Gestion des ventes sous Excel. Comptabilité des stocks dans Excel

La plupart des petites et moyennes organisations commerciales résolvent des problèmes de comptabilité biens matériels(biens ou produits) utilisant Applications Microsoft Exceller. Dans cet article, nous examinerons un exemple sur ce sujet de la pratique réelle. Automatisation des livres terminée Microsoft Excel vous permet de réduire le nombre d'actions de routine dans le travail de bureau, ainsi que de contrôler les éventuelles erreurs des utilisateurs.

Considérons une situation assez standard dans laquelle notre organisation est engagée dans le commerce - l'achat de biens et leur vente ultérieure. Dans ce cas, il est nécessaire de conserver une comptabilité précise de la nomenclature (quantité de marchandises, réception et prix de vente). Commençons notre développement avec une feuille appelée Nomenclature(Fig. 2.16). Cette fiche joue le rôle de registre ou répertoire de marchandises. Chaque ligne contient des informations sur un article de produit spécifique (nom du produit, prix reçu, prix de vente et quantité en stock). Le développement de logiciels a pour but de créer des feuilles de contrôle qui vous permettront d'ajuster la quantité de marchandises à la réception ou à l'expédition, ainsi que d'apporter des modifications au prix des marchandises. Dans l’ensemble, le grand livre automatisé devrait fournir une interface conviviale aux gestionnaires. Cette interface sera assurée par deux fiches - Admission Et Expédition.

Travail direct avec la tôle illustrée à la Fig. 2.16, indésirable. Bien entendu, lors de la réception ou de la vente des marchandises, le gestionnaire peut y saisir directement des données. Par exemple, lorsqu'un nouveau lot de murs « Confort » arrive au nombre de 5 pièces au nouveau prix de 25 770 roubles, vous pouvez simplement ajuster à la fois le nombre d'unités dans l'entrepôt et le prix d'arrivée. Cependant, cela n’est pas très pratique et constitue un « tremplin » pour d’éventuelles erreurs de la part de l’utilisateur. Il est plus pratique de créer une feuille de contrôle (Fig. 2.17) avec des éléments offrant une interface pratique. Et la feuille elle-même Nomenclature de plus, nous le masquerons (cette fonctionnalité est facilement implémentée à l'aide du service d'application Microsoft Excel), afin qu'elle ne soit pas directement disponible pour l'utilisateur. Bien entendu, vous pouvez ensuite introduire une protection sur la structure du livre (avec un mot de passe). En conséquence, les utilisateurs peuvent travailler avec la feuille Nomenclature uniquement en utilisant l'interface implémentée dans d'autres feuilles.

Dès réception de marchandises déjà en stock, mais nouveau prix, vous devez décider du recalcul du prix de réception. Pour être précis, nous supposons que dans un tel cas, le prix de la dernière livraison est fixé comme prix de réception des marchandises.

Passons à un examen détaillé de la feuille représentée sur la Fig. 2.17, qui permet au gestionnaire de saisir facilement un nouvel arrivage d'un produit existant, ainsi que d'ajouter de nouveaux articles.

La moitié gauche de la feuille Réceptions est destinée aux nouvelles réceptions de marchandises déjà disponibles dans la base d'informations (sur la feuille Nomenclature). Pour ce faire, le champ « Combo Box » (situé dans la zone de la cellule A3) est renseigné avec les noms des produits présents sur la fiche Nomenclature. Cette action est effectuée lors de l'ouverture d'un classeur (le texte de la procédure nécessaire à cet effet est donné dans le Listing 2.21). Le code du programme suppose que la valeur de la propriété Nom zones de liste déroulante sélectionnées Spc.

" Listing 2.21. Procédure effectuée lors de l'ouverture d'un livre Private Sub Workbook_Open() " Effacement de la liste Worksheets("Receipt").Spk.Clear " Comptage du nombre de produits dans l'infobase N = 0 While Worksheets("Item").Cells (N + 2, 1).Valeur<>"" N = N + 1 Wend " Remplissage de la liste Pour i = 1 À N Feuilles de calcul("Receipt").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt") . Spk.ListIndex = -1 Fin du sous-marin

Lorsque l'utilisateur sélectionne le nom du produit dans la combo, puis dans la cellule C5 de la feuille Admission le prix à partir de ligne correspondante feuille Nomenclature livres. Pour ce faire, la procédure effectuée lorsque vous cliquez sur l'élément « Combo Box » doit être formatée comme indiqué dans le listing 2.22. Il n’y a également rien de fondamentalement nouveau par rapport aux exemples évoqués précédemment.

