Управление на продажбите в Excel. Отчитане на материалните запаси в Excel

Повечето малки и средни търговски организации решават счетоводни проблеми материални активи(стоки или продукти) използване Microsoft приложения Excel. В тази статия ще разгледаме пример за тази темаот реалната практика. Завършена автоматизация на книгата Microsoft Excelви позволява да намалите броя на рутинните действия в офисната работа, както и да осигурите контрол върху възможните потребителски грешки.

Нека разгледаме доста стандартна ситуация, когато нашата организация се занимава с търговия - закупуване на стоки и последващата им продажба. В този случай е необходимо да се води точна отчетност на номенклатурата (количество стоки, касова бележка и продажни цени). Нека започнем нашата разработка с лист, наречен Номенклатура(фиг. 2.16). Този лист играе ролята на регистър или справочник на стоките. Всеки ред съдържа информация за конкретен продуктов артикул (име на продукта, цена при получаване, продажна цена и количество на склад). Целта на разработката на софтуера е да създаде контролни листове, които ще ви позволят да коригирате количеството на стоките при получаване или изпращане, както и да правите промени в цената на стоките. Като цяло автоматизираната счетоводна книга трябва да предоставя удобен за потребителя интерфейс за мениджърите. Този интерфейс ще бъде предоставен от два листа - ДопусканеИ Пратка.

Директна работа с листа, показан на фиг. 2.16, нежелателно. Разбира се, когато стоките се получават или продават, мениджърът може директно да въвежда данни в него. Например, когато пристигне нова партида стени „Комфорт“ в размер на 5 броя на нова цена от 25 770 рубли, можете просто да коригирате както броя на единиците в склада, така и цената на пристигане. Това обаче не е много удобно и е „трамплин“ за възможни грешки от страна на потребителя. По-удобно е да се създаде контролен лист (фиг. 2.17) с елементи, които осигуряват удобен интерфейс. И самото листо Номенклатурапо-нататък ще го скрием (тази функция се реализира лесно с помощта на услугата за приложения на Microsoft Excel), така че да не бъде директно достъпна за потребителя. Разбира се, след това можете да въведете защита на структурата на книгата (с парола). В резултат на това потребителите могат да работят с листа Номенклатурасамо с помощта на интерфейса, внедрен в други листове.

При получаване на стоки, които вече са на склад, но нова цена, трябва да вземете решение за преизчисляване на цената на получаване. За категоричност приемаме, че в такъв случай като цена на получаване на стоката се определя цената на последната доставка.

Нека да преминем към подробно разглеждане на листа, показан на фиг. 2.17, което позволява на мениджъра удобно да въвежда ново пристигане на съществуващ продукт, както и да добавя нови артикули на продукта.

Лявата половина на листа Постъпления е предназначена за нови постъпления на стоки, които вече са налични в информационната база (на листа Номенклатура). За да направите това, контролата „Combo Box“ (разположена в областта на клетка A3) се попълва с имената на продуктите, присъстващи на листа Номенклатура. Това действие се извършва при отваряне на работна книга (текстът на необходимата за това процедура е даден в листинг 2.21). Програмният код приема, че стойността на свойството Имеизбрани комбинирани полета Spk.

"Списък 2.21. Процедура, изпълнявана при отваряне на книга Private Sub Workbook_Open() " Изчистване на списъка Worksheets("Receipt").Spk.Clear " Преброяване на броя на продуктите в информационната база N = 0 Докато Worksheets("Item").Cells (N + 2, 1). Стойност<>"" N = N + 1 Wend " Попълване на списъка For i = 1 To N Worksheets("Receipt").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt") Spk.ListIndex = -1 End Sub

Когато потребителят избере името на продукта в падащото поле, след това в клетка C5 на листа Допусканецената от съответния редлист Номенклатуракниги. За да направите това, процедурата, извършена, когато щракнете върху елемента Combo Box, трябва да бъде форматирана, както е показано в списък 2.22. В него също няма нищо принципно ново в сравнение с разгледаните по-рано примери.

" Листинг 2.22. Процедура за обработка на щракване върху разгъващ се поле Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6") .Value = "" End Sub

Сега потребителят трябва да въведе броя на единиците на новото пристигане в клетка C6 определен продукт. За да увеличим сигурността срещу случайни действия, добавихме поле за парола в листа. Това е обикновен текстов прозорец. Щракване върху бутон Допринесетеще ви позволи да актуализирате цената и количеството на стоките на листа Номенклатурасамо ако паролата е правилна. Задайте следните свойства за текстовия прозорец:

• Име - Пас;
• PasswordChar - *.

