Управленческий отчет для руководителя образец. Важные аспекты при составлении управленческой отчетности: формы и примеры

Системы Excel-таблиц
с удобной аналитикой

Постановка начального (управленческого) учета - это создание инструментов для получения информации о фактическом состоянии дел в бизнесе. Чаще всего это система таблиц и отчетов на их основе в Excel. Они отражают удобную ежедневную аналитику о реальных прибылях и убытках, движении денег, задолженности по зарплате, расчетах с поставщиками или покупателями, себестоимости и др. Опыт показывает, что предприятию малого бизнеса достаточно системы из 4-6 простых для заполнения таблиц.

Как это работает

Специалисты компании «Мой финансовый директор» вникают в детали вашего бизнеса и формируют оптимальную систему управленческого учета, отчетности, планирования, экономических расчетов на основе наиболее доступных программ (обычно Excel и 1С).

Сама работа состоит из внесения исходных данных в таблицы и занимает не более 1-2 часов в день. Для ее выполнения достаточно 1-2 уже имеющихся у вас штатных специалистов не имеющих бухгалтерских навыков.

Систему таблиц можно организовать с разделением доступа к информации. Общую картину и секретную часть данных будет видеть только директор (владелец) бизнеса, а исполнители - каждый свою часть.

Получаемые в результате автоматические отчеты дают картинку с нужной степенью детализации: себестоимость и рентабельность раздельно по товарным линейкам, своды затрат по группам расходов, отчет о прибылях и убытках, о движении денежных средств, управленческий баланс и др. Вы принимаете решения на основе обоснованной, точной и оперативной управленческой информации.

В разделе "Вопрос-ответ" Вы найдете примеры плана движения денежных средств и системы учета движения денежных средств с сопутствующими отчетами.

ВАЖНО! Вы получаете услуги на уровне опытного финансового директора по ставке обычного экономиста.

Обучение или ведение

Мы обязательно обучаем ваших сотрудников самостоятельной работе с таблицами. Если у вас некому поручить эту работу, мы готовы вести ваш учет в режиме аутсорсинга. Это в 2-3 раза дешевле, чем нанять и содержать отдельного человека.

Гарантийная поддержка и сопровождение 24/7

На выполненную работу распространяется гарантия. Система начального учета поддерживается в рабочем состоянии до тех пор, пока вы ей пользуетесь. При желании вы получаете все необходимые консультации и разъяснения.

Если вы захотите что-то изменить или добавить, специалисты сделают необходимые доработки независимо от давности оказания услуги. Обращайтесь, служба поддержки работает в режиме 24/7.

С чего начать

Позвоните +7 950 222 29 59 , чтобы задать любые вопросы и получить дополнительную информацию.

Скачать анализы и отчеты в формате Excel

Архив файлов примеров к статьям сайта по выполнению различных задач в Excel: анализы, отчеты, бланки документов, таблицы с формулами и вычислениями, графики и диаграммы.

Скачать примеры анализов и отчетов

Шаблон телефонного справочника.
Интерактивный шаблон справочника контактов для бизнеса. Удобное управление большой базой контактов.

Складской учет в Excel скачать бесплатно.
Программа для складского учета создана исключительно с помощью функций и стандартных инструментов. Без использования макросов и программирования.

Формула рентабельности собственного капитала «ROE».
Формула, которая отображает Экономический смысл финансового показателя «ROE».

Управленческий учет на предприятии — примеры таблицы Excel

Эффективный инструмент для оценки инвестиционной привлекательности предприятия.

График спроса и предложения.
График, который отображает зависимость между двумя главными финансовыми величинами: спрос и предложения. А так же формулы для поиска эластичности спроса и предложения.

Полный инвестиционный проект.
Готовый детальный анализ инвестиционного проекта, в который включены все аспекты: финансовая модель, расчет экономической эффективности, сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, моделирование рисков.

Сокращенный инвестиционный проект.
Базовый инвестиционный проект, в который включены только основные показатели для анализа: сроки окупаемости, рентабельность инвестиций, риски.

Анализ инвестиционного проекта.
Полноценный расчет и анализ доходности инвестиционного проекта с возможностью моделирования рисков.

График формулы Гордона.
Построение графика с экспоненциальной линией тренда по модели Гордона для анализа доходности инвестиций от дивидендов.

График модели Бертрана.
Готовое решение построение графика модели Бертрана, по которому можно анализировать зависимость спроса и предложения в условиях демпинга цен на дуопольных рынках.

Алгоритм расшифровки ИНН.
Формула для расшифровки Индикационного налогового номера для: России, Украины и Беларуси.

Поддерживаются все виды ИНН (10-ти и 12-ти значные номера) физических и юридических лиц, а также личный номер.

Факторный анализ отклонений.
Факторный анализ отклонений в маржинальном доходе предприятия с учетом показателей: материальные затраты, выручка, маржинальный доход, цена-фактор.

Табель учета рабочего времени.
Скачать табель учета рабочего времени в Excel с формулами для автозаполнения таблицы + ведение справочников для удобства работы.

Прогноз по продажам с учетом сезонности.
Составленный готовый прогноз по продажам на следующий год на основе показателей продаж предыдущего года с учетом сезонности. Графики прогноза и сезонности — прилагаются.

Прогноз показателей деятельности предприятия.
Бланк прогноза деятельности предприятия с формулами и показателями: выручка, материальные затраты, маржинальный доход, накладные расходы, прибыль, рентабельность продаж (ROS) %.

Баланс рабочего времени.
Отчет по планированию рабочего времени работников предприятия по таким временным показателям как: «календарное время», «табельное», «максимально возможное», «явочное», «фактическое».

Чувствительности инвестиционного проекта.
Анализ динамики изменений результатов в соотношении с изменениями ключевых параметров является чувствительностью инвестиционного проекта.

Расчет точки безубыточности магазина.
Практический пример вычисления сроков выхода на безубыточности магазина или других видов розничной точки.

Таблица для проведения финансового анализа.
Программный инструмент выполнен в Excel предназначен для выполнения финансовых анализов предприятий.

Система анализа предприятий.
Информативный финансовый анализ предприятие легко провести с помощью аналитической системы от профессиональных специалистов в области экономики и финансов.

Пример финансового анализа рентабельности бизнеса.
Таблица с формулами и функциями для анализа рентабельности бизнеса по финансовым показателям предприятия.

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.

Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет.

Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе.

учет, отчеты и планирование в Excel

Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Cтатьи затрат

Итак нам нужен бюджет проекта, который состоит из статей затрат. Для начала сформируем в Micfosoft Project 2016 список этих самых статей затрат.

