Le programme pour remplir le congé de maladie électronique. Congé de maladie électronique: instructions pour un comptable

Les congés de maladie électroniques ont été introduits l'année dernière - à partir de juillet 2017. Cependant, tout le monde n'utilise pas ce service pratique, malgré le fait que les employés ont le droit de choisir indépendamment la version du congé de maladie - traditionnel ou électronique - qu'il leur convient le mieux de recevoir. Le congé de maladie électronique est délivré directement à l'établissement médical. Examinons les fonctions de la feuille de congé de maladie électronique, ainsi que l'algorithme d'interaction avec le FSS via 1C.

Fonctions principales de l'ELN

Un certificat électronique d'incapacité de travail (ELN) est un document en au format électronique, qui est créé dans un programme spécial dans un établissement médical. Comme un congé de maladie ordinaire, il est signé par des personnes autorisées, uniquement à l'aide d'un EDS (signature numérique électronique).

Sa principale fonction principale est, tout d'abord, la confirmation du fait qu'un employé d'une certaine organisation a postulé auprès d'un établissement médical. La deuxième fonction est juridique. L'ELN donne au salarié le droit de conserver lieu de travail pendant la maladie.

La troisième fonction est économique. L'ELN assure le versement des prestations sur le salaire moyen pendant une période d'incapacité temporaire.

La quatrième fonction est information-statistique. Les informations sur les causes de la maladie pour la formation de données statistiques sont collectées dans une base de données unique et simplifient la collecte et la compilation de ces informations pour les organismes statistiques et autres.

Conditions pour un échange de données réussi

Pour que l'échange de données sur les congés de maladie électroniques entre l'organisation et la caisse d'assurance sociale soit réussi, les conditions suivantes doivent être remplies :

• L'employé doit consentir par écrit à la délivrance d'une version électronique du congé de maladie.
• Une institution médicale - une clinique ou un hôpital - doit être connectée à un système d'échange de données automatisé.
• L'organisation dans laquelle l'employé est inscrit doit également être connectée au système de déclaration électronique - 1C Reporting.

L'algorithme d'interaction entre la FSS, l'organisation et l'institution médicale

L'ensemble de l'algorithme d'interaction est réduit au schéma suivant :

• Après avoir reçu le consentement écrit de l'employé, l'organisation se connecte à 1C Reporting ou ne reçoit qu'un certificat FSS pour ELN s'il n'y a pas besoin de 1C Reporting (bien qu'il soit plus pratique de connecter le service de reporting à toutes les autorités fiscales directement à partir du programme 1C ).
• En cas d'événement assuré, l'employé s'adresse à un établissement médical, où le médecin rédige un congé de maladie électronique et le signe avec sa signature électronique. De plus, le médecin hospitalier électronique envoie à la FSS, et l'employé reçoit son numéro d'arrêt de travail par SMS sur son téléphone portable.
• L'employé signale le numéro de congé de maladie au service comptable de l'organisation qui demande des informations sur le congé de maladie à la FSS. La Caisse envoie un document électronique, le service comptable calcule l'abattement et le renvoie à la Caisse.

Ainsi, l'ensemble du flux de documents s'effectue électroniquement.

Comment tout se passe-t-il en 1C ?

Pour les programmes connectés au service 1C Reporting, l'échange avec le FSS est mis en place automatiquement. Pour ceux qui n'ont pas le service connecté, il est possible de connecter le certificat ELN manuellement.

Pour générer un nouveau document ELN, vous devez passer de l'élément de menu latéral "Salaire et personnel" à la sous-section "Toutes les charges à payer". Dans la liste qui s'ouvre, sélectionnez "Congé de maladie".

Pour télécharger électroniquement les informations sur les congés de maladie à partir de la FSS, vous devez entrer son numéro dans le champ correspondant du congé de maladie, que l'employé doit fournir, et cliquer sur "Obtenir les données de la FSS".

Le calcul est basé sur des informations sur les salaires accumulés pour cet employé.