" Listing 2.22. Procédure de gestion d'un clic sur une combo box Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6") .Value = "" Fin du sous-marin

L'utilisateur doit maintenant saisir le nombre d'unités du nouvel arrivant dans la cellule C6. produit spécifié. Pour augmenter la sécurité contre les actions accidentelles, nous avons ajouté un champ de mot de passe sur la feuille. Il s'agit d'une fenêtre de texte ordinaire. En cliquant sur un bouton Contribuer vous permettra de mettre à jour le prix et la quantité des marchandises sur la fiche Nomenclature seulement si le mot de passe est correct. Définissez les propriétés suivantes pour la fenêtre de texte :

Nom - Passe ;
Mot de passeChar - *.

Cela garantira que des « étoiles » s'affichent lors de la saisie d'un mot de passe (le mot saisi par l'utilisateur sera caché aux regards indiscrets). Ainsi, nous en sommes venus à rédiger une procédure de saisie des informations sur un nouvel arrivage (une augmentation du nombre de marchandises spécifiées et un éventuel changement de prix) sur la troisième feuille. Le listing 2.23 montre la procédure qui est exécutée lorsque le bouton est cliqué Contribuer. La combinaison utilisée ici est 357.

"Listing 2.23. Gestion d'un clic sur le bouton Soumettre Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then "Mise à jour des feuilles de calcul du prix du reçu("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range(" C5").Value "(!LANG : Correction de la grandeur Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Ici, lors de la saisie du mot de passe 357, la procédure ajoutera la quantité de marchandises saisie par l'utilisateur à la troisième feuille et ajustera le prix. Après cela, un message d'information s'affiche à l'écran indiquant que les données ont été saisies, puis le champ du mot de passe est effacé. Si le mot de passe est incorrect, aucune modification n'est apportée à la feuille Nomenclature n’est pas produit.

Passons maintenant à la partie droite (contrairement à la gauche, elle se distingue par une teinte plus foncée) de la Fig. 2.17. Ce fragment de fiche doit être utilisé pour saisir un nouveau produit (en indiquant la quantité). Le listing 2.24 montre une procédure qui effectue cette action fonctionnelle dans ce cas.

" Listing 2.24. Gestion d'un clic sur le bouton Ajouter un nouveau produit Private Sub CommandButton_Click() " Comptage du nombre de produits ajoutés sur la feuille Nomenclature N = 0 While Worksheets("Nomen").Cells(N + 2, 1). Valeur<>"" N = N + 1 Wend " Vérification du mot de passe saisi dans le champ de texte de droite Si Pass2.Text = "35791" Alors Feuilles de calcul("Nomenclature").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3" ). Feuilles de calcul de valeurs("Nomenclature").Cellules(N + 2, 2).Valeur = Plage("G4").Feuilles de calcul de valeurs("Nomenclature").Cellules(N + 2, 4).Valeur = Plage(" G5" ).Value MsgBox "Données saisies" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Erreur de mot de passe ! Données non saisies" End If End Sub

Sur le côté droit de la feuille se trouvent deux contrôles : un bouton et une zone de texte pour le mot de passe. Il serait possible de laisser un champ de mot de passe pour les parties gauche et droite de la feuille. Cependant, l'option proposée ici améliore les fonctionnalités du développement. En tant que valeur de propriété Nom nous avons choisi Passe2. Formulons la procédure pour les actions de l'utilisateur lorsqu'il travaille avec le côté droit de la feuille :

le nom du nouveau produit est inscrit dans la cellule G3 ;
la cellule G4 indique le prix ;
la cellule G5 est réservée au nombre d'unités de marchandise ;
l'utilisateur saisit un mot de passe, et en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau produit corrige (si le mot de passe est correct) les informations saisies sur la fiche Nomenclature.

Au début de la procédure CommandButton2_Click Le nombre de cellules contenant des informations sur les produits sur la feuille est compté (pour cela, le balayage N est utilisé) Nomenclature. Après cela, les informations sur le nouveau produit sont enregistrées dans la ligne libre suivante de la feuille.

Passons maintenant à une autre feuille - Expédition(Fig. 2.18), qui est utilisé lors de la vente de marchandises. Sur une feuille Expédition Il existe trois contrôles : une zone de liste déroulante (Name - Spk), un champ de mot de passe (Name - Pass3) et un bouton (Name - CommandButton1).

Pour remplir la liste, vous devez ajuster la procédure discutée précédemment (extrait 2.21) Classeur_Ouvrir. Cela devrait maintenant ressembler au listing 2.25.

"Listing 2.25. Procédure effectuée lors de l'ouverture d'un livre (option 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Receipt").Spk.Clear Worksheets("Shipment").Spk.Clear " Comptage des éléments existants N = 0 While Worksheets( " nomen").Cellules(N + 2, 1).Valeur<>"" N = N + 1 Wend " Listes de remplissage pour i = 1 à N feuilles de calcul ("Reçu").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Worksheets("Expédition").Spk .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Expédition").Spk.ListIndex = -1 End Sub

La prochaine ligne est la procédure suivante (extrait 2.26), qui est exécutée lorsque vous cliquez sur la zone de liste déroulante. De ce fait, dans les cellules correspondantes de la feuille Expédition le nombre d'unités du produit spécifié dans l'entrepôt sera renseigné, ainsi que son prix de vente (Fig. 2.19).