Това ще гарантира, че „звездичките“ се показват при въвеждане на парола (думата, въведена от потребителя, ще бъде скрита от любопитни очи). Така стигнахме до написването на процедура за въвеждане на информация за ново пристигане (увеличение на броя на посочените стоки и възможна промяна в цената) на третия лист. Листинг 2.23 показва процедурата, която се изпълнява при щракване върху бутона Допринесете. Използваната тук комбинация е 357.

"Списък 2.23. Обработване на щракване върху бутона Изпращане Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then "Актуализиране на цената на разписката Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range(" C5").Value " Корекция на количество Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Тук, при въвеждане на парола 357, процедурата ще добави въведеното от потребителя количество стоки към третия лист и ще коригира цената. След това на екрана се показва информационно съобщение, което показва, че данните са въведени, след което полето за парола се изчиства. Ако паролата е неправилна, не се правят промени в листа Номенклатуране се произвежда.

Нека сега преминем към разглеждане на дясната част (за разлика от лявата, тя се отличава с по-тъмен нюанс) на фиг. 2.17. Този фрагмент от листа трябва да се използва за въвеждане на нов продукт (с посочване на количеството). Листинг 2.24 показва процедура, която изпълнява това функционално действие в този случай.

" Списък 2.24. Обработка на щракване върху бутона Добавяне на нов продукт Private Sub CommandButton_Click() " Преброяване на броя на добавените продукти в листа Номенклатура N = 0 Докато Работни листове("Nomen").Клетки(N + 2, 1). Стойност<>"" N = N + 1 Wend " Проверка на паролата, въведена в дясното текстово поле If Pass2.Text = "35791" Then Worksheets("Nomenclature").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3" ). Работни листове със стойности („Номенклатура“). Клетки (N + 2, 2). Стойност = Диапазон („G4“). Работни листове със стойности („Номенклатура“). Клетки (N + 2, 4). Стойност = Диапазон (" G5" ).Стойност MsgBox "Въведени данни" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Грешка в паролата! Данните не са въведени" End If End Sub

От дясната страна на листа има два контрола - бутон и текстово поле за паролата. Би било възможно да оставите едно поле за парола за лявата и дясната част на листа. Предлаганата тук опция обаче подобрява функционалността на разработката. Като стойност на имота Имение избрахме Pass2. Нека формулираме процедурата за действия на потребителя при работа с дясната страна на листа:

• името на новия продукт се въвежда в клетка G3;
• клетка G4 показва цената;
• клетка G5 е запазена за броя на единиците стоки;
• потребителят въвежда парола и щракването върху бутона Добавяне на нов продукт коригира (ако паролата е правилна) въведената информация на листа Номенклатура.

В началото на процедурата CommandButton2_ClickБроят на клетките с информация за продуктите на листа се брои (за това се използва sweep N) Номенклатура. След това информацията за новия продукт се записва на следващия свободен ред на листа.

Сега да преминем към друг лист - Пратка(фиг. 2.18), който се използва при продажба на стоки. На лист ПраткаИма три контроли: комбинирано поле (Име - Spk), поле за парола (Име - Pass3) и бутон (Име - CommandButton1).

За да попълните списъка, трябва да коригирате описаната по-рано процедура (списък 2.21) Workbook_Open. Сега трябва да изглежда като списък 2.25.

"Списък 2.25. Процедура, изпълнявана при отваряне на книга (опция 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Receipt").Spk.Clear Worksheets("Shipment").Spk.Clear " Преброяване на съществуващи елементи N = 0 Докато Worksheets( " nomen"). Клетки (N + 2, 1). Стойност<>"" N = N + 1 Wend " Списъци за попълване за i = 1 To N Работни листове("Получаване").Spk.AddItem Работни листове(3).Клетки(i + 1, 1).Стойност Работни листове("Пратка").Spk .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Shipment").Spk.ListIndex = -1 End Sub

Следващата поред е следващата процедура (списък 2.26), която се изпълнява, когато щракнете върху разгъващия се списък. В резултат на това в съответните клетки на листа Праткаще бъдат въведени броят единици на посочения продукт в склада, както и продажната му цена (фиг. 2.19).

"Списък 2.26. Процедура, изпълнявана при щракване върху разгъващ се списък Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7 " ).Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

Сега потребителят трябва да посочи (в клетка E6) колко единици се изпращат (за насока и контрол въведохме наличното количество стоки в склада, използвайки предишната процедура). Процедурата, представена в листинг 2.27 (извършвана чрез щракване върху бутона Изпращане), ви позволява да коригирате броя на единиците на артикул на склад в базата данни.

