Отчитане на движението на стоките в Excel. Отчитане на материалните запаси в Excel

Отчитането на запасите в Excel е отлично решение за всяка търговска фирма или организация на производствотоза които е важно да водят записи за количеството използвани материали, използваните суровини и готовите продукти.

На кого могат да помогнат електронните таблици?

Големите компании купуват готови решения в електронен формат за тези цели. Те обаче са доста скъпи, а някои сложни програми изискват наемането на квалифициран служител с висока заплата за работа в склада. Това не е възможно за стартиращи или малки компании. За щастие има изход и можете да използвате електронни таблици на Excel. Този електронен инструмент, който е само на второ място по популярност офис програма Word има функционалност, която е напълно достатъчна за решаване на проблеми със складовата отчетност.

Няколко важни правила

Тези, които се интересуват от въпроса как да поддържат складови записи, трябва сериозно да обмислят въпроса за създаването на свои собствени от самото начало. компютърна програма. В този случай трябва да се придържате към следните правила от самото начало:

• Първоначално всички директории трябва да бъдат създадени възможно най-точно и задълбочено. По-специално, не можете да се ограничите до просто посочване на имената на стоките и трябва също да посочите артикули, кодове, срокове на годност (за определени видове) и т.н.
• Началните салда обикновено се въвеждат в таблици в парично изражение.
• Трябва да следвате хронологията и да въведете данни за получаването на определени стоки в склада по-рано от изпращането до купувача.
• Преди да попълните Excel таблици, е необходимо да се извърши инвентаризация.
• Трябва да предвидите каква допълнителна информация може да е необходима и да я въведете, за да не се налага в бъдеще да уточнявате данните за всеки продукт.

Преди да започнете да разработвате електронна таблица, за да осигурите безпроблемното функциониране на вашия склад, трябва да вземете предвид неговите специфики. Общи препоръкив този случай следното:

• Необходимо е да се съставят указатели: „Купувачи“, „Доставчици“ и „Места за регистрация на стоки“ (малките фирми не ги изискват).
• Ако списъкът на продуктите е относително постоянен, тогава се препоръчва да се създаде тяхната номенклатура под формата на база данни на отделен лист от таблицата. В бъдеще разходите, приходите и отчетите трябва да бъдат попълнени с препратки към тях. Листът в таблицата на Excel със заглавие „Номенклатура” трябва да съдържа наименованието на продукта, продуктови кодове, продуктови групи, мерни единици и др.
• Отчетът се генерира с помощта на инструмента Pivot Table.
• Постъпленията в склада трябва да се записват на лист „Получаване“.
• За проследяване на текущото състояние е необходимо да се създадат листове „Потребление” и „Оставащ”.

Ние създаваме директории

За да разработите програма за водене на инвентарни записи в Excel, създайте файл с произволно име. Например може да звучи като „Склад“. След това попълваме директориите. Те трябва да изглеждат по следния начин:

За да предотвратите изтичането на заглавията, те трябва да бъдат коригирани. За да направите това, в раздела „Преглед“ в Excel трябва да кликнете върху бутона „Замразяване на зони“.

Таблицата „Купувачи“ изглежда по същия начин.

Безплатният софтуер може да предостави удобна и частично автоматизирана услуга, ако създадете в него спомагателна директория с точки за освобождаване на стоки. Вярно е, че ще се изисква само ако компанията има няколко търговски обекта (складове). Що се отнася до организациите, които имат една проблемна точка, няма смисъл да се създава такава директория за тях.

Нашата собствена програма „Склад“: създаване на лист „Получаване“.

Първо, трябва да създадем таблица за елемента. Заглавията му трябва да изглеждат като „Име на продукта“, „Разнообразие“, „Мерна единица“, „Характеристики“, „Коментар“.

• Изберете обхвата на тази таблица.
• В полето „Име“, разположено точно над клетката, наречена „A“, въведете думата „Таблица1“.
• Направете същото със съответния диапазон на листа „Доставчици“. В този случай посочете „Таблица2“.
• Транзакциите за получаване и разход се записват на два отделни листа. Те ще ви помогнат да поддържате записи на инвентара в Excel.

За „Енория“ таблицата трябва да изглежда като фигурата по-долу.

Автоматизация на счетоводството

Складовото счетоводство в Excel може да стане по-удобно, ако потребителят може да избере от готов списък доставчика, името на продукта и точката на счетоводство.

при което:

• мерната единица и кодът на доставчика да се показват в таблицата автоматично, без участието на оператор;
• номер на фактура, дата, цена и количество се въвеждат ръчно;
• програмата Warehouse (Excel) изчислява себестойността автоматично, благодарение на математически формули.

За да направите това, трябва да форматирате всички директории под формата на таблица и да създадете падащ списък за колоната „Име“. За това:

• изберете колоната (с изключение на заглавката);
• намерете раздела „Данни“;
• щракнете върху иконата „Проверка на данни“;
• в полето „Тип данни“ потърсете „Списък“;
• в полето „Източник“ посочваме функцията „=INDIRECT("item!$A$4:$A$8")".
• Поставете отметки в квадратчетата до „Игнориране на празните клетки“ и „Списък с приемливи стойности“.

Ако всичко е направено правилно, тогава при попълване на 1-ва колона можете просто да изберете от списъка. В същото време в колона „Ед. промяна." ще се появи съответната стойност.

По същия начин се създават автодовършване за колоните „Код“ и „Доставчик“, както и падащ списък.

За да попълните колоната „Цена“, използвайте формулата за умножение. Трябва да изглежда като „= цена * количество“.

Също така трябва да създадете падащ списък, наречен „Отчетни точки“, който ще посочи къде са изпратени получените стоки. Това се прави точно по същия начин, както в предишните случаи.

"Оборотна ведомост"

Сега, след като почти сте създали удобен инструмент, който позволява на вашата компания да поддържа записи на инвентара в Excel безплатно, всичко, което остава, е да научите нашата програма да показва отчета правилно.

