Règles de remplissage des documents comptables exemple d'année. Documents primaires « d’une manière nouvelle » : dévoiler les changements « mystérieux »

Changements majeurs dans les formats de documents électroniques et papier que les comptables doivent prendre en compte à partir du 1er juillet 2017.

Le pouvoir législatif s'est activement engagé dans la promotion de la gestion électronique des documents et de la transformation des documents en vue électronique. Presque tous les mois, des lois sont publiées qui introduisent de nouveaux formats de documents électroniques, mais les documents primaires papier ne font pas exception. Nous avons donc rassemblé les principaux changements qu'un comptable doit prendre en compte à partir du 1er juillet 2017. dans votre travail.

1er juillet 2017 Un nouveau format de facturation électronique entre en vigueur. Il sera universel (il pourra être utilisé comme facture et document d'expédition de marchandises). Grâce à cela, le Service fédéral des impôts espère réduire les écarts entre la facture et le document principal.

Nouveaux formats électroniques conformément à l'arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 24 mars 2016 N ММВ-7-15/155@

Document de transfert universel (UDD)

Les rôles:

Factures – SChF.

Factures et documents d'expédition de marchandises (exécution de travaux), transfert de droits de propriété (document de prestation de services) - SCHFDOP.

Document d'expédition de marchandises (exécution de travaux), transfert de droits de propriété (document de prestation de services) - DOP.

Dans ce cas, le document principal peut être un analogue à la fois du TORG-12 et du certificat d'achèvement des travaux.

Correction du document de transfert universel (UCD)

Les rôles:

Facture de régularisation – KSCHF.

Facture de régularisation et document sur l'évolution du coût des marchandises expédiées (travaux effectués, services rendus), droits de propriété transférés - KSCHFDIS.

Document sur l'évolution du coût des marchandises expédiées (travaux effectués, services rendus), droits de propriété transférés - DIS.

Vous ne pourrez plus utiliser l'ancien format de facture à partir du 1er juillet 2017 ! Mais si vous avez envoyé des documents selon l'ancien format avant le 1er juillet, ils peuvent être déposés au bureau des impôts jusqu'au 31 décembre 2020.

Des formats anciens qui perdent de leur puissance

Le 1er juillet 2017, conformément à l'arrêté du Service fédéral des impôts du 20 mai 2016 N ММВ-7-15/329, les formats de la lettre de voiture selon le formulaire unifié n° TORG-12 et le certificat de réception pour les travaux (services) deviennent invalides et le format de présentation d'un document sur le transfert de marchandises lors de transactions commerciales et d'un document sur le transfert des résultats du travail (un document sur la prestation de services).

Format de présentation d'un document sur le transfert de marchandises lors d'opérations commerciales(DPT), approuvé par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 30 novembre 2015 N ММВ-7-10/551@.

Format de soumission d'un document sur le transfert des résultats du travail(document sur la prestation de services) (DPRR), approuvé par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 30 novembre 2015 N ММВ-7-10/552@.

Les deux formats remplacent les anciens formats –TORG-12 et l'acte de réception et de livraison des travaux (services), respectivement. Il ne sera plus possible d'utiliser les anciens formats.

Modifications du format de facture papier

Le 1er juillet 2017, les modifications apportées au décret gouvernemental n° 1137 du 26 décembre 2011, qui précisait le format d'émission des factures et des factures de régularisation (Loi fédérale n° 56-FZ du 3 avril 2017), entrent en vigueur.

Nouveau formulaire de facture sera complétée par la ligne 8 « Identifiant du contrat d'État, accord (accord) ».

• Personne n'a annulé les erreurs dans la facture

  Malgré les changements intervenus dans les formats de documents, la législation ne fera aucune concession au comptable concernant les erreurs. Rappelons donc que, selon le paragraphe 2 de l'article 169 du Code général des impôts, le motif du refus d'accepter les montants de TVA en déduction peut être une erreur dans la facture qui empêche bureau des impôts lors d’un contrôle fiscal, identifiez le taux d’imposition.

  N'oubliez donc pas de prendre le temps de vérifier le taux d'imposition, sinon le bureau des impôts aura le droit de refuser de déduire la TVA. Si vous constatez une erreur, signalez-la au fournisseur et demandez-lui d'apporter les corrections nécessaires.

  Il est plus facile de passer à de nouveaux formats de documents primaires si vous utilisez des fonctionnalités supplémentaires de 1C

  Vous pouvez installer un traitement externe pour 1C afin qu'il saisisse tous les types de documents primaires papier dans le système comptable. Par exemple, des programmes tels que « Scan-Upload Documents » recalculent automatiquement les valeurs de TVA. Et leur utilisation vous permet de réduire le temps de saisie des documents primaires, de vous débarrasser des erreurs de saisie manuelle et d'identifier immédiatement les erreurs dans les documents soumis.

L'entreprise réalise des dizaines d'opérations chaque jour. Les comptables envoient de l'argent aux contreparties, aux fonds et aux fondateurs, calculent les salaires, reçoivent des ordinateurs et du mobilier, facturent des pénalités, calculent les amortissements, etc. Pour chacune de ces opérations, il est nécessaire d'établir un document primaire (clause 1, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité », ci-après loi n° 402-FZ).