Будем использовать настраиваемые поля для. Формируем таблицу подстановки настраиваемого поля типа Текст для таблицы Ресурсы, например как на этом рисунке (конечно у вас будут свои статьи затрат, данный перечень только как пример):

Рис. 1. Формирование списка статей затрат

Работа с настраиваемыми полями была описана в Учебном пособии по управлению проектами в Microsoft Project 2016 (см. раздел 5.1.2 Веха). Для удобства поле можно переименовать в Статьи Затрат. После формирования списка статей затрат их необходимо присвоить ресурсам. Для этого добавим поле Статьи Затрат в представление Ресурсы и каждому ресурсу присвоим свою статью затрат (см.

Управленческий учет на предприятии: пример таблицы Excel

Рис. 2. Присвоение статей затрат ресурсам

Возможности Microsoft Project 2016 позволяют присваивать только одну статью затрат на ресурс. Это нужно учитывать при формировании списка статей затрат. Например, если создать две статьи затрат (1.Зарплата, 2.Отчисления на соцстрах) то их невозможно будет присвоить одному сотруднику. Поэтому рекомендуется группировать статьи затрат таким образом, чтобы одну статью можно было назначить на один ресурс. В нашем примере можно сформировать одну статью затрат — ФОТ.

Для визуализации бюджета в разрезе статьей затрат и временных периодов хорошо подходит представление Использование ресурсов, которое необходимо немного модифицировать следующим образом:

1. Создать группировку по статьям затрат (см. Учебное пособие по управлению проектами в Microsoft Project 2016, раздел 2.5 Использование группировок)

Рис. 3. Создание группировки Статьи Затрат

2. В левой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты.

3. В правой части представления вместо поля Трудозатраты вывести поле Затраты (щелкнув в правой части на правую кнопку мыши):

Рис. 4. Выбор полей в правой части представления Использование ресурсов

4. Установить удобный масштаб для правой части, например, по месяцам. Для этого необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши в заголовке таблицы правой части.

5. Пример бюджета проекта

В результате этих нехитрых действий получаем в Microsoft Project 2016 бюджет проекта в разрезе заданных статей затрат и временных периодов. При необходимости можно детализировать каждую статью затрат до конкретных ресурсов и задач просто нажав на треугольник в левой части поля Название ресурса.

Рис. 6. Детализация затрат по проекту

S-кривая проекта

Для графического отображения изменения затрат во времени принято использовать кривую затрат проекта. Форма кривой затрат типична для большинства проектов и напоминает букву S, поэтому её еще называют S-кривой проекта.

S-кривая показывает зависимость суммы затрат от сроков проекта. Так, если работы начинаются «Как можно раньше» S-кривая смещается к началу проекта, а если работы начинаются «Как можно позже» соответственно к окончанию проекта.

Рис. 7. Кривая затрат проекта в зависимости от сроков задач

Планируя задачи «Как можно раньше» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от начала проекта) мы снижаем риски нарушения сроков, но при этом необходимо понимать график финансирования проекта, иначе на проекте может быть кассовый разрыв. Т.е. затраты на наши задачи превысят доступные финансовые ресурсы, что грозит рисками остановки работ на проекте.

Планируя задачи «Как можно позже» (это установлено в Microsoft Project 2016 автоматически при планировании от окончания проекта) мы подвергаем проект большим рискам срыва сроков.

Исходя из этого, руководитель должен найти «золотую середину», другими словами, некий баланс между рисками нарушения сроков и рисками наступления кассового разрыва проекта.

Рис. 8. Кривая затрат проекта в MS-Excel путем выгрузки информации из MS-Project

Составление бюджета предприятия в Excel с учетом скидок

Бюджет на очередной год формируется с учетом функционирования предприятия: продажи, закупка, производство, хранение, учет и т.п. Планирование бюджета – это продолжительный и сложный процесс, ведь он охватывает большую часть среды функционирования организаций.

Для наглядного примера рассмотрим дистрибьюторскую фирму и составим для нее простой бюджет предприятия с примером в Excel (пример бюджета можно скачать по ссылке под статьей).

Управленческий учет на предприятии с использованием таблиц Excel

В бюджете можно планировать расходы на бонусные скидки для клиентов. Он позволяет моделировать различные программы лояльности и при этом контролировать расходы.

Данные для составления бюджета доходов и расходов

Наша фирма обслуживает около 80-ти клиентов. Ассортимент товаров составляет около 120-ти позиций в прайсе. Она делает наценку на товары 15% от их себестоимости и таким образом устанавливает цену продажи. Такая низкая наценка экономически обоснована плотной конкуренцией и оправдывается большим товарооборотом (как и на многих других дистрибьюторских предприятий).

Для клиентов предлагается бонусная система вознаграждений. Процент скидки на закупку для крупных клиентов и ресселеров.

Условия и размер процентной ставки бонусной системы определяется двумя параметрами:

1. Количественная граница. Количество приобретенного конкретного товара, которое дает клиенту возможность получить определенную скидку.
2. Процентная скидка. Размер скидки – это процент, что вычисляется от суммы, на которую приобрел клиент при преодолении количественной границы (планки). Размер скидки зависит от размера количественной границы. Чем больше товара приобретено, тем больше скидка.

В годовом бюджете бонусы относятся к разделу «планирование продаж», поэтому они влияют на важный показатель фирмы – маржу (показатель прибыли в процентном соотношении от общего дохода). Поэтому важной задачей является возможность устанавливать несколько вариантов бонусов с разными границами на уровнях реализации и соответствующих им % бонусов. Нужно чтобы маржа удерживалась в определенных границах (например, не меньше 7% или 8%, вед это же прибыль фирмы). А клиенты смогут выбирать себе несколько вариантов бонусных скидок.

Наша модель бюджета с бонусами будет достаточно проста, но эффективная. Но сначала составим отчет движения средств по конкретному клиенту, чтобы определить можно ли давать ему скидки. Обратите внимание на формулы, которые ссылаются на другой лист пред тем как посчитать скидку в процентах в Excel.

Составление бюджетов предприятия в Excel с учетом лояльности

Проект бюджета в Excel состоит из двух листов:

1. Продажи – содержит историю движения средств за прошлый год по конкретному клиенту.
2. Результаты – содержит условия начисления бонусов и простой счет результатов деятельности дистрибьютора, определяющий прогноз показателей привлекательности клиента для фирмы.

Движение денежных средств по клиентам

Структура таблицы «Продажи за 2015 год по клиенту:» на листе «продажи»:

Модель бюджета предприятия

На втором листе устанавливаем границы для достижения бонусов соответствующие им проценты скидок.

Следующая таблица – это базовая форма бюджета доходов и расходов в Excel с общими финансовыми показателями фирмы за годовой период.

Структура таблицы «Условия бонусной системы» на листе «результаты»:

1. Граница бонусной планки 1. Место для установки уровня граничной планки по количеству.
2. Бонус % 1. Место для установки скидки при преодолении первой границы. Как рассчитывается скидка для первой границы? Хорошо видно на листе «продажи». С помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 1 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 1 бонусной скидки; 0).
3. Граница бонусной планки 2. Более высокая граница по сравнению с предыдущей границей, которая дает возможность получить большую скидку.
4. Бонус % 2 –скидка для второй границы. Рассчитывается с помощью функции =ЕСЛИ(Количество > граница 2 бонусной планки[количество]; Объем продаж * процент 2 бонусной скидки; 0).