За да направим това, започваме да работим със съответната таблица и задаваме нули в началото на периода от време, тъй като просто ще водим складови записи. Ако е извършено по-рано, тогава балансите трябва да се показват в тази колона. В този случай мерните единици и наименованията на стоките трябва да бъдат взети от номенклатурата.

За да улесни складовото счетоводство, безплатната програма трябва да попълни колоните „Пратки“ и „Постъпления“ с помощта на функцията SUMIFS.

Ние изчисляваме оставащите стоки в склада с помощта на математически оператори.

Така се стигна до програмата „Склад“. С течение на времето можете сами да правите корекции в него, за да направите отчитането на стоките (вашите продукти) възможно най-удобно.

Повечето малки и средни търговски организации решават счетоводни проблеми материални активи(стоки или продукти) с помощта на приложението Microsoft Excel. В тази статия ще разгледаме пример за тази темаот реалната практика. Завършената автоматизация на работната книга на Microsoft Excel ви позволява да намалите броя на рутинните действия в офисната работа, както и да осигурите контрол върху възможните потребителски грешки.

Нека разгледаме доста стандартна ситуация, когато нашата организация се занимава с търговия - закупуване на стоки и последващата им продажба. В този случай е необходимо да се води точна отчетност на номенклатурата (количество стоки, касова бележка и продажни цени). Нека започнем нашата разработка с лист, наречен Номенклатура(фиг. 2.16). Този лист играе ролята на регистър или справочник на стоките. Всеки ред съдържа информация за конкретен продуктов артикул (име на продукта, цена при получаване, продажна цена и количество на склад). Целта на разработката на софтуера е да създаде контролни листове, които ще ви позволят да коригирате количеството на стоките при получаване или изпращане, както и да правите промени в цената на стоките. Като цяло автоматизираната счетоводна книга трябва да предоставя удобен за потребителя интерфейс за мениджърите. Този интерфейс ще бъде предоставен от два листа - ДопусканеИ Пратка.

Директна работа с листа, показан на фиг. 2.16, нежелателно. Разбира се, когато стоките се получават или продават, мениджърът може директно да въвежда данни в него. Например, когато пристигне нова партида стени „Комфорт“ в размер на 5 броя на нова цена от 25 770 рубли, можете просто да коригирате както броя на единиците в склада, така и цената на пристигане. Това обаче не е много удобно и е „трамплин“ за възможни грешки от страна на потребителя. По-удобно е да се създаде контролен лист (фиг. 2.17) с елементи, които осигуряват удобен интерфейс. И самото листо Номенклатурапо-нататък ще скрием (тази функция се реализира лесно с помощта на услугата Microsoft приложения Excel), така че няма да бъде директно достъпен за потребителя. Разбира се, след това можете да въведете защита на структурата на книгата (с парола). В резултат на това потребителите могат да работят с листа Номенклатурасамо с помощта на интерфейса, внедрен в други листове.

При получаване на стоки, които вече са на склад, но нова цена, трябва да вземете решение за преизчисляване на цената на получаване. За категоричност приемаме, че в такъв случай като цена на получаване на стоката се определя цената на последната доставка.

Нека да преминем към подробно разглеждане на листа, показан на фиг. 2.17, което позволява на мениджъра удобно да въвежда ново пристигане на съществуващ продукт, както и да добавя нови артикули на продукта.

Лявата половина на листа Постъпления е предназначена за нови постъпления на стоки, които вече са налични в информационната база (на листа Номенклатура). За да направите това, контролата „Combo Box“ (разположена в областта на клетка A3) се попълва с имената на продуктите, присъстващи на листа Номенклатура. Това действие се извършва при отваряне на работна книга (текстът на необходимата за това процедура е даден в листинг 2.21). Програмният код приема, че стойността на свойството Имеизбрани комбинирани полета Spk.

" Списък 2.21. Процедура, изпълнявана при отваряне на книга Private Sub Workbook_Open() " Изчистване на списъка Worksheets("Receipt").Spk.Clear " Преброяване на броя на продуктите в информационната база N = 0 Докато Worksheets("Item").Cells (N + 2, 1). Стойност<>"" N = N + 1 Wend " Попълване на списъка For i = 1 To N Worksheets("Receipt").Spk.AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt") Spk.ListIndex = -1 End Sub

Когато потребителят избере името на продукта в падащото поле, след това в клетка C5 на листа Допусканецената от съответния редлист Номенклатуракниги. За да направите това, процедурата, извършена, когато щракнете върху елемента „Combo Box“, трябва да бъде форматирана, както е показано в списък 2.22. В него също няма нищо принципно ново в сравнение с разгледаните по-рано примери.

" Листинг 2.22. Процедура за обработка на щракване върху разгъващ се поле Private Sub Spk_Click() Range("C5").Value = Worksheets(3).Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value Range("C6") .Value = "" End Sub

Сега потребителят трябва да въведе броя на единиците на новото пристигане в клетка C6 определен продукт. За да увеличим сигурността срещу случайни действия, добавихме поле за парола в листа. Това е обикновен текстов прозорец. Щракване върху бутон Допринесетеще ви позволи да актуализирате цената и количеството на стоките на листа Номенклатурасамо ако паролата е правилна. Задайте следните свойства за текстовия прозорец:

• Име - Пас;
• PasswordChar - *.

Това ще гарантира, че „звездичките“ се показват при въвеждане на парола (думата, въведена от потребителя, ще бъде скрита от любопитни очи). Така стигнахме до написването на процедура за въвеждане на информация за ново пристигане (увеличение на броя на посочените стоки и възможна промяна в цената) на третия лист. Листинг 2.23 показва процедурата, която се изпълнява при щракване върху бутона Допринесете. Използваната тук комбинация е 357.

