Qu'est-ce qu'un rapport d'avancement ? Rédaction d'un rapport sur le travail effectué dans les entreprises auprès des fonctionnaires et pour différentes périodes de temps

Les activités de toute organisation ou entreprise impliquent toujours des rapports. Même si l'entreprise est totalement indépendante et n'a pas de direction supérieure, un rapport sur les activités d'une telle entreprise est nécessaire à la direction de l'entreprise elle-même pour évaluer l'efficacité du travail sur une certaine période, pour construire de nouvelles perspectives de développement. de la campagne.

Rédiger un rapport, comme rédiger une lettre commerciale, semble être une question simple... mais où peuvent surgir les difficultés ?

Habituellement, ceux qui le font pour la première fois ont des difficultés à rédiger un rapport sur le travail effectué. Après avoir rédigé une ou deux fois un tel rapport, et l'avoir ajusté en fonction des commentaires reçus, le spécialiste qui l'établit n'éprouve plus de difficultés particulières pour rédiger le suivant.
Rédiger un rapport d'avancement pour la première fois et le faire correctement n'est pas une tâche aussi facile qu'il y paraît à première vue.

Un peu sur le rapport comptable

Le plus simple en termes d’exécution est un rapport comptable. Il peut être volumineux et prendre du temps à compiler, il nécessite de la précision et de l'exactitude dans sa compilation, et pourtant il est un peu plus facile à compiler qu'un rapport textuel sur le travail effectué. Lors de la préparation d'un rapport comptable, il existe généralement une stricte forme définie reporting, exprimé dans différents tableaux.

Vous devez remplir ces tableaux avec des indicateurs numériques des activités de l’organisation, et c’est tout. Bien entendu, tous les indicateurs doivent être fiables et combinés les uns avec les autres, mais il est toujours plus facile de calculer et d'insérer des chiffres dans les colonnes appropriées que de rédiger un rapport textuel sur le travail effectué, lorsqu'il est nécessaire de décrire tous les aspects des activités de l'organisation. dans les mots.

Parfois, lors de la préparation d’un rapport comptable, une note explicative est nécessaire. Il n'est généralement pas volumineux et certains chiffres y sont expliqués. Par exemple, pourquoi certains indicateurs ont diminué, qu'est-ce qui a provoqué l'augmentation d'autres indicateurs, quelle est la tendance générale vers la croissance et le développement, selon les chiffres du rapport.

Classification des rapports d'avancement

Les rapports sont classés selon deux critères

• Par période de déclaration : quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, semestrielle, annuelle.
• Par composition et volume : un rapport sur le travail effectué par une division de l'organisation et un rapport sur le travail de l'ensemble de l'organisation.

Compiler un rapport d’avancement quotidien ou hebdomadaire est rarement difficile. En règle générale, ils se composent de plusieurs indicateurs numériques qui reflètent les principales activités de l'organisation. Le volume des rapports d'avancement mensuels est plus important, mais il est également principalement exprimé en chiffres. Et les versions trimestrielles, semestrielles et annuelles impliquent le plus souvent des versions textuelles de rapports sur le travail effectué.

Rapport textuel sur le travail effectué - processus créatif

Compiler un rapport en chiffres est une tâche responsable, mais plus facile que de rédiger un rapport textuel compétent et qualifié sur le travail effectué. Rédiger un rapport sous forme de texte est une sorte de créativité.

Il doit refléter les activités d'un département ou de l'organisation dans son ensemble, il doit être rédigé dans un langage documentaire, mais facile à lire, il ne doit pas contenir « d'eau » inutile, le texte doit être soutenu par des chiffres, il doit refléter un comparaison avec les indicateurs précédents de la période de référence ou les indicateurs de la même période de l'année dernière, et elle devrait se terminer par quelques conclusions.

L'établissement d'un rapport sur les activités de l'ensemble de l'organisation, le travail de tous ses départements et divisions est généralement confié au chef de l'organisation. Pratique générale la fourniture de rapports suppose qu'une autorité supérieure envoie à l'organisation qui doit fournir un rapport sur le travail effectué, la structure du rapport à venir, qui indique ce qui doit spécifiquement être couvert dans le rapport sur le travail effectué, quels chiffres, indicateurs et les domaines d'activité devraient être reflétés dans le prochain rapport.

Le chef de l'organisation présente aux services la structure du rapport de chaque service, et chaque service rédige son propre rapport sur le travail effectué. Le gestionnaire vérifie tous les rapports, si nécessaire, les corrige et génère un rapport général sur les activités de l’organisation.

Exigences de base pour la préparation d'un rapport d'avancement

Et bien que l'élaboration d'un rapport sur le travail effectué soit un processus créatif, et qu'il doit refléter tous les aspects des activités de l'organisation, il s'agit toujours d'un document, et non d'un essai sur un sujet précis, il doit répondre à toutes les exigences d'une entreprise. document. Par conséquent, le rapport d'avancement ne doit contenir aucune phrase avec des pronoms personnels, par exemple « J'ai dit, ils l'ont fait, nous avons réalisé », etc. Voici un petit exemple du vocabulaire qui devrait exister dans le texte du rapport :

« Le nombre de ventes du département technologique au 2ème trimestre 2014 était de 205 000, soit 27 % du chiffre d'affaires nombre total ventes C'est 10 % de plus que le nombre de ventes pour la période correspondante de l'année dernière. Les ventes du département technologique au 2ème trimestre ont augmenté de 7% par rapport au même chiffre du 1er trimestre. Cette augmentation du niveau des ventes est due à l'expansion du marché de vente (création de nouveaux points de vente, intensification du travail des agents).

On ne peut pas insérer dans le rapport sur le travail effectué, lorsqu'on parle d'amélioration de certains indicateurs, des phrases telles que « grâce au travail acharné du manager, grâce à l'amélioration du travail de l'équipe ». Premièrement, il s'agit d'un style incorrect de rédaction d'un document commercial et, deuxièmement, de telles propositions ne reflètent pas la vraie raison augmenter le niveau des indicateurs. Quoi, avant, le manager ne travaillait pas dur, mais d'une manière ou d'une autre ? L'équipe a mal travaillé avant cette période de référence, puis, pour une raison quelconque, a commencé à bien fonctionner ?