Структура таблицы «Общий отчет по обороту фирмы» на листе «результаты»:

Готовый шаблон бюджета предприятия в Excel

И так у нас есть готовая модель бюджета предприятия в Excel, которая является динамической. Если граничная планка бонусов находится на уровне 200, а бонусная скидка составляет 3%. Это значит, что в прошлом году клиент приобрел товара в количестве 200шт. А в конце года получит за это бонус скидку 3% от стоимости. А если клиент приобрел 400шт определенного товара, значит, он преодолел вторую граничную планку бонусов и получает скидку уже 6%.

При таких условиях изменится показатель «Маржа 2», то есть чистая прибыль дистрибьютора!

Задача руководителя дистрибьюторской фирмы выбрать самые оптимальные уровни граничных планок для предоставления клиентам скидки. Выбирать нужно так чтобы показатель «Маржа 2» находился хотя бы в приделах 7%-8%.

Скачать бюджет предприятия-бонус (образец в Excel).

Чтобы не искать лучшее решение методом тыка, и не делать ошибок рекомендуем прочитать следующею статью. Там описано как сделать в Excel простой и эффективный инструмент: Таблица данных в Excel и матрица чисел. С помощью «таблицы данных» можно в автоматическом режиме визуализировать самые оптимальные условия для клиента и дистрибьютора.

Понятие и виды отчетности Роль информации в современном деловом мире неуклонно возрастает. Составление отчетности завершающий этап учетного процесса поэтому она включает обобщающие итоговые показатели полученные путем соответствующей обработки данных текущего учета. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью управления внутри организации. Цель составления управленческой отчетности удовлетворение информационных потребностей управления внутри организации путем предоставления стоимостных и натуральных показателей...

Если эта работа Вам не подошла внизу страницы есть список похожих работ. Так же Вы можете воспользоваться кнопкой поиск

Тема: У правленческая отчетность

1. Понятие и виды отчетности

Роль информации в современном деловом мире неуклонно возрастает. В предпринимательской деятельности от качества используемой экономической информации зависит деловой успех, выражающийся в получении прибыли. Для принятия обоснованных инвестиционных решений, выбора клиентов, поставщиков, прочих деловых партнеров необходима полная и достоверная информация. В системе управления деятельностью предприятия внутренняя отчетность подразделений является важнейшим инструментом контроля, представляя собой систематизированную и обобщенную информацию.

Под отчетом понимается получаемая информация, представленная в приемлемом для пользователя виде. Отчет представляет собой определенный объем информации, содержащий только требуемые пользователю сведения, которые сгруппированы максимально удобным образом.

Отчетность - это система взаимосвязанных показателей, характеризующих условия и результаты деятельности организации или ее подразделений за истекший период. Составление отчетности - завершающий этап учетного процесса, поэтому она включает обобщающие итоговые показатели, полученные путем соответствующей обработки данных текущего учета. Отчетность представляет собой основной источник информации, используемый для анализа и принятия управленческих решений.

Применяемую на практике отчетность разделяют виды по следующим критериям:

• по объему представляемой в отчете информации;
• по цели составления;
• по периодичности представления.

По объему представляемой информации различают частную и общую отчетность. Частная отчетность содержит информацию о результатах деятельности какой-либо структурной единицы организации или об отдельных направлениях ее деятельности, или о результатах деятельности филиалов. Общая отчетность характеризует результаты деятельности организации в целом.

В зависимости от целей составления отечность может быть внешней и внутренней. Внешняя отчетность служит средством информирования пользователей о характере деятельности, доходности и имущественном положении организации. Составление внутренней отчетности вызвано потребностью управления внутри организации.

В зависимости от периода, который охватывает составляемая отчетность, различают периодическую и годовую. Отчетность, составленная через определенные промежутки времени (неделю, декаду, месяц, квартал, полгода) является периодической. Годовая отчетность составляется в сроки, регламентированные действующими нормативными актами.

Управленческая отчетность - внутренняя отчетность об условиях и результатах деятельности структурных подразделений организации, отдельных направлениях ее деятельности.

Цель составления управленческой отчетности - удовлетворение информационных потребностей управления внутри организации путем предоставления стоимостных и натуральных показателей, позволяющих оценивать и контролировать, прогнозировать и планировать деятельность ее структурных подразделений, а также конкретных менеджеров.

Цель составления внутренней отчетности обусловливает ее периодичность, формы, содержание. Точность и объем приводимых в отчетности данных зависят от организационно-технологических и экономических особенностей, присущих организации и конкретному объекту управленческого учета, цели управления применительно к данному объекту учета. Содержание, формы, сроки и обязанность представления управленческой отчетности, а также ее пользователи зависят от условий хозяйствования в конкретной организации.

Система управленческой отчетности - один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета. При формировании системы управленческой отчетности необходимо:

Определить форму, срок предоставления отчета и ответственного за его составление;

• составить схему формирования управленческих отчетов, определить владельцев исходной информации;
• наделить ответственного полномочиями координатора, т. е. административно разрешить ему получение информации у ее владельцев;
• определить пользователей информации и форму, в которой она будет им предоставляться.

Работа по внедрению управленческой отчетности проводится в несколько этапов.

Первый этап - определение объема и содержания необходимой информации и решение вопроса получения ее из применяемых документов. Для этого проводится анализ информации, содержащейся в бухгалтерских регистрах. Важно определить источники получения необходимой информации, которые могут находиться в функциональных подразделениях. Целесообразно проанализировать сам факт наличия необходимой информации.

Например , может возникнуть ситуация, когда существующие формы первичных документов не имеют реквизитов, необходимых для получения соответствующего отчета. В этом случае следует провести работу по доработке этих форм документов. Чаще всего, как правило, первичные документы содержат необходимый объем информации. Однако эта информация не обрабатывается в виде управленческой отчетности. В этом случае необходимо определить форму соответствующих отчетов, назначить ответственных за их получение и обязать владельцев этой информации предоставлять эти отчеты в установленное время.

Второй этап - этап анализа информации, содержащейся в учетных регистрах, ориентированный на то, чтобы информация, которая соответствует управленческой отчетности, а также информация, необходимая для стратегического анализа деятельности организации, были отражены в учетных регистрах. Для получения такой информации непосредственно из учетных регистров целесообразно совершенствовать аналитический учет таким образом, чтобы необходимая информация отражалась в нем постоянно.

Третий этап - создание автоматической системы формирования управленческой отчетности. Это возможно при наличии соответствующего программного обеспечения.