"Списък 2.23. Обработване на щракване върху бутона Изпращане Private Sub CommandButton1_Click() If Pass.Text = "327" Then "Актуализиране на цената на разписката Worksheets("Item").Cells(Spk.ListIndex + 2, 2).Value = Range(" C5").Value " Корекция на количество Col = Range("C6").Value Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = _ Worksheets("Номенклатура").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value + Col MsgBox "Данные внесены" Pass.Text = "" Else MsgBox "Ошибка пароля! Данные не внесены" End If End Sub!}

Тук, при въвеждане на парола 357, процедурата ще добави въведеното от потребителя количество стоки към третия лист и ще коригира цената. След това на екрана се показва информационно съобщение, което показва, че данните са въведени, след което полето за парола се изчиства. Ако паролата е неправилна, не се правят промени в листа Номенклатуране се произвежда.

Нека сега преминем към разглеждане на дясната част (за разлика от лявата, тя се отличава с по-тъмен нюанс) на фиг. 2.17. Този фрагмент от листа трябва да се използва за въвеждане на нов продукт (с посочване на количеството). Листинг 2.24 показва процедура, която изпълнява това функционално действие в този случай.

" Списък 2.24. Обработка на щракване върху бутона Добавяне на нов продукт Private Sub CommandButton_Click() " Преброяване на броя на добавените продукти в листа Номенклатура N = 0 Докато Работни листове("Nomen").Клетки(N + 2, 1). Стойност<>"" N = N + 1 Wend " Проверка на паролата, въведена в дясното текстово поле If Pass2.Text = "35791" Then Worksheets("Nomenclature").Cells(N + 2, 1).Value = Range("G3" ). Работни листове със стойности („Номенклатура“). Клетки (N + 2, 2). Стойност = Диапазон („G4“). Работни листове със стойности („Номенклатура“). Клетки (N + 2, 4). Стойност = Диапазон (" G5" ).Стойност MsgBox "Въведени данни" Pass2.Text = "" Else MsgBox "Грешка в паролата! Данните не са въведени" End If End Sub

От дясната страна на листа има два контрола - бутон и текстово поле за паролата. Би било възможно да оставите едно поле за парола за лявата и дясната част на листа. Предлаганата тук опция обаче подобрява функционалността на разработката. Като стойност на имота Имение избрахме Pass2. Нека формулираме процедурата за действия на потребителя при работа с дясната страна на листа:

• името на новия продукт се въвежда в клетка G3;
• клетка G4 показва цената;
• клетка G5 е запазена за броя на единиците стоки;
• потребителят въвежда парола и щракването върху бутона Добавяне на нов продукт коригира (ако паролата е правилна) въведената информация на листа Номенклатура.

В началото на процедурата CommandButton2_ClickБроят на клетките с информация за продуктите на листа се брои (за това се използва sweep N) Номенклатура. След това информацията за новия продукт се записва на следващия свободен ред на листа.

Сега да преминем към друг лист - Пратка(фиг. 2.18), който се използва при продажба на стоки. На лист ПраткаИма три контроли: комбинирано поле (Име - Spk), поле за парола (Име - Pass3) и бутон (Име - CommandButton1).

За да попълните списъка, трябва да коригирате описаната по-рано процедура (списък 2.21) Workbook_Open. Сега трябва да изглежда като списък 2.25.

"Списък 2.25. Процедура, изпълнявана при отваряне на книга (опция 2) Private Sub Workbook_Open() Worksheets("Receipt").Spk.Clear Worksheets("Shipment").Spk.Clear " Преброяване на съществуващи елементи N = 0 Докато Worksheets( " номен"). Клетки (N + 2, 1). Стойност<>"" N = N + 1 Wend " Списъци за попълване за i = 1 To N Работни листове("Получаване").Spk.AddItem Работни листове(3).Клетки(i + 1, 1).Стойност Работни листове("Пратка").Spk .AddItem Worksheets(3).Cells(i + 1, 1).Value Next Worksheets("Receipt").Spk.ListIndex = -1 Worksheets("Shipment").Spk.ListIndex = -1 End Sub

Следващата поред е следващата процедура (списък 2.26), която се изпълнява, когато щракнете върху разгъващия се списък. В резултат на това в съответните клетки на листа Праткаще бъдат въведени броят единици на посочения продукт в склада, както и продажната му цена (фиг. 2.19).

"Списък 2.26. Процедура, изпълнявана при щракване върху разгъващ се списък Private Sub Spk_Click() Range("E6").Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Range("E7 " ).Value = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value End Sub

Сега потребителят трябва да посочи (в клетка E6) колко единици се изпращат (за насока и контрол въведохме наличното количество стоки в склада, използвайки предишната процедура). Процедурата, представена в листинг 2.27 (извършвана чрез щракване върху бутона Изпращане), ви позволява да коригирате броя на единиците на артикул на склад в базата данни.

"Списък 2.27. Процедура, изпълнявана при щракване върху бутона Изпращане. Private Sub CommandButton1_Click() If Pass3.Text = "775" Then ColPrais = Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value Col = Range ("E6").Value If Col > ColPrais Then MsgBox "This quantity is not in stock" Exit Sub End If Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 3).Value = Range("E7" ) .Value ColPrais = ColPrais - Col Worksheets("Nomenclature").Cells(Spk.ListIndex + 2, 4).Value = ColPrais MsgBox "Информацията е въведена в базата данни" Pass.Text = "" Spk_Click Else MsgBox "Парола грешка!" End If End Sub

След извършване на промени информацията на екрана ще се актуализира - потребителят ще види вече коригираната стойност (чрез извикване на процедурата Spk_Click, които сме разработили преди това). Сега, за да осигурите предварително договорената функционалност, трябва да скриете листа Номенклатура. Потребителите в този случай ще използват разработените листове ДопусканеИ Пратка.

Въпреки това, когато попълвате документи за получаване или разход, все пак ще трябва да въведете някои стойности на ръка.

