Qui prépare le tableau des effectifs de l’organisation ? Tableau des effectifs

Bonjour! Avez-vous déjà entendu parler d'un document tel que " Tableau des effectifs organisation"? Mais il s'agit d'un document sur la base duquel les salaires sont calculés, ainsi que les employés sont embauchés et licenciés. Nous allons maintenant essayer de parler en détail des fonctions remplies par le SR et de la manière de le composer correctement.

Qu'est-ce que le « calendrier du personnel » ?

Chacun d'entre vous a été au service RH d'une entreprise au moins une fois dans sa vie. Vous avez probablement vu d'innombrables dossiers et dossiers personnels d'employés. Beaucoup étaient sûrement intéressés par la façon dont les employés de ce département collectent et mémorisent des informations sur tous les postes, employés, etc.

Et tout est assez simple. Ils ont un document appelé tableau des effectifs.

Tableau des effectifs (SH)- il s'agit d'un document réglementaire qui fournit des informations sur toutes les positions de l'entreprise, le nombre Employés à plein temps, le montant de leurs taux de droits et le montant des allocations.

En d'autres termes, il s'agit d'un document qui contient des informations généralisées sur le nombre d'employés de l'entreprise et les postes disponibles. De plus, le tableau des effectifs indique la taille salaires pour chaque poste, en tenant compte de toutes les indemnités applicables.
Très souvent, ce document aide les chefs d'entreprise lors de poursuite judiciaire. Par exemple, en raison d'une réduction forcée des effectifs, un travailleur a été licencié et il a déposé une demande anciens dirigeants au tribunal. Dans ce cas, le ShR est une preuve directe de la légalité des actions du défendeur.

En raison de l'importance de ce document, toutes les pages sont numérotées, lacées et cachetées.

Téléchargez un exemple de commande pour approbation du tableau des effectifs

Télécharger le formulaire de dotation N T-3

Fonctions de dotation

Comme tout document, le ShR remplit un certain nombre de fonctions. Les principaux sont :

Possibilité d'organiser les horaires de travail du personnel ;
Calcul des salaires mensuels des salariés ;
Enregistrement officiel des employés nouvellement embauchés ;
Rester les règles de la routine quotidienne interne ;
Transfert d'employés inscrits d'un poste à un autre, etc.

Le tableau des effectifs est un document obligatoire

Chaque entreprise a un grand nombre de Documentation. Il y a des documents qui sont conservés sans faute, et il y a ceux qui sont créés par nécessité. A la question « Le ShR est-il un document obligatoire ? il est impossible de donner une réponse définitive.

Cela est dû au fait que le Code du travail n'exige pas la présence de main-d'œuvre dans une entreprise. Mais si l'on considère cette question sur la base des exigences de Roskomstat, il s'avère que ce document est nécessaire, car il s'agit du principal document de comptabilisation du paiement des salaires.

Bien que la législation ne stipule nulle part de règles claires, la plupart des organisations mènent des actions ce type Documentation. Après tout, l’essentiel des inspections gouvernementales commence par l’étude du SR.

En effet, la présence de ce document facilite la vie non seulement des inspecteurs, mais aussi des gestionnaires, des services des ressources humaines et de la comptabilité.

Quelle est la durée de validité du tableau des effectifs ?

Aucun document officiel La durée exacte de validité du ShR n’est pas précisée. Le gérant lui-même a le droit d'indiquer la période à laquelle ce document est établi. Le plus souvent, elle est refaite chaque année et mise en vigueur au 1er janvier. Lors de l'établissement du ShR, la date de sa validité est indiquée. Mais si vous ne précisez pas de date, alors le document est considéré comme illimité et n'a pas besoin d'être refait.

Combien et où est stocké le tableau des effectifs ?

Sur la base du décret des Archives fédérales, ShR, après expiration, doit être conservé dans l'entreprise pendant 3 ans. Et la durée de conservation des dispositions relatives au personnel est de 75 ans.

Disposition du personnel– un document facultatif pour chaque entreprise, qui est créé sur la base du tableau des effectifs. Il est version mobile ShR et comprend plus des informations détaillées sur les salariés de l’entreprise (indiquer le nom complet des travailleurs, le groupe de personnes handicapées, etc.).

Qui compose

Avant de commencer à créer un document, le responsable émet un arrêté de modification du tableau des effectifs, où il désigne un salarié qui l'établira.

Cela peut être absolument n'importe quel employé de l'organisation. Mais le plus souvent, ces travaux sont confiés à des employés du service du personnel, du service comptable ou de l'ingénieur des normes du travail.

Combien d’exemplaires de ShR devraient être en production ?

Lors de la compilation d'un SR, une copie est effectuée. Ainsi, l’original et une copie doivent être conservés au service RH et comptable.

Changement de personnel

Il est parfois nécessaire d’apporter des modifications au SR existant. Cela se fait dans plusieurs cas :

S'il y a une réorganisation de l'entreprise ;
Si vous avez besoin d'optimiser et d'améliorer activité de travail appareils de contrôle;
Si des modifications apportées à la législation nécessitent des modifications obligatoires du ShR ;
En cas de changement de poste ;
Changements de poste dans le tableau des effectifs ;
Modifications du salaire dans le tableau des effectifs.

Si les changements sont mineurs et ne nécessitent pas la création d'un nouveau RH, alors le responsable prend un arrêté de modification du tableau des effectifs. Après quoi l'employé responsable apporte des modifications au document actuel.

Lorsqu'elle apporte des modifications au tableau des effectifs, la direction n'est pas tenue d'en informer les employés par écrit.

La deuxième façon d’apporter des modifications est de créer un nouveau ShR.

Pour toute modification du SR, des modifications doivent être apportées aux cahiers de travail et aux cartes personnelles des salariés. Avant de faire cela, vous devez obtenir l'autorisation écrite des employés pour cette action.

Par exemple, si le libellé d’un titre d’emploi change légèrement, l’employé doit en être avisé par écrit. Ce n'est qu'après cela que des modifications y sont apportées cahier de travail.

Si des changements concernent le montant des salaires, dans ce cas le salarié en est informé par écrit 2 mois à l'avance. Ces modifications sont apportées simultanément au contrat de travail.

Existe-t-il un formulaire de dotation obligatoire ?

Pour compiler le SR, le SR unifié est le plus souvent utilisé. C'est un formulaire - un tableau dans lequel vous devez saisir des données.