Le document principal est créé au moment de la transaction ou lors de sa réalisation comme confirmation du fait de la transaction (clause 3 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ). Sur la base des données primaires, les comptables effectuent des écritures.

Une facture, un acte de prestation de services pour la création d'un site Internet, une attestation comptable, autant de documents primaires que les comptables utilisent dans travail quotidien. Il existe de nombreux types de produits primaires et leur diversité dépend des caractéristiques des activités de l’entreprise. Par exemple, dans compagnie de transport L'un des principaux types de documentation primaire sera le connaissement et, dans la bibliothèque, l'acte de radier de la littérature.

Les documents primaires sont censés être conservés dans l'entreprise pendant au moins cinq ans, et la période commence à compter après l'année de déclaration (clause 1, article 29 de la loi n° 402-FZ). C'est-à-dire qu'un document daté du 03/07/2016 doit être conservé au moins jusqu'en 2021 inclus. Des durées de conservation distinctes pour les matières primaires sont fixées par la liste approuvée par arrêté du ministère de la Culture du 25 août 2010 n° 558. Pour conserver les documents comptables, les entreprises créent souvent des archives spéciales.

Le document principal peut être papier ou électronique. En pratique, de plus en plus d’entreprises ont recours à la gestion électronique de documents (GED). Les entreprises échangent notamment des contrats, des factures de paiement, des actes, des bons de livraison et des factures.

L'EDI simplifie considérablement la procédure de traitement des documents primaires depuis leur création jusqu'à leur enregistrement et accélère le travail entre les contreparties. Un gros avantage est que les documents électroniques n'ont pas besoin d'être imprimés si cela n'est pas contraire à la loi ou aux termes du contrat (clause 6, article 9 de la loi n° 402).

Le document électronique est certifié par un organisme qualifié signature électronique. Si les parties prennent une décision appropriée, le document principal peut être signé avec une signature simple ou sans réserve (lettre du Département de la politique fiscale et douanière du ministère des Finances de la Russie du 12 septembre 2016 n° 03-03-06/ 2/53176).

L'absence de documents primaires dans une entreprise peut entraîner une amende grave de 10 000 à 30 000 roubles (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Les autorités fiscales imposeront également une amende en cas d'erreur d'enregistrement. En outre, les personnes chargées du traitement des documents peuvent être condamnées à une amende en vertu de l'article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie d'un montant de 2 000 à 3 000 roubles. Il existe un autre danger : si lors du contrôle le fisc ne trouve pas le document requis, ils peuvent supprimer une partie des dépenses de l'assiette fiscale, l'entreprise devra donc payer un impôt sur le revenu supplémentaire.

Mentions obligatoires du document principal

Seul le document principal avec tous les détails requis a force de loi (clause 4 de l'article 9 de la loi n° 402-FZ) :

1. titre (par exemple, « Acte de services rendus », « Ordre de paiement », « Attestation comptable ») ;
2. Date de préparation ;
3. nom de l'auteur du document (par exemple, OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.) ;
4. le contenu du document ou de la transaction commerciale (par exemple, « Services d'accès à Internet », « Matériels transférés pour traitement », « Paiement de la facture de fournitures de bureau », « Intérêts courus au titre du contrat de prêt ») ;
5. indicateurs naturels et monétaires (pièces, mètres, roubles, etc.) ;
6. postes à responsabilité (par exemple, « Comptable », « Magasinier », « Responsable RH », « Chef du service commercial », etc.) ;
7. signatures personnelles des parties.

Un document correctement exécuté aidera, si nécessaire, poursuite judiciaire, par exemple, lorsque l'acheteur ne paie pas la dette ou tente d'invalider la transaction. Mais un document contenant des erreurs ou des signatures fictives peut constituer une blague cruelle : vous ne devez donc jamais signer pour le fournisseur s'il a soudainement oublié de signer. Conservez soigneusement tous les documents primaires et vérifiez toujours soigneusement tous les détails des documents entrants.

Dans la pratique, il est encore possible de rencontrer des plaintes de clients concernant l'absence de scellé. Rappelons qu'à compter du 07/04/2015, le sceau a été annulé pour la plupart des organisations et peut être utilisé à volonté (Loi fédérale du 06/04/2015 n°82-FZ). Les informations sur le sceau de l'organisation doivent être précisées dans la charte. Si la contrepartie insiste pour apposer un cachet, mais que vous n'en avez pas légalement, vous pouvez informer la contrepartie par écrit de son absence et lui fournir un extrait de la politique comptable.

Formes de documents primaires

Dans votre travail, vous pouvez utiliser des formes unifiées et propres de documents primaires (clause 4, article 9 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »). Dans ce cas, un document primaire fait maison doit contenir tous les détails requis. De nombreuses entreprises sont obligées de développer leur propre version de l'acte de radiation des matériaux, car il n'existe pas de forme unifiée du document.

Il est permis d'utiliser une forme combinée du document principal, lorsque la forme unifiée est prise comme base et complétée par les colonnes ou lignes nécessaires. Dans ce cas, toutes les informations obligatoires doivent être conservées (Résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 24 mars 1999 n° 20).

