Comptabilisation des mouvements de marchandises dans Excel. Comptabilité des stocks dans Excel

La comptabilité des stocks dans Excel est une excellente solution pour toute société commerciale ou organisation de production pour qui il est important de tenir des registres de la quantité de matériaux utilisés, des matières premières utilisées et des produits finis.

À qui les feuilles de calcul peuvent-elles aider ?

Les grandes entreprises achètent à ces fins des solutions prêtes à l'emploi au format électronique. Cependant, ils sont assez coûteux et certains programmes complexes nécessitent l'embauche d'un employé qualifié avec un salaire élevé pour travailler dans l'entrepôt. Cela n’est pas possible pour les start-ups ou les petites entreprises. Heureusement, il existe un moyen de s'en sortir et vous pouvez utiliser des feuilles de calcul Excel. Cet instrument électronique, deuxième en popularité seulement programme de bureau Word possède des fonctionnalités tout à fait suffisantes pour résoudre les problèmes de comptabilité d'entrepôt.

Quelques règles importantes

Ceux qui s'intéressent à la question de savoir comment conserver les registres d'entrepôt devraient sérieusement envisager dès le début la question de la création des leurs. Programme d'ordinateur. Dans ce cas, vous devez respecter les règles suivantes dès le début :

• Tous les répertoires doivent initialement être créés de manière aussi précise et complète que possible. En particulier, vous ne pouvez pas vous limiter à indiquer simplement les noms des marchandises et vous devez également indiquer les articles, les codes, les dates de péremption (pour certains types), etc.
• Les soldes d'ouverture sont généralement inscrits dans des tableaux en termes monétaires.
• Vous devez suivre la chronologie et saisir les données sur la réception de certaines marchandises à l'entrepôt avant leur expédition à l'acheteur.
• Avant de remplir des tableaux Excel, il est nécessaire de réaliser un inventaire.
• Vous devez prévoir quelles informations supplémentaires pourraient être nécessaires et les saisir également, afin qu'à l'avenir vous n'ayez pas à clarifier les données pour chaque produit.

Avant de commencer à développer une feuille de calcul pour assurer le bon fonctionnement de votre entrepôt, vous devez considérer ses spécificités. Recommandations générales dans ce cas, ce qui suit :

• Il est nécessaire de constituer des répertoires : « Acheteurs », « Fournisseurs » et « Points d'enregistrement des marchandises » (les petites entreprises n'en ont pas besoin).
• Si la liste des produits est relativement constante, il est alors recommandé de créer leur nomenclature sous la forme d'une base de données sur une feuille séparée du tableau. À l'avenir, les dépenses, les revenus et les rapports devront être remplis avec des références à ceux-ci. La feuille du tableau Excel intitulée « Nomenclature » doit contenir le nom du produit, les codes produits, les groupes de produits, les unités de mesure, etc.
• Le rapport est généré à l'aide de l'outil Tableau croisé dynamique.
• Les réceptions à l'entrepôt doivent être enregistrées sur la feuille « Réception ».
• Il est nécessaire de créer des fiches « Consommation » et « Restant » pour suivre l'état actuel.

Nous créons des répertoires

Pour développer un programme permettant de conserver des enregistrements d'inventaire dans Excel, créez un fichier avec n'importe quel nom. Par exemple, cela pourrait ressembler à « Entrepôt ». Ensuite, nous remplissons les répertoires. Ils devraient ressembler à ceci :

Pour éviter que les titres ne s'enfuient, ils doivent être corrigés. Pour ce faire, dans l'onglet « Affichage » d'Excel, vous devez cliquer sur le bouton « Geler les zones ».

Le tableau « Acheteurs » est exactement le même.

Un logiciel gratuit peut fournir un service pratique et partiellement automatisé si vous y créez un répertoire auxiliaire des points de sortie des marchandises. Certes, cela ne sera requis que si l'entreprise dispose de plusieurs points de vente (entrepôts). Quant aux organisations qui ont un point de problématique, cela n'a aucun sens de créer un tel annuaire pour elles.

Notre propre programme « Entrepôt » : création d'une feuille « Réception »

Tout d'abord, nous devons créer un tableau pour l'élément. Ses titres doivent ressembler à « Nom du produit », « Variété », « Unité de mesure », « Caractéristiques », « Commentaire ».

• Sélectionnez la plage de ce tableau.
• Dans le champ "Nom" situé directement au-dessus de la cellule appelée "A", saisissez le mot "Table1".
• Faites de même avec la gamme correspondante sur la fiche « Fournisseurs ». Dans ce cas, indiquez « Tableau2 ».
• Les transactions de réception et de dépense sont enregistrées sur deux feuilles distinctes. Ils vous aideront à maintenir des registres d'inventaire dans Excel.

Pour « Paroisse », le tableau devrait ressembler à la figure ci-dessous.

Automatisation de la comptabilité

La comptabilité d'entrepôt dans Excel peut être rendue plus pratique si l'utilisateur peut choisir dans une liste prête à l'emploi le fournisseur, le nom du produit et le point de comptabilité.

Où:

• l'unité de mesure et le code fournisseur doivent être affichés automatiquement dans le tableau, sans la participation de l'opérateur ;
• le numéro de facture, la date, le prix et la quantité sont saisis manuellement ;
• le programme Warehouse (Excel) calcule le coût automatiquement, grâce à des formules mathématiques.