La plupart des organisations prennent le formulaire T-3 comme base et le « personnalisent » pour l'adapter à leur entreprise. Ceci est autorisé, c'est-à-dire la forme unifiée de ce document n'est pas obligatoire.

Dans les cas où l'entreprise a uniforme d'état direction, puis le tableau des effectifs est établi selon toutes les règles.

Structure du tableau des effectifs de l'organisation

Le SR se compose d'un « en-tête », d'un tableau et des données des personnes qui ont signé ce document.

La première partie des documents contient les informations suivantes :

Nom de l'organisation, selon les documents constitutifs ;
La date de début du ShR, son numéro et sa durée de validité. La numérotation peut être attribuée arbitrairement.
Date et numéro de l'arrêté approuvant le tableau des effectifs ;
Effectif total.

La deuxième partie est une collecte de données pour tous les postes. Nous y reviendrons un peu plus tard.

La troisième partie contient les noms et fonctions des personnes qui ont signé ce document. Il s'agit le plus souvent du chef du service du personnel et du chef comptable.

Comment créer un planning du personnel

Nous espérons que personne n'a eu de questions en remplissant « l'en-tête », passons donc au remplissage du tableau lui-même.

1 colonne . Nom de l'unité structurelle. Ils doivent être classés par ordre de subordination. Par exemple, administration, secrétariat, service financier, comptabilité, etc. ;

2 chefs d'accusation. Code du département. On numérote les divisions de haut en bas (01,02,03, etc.) ;

3 chefs d'accusation. Titre d'emploi. Les données doivent être saisies dans cas nominatif sans abréviations, en singulier, guidé par les répertoires de qualification et de tarifs ;

4 chefs d'accusation . Nombre d'unités de personnel. Cette colonne indique le nombre de personnes pour un poste dont l'entreprise a besoin. Cette valeur peut être un entier ou une fraction. Par exemple, 2,5 pourrait signifier que 2 employés travailleront à temps plein et un à temps partiel ;

5e comte . Le montant du salaire, du tarif ou des primes. Indiqué en roubles pour chaque position. Si, par exemple, 2 comptables travaillent, mais que le responsable leur verse des salaires différents, alors un seul salaire est indiqué dans le tableau des effectifs et les paiements supplémentaires sont indiqués dans la colonne indemnités. Autrement dit, le salaire des travailleurs occupant le même poste devrait être le même ;

6, 7, 8 colonnes . Allocations pour conditions de travail particulières. Ils peuvent ne pas exister, alors des tirets sont placés dans les colonnes. Mais si le salarié travaille la nuit, vacances, nettoie la salle de bain. nœuds, etc., alors, selon la loi, il doit recevoir une certaine compensation ;

9e comte. Dans seulement un mois. Les données des colonnes 5,6,7,8 sont résumées, puis multipliées par le nombre d'unités d'état-major pour chaque poste ;

10e comte . Note. Un acte réglementaire local peut être indiqué sur la base duquel les salaires sont payés ;

Après avoir saisi les données, vous devez résumer les résultats 4 Et 9 colonne. Ainsi, on connaît le nombre d'unités de personnel dans le tableau des effectifs et le fonds salarial mensuel.

Approbation de la dotation

Selon les règles d'approbation du tableau des effectifs, après compilation et vérification de toutes les données, le RH est signé par le responsable, le chef comptable et le chef du service du personnel. Après quoi le chef d'entreprise donne un arrêté pour mettre en vigueur ce document.

Conclusion

SR n'est pas obligatoire, mais un document très important pour toute organisation. Sur cette base, vous pouvez soit en accepter un nouveau. De plus, avec son aide, les salaires des salariés de l’entreprise sont calculés.

Ce document n'est pas strictement réglementé, il peut donc être « personnalisé » pour chaque organisation et modifié si nécessaire. C'est une bouée de sauvetage pour un manager lors des inspections des agences gouvernementales.

Directrice RH du groupe d'entreprises Belaya Dacha

Depuis plus de deux ans, un seul formulaire est utilisé en Russie à temps plein des horaires. Avant la promulgation de la résolution n° 26 du Comité national des statistiques de Russie du 06/04/2001, chaque organisation a rédigé à sa manière cet acte réglementaire local. Acte juridique avant 2001 Niveau fédéral, qui établirait la forme et l'ordre élaboration à temps plein des horaires pour toutes les organisations sans exception, n’existait pas. Depuis longtemps, l'engagement à temps plein des horaires, notamment pour les petites et moyennes entreprises, a généralement été remise en question.

En avril 2001, les responsables du personnel ont finalement reçu une réponse officielle à la question de savoir ce qui devrait être régulier calendrier. Et avec acceptation Travail code Fédération de Russie, les doutes sur le caractère contraignant de ce document pour l'organisation ont complètement disparu.

Essayons de trouver ensemble comment le faire correctement dresser régulier calendrier et travailler avec lui.

Qu’entend-on par « personnel » et « effectif » ?

État- il s'agit de la composition des employés de l'organisation, déterminée par la direction pour une certaine période.

Diverses sources donnent des définitions différentes au concept de « dotation », mais, en principe, leur essence se résume à ce qui suit : tableau des effectifs- il s'agit d'un document organisationnel et administratif qui reflète la structure de l'organisation et contient une liste de postes indiquant leur nombre et leurs niveaux de salaire. En outre, le tableau des effectifs 1 reflète le montant des indemnités et des paiements supplémentaires qui existent dans une organisation donnée par rapport à des postes spécifiques.

Qui doit rédiger le RS et y apporter des modifications ?

Il n’y a toujours pas de clarté sur cette question. Dans différentes organisations, les fonctions d'établissement des tableaux d'effectifs sont assurées par différentes unités structurelles. Lorsqu'elle attribue la responsabilité de la formation du personnel aux employés d'une unité structurelle, la gestion est souvent basée sur la taille de l'organisation. Aujourd'hui, en Russie, il existe à la fois de grandes organisations employant plus de 500 personnes et de petites entreprises ne comptant pas plus de 50 employés. Il y a aussi des entrepreneurs sans éducation entité légale qui emploient des travailleurs salariés. Puisque la plupart des petites entreprises et entrepreneurs individuels Il n'y a pas de services du personnel, pas de services d'organisation et de rémunération, alors le tableau des effectifs est établi par les comptables, les managers ou les entrepreneurs eux-mêmes. Dans les entreprises de taille moyenne (à partir de 100 personnes), il existe en règle générale un service du personnel ou un service du personnel et, par conséquent, les fonctions d'établissement et de modification du tableau des effectifs leur sont transférées (mais il arrive souvent que les comptables sont à nouveau impliqués dans l'élaboration et l'évolution du tableau des effectifs).