"Списък 2.27. Процедура, изпълнявана при щракване върху бутона Изпращане. Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range ("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "This quantity is not in stock" Exit Sub End If Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7" ) .Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Информацията е въведена в базата данни" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Парола грешка!" End If End Sub

След извършване на промени информацията на екрана ще се актуализира - потребителят ще види вече коригираната стойност (чрез извикване на процедурата Spk_Click, които сме разработили преди това). Сега, за да осигурите предварително договорената функционалност, трябва да скриете листа Номенклатура. Потребителите в този случай ще използват разработените листове ДопусканеИ Пратка.

Въпреки това, когато попълвате документи за получаване или разход, все пак ще трябва да въведете някои стойности на ръка.

Те включват:

• дата на документа;
• количество стоки;
• Номер на документ;
• други често променящи се параметри.

Използвайки инструментите, вградени в Excel, можете да постигнете автоматично пълнененяколко колони въз основа на данни от директория. Въпреки това е малко вероятно да можете сами да конфигурирате тази функционалност без задълбочени познания за програмата.

Можете сами да добавите основни формули, например да посочите колона с общата цена на продукта, като умножите количеството по цената.

По горния начин се генерират и листовете „Входящи“ и „Разходи“. Отделното им поддържане е удобно за последващо бързо търсене на необходимия документ.

Оформяне на оборотна ведомост

Направи оборотна ведомостМожете да го направите сами, но ще трябва да разберете някои от функциите на редактора на таблици. Тук не са необходими умения за програмиране.

На отделен лист можете да покажете информация за балансите на запасите, за да разберете необходимостта от закупуване на конкретен артикул в асортимента.

Проследяване на критично салдо

Воденето на записи на стоки в магазин в Excel може да бъде конфигурирано по такъв начин, че листът с продуктови баланси да показва информация за необходимостта от закупуване на определен артикул от асортимента. След това ще разгледаме най-прост пример, как да подредите това в редактор на таблици.

В предложения пример има три складови места за стоки, като са посочени салда във всяко от тях. С помощта на функцията IF(OR...) можете да настроите автоматична проверка за съответствие със стандартите за запаси за всеки склад. Крайната формула ще изглежда така:

АКО(ИЛИ(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).

По този начин, ако балансът в което и да е място за съхранение падне под три единици, потребителят ще види съобщение за необходимостта от закупуване или вътрешно преместване на стоки. По същия начин можете да наблюдавате и обратния процес - опаковане на определен артикул. Използваната формула е много проста и винаги може да се добави към готова таблица.

Този метод за наблюдение на стойностите е приложим не само за складови салда. Следните показатели могат да бъдат анализирани по подобен начин:

• обеми извършена работа или продажби по служител;
• увеличение на брутния оборот или печалба;
• идентифициране на спадове в търговията за определени групи стоки и други показатели.

Excel може да предостави на предприемачите различни аналитични инструменти при отчитане на продажбите на дребно. Една от неговите трудности се крие в малкото количество професионален учебен материал и необходимостта от самостоятелно съставяне на всички формули.

Предимства на отчитане на стоки в магазин в Excel

Изпробвайте всички функции на платформата ECAM безплатно

Споразумение за поверителност

и обработка на лични данни

1. Общи положения

1.1. Това споразумение за поверителност и обработка на лични данни (наричано по-долу Споразумението) е прието свободно и по собствено желание и се прилага за цялата информация, която Insales Rus LLC и/или неговите филиали, включително всички лица, включени в същата група с LLC "Insails Rus" (включително LLC "EKAM Service") може да получи информация за потребителя, докато използва който и да е от сайтовете, услугите, услугите, компютърните програми, продуктите или услугите на LLC "Insails Rus" (наричани по-долу Услугите) и по време на изпълнението на Insales Rus LLC всякакви споразумения и договори с Потребителя. Съгласието на Потребителя със Споразумението, изразено от него в рамките на отношенията с някое от изброените лица, се отнася за всички останали изброени лица.

1.2.Използването на услугите означава, че потребителят се съгласява с това споразумение и условията, посочени в него; в случай на несъгласие с тези условия, Потребителят трябва да се въздържа от използване на Услугите.

"Insales"- Дружество с ограничена отговорност "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, регистрирано на адрес: 125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11 (наричано по-долу "Insails"), на от едната страна и

"Потребител" -

или физическо лице, което има правоспособност и е признато за участник в граждански правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация;

или юридическо лице, регистрирано в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

или индивидуален предприемач, регистриран в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

която е приела условията на това споразумение.