Les données sur l'établissement médical qui a délivré le congé de maladie seront remplies automatiquement à partir du répertoire 1C.

Après avoir rempli et calculé le congé de maladie, il doit être effectué et clôturé. Et envoyez le registre ELN à la FSS. Pour former le registre, il faut passer de l'élément de menu latéral "Rapports" à la sous-section "1C-Reporting", "Registre ELN pour envoi à la FSS".

Dans le formulaire de registre qui s'ouvre, vous devez remplir tous les champs et la liste des congés de maladie délivrés.

Avant d'envoyer le registre, vous devez effectuer, puis cliquez sur le bouton "Envoyer le registre à la FSS".

Formulaire électronique pour remplir un congé de maladie d'un nouvel échantillon

Un formulaire électronique pour l'impression sur un formulaire de congé de maladie d'un nouvel échantillon a été créé par le programme Formulaire Bureau Pilote, et conçu pour être utilisé avec programme gratuit Pilote de remplissage.

La dernière mise à jour du modèle date du 21/07/2011, la police a été changée en 10, l'espacement entre les lettres était de 4 mm, les décalages des lettres ont été corrigés. Jusqu'à ce que la colonne vertébrale de l'arrêt de travail (qui est ci-dessous) soit remise en état. Il y aura du temps - j'y arriverai. :)

Archive avec un formulaire électronique prêt à l'emploi pour remplir un congé de maladie et fichier d'installation programmes Pilote de remplissage téléchargeable sur ce lien :

En raison du grand nombre de téléchargements, afin de réduire la charge sur le serveur, l'archive est publiée sur le service d'hébergement de fichiers Yandex. Le téléchargement du fichier est gratuit. Taille 14,90 Mo. Pour télécharger le fichier, pour confirmer que vous n'êtes pas un robot, vous devez entrer le numéro de l'image.

Instructions d'installation et d'utilisation.

1. Décompressez le fichier téléchargé "bolblank.zip" programme d'archivage, nous obtenons un dossier "Programme et modèle":

2. Installez le programme Filler Pilot en cliquant sur le fichier filler 2.31.exe.

3. Ouvrez le programme, cliquez dans le coin supérieur gauche "dossier", dans le menu déroulant - "ouvert":

3. Dans la fenêtre qui apparaît, recherchez le dossier "Programme et modèle", sélectionnez un fichier avec un formulaire de congé de maladie prêt à l'emploi "Arrêt maladie.cfp":

4. Pour que ce formulaire électronique soit enregistré dans le programme, dans le menu déroulant de la rubrique "fichier", sélectionnez : "enregistrer en tant que vide":

5. Enregistrez le formulaire en tant que modèle dans le programme :

6. Maintenant, le modèle de congé de maladie sera toujours prêt à être utilisé !

7. Nous remplissons les données nécessaires pour le congé de maladie, nous tapons tout en majuscules :

8. Cliquez sur l'icône de l'imprimante (surlignée en rouge), la fenêtre des paramètres d'impression s'ouvre. Pour imprimer sur un formulaire d'arrêt de travail vide, sélectionnez : "FORMULAIRE PRÊT" et cliquez sur Oui.

NB ! Si les paramètres d'impression incluent une "feuille de papier vierge", une image sera imprimée avec les mots et le congé de maladie sera endommagé!

9. Si vous le souhaitez, le congé de maladie terminé peut être enregistré :

10. Les formulaires prêts à l'emploi inutiles peuvent être supprimés afin de ne pas gêner le travail:

Quelque part comme ça. Je trouverai un moyen plus pratique de le remplir - je le publierai.

Instructions pour configurer l'impression sur les nouveaux formulaires de congé de maladie.

Après les premiers jours d'utilisation, il est devenu évident qu'un tel d'une manière simple Il n'est pas toujours possible d'obtenir une qualité et un positionnement optimaux des lettres. Dessous - Instructions détailléesà mettre en place avant utilisation.

Instructions pour configurer l'impression sur les nouveaux formulaires de congé de maladie.

