Правила за попълване на счетоводни документи примерна година. Първични документи “по нов начин”: разгадаване на “мистериозните” промени

Основни промени във форматите на електронни и хартиени документи, които счетоводителите трябва да вземат предвид от 1 юли 2017 г.

Законодателната власт активно се зае с насърчаването на електронното управление на документи и преобразуването на документи в електронен изглед. Почти всеки месец се издават актове, които въвеждат нови формати на електронни документи, но хартиените първични документи не са изключение. Затова събрахме основните промени, които счетоводителят трябва да вземе предвид от 1 юли 2017 г. в работата си.

1 юли 2017 г. Влиза в сила нов формат за електронно фактуриране. Той ще бъде универсален (може да се използва като фактура и документ за превоз на стоки). Благодарение на това Федералната данъчна служба се надява да намали несъответствията между фактурата и първичния документ.

Нови електронни формати в съответствие със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 24 март 2016 г. N ММВ-7-15/155@

Универсален документ за прехвърляне (UDD)

Роли:

Фактури – SChF.

Фактури и документи за изпращане на стоки (извършване на работа), прехвърляне на права на собственост (документ за предоставяне на услуги) - SCHFDOP.

Документ за изпращане на стоки (извършване на работа), прехвърляне на права на собственост (документ за предоставяне на услуги) - DOP.

В този случай първичният документ може да бъде аналог както на TORG-12, така и на сертификата за завършена работа.

Корекция на универсалния документ за прехвърляне (UCD)

Роли:

Фактура за корекция – KSCHF.

Фактура за корекция и документ за промени в цената на изпратените стоки (извършена работа, предоставени услуги), прехвърлени права на собственост - KSCHFDIS.

Документ за промени в цената на изпратените стоки (извършена работа, предоставени услуги), прехвърлени права на собственост - DIS.

Не можете да използвате стария формат на фактурата от 1 юли 2017 г.! Но ако сте изпратили документи, използвайки стария формат преди 1 юли, те могат да бъдат представени в данъчната служба до 31 декември 2020 г.

Стари формати, които губят силата си

На 1 юли 2017 г., в съответствие със Заповед на Федералната данъчна служба от 20 май 2016 г. N ММВ-7-15/329, форматите на товарителницата съгласно унифицирания формуляр № ТОРГ-12 и сертификата за приемане за работи (услуги) стават невалидни и форматът за подаване на документ за прехвърляне на стоки при търговски сделки и документ за прехвърляне на резултати от работа (документ за предоставяне на услуги).

Формат за подаване на документ за прехвърляне на стоки по време на търговски операции(DPT), одобрен със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. N ММВ-7-10/551@.

Формат за подаване на документ за прехвърляне на резултатите от работата(документ за предоставяне на услуги) (DPRR), одобрен със Заповед на Федералната данъчна служба на Русия от 30 ноември 2015 г. N ММВ-7-10/552@.

И двата формата заменят старите формати – ТОРГ-12 и съответно акта за приемане и предаване на работи (услуги). Вече няма да е възможно да се използват стари формати.

Промени във формата на хартиената фактура

На 1 юли 2017 г. влизат в сила промени в правителствения указ № 1137 от 26 декември 2011 г., който определя формата за издаване на фактури и фактури за корекция (Федерален закон № 56-FZ от 3 април 2017 г.).

Нова форма за фактурасе допълва с ред 8 „Идентификатор на държавния договор, споразумение (споразумение)“.

• Никой не е отменил грешки във фактурата

  Въпреки факта, че се извършват промени във форматите на документите, законодателството няма да прави никакви отстъпки на счетоводителя по отношение на грешки. Ето защо, нека ви напомним, че съгласно член 169, параграф 2 от Данъчния кодекс основанието за отказ за приемане на суми на ДДС за приспадане може да бъде грешка във фактурата, която предотвратява данъчен офискогато извършвате данъчна проверка, идентифицирайте данъчната ставка.

  Затова не забравяйте да отделите време, за да проверите данъчната ставка, в противен случай данъчната служба ще има право да откаже приспадане на ДДС. Ако откриете грешка, посочете я на доставчика и го помолете да направи необходимите корекции.