1.4 За целите на настоящото споразумение страните са определили, че поверителна информация е информация от всякакъв характер (производствена, техническа, икономическа, организационна и други), включително резултатите от интелектуална дейност, както и информация за методите за извършване професионални дейности (включително, но не само: информация за продукти, работи и услуги; информация за технологии и изследователски дейности; данни за технически системи и оборудване, включително софтуерни елементи; бизнес прогнози и информация за предложени покупки; изисквания и спецификации на конкретни партньори и потенциални партньори; информация, свързана с интелектуалната собственост, както и планове и технологии, свързани с всичко по-горе), съобщени от едната страна на другата в писмена и/или електронна форма, изрично обозначена от Страната като нейна поверителна информация.

1.5 Целта на настоящото споразумение е да защити поверителна информация, която страните ще обменят по време на преговори, сключване на договори и изпълнение на задължения, както и всяко друго взаимодействие (включително, но не само, консултиране, искане и предоставяне на информация и извършване на други инструкции).

2. Отговорности на страните

2.1. Страните се съгласяват да пазят в тайна цялата поверителна информация, получена от едната страна от другата страна по време на взаимодействието на страните, да не разкриват, разгласяват, правят публично достояние или по друг начин да предоставят такава информация на трета страна без предварителното писмено разрешение на друга страна, с изключение на случаите, посочени в действащото законодателство, когато предоставянето на такава информация е отговорност на страните.

2.2.Всяка страна ще предприеме всички необходими мерки за защита на поверителна информация, като използва поне същите мерки, които страната използва за защита на собствената си поверителна информация. Достъп до поверителна информация се предоставя само на тези служители на всяка от страните, които разумно се нуждаят от нея, за да изпълняват служебните си задължения по настоящото споразумение.

2.3 Задължението за опазване на поверителната информация в тайна е валидно в рамките на срока на действие на настоящото споразумение, лицензионното споразумение за компютърни програми от 1 декември 2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми, агентски и други споразумения и пет години след прекратяване на техните действия, освен ако страните не са договорили друго отделно.

(a) ако предоставената информация е станала публично достъпна без нарушение на задълженията на една от страните;

б) ако предоставената информация е станала известна на една от страните в резултат на нейни собствени изследвания, систематични наблюдения или други дейности, извършени без използването на поверителна информация, получена от другата страна;

(в) ако предоставената информация е законно получена от трета страна без задължение да я пази в тайна, докато не бъде предоставена от една от страните;

(d) ако информацията е предоставена по писмено искане на държавна агенция, друга държавна агенция или орган на местно управление с цел изпълнение на техните функции и разкриването й на тези органи е задължително за Страната. В този случай Страната трябва незабавно да уведоми другата Страна за полученото искане;

(д) ако информацията е предоставена на трета страна със съгласието на Страната, за която се прехвърля информацията.

2.5.Insales не проверява точността на предоставената от Потребителя информация и няма възможност да прецени неговата дееспособност.

2.6 Информацията, която Потребителят предоставя на Insales при регистрация в Услугите, не е лична информация, както е определено във Федералния закон на Руската федерация № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „Относно личните данни“.

2.7.Insales има право да прави промени в това Споразумение. Когато се правят промени в текущото издание, се посочва датата на последната актуализация. Новата версия на Споразумението влиза в сила от момента на публикуването й, освен ако не е предвидено друго в новата версия на Споразумението.

2.8. С приемането на това Споразумение, Потребителят разбира и се съгласява, че Insales може да изпраща на Потребителя персонализирани съобщения и информация (включително, но не само) за подобряване на качеството на Услугите, за разработване на нови продукти, за създаване и изпращане на лични оферти до Потребителят, да информира Потребителя за промени в Тарифните планове и актуализации, да изпраща на Потребителя маркетингови материали по темата на Услугите, за защита на Услугите и Потребителите и за други цели.

Потребителят има право да откаже получаването на горепосочената информация, като уведоми писмено на имейл адрес Insales -.

2.9. С приемането на това Споразумение Потребителят разбира и се съгласява, че Insales Services може да използва бисквитки, броячи и други технологии, за да гарантира функционалността на Услугите като цяло или техните отделни функции в частност, и Потребителят няма претенции към Insales във връзка с това с тази.

2.10 Потребителят разбира, че оборудването и софтуерът, използвани от него за посещение на сайтове в Интернет, могат да имат функцията да забраняват операции с бисквитки (за всякакви сайтове или за определени сайтове), както и да изтриват предварително получени бисквитки.

Insales има право да установи, че предоставянето на определена услуга е възможно само при условие, че приемането и получаването на бисквитки е разрешено от потребителя.