Essayé d'imprimer, il s'est d'abord avéré inexact. En général, un certain nombre de recommandations de réglage se sont accumulées. Les conclusions sont les suivantes :

Vous devez d'abord réaliser une telle disposition de l'image du congé de maladie sur le modèle afin que cette image corresponde exactement à l'image sur le formulaire de congé de maladie. Pour ce faire, il est nécessaire d'adapter le modèle à une imprimante spécifique.

L'édition des modèles est effectuée par le programme Form Pilot Office, impression quotidienne - dans le programme Filler Pilot.

Nous ouvrons le modèle «Certificat de congé de maladie.cfp» dans le programme Form Pilot Office, pour le calcul, nous imprimons une image vierge du formulaire de congé de maladie sans lettres (commande «imprimer sur une feuille de papier vierge»). Nous mesurons la distance entre le bord de la feuille et les lettres en haut et à gauche de la feuille résultante - fig. une.

Nous le comparons avec le formulaire de congé de maladie d'usine, s'il diffère, utilisez les flèches de la barre d'outils pour déplacer l'image et obtenir une correspondance exacte entre les images de l'impression de l'imprimante et le formulaire de congé de maladie - fig. 2.

Ajustez maintenant les lettres. Activez le mode d'impression des caractères (lettre A en haut à gauche) - fig. 3.

Avec la souris, nous ajustons systématiquement la précision de l'emplacement des champs pour l'impression, car. après avoir ajusté l'image du champ d'impression, tout le monde doit avoir "gauche" - fig. quatre

Enfin, nous vérifierons l'exactitude de l'emplacement des caractères en remplissant le champ ENTIER avec des lettres. Regardez les lettres, ajustez l'emplacement du champ avec la souris. La distance entre les lettres peut être ajustée à l'aide de la touche "P" (sur la figure). À droite des touches du curseur avec des chiffres. La correction est généralement obtenue dans la plage de 0,157 à 0,159 - fig. 5.

NB ! Le formulaire est rempli en majuscules !

Si tout s'est bien passé, essayez d'imprimer les lettres sur la copie imprimée du congé de maladie. Tout devrait s'arranger. Ensuite - et sur la liste des malades, il est possible de passer. Bonne chance!

Soit dit en passant, tous les lasers ne conviennent pas. Certains imprimés "inclinés"))). L'achat d'une nouvelle imprimante aidera à résoudre le problème. Soit dit en passant, ce modèle a été configuré à l'aide de l'imprimante HP LaserJet P1102

Si la question se pose à l'échelle de l'ensemble de l'établissement médical, il est apparemment nécessaire d'acheter du matériel professionnel pour l'impression sur formulaires - des imprimantes matricielles avec contrôle de l'emplacement de la feuille par des marques lumineuses, telles que Olivetti PR2 Plus. Eh bien, ou du moins une matrice Epson FX300 (c'est moins cher, positionnement manuel de la feuille).

Kucheryavy I.V., traumatologue-orthopédiste, Sergiev Posad RB.

Étape 1. Enregistrez-vous dans le système

Pour travailler avec des certificats de congé de maladie électroniques, l'organisation devra créer un compte personnel dans le Unified Integrated Système d'Information"Sotsstrakh" FSS sur cabinets.fss.ru (ci-après - EIIS "Sotsstrakh"). Vous pouvez le saisir par Compte personne morale sur le portail des services de l'État.

Si votre organisation n'a pas de compte vérifié sur les Services de l'État, créez-le dans le Système Unifié d'Identification et d'Authentification (ESIA) :

1. Sur esia.gosuslugi.ru, rendez-vous dans l'onglet "Organisations".
2. Créez un compte vérifié à l'aide d'une signature électronique qualifiée émise au nom d'un gestionnaire ou d'une personne qui a le droit d'agir sans procuration.
3. Remplissez la carte de détails.

Après s'être inscrit dans compte personnel EIIS "Sotsstrakh" remplissez les informations sur votre entreprise et lisez les instructions.