Le choix de l’entreprise concernant les principales formes utilisées doit être consigné dans Réglementation comptable.

Au cours du processus d'activité, le besoin de nouveaux documents primaires peut survenir, ils peuvent ensuite être élaborés et approuvés par la politique comptable.

Note! Étant donné que votre contrepartie peut également utiliser un document principal élaboré de manière indépendante, votre politique comptable doit indiquer que vous acceptez également ces documents pour la comptabilité.

Pour la plupart des documents, vous avez le droit de ne pas utiliser de formulaires unifiés, mais les transactions en espèces doivent être exécutées uniquement selon les formulaires de documents approuvés (informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° PZ-10/2012).

Types de documents primaires

Les spécialistes peuvent trouver les principales formes de documents primaires dans des albums de formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. Voici les plus courants.

Documents pour la comptabilisation des transactions commerciales

• TORG-12 ;
• Étiquette du produit;
• Document de transfert universel.

Documents pour la comptabilisation des immobilisations

• OS-1 « Loi sur l'acceptation et le transfert des immobilisations (à l'exception des bâtiments, ouvrages) » ;
• OS-4 « Loi sur la radiation des immobilisations » ;
• OS-6 « Fiche d'inventaire pour l'enregistrement des immobilisations. »

Caisse enregistreuse primaire

Les transactions en espèces sont exécutées exclusivement conformément à la Procédure de réalisation des transactions en espèces (Instruction de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U). Vous ne pouvez pas, par exemple, concevoir un « consommable » sous forme libre ou développer votre propre version.

Les formes des documents de caisse primaires sont approuvées par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 :

• KO-1 « Ordre d'encaissement » ;
• KO-2 « Ordre de dépenses en espèces » ;
• KO-3 « Journal d'enregistrement des documents de caisse entrants et sortants » ;
• KO-4 « Livre de caisse » ;
• KO-5 « Carnet d'enregistrement des acceptés et délivrés par le caissier Argent».

Les documents de caisse doivent être vérifiés très scrupuleusement, car ces documents primaires sont directement liés au mouvement des espèces et attirent toujours l'attention des autorités de contrôle. Par exemple, les autorités fiscales prêteront certainement attention aux PKO, dont le montant dépasse 100 000 roubles. Et tout cela parce que vous ne pouvez pas payer en espèces avec une seule contrepartie pour un montant supérieur à 100 000 roubles. L'absence de signatures sur les documents de caisse sera également un motif de procédure auprès du Service fédéral des impôts.

Résumons. Ainsi, les documents primaires font partie intégrante de la comptabilité et de la comptabilité fiscale. Les transactions ne peuvent être réalisées sans pièces justificatives. Les comptables créent souvent des écritures comptables basées sur une copie ou une numérisation du document principal. Il est très important de remplacer les copies par les documents originaux en temps opportun, sinon les autorités réglementaires pourraient considérer l'opération ou la transaction comme fictive. Seuls les documents établis conformément à la loi sont une garantie de la sécurité et de la fiabilité de la comptabilité dans l'entreprise.

Documents sources comptabilité important tant en matière comptable que pour déterminer le volume obligations fiscales. Il est important que le spécialiste de l'entreprise chargé de l'établissement des documents comptables primaires comprenne clairement le contenu et la forme de ces documents, ainsi que connaisse les spécificités de la tenue des registres comptables.

Le rôle du document primaire en comptabilité

Les documents primaires sont des documents à l'aide desquels l'entreprise formalise les événements économiques survenus dans l'entreprise (clause 1, article 9 de la loi « sur la comptabilité » du 6 décembre 2011 n° 402-FZ).

La première chose que les comptables de toute organisation doivent clairement comprendre est qu'il n'existe aujourd'hui aucune liste obligatoire spécifique de formulaires pour les documents comptables primaires. Toute entreprise détermine elle-même les formes des documents primaires en fonction de la finalité de leur utilisation.

Cependant, pour de tels documents, une liste de mentions obligatoires est légalement établie (clause 2, article 9 de la loi n° 402-FZ).

IMPORTANT! Les formulaires utilisés en comptabilité doivent être fixés dans la politique comptable de l'organisation (article 4 du PBU 21/2008, approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 6 octobre 2008 n° 106n).

Liste des pièces comptables primaires possibles

La liste des principaux documents comptables en 2018-2019 peut être la suivante :

1. Liste de colisage. Il s'agit d'un document qui reflète la liste des articles en stock transférés. La facture est émise en 2 exemplaires et contient des informations qui sont ensuite reflétées sur la facture. La facture est signée par les représentants des deux parties impliquées dans la transaction et certifiée par un sceau (si l'entreprise l'utilise dans sa pratique).

1. Procès-verbal d'acceptation. Il est établi à l'issue de certains travaux (prestations) pour confirmer que le résultat des travaux répond aux exigences initiales du contrat.

Voir un exemple d'un tel acte.

1. Documents primaires pour le paiement des salaires du personnel (par exemple, fiches de paie).

Pour plus d'informations sur ces déclarations, consultez l'article "Exemple de remplissage du relevé de paie T 49" .