Lors de l'élaboration d'un rapport sur le travail effectué, dans les sections pertinentes du rapport, vous pouvez insérer une description de certains événements, actions, présentations spécifiques qui ont contribué à améliorer le travail et à augmenter les performances.

Sections du rapport d'étape

Alors, quelles sections un rapport textuel sur le travail effectué doit-il contenir, si une structure de rapport spécifique n'est pas attachée à sa préparation ?

• Une partie introductive, qui fournit une brève description de l'organisation, sa position parmi les organisations similaires dans la ville, la région ou d'autres informations sur l'organisation ou la région où ses activités sont exercées
• Viennent ensuite des rapports sur le travail effectué par chaque unité (département). Si l'organisation est petite et ne dispose pas de départements, la partie principale du rapport sur le travail effectué est établie par le chef de l'organisation sur la base des données fournies par chaque spécialiste de l'organisation.
• La dernière partie, qui résume les résultats du travail de l’organisation pour la période considérée, tire des conclusions sur les succès et les échecs et donne des prévisions pour les activités futures.

Options pour les rapports d'avancement

La structure du rapport d’avancement peut comporter d’autres options liées aux spécificités des activités de l’organisation, mais il doit contenir les données suivantes :

• Un rapport complet et objectif sur tous les domaines d’activités de l’organisation, avec des indicateurs numériques, éventuellement des schémas
• Conclusions sur le travail de l’organisation pour la période de référence
• Voies et perspectives de développement de l'organisation pour la période de référence à venir.

Un rapport sur le travail effectué permettra au gestionnaire d’évaluer la qualité et la rapidité du travail du secrétaire. L'article contient des exemples de rapports sur le travail effectué. Utilisez les instructions étape par étape pour rédiger correctement votre rapport.

De l'article, vous apprendrez :

Pourquoi avez-vous besoin d’un rapport d’avancement ?

Le manager définit une tâche, l'employé la termine - c'est l'essence du processus de travail. Le fait d'accomplir une tâche est consigné sous la forme d'un rapport sur le travail effectué. Chaque salarié établit périodiquement un tel document. La fréquence des signalements et leur forme dépendent du règlement intérieur de l'entreprise.

Qui a besoin d’un rapport d’avancement et pourquoi ?

Le leader a besoin de lui. Ce document permet d'évaluer la qualité et la rapidité d'exécution des tâches par un employé. Les documents de reporting de tous les salariés permettent d'établir grande image opérations de l’entreprise et faciliter la planification tactique et stratégique.

L'employé lui-même a besoin du rapport. Premièrement, un document final bien rédigé permet de présenter favorablement les résultats de votre travail à la direction. Deuxièmement, le rapport est un outil utile de maîtrise de soi. À la fin de la période de référence, vous voyez vos succès et vos échecs. Cela vous montrera les directions dans lesquelles vous devez vous développer.

Rapport sur les coûts financiers (fragment)

Quoi écrire dans un rapport d'avancement

Il n'existe pas de modèle standard unique pour un rapport sur le travail effectué. Le document est rédigé sous forme libre. Cela dépend de la nature des tâches accomplies.

L’inconvénient du formulaire libre est que de nombreux travailleurs ne savent pas comment rédiger un rapport d’avancement. Cela n’est pas enseigné à l’école et est rarement enseigné à l’université. Un employé ne recevra pas une évaluation adéquate de son travail s'il n'a pas les compétences nécessaires pour rédiger un rapport avec compétence.

Vous ne pouvez pas forcer les employés à rédiger des rapports véridiques, mais vous pouvez leur apprendre à présenter avec compétence leurs succès et leurs réalisations. Il n'y a aucune difficulté à rédiger un document de reporting. Vous devez éviter les erreurs que font beaucoup de gens.

Examinons un exemple de rapport mal rédigé sur le travail effectué pour la semaine et examinons les erreurs typiques.

Mauvaise option

Ce qui suit a été fait :

• des lettres ont été écrites aux inspections des impôts et du travail ;
• des préparatifs ont été faits pour une réunion avec des représentants de HR-consulting LLC (des invitations ont été envoyées, matériel nécessaire, un projet d'ordre du jour de la réunion a été préparé) ;
• les réponses aux demandes de l'inspection du travail et d'un certain nombre de clients ont été compilées ;
• a participé à une conférence sur les problèmes d'optimisation de l'utilisation du temps de travail.

Date de compilation : 27/04/218.
Signature : Petrova A.S.

Après avoir lu un tel document, le manager aura l'impression que la secrétaire n'est pas très occupée par le travail. De plus, le texte est difficile à lire.

Structure du rapport

La principale erreur du document examiné est le manque de structure claire. Quels éléments manquent ?

• Liste des tâches assignées à exécution.
• Spécification des tâches réalisées.
• Analyse du travail effectué.
• Plans pour la prochaine période de référence.
• Des offres.

L'ensemble des éléments de structure dépend de la durée de la période de reporting. Un rapport d'avancement quotidien ou hebdomadaire n'a pas besoin de contenir des analyses et des suggestions, mais un rapport d'avancement mensuel ou un rapport annuel doit contenir ces éléments.

Option appropriée

Regardons un exemple de la façon dont il a été nécessaire de rédiger un rapport sur le travail effectué.

Rapport d'avancement hebdomadaire : exemple

À : Responsable de LLC "Technologies de communication" Smirnov Yu.P.
Du secrétaire de Communication Technologies LLC Petrova A.S.
Type de document : rapport sur les travaux réalisés pour la période du 23/04/2018 au 27/04/2018

Pour la semaine de reporting, j'ai eu les tâches suivantes :

• préparer des lettres : dans bureau des impôts sur la clarification du paiement de l'impôt et à l'inspection du travail sur la plainte de Smirnov P.P. ;
• préparer Prise en charge des informations réunions avec HR Consulting LLC, envoyer des invitations aux participants, préparer un projet de programme de réunion ;
• participer à une conférence sur les problématiques d'optimisation de l'utilisation du temps de travail, préparer des questions et des suggestions.