Chaque participant du système a ses propres fonctions d'un compte personnel :

• Les hôpitaux téléchargeront des dépliants électroniques dans le système, en les signant avec une signature électronique qualifiée.
• Le comptable verra les employés de l'hôpital, recevra information nécessaire pour calculer les prestations et remplir la section employeur.
• L'assuré pourra vérifier si le congé de maladie est correctement rempli et si l'indemnité est correctement calculée.
• la loi fédérale Le n° 86-FZ prévoit qu'un médecin pourra délivrer un congé de maladie électronique pour incapacité temporaire, grossesse ou maternité, si ces deux conditions sont remplies :
• L'institution médicale et l'employeur de l'assuré sont inscrits dans un registre spécial Système automatisé dépliants électroniques.
• Le patient a accepté par écrit la délivrance d'un certificat d'incapacité de travail sous forme électronique.

La liste des données nécessaires à la réalisation d'un examen médical et social de la personne assurée et au calcul des prestations, ainsi que les délais de soumission, ont été approuvées (décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 décembre 2017 n° 1567).

Étape 2 : Redistribuer les responsabilités

Nommez un comptable chargé de travailler avec les congés de maladie électroniques, obtenez une signature électronique pour celui-ci et donnez accès à l'UIIS Sotsstrakh. Si nécessaire, enseignez les nouvelles règles aux comptables qui ne travaillaient auparavant qu'avec des congés de maladie papier.

De nombreux services développent de nouvelles opportunités pour travailler avec les congés de maladie électroniques. Pour travailler avec les congés de maladie électroniques, vous pouvez également utiliser le programme gratuit que la FSS propose de télécharger dans le compte personnel de l'employeur.

Étape 3. Informez les employés des changements

Dès que l'entreprise s'est connectée au système, informez les employés qu'ils ont le droit d'émettre des congés de maladie par voie électronique. Vous pouvez émettre une commande sous signature ou faire une newsletter par e-mail.

La FSS paiera les congés de maladie, s'ils sont soumis sous forme électronique, dans les trois jours ouvrables

L'employé décide lui-même sous quelle forme il souhaite établir le document: en papier ou électronique. Mais l'arrêt de travail dématérialisé a des avantages, transmettez-les aux salariés :

• Il est plus facile de le délivrer, vous n'avez pas besoin de le certifier en plus avec des sceaux dans le registre.
• Il ne peut pas être gâché, oublié, perdu. Si l'assuré perd son numéro d'arrêt de travail, il pourra le restaurer dans son compte personnel à l'aide du numéro SNILS et du mot de passe des Services de l'Etat.
• Les congés de maladie électroniques n'ont pas besoin d'être soigneusement stockés et transférés à un comptable, comme son homologue papier. Il suffit de signaler le numéro de la feuille par téléphone ou par mail. Cela est particulièrement vrai pour les entreprises ayant des succursales, des bureaux différents ou des services comptables situés séparément.
• Si un projet pilote sur les paiements directs est en cours dans la région, la FSS paiera les congés de maladie soumis sous forme électronique en trois jours ouvrables (sous forme papier - en 10 jours).

Tatyana Ogorodnikova, comptable« Prime d'agence»:

— La FSS elle-même nous a envoyé une lettre avec une invitation à devenir membre du système et a conclu un accord avec nous sur l'échange d'informations. Nous prévoyons d'informer les employés de la possibilité de générer des congés de maladie par voie électronique dans les listes de diffusion au nom des directeurs de département. De l'introduction des certificats d'arrêt de travail électroniques, nous n'attendons certainement que des changements positifs dans le travail : par exemple, nous n'avons plus besoin d'envoyer un employé chez un médecin pour qu'il réédite un document en raison d'une erreur. C'est déjà arrivé.

Enregistrement des prestations

Étape 4. Obtenir un numéro de liste de maladie de l'employé

Le médecin de la polyclinique entre dans le système FSS et y forme un certificat de congé de maladie: saisit les données nécessaires, copie les informations du dossier médical électronique. Il demande également un numéro de congé de maladie électronique unique au système.