DANS grandes entreprises Comprenant à la fois des départements du personnel ou des services du personnel et des départements d'organisation et de rémunération, les divisions nommées sont engagées dans l'élaboration du tableau des effectifs.

Il est à noter que la constitution d'un tableau des effectifs est un processus assez complexe, composé de plusieurs étapes et nécessitant l'implication non seulement de spécialistes RH, mais également d'économistes.

Où commence la préparation du ShR ?

Avant de commencer à établir un tableau des effectifs, vous devez décider de la structure organisationnelle de l'entreprise. Structure organisationnelle est une représentation schématique des divisions structurelles. Ce document reflète toutes les divisions de l'organisation et décrit schématiquement l'ordre de leur subordination. La structure organisationnelle peut également refléter les connexions verticales et horizontales entre les départements.

Il est problématique d'indiquer clairement où se situent les limites de responsabilité pour l'établissement du tableau des effectifs, mais nous allons essayer de délimiter certaines étapes de l'établissement du RH, et en même temps remplir le formulaire unifié n° T-3.

Par où commencer à remplir le formulaire unifié ?

Le remplissage du formulaire unifié T-3 « Tableau des effectifs » doit commencer par le nom de l'organisation - il doit être indiqué en stricte conformité avec le nom qui apparaît dans les documents constitutifs. Dans le cas où une organisation a à la fois un nom complet et un nom abrégé, l'utilisation de n'importe quel nom est autorisée. Afin d'éviter des questions et des situations controversées, il est conseillé d'établir les règles de remplissage des détails dans un acte réglementaire local sur la documentation et le flux des documents (règlements, instructions).

Vient ensuite le numéro du document. Pour les organisations où le tableau des effectifs est souvent sujet à des changements, il est conseillé d'introduire une numérotation distincte pour le tableau des effectifs avec une désignation de lettre (par exemple, « shr »).

La date du document est inscrite dans une colonne spécialement désignée sous la forme « jj.mm.aaaa ». La date du tableau des effectifs ne coïncide pas toujours avec l'heure de début de sa validité, c'est pourquoi le formulaire unifié contient la colonne « Tableau des effectifs pour « ____ » _______ 20, c'est-à-dire à une certaine date à partir de laquelle le tableau des effectifs entre en vigueur.

La résolution du Comité national des statistiques de Russie, qui a introduit le formulaire unifié n° T-3, prévoit l'approbation du tableau des effectifs par arrêté du chef de l'organisation. Pour ce faire, la date et le numéro de la commande, le nombre d'unités de personnel et la masse salariale mensuelle sont renseignés dans une colonne distincte.

Quel est le nom de l'unité structurelle ?

La première colonne du formulaire unifié est appelée « Nom de l'unité structurelle ». Si nous parlons d'une organisation commerciale, en règle générale, il n'y a aucune restriction dans les noms des divisions structurelles, à l'exception des exigences en matière de terminologie et de concepts et définitions généralement acceptés (il n'est pas souhaitable de nommer des divisions structurelles mal comprises en mots étrangers). Cependant, il existe des organisations dans lesquelles un certain nombre d'avantages offerts aux employés à la retraite (par exemple, des prestations médicales et les établissements d'enseignement, entreprises qui comprennent des installations de production avec des conditions de travail dangereuses). Par conséquent, la tâche de refléter correctement les noms des unités structurelles dans le tableau des effectifs incombe au service RH ou au service organisation et rémunération. Pour faciliter le travail dans ce sens, il existe des classificateurs industriels des industries dangereuses ou une nomenclature des noms de divisions structurelles, ainsi que des ouvrages de référence sur les tarifs et les qualifications, des classificateurs panrusses, la liste n° 1 des industries, travaux, professions, postes et indicateurs. dans les travaux souterrains, dans les travaux aux conditions de travail particulièrement dangereuses et difficiles, emploi dans lequel donne droit à une pension de vieillesse (vieillesse) à des conditions préférentielles et liste n°2 des industries, emplois, professions, postes et indicateurs avec des conditions de travail préjudiciables et difficiles, dont l'emploi donne droit à une pension de vieillesse ( vieillesse) à des conditions préférentielles.

Les noms des départements sont indiqués par groupes :

partie gestion ou administrative (ces divisions comprennent la direction, la comptabilité, le service du personnel, etc.) ;
unités de production;
unités auxiliaires ou de service.

En règle générale, l'emplacement des noms des unités structurelles dans la plupart des organisations correspond à cet ordre. L'exception concerne les entreprises dont l'activité principale est le commerce. Dans ces entreprises, il n'y a pas de départements de production, mais il existe des départements commerciaux ou des départements commerciaux étroitement liés aux départements logistiques (ces derniers dans ce cas sont des départements de service).

Les départements de support comprennent généralement le service d'approvisionnement, les services de réparation, etc.

Qu’est-ce qu’un « code d’unité structurelle » ?

Le code de l'unité structurelle indique généralement l'emplacement de l'unité structurelle dans la structure hiérarchique de l'organisation. Il est également destiné à faciliter la gestion des documents (en particulier pour les grandes entreprises). Au moyen du codage, la place des unités plus petites dans la structure des grandes est indiquée. Par exemple, au sein des départements il y a des directions, au sein des départements il y a des divisions, au sein des départements il y a des groupes. Si un département est désigné par le code numérique 01, alors le département au sein du département sera donc numéroté 01.01. Les départements et les groupes sont désignés de la même manière.

Comment remplir la colonne « Profession (poste) » ?

Cette colonne est remplie en stricte conformité avec les ouvrages de référence sur les tarifs et les qualifications et le classificateur panrusse des postes d'employés et des professions ouvrières. La séquence de remplissage de cette colonne pour chaque unité structurelle est individuelle, prenant en compte les spécificités d'une organisation particulière. En règle générale, les postes de chef d'une unité structurelle, ses adjoints sont situés en premier, puis les principaux spécialistes et chefs, puis les postes d'interprètes. Si une unité structurelle comprend à la fois du personnel d'ingénierie et technique et des ouvriers, il est nécessaire d'affecter d'abord les ingénieurs, puis les ouvriers.