Pour ce faire, vous devez formater tous les répertoires sous forme de tableau et créer une liste déroulante pour la colonne « Nom ». Pour ça:

• sélectionnez la colonne (sauf l'en-tête) ;
• recherchez l'onglet « Données » ;
• cliquez sur l'icône « Vérification des données » ;
• dans le champ « Type de données », recherchez « Liste » ;
• dans le champ « Source » nous indiquons la fonction « =INDIRECT("item!$A$4:$A$8")".
• Cochez les cases « Ignorer les cellules vides » et « Liste des valeurs acceptables ».

Si tout est fait correctement, lorsque vous remplissez la 1ère colonne, vous pouvez simplement sélectionner dans la liste. En même temps, dans la colonne « Unité. changement." la valeur correspondante apparaîtra.

La saisie semi-automatique des colonnes « Code » et « Fournisseur », ainsi qu'une liste déroulante, sont créées de la même manière.

Pour remplir la colonne « Coût », utilisez la formule de multiplication. Cela devrait ressembler à « = prix * quantité ».

Vous devez également créer une liste déroulante appelée « Points de comptabilité », qui indiquera où les marchandises reçues ont été envoyées. Cela se fait exactement de la même manière que dans les cas précédents.

"Fiche de chiffre d'affaires"

Maintenant que vous avez presque créé un outil pratique qui permet à votre entreprise de tenir gratuitement des registres d'inventaire dans Excel, il ne reste plus qu'à apprendre à notre programme à afficher correctement le rapport.

Pour ce faire, nous commençons à travailler avec le tableau correspondant et définissons des zéros au début de la période, puisque nous allons simplement conserver les enregistrements de l'entrepôt. Si cela a été effectué plus tôt, alors les soldes doivent être affichés dans cette colonne. Dans ce cas, les unités de mesure et les noms des marchandises doivent être tirés de la nomenclature.

Pour faciliter la comptabilité de l'entrepôt, le programme gratuit doit remplir les colonnes « Expéditions » et « Réceptions » à l'aide de la fonction SUMIFS.

Nous calculons les marchandises restantes dans l'entrepôt à l'aide d'opérateurs mathématiques.

C’est ainsi que nous avons abouti au programme « Entrepôt ». Au fil du temps, vous pouvez y apporter vous-même des ajustements pour rendre la comptabilité des marchandises (vos produits) aussi pratique que possible.

La plupart des petites et moyennes organisations commerciales résolvent des problèmes de comptabilité biens matériels(biens ou produits) en utilisant l'application Microsoft Excel. Dans cet article, nous examinerons un exemple sur ce sujet de la pratique réelle. L'automatisation complète du classeur Microsoft Excel vous permet de réduire le nombre d'actions de routine dans le travail de bureau, ainsi que de contrôler les éventuelles erreurs des utilisateurs.

Considérons une situation assez standard dans laquelle notre organisation est engagée dans le commerce - l'achat de biens et leur vente ultérieure. Dans ce cas, il est nécessaire de conserver une comptabilité précise de la nomenclature (quantité de marchandises, réception et prix de vente). Commençons notre développement avec une feuille appelée Nomenclature(Fig. 2.16). Cette fiche joue le rôle de registre ou répertoire de marchandises. Chaque ligne contient des informations sur un article de produit spécifique (nom du produit, prix reçu, prix de vente et quantité en stock). Le développement de logiciels a pour but de créer des feuilles de contrôle qui vous permettront d'ajuster la quantité de marchandises à la réception ou à l'expédition, ainsi que d'apporter des modifications au prix des marchandises. Dans l’ensemble, le grand livre automatisé devrait fournir une interface conviviale aux gestionnaires. Cette interface sera assurée par deux fiches - Admission Et Expédition.

Travail direct avec la tôle illustrée à la Fig. 2.16, indésirable. Bien entendu, lors de la réception ou de la vente des marchandises, le gestionnaire peut y saisir directement des données. Par exemple, lorsqu'un nouveau lot de murs « Confort » arrive au nombre de 5 pièces au nouveau prix de 25 770 roubles, vous pouvez simplement ajuster à la fois le nombre d'unités dans l'entrepôt et le prix d'arrivée. Cependant, cela n’est pas très pratique et constitue un « tremplin » pour d’éventuelles erreurs de la part de l’utilisateur. Il est plus pratique de créer une feuille de contrôle (Fig. 2.17) avec des éléments offrant une interface pratique. Et la feuille elle-même Nomenclature nous nous cacherons plus loin (cette fonctionnalité est facilement implémentée à l'aide du service Applications Microsoft Excel) donc il ne sera pas directement accessible à l'utilisateur. Bien entendu, vous pouvez ensuite introduire une protection sur la structure du livre (avec un mot de passe). En conséquence, les utilisateurs peuvent travailler avec la feuille Nomenclature uniquement en utilisant l'interface implémentée dans d'autres feuilles.

Dès réception de marchandises déjà en stock, mais nouveau prix, vous devez décider du recalcul du prix de réception. Pour être précis, nous supposons que dans un tel cas, le prix de la dernière livraison est fixé comme prix de réception des marchandises.

Passons à un examen détaillé de la feuille représentée sur la Fig. 2.17, qui permet au gestionnaire de saisir facilement un nouvel arrivage d'un produit existant, ainsi que d'ajouter de nouveaux articles.

La moitié gauche de la feuille Réceptions est destinée aux nouvelles réceptions de marchandises déjà disponibles dans la base d'informations (sur la feuille Nomenclature). Pour ce faire, le champ « Combo Box » (situé dans la zone de la cellule A3) est renseigné avec les noms des produits présents sur la fiche Nomenclature. Cette action est effectuée lors de l'ouverture d'un classeur (le texte de la procédure nécessaire à cet effet est donné dans le Listing 2.21). Le code du programme suppose que la valeur de la propriété Nom zones de liste déroulante sélectionnées Spc.

