Gestion à distance. Formation "gestion à distance des salariés"

Les entreprises en développement actif disposant d'un vaste réseau de succursales sont tôt ou tard confrontées au problème du contrôle à distance entre les régions. Les unités géographiquement dispersées qui ne sont pas regroupées en maillons communs d'une même chaîne posent de nombreux problèmes aux gestionnaires.

Qu’est-ce qui entrave une gestion efficace des succursales ?

• Accès insuffisant aux informations sur ce qui se passe dans l'unité distante
• Grande indépendance dans la prise de décision opérationnelle. C'est une conséquence d'une conscience insuffisante : il est plus facile et plus rapide de réagir seul à une situation inhabituelle sur place que d'utiliser schéma standard interaction avec la gestion à distance
• Difficulté à contrôler le personnel et à construire des processus commerciaux

Qu'est-ce qui aidera le responsable à contrôler le travail de la succursale ?

• De haute qualité, automatisé et système opérateur comptabilité et reporting
• Tous moyens possibles connexion pour faciliter la communication avec une unité distante
• Planification, prévision, suivi de la situation des entreprises fonctionnant de manière similaire
• Un système simple de motivation pour les résultats
• Gestion compétente des risques et prévisions en temps opportun

Quel est le siège social d’une succursale ?
Un univers encore plus lointain, dans lequel entrer est à la fois un privilège et un défi.

Attardons-nous sur système fonctionnel linéaire management à distance d'une équipe régionale. Il repose sur un principe hiérarchique : le siège est responsable de la stratégie et de la tactique, et les collaborateurs situés dans les régions sont responsables du travail de terrain et opérationnel.

Ce système fonctionne bien si les facteurs de base suivants sont remplis :

• haut niveau professionnel employés,
• une normalisation claire des processus de gestion et une répartition des fonctionnalités au niveau local,
• prise de décision rapide et de haute qualité,
• possibilité d'attirer des spécialistes haut niveau pour des fonctions individuelles.

Ces points doivent être clairement énoncés et consignés par les réglementations pertinentes afin d'éviter la duplication des fonctions entre les spécialistes. L'élaboration de réglementations et leur stricte mise en œuvre dans le cadre d'un tel système de gestion constituent l'un des outils importants. Cela permet d'éviter la perte d'informations et de qualité de travail pour les collaborateurs situés loin des représentants du siège social.

Les cadres travaillant au siège prennent des décisions, élaborent des stratégies et, grâce à leurs compétences professionnelles, peuvent influencer les supérieurs hiérarchiques sur le terrain sans être impliqués dans la mise en œuvre. tâches opérationnelles directement.

Chaque division a ses propres objectifs, mais la région dispose d'un plan général qui prend en compte les objectifs locaux en tant que composantes du plan global.

Système indicateurs clef efficacité
L'équipe de direction responsable des tactiques et de la stratégie et le responsable régional travaillant avec les employés sur le terrain partagent des KPI communs. Pour les employés de terrain au niveau régional, les KPI sont calculés séparément par fonction, et il existe également des KPI généraux liés aux spécificités du travail d'une région particulière.

Par exemple, lors de l'introduction d'un nouveau produit, chaque collaborateur à son niveau se voit attribuer un ensemble de tâches. Le directeur régional est responsable du résultat spécifique de la mise en œuvre du produit dans la région qui lui est subordonnée. Formateur - pour former les vendeurs de toute la région aux caractéristiques du produit et aux méthodes de sa promotion, marchandiseur - pour une présentation compétente des marchandises aux points, service de flux documentaire - pour le support documentaire général du processus. Il existe un système d'organisation du travail dans la ville et la région. Le moment opportun pour introduire un nouveau produit dans les divisions municipales et régionales variera également. Tout cela doit être pris en compte lors du calcul des indicateurs clés de performance.

Planification
La planification joue un rôle important dans la gestion d’un réseau d’agences développé. La planification des objectifs a lieu chaque année, chaque trimestre et chaque mois. Un système de reporting clairement structuré permet de suivre l'état réel des choses et leur conformité aux objectifs stratégiques et aux buts enregistrés dans les plans.

Définition des tâches et du contrôle
Les tâches pour la région sont définies chaque semaine. Des systèmes de gestion des tâches et des moyens techniques sous forme d'audio ou de vidéoconférence sont utilisés. Le travail des départements est structuré conformément aux réglementations établies, ce qui signifie qu'il y a système général et les problèmes opérationnels survenant sur le terrain dans différentes régions peuvent avoir des causes communes.

Conférences audio-vidéo
Si vous avez la possibilité de choisir entre une conférence audio ou vidéo, l'option vidéo est prioritaire, cela permet non seulement de lire le texte, mais aussi de voir les expressions faciales, les gestes, les locuteurs, et donc d'avoir plus d'informations.