Те включват:

• дата на документа;
• количество стоки;
• Номер на документ;
• други често променящи се параметри.

Използвайки инструментите, вградени в Excel, можете да постигнете автоматично пълнененяколко колони въз основа на данни от директория. Въпреки това е малко вероятно да можете сами да конфигурирате тази функционалност без задълбочени познания за програмата.

Можете сами да добавите основни формули, например да посочите колона с общата цена на продукта, като умножите количеството по цената.

По горния начин се генерират и листовете „Входящи“ и „Разходи“. Отделното им поддържане е удобно за последващо бързо търсене на необходимия документ.

Оформяне на оборотна ведомост

Направи оборотна ведомостМожете да го направите сами, но ще трябва да разберете някои от функциите на редактора на таблици. Тук не са необходими умения за програмиране.

На отделен лист можете да покажете информация за балансите на запасите, за да разберете необходимостта от закупуване на конкретен артикул в асортимента.

Проследяване на критично салдо

Воденето на записи на стоки в магазин в Excel може да бъде конфигурирано по такъв начин, че листът с продуктови баланси да показва информация за необходимостта от закупуване на определен артикул от асортимента. След това ще разгледаме най-прост пример, как да подредите това в редактор на таблици.

В предложения пример има три складови места за стоки, като са посочени салда във всяко от тях. С помощта на функцията IF(OR...) можете да настроите автоматична проверка за съответствие със стандартите за наличност за всеки склад. Крайната формула ще изглежда така:

АКО(ИЛИ(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).

По този начин, ако балансът в което и да е място за съхранение падне под три единици, потребителят ще види съобщение за необходимостта от закупуване или вътрешно преместване на стоки. По същия начин можете да наблюдавате и обратния процес - опаковане на определен артикул. Използваната формула е много проста и винаги може да се добави към готова таблица.

Този метод за наблюдение на стойностите е приложим не само за складови салда. Следните показатели могат да бъдат анализирани по подобен начин:

• обеми извършена работа или продажби по служител;
• увеличение на брутния оборот или печалба;
• идентифициране на спадове в търговията за определени групи стоки и други показатели.

Excel може да предостави на предприемачите различни аналитични инструменти при отчитане на продажбите на дребно. Една от неговите трудности се крие в малкото количество професионален учебен материал и необходимостта от самостоятелно съставяне на всички формули.

Предимства на отчитане на стоки в магазин в Excel

Изпробвайте всички функции на платформата ECAM безплатно

Споразумение за поверителност

и обработка на лични данни

1. Общи положения

1.1. Това споразумение за поверителност и обработка на лични данни (наричано по-долу Споразумението) е прието свободно и по собствено желание и се прилага за цялата информация, която Insales Rus LLC и/или неговите филиали, включително всички лица, включени в същата група с LLC "Insails Rus" (включително LLC "EKAM Service") може да получи информация за потребителя, докато използва който и да е от сайтовете, услугите, услугите, компютърните програми, продуктите или услугите на LLC "Insails Rus" (наричани по-долу Услугите) и по време на изпълнението на Insales Rus LLC всякакви споразумения и договори с Потребителя. Съгласието на Потребителя със Споразумението, изразено от него в рамките на отношенията с някое от изброените лица, се отнася за всички останали изброени лица.

1.2.Използването на услугите означава, че потребителят се съгласява с това споразумение и условията, посочени в него; в случай на несъгласие с тези условия, Потребителят трябва да се въздържа от използване на Услугите.

"Insales"- Дружество с ограничена отговорност "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, регистрирано на адрес: 125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11 (наричано по-долу "Insails"), на от едната страна и

"Потребител" -

или физическо лице, което има правоспособност и е признато за участник в граждански правоотношения в съответствие със законодателството на Руската федерация;

или юридическо лице, регистрирано в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

или индивидуален предприемач, регистриран в съответствие със законите на държавата, на която това лице е местно лице;

която е приела условията на това споразумение.

1.4 За целите на настоящото споразумение страните са определили, че поверителна информация е информация от всякакъв характер (производствена, техническа, икономическа, организационна и други), включително резултатите от интелектуална дейност, както и информация за методите за извършване професионални дейности (включително, но не само: информация за продукти, работи и услуги; информация за технологии и изследователски дейности; данни за технически системи и оборудване, включително софтуерни елементи; бизнес прогнози и информация за предложени покупки; изисквания и спецификации на конкретни партньори и потенциални партньори; информация, свързана с интелектуалната собственост, както и планове и технологии, свързани с всичко по-горе), съобщени от едната страна на другата в писмена и/или електронна форма, изрично обозначена от Страната като нейна поверителна информация.

1.5 Целта на настоящото споразумение е да защити поверителна информация, която страните ще обменят по време на преговори, сключване на договори и изпълнение на задължения, както и всяко друго взаимодействие (включително, но не само, консултиране, искане и предоставяне на информация и извършване на други инструкции).

2. Отговорности на страните

2.1. Страните се съгласяват да пазят поверителна цялата поверителна информация, получена от едната страна от другата страна по време на взаимодействието на страните, да не разкриват, разкриват, правят публично достояние или по друг начин да предоставят такава информация на трета страна без предварителното писмено разрешение на друга страна, с изключение на случаите, посочени в действащото законодателство, когато предоставянето на такава информация е отговорност на страните.

2.2.Всяка страна ще предприеме всички необходими мерки за защита на поверителна информация, като използва поне същите мерки, които страната използва за защита на собствената си поверителна информация. Достъп до поверителна информация се предоставя само на тези служители на всяка от страните, които разумно се нуждаят от нея, за да изпълняват служебните си задължения по настоящото споразумение.

2.3 Задължението за опазване на поверителната информация в тайна е валидно в рамките на срока на действие на настоящото споразумение, лицензионното споразумение за компютърни програми от 1 декември 2016 г., споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми, агентски и други споразумения и пет години след прекратяване на техните действия, освен ако страните не са договорили друго отделно.