" Listing 2.21. Procédure effectuée lors de l'ouverture d'un livre Private Sub Workbook_Open() " Effacement de la liste Worksheets("Receipt").Spk.Clear " Comptage du nombre de produits dans l'infobase N = 0 While Worksheets("Item").Cells (N + 2, 1).Valeur<>"" N = N + 1 Wend " Remplissage de la liste Pour i = 1 À N Feuilles de calcul("Receipt").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt") . Spk.ListIndex = -1 Fin du sous-marin

Lorsque l'utilisateur sélectionne le nom du produit dans la combo, puis dans la cellule C5 de la feuille Admission le prix à partir de ligne correspondante feuille Nomenclature livres. Pour ce faire, la procédure effectuée lorsque vous cliquez sur l'élément « Combo Box » doit être formatée comme indiqué dans le listing 2.22. Il n’y a également rien de fondamentalement nouveau par rapport aux exemples évoqués précédemment.

" Listing 2.22. Procédure de gestion d'un clic sur une combo box Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6") .Value = "" Fin du sous-marin

L'utilisateur doit maintenant saisir le nombre d'unités du nouvel arrivant dans la cellule C6. produit spécifié. Pour augmenter la sécurité contre les actions accidentelles, nous avons ajouté un champ de mot de passe sur la feuille. Il s'agit d'une fenêtre de texte ordinaire. En cliquant sur un bouton Contribuer vous permettra de mettre à jour le prix et la quantité des marchandises sur la fiche Nomenclature seulement si le mot de passe est correct. Définissez les propriétés suivantes pour la fenêtre de texte :

• Nom - Passe ;
• Mot de passeChar - *.

Cela garantira que des « étoiles » s'affichent lors de la saisie d'un mot de passe (le mot saisi par l'utilisateur sera caché aux regards indiscrets). Ainsi, nous en sommes venus à rédiger une procédure de saisie des informations sur un nouvel arrivage (une augmentation du nombre de marchandises spécifiées et un éventuel changement de prix) sur la troisième feuille. Le listing 2.23 montre la procédure qui est exécutée lorsque le bouton est cliqué Contribuer. La combinaison utilisée ici est 357.

"Listing 2.23. Gestion d'un clic sur le bouton Soumettre Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then "Mise à jour des feuilles de calcul du prix du reçu("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range(" C5").Value "(!LANG : Correction de la grandeur Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Ici, lors de la saisie du mot de passe 357, la procédure ajoutera la quantité de marchandises saisie par l'utilisateur à la troisième feuille et ajustera le prix. Après cela, un message d'information s'affiche à l'écran indiquant que les données ont été saisies, puis le champ du mot de passe est effacé. Si le mot de passe est incorrect, aucune modification n'est apportée à la feuille Nomenclature n’est pas produit.

Passons maintenant à la partie droite (contrairement à la gauche, elle se distingue par une teinte plus foncée) de la Fig. 2.17. Ce fragment de fiche doit être utilisé pour saisir un nouveau produit (en indiquant la quantité). Le listing 2.24 montre une procédure qui effectue cette action fonctionnelle dans ce cas.

" Listing 2.24. Gestion d'un clic sur le bouton Ajouter un nouveau produit Private Sub CommandButton_Click() " Comptage du nombre de produits ajoutés sur la feuille Nomenclature N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1). Valeur<>"" N = N + 1 Wend " Vérification du mot de passe saisi dans le champ de texte de droite Si Pass2.Text = "35791" Alors Feuilles de calcul("Nomenclature").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3" ). Feuilles de calcul de valeurs("Nomenclature").Cellules(N + 2, 2).Valeur = Plage("G4").Feuilles de calcul de valeurs("Nomenclature").Cellules(N + 2, 4).Valeur = Plage(" G5" ).Value MsgBox "Données saisies" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Erreur de mot de passe ! Données non saisies" End If End Sub

Sur le côté droit de la feuille se trouvent deux contrôles : un bouton et une zone de texte pour le mot de passe. Il serait possible de laisser un champ de mot de passe pour les parties gauche et droite de la feuille. Cependant, l'option proposée ici améliore les fonctionnalités du développement. En tant que valeur de propriété Nom nous avons choisi Passe2. Formulons la procédure pour les actions de l'utilisateur lorsqu'il travaille avec le côté droit de la feuille :

• le nom du nouveau produit est inscrit dans la cellule G3 ;
• la cellule G4 indique le prix ;
• la cellule G5 est réservée au nombre d'unités de marchandise ;
• l'utilisateur saisit un mot de passe, et en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau produit corrige (si le mot de passe est correct) les informations saisies sur la fiche Nomenclature.

Au début de la procédure CommandButton2_Click Le nombre de cellules contenant des informations sur les produits sur la feuille est compté (pour cela, le balayage N est utilisé) Nomenclature. Après cela, les informations sur le nouveau produit sont enregistrées dans la ligne libre suivante de la feuille.

Passons maintenant à une autre feuille - Expédition(Fig. 2.18), qui est utilisé lors de la vente de marchandises. Sur une feuille Expédition Il existe trois contrôles : une zone de liste déroulante (Name - Spk), un champ de mot de passe (Name - Pass3) et un bouton (Name - CommandButton1).