1. Documents liés à la présence d'immobilisations - ici l'entreprise peut établir une telle documentation à partir de la liste des documents comptables primaires :

• Certificat d'acceptation et de transfert d'immobilisations sous la forme OS-1 - lors de la réception ou de la cession d'un objet non lié à des bâtiments ou des structures.

Pour plus d'informations sur cet acte, voir le matériel "Formulaire unifié n° OS-1 - Certificat de réception et de transfert d'immobilisations" .

• Si l'immobilisation est un bâtiment ou un ouvrage, alors sa réception ou sa cession est formalisée par un acte au format OS-1a.

Pour plus de détails, voir l'article "Formulaire unifié n° OS-1a - formulaire et exemple" .

• La radiation d'un bien est formalisée par un acte au format OS-4.

Pour plus de détails, voir le matériel « Formulaire unifié n° OS-4 - Acte de déclassement d'un actif » .

• S'il est nécessaire de justifier du fait de l'inventaire réalisé, une liste d'inventaire des immobilisations est établie sous le formulaire INV-1.

Pour plus d'informations sur un tel document principal, consultez l'article "Formulaire unifié n° INV-1 - formulaire et exemple" .

• Si l'inventaire a été réalisé concernant des immobilisations incorporelles, alors l'inventaire sera établi selon le formulaire INV-1a.

Pour plus d'informations, voir le matériel "Formulaire unifié n° INV-1a - formulaire et exemple" .

1. Un groupe distinct de documents primaires sont les documents de caisse. Il s'agit notamment de la liste suivante des principaux documents comptables pour 2018-2019 :

• Bon de commande à réception.

Pour plus d'informations sur sa compilation, voir l'article « Comment un ordre de réception de fonds (PKO) est-il rempli ? » .

• Bon de souscription de compte.

1. Ordre de paiement.

Découvrez les règles de préparation de ce document.

1. Rapport préalable.

1. L’acte de compenser les créances mutuelles.

Découvrez les spécificités de l’utilisation de ce document.

1. Information comptable.

Pour plus d'informations sur les principes de sa conception, voir le matériel « Certificat comptable de correction d'erreurs - exemple ».

La liste ci-dessus n'épuise pas toute la portée des documents primaires utilisés en comptabilité et peut être élargie en fonction des caractéristiques de la comptabilité effectuée dans chaque organisation spécifique.

IMPORTANT! Il ne s'agit pas de documents comptables primaires de la liste 2018-2019 - la liste a été proposée ci-dessus :

• Accord. Il s'agit d'un document qui précise les droits, obligations et responsabilités des parties impliquées dans la transaction, les modalités et modalités de règlement, les conditions particulières, etc. Ses données sont utilisées lors de l'organisation de la comptabilité pour l'analyse des règlements avec les contreparties, mais elle-même ne génère pas d’opérations comptables.
• Vérifier. Ce document reflète le montant que l'acheteur s'engage à payer en acceptant les conditions du fournisseur. La facture peut contenir des informations complémentaires sur les modalités de la transaction (conditions, modalités de paiement et de livraison, etc.), c'est-à-dire qu'elle complète le contrat.
• Facture. Ce document est établi à des fins fiscales, puisque sur cette base, les acheteurs acceptent en déduction les montants de TVA présentés par les fournisseurs (clause 1 de l'article 169 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Ainsi, en l'absence d'autres documents caractérisant une transaction particulière, il sera impossible de confirmer les dépenses de cette transaction par une facture (lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 25 juin 2007 n° 03-03-06/ 1/392, Service fédéral des impôts du 31 mars 2006 n° 02-3 -08/31, résolution du Service fédéral antimonopole du district de Sibérie orientale du 19 avril 2006 n° A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Il convient de garder à l'esprit que les formulaires unifiés de documents comptables primaires figurant dans la liste ne sont pas obligatoires, car depuis 2013 (après l'adoption de la loi n° 402-FZ), les formulaires de ces formulaires peuvent être développés indépendamment. Mais dans la plupart des cas, ils continuent à être utilisés. Par conséquent, en 2018-2019, la liste des formes unifiées de documents comptables primaires contenues dans les résolutions du Comité national des statistiques reste pertinente.

Quelles informations les formulaires des documents primaires doivent-ils contenir ?

Malgré le fait qu'il n'existe actuellement aucun document primaire obligatoire pour tous les formulaires, le législateur a établi des exigences concernant le contenu de ces documents. La liste des mentions obligatoires qui doivent figurer dans chaque document primaire est donnée au paragraphe 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Il s’agit notamment :

• le nom du document ;
• la date à laquelle ce document a été établi ;
• des informations sur la personne qui a rédigé le document (nom de l'entreprise ou de l'entrepreneur individuel) ;
• l'essence du fait de la vie économique qui a été formalisée par ce document ;
• caractéristiques monétaires, numériques, mesures de l'événement survenu (par exemple, dans quel volume, dans quelles unités et pour quel montant les produits ont-ils été vendus aux clients) ;
• des informations sur les spécialistes responsables qui ont documenté l'événement, ainsi que les signatures de ces spécialistes.