Toutes les tâches assignées ont été réalisées, à savoir :

• des lettres aux inspections des impôts et du travail ont été préparées et envoyées ;
• Des documents d'information pour la réunion avec HR Consulting LLC ont été préparés, des invitations ont été envoyées et un projet de programme de réunion a été élaboré.
• a participé à la conférence, note avec des propositions est joint au rapport.

Par ailleurs, des travaux ont été réalisés avec la documentation entrante, à savoir :

• préparé et envoyé deux réponses aux demandes de l'inspection du travail ;
• des réponses ont été données aux demandes écrites de gr. Semenova A.A., Kuznetsova V.N. et Moskalenko R.A.

Pour la période du 30/04/2018 au 05/05/2018, est prévue la participation à la formation pour secrétaires « Bases de la gestion du temps et de l'auto-organisation », dédiée aux bases Planification dans le travail d'un secrétaire.

Date de compilation : 27/04/218.
Signature : Petrova A.S.

Faire un rapport

S'il n'y a pas d'autres exigences, un rapport sur les travaux effectués est établi conformément à GOST 7.32-2001. GOST réglemente les exigences de base pour la préparation d'un document de rapport. Il contient des normes qui déterminent la méthode de formatage, le type et la taille de la police, l'espacement, la taille des marges, etc. Un expert du magazine Secretary's Handbook vous le dira. comment créer un rapport à l'aide du service Sway

Quelles pourraient être les exigences rédactionnelles ?

Puisqu'il n'existe pas d'exigences standardisées pour l'établissement d'un document de reporting, toutes les exigences rédactionnelles sont liées à l'amélioration de la perception du texte et à l'augmentation de sa lisibilité. Pour ça:

• n'utilisez pas plus de 5 phrases dans un paragraphe ;
• alterner les phrases longues et courtes ;
• divisez le texte afin que le tableau ou le graphique n'occupe pas toute la page ;
• laisser de l'espace pour les commentaires sur les tableaux et les graphiques ;
• Si le rapport est long, concluez à la fin.

Un rapport sur les travaux effectués est parfois établi sous forme de tableau :

Riz. 1. Tableau du rapport d'avancement : exemple

Comment rédiger un rapport : instructions étape par étape

1. Faites une esquisse du document. Rapport pour courte période ne devrait pas prendre plus de 1 à 2 pages. Si vous déclarez régulièrement, préparez un modèle de document électronique pour chaque cas :

• exemple de rapport d'avancement quotidien ;
• exemple de rapport d'avancement hebdomadaire ;
• exemple de rapport sur les travaux effectués pour le mois, etc.

Vous entrerez simplement les données actuelles dans le modèle et l’imprimerez.

1. Faites une liste de vos tâches. S'il y a beaucoup de tâches, regroupez-les en blocs sémantiques.
2. Répertoriez les outils et les ressources qui ont été utilisés lors de la réalisation des tâches (main-d'œuvre supplémentaire, coûts financiers, déplacements, matériel, etc.)
3. Présentez les résultats de votre travail. Décrivez comment ils atteignent les objectifs. Si la tâche n’est pas terminée, expliquez-en la raison. Donnez votre évaluation de la situation. Conclure.
4. Formuler des buts et des objectifs pour la prochaine période de rapport.
5. Insérez des tableaux, des graphiques et des diagrammes dans le texte. Souvent, le responsable parcourt le document de reporting. Essayez de faire en sorte que le tableau ou le graphique offre l'occasion d'évaluer votre travail.
6. Relisez attentivement le texte, faites attention à la grammaire et au style. Mettez en évidence les faits clés en gras ou en italique. Préparez une version électronique du document et une version imprimée. Si vous devez faire un rapport oralement ou lors d'une présentation, préparez à l'avance une version courte du texte, comprenant les points les plus importants.

Un rapport sur le travail effectué aide le manager à évaluer la qualité et la rapidité des tâches de l'employé, et l'employé lui-même à voir ses succès et ses échecs. Le document est rédigé sous forme libre, mais il existe une structure de base du rapport que nous recommandons de suivre : une liste des tâches assignées, les résultats des travaux, l'analyse, les propositions et la conclusion.

Partie 1

1. Déterminez le but du rapport. Les rapports hebdomadaires peuvent faire partie des responsabilités professionnelles, mais le désir de conserver votre emploi ne devrait pas être l'objectif final du rapport. Déterminez ce que fera le rapport hebdomadaire pour vous assurer qu’il capture des informations significatives et utilise la structure la plus efficace.

   Déterminez votre public cible. Il est impossible de créer un rapport compétent si vous ne savez pas à qui il sera destiné et dans quel but. C’est la seule façon de comprendre quelles informations ont la plus grande valeur.

   • L'idée de l'audience vous permet d'organiser avec compétence la structure du rapport et d'utiliser au maximum Mots convenables. Par exemple, un rapport pour les étudiants école primaire sera complètement différent du texte destiné aux dirigeants d’une grande entreprise.
   • Il est également important de comprendre quels points le lecteur potentiel connaît déjà et quels points doivent être clarifiés ou fournir des sources supplémentaires. Par exemple, lorsque vous rédigez un rapport sur des questions juridiques destiné au barreau, vous n'avez pas du tout besoin de fournir une explication détaillée. lois actuelles. En revanche, de telles explications sont nécessaires si le rapport est destiné à des managers sans formation juridique.
   • Si le rapport est rédigé dans le cadre d'un stage, d'une recherche ou d'un autre aspect de l'enseignement, il est alors important de comprendre que votre public n'est pas le professeur ou le superviseur, même s'il récupère les articles à la fin. Concentrez-vous sur l'essence du projet et le domaine d'expertise spécifique pour comprendre votre lecteur.

2. Classez les informations par ordre d’importance. Malgré le caractère concis des rapports, il se peut que votre document ne soit pas lu entièrement. C'est pourquoi vous devez placer les données les plus importantes avec des résumés et des conclusions au début du texte.