Pour remplir la liste, vous devez ajuster la procédure discutée précédemment (extrait 2.21) Classeur_Ouvrir. Cela devrait maintenant ressembler au listing 2.25.

"Listing 2.25. Procédure effectuée lors de l'ouverture d'un livre (option 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Receipt").Spk.Clear Worksheets("Shipment").Spk.Clear " Comptage des éléments existants N = 0 While Worksheets( " nomen").Cellules(N + 2, 1).Valeur<>"" N = N + 1 Wend " Listes de remplissage pour i = 1 à N feuilles de calcul ("Reçu").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Expédition").Spk .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Expédition").Spk.ListIndex = -1 End Sub

La prochaine ligne est la procédure suivante (extrait 2.26), qui est exécutée lorsque vous cliquez sur la zone de liste déroulante. De ce fait, dans les cellules correspondantes de la feuille Expédition le nombre d'unités du produit spécifié dans l'entrepôt sera renseigné, ainsi que son prix de vente (Fig. 2.19).

"Listing 2.26. Procédure exécutée lorsqu'on clique sur une zone de liste déroulante Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7 " ).Value = Feuilles de calcul("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

L'utilisateur doit maintenant indiquer (dans la cellule E6) combien d'unités sont expédiées (à des fins de guidage et de contrôle, nous avons saisi la quantité de marchandises disponible dans l'entrepôt en utilisant la procédure précédente). La procédure présentée dans le listing 2.27 (réalisée en cliquant sur le bouton Expédier) permet d'ajuster le nombre d'unités d'un article en stock dans la base de données.

"Listing 2.27. Procédure effectuée lorsque l'on clique sur le bouton Soumettre. Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range ("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Cette quantité n'est pas en stock" Exit Sub End If Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7" ) .Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Les informations ont été saisies dans la base de données" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Mot de passe erreur!" End If End Sub

Après avoir apporté des modifications, les informations à l'écran seront mises à jour - l'utilisateur verra la valeur déjà ajustée (en appelant la procédure Spk_Clic, que nous avons développé précédemment). Désormais, pour garantir la fonctionnalité convenue précédemment, vous devez masquer la feuille Nomenclature. Les utilisateurs dans ce cas utiliseront les fiches développées Admission Et Expédition.

Cependant, lorsque vous remplirez des reçus ou des documents de dépenses, vous devrez toujours saisir certaines valeurs à la main.

Ceux-ci inclus:

• date du document;
• quantité de marchandises;
• Numéro de document;
• d'autres paramètres changeant fréquemment.

Grâce aux outils intégrés à Excel, vous pouvez réaliser remplissage automatique plusieurs colonnes basées sur les données du répertoire. Cependant, il est peu probable que vous puissiez configurer vous-même cette fonctionnalité sans une connaissance approfondie du programme.

Vous pouvez ajouter vous-même des formules de base, par exemple, indiquer une colonne avec le coût total du produit, en multipliant la quantité par le prix.

De la manière ci-dessus, les feuilles « Entrants » et « Dépenses » sont également générées. Les conserver séparément est pratique pour une recherche rapide ultérieure du document requis.

Constitution du chiffre d'affaires

Faire feuille de chiffre d'affaires Vous pouvez le faire vous-même, mais vous devrez comprendre certaines fonctions de l'éditeur de tableaux. Aucune compétence en programmation n'est requise ici.

Sur une feuille séparée, vous pouvez afficher des informations sur les soldes de stocks afin de comprendre la nécessité d'acheter un article particulier dans l'assortiment.

Suivi du solde critique

La tenue des registres des marchandises dans un magasin dans Excel peut être configurée de manière à ce que la feuille avec les soldes de produits affiche des informations sur la nécessité d'acheter un article de l'assortiment particulier. Nous considérerons ensuite exemple le plus simple, comment organiser cela dans un éditeur de table.

Dans l'exemple proposé, il existe trois emplacements de stockage pour les marchandises, indiquant les soldes dans chacun d'eux. Grâce à la fonction IF(OR...), vous pouvez mettre en place un contrôle automatique du respect des normes de stock pour chaque entrepôt. La formule finale ressemblera à ceci :

SI(OU(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).

Ainsi, si le solde d'un emplacement de stockage tombe en dessous de trois unités, l'utilisateur verra un message indiquant la nécessité d'acheter ou de déplacer des marchandises en interne. De la même manière, vous pouvez surveiller le processus inverse - l'emballage d'un article spécifique. La formule utilisée est très simple et peut toujours être ajoutée à un tableau tout fait.

Cette méthode de suivi des valeurs n'est pas applicable uniquement aux soldes d'entrepôt. Les indicateurs suivants peuvent être analysés de la même manière :

• volumes de travail effectués ou de ventes par employé ;
• augmentation du chiffre d'affaires brut ou du bénéfice ;
• identifier les baisses des échanges pour certains groupes de biens et d’autres indicateurs.

Excel peut fournir aux entrepreneurs une variété d’outils analytiques lors de la comptabilisation des ventes au détail. L'une de ses difficultés réside dans le peu de matériel de formation professionnelle et la nécessité de composer de manière indépendante toutes les formules.

Avantages de la comptabilité des marchandises dans un magasin dans Excel

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3. Responsabilité des parties

3.1. La Partie qui a violé les obligations stipulées par l'Accord concernant la protection des informations confidentielles transférées dans le cadre de l'Accord est tenue, à la demande de la Partie lésée, de réparer le dommage réel causé par une telle violation des termes de l'Accord. conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

3.2. L'indemnisation des dommages ne met pas fin aux obligations de la Partie contrevenante de remplir correctement ses obligations en vertu du Contrat.