2.11 Потребителят носи самостоятелна отговорност за сигурността на средствата, които е избрал за достъп до своя акаунт, както и самостоятелно гарантира тяхната поверителност. Потребителят е изцяло отговорен за всички действия (както и последствията от тях) в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя, включително случаите на доброволно прехвърляне от страна на Потребителя на данни за достъп до акаунта на Потребителя на трети страни при всякакви условия (включително по договори или споразумения). В този случай всички действия в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя се считат за извършени от самия Потребител, освен в случаите, когато Потребителят е уведомил Insales за неоторизиран достъп до Услугите чрез използване на акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на средствата му за достъп до вашия акаунт.

2.12 Потребителят е длъжен незабавно да уведоми Insales за всеки случай на неоторизиран (неоторизиран от Потребителя) достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на техните средства за достъп до сметката. От съображения за сигурност Потребителят е длъжен самостоятелно безопасно да прекрати работата под своя акаунт в края на всяка сесия на работа с Услугите. Insales не носи отговорност за възможна загуба или повреда на данни, както и други последици от всякакво естество, които могат да възникнат поради нарушение от страна на Потребителя на разпоредбите на тази част от Споразумението.

3. Отговорност на страните

3.1 Страната, която е нарушила задълженията, предвидени в Споразумението относно защитата на поверителна информация, прехвърлена по Споразумението, е длъжна, по искане на увредената страна, да компенсира действителните вреди, причинени от това нарушение на условията на Споразумението. в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.

3.2 Обезщетението за щети не прекратява задълженията на Страната нарушител да изпълни надлежно задълженията си по Договора.

4.Други разпоредби

4.1. Всички известия, искания, искания и друга кореспонденция по настоящото Споразумение, включително тези, включващи поверителна информация, трябва да бъдат в писмен вид и доставени лично или чрез куриер, или изпратени по имейл на адресите, посочени в лицензионното споразумение за компютърни програми от 12/ 01/2016, споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми и в това споразумение или други адреси, които впоследствие могат да бъдат посочени писмено от страната.

4.2.Ако една или повече разпоредби (условия) на това Споразумение са или станат невалидни, това не може да послужи като причина за прекратяване на останалите разпоредби (условия).

4.3 Това Споразумение и отношенията между Потребителя и Insales, възникващи във връзка с прилагането на Споразумението, са предмет на законодателството на Руската федерация.

4.3 Потребителят има право да изпраща всички предложения или въпроси относно това Споразумение до Службата за поддръжка на потребители Insales или на пощенски адрес: 107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Дата на публикуване: 01.12.2016 г

Пълно име на руски:

Дружество с ограничена отговорност "Insales Rus"

Съкратено име на руски език:

LLC "Insales Rus"

Име на английски:

Дружество с ограничена отговорност InSales Rus (InSales Rus LLC)

Юридически адрес:

125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11

Пощенски адрес:

107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12, BC „Стендал“

INN: 7714843760 Контролен пункт: 771401001

Банкова информация:

Днес има голям избор от специализирани инструменти за складово счетоводство: от прости безплатни програми до скъпи пълнофункционални WMS системи. Въпреки това много предприемачи в началния етап избират електронни таблици на Excel за складово счетоводство. На пръв поглед това изглежда като достъпно и удобно решение, но с нарастването на броя на поръчките в една организация използването на Excel за складово счетоводство е изпълнено с много проблеми. Колкото повече складово пространство, колкото повече продуктови артикули, толкова по-голяма е вероятността за появата им. Какви трудности срещат потребителите при работа с Excel?

• Грешки при въвеждане на данни. Поради една единствена грешка при въвеждане, става необходимо да се проверят отново всички данни в таблицата.
• Неудобство при съвместна работа. Често възниква ситуация, когато при редактиране на данни от един потребител те се презаписват от друг. Следователно счетоводството в Excel може да не е правилно.
• Извършване на много операции ръчно. Excel не е проектиран като решение за складово счетоводство; програмата съчетава много основни функции и затова често ще трябва да отделяте време за монотонен ръчен труд.
• Трудност при проверка на точността на данните. При използване на Excel се полагат много усилия за проверка на коректността на въведените данни и привеждане на информацията в правилната форма. Ако имате голям склад, по-добре е да изтеглите Excel, за да изпълнявате други задачи и да поддържате складови записи с помощта на по-модерни програми.

Тези проблеми може да не се появяват много често, но все пак отнемат много работно време. Складова програма в Excel Коригирането на грешки и печатни грешки, продължителната проверка на коректността на данните за салда и принудителният ръчен труд при работа с Excel са основните причини, поради които предприемачите в крайна сметка започват да използват специализирани решения за поддържане на складови записи. Дори опитни специалисти, които знаят как да поддържат инвентарни записи в Excel, все още правят избор в полза на други програми, базирани на Excel, или напълно нови решения.