   • Par exemple, si vous devez comparer trois marques d’équipement différentes et recommander la meilleure option, commencez par les résultats, puis expliquez votre choix.
   • Généralement, la première page du rapport est brève revue résultats, conclusions et recommandations. Des explications détaillées doivent être fournies dans le corps du document afin que les lecteurs puissent comprendre les raisons de ces conclusions, si nécessaire.

3. Comprendre le « destin » typique d’un rapport. Dans la plupart des cas, les rapports hebdomadaires sont nécessaires à la comptabilité et au travail de bureau. Ils sont donc simplement classés et archivés. Il vaut mieux se rendre compte immédiatement que les rapports sont rarement lus du début à la fin.

   • Ce fait n’est pas une raison pour être paresseux ou soumettre un travail de mauvaise qualité. Vos rapports deviennent le reflet de votre éthique de travail et de vos qualités personnelles. Un rapport faible sera probablement remarqué, donc dire « Je savais que vous ne le liriez pas » ne sera pas une excuse valable.
   • L'ensemble du rapport doit être de haute qualité et compétent, mais une attention particulière doit être accordée aux éléments du texte qui sont lus le plus souvent. Ceux-ci comprennent généralement un résumé et des conclusions ou recommandations. Accordez-leur une attention particulière.
   • Il est important de comprendre que l'employeur ne peut pas lire le rapport non pas parce qu'il s'en fiche ou n'en a pas besoin. Les managers de haut rang sont toujours extrêmement occupés, ils sont donc capables de mettre en évidence les informations essentielles qui leur permettent de prendre des décisions efficaces. Ces personnes ne liront pas l’intégralité du rapport sauf si cela est nécessaire, mais elles pourront toujours y revenir plus tard.

   Partie 2

   Structure du rapport

   1. Demandez un échantillon. De nombreuses entreprises ont adopté un format de rapport hebdomadaire standard, et les dirigeants et la direction sont habitués à recevoir des informations sous une certaine forme. Un format de rapport différent peut prêter à confusion.

      • Soyez particulièrement prudent avec les rapports de ventes. Les managers s'habituent à la structure des rapports et peuvent trouver information nécessaire un coup d'oeil à la page. Si vous vous écartez du format accepté, le rapport deviendra pratiquement inutile, car le responsable devra relire l'intégralité du texte pour trouver les informations nécessaires.
      • Contactez le secrétariat et demandez un échantillon pour ne pas réinventer la roue. En règle générale, une entreprise utilise un modèle de document avec tous les paramètres, notamment les marges, les polices, les styles de tableau et de paragraphe.

   2. Considérez la méthode de reporting. Un document imprimé ou une pièce jointe électronique est formaté de manière complètement différente d'un rapport soumis dans le corps d'un e-mail.

      • Par exemple, si le rapport est soumis en pièce jointe à un e-mail, le résumé doit être inclus dans le corps de l'e-mail. Le lecteur n’aura alors pas besoin d’ouvrir la pièce jointe pour comprendre l’idée principale.
      • Pour un rapport imprimé, vous devez généralement préparer lettre de motivation ou titre de page afin que le rapport puisse être correctement identifié et classé.
      • Quelle que soit la manière dont vous soumettez votre rapport, il est important d'inclure votre nom sur chaque page et de les numéroter au format « X sur Y ». Les pages peuvent facilement être séparées, il est donc important de savoir sur combien de pages le rapport est rédigé et qui est l'auteur du document.
      • Toutes les informations nécessaires peuvent être précisées dans l'en-tête. Par exemple, imprimez-y : « Rapport de vente de Peter Ivanov, semaine 32, page 3 sur 7 ».

   3. Joindre un résumé. Le résumé du rapport tient généralement en quelques paragraphes et chaque section est présentée en une ou deux phrases. L'essentiel est que souvent, un responsable n'a besoin de lire le résumé pour prendre la décision nécessaire que si vos conclusions coïncident avec ses hypothèses sur la question.

      • Il est important que le résumé soit rédigé dans un langage clair, accessible et concis. N'utilisez pas de jargon ou de termes techniques qui nécessitent des explications, même si le lecteur connaît bien la terminologie du secteur.
      • Le résumé est rédigé une fois que les éléments restants du rapport sont terminés. Il est impossible de résumer brièvement des paragraphes qui n'ont pas encore été rédigés, même s'il y a des plan détaillé. Beaucoup de choses peuvent changer pendant le travail.

   4. Considérez la structure des paragraphes et des sections. Décidez du format et laissez un plan pour les sections du rapport qui répondront aux objectifs.

      • Le plan doit être logique et cohérent et prendre également en compte les lecteurs potentiels du rapport.
      • Généralement, le rapport comprend résumé, introduction, conclusions et recommandations, données et explications, et une liste de sources. Les rapports étendus peuvent être complétés par des annexes contenant des données importantes et une table des matières, mais les rapports hebdomadaires sont assez courts.
      • Chaque section doit aborder un problème. Chaque paragraphe d'une section décrit une idée. Ainsi, si une section d'un rapport de ventes hebdomadaire est intitulée « Marques de vêtements populaires pour enfants », alors chaque modèle doit recevoir un paragraphe. Si vous devez répertorier les vêtements pour garçons et filles séparément, utilisez des sous-sections (avec les sous-titres appropriés) pour chaque marque, dans lesquelles vous consacrez un paragraphe aux vêtements pour garçons et un autre aux vêtements pour filles.

   5. Créez une page de garde ou une lettre de motivation. Pour les rapports de synthèse, une page de titre n'est pas requise, mais un rapport détaillé doit comporter une feuille séparée indiquant l'auteur du rapport et brève description Tâches.

      • La page de titre diffère du résumé car elle ne contient en réalité que les informations nécessaires à l'enregistrement et au dépôt corrects du rapport.
      • Une organisation peut disposer d'un modèle de page de garde standard pour rapports hebdomadaires. Dans ce cas, suivez les règles établies.
      • La page de titre doit inclure le titre ou la description du rapport (par exemple, « Rapport hebdomadaire des ventes »), le nom de l'auteur et de tous les co-auteurs, le nom de l'entreprise et la date à laquelle le rapport a été compilé ou déposé.