2. Пользователи управленческой отчетности и периоды ее представления

Основными пользователями управленческой отчетности являются менеджеры всех иерархических уровней организаций.

Информация внутренней отчетности необходима для принятия управленческих решений по вопросам, касающимся оценки деятельности центров ответственности менеджерами вышестоящих уровней; выявления тенденций развития центров ответственности; недостатков и положительных моментов в их деятельности. Внутренняя отчетность является информационным обеспечением управленческих решений и оптимизации деятельности организации в целом.

Например , отчетность по центрам прибыли и инвестиций дает возможность составить прогноз о динамике прибыли организации и оценить риск новых долгосрочных вложений.

Ознакомление персонала организации с данными управленческой отчетности улучшает отношения в коллективе, формирует уверенность работников в своем положении.

Сроки представления и периодичность управленческой отчетности - важный параметр, существенно влияющий на результативность всей системы.

Периодичность составления управленческой отчетности - вопрос индивидуальный. Однако общим критерием выбора периодов составления отчетности является своевременность принятия управленческих решений по данным отчетности. На нижних уровнях управления роль оперативности принятия решений выше, чем на верхних. В связи с этим периоды представления отчетности на нижних уровнях должны быть короче.

Условно можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и представления:

• краткосрочная отчетность;
• среднесрочная отчетность;
• периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетность.

Краткосрочной считается отчетность, которая предоставляется наиболее часто: ежедневно и еженедельно. Однако в связи со спецификой производства, в качестве краткосрочной может выступать ежемесячная отчетность. Краткосрочная отчетность - это предоставление информации из первичных документов в тех или иных аспектах, т. е. это информация, которая наиболее актуальна для организации и отражает важные и динамические стороны ее деятельности. Основными пользователями такой отчетности являются менеджеры среднего звена или линейные руководители. Они должны принимать управленческие решения на основе данной информации.

Второй временной период - это среднесрочный. Управленческая отчетность этой группы составляется с периодичностью от одного раза в неделю до одного раза в месяц. Такая отчетность объединяет в себе показатели деятельности организации и обязательно содержит прогнозные показатели на следующий период.

Например , анализируя себестоимость продукции за месяц, можно делать прогнозы ее изменений на следующий месяц в соответствии с изменениями рыночных цен на материалы и комплектующие, т. е. отслеживать изменения стоимости сырья. На основании данных такой отчетности можно прогнозировать изменения цен на производимую продукцию и показать изменения ее рентабельности. Потребителями такой отчетности являются менеджеры более высокого уровня: руководство организации, менеджеры высшего звена. Многие решения, которые принимаются на основе управленческой отчетности, составленной в среднесрочный период, могут оказать существенное влияние на деятельность организации в целом.

Долгосрочная управленческая отчетность составляется с периодичностью от одного раза в месяц, до одного раза в полгода. Она составляется для целей установления связи с финансовой отчетностью, чтобы показать изменения и взаимосвязи между управленческими показателями и отчетными данными. Это связано с тем, что финансовая отчетность сдается раз в год. В связи с использованием системы квартальной финансовой отчетности, долгосрочная управленческая отчетность является чисто стратегическим, аналитическим инструментом, так как реагировать на изменение ситуации необходимо с периодичностью раз в квартал, в соответствии с периодичностью финансовой отчетности. В соответствии с этим огромное значение приобретает краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности определяет сама организация, для каждой группы центров ответственности и сегментов она индивидуальна. При этом важно иметь четкий график представления отчетности. Внутренняя управленческой отчетности является неотъемлемой частью общей системы внутреннего контроля в организации.

При отсутствии своевременной обратной связи возникает большая вероятность того, что работа управляющего выйдет из-под контроля, а его цели и планы утратят актуальность, останутся на бумаге. Руководитель всегда должен знать, насколько эффективна его деятельность. Если его планы не выполняются, он должен узнать об этом как можно раньше. В противном случае он лишен возможности предпринять корректирующие меры и вносить изменения, которые необходимы для актуализации поставленных задач. Внутренняя управленческая отчетность составляется для управляющего, несущего ответственность за достижение поставленных целей.

Недостатки внутренней отчетности, типичные при традиционных подходах к организации внутреннего контроля, состоят в том, что основной акцент делается на ошибки вместо того, чтобы дать управляющим информацию, позволяющую предпринимать эффективные действия. В результате обратная связь оказывается направленной на проведение ревизий и поиски упущений, возвращает руководителя к прошлым событиям и операциям, формирует данные о том, что уже не поддается исправлению, ограничивает возможности действовать с перспективой.

3. Основные требования к управленческой отчетности организации

Грамотно составленная и своевременно представленная управленческая отчетность обеспечивает решение следующих задач:

• быстрый обзор деятельности;
• представление информации о фактической эффективности;
• определение существующих проблем и недостатков, а также указание на потенциальные проблемы в будущем;
• предоставление информации для выбора оптимальных вариантов решения вопросов и проблем повседневной деятельности, а также для принятия стратегических решений.

Оперативные управленческие решения принимаются на низших уровнях по максимуму представляемых данных, на высших уровнях управления объем информации сокращается, а ответственность за принимаемые решения (их значимость) увеличивается.

К построению и содержанию внутренней отчетности предъявляются формальные и специальные требования.

Формальные требования к внутренней отчетности:

• целесообразность;
• объективность и точность;
• оперативность;
• краткость;
• сопоставимость отчетности;
• адресность;
• эффективность.

Целесообразность - информация, обобщаемая во внутренних отчетах, должна Отвечать цели, ради которой она была подготовлена.

Объективность и точность - внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок; степень погрешности в отчетах не должна препятствовать принятию обоснованных управленческих решений. Так как оперативность представления отчетности отражается на точности получаемой информации, поэтому следует стремиться к минимизации данного фактора.

Оперативность - отчетность должна представляться к установленному сроку, что важно для своевременного принятия решений.

Краткость - в отчетности не должно быть избыточной информации: чем меньше объем отчета, тем более оперативно можно осмыслить его содержание и принять соответствующее решение.

Сопоставимость отчетности - возможность использовать отчетную информацию для работы разных центров ответственности; отчетность должна быть сопоставима также с планами и сметами;

Адресность - информация внутренней отчетности должна быть доведена до ответственного исполнителя, при этом следует соблюдать конфиденциальность.

Эффективность - затраты на получение внутренней отчетности должны быть сопоставимы с выгодами от использования управленческой информации.

Целью внутренней отчетности является обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой информацией. Требования к содержанию отчетности должны формулировать руководители центров ответственности и другие лица, относящиеся к управленческому персоналу или заинтересованные во внутренней управленческой информации. Для пользователей (управляющих) имеют значение не только содержание информации, но и способы ее доставки, формы представления отчетности. Внутренняя отчетность должна обеспечить возможность быстрого обзора и оценки фактических результатов, их отклонений от цели, определения недостатков в настоящее время и в будущем, выбора оптимальных вариантов принятия управленческих решений. Сформировать отчетность, позволяющую получить информацию для решения комплекса проблем, не просто.