"Listing 2.26. Procédure exécutée lorsqu'on clique sur une zone de liste déroulante Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7 " ).Value = Feuilles de calcul("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

L'utilisateur doit maintenant indiquer (dans la cellule E6) combien d'unités sont expédiées (à des fins de guidage et de contrôle, nous avons saisi la quantité de marchandises disponible dans l'entrepôt en utilisant la procédure précédente). La procédure présentée dans le listing 2.27 (réalisée en cliquant sur le bouton Expédier) permet d'ajuster le nombre d'unités d'un article en stock dans la base de données.

"Listing 2.27. Procédure effectuée lorsque l'on clique sur le bouton Soumettre. Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range ("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "Cette quantité n'est pas en stock" Exit Sub End If Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7" ) .Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Les informations ont été saisies dans la base de données" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Mot de passe erreur!" End If End Sub

Après avoir apporté des modifications, les informations à l'écran seront mises à jour - l'utilisateur verra la valeur déjà ajustée (en appelant la procédure Spk_Clic, que nous avons développé précédemment). Désormais, pour garantir la fonctionnalité convenue précédemment, vous devez masquer la feuille Nomenclature. Les utilisateurs dans ce cas utiliseront les fiches développées Admission Et Expédition.

Cependant, lorsque vous remplirez des reçus ou des documents de dépenses, vous devrez toujours saisir certaines valeurs à la main.

Ceux-ci inclus:

date du document;
quantité de marchandises;
Numéro de document;
d'autres paramètres changeant fréquemment.

Grâce aux outils intégrés à Excel, vous pouvez réaliser remplissage automatique plusieurs colonnes basées sur les données du répertoire. Cependant, il est peu probable que vous puissiez configurer vous-même cette fonctionnalité sans une connaissance approfondie du programme.

Vous pouvez ajouter vous-même des formules de base, par exemple, indiquer une colonne avec le coût total du produit, en multipliant la quantité par le prix.

De la manière ci-dessus, les feuilles « Entrants » et « Dépenses » sont également générées. Les conserver séparément est pratique pour une recherche rapide ultérieure du document requis.

Constitution du chiffre d'affaires

Faire feuille de chiffre d'affaires Vous pouvez le faire vous-même, mais vous devrez comprendre certaines fonctions de l'éditeur de tableaux. Aucune compétence en programmation n'est requise ici.

Sur une feuille séparée, vous pouvez afficher des informations sur les soldes de stocks afin de comprendre la nécessité d'acheter un article particulier dans l'assortiment.

Suivi du solde critique

La tenue des registres des marchandises dans un magasin dans Excel peut être configurée de manière à ce que la feuille avec les soldes de produits affiche des informations sur la nécessité d'acheter un article de l'assortiment particulier. Nous considérerons ensuite exemple le plus simple, comment organiser cela dans un éditeur de table.

Dans l'exemple proposé, il existe trois emplacements de stockage pour les marchandises, indiquant les soldes dans chacun d'eux. Grâce à la fonction IF(OR...), vous pouvez mettre en place un contrôle automatique du respect des normes de stock pour chaque entrepôt. La formule finale ressemblera à ceci :

SI(OU(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).

Ainsi, si le solde d'un emplacement de stockage tombe en dessous de trois unités, l'utilisateur verra un message indiquant la nécessité d'acheter ou de déplacer des marchandises en interne. De la même manière, vous pouvez surveiller le processus inverse - l'emballage d'un article spécifique. La formule utilisée est très simple et peut toujours être ajoutée à un tableau tout fait.

Cette méthode de suivi des valeurs n'est pas applicable uniquement aux soldes d'entrepôt. Les indicateurs suivants peuvent être analysés de la même manière :

volumes de travail effectués ou de ventes par employé ;
augmentation du chiffre d'affaires brut ou du bénéfice ;
identifier les baisses des échanges pour certains groupes de biens et d’autres indicateurs.

Excel peut fournir aux entrepreneurs une variété d’outils analytiques lors de la comptabilisation des ventes au détail. L'une de ses difficultés réside dans le peu de matériel de formation professionnelle et la nécessité de composer de manière indépendante toutes les formules.

Avantages de la comptabilité des marchandises dans un magasin dans Excel

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1.2.L'utilisation des services signifie que l'utilisateur accepte le présent accord et les termes et conditions qui y sont spécifiés ; en cas de désaccord avec les présentes conditions, l'Utilisateur doit s'abstenir d'utiliser les Services.