      Partie 3

      Mots et formulations convaincants

      1. Créez des titres et sous-titres intelligents. Ces éléments du rapport permettent au lecteur de trouver rapidement les sections pertinentes et les informations supplémentaires qui l'aideront à comprendre les conclusions et les recommandations.

         • Les titres et sous-titres des sections doivent décrire le contenu avec précision et clarté.
         • Par exemple, dans un rapport hebdomadaire sur les ventes, vous pouvez utiliser les sections « Tendances globales des ventes ». Vêtements pour femmes", "Tendances de vêtements pour hommes" et "Marques populaires de vêtements pour enfants". Ensuite, dans chaque section, vous pouvez identifier des sous-sections dont les noms refléteront des tendances claires ou des noms de marques populaires.
         • Utiliser commun structures grammaticales pour toutes les rubriques afin que le rapport apparaisse logique et cohérent. Par exemple, si le premier en-tête est libellé comme suit : " Meilleurs produits de la collection pour hommes", alors le titre suivant devrait être "Positions de leader dans l'habillement pour femmes", et non "Indicateurs de ventes de produits pour femmes".

      2. Utilisez des phrases simples et claires. Votre rapport doit utiliser une structure de phrase standard Sujet, Objet Prédicat pour exprimer clairement vos pensées et démontrer votre confiance dans vos conclusions et recommandations.

         • Relisez votre brouillon et rayez tous les mots inutiles. Dans chaque phrase, trouvez l'interprète de l'action et placez-le devant le verbe. Schématiquement, les phrases devraient ressembler à « Qui fait quoi ».
         • Débarrassez-vous des mots et expressions redondants tels que « à compter d'aujourd'hui », « afin de » ou « par souci de disponibilité ».
         • Ce style peut paraître ennuyeux, mais votre objectif n’est pas de divertir le lecteur. Il est bien plus important qu’un rapport communique efficacement les principaux aspects et conclusions.

      3. Les conclusions doivent être objectives et impartiales. Le rapport devra souvent fournir des recommandations, mais celles-ci doivent être basées sur des faits et non sur des opinions ou des sentiments personnels. Il est important de convaincre le lecteur avec des preuves irréfutables et une clarté de pensée.

         • Évitez d'utiliser des adjectifs ou d'autres mots et expressions ayant de fortes connotations émotionnelles positives ou négatives. Concentrez-vous sur les faits et le bon sens.
         • Par exemple, dans un rapport, vous recommandez de promouvoir l'un des responsables commerciaux. Étayez votre recommandation par des faits qui démontrent que la personne mérite vraiment la promotion, mais ne fournissez pas d'opinions subjectives et ne faites pas appel aux émotions. « Alina est régulièrement au sommet de sa forme, même si elle ne travaille que 15 heures par semaine » est plus convaincant que « Alina est très sympathique et essaie toujours, mais elle doit travailler moins qu'à temps plein car elle s'occupe de ses parents âgés. .»

      4. Utilisez des verbes persuasifs. Si le texte est écrit à la voix active, alors l'action dans la phrase est exprimée en un mot - un verbe. Utilisez des verbes concis et convaincants qui décrivent clairement l’action.

         • Il est conseillé de privilégier les verbes simples. Par exemple, « vendre » est toujours mieux que « vendre ».
         • Parfois, des verbes exprimant des processus mentaux sont nécessaires - penser, savoir, comprendre, croire, mais en général, ils sont inférieurs aux verbes d'action. Essayez d'élargir votre déclaration et de la transformer en action. Par exemple, vous avez écrit la phrase « Je pense que les chiffres de ventes vont augmenter dans les mois à venir ». Développez l’énoncé et décrivez les raisons de cette hypothèse. Reformulez la phrase : "Comme le montre la pratique, les ventes augmentent pendant la période des fêtes. Je prédis que les chiffres des ventes augmenteront en novembre et décembre."
         • Le texte doit être orienté vers l'action. Relisez le rapport, essayez de vous débarrasser des prépositions inutiles et remplacez les mots redondants par des verbes convaincants. Par exemple, « fournir une assistance » peut être remplacé par « aider », et au lieu de « fournir une protection », dire « protéger ».

      5. N'utilisez pas la voix passive. Forme passive supprime le sujet de l'action de la phrase et l'objet passe au premier plan. Dans certaines situations, la voix passive est nécessaire pour des raisons politiques ou diplomatiques, mais le plus souvent elle rend le texte confus et vague.

         • La voix active permet de mettre en valeur les interprètes de l'action et montre au lecteur les personnes responsables. Pour apprécier l’importance de cet aspect, imaginez que dans un article de journal sur l’incendie vous tombiez sur la phrase suivante : « Heureusement, tous les enfants ont été sauvés ». Il est nécessaire de comprendre qui a sauvé ces enfants. Si la phrase ressemblait à « L'enseignant local Ivan Petrov est revenu plusieurs fois dans le bâtiment de l'internat en feu et a sauvé tous les enfants », alors le véritable héros apparaît.
         • Aussi, le gage actif permet de retrouver la personne responsable de conséquences négatives. L’expression « Certaines erreurs ont été commises » amènera l’employeur à se demander qui a commis ces erreurs et qui devrait être puni. Si c’est vous qui avez commis des erreurs, acceptez la responsabilité et acceptez les conséquences.
         • Faites attention au verbe « être » pour trouver des phrases avec voix passive. Si vous avez réussi à les trouver, déterminez l'action en cours et la personne qui l'exécute, puis modifiez l'ordre des mots.

      6. Utilisez des moyens visuels pour exprimer les données. Les tableaux et graphiques sont beaucoup plus faciles à percevoir et sont situés immédiatement après le paragraphe contenant ces informations (surtout si ces données contiennent un grand nombre de chiffres).