Qu’est-ce qu’une « unité de dotation » ?

Unité du personnel- il s'agit d'une unité officielle ou de travail prévue par le tableau des effectifs de l'entreprise. En règle générale, le nombre d'unités de personnel des organisations financées par le budget fédéral ou régional est déterminé par les organisations de niveau supérieur. Le nombre d'unités de personnel d'une entreprise commerciale est déterminé par ses besoins pour certains types de travaux, le degré d'urgence de leur mise en œuvre et leur faisabilité économique.

Comment fixer le salaire (taux tarifaire) ?

Sous salaire (taux tarifaire) conformément à l'article 129 du Code du travail de la Fédération de Russie, on entend un montant fixe de rémunération pour un employé pour le respect des normes du travail ( responsabilités de travail) d'une certaine complexité (qualification) par unité de temps.

Les taux tarifaires sont un outil de tarification de la rémunération des salariés dans les organisations financées par budget fédéral conformément à la grille tarifaire unifiée. Les organisations commerciales fixent les salaires en fonction de leurs capacités financières.

Il convient de noter ici que le salaire ou le taux tarifaire conformément à l'article 133 du Code du travail de la Fédération de Russie ne peut être inférieur à celui légalement établi. taille minimale salaires. Il convient également de prendre en compte que le salaire minimum n'inclut pas les paiements et indemnités supplémentaires, les primes et autres paiements incitatifs, les paiements pour un travail dans des conditions non normales, pour un travail dans des conditions particulières. conditions climatiques et dans les territoires exposés à une contamination radioactive, autres indemnisations et prestations sociales.

Lors de l'établissement des salaires ou des tarifs officiels, il est nécessaire de se rappeler que le tableau des effectifs ne peut refléter que le montant du salaire ou des tarifs, il est donc totalement impossible de prendre en compte le fonds salarial. Cela est dû au fait que dans les entreprises avec un horaire de travail posté, les salaires des travailleurs percevant un salaire officiel sont augmentés du montant des paiements supplémentaires pour le travail de nuit, et le travail des travailleurs dont les salaires sont calculés sur la base du taux tarifaire est payé en fonction du nombre d'heures travaillées la nuit, un mois spécifique et varie. Dans la plupart des organisations, le montant du fonds salarial mensuel à refléter dans le tableau des effectifs est calculé à partir du nombre moyen d'heures de travail et est supposé être conditionnellement égal à 166 heures par mois.

Pour les travailleurs dont le travail est rémunéré selon le système à la pièce, le ShR fixe en règle générale un taux tarifaire ou un salaire qui, en fonction des spécificités de l'organisation, est calculé selon certaines méthodes.

Lors de la fixation d'un salaire, il convient de se guider sur les exigences contenues dans les lois du travail, ainsi que sur les réglementations locales - Règlements sur la rémunération dans l'organisation, Règlements sur les primes et autres.

Que sont les « indemnités et majorations » ?

Dans le formulaire unifié n° T-3, il y a plusieurs colonnes combinées Nom commun"Allocation supplémentaire." L'actuel Code du travail de la Fédération de Russie ne contient pas de définitions claires des concepts d'« indemnité » et de « paiement supplémentaire ».

Guidés par des lignes directrices généralement acceptées, nous pouvons désigner suppléments en tant que paiements accumulés aux employés en plus des salaires (taux tarifaires) pour des conditions de travail ou des horaires de travail particuliers. Des paiements supplémentaires sont versés aux employés effectuant des travaux pénibles, travaillant dans des conditions de travail préjudiciables et (ou) dangereuses et autres conditions de travail spéciales. Le montant précis de l'indemnité complémentaire est fixé par l'employeur après avis de l'instance représentative des salariés ou par convention collective ou est stipulé dans le contrat de travail. Actuellement, de nombreuses organisations budgétaires disposent de documents juridiques réglementaires spécifiques à l'industrie qui réglementent le montant des augmentations de salaire pour les travailleurs de l'industrie.

Suppléments de salaire- il s'agit de paiements incitatifs supérieurs au salaire officiel établi, qui incitent les employés à atteindre des indicateurs de production plus élevés, à améliorer leurs compétences professionnelles et leur productivité du travail. En règle générale, les primes sont établies en fonction des résultats de la certification des salariés par décision d'une commission de qualification ou de certification.

Tant que les définitions des notions d'« indemnité » et de « paiement complémentaire » ne seront pas introduites au niveau législatif, il est difficile de distinguer ou de systématiser ce type de paiement. La principale chose à prendre en compte lors de la création d'un tableau des effectifs concerne les deux principales formes de paiement des indemnités et des paiements supplémentaires. La première forme - pourcentage - est fixée en pourcentage du salaire officiel, et en cas de révision du salaire (taux), le montant de la prime (paiement complémentaire) change automatiquement. La deuxième forme de paiement est une allocation ou une majoration, fixée sous la forme d'un montant fixe. Ce paiement peut rester constant même si le salaire (taux) change, sauf disposition contraire d'une convention collective, d'un contrat de travail ou d'une réglementation locale. Lorsque des paiements ou des indemnités supplémentaires sont établis dans le tableau des effectifs, une note est faite dans la colonne correspondante sur le montant et pour quoi cette indemnité (supplément) est établie.

L'une des questions les plus fréquemment posées est de savoir comment garantir que les salariés occupant les mêmes postes reçoivent un salaire correspondant à leur niveau de qualification, tout en respectant les principes d'égalité énoncés dans le Code du travail de la Fédération de Russie ? Les solutions à ce problème peuvent être différentes – tout dépend du professionnalisme de l'équipe de direction. Lorsque vous recherchez votre propre solution, il est nécessaire d'évaluer le système de rémunération existant dans l'entreprise. Mais, fondamentalement, ce problème est résolu en établissant un salaire « standard » pour tous les employés travaillant dans un poste ou une profession donnée, et la rémunération des travailleurs plus qualifiés est assurée en établissant des allocations personnelles pour une certaine période. Lorsque le salarié confirme ses qualifications par arrêté du chef d'entreprise, la prime est fixée pour la période suivante.

Qu’est-ce que la « paie mensuelle » ?