Documents primaires et registres comptables

Comment classer les documents comptables primaires ?

Si le document principal a été délivré par l'entreprise elle-même, il peut alors appartenir soit au groupe des internes, soit au groupe des externes. Un document établi au sein de l'entreprise et étendant ses effets à l'entreprise compilatrice est un document primaire interne. Si le document a été reçu de l'extérieur (ou compilé par l'entreprise et délivré à l'extérieur), il s'agira alors d'un document primaire externe.

Les documents internes de l'entreprise sont répartis dans les catégories suivantes :

• Les documents administratifs primaires sont ceux avec lesquels une entreprise donne des ordres à l'une de ses unités structurelles ou à ses employés. Cette catégorie comprend les commandes de l'entreprise, les instructions, etc.
• Documents primaires exécutifs. L'entreprise y reflète le fait qu'un certain événement économique s'est produit.
• Documentation enregistrement comptable. Avec leur aide, l'entreprise systématise et synthétise les informations contenues dans d'autres documents administratifs et justificatifs.

Une fois qu'un événement commercial a été documenté comme document principal, il est alors nécessaire de refléter l'événement dans les registres comptables. Ils sont en effet porteurs d'informations ordonnées, ils accumulent et diffusent les caractéristiques et les indicateurs des transactions commerciales.

Par apparence On distingue les registres suivants :

• livres;
• cartes;
• draps gratuits.

Sur la base du mode de tenue du registre, on distingue les groupes suivants :

• Registres chronologiques. Ils enregistrent les événements qui se sont produits séquentiellement - du premier au dernier.
• Registres systématiques. Dans ceux-ci, l'entreprise classe les transactions réalisées par contenu économique (par exemple, un livre de caisse).
• Registres combinés.

Selon le critère du contenu des informations reflétées dans les registres, on distingue :

• registres synthétiques (par exemple, une commande de journal) ;
• registres analytiques (paie);
• registres combinés, dans le cadre desquels la société réalise à la fois une comptabilité synthétique et analytique.

Pour plus d'informations sur les registres comptables, consultez l'article « Registres comptables (formulaires, échantillons) » .

Résultats

À l'heure actuelle, il n'existe pas de formulaires ni de listes obligatoires de documents comptables primaires : toute entité commerciale a le droit de déterminer elle-même de manière indépendante les formes de documents primaires qu'elle utilisera dans ses activités.

Dans le même temps, les documents comptables primaires les plus courants sont ceux qui ont des analogues parmi les formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques.

Une fois le document primaire établi, il est nécessaire d'en transférer les informations vers le registre comptable.

Les documents comptables primaires ont important non seulement en matière comptable, mais également en matière de législation fiscale, notamment en matière de détermination de l'étendue des obligations. Par conséquent, il est extrêmement important que les responsables de l'élaboration de la documentation primaire connaissent toutes les nuances de la comptabilité et, en outre, comprennent leur classification pour simplifier le travail.

Quels sont les principaux documents comptables

Sont considérés comme documents primaires ceux qui enregistrent certaines actions commerciales déjà réalisées. Vous ne pouvez laisser une écriture en comptabilité et l'inscrire au registre que si vous disposez d'une documentation comptable primaire. Il est considéré comme faisant partie intégrante du système de gestion de l’entreprise. Sur cette base, nous pouvons affirmer avec certitude que les documents comptables primaires sont des preuves documentaires des transactions réalisées liées aux activités économiques de l'entité et qui ont apporté un certain effet économique.

Classification

Tous les points affectant la question concernant le sujet principal sont soumis aux dispositions et normes du 402-FZ. Le règlement stipule que ces certificats sont nécessaires lors de l'interaction avec les autorités fiscales pour confirmer l'exactitude des calculs. Cela signifie que les agents du fisc n'auront aucune plainte concernant le processus de détermination de l'assiette fiscale.

Conformément à la réglementation en vigueur, la documentation primaire est soumise à une conservation obligatoire pendant 4 ans. Pendant cette période, l'administration fiscale peut à tout moment demander des documents pour étude et vérification. De plus, la documentation primaire sert souvent de preuve dans un litige.

Il convient de noter que les formes spécifiques de documentation primaire ne sont pas fixées au niveau législatif. Par ce problème une entité commerciale a la possibilité de choisir une option qui satisfera ses besoins et lui sera d'une grande aide dans ses travaux ultérieurs.

Documents comptables primaires : liste

Généralement, liste complète les certificats remplissant des fonctions fondamentales restent inchangés et sont approuvés au plus haut niveau. Actuellement, cette catégorie comprend :