Как да поддържате записи на инвентара в Excel?

Независимо дали избирате Excel таблици, услугата MyWarehouse или друго специализирано търговско решение, трябва да следвате няколко основни принципа. Ако изтеглите програмата и не използвате специални правила, с течение на времето счетоводната работа ще стане много по-сложна:

1. Правилно проектиране на справочници. Указател със стоки без идентификационни знаци създава гарантирани проблеми със счетоводството, неудобство в работата на продавача и трудности при изготвянето на отчети. При въвеждане на данни е необходимо да се попълни възможно най-много информация в различните клетки (например кодове, артикули, цени, ДДС). Ако отчитането на стоките, продадени в склад, се извършва с помощта на услугата MyWarehouse, всички необходими данни за стоките се въвеждат автоматично в документите, което спестява много време при обработката на поръчките.
2. Установяване на начални салда в количествено и общо изражение. Правилните данни в началото на работата ще дадат адекватни отчети по време на работния процес, но тези, които подготвят продажби от „празен лист“, не трябва да разчитат на това.
3. Спазване на хронология при изготвяне на документи. Пристигането на стоките в склада от доставчика трябва да се регистрира строго преди изпращането им до купувача. В противен случай разходите ще се повишат и няма да можете да изчислите точно колко сте спечелили. В MyWarehouse можете да посочите произволна дата за всяка покупка и продажба на стоки.
4. Структурирано съхранение на допълнителна информация. Когато поддържате складови записи, е важно да събирате допълнителна информация за продажбите (например начин на доставка и плащане, дата на изпращане, име на клиент, име на мениджър) в отделни полета. Всички тези данни ще бъдат полезни в бъдеще за изготвяне на маршрутни листове за куриери, изчисляване на заплати на мениджъри и анализ на статистика. В MySklad можете лесно и без програмиране да създадете необходимия брой свободни полета за използване в директории и документи.

Потребителите на интернет услугата MoySklad имат достъп до безплатна поддръжка по телефон и електронна поща. Обслужващият персонал не само помага при работата с програмата, но и споделя съвети за оптимално складово счетоводство и настройка на основни бизнес процеси. Изтеглете безплатната версия и изпробвайте нашите нови решения.

Управление на инвентара- един от най-важните компоненти при управление на бизнес. Качеството и успехът на организацията зависи от ситуацията в складовото съоръжение. Ето защо предприемачите са длъжни да обърнат достатъчно внимание на това как правилно да организират система за управление на складови запаси и да я контролират в бъдеще.

Поради важността на този въпрос, многократно сме засягали темата в статии и.

Сега нека разгледаме по-подробно колко удобно е да наблюдавате движението на инвентара с помощта на най-простата програма MS Excel.

Повечето организации, които продават определен продукт, имат склад за съхранение. Това води до оправдана необходимост от водене на документация. Използването на специални програми за това помага на организациите да направят работата си по-ефективна, като същевременно намаляват разходите и увеличават печалбите. MS Excel е страхотен за малки магазини и други малки организации.

ВъзможностиГ-ЦАExcel:

• Показва количеството на наличността в склада
• Структурира и анализира данни за съществуващи активи
• Отчети за продажби за всеки период от време

Счетоводно отчитане на стоки вГ-ЦАExcel: предимства

MS Excel е точно програмата, която може да опрости складовата отчетност и има редица функции за наблюдение на движението на стоките.

Отчитане на стоки в MS Excel: недостатъци

Важно е да се отбележи, че Excel има и много недостатъци. Например сложна поредица от операции, които изискват работни умения и квалификация, както и големи временни ресурси, които толкова често ни липсват. Поради грешки, които понякога възникват в програмата, е възможно да загубите всички съществуващи данни.

Функции на Excel за управление на инвентара

Продуктът се състои от таблици, които са попълнени с данни. Можете да изберете отделни продукти или групи от продукти. С този софтуерен инструмент е възможно да се извършват аналитични функции и операции с помощта на формули. Програмата изисква необходимите познания за работа с нея. Опитайте се да се възползвате максимално от всички функции на компютърната програма. Колкото по-голям е наборът от функции, които познавате и знаете как да боравите с тях, толкова по-големи са вашите възможности при поддържане на записи на инвентара.

С помощта на Excel е възможно да се следи получаването и напускането на продуктите. Можете също така да изчислите данни относно извършените действия в склада, например да разберете броя на балансите за конкретен тип обувки или брой продукти. За да сведете до минимум количеството остатъци, разберете коя марка обувки се купува най-лесно. Запознайте се с препоръки в областта на продажбата на детски обувки.