  По-лесно е да преминете към нови формати на първични документи, ако използвате допълнителни функции на 1C

  Можете да инсталирате външна обработка за 1C, така че да въвежда всички видове хартиени първични документи в счетоводната система. Например програми като „Сканиране-качване на документи“ автоматично преизчисляват стойностите на ДДС. И тяхното използване ви позволява да намалите времето за въвеждане на първични документи, да се отървете от грешки при ръчно въвеждане и незабавно да идентифицирате грешки в представените документи.

Ежедневно предприятието извършва десетки операции. Счетоводителите изпращат пари на контрагенти, фондове и учредители, изчисляват заплати, получават компютри и мебели, начисляват неустойки, изчисляват амортизации и др. За всяка такава операция е необходимо да се състави първичен документ (клауза 1, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, по-нататък Закон № 402-FZ).

Първичният документ се създава по време на транзакцията или след нейното приключване като потвърждение на факта на транзакцията (клауза 3 на член 9 от Закон № 402-FZ). Въз основа на първичните данни счетоводителите правят записи.

Фактура, акт за предоставяне на услуги за създаване на уебсайт, счетоводна справка - всичко това са първични документи, които счетоводителите използват в дневна работа. Има много видове първични продукти, като тяхното разнообразие зависи от характеристиките на дейността на компанията. Например в транспортна компанияЕдин от основните видове първична документация ще бъде товарителницата, а в библиотеката - актът за отписване на литература.

Първичните документи трябва да се съхраняват в предприятието най-малко пет години, като периодът започва да се брои след отчетната година (клауза 1, член 29 от Закон № 402-FZ). Тоест документ от 03.07.2016 г. трябва да се съхранява поне до 2021 г. включително. Отделни срокове за съхранение на първичните материали са установени от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата от 25 август 2010 г. № 558. За да запазят счетоводните документи, предприятията често създават специални архиви.

Първичният документ може да бъде хартиен или електронен. На практика все повече компании използват електронно управление на документи (EDM). По-конкретно фирмите обменят договори, фактури за плащане, актове, разписки за доставка и фактури.

EDI значително опростява процедурата за обработка на първични документи от момента на тяхното създаване до момента на записването им и ускорява работата между контрагентите. Голям плюс е, че електронните документи не трябва да се отпечатват, ако това не противоречи на закона или условията на договора (клауза 6, член 9 от Закон № 402).

Електронният документ е заверен от квалифициран електронен подпис. Ако страните вземат подходящо решение, първичният документ може да бъде подписан с обикновен или неквалифициран подпис (писмо на Департамента по данъчна и митническа политика на Министерството на финансите на Русия от 12 септември 2016 г. № 03-03-06/ 2/53176).

Липсата на първични документи във фирма може да доведе до сериозна глоба от 10 000 до 30 000 рубли (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъчните власти също ще налагат глоби за грешки в регистрацията. Освен това лицата, отговорни за обработката на документи, могат да бъдат глобени съгласно член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 2000 до 3000 рубли. Има и друга опасност: ако по време на ревизията данъчните власти не установят необходимия документ, те могат да премахнат част от разходите от данъчната основа, следователно компанията ще трябва да плати допълнителен данък върху дохода.

Задължителни реквизити на първичния документ

Само първичният документ с всички необходими данни има правна сила (клауза 4 на член 9 от Закон № 402-FZ):

1. заглавие (например „Акт за извършени услуги“, „Платежно нареждане“, „Счетоводна справка“);
2. Дата на изготвяне;
3. име на създателя на документа (например OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. съдържанието на документа или бизнес транзакцията (например „Услуги за достъп до Интернет“, „Предадени материали за обработка“, „Плащане на фактура за офис консумативи“, „Начислена лихва по договора за заем“);
5. натурални и парични показатели (парчета, метри, рубли и др.);
6. отговорни позиции (например „Счетоводител“, „Складовник“, „Човешки ресурси“, „Ръководител отдел „Продажби“ и др.);
7. лични подписи на страните.