1. Accord. Ils précisent les modalités précises de la transaction, les responsabilités des parties et les enjeux financiers. De manière générale, toutes les conditions liées d'une manière ou d'une autre à la transaction sont indiquées ici. Veuillez noter que pour certaines transactions, un contrat écrit n'est pas requis. Ainsi, à partir du moment où l’acheteur reçoit le ticket de caisse, la transaction est considérée comme conclue.
2. Comptes. A l'aide de documents de ce type, l'acheteur confirme sa volonté de payer les biens (services) du vendeur. De plus, les factures peuvent contenir des conditions supplémentaires de la transaction et enregistrer les prix spécifiques que le vendeur fixe pour ses produits et services. Si, pour une raison quelconque, l'acheteur n'est pas satisfait du produit (service) qui lui est présenté, il a le droit d'exiger le remboursement de ses fonds sur la base de la facture.
3. Liste de colisage. Il affiche une liste complète de tous les biens ou matériaux transférés. La facture doit être établie en plusieurs versions en fonction du nombre de participants à la transaction.
4. L'acte d'acceptation et de transfert. Il est établi sur la base des résultats de la prestation du service pour confirmer que le résultat des travaux répond aux critères énoncés précédemment et est entièrement approuvé par le destinataire.
5. Fiches de paie. Ils affichent tous les problèmes liés aux règlements de paie avec le personnel embauché. De plus, toutes les informations concernant les primes, les paiements supplémentaires et autres mécanismes d'incitations financières pour les employés doivent être affichées ici.
6. Certificats d'acceptation et de transfert n° OS-1. Ce type de documentation est utilisé pour enregistrer toutes les activités liées à l'entrée ou à la sortie d'immobilisations.
7. Documents de caisse, qui comprennent les ordres de caisse entrants et sortants, ainsi que le livre de caisse. Ils contiennent des informations relatives aux transactions financières réalisées dans le cadre de la vente.

Classification

Les types de documents primaires en comptabilité sont très divers et dépendent principalement de l'objectif spécifique d'utilisation du document dans un avenir prévisible. Cependant, la fonctionnalité de classification la plus populaire est la division de la documentation primaire en interne et externe.

Un document interne est la propriété de l'entreprise et est émis par elle pour résoudre certaines problématiques. Il est élaboré par les spécialistes de la société et s’applique exclusivement dans le ressort de cette société. Ainsi, cette catégorie comprend les documents nécessaires à une gestion efficace activité économique au sein d'une seule entreprise. Parallèlement, si un document est reçu par une entreprise de l'extérieur ou est établi par des spécialistes de l'entreprise puis transféré à d'autres entités juridiques (administration fiscale, clients, etc.), il sera alors reconnu comme externe.

À leur tour, les documents internes ont également leurs propres caractéristiques de classification, qui permettent de les regrouper en trois catégories :

1. Administratif (organisationnel). Ils indiquent les informations qui doivent être communiquées aux salariés de l'entreprise, des divisions et succursales structurelles et à leurs dirigeants. Avec leur aide, l'entreprise émet certaines commandes qui doivent être scrupuleusement suivies. Ce groupe comprend une variété de commandes, d'instructions et bien plus encore.
2. Exécutif (disculpatoire), qui affichent dans un premier temps des faits confirmant la conduite de certaines opérations commerciales et leur réalisation.
3. Documents comptables. Cette catégorie est générale et est nécessaire pour systématiser les informations contenues dans d'autres articles et leur collecte ultérieure dans un seul document.

Dans certaines circonstances, les documents peuvent également être combinés. DANS ce groupe nous pouvons inclure les documents qui peuvent simultanément contenir des caractéristiques clés de la documentation organisationnelle et justificative. Les exemples les plus frappants ici sont divers ordres de paiement, exigences, rapports préalables et bien plus encore.

Registres comptables et leur classification

Lors d'une transaction, une documentation primaire est préparée. Dès qu'il est entièrement complété, toutes les informations qui y sont spécifiées doivent être dupliquées dans le registre comptable approprié. Et c'est une sorte de transporteur qui accumule des informations de base sur la transaction. Sur la base de l'essence du registre, plusieurs critères de classification peuvent être identifiés. Par exemple, en apparence, les registres apparaissent aux utilisateurs sous la forme de livres, de simples feuilles et de fiches.

Sur la base des mécanismes de tenue du registre, trois autres groupes peuvent être distingués :

1. Chronologique, dans lequel tous les événements survenus sont indiqués dans le strict respect du calendrier. Autrement dit, vous devez d'abord indiquer les opérations qui ont eu lieu plus tôt, etc. Ces registres sont les plus complexes, car ils contiennent une énorme quantité d’informations et, bien souvent, certaines actions peuvent être omises.
2. Systématique, dans lequel toutes les transactions sont initialement saisies sous forme d'indicateurs économiques. Ainsi, les registres de ce type reflètent l'effet économique des transactions commerciales réalisées et analysent les indicateurs de dépenses et de revenus. Le plus un exemple brillant Le registre systématique est le livre de caisse.
3. Combiné, qui présentent les caractéristiques fondamentales des registres systématiques et chronologiques.

Contenu de la documentation primaire

De nombreux utilisateurs se posent des questions sur ce qui constitue les documents comptables primaires et sur les exigences qui leur sont applicables. Au niveau législatif, plusieurs dispositions sont consacrées qui établissent que certaines informations doivent être présentes dans les documents du couple primaire. En particulier, conformément au paragraphe 2 de l'article 9 de la loi fédérale-402, la documentation primaire doit contenir les informations suivantes :

• Titre du document ;
• Date de préparation ;
• des informations sur la personne qui a rédigé le document spécifié (nom complet de l'entreprise) ;
• l'essence de l'activité économique liée à ce document ;
• calculs financiers concernant la transaction ;
• signatures de fonctionnaires, responsable pour l'accord, et leurs initiales.