4.Autres dispositions

4.1. Tous les avis, demandes, demandes et autres correspondances en vertu du présent Contrat, y compris ceux contenant des informations confidentielles, doivent être rédigés par écrit et remis en personne ou par courrier, ou envoyés par courrier électronique aux adresses spécifiées dans le contrat de licence pour les programmes informatiques daté du 12/ 01/2016, l'accord d'adhésion au contrat de licence pour les programmes informatiques et au présent Contrat ou à d'autres adresses qui peuvent ultérieurement être spécifiées par écrit par la Partie.

4.2. Si une ou plusieurs dispositions (conditions) du présent accord sont ou deviennent invalides, cela ne peut pas servir de motif de résiliation des autres dispositions (conditions).

4.3. Le présent Contrat et la relation entre l'Utilisateur et Insales découlant de l'application du Contrat sont soumis au droit de la Fédération de Russie.

4.3. L'utilisateur a le droit d'envoyer toutes les suggestions ou questions concernant le présent accord au service d'assistance aux utilisateurs d'Insales ou à l'adresse postale : 107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18 ans, bâtiment 11-12 BC « Stendhal » SARL « Insales Rus ».

Date de parution : 12/01/2016

Nom complet en russe :

Société à responsabilité limitée "Insales Rus"

Nom abrégé en russe :

SARL "Insales Rus"

Nom en anglais :

Société à responsabilité limitée InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresse légale:

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Les propriétaires de magasins au premier stade de leur activité tentent d'économiser de l'argent en choisissant le programme Excel gratuit pour la comptabilité des stocks. Dans cet article, nous parlerons des modèles de comptabilité des marchandises dans Excel et proposerons une option gratuite de comptabilité des stocks dans un magasin plus intéressante que les logiciels standards.

Ce que vous apprendrez sur :

À qui les feuilles de calcul peuvent-elles aider ?

La comptabilité des produits dans Excel est utilisée par les entrepreneurs qui réalisent 2 à 3 ventes par jour et disposent de suffisamment de temps pour transférer les données de ventes dans des feuilles de calcul.

Imaginons dans le diagramme « l’évolution » de la comptabilité des matières premières dans les petites entreprises. Nous avons compilé ce chiffre après avoir interrogé plus de 10 entrepreneurs qui utilisent actuellement le programme de comptabilité des matières premières « Business.Ru » (troisième étape).

La plupart d'entre eux ont commencé à travailler avec un « ordinateur portable » - ils suivaient la réception et la consommation des marchandises dans un ordinateur portable, mais lorsqu'il était nécessaire de rédiger des rapports et des analyses, ils transféraient les données du « ordinateur portable » vers Excel.

Lorsque l'entreprise a commencé à générer des revenus de plus de 15 000 roubles par mois et que les ventes ont augmenté jusqu'à 5 à 10 par jour, il est devenu nécessaire de recourir à un service spécial de comptabilité des stocks.

Après tout, Excel présente des inconvénients : le principal est que le programme ne peut pas être lié à un logiciel de caisse (il est nécessaire d'enregistrer les ventes manuellement). Ainsi, lors de l'expansion d'une entreprise ou pour faire face aux files d'attente (en cas de saisonnalité), l'entrepreneur utilise un programme de comptabilité des stocks connecté à la caisse enregistreuse ().

Malgré cet inconvénient, Excel présente des avantages :

vous pouvez trouver gratuitement des modèles pour un programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel sur Internet ;

Vous pouvez également apprendre à les remplir gratuitement (à l'aide de leçons sur Youtube ou en toute autonomie, de manière intuitive) ;

Vous pouvez créer indépendamment des tableaux pour un rapport de ventes sur des feuilles séparées et conserver des statistiques, des analyses et d'autres calculs (cependant, pour ce faire, vous devez étudier toutes les capacités d'Excel, ce qui prendra plus d'une journée).

Comment conserver les registres d’inventaire dans Excel ?

Pour tenir les registres d'inventaire dans Excel, les données de ventes sont enregistrées manuellement dans un cahier lors de l'achat, puis le soir, après la fermeture du magasin, les marchandises vendues sont retrouvées dans le tableau et la quantité vendue est notée.

De la même manière, le tableau est mis à jour à l'arrivée des marchandises.

Comptabilité des stocks dans Excel : fonctionnalités

La comptabilité des stocks dans Excel vous convient si vous :

vous pouvez vous passer de la connexion entre la table comptable et la caisse enregistreuse ;

pas de files d'attente, deux ou trois achats par jour, ce qui permet de remplir le tableau comptable dans la « fenêtre » entre acheteurs ;

visent un travail minutieux avec des tableaux, des articles, etc.;

n'utilisez pas de scanner pour saisir les marchandises dans la base de données, mais êtes prêt à tout saisir manuellement.

Travailler avec des tableaux dans Excel est possible si une ou deux personnes sont impliquées dans la comptabilité des matières premières, pas plus. Sinon, une confusion peut survenir - les employés peuvent accidentellement modifier les données et vous ne verrez pas la version précédente.

Pour apprécier pleinement tous les avantages de l'automatisation des entrepôts, essayez le programme Business.Ru. Le programme dispose d'une interface intuitive avec la possibilité de le personnaliser pour un utilisateur spécifique. Tous les avantages ci-dessus sont déjà inclus dans les fonctionnalités de base du programme Business.Ru.

Pour la comptabilité des stocks dans Excel, vous pouvez utiliser des modèles prêts à l'emploi. Vous pouvez les développer vous-même.