"Insales"- Société à responsabilité limitée "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, enregistrée à l'adresse : 125319, Moscou, rue Akademika Ilyushina, 4, bâtiment 1, bureau 11 (ci-après dénommé "Insails"), le d'une part, et

"Utilisateur" -

ou une personne physique qui a la capacité juridique et est reconnue comme participant à des relations juridiques civiles conformément à la législation de la Fédération de Russie ;

ou une personne morale enregistrée conformément aux lois de l'État dont cette personne est un résident ;

ou un entrepreneur individuel enregistré conformément aux lois de l'État dont une telle personne est un résident ;

qui a accepté les termes du présent Accord.

1.4. Aux fins du présent Accord, les Parties ont déterminé que les informations confidentielles sont des informations de toute nature (productive, technique, économique, organisationnelle et autres), y compris les résultats de l'activité intellectuelle, ainsi que des informations sur les modalités d'exécution. activités professionnelles (y compris, mais sans s'y limiter : des informations sur les produits, les travaux et les services ; des informations sur les technologies et les activités de recherche ; des données sur les systèmes et équipements techniques, y compris les éléments logiciels ; les prévisions commerciales et les informations sur les achats proposés ; les exigences et spécifications de partenaires spécifiques et partenaires potentiels ; informations liées à la propriété intellectuelle, ainsi que les projets et technologies liés à tout ce qui précède) communiquées par une partie à l'autre sous forme écrite et/ou électronique, expressément désignées par la Partie comme ses informations confidentielles.

1.5. Le but du présent Accord est de protéger les informations confidentielles que les Parties échangeront au cours des négociations, de la conclusion de contrats et du respect de leurs obligations, ainsi que de toute autre interaction (y compris, mais sans s'y limiter, la consultation, la demande et la fourniture d'informations et l'exécution d'autres instructions).

2. Responsabilités des parties

2.1. Les parties conviennent de garder confidentielles toutes les informations confidentielles reçues par une partie de l'autre partie au cours de l'interaction des parties, de ne pas divulguer, divulguer, rendre publique ou autrement fournir ces informations à un tiers sans l'autorisation écrite préalable du l'autre Partie, à l'exception des cas prévus par la législation en vigueur, lorsque la fourniture de ces informations relève de la responsabilité des Parties.

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(a) si les informations fournies sont devenues accessibles au public sans violation des obligations de l'une des Parties ;

(b) si les informations fournies sont devenues connues d'une Partie à la suite de ses propres recherches, observations systématiques ou autres activités menées sans l'utilisation d'informations confidentielles reçues de l'autre Partie ;

(c) si les informations fournies sont licitement reçues d'un tiers sans obligation de les garder secrètes jusqu'à ce qu'elles soient fournies par l'une des Parties ;

(d) si les informations sont fournies à la demande écrite d'un organisme gouvernemental, d'un autre organisme gouvernemental ou d'un organisme gouvernemental local afin d'exercer leurs fonctions et que leur divulgation à ces organismes est obligatoire pour la Partie. Dans ce cas, la Partie devra notifier immédiatement à l'autre Partie la demande reçue ;

(e) si les informations sont fournies à un tiers avec le consentement de la partie à propos de laquelle les informations sont transférées.

2.5.Insales ne vérifie pas l'exactitude des informations fournies par l'Utilisateur et n'a pas la possibilité d'apprécier sa capacité juridique.

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L'utilisateur a le droit de refuser de recevoir les informations ci-dessus en le notifiant par écrit à l'adresse email Insales -.

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3. Responsabilité des parties

3.1. La Partie qui a violé les obligations stipulées par l'Accord concernant la protection des informations confidentielles transférées dans le cadre de l'Accord est tenue, à la demande de la Partie lésée, de réparer le dommage réel causé par une telle violation des termes de l'Accord. conformément à la législation en vigueur de la Fédération de Russie.

3.2. L'indemnisation des dommages ne met pas fin aux obligations de la Partie contrevenante de remplir correctement ses obligations en vertu du Contrat.

4.Autres dispositions

4.1. Tous les avis, demandes, demandes et autres correspondances en vertu du présent Contrat, y compris ceux contenant des informations confidentielles, doivent être rédigés par écrit et remis en personne ou par courrier, ou envoyés par courrier électronique aux adresses spécifiées dans le contrat de licence pour les programmes informatiques daté du 12/ 01/2016, l'accord d'adhésion au contrat de licence pour les programmes informatiques et au présent Contrat ou à d'autres adresses qui peuvent ultérieurement être spécifiées par écrit par la Partie.

4.2. Si une ou plusieurs dispositions (conditions) du présent accord sont ou deviennent invalides, cela ne peut pas servir de motif de résiliation des autres dispositions (conditions).