Lors de la préparation d'une visioconférence, la tâche de l'organisateur est de fournir les mêmes documents à tous les participants ; ainsi, les fichiers sont envoyés à l'avance, les personnes ont le temps de se familiariser. Et puis, tous les participants à la conférence ont la possibilité de voir simultanément le même document en cours de discussion.

La durée maximale de l'événement est de 1 heure. Si une vidéoconférence dure plus longtemps, les gens se fatiguent, la concentration diminue, et donc l'efficacité de l'événement. Lors d’une telle réunion de reportage, la réalité des chiffres n’est pas discutée ; ils sont déjà acceptés comme des faits et convenus par toutes les autorités « en coulisses ». Seuls les résultats documentés sont discutés. Par exemple, selon le plan de vente pour l'ensemble de la macrorégion.

L'événement commence par un discours du chef de la macrorégion et bref aperçu ce qui se passe. La durée de l'événement étant limitée, chaque représentation est soumise à des réglementations strictes. La règle de trois s'applique. Tout d'abord, les représentants des trois régions de vente les plus performantes parlent et parlent des événements grâce auxquels des résultats aussi élevés ont été obtenus. Et les chefs des trois régions ayant les résultats les plus bas rendent compte de la même manière. Ils partagent leurs problèmes, expriment leurs idées sur les solutions et les délais pour corriger la situation. Le temps de ces présentations est également limité : les étudiants « A » et les étudiants « B » disposent de cinq minutes par rapport. Le reste du temps de la réunion est consacré à la synthèse des résultats et à la définition des objectifs pour la macrorégion. nouvelle période temps jusqu'au prochain événement.

Constitution et sélection des équipes
Comment plus de force et du temps investi dans les ressources humaines, plus l'équipe travaille efficacement. La sélection primaire au niveau local est effectuée par les responsables RH et régionaux, mais le responsable responsable des tâches régionales doit savoir qui travaille dans son équipe ; la décision finale sur chaque candidat à un poste vacant doit lui appartenir.

Lors de la réalisation d’audits, la communication avec le personnel de terrain est importante pour comprendre son véritable rôle et l’efficacité de son travail sur le terrain.

Visites régulières en régions
Le contrôle du travail de la branche s'effectue à différents niveaux, mais le principal outil d'interaction managériale avec les personnes est la communication personnelle en face à face.

Un calendrier de déplacement clair pour les employés du bureau central vers chaque région est nécessaire. Sur la base des résultats de la visite de l'agence, un rapport est établi sur tous les domaines d'activité de l'agence, sur tous les avantages et réussites, les inconvénients et les difficultés. Sur la base de ces analyses, des décisions stratégiques et opérationnelles sont prises. décisions de gestion.

Des visites planifiées et imprévues du responsable de la direction générale de la macro-région sur le terrain sont nécessaires pour rencontrer les partenaires, une communication personnelle avec les responsables régionaux, les employés de terrain et procéder à un audit général de la région.

Qu’apporte un tel système de gestion de succursales à distance ?
Minimiser les risques, la capacité de comprendre les raisons du fonctionnement d'une division non rentable et de transformer une région en retard en leader des ventes.

Par exemple
Pendant longtemps, l'une des régions, faisant partie d'une grande macrorégion, a été considérée comme non rentable. Les raisons n'étaient pas claires, car les rapports ont été effectués correctement et les personnes sur le terrain n'ont pas changé.

Lors d'une des inspections programmées d'une succursale problématique, le responsable, après avoir discuté avec les employés et le responsable lui-même, a découvert que le chef de la succursale ne répartissait pas ses spécialistes de terrain par fonctionnalité. Tous ses employés sur le terrain sont impliqués dans tous les processus, personne n'assume la responsabilité de quoi que ce soit de spécifique.

De ce fait, les erreurs et les manquements ne sont pas identifiés, et la partie bonus n'est pas répartie de manière transparente, selon les KPI développés pour la région, mais selon les sympathies personnelles du manager.

Le directeur de la succursale a été changé. Suite à cela, l'équipe a été mise à jour, attribuant chaque fonction séparément responsable. Il s'est écoulé beaucoup de temps, presque un an, jusqu'à ce que la machine commence à fonctionner comme prévu et que la région, non rentable et en retard, devienne une division rentable.

La gestion à distance d'une équipe régionale est une tâche intéressante pour un manager, nécessitant d'excellentes compétences en gestion, de l'efficacité et la capacité de penser stratégiquement.