Exemple de document comptable principal

Règles de préparation des documents

Le législateur établit Certaines règles enregistrement des documents comptables primaires. Ainsi, l’une des exigences clés est l’exactitude et l’absence de toute erreur de grammaire, de ponctuation et de fautes de frappe. Si service des impôts constate certaines lacunes, le contrevenant devra refaire le document, et si la violation se répète, vous pourrez être passible de sanctions. En général, sur cette question, vous devez prêter une attention particulière aux recommandations suivantes :

1. L'utilisation de stylos à bille et à encre, d'équipements informatiques spéciaux et d'ordinateurs est autorisée.
2. La compilation peut commencer lorsqu'il est prévu que certains transactions commerciales, qui devra être affiché. Parallèlement, dans des situations exceptionnelles, il est tout à fait possible d'établir un document après la réalisation de la transaction.
3. Toutes les données de calcul doivent être présentées sous forme numérique et écrite. Ainsi, il devrait y avoir une légende à côté de chaque numéro.
4. Il est extrêmement important de remplir tous les détails indiqués sur le formulaire. Si, pour une raison quelconque, il n'y a aucune information, vous ne pouvez pas laisser une ligne vide. Un tiret devrait y apparaître.

Si vous ne suivez pas ces recommandations, vous risquez de rencontrer des difficultés importantes. Ainsi, si le service des impôts constate le document incorrect lors d'un contrôle, des doutes surgiront sur l'exactitude des calculs effectués et sur la détermination de l'assiette fiscale.

Si, pour une raison quelconque, il est nécessaire de procéder à certains ajustements, vous ne devez en aucun cas utiliser de correcteurs et d'ombrages, car ils sont inacceptables. Les corrections peuvent être apportées des manières suivantes :

1. Correction des contours. Si des informations incorrectes sont fournies, elles doivent être barrées d’un trait fin et les informations correctes indiquées à côté. Dans ce cas, il doit y avoir une note de bas de page à la place de chacune de ces corrections. « Croyance corrigée » indiquant la date de correction et de signature officiel, qui a effectué la modification. Cependant, nous notons que dans le cas de documents attestant la réception et la dépense de fonds, cette méthode sera inappropriée.
2. Entrée supplémentaire. Cette méthode est utilisée dans les situations où les valeurs totales des transactions sont exécutées avec des indicateurs considérablement réduits. Afin de ne pas rédiger le document d'une nouvelle manière, vous pouvez effectuer des écritures supplémentaires pour les montants manquants de la période en cours ou de la suivante.
3. Renversement. Une saisie incorrecte est corrigée à l'aide valeurs négatives. Toutes les informations incorrectes sont répétées à l'encre rouge et les entrées correctes sont indiquées à côté.

Le rapport principal peut être rédigé sous forme écrite et électronique. DANS Dernièrement de nombreuses entreprises dupliquent les informations et créent des versions papier et électroniques. Les premiers sont ensuite utilisés à des fins internes, mais des copies électroniques sont soumises sur demande pour vérification au Service fédéral des impôts.

Plusieurs conclusions peuvent être tirées. L'État n'approuve aucun formulaire obligatoire pour la documentation primaire, ce qui donne aux entités commerciales le droit autodétermination formulaire de document qui sera utilisé dans la pratique à l’avenir. Immédiatement après l'enregistrement du document, toutes les données de celui-ci doivent être transférées au registre comptable.

DANS loi fédérale 402-FZ « Sur la comptabilité » décrit tous les documents comptables et primaires. Ils sont nécessaires principalement à des fins fiscales - en tant que documents confirmant les dépenses que vous avez engagées et l'exactitude de la détermination de l'assiette fiscale.

Les documents primaires doivent être conservés pendant 4 ans. Pendant ce temps, l'administration fiscale peut leur demander à tout moment de procéder à un contrôle sur vous ou vos contreparties. « Primaire » est également utilisé dans essais dans les litiges avec les contreparties.

Les documents comptables primaires sont établis lors des transactions commerciales et indiquent leur réalisation. La liste des documents accompagnant une transaction particulière peut varier selon le type de transaction. La préparation de tous les documents primaires nécessaires est généralement effectuée par le fournisseur. Une attention particulière doit être portée aux documents qui surviennent lors de transactions dans lesquelles vous êtes l'acheteur, car ce sont vos dépenses et vous êtes donc plus intéressé à respecter la lettre de la loi que votre fournisseur.

Séparation des documents primaires par étapes commerciales

Toutes les transactions peuvent être divisées en 3 étapes :

Étape 1. Vous acceptez les termes de la transaction

Le résultat sera :

• contracter;
• une facture pour le paiement.

Étape 2. Le paiement de la transaction a lieu

Confirmer le paiement :

un extrait du compte courant, si le paiement a été effectué par virement bancaire, ou par acquisition, ou via des systèmes de paiement où l'argent est transféré depuis votre compte courant ;

• reçus de caisse, reçus d'ordres de reçus de caisse, formulaires de déclaration stricts - si le paiement a été effectué en espèces. Dans la plupart des cas, ce mode de paiement est utilisé par vos collaborateurs lorsqu'ils prennent de l'argent en compte. Les règlements entre organisations se font rarement sous forme d’espèces.