Правилно изпълнен документ ще помогне, ако е необходимо, съдебни производства, например, когато купувачът не плати дълга или се опита да развали сделката. Но документ с грешки или фиктивни подписи може да изиграе жестока шега - така че никога не трябва да подписвате за доставчика, ако той внезапно е забравил да подпише. Внимателно съхранявайте всички първични документи и винаги внимателно проверявайте всички подробности във входящите документи.

На практика все още е възможно да се срещнете с оплаквания от клиенти относно липсата на пломба. Нека ви напомним, че от 07.04.2015 г. печатът е отменен за повечето организации и може да се използва по желание (Федерален закон от 06.04.2015 г. № 82-FZ). Информацията за печата на организацията трябва да бъде посочена в устава. Ако контрагентът настоява да постави печат, а вие нямате такъв законно, можете да уведомите контрагента писмено за липсата му и да предоставите извлечение от счетоводната политика.

Формуляри на първични документи

В работата си можете да използвате унифицирани и свои собствени форми на първични документи (клауза 4, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). В този случай домашният първичен документ трябва да има всички необходими данни. Много компании са принудени да разработят своя собствена версия на акта за отписване на материали, тъй като няма унифицирана форма на документа.

Допустимо е използването на комбиниран формуляр на първичния документ, когато унифицираният формуляр се взема за основа и се допълва с необходимите колони или редове. В този случай трябва да се запазят всички задължителни данни (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20).

Изборът на компанията по отношение на използваните основни форми трябва да бъде записан в счетоводна политика.

В процеса на дейност може да възникне необходимост от нови първични документи, тогава те могат да бъдат разработени и одобрени от счетоводната политика.

Забележка! Тъй като вашият контрагент може да използва и самостоятелно разработен първичен документ, вашата счетоводна политика трябва да показва, че вие ​​също приемате тези документи за счетоводство.

За повечето документи имате право да не използвате унифицирани формуляри, но касовите операции трябва да се извършват само съгласно одобрени формуляри на документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012).

Видове първични документи

Специалистите могат да намерят основните форми на първични документи в албуми с унифицирани формуляри, одобрени с решения на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Ето най-често срещаните.

Документи за осчетоводяване на търговски сделки

• ТОРГ-12;
• Продуктов етикет;
• Универсален преводен документ.

Документи за счетоводно отчитане на ДМА

• OS-1 „Акт за приемане и предаване на дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции)“;
• OS-4 “Акт за отписване на дълготрайни активи”;
• OS-6 „Инвентарна карта за записване на дълготрайни активи“.

Първичен касов апарат

Паричните транзакции се извършват изключително в съответствие с Процедурата за извършване на касови операции (Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. № 3210-U). Не можете например да проектирате „консумативи“ в свободна форма или да разработите своя собствена версия.

Формулярите на първичните касови документи са одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88:

• КО-1 “Приходен касов ордер”;
• КО-2 “Разходен касов ордер”;
• КО-3 „Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи“;
• КО-4 “Касова книга”;
• КО-5 „Регистрационна книга на приетите и издадени от касиера Пари».

Касовите документи трябва да се проверяват много внимателно, тъй като такива първични документи са пряко свързани с движението на пари в брой и винаги привличат вниманието на контролните органи. Например данъчните власти определено ще обърнат внимание на PKO, в който сумата надвишава 100 000 рубли. И всичко това, защото не можете да плащате в брой с един контрагент в размер над 100 000 рубли. Липсата на подписи в касовите документи също ще бъде причина за производство пред Федералната данъчна служба.

Нека да обобщим. И така, първичните документи са неразделна част от счетоводството и данъчното счетоводство. Транзакциите не могат да се извършват без оправдателни документи. Често счетоводителите създават счетоводни записи въз основа на копие или сканиране на първичния документ. Много е важно копията да се заменят с оригинални документи своевременно, в противен случай регулаторните органи могат да сметнат операцията или транзакцията за фиктивни. Само изготвените в съответствие със закона документи са гаранция за сигурността и надеждността на счетоводството във фирмата.