Да приемем, че заглавката на таблицата трябва да бъде разтегната на два или повече реда. За да направите това, активирайте функцията за обвиване на думи директно в клетката предварително и тогава няма да имате никакви затруднения. Вашата маса ще изглежда спретнато.

Програмата ви позволява да вмъквате различни шрифтове, които са много удобни за използване при маркиране на редица продукти или отделни категории въз основа на техните параметри.

За предпочитане е да подчертаете по-важните продуктови групи чрез форматиране на клетки, колони или редове. Тези техники ще осигурят лесно възприемане на информацията в таблицата.

Препоръки за управление на инвентара с помощтаExcel

Осигуряването на счетоводство за продуктите, които са в склада, се обяснява с необходимостта от наблюдение, контрол на активите на магазина и изготвяне на отчети по време на периода на продажба. Препоръчително е за това да отговаря компетентен специалист, който познава основите на MS Excel и знае как да ги прилага на практика.

Ето ясен пример как да започнете с управлението на инвентара в MS Excel (всички стойности са приблизителни):

В началото на таблицата трябва да се покаже консумацията:

Продуктова счетоводна таблица MS Excel

Слезте няколкостотин клетки надолу и създайте таблица с разписка, например в три клетки: 1-продукт, 2-количество, 3-покупна цена.

Таблица за получаване на стоки в MS Excel

Всеки току-що пристигнал в склада продукт трябва да получи цена, което се прави много лесно в програмата. Попълнете таблицата, например, обувки, сандали, маратонки, кецове, ботуши и други. Това са обобщени имена; на практика ще попълните продуктовата колона с други имена. Например, поръчайте продукти, които са популярни сред вашата аудитория от клиенти за вашия магазин. Списъкът е индивидуален за всеки магазин.

важно!Така че името на продукта в таблицата за потреблението да отговаря на името, посочено във фактурите. Следователно в таблицата е необходимо името да се изпише изцяло, без да се съкращава. Можете да предоставите информация до размера и цвета на обувките. Колкото по-конкретна е информацията, толкова по-удобна е тя.

Количество и изкупна цена. Тези колони се попълват според нуждите.

Добавянето на ново пристигане към вашия списък е лесно само с две кликвания. Също така веднага задайте цената, количеството и други параметри.

Отчитането на запасите в Excel е подходящо за всяка търговска или индустриална организация, където е важно да се вземе предвид количеството на суровините и готовите продукти. За целта фирмата поддържа складова отчетност. Големите компании, като правило, купуват готови решения за електронно счетоводство. Днес има много възможности за различни области на дейност.

В малките предприятия движението на стоките се контролира самостоятелно. За тази цел могат да се използват таблици на Excel. Функционалността на този инструмент е напълно достатъчна. Нека се запознаем с някои от възможностите и да създадем своя собствена програма за складово счетоводство в Excel.

В края на статията можете, което е анализирано и описано тук.

Как да поддържате записи на инвентара в Excel?

Всяко персонализирано решение за инвентаризация, независимо дали е създадено вътрешно или закупено, ще работи добре само ако се спазват основните правила. Ако пренебрегнете тези принципи в началото, тогава работата ще стане по-трудна по-късно.

1. Попълвайте справочниците възможно най-точно и задълбочено. Ако това е продуктова гама, то е необходимо да се въвеждат не само наименованията и количествата. За коректно счетоводство ще ви трябват кодове, артикули, срокове на годност (за отделни отрасли и търговски предприятия) и др.
2. Началните салда се въвеждат в количествено и парично изражение. Логично е да се направи инвентаризация, преди да се попълнят съответните таблици.
3. Поддържайте хронология при записване на транзакции. Данните за получаване на продукти в склада трябва да бъдат въведени преди изпращането на стоките до купувача.
4. Не пренебрегвайте допълнителна информация. За да състави маршрутен лист, водачът се нуждае от датата на изпращане и името на клиента. За счетоводство – начин на плащане. Всяка организация има свои собствени характеристики. Редица данни, въведени в програмата за складово счетоводство в Excel, ще бъдат полезни за статистически отчети, заплати за специалисти и др.