4.3. Le présent Contrat et la relation entre l'Utilisateur et Insales découlant de l'application du Contrat sont soumis au droit de la Fédération de Russie.

4.3. L'utilisateur a le droit d'envoyer toutes les suggestions ou questions concernant le présent accord au service d'assistance aux utilisateurs d'Insales ou à l'adresse postale : 107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18 ans, bâtiment 11-12 BC « Stendhal » SARL « Insales Rus ».

Date de parution : 12/01/2016

Nom complet en russe :

Société à responsabilité limitée "Insales Rus"

Nom abrégé en russe :

SARL "Insales Rus"

Nom en anglais :

Société à responsabilité limitée InSales Rus (InSales Rus LLC)

Adresse légale:

125319, Moscou, st. Akademika Ilyushina, 4, bâtiment 1, bureau 11

Adresse postale:

107078, Moscou, st. Novoryazanskaya, 18, bâtiment 11-12, BC « Stendhal »

INN : 7714843760 Point de contrôle : 771401001

Coordonnées bancaires:

Il existe aujourd'hui un large choix d'outils spécialisés pour la comptabilité d'entrepôt : des simples programmes gratuits aux systèmes WMS coûteux et complets. Malgré cela, de nombreux entrepreneurs choisissent au début les feuilles de calcul Excel pour la comptabilité d'entrepôt. Au début, cela semble être une solution abordable et pratique, mais à mesure que le nombre de commandes dans une organisation augmente, l'utilisation d'Excel pour la comptabilité d'entrepôt se heurte à de nombreux problèmes. Plus il y a d'espace d'entrepôt, plus il y a d'articles, plus la probabilité de leur apparition est élevée. Quelles difficultés les utilisateurs rencontrent-ils lorsqu’ils travaillent avec Excel ?

Erreurs lors de la saisie des données. En raison d’une seule erreur de saisie, il devient nécessaire de revérifier toutes les données du tableau.
Inconvénient de travailler ensemble. Il arrive souvent que lors de la modification de données par un utilisateur, elles soient écrasées par un autre. Par conséquent, la comptabilité dans Excel peut ne pas être correcte.
Effectuer de nombreuses opérations manuellement. Excel n'est pas conçu comme une solution pour la comptabilité d'entrepôt, le programme combine de nombreuses fonctions de base et vous devrez donc souvent consacrer du temps à un travail manuel monotone.
Difficulté à vérifier l’exactitude des données. Lorsque vous utilisez Excel, beaucoup d'efforts sont consacrés à vérifier l'exactitude des données saisies et à mettre les informations sous la forme appropriée. Si vous disposez d'un grand entrepôt, il est préférable de télécharger Excel pour effectuer d'autres tâches et de conserver les registres de l'entrepôt à l'aide de programmes plus avancés.

Ces problèmes ne surviennent peut-être pas très souvent, mais ils prennent quand même beaucoup de temps de travail. Programme d'entrepôt dans Excel La correction des erreurs et des fautes de frappe, la longue vérification de l'exactitude des données sur les soldes et le travail manuel forcé lorsqu'on travaille avec Excel sont les principales raisons pour lesquelles les entrepreneurs finissent par utiliser des solutions spécialisées pour tenir les registres d'entrepôt. Même les spécialistes expérimentés qui savent comment tenir des registres d'inventaire dans Excel choisissent toujours d'autres programmes basés sur Excel ou des solutions complètement nouvelles.

Comment conserver les registres d’inventaire dans Excel ?

Que vous choisissiez les feuilles de calcul Excel, le service MyWarehouse ou une autre solution de trading spécialisée, vous devez suivre quelques principes de base. Si vous téléchargez le programme et n'utilisez pas de règles spéciales, avec le temps, le travail comptable deviendra beaucoup plus compliqué :

Conception correcte des ouvrages de référence. Un annuaire contenant des marchandises sans marques d'identification crée des problèmes garantis de comptabilité, des désagréments dans le travail du vendeur et des difficultés dans l'établissement des rapports. Lors de la saisie des données, il est nécessaire de renseigner un maximum d'informations dans les différentes cellules (par exemple, codes, articles, prix, TVA). Si la comptabilité des marchandises vendues dans un entrepôt est effectuée à l'aide du service MyWarehouse, toutes les données nécessaires sur les marchandises sont automatiquement insérées dans les documents, ce qui permet de gagner beaucoup de temps lors du traitement des commandes.
Etablissement des soldes initiaux en termes quantitatifs et totaux. Des données correctes au début des travaux fourniront des rapports adéquats au cours du processus de travail, mais ceux qui préparent les ventes à partir d'une « table vierge » ne devraient pas compter sur cela.
Maintenir la chronologie dans la préparation des documents. L'arrivée des marchandises à l'entrepôt en provenance du fournisseur doit être enregistrée strictement avant son expédition à l'acheteur. Sinon, le coût augmentera et vous ne pourrez pas calculer avec précision combien vous avez gagné. Dans MyWarehouse, vous pouvez spécifier une date arbitraire pour chaque achat et vente de marchandises.
Stockage structuré d’informations supplémentaires. Lors de la tenue des registres d'entrepôt, il est important de collecter des informations supplémentaires sur les ventes (par exemple, mode de livraison et de paiement, date d'expédition, nom du client, nom du responsable) dans des champs distincts. Toutes ces données seront utiles à l'avenir pour établir des feuilles de route pour les coursiers, calculer les salaires des managers et analyser des statistiques. Dans MySklad, vous pouvez facilement et sans programmation créer le nombre requis de champs libres à utiliser dans les répertoires et les documents.