L'établissement médical hospitalier prêt décharge dans UIIS "Sotsstrakh".

Lors de la délivrance d'un congé de maladie à un patient, le médecin et l'établissement médical certifient le document avec le CEP renforcé. À ce stade, l'employé ne verra pas l'arrêt de travail, il ne recevra qu'un numéro unique, qui sera ensuite utilisé par l'établissement médical, l'employeur et la FSS. Il doit communiquer ce numéro au comptable chargé du calcul des prestations.

Étape 5. Remplissez le formulaire dans votre compte personnel

Par ce numéro, le comptable trouve le congé de maladie de l'employé dans son compte personnel dans l'EIIS "Sotsstrakh". Les informations reçues de la feuille (sur la période de maladie, etc.) devront être utilisées pour calculer et enregistrer le congé de maladie.

Vous devrez également renseigner votre partie : nom de l'entreprise, salaire moyen, ancienneté, etc. Les ajouts à la feuille doivent être certifiés par une signature électronique que vous utilisez pour soumettre la déclaration électronique.

Au stade du versement des prestations

Étape 6. Soumettre des informations à la Caisse d'assurance sociale pour le paiement ou le remboursement des prestations

Le congé de maladie complété ira instantanément au service FSS du lieu de travail de l'assuré. La FSS tiendra compte de cette information lors du calcul et de la vérification des prestations.

En outre, les scénarios de calcul et de paiement des prestations diffèrent selon les régions de Russie. Certaines régions participent au projet pilote du FSS "Paiements directs", toutes sont répertoriées dans le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 21/04/2011 n ° 294. Dans ces régions, la prestation est versée par le FSS directement à l'employé. Dans d'autres régions, l'allocation de l'employé est calculée et payée par l'employeur. Considérez les scénarios du comptable dans les deux cas.

Système de crédit

Figure 1. La procédure de paiement des prestations d'invalidité dans le cadre du système de compensation des primes d'assurance.

Avec un système de notation :

• Calculez l'avantage et versez-le à l'employé avec le prochain salaire.
• Le montant des dépenses engagées pour le paiement des prestations peut être soit imputé sur le paiement des cotisations de sécurité sociale, soit remboursé à la FSS. Pour recevoir un remboursement, vous devez vous présenter à l'agence FSS et fournir une demande ou une attestation de calcul.

Paiements directs

Figure 2. La procédure de paiement des prestations d'invalidité dans les régions où le projet pilote "Paiements directs" est en cours.

Pour les paiements directs :

• Dans votre programme de comptabilité, calculez les gains moyens pour les prestations.
• Si l'indemnité des trois premiers jours doit être payée par l'employeur, calculez et incluez cette partie dans le prochain salaire.
• Préparez le registre sous forme électronique (si vous envoyez des données via Internet) ou remplissez une demande auprès de la FSS au nom de l'employé (si vous vous adressez personnellement à la FSS).
• Envoyez le registre au portail FSS ou apportez la demande en personne à la succursale FSS.
• Assurez-vous que le salarié perçoit des prestations : la Caisse d'assurances sociales les versera par virement bancaire ou postal.

En savoir plus sur les paiements directs dans.

L'avantage de l'arrêt de travail électronique

La loi oblige uniquement les établissements médicaux à émettre des congés de maladie électroniques à la demande de l'assuré. Les sanctions pour l'employeur qui ne passe pas aux congés de maladie électroniques ne sont pas encore prévues. Mais il y a des avantages dans la transition volontaire vers les congés de maladie électroniques.

Moins d'erreurs

En remplissant un congé de maladie papier, les médecins et les employeurs font des erreurs. Les auditeurs-consultants de la FSS trouvent chaque année des erreurs dans plus de 2 000 000 de listes de malades sur papier, y compris erreurs comptables lors du calcul des prestations. Utilisation de l'électronique congé de maladie peut réduire ces erreurs à presque zéro.