Специальные требования , предъявляемые к внутренней отчетности:

• гибкая, но единообразная структура;
• понятность и обозримость информации;
• оптимальная частота представления;
• пригодность для анализа и оперативрюго контроля.

Непосредственно в отчетных формах должна приводиться первичная аналитическая информация: отклонения от целей, норм и смет расходов, ранжирование отклонений и т. п.

Гибкая, но единообразная структура отчетной информации вытекает из самой сути внутреннего управления и управленческого учета. Информация должна обладать достаточной внутренней гибкостью, обеспечивающей реагирование на изменяющиеся цели и потребности управляющих центрами ответственности. В то же время необходимо обеспечить информационное единообразие. Система управленческого учета и внутренней отчетности может изменяться в связи с существенными изменениями в характере деятельности организации.

Гибкость и единообразие внутренней управленческой информации обеспечивается тем, что на первичном уровне регистрации накапливается необходимый объем данных, которые затем могут отбираться и группироваться в требуемом информационном контексте. Если не выделять необходимые данные на этапе их ввода, то впоследствии проблематично получить нужную в каждом конкретном случае информацию. Каждый центр ответственности должен получать отчеты, в которых содержится необходимая информация. Система информации должна быть разработана таким образом, чтобы существовало определенное единообразие данных для группировки и сравнения.

Понятность и обозримость информации сводится к тому, что каждая отчетная форма должна содержать информацию, необходимую конкретному пользователю. Чрезмерная детализация отчетной информации, ее перегруженность малосущественными показателями затрудняют понимание отчетности и препятствуют принятию правильных управленческих решений.

Оптимальная частота представления отчетности является производной от назначения информации и возможностей принятия решений, т. е. от факторов, определяющих использование отчетов в управлении. Одни отчеты используются чаще, другие реже. Периодичность представления внутренней отчетности колеблется. Внутренние отчеты могут быть ежегодными, ежеквартальными, ежемесячными, еженедельными, ежедневными или представляться по мере возникновения отклонений. Нет необходимости увеличивать частоту представления отчетов, если невозможно принять решение на их основе. Если.премирование персонала производится ежеквартально, то нет смысла в получении ежемесячной информации о выполнении условий премирования. На нижних уровнях управления необходимы более частые и более детальные отчеты. С переходом на более высокие уровни отчетность представляется реже и содержит более укрупненные показатели.

4. Формат представления управленческой отчетности

На основе внутренней отчетности принимаются решения на всех уровнях управления организацией. Важно сократить время, которое проходит от получения отчета до выработки решения и претворения его в управляющие действия. Существенное значение при этом имеют доступная форма внутреннего отчета, расположение и подача соответствующей информации. Не может быть стандартного набора внутренней отчетности с едиными формами и информационной структурой. Внутренняя отчетность индивидуальна. Можно выделить классификационные признаки, характеризующие общие подходы к формам внутренней отчетности.

• комплексные;
• тематические (по ключевым показателям);
• аналитические.

Комплексные итоговые отчеты представляются, как правило, за месяц или иной отчетный период (квартал, шесть месяцев и т. п.), они содержат информацию о выполнении планов и использовании ресурсов за данный период, о доходах и расходах по центрам ответственности, об исполнении сметы издержек, рентабельности, движении денежных средств и иных показателей для общей оценки и контроля.

Тематические отчеты представляются по мере возникновения отклонений по таким наиболее важным для успешного функционирования организации показателям как: объем продаж, потери от брака, недопоставки по заказам, график производства продукции и другим показателям, подконтрольным центру ответственности.

Аналитические отчеты предоставляются только по запросам управляющих и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности.

Например : всесторонняя оценка причин перерасхода ресурсов, изменения рентабельности, уровня продаж по секторам рынка, анализ рынка и использования производственных мощностей, факторов риска деятельности в определенных направлениях и т. п.

По уровням управления отчеты делят на:

• оперативные;
• текущие;
• сводные отчеты.

Оперативные отчеты , представляемые на нижнем уровне управления в центрах ответственности, содержат подробную информацию для принятия текущих решений; составляются еженедельно и ежемесячно.

Текущие отчеты , содержащие информацию для среднего уровня управления в центрах прибыли и центрах инвестиций, составляются с периодичностью от ежемесячного до ежеквартального.

Сводные отчеты формируются для высшего управленческого персонала организации. На их основе принимаются стратегические решения и осуществляется общий контроль и контроль деятельности управленческого персонала на среднем, иногда на нижнем уровне. Периодичность этих отчетов колеблется от ежемесячных до ежегодных.

Оперативная информация, адресованная низовым центрам ответственности, не должна в неизменном виде представляться на высший уровень управления. На нижнем уровне принимаются оперативные решения по согласованию и выполнению производственных планов использования ресурсов подразделения. Данная информация должна обобщаться, агрегироваться в более общие показатели для представления на средний уровень управления. На высшем уровне требуется еще большая степень обобщения информации.

По объему информации внутренние отчеты подразделяются на сводки, итоговые отчеты, общие (сводные) отчеты.

Сводка - это краткие сведения об отдельных показателях деятельности подразделения за короткий период (иногда за день, неделю).

Итоговые отчеты составляются за месяц или другой отчетный период. Они обобщают информацию о контролируемых показателях центра ответственности.

Общие (сводные) отчеты составляются по организации в целом и содержат информацию, соответствующую формам финансовой отчетности, приспособленных для целей внутреннего управления.

По формам представления внутренние отчеты могут быть в табличной, графической или текстовой форме.

Табличная форма представления внутренней отчетности наиболее приемлема для составителей и для пользователей. Большая часть информации внутренней отчетной выражается цифровыми показателями, которые удобнее всего представлять в табличной форме. К тому же она стала традиционной. Важно правильно структурировать отчетные показатели, разделять их на зоны, выделяя главные, требующие особого внимания. Для пояснений к отчету может быть подготовлена записка с комментариями и раскрытием основных показателей.

Графическая форма более наглядна, но не следует перегружать графики (диаграммы) излишней цифровой информацией. Отображение большего числа показателей в данной форме затрудняет ее восприятие. Большое количество цифровых данных нагляднее представлять в табличной форме.

Текстовая форма подачи информации приемлема в тех случаях, когда отсутствуют цифровые данные либо их объем незначителен; необходимо подробно объяснить взаимосвязь и значение представляемой информации. Текстовые отчеты часто составляют в дополнение к отчетам, представленным в табличной или графической форме.

Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту (периодичность) представления, а также правила распространения. Стандартизация повысит эффективность подготовки и предоставления отчетов, позволит сэкономить время, которое требуется менеджерам на ознакомление и осмысление предоставленной информации. Стандартизация не означает, что все руководители будут получать одинаковые отчеты. Руководители будут информированы о том, комплект каких отчетов, в какой форме и с какой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) они будут получать. Комплект отчетов должен включать в себя необходимые комментарии и поясняющую информацию. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных.

Таким образом, определяющим фактором формирования системы управленческой отчетности в организации является ее экономическая эффективность, т. е. выгоды, которые получит организация от наличия отчетности за счет повышения качества принимаемых управленческих решений. Внедрение и использование системы управленческой отчетности считаются оправданными тогда, когда полученный в результате положительный эффект превосходит требуемые для создания такой системы затраты.

Внутренняя отчетность - это не результат управленческого анализа, являющегося важнейшим элементом управленческого учета, а первичный материал для проведения такого анализа. На основе ее информации можно дать общую оценку результатов деятельности центров ответственности, судить о степени достижения ими поставленных целей и правильности принятых оперативных корректирующих решений.

Чаще в организациях применяется трехуровневая система формирования управленческой отчетности. Основными уровнями являются:

• журналы (книги) - для записи всех операций организации в соответствии со сферой деятельности или по подразделениям;
• сводки - краткие сведения о деятельности подразделения на конкретную дату;
• итоговые отчеты - отчеты, представляющие результаты деятельности организации в целом и ее структурных подразделений за определенный период.

Структура управленческой отчетности включает в себя отчеты в соответствии со следующей классификацией:

• комплексные отчеты;
• отчеты по ключевым показателям;
• аналитические отчеты.

а) комплексные отчеты - обычно представляются ежемесячно.

В комплексных отчетах могут отражаться следующие показатели: рентабельность организации в целом и ее структурных подразделений; структура доходов и расходов по центрам ответственности, структурным подразделениям, отдельным проектам и т.д.; показатели дебиторской задолженности и оценка резерва под сомнительную дебиторскую задолженность; сумма запасов и оценка резерва под обесценивание запасов; движение денежных средств и прогноз предстоящего использования и поступления денежных средств.

б) отчеты по ключевым показателям - представляются на конкретную дату в любой момент времени. В них отражаются наиболее важные для успешного функционирования организации факторы: количество полученных заказов; недопоставки по заказам; объем выпущенной продукции; объем проданной продукции; процент неисправностей или брака; запланированные результаты деятельности; эффективность использования ресурсов.

в) аналитические отчеты - готовятся по запросу руководства.

Аналитические отчеты призваны более глубоко отражать отдельные аспекты деятельности. В качестве примерных вопросов, раскрывающихся в аналитических отчетах, могут быть: причины возрастания уровня запасов, приводящего к замораживанию денежных средств, потраченных на приобретешь этих активов, обесценению запасов и потерям, и, следовательно, к большей подверженности бизнес-рискам; причины чрезмерного увеличения сверхурочных часов работы, приводящего к увеличению расходов на заработную плату персонала; изменение удельного веса организации в соответствующем рыночном сегменте.

Аналитические отчеты также отражают ситуацию на рынке, взаимосвязь внешних и внутренних факторов развития организации, раскрывают существующие угрозы и благоприятные возможности развития организации. Ta кие отчеты составляют по мере возникновения потребности в них.

Направленность, формат и содержание аналитических отчетов не имеют ограничений. Отчеты должны характеризоваться четкой постановкой раскрываемых вопросов и задач; содержать описание метода анализа, определения новых терминов, количественные и качественные данные, необходимые для понимания отчета, раскрывать все примененные допущения и их оценку; предоставлять пользователю свод результатов и выводы, а также описание факторов риска.

Примерами отчетов, которые формируют в системе управленческого учета в организации, являются:

Отчеты о текущей деятельности: о производстве продукции (работ, услуг); о продаже продукции (работ, услуг); о закупках; о дебиторской и кредиторской задолженности; о запасах готовой продукции; о незавершенном производстве; о запасах сырья и комплектующих; о бартерных сделках; о движении денежных средств и др.

Отчеты об инвестиционной деятельности: о движении (приобретении и выбытии) основных средств, о движении (приобретении и выбытии) нематериальных активов, о планируемых долгосрочных вложениях в разрезе инвестиционных проектов.

Отчеты о финансовой деятельности: о краткосрочных финансовых вложениях; о привлечении и обслуживании заемного капитала; привлечении акционерного капитала и др.

Должна обеспечивать всех пользователей информацией, необходимой для принятия решений. Поэтому нужно определиться и с самим перечнем управленческих отчетов, и с их содержанием.

Нужно отметить, что данная работа, к сожалению, не имеет какой-то четкой и однозначной технологии. Можно сказать, что разработка форм управленческой отчетности является своего рода искусством.

Ведь нужно суметь разработать такие форматы управленческих отчетов, которые, с одной стороны, содержали бы действительно полезную информацию, а с другой стороны, стоимость получения данной информации была бы приемлемой для руководства компании.

Кстати, вопросы соотношения полезности и стоимости будут возникать на протяжении всего проекта по постановке и автоматизации управленческого учета.

Таким образом, в этом статье рассмотрены все практические аспекты, связанные с разработкой системы управленческой отчетности. В частности, при разработке форматов управленческой отчетности нужно принимать во внимание основные характеристики, которым они должны удовлетворять.

Кроме того, в этой статье представлена классификация управленческой отчетности и показателей, которые могут в ней содержаться.

Характеристики управленческой отчетности

Пожалуй, самой распространенной количественной характеристикой управленческой отчетности является число страниц в управленческом отчете. Считается, что один отчет должен размещаться на одной странице, иначе его будет очень сложно анализировать. Правда, при этом не уточняется, о каком формате страницы идет речь и о каком шрифте.

Мне приходилось в некоторых компаниях, неукоснительно следовавших этому принципу, видеть отчеты, напечатанные на странице формата А3, причем очень мелким шрифтом. Да, формально эти отчеты размещались на одной странице, но пользоваться ими было очень сложно.

В общем, не стоит так прямолинейно применять данное количественное ограничение. Если управленческий отчет размещается на двух страницах формата А4, и при этом, действительно, никакие данные такого управленческого отчета не являются лишними, то вовсе не обязательно распечатывать его очень мелким шрифтом, чтобы разместить на одной странице.

Хотя достаточно часто при более внимательном изучении таких длинных управленческих отчетов выясняется, что их вполне спокойно можно разместить на одной странице. В одной компании, например, был управленческий отчет, который, несмотря на использование очень мелкого шрифта, еле помещался на двух страницах.

Причем существенные статьи управленческого отчета детализировались недостаточно, а менее значимые статьи были представлены с избыточной детализацией. После несложной процедуры (сократили излишнюю детализацию несущественных статей) управленческий отчет без проблем уместился на одной странице, и им стало гораздо легче пользоваться на практике.