         • Choisissez des aides visuelles appropriées qui facilitent la tâche du lecteur et répondent à l'objectif du rapport.
         • Par exemple, utilisez un graphique linéaire pour montrer la croissance des ventes de manteaux en laine. Cette présentation des données est bien plus efficace qu'un tableau avec le nombre d'unités vendues pour chaque mois, puisque le tableau oblige le lecteur à garder tous les chiffres à l'esprit et à les comparer entre eux pour détecter des tendances. Un coup d’œil sur le graphique suffira pour en comprendre l’essence.
         • Tout d'abord, une personne fait toujours attention aux éléments visuels. Tous les graphiques et diagrammes doivent être clairs, soignés et correctement positionnés sur la page. Utilisez uniquement des éléments qui soutiennent réellement vos conclusions et recommandations.

      7. N'utilisez pas de jargon. Chaque domaine de connaissance ou d’activité possède inévitablement sa propre terminologie, ainsi que des mots à la mode souvent utilisés dans les livres et les articles. Parfois, ils sont utiles, mais dans la plupart des cas, le jargon n'interfère qu'avec l'expression claire et compétente de l'idée principale.

         • Essayez de dresser une liste de jargon pour éviter d'abuser de ces mots dans votre rapport. Terminez le texte et effectuez une recherche par mot-clé pour remplacer les éléments de vocabulaire indésirables.
         • Il faut comprendre qu'un grand nombre de mots à la mode ne montreront pas au lecteur que vous êtes « au courant », mais auront l'effet inverse. Les directeurs et les managers sont souvent plus âgés que les employés ordinaires et ont vu de nombreux mots de ce genre à leur époque. Si vous abusez du jargon, ils penseront que vous êtes trop paresseux, que vous avez une mauvaise connaissance du sujet ou que vous voulez simplement impressionner.
         • Il est également préférable de ne pas utiliser de termes trop complexes. Par exemple, un rapport sur un litige juridique ne devrait pas contenir des quantités excessives de charabia juridique.

      8. Corrigez toutes les erreurs. Un grand nombre de les fautes de frappe et les erreurs grammaticales ne font que distraire le lecteur et créent une impression négative de l'auteur. Rédigez un projet de rapport à l’avance afin d’avoir le temps de corriger les erreurs.

         • Vérifiez votre orthographe et votre grammaire dans un programme de traitement de texte sur votre ordinateur, mais ne vous fiez pas uniquement aux corrections automatiques. De tels programmes peuvent manquer de nombreuses erreurs, notamment dans Mots similaires(« chevalières » au lieu de « gants »).
         • Lisez le rapport à l’envers pour trouver d’éventuelles erreurs. Si le sujet du rapport est proche de vous, il est alors très facile de ne pas remarquer l'erreur, car le cerveau peut automatiquement « inventer » les mots ou les lettres manquants dans le texte. Lisez à l’envers pour comprendre les mots individuels.
         • Lisez le rapport à voix haute pour repérer les erreurs et les défauts de style. Si vous ne parvenez pas à lire une phrase ou un paragraphe sans trébucher, il est probable que votre texte soit surchargé et que le lecteur soit également confus. Réécrivez les phrases infructueuses.

En règle générale, la pratique est effectuée trois fois pendant toute la durée de la formation de l’étudiant. Ils subissent d'abord une pratique éducative, puis une pratique de production. La dernière étape, qui montre toutes les connaissances et les compétences de l’étudiant qu’il a maîtrisées tout au long de ses études, est le stage pré-diplôme.

Chacun de ces types de pratiques possède ses propres caractéristiques. La pratique pédagogique a lieu en deuxième ou troisième année. Cela n’implique pas une immersion directe dans un environnement de travail. Il s'agit plutôt d'une connaissance externe du travail de l'entreprise en écoutant des conférences et en participant à des excursions.

La pratique industrielle est une étape plus sérieuse de la formation. Au cours de la formation pratique, l'étudiant est immergé dans le processus de travail et exerce les fonctions d'un travailleur à part entière, mais sous la direction d'un superviseur.

La pratique pré-diplôme est une étape décisive de la formation. Outre le fait que l'étudiant exerce pleinement les fonctions de spécialiste, il doit également faire ses preuves avec meilleur côté. Cela dépend non seulement de la rédaction d'un diplôme, mais également de la poursuite d'un emploi. Si vous êtes remarqué lors d'un stage pré-diplôme, il se pourrait bien qu'on vous propose un métier décent après l'obtention de votre diplôme.

Peu importe à quel point tous les types de pratique sont différents les uns des autres, les buts et objectifs de leur réalisation sont généralement les mêmes :

• Résumer le parcours de formation ;
• Consolidation des connaissances théoriques ;
• Maîtriser les compétences pratiques de travail ;
• Conscience des activités qui seront rencontrées après l'obtention du diplôme établissement d'enseignement;
• Étudier le travail de l'entreprise de l'intérieur.

A la fin de chaque étape, l'étudiant doit rédiger un rapport sur la pratique. Il s'agit d'un document qui montre ce que l'étudiant a appris, quelles compétences il a maîtrisées et quelles qualités professionnelles il a acquises lors de son stage. Il s’agit d’un travail très important, car c’est sur cette base que l’on peut conclure sur la préparation professionnelle de l’étudiant.

En règle générale, la pratique consiste à placer l'étudiant dans des conditions qui lui seront normales après l'obtention de son diplôme, lors d'un emploi direct. Ainsi, pour que le rapport de stage soit aussi compétent, de haute qualité et contienne toutes les informations nécessaires que possible, vous devez étudier attentivement le processus de travail de l'entreprise dans laquelle l'étudiant effectue le stage, toute sa documentation et sa réglementation.

Il est également conseillé de décrire en détail vos activités dans cette entreprise, de parler de vos réalisations et de donner des recommandations pour améliorer le fonctionnement de l'entreprise. Le rapport doit être établi conformément à toutes les normes et standards généralement acceptés en matière de préparation des documents.

Comment rédiger un rapport de pratique : par où commencer

La rédaction de tout rapport de pratique commence par la réception d'instructions méthodologiques de l'université. Il s'agit d'une sorte d'instruction pour rédiger un rapport de pratique.

Le manuel doit être obtenu auprès du ministère. Il contient toutes les informations nécessaires sur les tâches pratiques, la rédaction et la mise en forme des rapports.