Les utilisateurs du service Internet MoySklad ont accès à une assistance gratuite par téléphone et par e-mail. Le personnel d'assistance aide non seulement à travailler avec le programme, mais partage également des conseils sur la comptabilité d'entrepôt optimale et la mise en place de processus commerciaux de base. Téléchargez la version gratuite et essayez nos nouvelles solutions.

Gestion de l'inventaire- l'un des éléments les plus importants lors de la gestion d'une entreprise. La qualité et le succès de l'organisation dépendent de la situation du lieu de stockage. C'est pourquoi les entrepreneurs sont obligés d'accorder suffisamment d'attention à la manière d'organiser correctement un système de gestion des stocks d'entrepôt et de le contrôler à l'avenir.

En raison de l'importance de cette question, nous avons abordé le sujet à plusieurs reprises dans des articles et.

Examinons maintenant plus en détail à quel point il est pratique de surveiller le mouvement des stocks à l'aide du programme MS Excel le plus simple.

La plupart des organisations qui vendent un produit particulier disposent d'un entrepôt de stockage. Il en résulte un besoin justifié de tenue de registres. L'utilisation de programmes spéciaux à cet effet aide les organisations à rendre leur travail plus efficace, tout en réduisant les coûts et en augmentant les bénéfices. MS Excel est idéal pour les petits magasins et autres petites organisations.

PossibilitésMSExceller:

Affiche la quantité de stock dans l'entrepôt
Structure et analyse les données sur les actifs existants
Rapports de ventes pour n’importe quelle période

Comptabilisation des marchandises enMSExcel : avantages

MS Excel est exactement le programme qui peut simplifier la comptabilité des entrepôts et dispose d'un certain nombre de fonctions pour surveiller le mouvement des marchandises.

Comptabilisation des marchandises dans MS Excel : inconvénients

Il est important de noter qu’Excel présente également de nombreux inconvénients. Par exemple, une série complexe d'opérations qui nécessitent des compétences et des qualifications professionnelles, ainsi que d'importantes ressources temporaires, qui nous manquent si souvent. En raison d'erreurs qui surviennent parfois dans le programme, il est possible de perdre toutes les données existantes.

Fonctions Excel pour la gestion des stocks

Le produit se compose de tableaux remplis de données. Vous pouvez sélectionner des produits individuels ou des groupes de produits. Avec cet outil logiciel, il est possible d'effectuer des fonctions et des opérations analytiques à l'aide de formules. Le programme nécessite les connaissances nécessaires pour travailler avec lui. Essayez de tirer le meilleur parti de toutes les fonctionnalités du programme informatique. Plus vous connaissez l'éventail de fonctions et savez comment les gérer, plus grandes sont vos capacités à tenir des registres d'inventaire.

Grâce à Excel, il est possible de suivre la réception et le départ des produits. Vous pouvez également calculer des données concernant les actions effectuées dans l'entrepôt, par exemple connaître le nombre de soldes pour un type spécifique de chaussures ou un certain nombre de produits. Pour minimiser la quantité de restes, découvrez quelle marque de chaussures est la plus facilement achetée. Familiarisez-vous avec les recommandations dans le domaine de la vente de chaussures pour enfants.

Supposons que l'en-tête du tableau doive être étiré sur deux lignes ou plus. Pour ce faire, activez au préalable la fonction de retour à la ligne directement dans la cellule, et vous n'aurez alors aucune difficulté. Votre table aura l'air soignée.

Le programme vous permet d'insérer diverses polices, très pratiques à utiliser pour mettre en évidence un certain nombre de produits ou de catégories individuelles en fonction de leurs paramètres.

Il est préférable de mettre en avant des groupes de produits plus importants en formatant les cellules, les colonnes ou les lignes. Ces techniques garantiront une perception facile des informations contenues dans le tableau.

Recommandations pour la gestion des stocks à l'aideExceller

La comptabilité des produits qui se trouvent dans l’entrepôt s’explique par la nécessité de surveiller, de contrôler les actifs du magasin et d’établir des rapports pendant la période de vente. Il est recommandé qu'un spécialiste compétent connaissant les bases de MS Excel et sachant les appliquer dans la pratique en soit responsable.