(a) ако предоставената информация е станала публично достъпна без нарушение на задълженията на една от страните;

б) ако предоставената информация е станала известна на една от страните в резултат на нейни собствени изследвания, систематични наблюдения или други дейности, извършени без използването на поверителна информация, получена от другата страна;

(в) ако предоставената информация е получена законно от трета страна без задължение да я пази в тайна, докато не бъде предоставена от една от страните;

(d) ако информацията е предоставена по писмено искане на държавна агенция, друга държавна агенция или орган на местно управление с цел изпълнение на техните функции и разкриването й на тези органи е задължително за Страната. В този случай Страната трябва незабавно да уведоми другата Страна за полученото искане;

(д) ако информацията е предоставена на трета страна със съгласието на Страната, за която се прехвърля информацията.

2.5.Insales не проверява точността на предоставената от Потребителя информация и няма възможност да прецени неговата дееспособност.

2.6 Информацията, която Потребителят предоставя на Insales при регистрация в Услугите, не е лична информация, както е определено във Федералния закон на Руската федерация № 152-FZ от 27 юли 2006 г. „Относно личните данни“.

2.7.Insales има право да прави промени в това Споразумение. Когато се правят промени в текущото издание, се посочва датата на последната актуализация. Новата версия на Споразумението влиза в сила от момента на публикуването й, освен ако не е предвидено друго в новата версия на Споразумението.

2.8. С приемането на това Споразумение, Потребителят разбира и се съгласява, че Insales може да изпраща на Потребителя персонализирани съобщения и информация (включително, но не само) за подобряване на качеството на Услугите, за разработване на нови продукти, за създаване и изпращане на лични оферти до Потребителят, да информира Потребителя за промени в Тарифните планове и актуализации, да изпраща на Потребителя маркетингови материали по темата на Услугите, за защита на Услугите и Потребителите и за други цели.

Потребителят има право да откаже получаването на горепосочената информация, като уведоми писмено на имейл адрес Insales -.

2.9. С приемането на това Споразумение Потребителят разбира и се съгласява, че Insales Services може да използва бисквитки, броячи и други технологии, за да гарантира функционалността на Услугите като цяло или техните отделни функции в частност, и Потребителят няма претенции към Insales във връзка с това с тази.

2.10 Потребителят разбира, че оборудването и софтуерът, използвани от него за посещение на сайтове в Интернет, могат да имат функцията да забраняват операции с бисквитки (за всякакви сайтове или за определени сайтове), както и да изтриват предварително получени бисквитки.

Insales има право да установи, че предоставянето на определена услуга е възможно само при условие, че приемането и получаването на бисквитки е разрешено от потребителя.

2.11 Потребителят носи самостоятелна отговорност за сигурността на средствата, които е избрал за достъп до своя акаунт, както и самостоятелно гарантира тяхната поверителност. Потребителят е изцяло отговорен за всички действия (както и последствията от тях) в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя, включително случаите на доброволно прехвърляне от страна на Потребителя на данни за достъп до акаунта на Потребителя на трети страни при всякакви условия (включително по договори или споразумения). В този случай всички действия в рамките на или при използване на Услугите под акаунта на Потребителя се считат за извършени от самия Потребител, освен в случаите, когато Потребителят е уведомил Insales за неоторизиран достъп до Услугите чрез използване на акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на средствата му за достъп до вашия акаунт.

2.12 Потребителят е длъжен незабавно да уведоми Insales за всеки случай на неоторизиран (неоторизиран от Потребителя) достъп до Услугите, използвайки акаунта на Потребителя и/или за всяко нарушение (подозрение за нарушение) на поверителността на техните средства за достъп до сметката. От съображения за сигурност Потребителят е длъжен самостоятелно безопасно да прекрати работата под своя акаунт в края на всяка сесия на работа с Услугите. Insales не носи отговорност за възможна загуба или повреда на данни, както и други последици от всякакво естество, които могат да възникнат поради нарушение от страна на Потребителя на разпоредбите на тази част от Споразумението.

3. Отговорност на страните

3.1 Страната, която е нарушила задълженията, предвидени в Споразумението относно защитата на поверителна информация, прехвърлена по Споразумението, е длъжна, по искане на увредената страна, да компенсира действителните вреди, причинени от това нарушение на условията на Споразумението. в съответствие с действащото законодателство на Руската федерация.

3.2 Обезщетението за щети не прекратява задълженията на Страната нарушител да изпълни надлежно задълженията си по Договора.

4.Други разпоредби

4.1. Всички известия, искания, искания и друга кореспонденция по настоящото Споразумение, включително тези, включващи поверителна информация, трябва да бъдат в писмен вид и доставени лично или чрез куриер, или изпратени по имейл на адресите, посочени в лицензионното споразумение за компютърни програми от 12/ 01/2016, споразумението за присъединяване към лицензионното споразумение за компютърни програми и в това споразумение или други адреси, които впоследствие могат да бъдат посочени писмено от страната.

4.2.Ако една или повече разпоредби (условия) на това Споразумение са или станат невалидни, това не може да послужи като причина за прекратяване на останалите разпоредби (условия).

4.3 Това Споразумение и отношенията между Потребителя и Insales, възникващи във връзка с прилагането на Споразумението, са предмет на законодателството на Руската федерация.

4.3 Потребителят има право да изпраща всички предложения или въпроси относно това Споразумение до Службата за поддръжка на потребители Insales или на пощенски адрес: 107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insales Rus”.