Exemple d'instructions méthodologiques

La base de la rédaction d'un rapport de pratique est le plan de pratique. Il reflète les tâches clés de l’étudiant pendant la pratique. En règle générale, le plan contient 3 à 4 tâches.

Exemple de plan de pratique

Un rapport de pratique compétent et structuré implique une collecte approfondie d'informations sur l'entreprise, l'analyse de ces informations, l'élaboration d'un plan pour améliorer et améliorer les activités et le processus de travail de l'entreprise. Par conséquent, vous devez tout d'abord commencer à rédiger un rapport sur la pratique avec des visites fréquentes aux cours pratiques.

Prenez le stage au sérieux, car rédiger un rapport n'est pas difficile seulement si vous comprenez vraiment ce que vous faites. Si vous ne maîtrisez aucune matière ou ne comprenez aucun processus, n'hésitez pas à contacter les conservateurs du rapport. En règle générale, il y en a deux : de l'entreprise et de l'établissement d'enseignement.

Une fois que vous avez collecté toutes les informations pouvant être collectées sur l’entreprise, commencez à les analyser. Étudiez attentivement tous les documents et actes juridiques - ils vous seront utiles.

Lorsque vous avez fini de travailler avec les informations, vous pouvez commencer à les présenter. Structurez soigneusement le texte, rendez-le lisible et compréhensible, afin qu'il soit facile pour l'enseignant de le lire et tout aussi facile de vous donner une excellente note.

La structure du rapport de pratique est toujours la même. Ce sont des règles généralement acceptées à suivre lors de l’organisation de vos informations.

Structure du rapport de pratique

De manière générale, si l'établissement d'enseignement n'a mis en avant aucune de ses exigences, la structure du rapport de pratique ressemble à ceci :

1. Une page de titre rédigée selon toutes les règles. Typiquement, la page de titre contient les informations suivantes : le nom de l'établissement d'enseignement et de la spécialité, le sujet et le type du rapport de pratique, le nom et les initiales de l'enseignant vérifiant le rapport et de l'étudiant qui le remplit, le nom du groupe dans dans lequel étudie l'étudiant, le nom de l'entreprise où se déroulent les cours pratiques, la ville dans laquelle est situé l'établissement d'enseignement et l'année de rédaction du rapport de pratique.
2. Sommaire avec numérotation des sections.
3. Introduction, qui indique les buts et objectifs de la formation pratique. Ils sont généralement déjà donnés recommandations méthodologiquesà la rédaction d'un rapport. De plus, l'introduction indique le résultat attendu du stage.
4. Partie principale. Cette section doit être divisée en théorie et partie pratique. En plus, partie théorique doit être divisé en sections et pratique - à la discrétion de l'établissement d'enseignement. Dans cette partie, tous les calculs sont effectués, les activités de l'entreprise sont décrites, toutes les informations nécessaires sur la structure organisationnelle sont fournies, des analyses et des caractéristiques comparatives sont effectuées.
5. La conclusion constitue peut-être la section principale du rapport de pratique. La conclusion comprend toutes les conclusions formulées par l'étudiant lors de la formation pratique. Votre propre travail est immédiatement évalué et les efforts déployés sont évalués de manière adéquate. De plus, en conclusion vous devez donner vos recommandations d’amélioration. activité professionnelle entreprises.
6. Les annexes constituent la dernière section structurelle du rapport. Ce sont toutes sortes de données qui peuvent être référencées à partir de la partie principale du rapport. Les candidatures ne sont pas numérotées. Il s’agit principalement de documentations diverses, d’entretiens, d’extraits de législation et d’autres informations utiles.

Bien entendu, des rapports sur différents types les pratiques diffèrent les unes des autres, quoique légèrement.

Types de rapports de pratique

Rapport de pratique d'étude

Étant donné que la pratique pédagogique est le type d'exercice pratique le plus simple, la structure du rapport n'est pas non plus particulièrement difficile. Il diffère de la structure standard d'un rapport de pratique en ce sens qu'il ne comporte généralement pas de partie pratique.

La pratique de la formation se déroule en cours de groupe, vous devez donc profiter de l'occasion et collecter autant de connaissances théoriques que possible sur structure organisationnelle de cette entreprise. Les buts et objectifs de la pratique pédagogique excluent l’immersion de l’étudiant dans un environnement de travail ; cela ne doit pas être oublié lors de la rédaction de l’introduction et des conclusions.

Rapport de pratique industrielle

La pratique industrielle est une étape plus sérieuse que la formation pratique. Le rapport sur les pratiques industrielles est rédigé exactement comme spécifié dans les normes généralement acceptées, à l'exception des cas où l'établissement d'enseignement propose ses propres règles de formatage du rapport.

souviens-toi, ça Stage visant à travail indépendant et le propre raisonnement de l'étudiant, votre avis et vos recommandations sont donc très importants dans le rapport.

Rapport sur la pratique pré-universitaire

La pratique préalable à l'obtention du diplôme est l'étape la plus importante de toute la période d'études. Structure du rapport pratique pré-diplôme est conservée, mais les informations sur votre thèse.

Le fait est que lors de la pratique pré-diplôme et de la rédaction d'un rapport, vous devez choisir un sujet pour votre projet de fin d'études, qui doit avoir quelque chose en commun avec votre spécialité.

N'oubliez pas de mentionner cette information dans le rapport, car elle détermine votre admission à soutenir votre thèse et votre note aux travaux pratiques pré-diplôme, qui influe également sur la note finale.

Pour rédiger correctement un rapport de pratique, nous vous conseillons de consulter des exemples de tels rapports sur le site Internet afin de pouvoir les suivre pour créer un travail compétent.

Chaque type de rapport doit être accompagné de certains documents. Il s'agit d'une règle obligatoire pour chaque établissement d'enseignement. Les documents sont généralement un journal de pratique, une description du lieu d'exercice et une note explicative.

Note explicative au rapport de pratique

Une note explicative est un bref résumé du rapport de stage rédigé par l'étudiant. Il doit décrire toutes les actions de l’étudiant et les informations sur le stage dans son ensemble.