Изходни документи счетоводствоважно както по счетоводни въпроси, така и при определяне на обема данъчни задължения. Важно е фирменият специалист, отговорен за изготвянето на първични счетоводни документи, да разбира ясно съдържанието и формата на тези документи, както и да познава спецификата на поддържането на счетоводни регистри.

Ролята на първичния документ в счетоводството

Първичните документи са документи, с помощта на които компанията формализира икономическите събития, настъпили в предприятието (клауза 1, член 9 от Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

Първото нещо, което счетоводителите на всяка организация трябва ясно да разберат, е, че днес няма конкретен задължителен списък от формуляри за първични счетоводни документи. Всяка компания сама определя формите на първичните документи в зависимост от целта на тяхното използване.

За такива документи обаче е законово установен списък със задължителни данни (клауза 2, член 9 от Закон № 402-FZ).

ВАЖНО! Формулярите, използвани в счетоводството, трябва да бъдат фиксирани в счетоводната политика на организацията (клауза 4 от PBU 21/2008, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 октомври 2008 г. № 106n).

Списък на възможни първични счетоводни документи

Списъкът на първичните счетоводни документи през 2018-2019 г. може да бъде както следва:

1. Опаковъчен лист. Това е документ, който отразява списъка на прехвърлените инвентарни позиции. Фактурата се издава в 2 екземпляра и съдържа информация, която впоследствие се отразява във фактурата. Фактурата се подписва от представители на двете страни, участващи в сделката и се заверява с печат (ако фирмата го използва в практиката си).

1. Запис за приемане. Той се съставя след завършване на определени работи (услуги), за да потвърди, че резултатът от работата отговаря на първоначалните изисквания на договора.

Вижте образец на такъв акт.

1. Първични документи за изплащане на заплати на персонала (например фишове за заплати).

За повече информация относно тези твърдения вижте статията „Образец за попълване на ведомост за заплати T 49“ .

1. Документи, свързани с наличието на дълготрайни активи - тук фирмата може да състави такава документация от списъка на първичните счетоводни документи:

• Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи във формуляра OS-1 - при получаване или изхвърляне на обект, който не е свързан със сгради или конструкции.

За повече информация относно този акт вижте материала "Унифициран формуляр № OS-1 - Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи" .

• Ако дълготрайният актив е сграда или структура, тогава неговото получаване или изхвърляне се формализира с акт във формуляра OS-1a.

За повече подробности вижте статията „Унифициран формуляр № ОС-1а - формуляр и образец“ .

• Отписването на актив се формализира с акт във формуляра OS-4.

За повече подробности вижте материала „Унифициран формуляр № ОС-4 - Акт за извеждане от експлоатация на актив“ .

• Ако е необходимо да се документира фактът на извършената инвентаризация, се съставя инвентарен списък на дълготрайните активи във формуляра INV-1.

За повече информация относно такъв първичен документ вижте статията „Унифициран формуляр № INV-1 - формуляр и образец“ .

• Ако инвентаризацията е извършена по отношение на нематериални активи, тогава инвентаризацията ще бъде съставена съгласно формуляр INV-1a.

За повече информация вижте материала „Унифициран формуляр № ИНВ-1а - формуляр и образец“ .

1. Отделна група първични документи са касовите документи. Те включват по-специално следния списък с първични счетоводни документи за 2018-2019 г.:

• Приходен касов ордер.

За повече информация относно съставянето му вижте статията „Как се попълва приходен касов ордер (ПКО)?“ .

• Касова гаранция по сметка.

1. Платежно нареждане.

Прочетете за правилата за изготвяне на този документ.

1. Предварителен отчет.

1. Актът на прихващане на взаимни искове.

Прочетете за спецификата на използването на този документ.

1. Счетоводна информация.

За информация относно принципите на неговия дизайн вижте материала „Счетоводно удостоверение за коригиране на грешки - образец“.

Горният списък не изчерпва целия обхват на първичните документи, използвани в счетоводството, и може да бъде разширен в зависимост от характеристиките на счетоводството, извършвано във всяка конкретна организация.