Невъзможно е недвусмислено да се отговори на въпроса как да се поддържат инвентарни записи в Excel. Необходимо е да се вземат предвид спецификите на конкретно предприятие, склад и стоки. Но могат да се направят общи препоръки:

1. За да поддържате правилно записи на инвентара в Excel, трябва да създадете справочници. Могат да поемат 1-3 листа. Това е директория „Доставчици“, „Купувачи“, „Точки за отчитане на стоки“. В малка организация, където няма много контрагенти, не са необходими указатели. Не е необходимо да се съставя списък с пунктове за регистриране на стоки, ако предприятието има само един склад и/или един магазин.
2. При относително постоянен списък от продукти има смисъл да се създаде продуктова гама под формата на база данни. Впоследствие се попълват квитанции, разходи и отчети с препратки към номенклатурата. Листът „Номенклатура“ може да съдържа наименование на продукта, продуктови групи, продуктови кодове, мерни единици и др.
3. Получаването на стоките в склада се записва на лист „Получаване“. Изхвърляне – „Разход“. Текущото състояние е „Остатъци“ („Резерв“).
4. Резултати, отчетът се генерира с помощта на инструмента Pivot Table.

За да предотвратите изтичането на заглавките на всяка складова счетоводна таблица, има смисъл да ги коригирате. Това се прави в раздела „Преглед“ с помощта на бутона „Замразяване на зони“.

Сега, независимо от броя на записите, потребителят ще види заглавките на колоните.

Excel таблица “Складово счетоводство”

Нека да разгледаме пример как трябва да работи програма за складово счетоводство в Excel.

Ние правим “Указатели”.

За данни на доставчика:

*Формата може да е различна.

За клиентски данни:

*Моля, обърнете внимание: заглавната лента е замразена. Следователно можете да въведете колкото искате данни. Имената на колоните ще бъдат видими.

За да одитирате точките за освобождаване на стоки:

Нека повторим още веднъж: има смисъл да се създават такива директории, ако предприятието е голямо или средно по размер.

Можете да направите продуктова номенклатура на отделен лист:

В този пример ще използваме падащи списъци в таблицата за складова отчетност. Следователно имаме нужда от Справочници и Номенклатура: ще направим препратки към тях.

Нека дадем името на обхвата на таблицата "Номенклатура": "Таблица1". За да направите това, изберете диапазона на таблицата и въведете съответната стойност в полето за име (срещу лентата с формули). Трябва също да зададете име: "Таблица2" на диапазона на таблицата "Доставчици". Това ще ви позволи удобно да се справите с техните стойности.

За да записвате входящи и изходящи транзакции, попълнете два отделни листа.

Изработване на шапка за „Енорията“:

Следващ етап - автоматизация на попълване на таблици!Необходимо е да се уверите, че потребителят избира името на продукта, доставчика и счетоводната точка от готов списък. Кодът на доставчика и мерната единица трябва да се показват автоматично. Ръчно се въвеждат дата, номер на фактура, количество и цена. Excel изчислява цената.

Да започнем да решаваме проблема. Първо ще форматираме всички директории като таблици. Това е необходимо, за да може нещо да се добави или промени по-късно.

Създайте падащ списък за колоната „Име“. Изберете колоната (без заглавка). Отидете в раздела „Данни“ - инструмента „Проверка на данни“.

В полето „Тип данни“ изберете „Списък“. Веднага се появява допълнително поле „Източник“. За да вземете стойностите за падащия списък от друг лист, използвайте функцията: =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").

Сега, когато попълвате първата колона на таблицата, можете да изберете името на продукта от списъка.

Автоматично в колона „Единица“. промяна." трябва да се появи съответната стойност. Нека го направим с помощта на функциите VLOOKUP и UND (ще потисне грешката, произтичаща от функцията VLOOKUP, когато се позовава на празна клетка в първата колона). Формула: .

Използвайки същия принцип, създаваме падащ списък и автоматично попълване за колоните „Доставчик“ и „Код“.

Създаваме и падащ списък за „Отчетна точка” - където са изпратени получените стоки. За да попълните колоната „Цена“, използвайте формулата за умножение (= цена * количество).

Създаваме таблица „Потребление на стоки“.

В колоните „Име“, „Място на регистрация на пратката, доставка“, „Купувач“ се използват падащи списъци. Мерните единици и себестойността се попълват автоматично по формули.

Изготвяме „Оборотна ведомост“ („Резултати“).

В началото на периода поставяме нули, т.к тепърва започва да се води складово счетоводство. Ако преди това е била поддържана, тогава тази колона ще съдържа остатъци. Имената и мерните единици са взети от продуктовата гама.

Колоните “Постъпления” и “Пратки” се попълват с помощта на функцията SUMIFS. Ние изчисляваме остатъците с помощта на математически оператори.

Изтеглете програмата за складово счетоводство (готов пример, съставен по описаната по-горе схема).

Така независимо компилираната програма е готова.