Avant de mettre en place la comptabilité, il est nécessaire de procéder à un inventaire pour déterminer la quantité exacte de marchandises restantes. Pourquoi c'est mieux et comment faire un inventaire de nuit,

Soigneusement, en prêtant attention aux détails, saisissez les informations sur le produit - nom, article. Si nous parlons de produits alimentaires, vous devez alors ajouter une colonne pour « date de péremption » dans le tableau Excel.

Il est nécessaire de prendre en compte l'expédition des marchandises au plus tôt à leur arrivée à l'entrepôt. La chronologie des opérations de l'entrepôt est importante, sinon les analyses et les calendriers finaux des réceptions et des ventes pour le mois pourraient être faussés.

Si vous travaillez avec plusieurs fournisseurs, vous devez créer des pages de référence.

Des informations supplémentaires dans le tableau sont importantes - des informations sur le transitaire ou le gestionnaire auprès duquel la commande a été passée peuvent sauver la situation en cas de problème avec la commande.

La première étape de la comptabilité d'entrepôt dans Excel - remplir les données produit et créer des colonnes dans un tableau - peut prendre beaucoup de temps, de trois heures à une semaine. Tout dépend du nombre d'articles dans le magasin et de vos compétences en matière de tableur.

Vous pouvez augmenter l'efficacité d'un entrepôt de magasin en cinq étapes - à leur sujet

Structure d'un modèle Excel pour l'analyse des ventes

La chose la plus importante pour comptabiliser les marchandises dans Excel est de choisir un modèle pratique pour saisir les données.

Par exemple, un modèle de tableau des ventes peut comporter les colonnes suivantes :

Nom du produit ;

• la quantité en dépôt;

Pour la commodité de l'analyse, il est nécessaire de créer une nouvelle page (Feuille) pour chaque mois.

Le tableau de comptabilité des ventes est différent de celui nécessaire à la comptabilité des stocks.

Tableau Excel « Comptabilité d'entrepôt »

La structure d'un modèle Excel pour la comptabilité d'entrepôt doit comprendre les sections suivantes :

1. Numéro d'article - pris selon le fabricant, nécessaire pour rechercher rapidement un produit dans la liste.

2. Nom du produit. Nom du produit et brève description. Par exemple:

robe « Anfisa » bleue ;

robe rouge « Anfisa » à fleurs ;

mini robe d'été en jean bleu.

Vous pouvez trouver un nom vous-même ou prendre ce que le fabricant a dans la description.

3. Unités de mesure. Ce sont généralement des pièces, mais il peut s'agir de mètres linéaires, de mètres cubes, de kilogrammes, etc.

4. Restes (disponibles, restants, réservation - si la réservation des marchandises est encouragée).

5. Prix (deux colonnes - prix de vente et prix d'achat).

6. Fournisseur.

De plus, vous pouvez créer d'autres colonnes :

précommande (si beaucoup de temps s'écoule entre la commande d'un produit auprès d'un fournisseur et sa livraison à votre entrepôt) ;

client régulier (pour mettre en avant les clients réguliers et leur attribuer des réductions ou proposer une offre spéciale) ;

numéro de réduction (si un coupon a été présenté lors de la vente, etc.).

Dans une feuille séparée du tableau Excel, vous devez placer un répertoire - un tableau avec les noms des fournisseurs.

Problèmes lors de la comptabilisation des marchandises Excel

La comptabilité des matières premières dans Excel présente des inconvénients importants :

Si l’un des membres du personnel modifiait accidentellement un numéro dans le tableau, cliquait sur « Enregistrer », puis fermait le fichier, il serait problématique de trouver l’erreur.

Pour gérer une base de données de produits à distance, vous pouvez utiliser Excel à partir de Google Tables, cependant, lorsque le nombre de lignes augmente jusqu'à 100 ou plus, ce programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel devient très lent.

Incapacité à s'intégrer à une caisse enregistreuse ou à un programme de comptabilité.

Cela demande beaucoup de travail manuel et il est impossible de connecter un scanner.

Il n’y a aucun moyen de planifier les livraisons, de contrôler les stocks par date de péremption, etc.

Le fichier ne peut pas être utilisé par plusieurs utilisateurs en même temps (à l'exception de Google Tables).

Il est impossible de mettre en place un contrôle automatique de « l'exactitude » des données saisies, sauf pour le type de données (numériques, alphabétiques, etc.).

Examen des programmes gratuits de comptabilité d'entrepôt dans Excel

Microsoft Excel est un programme payant et, en raison de sa popularité, certains utilisateurs envisagent de l'installer gratuitement. Cependant, vous pouvez télécharger en ligne plusieurs programmes gratuits qui peuvent remplacer Excel dès la première étape de votre activité.

Calcul OpenOffice

Le programme de type Excel le plus populaire pouvant être utilisé pour la comptabilité des stocks s'appelle OpenOffice Calc. Il est inclus dans le progiciel gratuit Apache OpenOffice.

OpenOffice Calc prend en charge la langue russe, occupe moins d'espace sur le disque de votre ordinateur et se charge plus rapidement qu'Excel.

Le programme a une interface similaire à Excel 2003, donc si vous avez de l'expérience avec un tel programme, il sera plus facile de s'y habituer.

Parmi les fonctionnalités :

la possibilité de créer des tableaux, des graphiques, d'effectuer des calculs à l'aide de formules, d'attribuer des cellules ;

prise en charge de l'export au format PDF, ce qui peut être important pour l'envoi d'une facture à l'acheteur ;

possibilité d'utiliser le « Assistant » pour créer des fonctions spéciales.