Paie mensuelle- c'est le total espèces, qui sont prévus par le tableau des effectifs et le système de rémunération en vigueur dans l'entreprise pour le paiement des salariés.

Quand les modifications sont-elles apportées au SR ?

Des modifications au tableau des effectifs sont apportées lorsque le nombre ou l'effectif des salariés est réduit. Lors de la réduction du nombre d'employés, les unités individuelles sont exclues, et lors de la réduction du personnel, les unités individuelles sont exclues. Dans le même temps, les employés occupant des postes réduits ou exerçant des professions réduites sont passibles de licenciement en vertu des articles pertinents du Code du travail de la Fédération de Russie.

Est-il possible d'apporter des modifications au formulaire unifié n°T-3 ?

Comme indiqué dans la résolution du Goskomstat de Russie du 24 mars 1999 « Sur l'approbation de la procédure d'utilisation des formulaires unifiés de documentation comptable primaire », l'organisation peut, si nécessaire, saisir des détails supplémentaires dans les formulaires unifiés de documentation comptable primaire ( à l'exception des formulaires d'enregistrement des transactions en espèces) approuvés par le Goskomstat de Russie. Dans ce cas, tous les détails des formulaires approuvés restent inchangés (y compris le code, le numéro du formulaire, le nom du document) ; La suppression de détails individuels des formulaires unifiés n'est pas autorisée.

Les modifications apportées doivent être documentées dans le document organisationnel et administratif pertinent de l'entreprise.

Les formats des formulaires indiqués dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire sont recommandés et sont susceptibles d'évoluer.

Lors de la production de produits vierges basés sur des formes unifiées de documentation comptable primaire, il est permis d'apporter des modifications en termes d'expansion et de rétrécissement des colonnes et des lignes, en tenant compte de l'importance des indicateurs, y compris des lignes supplémentaires (y compris des lignes gratuites) et des feuilles volantes pour le commodité de placement et de traitement des informations nécessaires.

Le travail de chaque entreprise repose sur des actes législatifs de différents niveaux de subordination. Grand rôle Dans la vie de toute organisation, les documents locaux jouent un rôle, adoptés et publiés pour l'entreprise elle-même.

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Les documents locaux incluent également la dotation en personnel. Vous trouverez ci-dessous les caractéristiques et caractéristiques de conception de cet important document.

De quel genre de document s'agit-il ?

Le tableau des effectifs est un acte normatif local. Basé sur la Charte de l'entreprise.

Pour l'unification, le Service national des statistiques a approuvé le formulaire T-3.

Dans les entreprises, il est utilisé pour enregistrer le nombre d'employés, leur composition et leur structure.

Comprend :

Nom des départements, attribution de codes à ceux-ci.
Nom des postes, spécialités, métiers, catégorie, classe de qualification.
Nombre d'employés, salaire, indemnités.

Le tableau des effectifs est conçu pour :

Formulaire structure organisationnelle entreprises.
Former le nombre de départements et d'unités d'effectifs.
Créer un système de rémunération des employés.
Fixez les allocations et leur taille.
Faciliter la sélection du personnel pour les postes vacants.

Que dit la loi?

Base normative

Code du travail. Art. 15 et 57 contiennent des références à la dotation. Cela est dû au fait que les responsabilités, les droits et la rémunération de l'employé sont basés sur le tableau des effectifs.
Instructions pour . Il est indiqué que toutes les inscriptions sont inscrites dans le cahier de travail sur la base du tableau des effectifs.

Il n'existe aucun acte normatif précisant l'obligation de maintenir un tableau des effectifs. Malgré ce « trou dans la loi », tous les services de contrôle réclament ce document.

Avec son aide, les informations sur les salariés, la rémunération du travail effectué, etc. sont vérifiées et collectées... Par conséquent, leur absence constitue une violation du droit du travail et entraîne une amende.

Conclusion : chaque entreprise doit disposer d'un tableau des effectifs.

Les personnes responsables. Qui signe ?

Le chef d'entreprise, les chefs des services du personnel et de la comptabilité ont le droit de signer le tableau des effectifs. Cela signifie que les employés de ces services sont responsables de l'élaboration, du traitement et des modifications.

La signature est placée à la fin du document. Si le tableau des effectifs comprend plus d'une page, les signatures sont apposées sur dernière page dans des lignes de signature spéciales.

Lors de l'élaboration initiale du tableau des effectifs, une colonne de signatures peut être inscrite sur chaque page du document.

Quand et comment apporter des modifications ?

La question de savoir si des changements doivent être apportés chaque année ou non est décidée individuellement par chaque manager. C'est pla nouveau document et il est conseillé de le mettre à jour chaque année.

La mise à jour annuelle permettra de coordonner la composition quantitative et qualitative des effectifs.

S'il est nécessaire d'introduire ou de supprimer des postes, de supprimer ou d'ajouter des départements, un nouveau document peut être approuvé moins ou plus souvent.

Les modifications peuvent être apportées de plusieurs manières :

Changement global. Il se voit attribuer un nouveau numéro d'immatriculation et ratifié par arrêté (instruction).
Changement sélectif. Doit être inscrit dans un ordre ou une instruction. Cette méthode possible si les ajustements ne sont pas significatifs.

Les modifications apportées au tableau des effectifs affectent le personnel existant et, par conséquent, des ajustements doivent être apportés aux documents de travail des salariés concernés.

Cela peut être un changement de poste, de service, des responsabilités supplémentaires, un changement.

En cas de changement de poste, le salarié doit en être informé par écrit deux mois à l'avance.

Ainsi, apporter des modifications se compose d'étapes :

Le consentement du salarié pour apporter des ajustements à l’horaire qui le concernent.
Rédiger et accepter une commande (instruction) pour effectuer des ajustements.
Rédiger et accepter une annexe au salarié concerné par les changements.
Enregistrer les modifications reçues dans le cahier de travail.

Comment établir correctement un planning des effectifs ?

Procédure, étapes et règles de remplissage

Lors de la rédaction d'un tableau des effectifs, vous devez vous référer à la structure organisationnelle de l'entreprise.

Cela est dû au fait que lors de l'élaboration d'un planning, il est nécessaire d'indiquer les divisions qui font partie de l'entreprise. Ensuite, remplissez un formulaire standardisé.