ВАЖНО!Те не са първични счетоводни документи от списъка за 2018-2019 г. - списъкът е предложен по-горе:

• споразумение. Това е документ, който определя правата, задълженията и отговорностите на страните, участващи в сделката, условията и реда за сетълмент, специални условия и др. Неговите данни се използват при организиране на счетоводството за анализ на сетълментите с контрагентите, но самият не генерира счетоводни операции.
• Проверете.Този документ отразява сумата, която купувачът се съгласява да плати, като приема условията на доставчика. Фактурата може да съдържа допълнителна информация относно условията на сделката (срокове, процедури за плащане и доставка и др.), т.е. допълва договора.
• Фактура.Този документ се изготвя за данъчни цели, тъй като на негова основа купувачите приемат за приспадане сумите на ДДС, представени от доставчиците (клауза 1 от член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация). По този начин, при липса на други документи, характеризиращи конкретна сделка, ще бъде невъзможно да се потвърдят разходите за тази сделка с фактура (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 юни 2007 г. № 03-03-06/ 1/392, Федерална данъчна служба от 31 март 2006 г. № 02-3 -08/31, решение на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 19 април 2006 г. № А78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Трябва да се има предвид, че унифицираните форми на първични счетоводни документи, дадени в списъка, не са задължителни за използване, тъй като от 2013 г. (след приемането на Закон № 402-FZ) формулярите на такива формуляри могат да бъдат разработени самостоятелно. Но в повечето случаи те продължават да се използват. Следователно през 2018-2019 г. списъкът с унифицирани форми на първични счетоводни документи, съдържащи се в решенията на Държавния комитет по статистика, продължава да остава актуален.

Каква информация трябва да съдържат формулярите на първичните документи?

Въпреки факта, че понастоящем няма задължителни първични документи за всички формуляри, законодателят е установил изисквания за съдържанието на тези документи. Списъкът на задължителните данни, които трябва да се съдържат във всеки първичен документ, е даден в параграф 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ. Това са по-специално:

• име на документа;
• датата, на която е съставен този документ;
• информация за лицето, съставило документа (име на фирмата или индивидуален предприемач);
• същността на факта на икономическия живот, който е формализиран от този документ;
• парични, числови характеристики, мерки за настъпилото събитие (например в какъв обем, в какви единици и за каква сума са продадени продуктите на клиентите);
• информация за отговорните специалисти, документирали събитието, както и подписите на тези специалисти.

Първични документи и счетоводни регистри

Как могат да се класифицират първичните счетоводни документи?

Ако първичният документ е издаден от самата фирма, тогава той може да принадлежи както към групата на вътрешните, така и към групата на външните. Документ, който е съставен в рамките на дружеството и разширява действието си върху дружеството съставител, е вътрешен първичен документ. Ако документът е получен отвън (или съставен от фирмата и издаден навън), тогава той ще бъде външен първичен документ.

Вътрешните документи на компанията са разделени на следните категории:

• Първичните административни документи са тези, с които фирмата дава нареждания на някое от своите структурни звена или служители. Тази категория включва фирмени поръчки, инструкции и др.
• Изпълнителни първични документи. В тях дружеството отразява факта, че е настъпило определено икономическо събитие.
• Документация счетоводна регистрация. С тяхна помощ фирмата систематизира и обобщава информацията, съдържаща се в други административни и съпътстващи документи.

След като стопанското събитие е документирано като първичен документ, е необходимо събитието да се отрази в счетоводните регистри. Те всъщност са носители на подредена информация, акумулират и разпределят характеристиките и показателите на бизнес транзакциите.

от външен видРазграничават се следните регистри:

• книги;
• карти;
• безплатни чаршафи.

Въз основа на метода на поддържане на регистъра се разграничават следните групи:

• Хронологични регистри. Те записват събитията, случили се последователно – от първото във времето до последното.
• Систематични регистри. В тях фирмата класифицира извършените сделки по икономическо съдържание (например касова книга).
• Комбинирани регистри.