Pour résumer tout ce qui précède, il convient de prêter à nouveau attention à outils de base Gestion efficaceéquipe régionale:

• Approche individuelle de la sélection du personnel par un responsable responsable des résultats globaux.
• Système transparent et simple pour fixer des buts et des objectifs.
• Motivation matérielle liée au résultat final.
• Évaluation quantitative plutôt que qualitative des résultats.
• Surveillance régulière à distance (conférences audio-vidéo, système de reporting fonctionnel).
• Contrôle présentiel régulier (un planning clair de présence hebdomadaire des représentants du siège pour chaque région).
• Analyse systématique des travaux basée sur des rapports dans tous les domaines basés sur les résultats de chaque visite en agence.

La formation est destinée pour les managers de différents niveaux dont les compétences incluent la communication et la gestion des employés situés à l'extérieur du bureau et/ou à une distance considérable.

Programme de formation:

1. Introduction
   • L'influence des salariés sur la performance de l'entreprise
   • Fonctions du manager
   • Styles de leadership
   • Principes du management à distance : planification, motivation, contrôle, délégation
2. Caractéristiques du travail à distance
   • Qui peut travailler à distance : profil de compétences des employés pour le travail à distance
   • Fonctionnalités de recherche d'employés distants, discussion des conditions
   • Critères d'efficacité des salariés travaillant à distance
   • Caractéristiques des relations de travail à distance
3. Fixer des objectifs et planifier les activités des employés à distance
   • Pourquoi est-il si important de fixer des objectifs aux employés ?
   • Règles pour la définition d'objectifs à distance. SMART comme outil de gestion efficace
   • Fixer les priorités des employés. Définir les critères de résultat
   • La planification des ressources. Finance, marketing, événements, gestion de gammes de produits
   • Plan travail individuel(PIP) : conditions d’utilisation et menaces
   • Erreurs fondamentales dans l’établissement d’objectifs et la planification
4. Surveiller les activités des employés à distance
   • Types de contrôle
   • Fréquence de contrôle. Caractéristiques de la télécommande
   • Contrôle des revenus et dépenses
   • Visites du manager : technique, erreurs, domaines d'utilisation
   • Commentaires sur les résultats du suivi des performances des employés
5. Retour
   • Le feedback comme outil de gestion
   • Heure et lieu du feedback à l'employé
   • Algorithme pour un feedback efficace à un employé
   • Erreurs de commentaires
6. Communication avec les employés à distance
   • L’importance de communiquer à distance avec les employés
   • Types de communications et caractéristiques d'utilisation
   • Erreurs de communication avec les employés à distance
   • Lois des communications à distance. Effet de fondu, principe du « téléphone endommagé », canular de message
   • Technologie de téléconférence et de vidéoconférence
7. Travailler avec des documents et des e-mails
   • Buts et objectifs de la génération de documents et d'e-mails
   • Rédiger une lettre comme outil de gestion du temps
   • Affectation des destinataires des lettres et documents. Informations logistiques
   • Répondre aux courriels des employés
8. Délégation, ou est-il plus facile de tout faire soi-même...
   • Principes de délégation
   • Indicateurs de sous-délégation
   • Mythes sur la délégation. Erreurs de délégation
   • Techniques de délégation et évaluation des performances
9. Motiver les collaborateurs à distance
   • Domaine de motivation des employés
   • Corrélation entre les objectifs de l'entreprise et ceux des salariés : à la recherche d'un dénominateur commun
   • Manager représentant l'entreprise devant un salarié
   • Façons de gérer la motivation des employés à distance. Facteurs démotivants
   • Signes d'épuisement professionnel. Façons de gérer l'épuisement professionnel
   • Ne rien faire comme outil pour augmenter la motivation
10. Résultats de la formation
    • Formation d'un plan la poursuite des travaux Et développement individuel participants

Auteur et présentateur :
Formateur d'affaires, consultant en gestion, coach exécutif.
Spécialisation : compétences en gestion, négociations, vente et service client, efficacité personnelle, technologies RH.

Coût de participation à l'événement : 27700 roubles.

Emplacement.

Chaque année, le marché de la fourniture de services à distance croît de 10 à 15 %. Le marché des services à distance dans les domaines du marketing, de la création de logiciels, de la conception et de la promotion de sites Web se développe particulièrement rapidement. Cette croissance entraîne une embauche accélérée de collaborateurs à distance et la constitution d’équipes de travail. Pour rendre le mécanisme de collaboration à distance efficace, un leader ou un manager doit appliquer des compétences en matière de constitution d'équipe et des compétences particulières dans la gestion du personnel à distance. logiciel, optimisant le travail en équipe sur le projet et maîtrisant le temps passé dessus.