Étapes de saisie des données sous une forme standardisée :

Indiquez le nom de l'entreprise selon les documents constitutifs. S'il existe un nom abrégé, il doit également être indiqué - entre parenthèses ou une ligne en dessous.
Spécifiez le code OKPO.
Indiquez le numéro de série selon le journal du flux de documents. Lorsque vous effectuez plusieurs ajustements, vous devez saisir une numérotation distincte (par exemple, avec une valeur de lettre).
La date d'établissement du document est inscrite dans une colonne spéciale. Cela ne coïncide pas toujours avec le moment où il entre en vigueur. À cet égard, dans la forme unifiée, il y a une colonne indiquant la date à partir de laquelle elle entre en vigueur.
Dans la colonne « Effectif en nombre de... unités » est inscrit le nombre d'unités officielles.
Les champs sont remplis.

Sections, graphiques et leurs caractéristiques

Section 1 « Nom de l'unité structurelle »

Les départements, bureaux de représentation et succursales sont inclus.

Les données sont saisies de haut en bas.

La première ligne indique la direction de l'entreprise. Viennent ensuite les services financiers, comptables, du personnel et des affaires économiques.

Après avoir rempli les colonnes avec les départements du premier niveau de subordination, il est nécessaire de saisir les données de production.

Tous les ateliers et zones sont indiqués. Après ce niveau, les données sur les départements de service (entrepôt, par exemple) sont saisies.

Section 2 « Code d'unité structurelle »

A l'aide de cette section, la structure hiérarchique de l'entreprise est clairement visible.

Pour faciliter le remplissage de cette colonne, vous devez utiliser des classificateurs industriels.

Chaque unité structurelle se voit attribuer un code spécifique afin de faciliter le flux documentaire.

La mission commence du plus grand au plus petit. Par exemple, département - 01, départements du département - 01.01, 01.02, etc., dans le groupe de départements 01.01.01, etc.

Colonne 3 «Position (spécialité, profession), grade, classe (catégorie) de qualifications du salarié»

La section est remplie à partir du Classificateur des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires.

Pour les organisations financées par le budget fédéral, l'utilisation d'un classificateur fait partie intégrante du processus de flux de documents.

Les données sont saisies dans cette colonne en fonction des caractéristiques des activités de chaque entreprise.

Section 4 « Nombre d'unités de personnel »

Contient des données sur le nombre d'unités de travail. Les unités de dotation en personnel d'une organisation budgétaire sont approuvées par des organisations de niveau supérieur.

Dans une entreprise non budgétaire, les niveaux d'effectifs sont déterminés par ses besoins et sa faisabilité économique. Si l'entreprise a du personnel travaillant au taux de 0,5 ou 0,25, alors lorsque vous remplissez cette section, les parts sont indiquées.

Les emplois vacants sont inclus dans le nombre d'unités de personnel vacantes.

Exemple de tableau d'effectifs avec un taux de 0,5 :

Section 5 « Taux tarifaire (salaire), etc. »

Cette section contient des données sur les salaires par poste.

Grâce au taux tarifaire, les salariés sont rémunérés pour les tâches exercées conformément au contrat de travail. Ce mode de paiement est activement utilisé dans les entreprises et organisations publiques. Lors du calcul des salaires, il est nécessaire de se référer à la grille tarifaire unifiée.

Le salaire est une rémunération fixe pour l'exécution de tâches directement spécifiées dans le contrat de travail.

Le salaire se forme sur une certaine période (mois, trimestre, semestre).

L'établissement des salaires des employés des organismes budgétaires est basé sur la grille tarifaire unifiée. Les entreprises privées reposent sur des capacités financières, mais non inférieures au salaire minimum, qui n'inclut pas les primes, les indemnités, les paiements pour conditions de travail spéciales, etc.

Les données sont indiquées en roubles.

Article 6-8 « Indemnités et majorations »

Contient des données sur les primes d'incitation, les rémunérations (primes, ), établies par la législation de la Fédération de Russie (« nord », pour un diplôme universitaire) et introduites à la discrétion de l'organisation (liées aux conditions de travail).

Pour les entreprises et les organisations financées par le budget de l'État, le montant des allocations est fixé par le gouvernement de la Fédération de Russie, pour les entreprises privées, par la direction de l'entreprise.

Les allocations sont fixées en pourcentage du salaire. Les paiements supplémentaires sont un paiement fixe.

Article 9 « Total »

Les colonnes 5 à 8 sont résumées et toutes les dépenses du mois sont indiquées.

Remarque relative à l'article 10

Des modifications et des précisions sont apportées à la colonne selon le tableau des effectifs.

Quand est-il compilé et approuvé ?

Un tableau des effectifs est établi lors de l'ouverture d'une nouvelle entreprise, succursale, filiale, etc. et lors de changements importants.

Étant donné que les salaires sont payés mensuellement, il est plus correct de fixer la date d'effet au premier jour du mois.

Le tableau des effectifs est approuvé sur la base d'un arrêté ou d'une instruction signé par le chef d'entreprise ou une personne habilitée.

Également dans le tableau des effectifs, les détails correspondants doivent être inscrits dans la colonne « Approuvé ». Ensuite, les données sont saisies dans le journal d'enregistrement, après quoi le numéro est inscrit dans la commande. Puis, après la procédure d'approbation, le tableau des effectifs est envoyé pour stockage.

Remplissage d'échantillons 2019 :

Nuances importantes

Arrondi des unités de personnel

Lors de l'introduction des niveaux d'effectifs, le tableau des effectifs peut contenir des unités entières et des unités fractionnaires.

Il existe deux options pour arrondir les unités de personnel :

Des arrondis sont effectués pour chaque division.
Les unités d'effectifs sont regroupées dans plusieurs départements.

Où:

Les paris inférieurs à 0,13 = 0, c'est-à-dire sont rejetés.
Des taux de 0,13 à 0,37 équivalent à 0,25 poste à temps plein.
Les paris 0,38-0,62 sont arrondis à 0,5 pari.
Les taux réguliers de 0,63 à 0,87 sont équivalents à des taux de 0,75.
Au-dessus de 0,87 - plein tarif.

Élaboration des plannings d'effectifs pour les entrepreneurs individuels

Selon la loi, un entrepreneur individuel peut embaucher des travailleurs. À partir du moment où les salariés sont embauchés, il devient l'employeur et doit maintenir un tableau d'effectifs. L'exception concerne les cas où les responsabilités et la forme d'activité du salarié sont décrites en détail dans le contrat de travail.