Дата на публикуване: 01.12.2016 г

Пълно име на руски:

Дружество с ограничена отговорност "Insales Rus"

Съкратено име на руски език:

LLC "Insales Rus"

Име на английски:

Дружество с ограничена отговорност InSales Rus (InSales Rus LLC)

Юридически адрес:

125319, Москва, ул. Академика Илюшина, 4, сграда 1, офис 11

Пощенски адрес:

107078, Москва, ул. Novoryazanskaya, 18, сграда 11-12, BC „Стендал“

INN: 7714843760 Контролен пункт: 771401001

Банкова информация:

Собствениците на магазини на първия етап от бизнеса се опитват да спестят пари, като изберат безплатната програма Excel за отчитане на запасите. В тази статия ще говорим за шаблони за отчитане на стоки в Excel и ще предложим по-интересна безплатна опция за отчитане на складовите наличности в магазин от стандартния софтуер.

Какво ще научите за:

На кого могат да помогнат електронните таблици?

Продуктовото счетоводство в Excel се използва от онези предприемачи, които имат 2-3 продажби на ден и имат достатъчно време да прехвърлят данните за продажбите в електронни таблици.

Нека си представим на диаграмата „еволюцията“ на стоковото счетоводство в малкия бизнес. Съставихме цифрата след интервюиране на повече от 10 предприемачи, които в момента са потребители на програмата за стоково счетоводство „Business.Ru“ (трети етап).

Повечето от тях започнаха да работят с „тетрадка” – водеха в тетрадка постъпване и разход на стоките, но когато трябваше да се правят отчети и анализи, прехвърляха данните от „тефтерчето” в Excel.

Когато бизнесът започна да генерира приходи от повече от 15 хиляди рубли на месец и продажбите се увеличиха до 5-10 на ден, имаше нужда да се използва специална услуга за счетоводство на запасите.

В края на краищата Excel има недостатъци: основният е, че програмата не може да бъде свързана със софтуера на касовия апарат (необходимо е ръчно записване на продажбите). Ето защо, когато разширява бизнес или за да се справи с опашките (ако има сезонност), предприемачът използва програма за отчитане на инвентара, свързана с касата ().

Въпреки този недостатък, Excel има предимства:

можете да намерите шаблони за програма за складово счетоводство в Excel в интернет безплатно;

Можете също така да научите как да ги попълвате безплатно (използвайки уроци от Youtube или самостоятелно, интуитивно);

Можете самостоятелно да правите таблици за отчет за продажбите на отделни листове и да поддържате статистика, анализи и други изчисления (за да направите това обаче трябва да изучите всички възможности на Excel, което ще отнеме повече от един ден).

Как да поддържате записи на инвентара в Excel?

За поддържане на инвентарни записи в Excel, данните за продажбите се записват ръчно в бележник при покупка, а след това вечер, след затваряне на магазина, продадените стоки се намират в таблицата и се отбелязва продаденото количество.

По същия начин таблицата се актуализира, когато стоките пристигнат.

Счетоводство на запасите в Excel: функции

Отчитането на запасите в Excel е подходящо за вас, ако:

можете да правите без връзката между счетоводната маса и касата;

без опашки, две или три покупки на ден, което ви позволява да попълните счетоводната таблица в „прозореца“ между купувачите;

са насочени към упорита работа с таблици, статии и др.;

не използват скенер за въвеждане на стоки в базата данни, но са готови да въведат всичко ръчно.

Работата с таблици в Excel е възможна, ако един или двама души участват в стоковата отчетност, не повече. В противен случай може да възникне объркване - служителите могат случайно да променят данните и няма да видите предишната версия.

За да оцените напълно всички предимства на автоматизацията на склада, опитайте програмата Business.Ru. Програмата има интуитивен интерфейс с възможност за персонализиране за конкретен потребител. Всички горепосочени предимства вече са включени в основната функционалност на програмата Business.Ru.

За отчитане на запасите в Excel можете да използвате готови шаблони. Можете да ги развиете сами.

Преди прилагането на счетоводството е необходимо да се извърши инвентаризация, за да се определи точното количество на оставащите стоки. За това защо е по-добре и как да правите нощна инвентаризация,

Внимателно, обръщайки внимание на детайлите, въведете информация за продукта - име, артикул. Ако говорим за хранителни продукти, тогава трябва да добавите колона за „срок на годност“ в таблицата на Excel.

Необходимо е да се вземе предвид изпращането на стоките не по-рано от пристигането им в склада. Хронологията на складовите операции е важна, тъй като в противен случай анализите и окончателните графици на постъпленията и продажбите за месеца могат да бъдат изкривени.

Ако работите с множество доставчици, трябва да създадете референтни страници.

Допълнителната информация в таблицата е важна - информация за спедитора или мениджъра, от който е направена поръчката, може да спаси положението, ако има проблем с поръчката.

Първият етап от складовото счетоводство в Excel - попълване на данни за продукта и създаване на колони в таблица - може да отнеме значително време, от три часа до седмица. Всичко зависи от броя на артикулите в магазина и вашите умения за работа с електронни таблици.

Можете да увеличите ефективността на склада в магазина в пет стъпки - за тях

Структура на Excel шаблон за анализ на продажбите

Най-важното нещо за отчитане на стоки в Excel е да изберете удобен шаблон за въвеждане на данни.

Например шаблон на таблица за продажби може да има следните колони:

Име на продукта;

• количество на склад;

За удобство на анализите е необходимо да се създава нова страница (Лист) за всеки месец.

Таблицата за отчитане на продажбите е различна от тази, необходима за отчитане на материалните запаси.

Excel таблица “Складово счетоводство”

Структурата на шаблон на Excel за складово счетоводство трябва да включва следните раздели:

1. Артикулен номер - взет според производителя, необходим за бързо търсене на продукт в списъка.

2. Име на продукта. Име на продукта и кратко описание. Например:

рокля “Анфиса” синьо;

червена рокля "Анфиса" с цветя;

мини син дънков сарафан.

Можете сами да измислите име или да вземете това, което производителят има в описанието.

3. Мерни единици. Обикновено това са парчета, но могат да бъдат линейни метри, кубични метри, килограми и др.