Le seul inconvénient est que le programme possède son propre format, ODS. Les fichiers XLS s'ouvrent généralement dans ce programme, mais parfois il s'ouvre avec une erreur.

Calc peut également créer des fichiers au format XLS, plutôt qu'au format XLSX plus avancé.

LibreOffice Calc

Après avoir installé LibreOffice Calc, l'utilisateur peut ne pas être en mesure de le distinguer d'Open Calc. Et ce n’est pas étonnant. Ce programme a été développé par d'anciens programmeurs OpenOffice. Par conséquent, le principe et l’interface ont été considérés comme similaires.

La fonctionnalité est similaire : création de tableaux, de graphiques, de calculs à l'aide de formules.

Contrairement à OpenOffice, LibreOffice vous permet d'enregistrer des documents au format EXLX.

L'application est pratique pour des calculs rapides, fonctionnels et chargés en 7 à 12 secondes. Il est possible de travailler avec des fonctions et des macros via l'« Assistant ».

Créateur de plans

Le troisième programme de notre revue des programmes d'entrepôt dans Excel (vous pouvez également le télécharger gratuitement sur le site du développeur) est PlanMaker. Il s'agit d'un logiciel inclus dans le progiciel SoftMaker.

Comme les programmes précédents, PlanMaker vous aide à effectuer des calculs à l'aide de fonctions (utilisez l'outil « Insérer une fonction »). Malheureusement, le logiciel gratuit PlanMaker ne prend en charge que le format XLS, tandis que XLSX est disponible pour ceux qui ont installé la version payante.

Programmes payants - analogues d'Excel

La différence entre les programmes de comptabilité d'entrepôt payants et les programmes gratuits réside dans les modèles téléchargés prêts à l'emploi et la prise en charge de plusieurs entrepôts. Présentons deux de ces programmes dans le tableau ci-dessous. Tous sont de bureau, c’est-à-dire qu’ils sont chargés dans la mémoire de l’ordinateur. Ceci n'est pas pratique si vous travaillez à partir de plusieurs appareils - à la maison et au bureau, et envisagez également de surveiller à distance le travail des employés (par exemple, pendant les vacances).

Tableau - Comparaison des programmes « Excel Warehouse » et « Production Warehouse »

Si vous recherchez un programme gratuit ou peu coûteux pour la comptabilité d'entrepôt, faites attention à "Business.Ru" - il s'agit d'un service cloud pour toutes les opérations dans un entrepôt, qui simplifie considérablement les procédures de publication, de commande de marchandises, de traitement des factures et inventaire.

Opportunités de « Business.Ru » en tant que programme cloud gratuit comme Excel

Tous les programmes répertoriés ci-dessus présentent tous les inconvénients d'Excel. Ce logiciel est un assistant indéniable pour organiser une comptabilité stable dans un petit point de vente réalisant 2 à 3 ventes par jour. Toutefois, s’il y a plus d’acheteurs, un logiciel plus avancé est nécessaire.

La comptabilité des stocks dans Excel convient à toute organisation commerciale ou industrielle où il est important de prendre en compte la quantité de matières premières et de produits finis. À cette fin, l'entreprise tient des registres d'entrepôt. En règle générale, les grandes entreprises achètent des solutions prêtes à l'emploi pour la comptabilité électronique. Aujourd'hui, il existe de nombreuses options disponibles pour différents domaines d'activité.

Dans les petites entreprises, la circulation des marchandises est contrôlée de manière indépendante. Des tableaux Excel peuvent être utilisés à cet effet. La fonctionnalité de cet outil est tout à fait suffisante. Faisons connaissance avec certaines des possibilités et créons votre propre programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel.

À la fin de l'article, vous pouvez le faire, qui est analysé et décrit ici.

Comment conserver les registres d’inventaire dans Excel ?

Toute solution d'inventaire personnalisée, qu'elle soit construite en interne ou achetée, ne fonctionnera bien que si les règles de base sont respectées. Si vous négligez ces principes au début, le travail deviendra plus difficile par la suite.

1. Remplissez les ouvrages de référence aussi précisément et complètement que possible. S'il s'agit d'une gamme de produits, il est alors nécessaire de saisir non seulement les noms et les quantités. Pour une comptabilité correcte, vous aurez besoin de codes, d'articles, de dates d'expiration (pour les industries individuelles et les entreprises commerciales), etc.
2. Les soldes initiaux sont comptabilisés en termes quantitatifs et monétaires. Il est logique de faire un inventaire avant de remplir les tableaux correspondants.
3. Maintenir la chronologie dans l'enregistrement des transactions. Les données sur la réception des produits à l'entrepôt doivent être saisies avant l'expédition des marchandises à l'acheteur.
4. Ne dédaignez pas les informations supplémentaires. Pour établir une feuille de route, le chauffeur a besoin de la date d'expédition et du nom du client. Pour la comptabilité – mode de paiement. Chaque organisation a ses propres caractéristiques. Un certain nombre de données saisies dans le programme de comptabilité d'entrepôt sous Excel seront utiles pour les rapports statistiques, la paie des spécialistes, etc.