Étape 3. Réception de biens ou de services

Il est impératif de confirmer que la marchandise a bien été reçue et que la prestation a été réalisée. Sans cela, le bureau des impôts ne vous permettra pas de réduire l'impôt sur l'argent dépensé. Confirmer la réception :

• lettre de transport - pour les marchandises ;
• reçu de vente - généralement émis conjointement avec un reçu de caisse, ou si le produit est vendu par un entrepreneur individuel ;
• certificat de travail effectué/services rendus.

Documents primaires obligatoires

Malgré la variabilité des transactions, il existe une liste de documents obligatoires qui sont établis pour tout type de transaction :

• contracter;
• vérifier;
• formulaires de déclaration stricts, caisse enregistreuse, reçu de vente ;
• facture;
• certificat de travail effectué (services rendus).

Accord

Lors de la réalisation d'une transaction, un accord est conclu avec le client, qui précise tous les détails des transactions commerciales à venir : modalités de paiement, expédition des marchandises, délais d'exécution des travaux ou conditions de prestation des services.

Le contrat règle les droits et obligations des parties. Idéalement, chaque transaction devrait être accompagnée d'un contrat distinct pour la fourniture de biens ou de services. Cependant, avec une coopération à long terme et la mise en œuvre d'opérations similaires, un accord général peut être conclu. Le contrat est rédigé en deux exemplaires avec cachets et signatures de chaque partie.

Certaines transactions ne nécessitent pas de contrat écrit. Par exemple, un contrat de vente est conclu à partir du moment où l'acheteur reçoit un espèces ou un reçu de vente.

Une facture pour le paiement

Une facture est un accord en vertu duquel un fournisseur fixe le prix de ses biens ou services.

L'acheteur accepte les termes du contrat en effectuant le paiement approprié. La forme de la facture de paiement n'est pas strictement réglementée, chaque entreprise a donc le droit de développer sa propre forme de ce document. Dans la facture, vous pouvez préciser les modalités de la transaction : modalités, notification d'acompte, modalités de paiement et de livraison, etc.

Conformément à l'article 9-FZ « Sur la comptabilité », la signature du directeur ou du chef comptable et le sceau ne sont pas requis pour ce document. Mais il ne faut pas les négliger pour éviter les questions des contreparties et de l'Etat. La facture ne permet pas d'imposer des exigences au fournisseur, elle fixe uniquement le prix du produit ou du service. Parallèlement, l'acheteur conserve le droit d'exiger un remboursement en cas d'enrichissement sans cause du fournisseur.

Documents de paiement : tickets de caisse, formulaires de déclaration stricte (SSR)

Ce groupe de documents primaires vous permet de confirmer le fait du paiement des biens ou services achetés.

Les documents de paiement comprennent les reçus de vente et de trésorerie, les états financiers, les demandes et commandes de paiement. L'acheteur peut recevoir la commande de la banque en payant par virement bancaire. L'acheteur reçoit du fournisseur un reçu d'espèces ou de marchandises lorsqu'il paie en espèces.

Connaissement ou reçu de vente

Les reçus de vente, comme nous l'avons dit plus haut, sont délivrés lors de la vente de biens à des particuliers ou par les particuliers eux-mêmes.

Les factures sont principalement utilisées par les personnes morales pour enregistrer la sortie/vente de marchandises ou d'articles en stock et leur réception ultérieure par le client.

La facture doit être établie en deux exemplaires. Le premier reste chez le fournisseur en tant que document confirmant le fait du transfert de marchandises, et le deuxième exemplaire est remis à l'acheteur.

Les données sur la facture doivent correspondre aux numéros sur la facture.

La personne autorisée responsable de la mainlevée des marchandises doit apposer sa signature et le sceau de l’organisation sur la facture. La personne qui reçoit la marchandise est également tenue de la signer et de la certifier avec un sceau sur le bon de livraison. L'utilisation d'une signature en fac-similé est autorisée, mais celle-ci doit être consignée dans le contrat.

Certificat de services rendus (travaux exécutés)

est un document primaire recto-verso qui confirme le fait d'une transaction, le coût et le calendrier des services ou des travaux.

L'acte est délivré par l'entrepreneur à son client sur la base des résultats de la prestation de services ou des travaux exécutés. Ce document principal confirme la conformité des prestations fournies (travaux effectués) avec les termes du contrat conclu.

Facture

Une facture est un document nécessaire uniquement pour contrôler le mouvement de la TVA. Les factures sont généralement émises conjointement avec des bons de livraison ou des actes. Il existe des factures pour les paiements anticipés.

Ce document primaire est strictement réglementé. Il contient :

• des informations sur les montants des fonds ;
• partie texturée.

Une facture constitue la base pour accepter les montants de TVA présentés en déduction. Toutes les entreprises payant la TVA sont tenues de l'indiquer.

Dernièrement, le document de transfert universel (UPD) est devenu populaire. Ce document remplace le couple facture + facture ou acte + facture.

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