Moins d'abus

Le nouveau système de congés de maladie électroniques permettra d'annuler les abus dans la délivrance des congés de maladie. Il sera beaucoup plus difficile pour un salarié de falsifier une feuille électronique, et le fait de la falsification est plus facile à prouver.

Moins de travail

Avec la transition vers les congés de maladie électroniques, vous n'aurez plus besoin de passer du temps sur :

• transfert des congés de maladie papier aux bureaux territoriaux de la FSS;
• rendre compte des faits de la vie économique des fiches, puisqu'il s'agit de formulaires de déclaration stricts;
• authentification des congés de maladie ;
• stockage et traitement des archives.

Moins d'espace pour les archives

Si un congé de maladie électronique est émis, l'employeur n'a aucune obligation de conserver une copie papier. Autrement dit, il ne sera pas nécessaire d'allouer des emplacements spéciaux pour stocker des formulaires de déclaration stricts.

Natalya Potapkina, experte du service web Kontur.Accounting, a travaillé sur le matériel
Elena Kulakova, experte du système de déclaration électronique Kontur.Extern

Depuis 2011 le gouvernement Fédération Russe Un nouveau formulaire de congé de maladie a été introduit. Dans cet article, nous parlerons de ce qu'un employeur doit savoir avant de remplir un tel formulaire.

En premier lieu, le gestionnaire doit vérifier l'authenticité du certificat d'invalidité afin de ne pas accepter :

• un véritable congé de maladie doit avoir un numéro de série grâce auquel vous pouvez facilement vérifier s'il a vraiment été délivré dans un établissement médical;
• ce certificat d'incapacité de travail doit contenir un symbole sous la forme du logo de la Caisse d'assurance sociale ;
• l'arrêt de travail dispose de plusieurs types de protection : un code barre en relief, un code carré, un filigrane ;
• les congés de maladie doivent être au format A4;
• le vrai est fait de couleurs bleues et jaunes - sur fond bleu, il y a des fenêtres jaunes à remplir;
• le document effectivement délivré dans un établissement médical doit être rempli conformément aux règles établies.

L'enregistrement des documents pour incapacité temporaire nécessite remplissage correct de nombreux articles :

• L'inscription s'effectue en russe.
• De la cellule de départ.
• Gros lettres majuscules.
• Gel noir ou stylo à encre, ou sur un ordinateur.
• Le nom de l'organisation peut être inclus dans formulaire complet, et sous forme abrégée.

La structure de l'arrêt de travail

Nous divisons conditionnellement le congé de maladie en trois parties. La première de ces parties est remplie par les employés de l'établissement médical, la deuxième partie est remplie par l'employeur, la troisième partie est un talon détachable qui reste sous forme de déclaration pour la Caisse d'assurance sociale.

Avant de remplir un congé de maladie, il est nécessaire d'étudier en détail les informations qu'il contient. verso.

Ici, les codes de maladies indiqués pour lesquels l'employé est handicapé, les recommandations pour le traitement hospitalier, informations utiles sur l'accumulation des indemnités et des congés, ainsi que bien plus encore.

Éléments à remplir par l'employeur

Erreurs de l'employeur lors du remplissage des congés de maladie

De les salaires différentes déductions peuvent être déduites. En savoir plus sur leurs types dans.

Logiciel arrêt maladie

Programme spécial pour remplissage automatique le congé de maladie a été créé afin de faciliter le processus de paperasserie pour les médecins et les employeurs. En effet, depuis peu, la Caisse d'assurance sociale n'accepte plus les arrêts maladie avec fautes ou taches.

De plus, avec l'aide de ce programme, le congé de maladie peut non seulement être facilement rempli, mais également imprimé sur un formulaire spécial.

La Caisse de Sécurité Sociale propose sa version agréée Logiciel pour remplir automatiquement un certificat d'invalidité - "Institution de traitement et de prévention", qui peut être téléchargé à partir du lien. Ce programme est disponible sur le site Internet de la Caisse d'assurances sociales.