employeur.

Étape 3 : Informez les employés des changements

Une fois que l’entreprise s’est connectée au système, informez les employés qu’ils ont le droit de déclarer électroniquement leurs congés de maladie. Vous pouvez passer une commande contre signature ou l'envoyer par email.

La Caisse d'assurance sociale prendra en charge les congés de maladie, s'ils sont soumis par voie électronique, dans un délai de trois jours ouvrables.

Le salarié décide lui-même sous quelle forme il souhaite rédiger le document : papier ou électronique. Mais l’arrêt maladie électronique a des avantages, faites-les savoir à vos collaborateurs :

• Il est plus facile à remplir, il n'est pas nécessaire de le certifier en plus par des sceaux à l'état civil.
• Il ne peut pas être gâté, oublié ou perdu. Si l'assuré perd son numéro d'arrêt maladie, il peut le restaurer dans son compte personnel grâce à son numéro SNILS et le mot de passe des Services de l'Etat.
• Un congé de maladie électronique n'a pas besoin d'être soigneusement conservé et transféré à un comptable, comme son homologue papier. Il suffit de fournir le numéro de feuille par téléphone ou par mail. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises possédant des succursales, des bureaux différents ou des services comptables situés séparément.
• Si un projet pilote sur les paiements directs est en cours dans la région, la Caisse d'assurance sociale paiera les congés de maladie soumis sous forme électronique dans un délai de trois jours ouvrables (sous forme papier - 10 jours).

Tatiana Ogorodnikova, comptable« Bonus d'agence»:

— La FSS elle-même nous a envoyé une lettre nous invitant à devenir participant au système et a conclu avec nous un accord d'interaction d'informations. Nous prévoyons informer les employés de la possibilité de déclarer électroniquement les congés de maladie dans des envois postaux au nom des directeurs de service. De l'introduction des certificats électroniques d'incapacité de travail, nous n'attendons certainement que des changements positifs dans le travail : par exemple, nous n'aurons plus besoin d'envoyer un salarié chez le médecin pour réémettre le document en raison d'une erreur. Cela est déjà arrivé.

Enregistrement des prestations

Étape 4. Obtenez un numéro de congé de maladie de l'employé

Le médecin de la clinique saisit le système FSS et y établit un certificat d'incapacité de travail : saisit les données nécessaires, copie les informations du dossier médical électronique. Il demande également dans le système nombre unique congé de maladie électronique.

L'établissement médical télécharge le congé de maladie terminé dans le système d'information unifié de l'assurance sociale.

Lors de la délivrance d'un arrêt de travail à un patient, le médecin et l'établissement médical certifient le document avec un CEP amélioré. A ce stade, le salarié ne verra pas l'arrêt de travail, il ne recevra qu'un numéro unique, qui sera ensuite utilisé par l'établissement médical, l'employeur et la Caisse d'assurance sociale. Il doit transmettre ce numéro au comptable chargé du calcul des prestations.

Étape 5. Remplissez le formulaire dans votre compte personnel

A l’aide de ce numéro, le comptable retrouve l’attestation d’arrêt maladie du salarié dans le compte personnel du Système d’Assurance Unifié de la Prévoyance Sociale. Les informations obtenues à partir de la fiche (sur la durée de la maladie, etc.) devront être utilisées pour calculer et enregistrer les arrêts maladie.

Vous devrez également remplir votre partie : nom de l’entreprise, salaire moyen, ancienneté, etc. Les ajouts à la feuille doivent être certifiés par la signature électronique que vous utilisez pour soumettre les rapports électroniques.

Au stade du paiement des prestations

Étape 6. Soumettre les informations à la Caisse d'assurance sociale pour le paiement ou le remboursement des prestations

L’arrêt de maladie complété sera immédiatement envoyé au bureau de la Caisse d’Assurances Sociales du lieu de travail de l’assuré. La Caisse d'Assurance Sociale tiendra compte de ces informations lors du calcul et du contrôle des prestations.

De plus, les scénarios de calcul et de versement des prestations diffèrent selon les régions de Russie. Certaines régions participent au projet pilote FSS « Paiements directs », toutes sont énumérées dans le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 21 avril 2011 n° 294. Dans ces régions, les prestations sont versées par le FSS directement au employé. Dans d'autres régions, les prestations sont calculées et versées au salarié par l'employeur. Considérons des scénarios pour le travail d'un comptable dans les deux cas.

Système de crédit

Figure 1. Procédure de versement des prestations d'invalidité dans le cadre du système compensatoire des cotisations d'assurance.

Avec le système de crédit :

• Calculez l'avantage et versez-le à l'employé dont le salaire est le plus proche.
• Le montant des dépenses engagées pour payer les prestations peut être soit imputé sur les cotisations de sécurité sociale, soit remboursé à la Caisse de sécurité sociale. Pour bénéficier d'un remboursement, vous devez vous présenter au bureau de la Caisse d'assurance sociale et fournir une demande ou une attestation de calcul.

Paiements directs

Figure 2. Procédure de paiement des prestations d'invalidité dans les régions où le projet pilote de paiements directs est opérationnel.