Според критерия за съдържанието на информацията, отразена в регистрите, се разграничават:

• синтетични регистри (например журнален ордер);
• аналитични регистри (ведомости за заплати);
• комбинирани регистри, в рамките на които дружеството води както синтетично, така и аналитично счетоводство.

За повече информация относно счетоводните регистри вижте статията „Счетоводни регистри (формуляри, образци)“ .

Резултати

В момента няма задължителни форми и списъци на първични счетоводни документи: всеки стопански субект има право самостоятелно да определя формите на първичните документи, които ще използва в своята дейност.

В същото време най-често срещаните първични счетоводни документи са тези, които имат аналози сред унифицираните формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика.

След съставянето на първичния документ е необходимо информацията от него да се прехвърли в счетоводния регистър.

Първични счетоводни документи има важноне само по счетоводни въпроси, но и по отношение на данъчното законодателство, по-специално определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно отговорните за изготвянето на първичната документация да знаят всички нюанси на счетоводството и освен това да разберат тяхната класификация, за да опростят работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени вече извършени стопански действия. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате първична счетоводна документация. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за извършени сделки, свързани със стопанската дейност на предприятието и които са донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса по отношение на основния предмет, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Регламентът гласи, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчните власти като потвърждение за правилността на изчисленията. Това означава, че данъчните служители няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби първичната документация подлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат да изискват документи за проучване и проверка по всяко време. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Струва си да се отбележи, че конкретни форми на първична документация не са фиксирани на законодателно ниво. от този проблембизнес субектът има възможност да избере опция, която ще задоволи неговите нужди и ще служи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

обикновено, пълен списъксертификатите, изпълняващи основни функции, остават непроменени и са одобрени на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

1. споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорностите на страните и финансовите въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по един или друг начин са свързани със сделката. Моля, имайте предвид, че за някои транзакции не се изисква писмен договор. Така от момента, в който купувачът получи касовата бележка, сделката се счита за сключена.
2. Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това фактурите могат да съдържат допълнителни условия на сделката и да записват конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да поиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
3. Опаковъчен лист.Той показва пълен списък на всички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта в зависимост от броя на участниците в сделката.
4. Актът за приемане и предаване.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на предварително посочените критерии и е напълно одобрен от приемащата страна.
5. фишове за заплати.Те показват всички въпроси, свързани с разплащанията с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация относно бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
6. Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
7. Касови документи, които включват входящи и изходящи касови ордери, а освен това и касовата книга. Те съдържат информация относно финансови транзакции, извършени като част от продажбата.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретната цел на използването на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и се прилага изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от тези документи, които са необходими за ефективно управление стопанска дейноств рамките на една компания. В същото време, ако даден документ е получен от компания отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица (данъчни власти, клиенти и др.), Тогава той ще бъде признат за външен.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

1. Административни (организационни).Те посочват информация, която трябва да бъде съобщена на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията издава определени поръчки, които трябва да се спазват внимателно. Тази група включва различни поръчки, инструкции и много други.
2. Изпълнителен (оневинителен), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
3. Счетоводни документи.Тази категория е обща и е необходима за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи, и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. IN тази групаможем да включим тези документи, които могат едновременно да съдържат ключови характеристики на организационна и подкрепяща документация. Най-ярките примери тук са различни касови ордери, изисквания, предварително отчитане и много други.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основна информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра могат да бъдат идентифицирани няколко критерия за класификация. Например, на външен вид регистрите се появяват на потребителите под формата на книги, прости листове и индексни карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още три групи:

1. Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времевата рамка. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често някои действия могат да бъдат пропуснати.
2. систематичен,в който първоначално всички транзакции се въвеждат под формата на икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показатели за разходи и приходи. Повечето ярък примерСистематичният регистър е касовата книга.
3. Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпроси относно това какво представляват първичните счетоводни документи и какви изисквания се прилагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

• Заглавие на документа;
• Дата на изготвяне;
• информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
• същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
• финансови изчисления по сделката;
• подписи на длъжностни лица, отговоренза сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за подготовка на документи