Иногда управленческую отчетность делают "большой", потому что на всякий случай закладывают в ней максимально возможную детализацию. Например, такую статью управленческого отчета, как "Выручка от реализации", в отчете о продажах можно распечатать с детализацией до групп, а можно – с детализацией до конкретной позиции.

Понятно, что во втором случае управленческий отчет может получиться гораздо более громоздким. Кстати, чтобы не было таких проблем с визуализацией управленческой отчетности, ее можно просматривать в электронном виде с помощью программного продукта, который при необходимости позволяет развернуть тот или иной иерархический показатель.

Итак, если вернуться к рассмотрению качественных характеристик управленческой отчетности, то среди самых важных можно выделить следующие:

Управление любой компанией немыслимо без своевременной и точной информации о ее состоянии. Эта информация является основой для принятия всех финансовых решений, вплоть до выхода на мировые рынки капитала. Но что делать, если данные, необходимые для управления как воздух, не поступают в срок или, что еще хуже, противоречат друг другу. Какое решение принять генеральному директору, если на запрос об объеме продаж за последний месяц отдел сбыта, финансовый отдел и бухгалтерия подают "независимые" данные, различающиеся на порядок? Как быть в такой ситуации? Поверить одному из подразделений? Или посчитать среднее значение? А может, дать указание подчиненным договориться между собой и "закрыть глаза" на расхождения?

На эти вопросы мы постараемся дать ответы, опираясь на накопленный опыт и конкретные примеры из деятельности отечественных промышленных предприятий.

ОТКУДА БЕРЕТСЯ УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ?

Одним из источников управленческой информации является бухгалтерский учет. Таким заявлением мы, возможно, шокируем сторонников управленческого учета, традиционно отделяющих его от бухгалтерии, фискальные цели от требований управления, внешних пользователей от внутренних и т.д. Но в действительности отечественный бухгалтерский учет исторически несет на себе управленческую нагрузку. На одних предприятиях, не растерявших опыт советской экономики, в бухгалтерских регистрах из года в год аккумулируется информация о затратах по элементам, статьям, местам возникновения, формируется себестоимость продукции по калькуляционным группам и т.д. На других предприятиях, применяющих нормативный метод учета, до 90% затрат и оценка себестоимости исчисляются через сутки после выпуска партии продукции или оказания услуги.

Но такая управленческая ориентация бухгалтерского учета является скорее исключением, чем правилом. Фискальные цели накладывают свою специфику на порядок отражения хозяйственных операций: строятся сложные договорные схемы, минимизирующие налогообложение в установленных законодательством рамках. Кроме того, принцип осмотрительности и требования документирования хозяйственных операций на практике приводят к тому, что бухгалтерские записи появляются через несколько недель, а то и месяцев после отчетного периода. Так что принимать бухгалтерский учет как основной источник информации для менеджеров нельзя. Поэтому в подразделениях предприятий и компаний спонтанно или под централизованным руководством организуется оперативный учет договоров и взаимоотношений с контрагентами, движения материальных ценностей, поступлений и платежей и т.д. Его особенностью является ориентация исключительно на управленческие цели, а также использование недокументированных источников информации, прогнозных оценок и т.д.

То, что получается при объединении данных бухгалтерского и оперативного учета, называется управленческим учетом. Но простым объединением не добиться сопоставимости данных. Поэтому одни предприятия больше верят бухгалтерии, для руководства других - оперативный учет является приоритетным. В среднем же складывается следующая картина (см. таблицу).

Но, как бы ни были расставлены приоритеты в управленческом учете, при его использовании могут возникнуть следующие проблемы:

• у тех, кто использует преимущественно бухгалтерский учет , - низкая оперативность, недостаточная детализация фактической информации и т.д.;
• у тех, кто использует преимущественно оперативный учет , - неудовлетворительное финансовое положение при проведении формальной оценки бухгалтерской отчетности внешними пользователями (тендерными комиссиями, инвесторами и т.д.). Парадоксален тот факт, что такое заключение может появиться в условиях, когда у предприятия нет финансовых проблем.
• у тех, кто использует одновременно бухгалтерские и оперативные данные , - несопоставимость управленческих данных, полученных из различных источников.

КАК ДОБИТЬСЯ СОПОСТАВИМОСТИ ДАННЫХ?

Проблема сопоставимости бухгалтерских и оперативных данных в управленческом учете без сомнения является основной. В идеале следует создать на предприятии единое информационное пространство учетной информации на базе ERP-системы.

В эту систему все фактические данные вводятся один раз, после чего отражаются либо только в бухгалтерском, либо только в оперативном учете, либо одновременно в этих двух видах. Сопоставление данных отделов сбыта, снабжения, финансового отдела и др. с бухгалтерскими данными превращается в элементарную автоматизированную процедуру, выполняемую с любой периодичностью по запросу пользователя.

Но что делать предприятию, не готовому выкладывать несколько десятков или сотен тысяч долларов за ERP-систему? Для таких предприятий мы рекомендуем организовать регулярные сверки бухгалтерских и оперативных данных (цель приравнять бухгалтерские и оперативные данные здесь не ставится). В результате этих сверок менеджеры получат информацию о причинах расхождений в учете, т.е. за счет чего, например, объем реализации, предоставленный бухгалтерией, отличается от управленческих данных о продажах из отдела сбыта и от объема поступлений из финансового отдела предприятия.

КАК РЕГЛАМЕНТИРОВАТЬ ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ

Для того чтобы добиться сопоставимости бухгалтерских и оперативных данных, мы предлагаем поступить следующим образом.

Во-первых, "сфотографировать" сложившееся положение дел (необходимо узнать, как сейчас поступает управленческая информация, откуда она берется (из бухгалтерского или оперативного учета), где имеет место дублирование данных).

Во-вторых, определить источник фактической информации для каждого отчета, поступающего на стол руководству:

• из бухгалтерского учета;
• из оперативного учета;
• из оперативного учета с последующей корректировкой показателя по бухгалтерским данным.

Сложным и вместе с тем важным моментом является готовность руководства предприятия получать оперативную, но не всегда точную информацию.

В-третьих, определить точки соприкосновения и порядок сверки бухгалтерских и оперативных данных.

На первый взгляд, кажется, что наилучший результат принесет сплошная сверка записей оперативного и бухгалтерского учета за отчетный период. Но это не так, ведь трудозатраты на ее проведение, как правило, достаточно высоки, а бухгалтеры и менеджеры других отделов отвлекаются от основной работы. Поэтому для анализа расхождений мы предлагаем использовать факторный анализ с последующим сравнением его результатов с ранее установленным уровнем существенности. Если расхождения незначительны, то никакой дополнительной работы проводить не надо. В противном случае все-таки придется провести сверку данных по позициям.