4. Остатъци (налични, оставащи, резервирани - ако се насърчава резервирането на стоки).

5. Цена (две колони - продажна цена и покупна цена).

6. Доставчик.

Освен това можете да направите други колони:

предварителна поръчка (ако минава много време между поръчката на продукт от доставчик и доставката му до вашия склад);

редовен клиент (за да подчертаете редовни клиенти и да им дадете отстъпки или да предоставите специална оферта);

номер за отстъпка (ако е представен купон по време на продажбата и т.н.).

В отделен лист от таблицата на Excel трябва да поставите директория - таблица с имената на доставчиците.

Проблеми при осчетоводяване на стоки Excel

Счетоводството на стоките в Excel има значителни недостатъци:

Ако някой от служителите случайно промени номер в таблицата, щракне върху „Запазване“ и след това затвори файла, намирането на грешката би било проблематично.

За да поддържате продуктова база данни от разстояние, можете да използвате Excel от Google Tables, но когато броят на редовете се увеличи до 100 или повече, тази програма за складово счетоводство в Excel става много бавна.

Невъзможност за интеграция с касов апарат или счетоводна програма.

Изисква много ръчна работа и е невъзможно да се свърже скенер.

Няма как да планирате доставки, да контролирате складовите наличности по срок на годност и т.н.

Файлът не може да се използва от няколко потребители едновременно (с изключение на Google Tables).

Невъзможно е да се настрои автоматична проверка за „коректността“ на въведените данни, освен за вида на данните (цифрови, буквени и др.).

Преглед на безплатни програми за складово счетоводство в Excel

Microsoft Excel е платена програма и поради популярността си някои потребители смятат да я инсталират безплатно. Можете обаче да изтеглите няколко безплатни програми онлайн, които могат да заменят Excel на първия етап от правенето на бизнес.

OpenOffice Calc

Най-популярната програма от типа на Excel, която може да се използва за отчитане на инвентара, се нарича OpenOffice Calc. Той е включен в безплатния софтуерен пакет Apache OpenOffice.

OpenOffice Calc поддържа руски език, заема по-малко място на диска на вашия компютър и се зарежда по-бързо от Excel.

Програмата има интерфейс, подобен на Excel 2003, така че ако имате опит в работата с такава програма, ще бъде по-лесно да свикнете.

Сред функциите:

способността да създавате таблици, графики, да правите изчисления с помощта на формули, да задавате клетки;

поддръжка за експорт в PDF, което може да бъде важно за изпращане на фактура до купувача;

възможност за използване на „Съветника“ за създаване на специални функции.

Единственото неудобство е, че програмата има собствен формат, ODS. XLS файловете обикновено се отварят в тази програма, но понякога се отваря с грешка.

Calc може също да създава файлове във формат XLS, вместо по-усъвършенствания формат XLSX.

LibreOffice Calc

След като инсталира LibreOffice Calc, потребителят може да не успее да го различи от Open Calc. И нищо чудно. Тази програма е разработена от бивши програмисти на OpenOffice. Следователно принципът и интерфейсът бяха взети подобни.

Функционалността е подобна: създаване на таблици, графики, изчисления с помощта на формули.

За разлика от OpenOffice, LibreOffice ви позволява да записвате документи във формат EXLX.

Приложението е удобно за бързи изчисления, функционално и зарежда за 7-12 секунди. Възможно е да работите с функции и макроси чрез „Помощника“.

PlanMaker

Третата програма в нашия преглед на складови програми в Excel (можете също да я изтеглите безплатно от уебсайта на разработчика) е PlanMaker. Това е софтуер, който е включен в софтуерния пакет SoftMaker.

Подобно на предишните програми, PlanMaker ви помага да правите изчисления с помощта на функции (използвайте инструмента „Вмъкване на функция“). За съжаление безплатният PlanMaker може да поддържа само XLS формат, докато XLSX е достъпен за тези, които са инсталирали платената версия.

Платени програми - аналози на Excel

Разликата между платените програми за складово счетоводство и безплатните е в готови изтеглени шаблони и поддръжка за множество складове. Нека представим две такива програми в таблицата по-долу. Всички те са настолни, тоест се зареждат в паметта на компютъра. Това е неудобно, ако работите от няколко устройства - у дома и в офиса, а също така планирате дистанционно да наблюдавате работата на служителите (например по време на ваканция).

Таблица - Сравнение на програмите „Excel Warehouse“ и „Production Warehouse“

Ако търсите безплатна или евтина програма за складово счетоводство, обърнете внимание на „Business.Ru“ - това е облачна услуга за всички операции в склад, което значително опростява процедурите за осчетоводяване, поръчване на стоки, работа с фактури и складова наличност.

Възможности на “Business.Ru” като безплатна облачна програма като Excel

Всички изброени по-горе програми имат всички недостатъци на Excel. Този софтуер е безспорен помощник за организиране на стабилно счетоводство в малък търговски обект с 2-3 продажби на ден. Ако обаче има повече купувачи, е необходим по-напреднал софтуер.

Отчитането на запасите в Excel е подходящо за всяка търговска или индустриална организация, където е важно да се вземе предвид количеството на суровините и готовите продукти. За целта фирмата поддържа складова отчетност. Големите компании, като правило, купуват готови решения за електронно счетоводство. Днес има много възможности за различни области на дейност.

В малките предприятия движението на стоките се контролира самостоятелно. За тази цел могат да се използват таблици на Excel. Функционалността на този инструмент е напълно достатъчна. Нека се запознаем с някои от възможностите и да създадем своя собствена програма за складово счетоводство в Excel.

В края на статията можете, което е анализирано и описано тук.

Как да поддържате записи на инвентара в Excel?

Всяко персонализирано решение за инвентаризация, независимо дали е създадено вътрешно или закупено, ще работи добре само ако се спазват основните правила. Ако пренебрегнете тези принципи в началото, тогава работата ще стане по-трудна по-късно.