Voici un exemple clair de la façon de démarrer avec la gestion des stocks dans MS Excel (toutes les valeurs sont approximatives) :

Au début du tableau, la consommation doit être indiquée :

Tableau de comptabilité des produits MS Excel

Descendez quelques centaines de cellules et créez un tableau de réception, par exemple, en trois cellules : 1-produit, 2-quantité, 3-prix d'achat.

Tableau d'entrée de marchandises dans MS Excel

Chaque produit qui vient d'arriver à l'entrepôt doit se voir attribuer un prix, ce qui est très simple à faire dans le programme. Remplissez le tableau, par exemple, chaussures, sandales, baskets, baskets, bottes et autres. Ce sont des noms généralisés ; en pratique, vous remplirez la colonne produit avec d’autres noms. Par exemple, commandez des produits populaires auprès de votre public de clients pour votre magasin. La liste est individuelle pour chaque magasin.

Important! Afin que le nom du produit dans le tableau de consommation corresponde au nom indiqué sur les factures. Par conséquent, dans le tableau, il est nécessaire d'écrire le nom au complet, sans l'abréger. Vous pouvez fournir des informations jusqu'à la taille et la couleur des chaussures. Plus les informations sont précises, plus elles sont pratiques.

Quantité et prix d'achat. Ces colonnes sont remplies selon les besoins.

Ajouter un nouvel arrivant à votre liste est facile en seulement deux clics. Définissez également immédiatement le prix, la quantité et d’autres paramètres.

La comptabilité des stocks dans Excel convient à toute organisation commerciale ou industrielle où il est important de prendre en compte la quantité de matières premières et de produits finis. À cette fin, l'entreprise tient des registres d'entrepôt. En règle générale, les grandes entreprises achètent des solutions prêtes à l'emploi pour la comptabilité électronique. Aujourd'hui, il existe de nombreuses options disponibles pour différents domaines d'activité.

Dans les petites entreprises, la circulation des marchandises est contrôlée de manière indépendante. Des tableaux Excel peuvent être utilisés à cet effet. La fonctionnalité de cet outil est tout à fait suffisante. Faisons connaissance avec certaines des possibilités et créons votre propre programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel.

À la fin de l'article, vous pouvez le faire, qui est analysé et décrit ici.

Comment conserver les registres d’inventaire dans Excel ?

Toute solution d'inventaire personnalisée, qu'elle soit construite en interne ou achetée, ne fonctionnera bien que si les règles de base sont respectées. Si vous négligez ces principes au début, le travail deviendra plus difficile par la suite.

Remplissez les ouvrages de référence aussi précisément et complètement que possible. S'il s'agit d'une gamme de produits, il est alors nécessaire de saisir non seulement les noms et les quantités. Pour une comptabilité correcte, vous aurez besoin de codes, d'articles, de dates d'expiration (pour les industries individuelles et les entreprises commerciales), etc.
Les soldes initiaux sont comptabilisés en termes quantitatifs et monétaires. Il est logique de faire un inventaire avant de remplir les tableaux correspondants.
Maintenir la chronologie dans l'enregistrement des transactions. Les données sur la réception des produits à l'entrepôt doivent être saisies avant l'expédition des marchandises à l'acheteur.
Ne dédaignez pas les informations supplémentaires. Pour établir une feuille de route, le chauffeur a besoin de la date d'expédition et du nom du client. Pour la comptabilité – mode de paiement. Chaque organisation a ses propres caractéristiques. Un certain nombre de données saisies dans le programme de comptabilité d'entrepôt sous Excel seront utiles pour les rapports statistiques, la paie des spécialistes, etc.

Il est impossible de répondre sans équivoque à la question de savoir comment tenir des registres d'inventaire dans Excel. Il est nécessaire de prendre en compte les spécificités d'une entreprise, d'un entrepôt et d'un produit particuliers. Mais des recommandations générales peuvent être faites :

Pour conserver correctement les enregistrements d'inventaire dans Excel, vous devez créer des ouvrages de référence. Ils peuvent prendre 1 à 3 feuilles. Il s'agit d'un annuaire « Fournisseurs », « Acheteurs », « Points de comptabilité des marchandises ». Dans une petite organisation où il n'y a pas beaucoup de contreparties, les annuaires ne sont pas nécessaires. Il n'est pas nécessaire d'établir une liste de points d'enregistrement des marchandises si l'entreprise ne dispose que d'un seul entrepôt et/ou d'un seul magasin.
Avec une liste de produits relativement constante, il est logique de créer une gamme de produits sous forme de base de données. Par la suite, les reçus, dépenses et rapports sont remplis avec les références à la nomenclature. La fiche « Nomenclature » peut contenir le nom du produit, les groupes de produits, les codes produits, les unités de mesure, etc.
La réception des marchandises à l'entrepôt est enregistrée sur la feuille « Réception ». Élimination – « Dépense ». L’état actuel est « Remains » (« Réserve »).
Résultats, le rapport est généré à l'aide de l'outil Tableau croisé dynamique.