Давайте подробнее остановимся на наиболее важном моменте - порядке сверки бухгалтерских и оперативных данных. Рассмотрим ее на примере практической ситуации, анализируя расхождения между данными по объему реализации нефти за месяц, полученными из бухгалтерии и из коммерческого (сбытового) подразделения предприятия.

Пример. Нефтегазодобывающее предприятие реализует нефть на внешнем рынке, пользуясь услугами аффилированного трейдера, расположенного в оффшорной зоне. Трейдер в свою очередь реализует покупателям нефть по рыночным ценам. Отдел сбыта работает непосредственно с конечным покупателем нефтепродуктов, а ежесуточную информацию о продажах партий нефти получает из офиса трейдера в электронном виде. Документированная информация (акты передачи нефти оффшорному трейдеру) поступает в бухгалтерию по почте, где служит основанием для бухгалтерских записей.

В первых числах месяца, следующего за отчетным, подразделения готовят отчеты для генерального директора. Отчет отдела сбыта формируется в рыночных ценах и в долларах. Бухгалтерия же формирует отчетность в соответствии с правилами бухгалтерского учета.

В заключение надо отметить, что предложенный нами подход не является панацеей в борьбе с разнородностью и несопоставимостью управленческой информации. Его применение ограничено следующими моментами:

• объективной сложностью бизнес-процесса и его документальным оформлением в бухгалтерском учете. Рассмотренный пример, хотя и учитывает ряд факторов - расхождение объемов реализации, цен и курсовой разницы, в то же время не отражает всей сложности гражданско-правовых отношений, возникающих в холдингах с их оффшорами, сервисными компаниями и т.д. При усложнении бизнес-процесса в несколько раз возрастают трудозатраты на учет и соответственно вероятность ошибок.
• экономической эффективностью проведения сверок. Этот универсальный рыночный критерий позволяет объективно сопоставить затраты ручного труда на ежемесячную сверку данных с затратами на внедрение ERP-системы и в ряде случаев сформулировать обоснованный вопрос: "А может быть, все-таки ERP?".

Выверенная бухгалтерская отчетность, выполненная через несколько месяцев после окончания текущего периода хороший инструмент для банков, налоговых органов или для сравнения с плановыми показателями. Но для оперативного менеджмента гораздо важнее создавать отчеты, в которых будет содержаться текущая информация с оговоркой на возможную погрешность. Управленческая отчетность дает возможность финансовому директору держать руку на пульсе, принимать ежедневные решения и отслеживать тенденции развития.

Основы и состав управленческой отчетности

Для каждой отрасли будет своя специфика составления и анализа управленческой отчетности. Также форма управленческой отчетности напрямую связана с пожеланиями руководителей и владельцев бизнеса.

По общепринятым нормам за базовый всегда берется общепринятый состав отчетности, в который включают:

• управленческий баланс;
• отчет о движении денежных средств;
• отчет о прибылях и убытках.

Индивидуально для каждой компании утверждается периодичность (ежедневно, еженедельно, ежемесячно и т.д.) и детализация (глубина аналитики и расшифровки показателей).

В широком смысле, управленческая отчетность (УО) – это данные, подготовленные по окончании хозяйственного или бюджетного периода. В узком УО – это любой документ или справка, подготовленная финансовым подразделением по требованию топ-менеджеров или согласно финансовому регламенту.

Важно! Основные принципы, которым должна удовлетворять управленческая отчетность: достоверность, оперативность, простота восприятия для всех пользователей.

• Разработка форм управленческой отчетности должна проводиться индивидуально для каждого предприятия. Помимо желаний руководителя, на структуру учета влияет:
• отрасль;
• размер компании, наличие дивизионов, дочерних предприятий, подразделений;
• вид деятельности и многие другие факторы.

Формы управленческой отчетности

В крупных холдингах, где существует надежное финансовое звено, состав и сроки сдачи отчетности подчинены строгому регламенту, который утверждается на самом высоком уровне.

Финансовый год может начинаться в любой месяц года, а отчетные периоды дробиться до одних суток.

Рассмотрим пример. Пусть компания «Х» производит сервисное обслуживание цифровой техники, сотрудничает с десятком производителей и работает по всему Южному Федеральному округу. Для подобных крупных компаний целесообразно использовать следующую группу отчетов:

1. Управленческий баланс (Форма 1).
2. Управленческий отчет (УО) о прибылях и убытках (Форма 2).
3. УО о реализации по направлениям (Форма 3).
4. УО о движении денежных средств (Форма 4).
5. УО об операционных расходах фирмы (Форма 5).
6. УО о производственных расходах (Форма 5.1).
7. УО о внереализационных доходах и расходах (Форма 6).

В компаниях малого и среднего размера, финансовый отдел должен особенно внимательно подходить к принципу доступности управленческой отчетности для понимания руководителем, который может и не владеть специфической профессиональной терминологией.

В таких предприятиях целесообразно использовать три базовых формы УО, а ежедневные отчеты могут быть разработаны самостоятельно в зависимости от потребностей конечных пользователей этих документов.

Факт! Отчетность для внутреннего использования должна быть выверена до мельчайших деталей и содержать только информативные показатели и статьи, которые будут реально использованы для оценки состояния финансовых дел и планирования.

Анализ управленческой отчетности

Кроме составления важно правильно интерпретировать полученные показатели и данные. Для наглядности помимо электронных таблиц лучше использовать диаграммы и короткие текстовые описания. Также кроме абсолютных значений рассматривать относительные, например, структуру выручки по видам товаров и филиалам. Полезно сравнивать показатели текущего периода с аналогичными за прошлые годы и т.д.

Анализ управленческой отчетности проводится аналогично с прочими видами финансового учета. Его целью является оценить эффективность деятельности предприятия за отчетный период.

Аналитическая работа проводится в основном для оценки:

• расчета величины операционной, чистой и других видов прибыли;
• соотношение собственного и заемного капитала, а также возможность оплачивать взятые на себя обязательства.

Следует использовать группы финансовых показателей ликвидности, деловой активности, платежеспособности, рыночной активности и структуры капитала.

Данные группы разработаны исходя из основных потребностей менеджмента и могут быть использованы как вместе, так и по отдельности.

Важная информация! Стоит внимательно относиться к показателям, которые будут использованы для принятия стратегических решений, если в ходе их вычисления были использованы неточные данные или допущены грубые методологические ошибки. Это может стать причиной серьезных управленческих ошибок и больших финансовых трудностей.

Еще одним важным пунктом в реализации финансовой политики является понимание фундаментальных различий между российскими и международными стандартами финансовой отчетности. Так, ряд понятий, переводимые на русский язык, могут интерпретироваться по-разному (пример – под денежными ресурсами в России принято понимать деньги в кассе и на банковских счетах, а по МСФО к ним также относятся все высоколиквидные активы, которые быстро могут быть превращены в валюту). Еще одно глобальное отличие связано со способами учета, в России иногда используют метод начисления, в то время как по МСФО принимается только кассовый метод.