1. Попълвайте справочниците възможно най-точно и задълбочено. Ако това е продуктова гама, то е необходимо да се въвеждат не само наименованията и количествата. За коректно счетоводство ще ви трябват кодове, артикули, срокове на годност (за отделни отрасли и търговски предприятия) и др.
2. Началните салда се въвеждат в количествено и парично изражение. Логично е да се направи инвентаризация, преди да се попълнят съответните таблици.
3. Поддържайте хронология при записване на транзакции. Данните за получаване на продукти в склада трябва да бъдат въведени преди изпращането на стоките до купувача.
4. Не пренебрегвайте допълнителна информация. За да състави маршрутен лист, водачът се нуждае от датата на изпращане и името на клиента. За счетоводство – начин на плащане. Всяка организация има свои собствени характеристики. Редица данни, въведени в програмата за складово счетоводство в Excel, ще бъдат полезни за статистически отчети, заплати за специалисти и др.

Невъзможно е недвусмислено да се отговори на въпроса как да се поддържат инвентарни записи в Excel. Необходимо е да се вземат предвид спецификите на конкретно предприятие, склад и стоки. Но могат да се направят общи препоръки:

1. За да поддържате правилно записи на инвентара в Excel, трябва да създадете справочници. Могат да поемат 1-3 листа. Това е директория „Доставчици“, „Купувачи“, „Точки за отчитане на стоки“. В малка организация, където няма много контрагенти, не са необходими указатели. Не е необходимо да се съставя списък с пунктове за регистриране на стоки, ако предприятието има само един склад и/или един магазин.
2. При относително постоянен списък от продукти има смисъл да се създаде продуктова гама под формата на база данни. Впоследствие се попълват квитанции, разходи и отчети с препратки към номенклатурата. Листът „Номенклатура“ може да съдържа наименование на продукта, продуктови групи, продуктови кодове, мерни единици и др.
3. Получаването на стоките в склада се записва на лист „Получаване“. Изхвърляне – „Разход“. Текущото състояние е „Остатъци“ („Резерв“).
4. Резултати, отчетът се генерира с помощта на инструмента Pivot Table.

За да предотвратите изтичането на заглавките на всяка складова счетоводна таблица, има смисъл да ги коригирате. Това се прави в раздела „Преглед“ с помощта на бутона „Замразяване на зони“.

Сега, независимо от броя на записите, потребителят ще види заглавките на колоните.

Excel таблица “Складово счетоводство”

Нека да разгледаме пример как трябва да работи програма за складово счетоводство в Excel.

Ние правим “Указатели”.

За данни на доставчика:

*Формата може да е различна.

За клиентски данни:

*Моля, обърнете внимание: заглавната лента е замразена. Следователно можете да въведете колкото искате данни. Имената на колоните ще бъдат видими.

За да одитирате точките за освобождаване на стоки:

Нека повторим още веднъж: има смисъл да се създават такива директории, ако предприятието е голямо или средно по размер.

Можете да направите продуктова номенклатура на отделен лист:

В този пример ще използваме падащи списъци в таблицата за складова отчетност. Следователно имаме нужда от Справочници и Номенклатура: ще направим препратки към тях.

Нека дадем името на обхвата на таблицата "Номенклатура": "Таблица1". За да направите това, изберете диапазона на таблицата и въведете съответната стойност в полето за име (срещу лентата с формули). Трябва също да зададете име: "Таблица2" на диапазона на таблицата "Доставчици". Това ще ви позволи удобно да се справите с техните стойности.

За да записвате входящи и изходящи транзакции, попълнете два отделни листа.

Изработване на шапка за „Енорията“:

Следващ етап - автоматизация на попълване на таблици!Необходимо е да се уверите, че потребителят избира името на продукта, доставчика и счетоводната точка от готов списък. Кодът на доставчика и мерната единица трябва да се показват автоматично. Ръчно се въвеждат дата, номер на фактура, количество и цена. Excel изчислява цената.

Да започнем да решаваме проблема. Първо ще форматираме всички директории като таблици. Това е необходимо, за да може нещо да се добави или промени по-късно.

Създайте падащ списък за колоната „Име“. Изберете колоната (без заглавка). Отидете в раздела „Данни“ - инструмента „Проверка на данни“.

В полето „Тип данни“ изберете „Списък“. Веднага се появява допълнително поле „Източник“. За да вземете стойностите за падащия списък от друг лист, използвайте функцията: =INDIRECT("item!$A$4:$A$8").

Сега, когато попълвате първата колона на таблицата, можете да изберете името на продукта от списъка.

Автоматично в колона „Единица“. промяна." трябва да се появи съответната стойност. Нека го направим с помощта на функциите VLOOKUP и UND (ще потисне грешката, произтичаща от функцията VLOOKUP, когато се позовава на празна клетка в първата колона). Формула: .

Използвайки същия принцип, създаваме падащ списък и автоматично попълване за колоните „Доставчик“ и „Код“.

Създаваме и падащ списък за „Отчетна точка” - където са изпратени получените стоки. За да попълните колоната „Цена“, използвайте формулата за умножение (= цена * количество).

Създаваме таблица „Потребление на стоки“.

В колоните „Име“, „Място на регистрация на пратката, доставка“, „Купувач“ се използват падащи списъци. Мерните единици и себестойността се попълват автоматично по формули.

Изготвяме „Оборотна ведомост“ („Резултати“).

В началото на периода поставяме нули, т.к тепърва започва да се води складово счетоводство. Ако преди това е била поддържана, тогава тази колона ще съдържа остатъци. Имената и мерните единици са взети от продуктовата гама.

Колоните “Постъпления” и “Пратки” се попълват с помощта на функцията SUMIFS. Ние изчисляваме остатъците с помощта на математически оператори.

Изтеглете програмата за складово счетоводство (готов пример, съставен по описаната по-горе схема).

Така независимо компилираната програма е готова.