Il est impossible de répondre sans équivoque à la question de savoir comment tenir des registres d'inventaire dans Excel. Il est nécessaire de prendre en compte les spécificités d'une entreprise, d'un entrepôt et d'un produit particuliers. Mais des recommandations générales peuvent être faites :

1. Pour conserver correctement les enregistrements d'inventaire dans Excel, vous devez créer des ouvrages de référence. Ils peuvent prendre 1 à 3 feuilles. Il s'agit d'un annuaire « Fournisseurs », « Acheteurs », « Points de comptabilité des marchandises ». Dans une petite organisation où il n'y a pas beaucoup de contreparties, les annuaires ne sont pas nécessaires. Il n'est pas nécessaire d'établir une liste de points d'enregistrement des marchandises si l'entreprise ne dispose que d'un seul entrepôt et/ou d'un seul magasin.
2. Avec une liste de produits relativement constante, il est logique de créer une gamme de produits sous forme de base de données. Par la suite, les reçus, dépenses et rapports sont remplis avec les références à la nomenclature. La fiche « Nomenclature » peut contenir le nom du produit, les groupes de produits, les codes produits, les unités de mesure, etc.
3. La réception des marchandises à l'entrepôt est enregistrée sur la feuille « Réception ». Élimination – « Dépense ». L’état actuel est « Remains » (« Réserve »).
4. Résultats, le rapport est généré à l'aide de l'outil Tableau croisé dynamique.

Pour éviter que les en-têtes de chaque tableau comptable d'entrepôt ne s'enfuient, il est logique de les corriger. Cela se fait dans l'onglet « Affichage » à l'aide du bouton « Zones gelées ».

Désormais, quel que soit le nombre d'enregistrements, l'utilisateur verra les en-têtes de colonnes.

Tableau Excel « Comptabilité d'entrepôt »

Regardons un exemple de la façon dont devrait fonctionner un programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel.

Nous créons des « Répertoires ».

Pour les données fournisseurs :

*La forme peut être différente.

Pour les données clients :

*Attention : la barre de titre est figée. Vous pouvez donc saisir autant de données que vous le souhaitez. Les noms de colonnes seront visibles.

Pour auditer les points de mainlevée des marchandises :

Répétons-le encore une fois : il est logique de créer de tels annuaires si l'entreprise est grande ou moyenne.

Vous pouvez réaliser une nomenclature de produits sur une feuille séparée :

Dans cet exemple, nous utiliserons des listes déroulantes dans le tableau pour la comptabilité d'entrepôt. Nous avons donc besoin d'Annuaires et de Nomenclature : nous y ferons référence.

Donnons à la plage de la table "Nomenclature" le nom : "Table1". Pour cela, sélectionnez la plage du tableau et saisissez la valeur correspondante dans le champ du nom (en face de la barre de formule). Vous devez également attribuer un nom : « Table2 » à la plage de la table « Fournisseurs ». Cela vous permettra de vous référer facilement à leurs valeurs.

Pour enregistrer les transactions entrantes et sortantes, remplissez deux feuilles distinctes.

Fabriquer un chapeau pour la « Paroisse » :

Étape suivante - automatisation du remplissage des tables ! Il est nécessaire de s'assurer que l'utilisateur sélectionne le nom du produit, du fournisseur et du point de comptabilité dans une liste prête à l'emploi. Le code fournisseur et l'unité de mesure doivent être affichés automatiquement. La date, le numéro de facture, la quantité et le prix sont saisis manuellement. Excel calcule le coût.

Commençons par résoudre le problème. Tout d’abord, nous formaterons tous les répertoires sous forme de tableaux. Ceci est nécessaire pour que quelque chose puisse être ajouté ou modifié ultérieurement.

Créez une liste déroulante pour la colonne « Nom ». Sélectionnez la colonne (sans en-tête). Accédez à l'onglet « Données » - l'outil « Vérification des données ».

Dans le champ « Type de données », sélectionnez « Liste ». Un champ supplémentaire « Source » apparaît immédiatement. Pour récupérer les valeurs de la liste déroulante d'une autre feuille, utilisez la fonction : =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").

Désormais, lorsque vous remplissez la première colonne du tableau, vous pouvez sélectionner le nom du produit dans la liste.

Automatiquement dans la colonne « Unité » changement." la valeur correspondante devrait apparaître. Faisons-le en utilisant les fonctions RECHERCHEV et UND (cela supprimera l'erreur résultant de la fonction RECHERCHEV en faisant référence à une cellule vide dans la première colonne). Formule: .

En utilisant le même principe, nous créons une liste déroulante et une saisie semi-automatique pour les colonnes « Fournisseur » et « Code ».

Nous créons également une liste déroulante pour le « Point de comptabilité » - où les marchandises reçues ont été envoyées. Pour remplir la colonne « Coût », utilisez la formule de multiplication (= prix * quantité).

Nous créons un tableau « Consommation de biens ».

Des listes déroulantes sont utilisées dans les colonnes « Nom », « Point d'enregistrement de l'expédition, de la livraison », « Acheteur ». Les unités de mesure et de coût sont renseignées automatiquement à l'aide de formules.

Nous faisons une « Déclaration de chiffre d'affaires » (« Résultats »).

Au début de la période, nous mettons des zéros, car la comptabilité d'entrepôt commence tout juste à être tenue à jour. Si elle a été précédemment gérée, cette colonne contiendra des restes. Les noms et unités de mesure sont tirés de la gamme de produits.

Les colonnes « Réceptions » et « Expéditions » sont renseignées à l'aide de la fonction SUMIFS. Nous calculons les restes à l'aide d'opérateurs mathématiques.

Téléchargez le programme de comptabilité d'entrepôt (exemple prêt à l'emploi compilé selon le schéma décrit ci-dessus).

Le programme compilé indépendamment est donc prêt.