Pour éviter que les en-têtes de chaque tableau comptable d'entrepôt ne s'enfuient, il est logique de les corriger. Cela se fait dans l'onglet « Affichage » à l'aide du bouton « Zones gelées ».

Désormais, quel que soit le nombre d'enregistrements, l'utilisateur verra les en-têtes de colonnes.

Tableau Excel « Comptabilité d'entrepôt »

Regardons un exemple de la façon dont devrait fonctionner un programme de comptabilité d'entrepôt dans Excel.

Nous créons des « Répertoires ».

Pour les données fournisseurs :

*La forme peut être différente.

Pour les données clients :

*Attention : la barre de titre est figée. Vous pouvez donc saisir autant de données que vous le souhaitez. Les noms de colonnes seront visibles.

Pour auditer les points de mainlevée des marchandises :

Répétons-le encore une fois : il est logique de créer de tels annuaires si l'entreprise est grande ou moyenne.

Vous pouvez réaliser une nomenclature de produits sur une feuille séparée :

Dans cet exemple, nous utiliserons des listes déroulantes dans le tableau pour la comptabilité d'entrepôt. Nous avons donc besoin d'Annuaires et de Nomenclature : nous y ferons référence.

Donnons à la plage de la table "Nomenclature" le nom : "Table1". Pour cela, sélectionnez la plage du tableau et saisissez la valeur correspondante dans le champ du nom (en face de la barre de formule). Vous devez également attribuer un nom : « Table2 » à la plage de la table « Fournisseurs ». Cela vous permettra de vous référer facilement à leurs valeurs.

Pour enregistrer les transactions entrantes et sortantes, remplissez deux feuilles distinctes.

Fabriquer un chapeau pour la « Paroisse » :

Étape suivante - automatisation du remplissage des tables ! Il est nécessaire de s'assurer que l'utilisateur sélectionne le nom du produit, du fournisseur et du point de comptabilité dans une liste prête à l'emploi. Le code fournisseur et l'unité de mesure doivent être affichés automatiquement. La date, le numéro de facture, la quantité et le prix sont saisis manuellement. Excel calcule le coût.

Commençons par résoudre le problème. Tout d’abord, nous formaterons tous les répertoires sous forme de tableaux. Ceci est nécessaire pour que quelque chose puisse être ajouté ou modifié ultérieurement.

Créez une liste déroulante pour la colonne « Nom ». Sélectionnez la colonne (sans en-tête). Accédez à l'onglet « Données » - l'outil « Vérification des données ».

Dans le champ « Type de données », sélectionnez « Liste ». Un champ supplémentaire « Source » apparaît immédiatement. Pour récupérer les valeurs de la liste déroulante d'une autre feuille, utilisez la fonction : =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").

Désormais, lorsque vous remplissez la première colonne du tableau, vous pouvez sélectionner le nom du produit dans la liste.

Automatiquement dans la colonne « Unité » changement." la valeur correspondante devrait apparaître. Faisons-le en utilisant les fonctions RECHERCHEV et UND (cela supprimera l'erreur résultant de la fonction RECHERCHEV en faisant référence à une cellule vide dans la première colonne). Formule: .

En utilisant le même principe, nous créons une liste déroulante et une saisie semi-automatique pour les colonnes « Fournisseur » et « Code ».

Nous créons également une liste déroulante pour le « Point de comptabilité » - où les marchandises reçues ont été envoyées. Pour remplir la colonne « Coût », utilisez la formule de multiplication (= prix * quantité).

Nous créons un tableau « Consommation de biens ».

Des listes déroulantes sont utilisées dans les colonnes « Nom », « Point d'enregistrement de l'expédition, de la livraison », « Acheteur ». Les unités de mesure et de coût sont renseignées automatiquement à l'aide de formules.

Nous faisons une « Déclaration de chiffre d'affaires » (« Résultats »).

Au début de la période, nous mettons des zéros, car la comptabilité d'entrepôt commence tout juste à être tenue à jour. Si elle a été précédemment gérée, cette colonne contiendra des restes. Les noms et unités de mesure sont tirés de la gamme de produits.

Les colonnes « Réceptions » et « Expéditions » sont renseignées à l'aide de la fonction SUMIFS. Nous calculons les restes à l'aide d'opérateurs mathématiques.

Téléchargez le programme de comptabilité d'entrepôt (exemple prêt à l'emploi compilé selon le schéma décrit ci-dessus).