Note explicative à la pratique - exemple

La note explicative doit être une feuille de format A-4 et rédigée dans le même style que le rapport de pratique, c'est-à-dire dans un style scientifique.

Caractéristiques du rapport de pratique

Les caractéristiques du rapport ne sont pas requises pour tous les types de pratique. Habituellement, un rapport sur pratique pédagogique soumis sans ce document.

Caractéristiques d'un rapport de pratique - exemple

Les caractéristiques du lieu de stage impliquent brève revue représentant de l’entreprise sur le travail de l’étudiant dans cette entreprise. En règle générale, les caractéristiques indiquent la participation de l'étudiant aux cours pratiques, sa participation au processus organisationnel, les avantages de de cet étudiant pour l’entreprise, la volonté de l’étudiant de rejoindre les rangs des salariés professionnels.

Une attention particulière est toujours portée aux caractéristiques, notamment pour la pratique pré-universitaire.

Journal de pratique - exemple

Le journal de pratique est un registre des cours pratiques effectués chaque jour par un étudiant. L'agenda indique la date, les travaux réalisés ce jour-là et le résultat du travail effectué. Le journal de pratique est facile à remplir, cependant, si vous n'avez pas assisté à des cours pratiques, faites preuve d'imagination et notez les actions inventées dans le journal de pratique.

N'oubliez pas que ce document doit être signé par l'entreprise et signé par le curateur de l'organisme.

Exemple de journal de pratique

Défense du rapport de pratique

Lorsque le rapport de pratique est terminé, il est temps de le défendre. Disons tout de suite qu'il est très facile de protéger un rapport si vous avez effectué un stage et avez adopté une approche responsable dans l'accomplissement des tâches. Vous n’avez même pas besoin d’apprendre quoi que ce soit, puisque les compétences que vous maîtrisez resteront probablement dans votre mémoire.

Vous devez parcourir votre rapport et savoir où chercher si des informations manquent.

Souvent, lors de la soutenance d'un rapport, de nombreux enseignants exigent que vous fassiez une présentation spécialement conçue pour la soutenance. Il n’y a rien de difficile à faire une présentation. Sa structure ressemble à ceci :

1. La première diapositive, qui contient toutes les informations écrites sur la page de titre. C’est en quelque sorte la page de titre de la présentation.
2. La deuxième diapositive contient le nom de l'entreprise où le stage a eu lieu et le nom de votre superviseur de l'entreprise.
3. La troisième diapositive est une sorte d'introduction. Il doit indiquer les buts et objectifs du stage.
4. La quatrième diapositive fait office de conclusion. Il doit mettre en valeur tous les résultats et conclusions tirés par l'étudiant.
5. Dans les diapositives suivantes, vous devez décrire brièvement toutes les informations que vous jugez nécessaires de couvrir à partir de la partie principale. Qu'il s'agisse de pertinence, de vos conseils ou recommandations, soyez bref et intelligent.
6. La dernière diapositive montre les résultats de la présentation.

Exemples de rapports de pratique

Comment rédiger un rapport de pratique : règles et exemples mise à jour : 15 février 2019 par : Articles scientifiques.Ru

Nathalie

Je me demande pourquoi ça Préparez vous

La technologie du « Management par Objectifs » - MBO (Management by objective) a été proposée par Peter Drucker dans les années 50 du XXe siècle. À cette époque, l’Occident commençait clairement à comprendre que les méthodes occidentales nécessitaient des changements et des corrections. Aujourd'hui, la direction utilise de nombreuses techniques pour évaluer l'efficacité des entreprises et des employés individuels. Il s'agit par exemple du BSC (Balanced Scorecard), du management par objectifs MBO, du pilotage de la performance BPM métier(Business Performance Management), gestion basée sur des indicateurs clés de performance - KPI (Key Performance Indicators). En Union soviétique dans les années 60 et 70 du 20e siècle, le concept de planification-programme-cible (PTP) s'est répandu ; les idées de ce concept recoupent largement les idées du MBO. Majorité Entreprises américaines utiliser les idées MBO dans la planification et la gestion. Cette technologie est enseignée dans presque tous écoles américaines entreprise. Et certains auteurs attribuent précisément à cette approche le succès économique obtenu par l’Amérique. L'une des fonctions d'un manager consiste à définir les tâches des employés et à surveiller leur mise en œuvre. De la mise en œuvre de ces tâches dépendent l’efficacité de la mise en œuvre du projet, la compétitivité et, en fin de compte, les bénéfices de l’entreprise. Disposer d'un manager disposant d'un outil pratique de gestion des tâches est la clé de son efficacité personnelle et du travail coordonné de tous les employés. Le concept clé est celui des tâches SMART - ce sont des instructions opérationnelles et des activités formées dans le cadre des objectifs existants de l'entreprise. Chaque tâche est formée selon le principe SMART. La tâche dans ce cas n'est pas considérée comme une tâche (opération) dans le cadre d'un processus métier, mais comme une tâche-objectif pour un salarié pendant une période donnée. La tâche peut être décomposée (isolée) d'une tâche-objectif plus large formée sur une longue période. Par exemple, dans le cadre de la création d’un site Web d’entreprise, un employé peut être chargé de sélectionner un entrepreneur pendant un mois. Les tâches intelligentes ont leur propre poids dans la liste générale et doivent être approuvées par un cadre supérieur. Les tâches non approuvées ne sont pas incluses dans les calculs de performance des employés. L'initiative de formuler les tâches vient à la fois du manager et de l'interprète lui-même. Un employé expérimenté est capable de préparer de manière indépendante un plan de travail en utilisant les principes SMART. Dans cette situation, le manager n’aura qu’à approuver les tâches avant exécution, puis en assurer le contrôle. A la fin de la période, le salarié doit transférer les tâches accomplies au manager. En d’autres termes, la responsabilité du processus de « transfert » des tâches incombe à l’employé. Lors de la synthèse des résultats de la période, le manager évalue l'achèvement de la tâche en fonction de critères prédéfinis. Cela fournit haut niveau objectivité des évaluations.