La dotation en personnel aide à se débarrasser des difficultés liées aux situations imprévisibles lorsque l'on travaille avec le personnel.

Lors de l'établissement d'un tableau des effectifs pour les entrepreneurs individuels, il convient de respecter les mêmes principes et règles que pour les grandes entreprises.

Mais au minimum, cela vaut la peine de remplir les colonnes 1 à 5.

Élaboration d'un tableau des effectifs dans une institution budgétaire

La dotation en personnel fait partie intégrante du travail de toute organisation budgétaire. Il est également établi selon le formulaire standardisé T-3 conformément à tous les principes et caractéristiques ci-dessus.

Cependant pour institutions budgétaires Il est obligatoire d'utiliser :

Classificateur panrusse des professions ouvrières, des postes d'employés et des catégories tarifaires.
Référentiel de qualification pour les postes de managers, spécialistes et autres salariés.
Répertoire unifié des tarifs et des qualifications du travail et des professions des travailleurs (UTKS).

Lors de l'élaboration et de l'introduction des effectifs dans les entreprises publiques, il est nécessaire de se référer aux réglementations sectorielles.

Familiarisation des employés

La réglementation relative aux questions de travail précise : l'employeur est tenu de familiariser les salariés avec le règlement intérieur du travail, ainsi qu'avec les autres réglementations locales qui affectent directement ses activités de travail.

La prise de connaissance s'effectue contre signature. Ainsi, si le tableau des effectifs est un acte normatif local, alors la familiarisation avec celui-ci doit s'effectuer de la même manière.

De ce qui précède, il convient de conclure qu'il est nécessaire de maintenir un tableau des effectifs dans toute entreprise. Pour simplifier le travail avec le personnel, un formulaire standardisé T-3 a été adopté. Son utilisation simplifiera le travail et l'interaction avec les autorités de régulation.

Bien que l'obligation de remplir le tableau des effectifs ne soit pas légalement établie, les organismes de contrôle considèrent majoritairement son absence comme une violation de la loi. Pour éviter les malentendus, les managers ne doivent pas négliger cet important document primaire. Ne serait-ce que parce que cela est utile aux entreprises à bien des égards. Voyons lesquels et examinons également brièvement les règles pour remplir le formulaire T-3.

Le tableau des effectifs est document normatif, l'exactitude du remplissage qui est inscrite par la loi dans la résolution « Sur l'approbation des formes unifiées de documentation comptable primaire pour la comptabilisation du travail et son paiement » du 5 janvier 2004.

Les termes utilisés dans la résolution sont prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie. Le personnel est la composition des employés d'une organisation donnée qui devraient être disponibles pendant une certaine période de temps.

Ainsi, le tableau des effectifs reflète les points suivants :

structure de l'entreprise (subordination hiérarchique des départements individuels ou interaction horizontale) ;
dotation (liste des postes nécessaires au fonctionnement normal de l'entreprise) ;
nombre d'employés;
le montant des salaires et des primes qui leur sont versés.

Pourquoi avez-vous besoin de personnel ?

Notons quelques points positifs :

le tableau des effectifs facilite l'analyse du personnel de l'entreprise ;
vous permet d'avoir une image complète de la rémunération des employés ;
le recrutement ou le licenciement des salariés s'effectue conformément au tableau des effectifs ;
sont décidés au tribunal questions controversées relative à la réduction du nombre d'employés ou au refus d'emploi ;
le contrat de travail est établi sur la base des données du personnel (Code du travail de la Fédération de Russie, articles 15 et 57).

Un exemple de tableau des effectifs sous le formulaire T-3

Formulaire T-3 : comment remplir ?

Comment remplir correctement le formulaire T-3 ? Le « plafond » ou haut du tableau des effectifs comprend les éléments suivants :

nom de l'entreprise. Doit correspondre exactement au nom spécifié dans les documents constitutifs de l'organisation ;
Code OKPO ;
Numéro de document. Chaque entreprise peut utiliser son propre système de numérotation des documents. Et le personnel ne fait pas exception. Le numéro peut contenir une désignation alphanumérique ou simplement un numéro numérique ;
date de compilation (à ne pas confondre avec la date de début – voir paragraphe suivant) ;
période de validité (généralement un an pour la dotation) ;
date et numéro de l'arrêté mettant en vigueur le tableau des effectifs.

L'ordre de remplissage des colonnes (le numéro d'article correspond au numéro de colonne dans le tableau du formulaire T-3).

Les colonnes 6 à 8 sont remplies en roubles ou en pourcentages. Ces colonnes contiennent des données sur toutes sortes d'augmentations de salaire. Le montant de l'allocation dépend de nombreux facteurs, par exemple :

certaines conditions de travail (préjudiciables);
mode de fonctionnement non standard ;
systèmes de primes et d'incitations dans une entreprise spécifique ;
normes établies par la législation de la Fédération de Russie.

La colonne 9 est calculée. Il contient le produit des données de la colonne 4 et la somme des données des colonnes 5 à 8 inclusivement.

La procédure d'établissement et d'approbation du formulaire T-3

Le répertoire de qualification des postes attribue la responsabilité de l'établissement du tableau des effectifs à l'économiste du travail. En raison de l'absence fréquente d'un tel poste dans l'entreprise, ce document est parfois établi par un salarié du service RH. Dans les entreprises où il n'y a pas d'employés des ressources humaines, le formulaire T-3 est généralement rempli par les comptables ou même par le responsable.

Peu importe qui a rempli et établi le tableau des effectifs, celui-ci doit être certifié et signé par le chef comptable et le chef de l'entreprise.

Le document préparé est approuvé par le chef de l'entreprise. Pour ce faire, il est nécessaire d'émettre un arrêté. Le numéro de commande est inscrit dans une colonne distincte du formulaire T-3. Cette colonne représente également le total du nombre d'unités d'effectifs de l'entreprise et de la masse salariale mensuelle. L'arrêté indique la date d'entrée en vigueur du tableau des effectifs.

Le formulaire T-3 est généralement établi pour une durée d'un an. Toutefois, dans les grandes entreprises, ce délai peut être inférieur à un an. De plus, afin de ne pas établir à nouveau le tableau des effectifs en cours d'année, l'entreprise a le droit d'apporter des modifications au document déjà établi. Ces modifications sont formalisées par arrêté du gérant. L'ordonnance doit indiquer la justification des changements, par exemple une réorganisation, une réduction ou une expansion de la production.