Законодателят установява определени правиларегистрация на първични счетоводни документи. Ето защо, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да било граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчна службаоткрие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа, а ако нарушението се повтори, може да подлежите на санкции. Като цяло по този въпрос трябва да обърнете голямо внимание на следните препоръки:

1. Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
2. Компилирането може да започне, когато се очаква, че е сигурно бизнес сделки, които ще трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се състави документ след приключване на сделката.
3. Всички изчислителни данни трябва да бъдат показани както в цифрова, така и в писмена форма. Следователно до всяко число трябва да има надпис.
4. Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. В него трябва да се появи тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. По този начин, ако данъчната служба установи, че документът е неправилен по време на проверка, ще възникнат съмнения относно правилността на направените изчисления и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, при никакви обстоятелства не използвайте коректори и оцветяване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

1. Контурна корекция. Ако е предоставена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъде посочена правилната информация. В този случай трябва да има бележка под линия на мястото на всяка такава корекция. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекция и подпис официален, който направи редакцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, показващи получаването и разходването на средства, този метод ще бъде неподходящ.
2. Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документа по нов начин, можете да направите допълнителни записи за липсващите суми в текущия период или следващия.
3. Обръщане. Неправилен запис се коригира с помощта на отрицателни стойности. Цялата неправилна информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният отчет може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. IN напоследъкмного компании дублират информация и създават както хартиени, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не утвърждава никакви задължителни форми за първична документация, което дава право на стопански субекти самоопределянеформа на документ, която ще се използва в практиката в бъдеще. Веднага след регистрацията на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

IN федерален закон 402-FZ „За счетоводството“ описва всички счетоводни и първични документи. Те са необходими основно за данъчни цели - като документи, които потвърждават направените от вас разходи и правилността на определяне на данъчната основа.

Първичните документи трябва да се съхраняват 4 години. През това време данъчната служба може да поиска от тях по всяко време да проверят вас или вашите контрагенти. „Първичен“ също се използва в изпитанияпри спорове с контрагенти.

Първичните счетоводни документи се съставят в момента на извършване на стопански операции и показват тяхното приключване. Списъкът с документи, придружаващи конкретна сделка, може да варира в зависимост от вида на сделката. Изготвянето на всички необходими първични документи обикновено се извършва от доставчика. Особено внимание трябва да се обърне на тези документи, които възникват по време на транзакции, при които вие сте купувач, тъй като това са ваши разходи и следователно вие сте по-заинтересовани да спазвате буквата на закона, отколкото вашия доставчик.

Разделяне на първични документи по бизнес етапи

Всички транзакции могат да бъдат разделени на 3 етапа:

Етап 1. Съгласявате се с условията на сделката

Резултатът ще бъде:

• договор;
• фактура за плащане.

Етап 2. Извършва се плащане за транзакцията

Потвърдете плащането:

извлечение от разплащателната сметка, ако плащането е извършено по банков път, чрез придобиване или чрез платежни системи, където се прехвърлят пари от вашата разплащателна сметка;

• касови бележки, разписки за приходни касови ордери, формуляри за стриктна отчетност - ако плащането е извършено в брой. В повечето случаи този метод на плащане се използва от вашите служители, когато вземат пари по сметка. Разплащанията между организациите рядко са под формата на пари в брой.

Етап 3. Получаване на стоки или услуги

Задължително е да потвърдите, че стоката е действително получена и услугата е предоставена. Без това данъчната служба няма да ви позволи да намалите данъка върху изразходваните пари. Потвърдете получаването:

• товарителница - за стоки;
• касова бележка - обикновено се издава заедно с касова бележка или ако продуктът се продава от индивидуален предприемач;
• удостоверение за извършена работа/извършена услуга.

Задължителни първични документи

Въпреки променливостта на транзакциите, има списък от задължителни документи, които се изготвят за всеки вид транзакция:

• договор;
• проверка;
• формуляри за стриктна отчетност, касов апарат, касова бележка;
• фактура;
• удостоверение за извършена работа (извършени услуги).