Pour les paiements directs :

• Utilisez votre programme de comptabilité pour calculer le salaire moyen pour la prestation.
• Si l'indemnité des trois premiers jours doit être payée par l'employeur, calculez et incluez cette partie dans le prochain salaire.
• Préparez le registre par voie électronique (si vous envoyez des données via Internet) ou remplissez une demande auprès de la Caisse d'assurance sociale au nom du salarié (si vous contactez personnellement la Caisse d'assurance sociale).
• Envoyez le registre sur le portail FSS ou présentez la demande en personne au bureau de la FSS.
• Assurez-vous que le salarié perçoit l'allocation : la Caisse d'Assurance Sociale la versera par virement bancaire ou postal.

En savoir plus sur les paiements directs.

L’avantage du congé de maladie électronique

La loi oblige uniquement les établissements médicaux à délivrer des avis de maladie électroniques à la demande de l'assuré. Il n'y a pas d'amende pour l'employeur s'il ne passe pas au congé de maladie électronique. Mais la transition volontaire vers les certificats électroniques de congé de maladie présente des avantages.

Moins d'erreurs

Les médecins et les employeurs commettent des erreurs lorsqu'ils remplissent un congé de maladie sur papier. Les auditeurs-consultants de la FSS détectent chaque année des erreurs dans plus de 2 000 000 de dossiers papier d'arrêt de maladie, notamment erreurs comptables lors du calcul des prestations. Utilisation de l'électronique congé de maladie peut réduire ces erreurs à presque zéro.

Moins d'abus

Le nouveau système électronique de congé de maladie contribuera à éliminer les abus lors de la délivrance des certificats de congé de maladie. Il sera beaucoup plus difficile pour un salarié de falsifier un bordereau électronique, et le fait de contrefaçon sera plus facile à prouver.

Moins de travail

Avec le passage aux arrêts maladie électroniques, vous n'aurez plus besoin de perdre de temps sur :

• transfert des congés de maladie sur papier aux bureaux territoriaux de la Caisse d'assurance sociale ;
• prendre en compte les faits de la vie économique des fiches, puisqu'il s'agit de formulaires de déclaration stricts ;
• vérifier l'authenticité de l'arrêt de travail ;
• stockage et traitement des archives.

Moins d'espace pour les archives

Si un arrêt maladie électronique est délivré, l'employeur n'a aucune obligation de conserver une contrepartie papier. Autrement dit, il ne sera pas nécessaire d'attribuer des emplacements spéciaux pour stocker les formulaires de déclaration stricts.

Le matériel a été travaillé par Natalya Potapkina, experte du service Web Kontur.Accounting,
Elena Kulakova, experte du système de reporting électronique Kontur.Extern

Depuis 2011, le gouvernement Fédération Russe Un nouveau formulaire de congé de maladie a été introduit. Dans cet article, nous parlerons de ce qu'un employeur doit savoir avant de remplir un tel formulaire.

Tout d'abord, le gestionnaire doit vérifier l'authenticité du certificat d'incapacité de travail, afin de ne pas accepter :

• un véritable certificat d'arrêt de maladie doit avoir un numéro de série, grâce auquel vous pouvez facilement vérifier s'il a effectivement été délivré par un établissement médical ;
• ce certificat d'incapacité de travail doit contenir un symbole sous la forme du logo de la Caisse d'assurance sociale ;
• l'attestation d'arrêt maladie dispose de plusieurs types de protection : code barre en relief, code carré, filigrane ;
• l'attestation d'arrêt de travail doit être au format A4 ;
• celui-ci est réalisé dans des couleurs bleu et jaune - il y a des fenêtres jaunes à remplir sur un fond bleu ;
• Le document effectivement délivré par l'établissement médical doit être complété conformément aux règles établies.

La préparation des documents d'invalidité temporaire nécessite remplissage correct plusieurs points :

• L'inscription s'effectue en russe.
• Depuis la cellule de départ.
• Grand en lettres moulées.
• Stylo à gel noir ou à encre, ou sur un ordinateur.
• Le nom de l'organisation peut également être saisi dans forme complète, et sous forme abrégée.

Structure des arrêts maladie

Divisons conditionnellement le congé de maladie en trois parties. La première de ces parties est remplie par les employés de l'établissement médical, la deuxième partie est remplie par l'employeur, la troisième partie est un talon détachable qui sert de déclaration à la Caisse d'assurance sociale.

Avant de remplir une attestation d'arrêt de travail, vous devez étudier en détail les informations qui y figurent. face arrière.

Voici les codes de maladie spécifiés pour lesquels l'employé est frappé d'incapacité, les recommandations pour le traitement hospitalier, information utile sur le calcul des prestations et des vacances, et bien plus encore.

Éléments à remplir par l'employeur

Erreurs de l'employeur lors de l'octroi d'un congé de maladie

Depuis salaires Diverses déductions peuvent être déduites. En savoir plus sur leurs types.

Logiciel pour remplir les arrêts maladie

Programme spécial Pour remplissage automatique Un certificat d'incapacité de travail a été créé afin de faciliter les démarches administratives tant pour les médecins que pour les employeurs. En effet, depuis peu, la Caisse d'Assurance Sociale n'accepte plus les attestations d'arrêt de travail comportant des erreurs ou des taches.

De plus, avec l'aide de ce programme, vous pouvez non seulement remplir facilement un certificat d'arrêt de maladie, mais également l'imprimer sur un formulaire spécial.

La Caisse d'Assurance Sociale propose sa version agréée logiciel remplir automatiquement un certificat d'incapacité de travail - "Institution médicale et préventive", qui peut être téléchargé à partir du lien. Ce programme est disponible sur le site Internet de la Caisse d'assurance sociale.