Le tableau des effectifs montre clairement que parfois règlements sont rédigés non pas conformément à la loi, mais parce que cela est dans l’intérêt des entreprises. Oui, oui, la présence de ce document n'est pas requise par la loi. Et pourtant, elle existe dans de nombreuses entreprises, notamment dans les grandes entreprises. Dans cet article, nous examinons des questions importantes : pourquoi avons-nous besoin d'un tableau des effectifs, comment l'établir correctement, qui doit approuver sa durée de validité et, surtout, est-il vraiment possible de travailler sans « tableau des effectifs ».

À partir de cet article, vous apprendrez :

Pourquoi avez-vous besoin de personnel dans une organisation ?

"Le personnel décide de tout", dit-on Temps soviétique, mais n'a pas perdu de sa pertinence dans le monde des affaires moderne. En effet, si l'on compare une organisation avec un organisme vivant, alors le tableau des effectifs lui servira de squelette - une structure sur laquelle est « construit » le personnel : ouvriers, managers, dirigeants à différents niveaux.

De combien d’employés l’entreprise a-t-elle besoin au total ? Combien d'entre eux devraient prendre postes de direction? Combien d’unités sont nécessaires ? Quelles sont les perspectives de croissance ? Combien devraient être payés tous ces gens ? Si vous posez de telles questions de manière chaotique, gérer une entreprise sera difficile. Mais lorsqu’il y a du personnel, la situation devient beaucoup plus claire. Ainsi, la première raison de constituer un « staff » est pratique, elle permet :

Former une structure claire de l’organisation.
Recrutez une équipe efficace et répondez toujours aux postes vacants en temps opportun.
Gérer la paie et contrôler les salaires.

Il n'est pas nécessaire d'indiquer les noms précis des salariés dans les RH. Il s'agit d'un document structurel sur la base duquel le service de l'emploi remplit le personnel d'employés. Lors de l'embauche d'un salarié ou après son départ, l'horaire de base ne change pas.

Un autre raison importante associés à d’éventuelles inspections. À première vue, Code du travail n'oblige pas les employeurs à établir un SR : vous pouvez inscrire les titres de poste, les responsabilités professionnelles et les salaires dans les contrats de travail. D'autre part, il existe un certain nombre d'actes législatifs dont les exigences sont assez difficiles à respecter sans tableau des effectifs.

Par exemple, il ressort clairement des articles 15 et 57 du Code du travail que si, selon accord de travail la salariée exerce les fonctions associées à un poste précis, ce poste doit être conforme au RP. Autrement dit, si le contrat précise qu'une personne a été embauchée à titre de chef de bureau, le personnel doit contenir ce poste. Si tel est le cas, il convient de prêter attention à ce document.

La présence des RH impose certaines obligations au service du personnel. Ainsi, si un poste est inscrit à l’horaire, il faut qu’un salarié y soit affecté. Si un poste est vacant, le service RH doit en être informé et rechercher une personne. A défaut, des sanctions pourraient être prononcées lors du contrôle, car cela contreviendrait aux exigences de la loi n° 1032-1 du 19 avril 1991.

Il convient également de noter que le tableau des effectifs fait référence aux documents comptables primaires. Il peut être demandé lors d'un contrôle fiscal, car il est pratique de l'utiliser pour vérifier les salaires et la masse salariale.

Qui développe et compile

La question de savoir qui doit élaborer le calendrier des effectifs est l'une des questions les plus fréquemment posées sur les forums RH. Et cela n’est pas surprenant, car il n’existe aucune norme légalement approuvée en matière de RS. Sur cette base, une blague professionnelle est même apparue : « Le tableau des effectifs est établi par la personne qui occupe le poste correspondant selon le tableau des effectifs.

Mais sérieusement, vous devez prendre en compte la particularité de ce document : il combine des questions de personnel et des questions financières. Il est donc logique que la structure de l'organisation et les intitulés de poste soient rédigés par des spécialistes RH, et des économistes ou comptables pour traiter les colonnes relatives au taux tarifaire, aux indemnités et autres questions financières.

Sujet du problème

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Fonctionnalités de remplissage

Si les spécificités de l'entreprise impliquent le recours à des travailleurs temporaires ou saisonniers, il convient d'ajouter le SR avec la colonne « Durée du travail ». Si certains employés travaillent dans des conditions dangereuses, leurs titres de poste doivent correspondre à ceux répertoriés dans les classifications gouvernementales et autres réglementations.

Si le tableau des effectifs a été établi et approuvé, les titres d'emploi en contrats de travail doivent coïncider avec ceux spécifiés dans le ShR.

Divisions dans le tableau des effectifs

Il est conseillé de prévoir toutes les divisions de l'organisation dans le tableau des effectifs : des départements aux succursales. Cela signifie que si une entreprise possède des succursales, notamment en différentes villes, il n'est pas nécessaire d'élaborer des documents séparés pour eux, il suffit aux RH de remplir les colonnes 1 à 10 pour chaque division.

Comment approuver

Le tableau des effectifs est approuvé par le chef d'entreprise ou un salarié disposant de ce pouvoir (cela doit être indiqué dans les documents constitutifs).

Il est nécessaire d'émettre un arrêté approuvant le tableau des effectifs, et dans le document, dans le cachet d'approbation, d'inscrire les informations sur l'ordre : son numéro et la date d'entrée en vigueur.

Durée de conservation

Comme d'autres documents organisationnels et réglementaires de l'entreprise, le tableau des effectifs a une certaine durée de conservation. Pour déterminer la durée de conservation de ce document, on se tourne vers l'arrêté du ministère de la Culture n° 558 du 25/08/2010. Il contient plusieurs postes liés à ShR :

Les plannings du personnel et leurs modifications sont stockés de manière permanente s'ils sont élaborés dans la même entreprise. Si c'est à côté, la durée de conservation n'est que de 3 ans.
Projets ShR et documents de travail pour la préparation d'une telle documentation - 5 ans.
La correspondance interne relative aux modifications du ShR doit être conservée pendant 3 ans après l'adoption de ces modifications.
Le document correspondant (dispositions en matière de personnel) doit être conservé pendant 75 ans.