споразумение

При извършване на сделка с клиента се сключва споразумение, което уточнява всички подробности за предстоящите бизнес транзакции: процедури за плащане, доставка на стоки, срокове за изпълнение на работата или условия за предоставяне на услуги.

Договорът урежда правата и задълженията на страните. В идеалния случай всяка сделка трябва да бъде придружена от отделно споразумение за доставка на стоки или услуги. Въпреки това, при дългосрочно сътрудничество и изпълнение на подобни операции, може да се сключи едно общо споразумение. Споразумението е съставено в два екземпляра с печати и подписи на всяка от страните.

Някои сделки не изискват писмен договор. Например, договорът за продажба се сключва от момента, в който купувачът получи касова или касова бележка.

Фактура за плащане

Фактурата е споразумение, съгласно което доставчикът определя цената на своите стоки или услуги.

Купувачът приема условията на споразумението, като извърши съответното плащане. Формата на фактурата за плащане не е строго регламентирана, така че всяка компания има право да разработи своя собствена форма на този документ. Във фактурата можете да посочите условията на сделката: условия, известие за авансово плащане, процедури за плащане и доставка и др.

В съответствие с член 9-FZ „Относно счетоводството“ за този документ не се изисква подпис на директора или главния счетоводител и печат. Но те не трябва да се пренебрегват, за да се избегнат въпроси от страна на контрагентите и държавата. Фактурата не ви позволява да предявявате изисквания към доставчика - тя само фиксира цената на продукта или услугата. Същевременно купувачът си запазва правото да поиска връщане на сумата в случай на неоснователно обогатяване на доставчика.

Платежни документи: касови бележки, формуляри за строга отчетност (SSR)

Тази група първични документи ви позволява да потвърдите факта на плащане за закупените стоки или услуги.

Платежните документи включват продажби и касови бележки, финансови отчети, искания за плащане и нареждания. Купувачът може да получи поръчката от банката чрез плащане по банков път. Купувачът получава касова или стокова бележка от доставчика при плащане в брой.

Товарителница или разписка за продажба

Разписките за продажба, както казахме по-горе, се издават при продажба на стоки на физически лица или от самите лица.

Фактурите се използват предимно от юридически лица за регистриране на освобождаване/продажба на стоки или стоково-материални запаси и по-нататъшното им получаване от клиента.

Фактурата трябва да бъде изготвена в два екземпляра. Първият остава при доставчика като документ, потвърждаващ факта на прехвърляне на стоките, а вторият екземпляр се прехвърля на купувача.

Данните във фактурата трябва да съвпадат с номерата във фактурата.

Упълномощеното лице, отговорно за освобождаването на стоките, трябва да постави подписа си и печата на организацията върху фактурата. Страната, която получава стоката, е длъжна също така да подпише и завери с печат протокола за доставка. Използването на факсимилен подпис е разрешено, но това трябва да бъде записано в договора.

Сертификат за предоставени услуги (извършена работа)

е двустранен първичен документ, който потвърждава факта на сделката, цената и времето на услугите или работата.

Актът се издава от изпълнителя на неговия клиент въз основа на резултатите от предоставянето на услуги или извършената работа. Този първичен документ потвърждава съответствието на предоставените услуги (извършената работа) с условията на сключения договор.

Фактура

Фактурата е документ, който е необходим единствено за контрол на движението на ДДС. Фактурите обикновено се издават заедно с протоколи за доставка или актове. Има фактури за авансови плащания.

Този първичен документ е строго регламентиран. Той съдържа:

• информация за размера на средствата;
• текстурна част.

Основание за приемане на представените суми на ДДС за приспадане е фактура. Всички предприятия, които плащат ДДС, са длъжни да го изпишат.

Напоследък стана популярен универсалният документ за превод (UPD). Този документ замества двойката фактура + фактура или акт + фактура.

Правете бизнес в удобна онлайн услуга за изчисляване на заплати и изпращане на отчети до Федералната данъчна служба, Пенсионен фонд и Фонд за социално осигуряване. Услугата автоматично генерира първични документи и UPD.