Avantages de la gestion d’équipes distantes

L'externalisation sous quelque forme que ce soit permet d'économiser les ressources de l'entreprise, elle ne crée pas d'emplois supplémentaires et n'engendre pas de frais de location de locaux et d'équipements (). L'externalisation des services du personnel à distance présente plusieurs autres avantages :

• la possibilité d'embaucher les meilleurs spécialistes du marché et de les rémunérer uniquement pour le temps réellement travaillé, et non pour une journée complète ;
• l'opportunité de travailler avec les meilleurs professionnels de différentes villes et avec des mentalités différentes ;
• la possibilité pour un seul manager de gérer simultanément plusieurs projets pour plusieurs clients.

Les techniques modernes de recrutement (voir), l'adaptation et la motivation du personnel contribueront à rendre l'équipe de projet encore plus efficace.

La recherche de salariés s'effectue le plus souvent sur des échanges indépendants ou via le mécanisme réseaux sociaux. Dans le second cas, la préférence est souvent donnée aux candidats qui ont déjà fait leurs preuves en travaillant dans l’une des équipes à distance ou qui sont des connaissances. Ce mécanisme de recrutement ne fonctionne pas toujours avec succès.

Lors du choix d'un employé, vous devez vous concentrer sur ses qualités personnelles, notamment :

• initiative;
• préparation au travail d'équipe et à l'interaction indépendante avec les membres de l'équipe ;
• capacité à travailler avec des moyens techniques de communication et des produits logiciels ;
• volonté de travailler sur le résultat, pas sur le processus.

Des enquêtes et des tests préparés à l'avance aideront à identifier ces employés.

Adaptation et motivation des collaborateurs distants

Un nouveau membre d’une équipe n’est pas immédiatement en mesure de s’intégrer dans une équipe déjà constituée. Vous devez y consacrer du temps et des efforts. Pour ce faire, vous avez besoin de :

• créer et mettre à leur disposition un service d'assistance capable de répondre dans les plus brefs délais à toutes les questions ;
• adapter les nouveaux arrivants à la culture d'entreprise existante de l'équipe et à sa base de connaissances à l'aide de webinaires et de formations (voir).

Un membre de l'équipe qui contribue déjà à l'équipe devrait avoir le potentiel de grandir. Cela deviendra le noyau principal de sa motivation. D’autres outils de motivation peuvent être :

• introduction d'un système de notes (niveaux) évolution de carrière), dans lequel un employé passe du statut de débutant à celui de gourou ;
• lui confier des fonctions de direction ;
• formation dans des spécialités connexes et élargissement de l'étendue du travail et, par conséquent, de la masse salariale.

Formation à distance pour les employés à distance

La formation des collaborateurs à distance devient le principal moyen de promotion d'un collaborateur à distance. Les petites équipes ne peuvent pas toujours se permettre de payer des cours supplémentaires. La solution au problème peut être l’organisation de webinaires et de formations, de formations en entreprise, basées sur les résultats de la réussite desquelles la note de l’employé augmentera. Il est important que la formation ne devienne pas une perte de temps, qui d’ailleurs ne sera pas rémunérée, mais une étape naturelle dans la croissance. Ses résultats doivent être inscrits dans le portefeuille du salarié et reflétés dans sa rémunération.

Gestion du personnel à distance

Toute équipe nécessite une gestion de la qualité. Personne ne travaillera plus efficacement seul. La gestion comprend :

• fixer des objectifs;
• répartition des responsabilités (voir) ;
• allocation des ressources;
• suivre l'avancement du projet ;
• acceptation du résultat du travail ;
• contrôle de la qualité du travail.

Il existe un certain nombre de principes dont l’application rendra le travail du manager plus efficace ; nous en parlerons plus loin dans l’article.

1. Mise en place de canaux de communication stables. Il peut s'agir de n'importe quelle discussion de groupe dans la messagerie instantanée ou sur Skype, ou certains systèmes CRM vous permettent d'organiser des réunions de groupe. Pour la communication de groupe, le temps doit être déterminé initialement et ne pas changer tout au long du travail sur le projet.
2. Communication vocale. La voix a la capacité de transmettre plus de nuances de sens que le texte, et avec son aide, il est plus facile de motiver ou de transmettre le plus messages importants. De plus, la communication vocale augmente le sentiment d’appartenance parmi les employés.
3. Discussion collégiale. Toutes les étapes importantes du projet doivent être discutées dans une discussion de groupe. Cela crée une compréhension parmi les employés des tâches communes et de la responsabilité de leur mise en œuvre.
4. Utiliser des programmes pour collaboration (ou des plateformes comme WeVue) pour collaborer sur un projet, dans lequel chacun peut voir ses étapes et la part de son travail et de sa responsabilité.
5. Création d'un blog interne du projet. Ce mécanisme de communication et de feedback peut facilement être transformé en un moyen de communication informelle et créer une équipe avec ses propres traditions et divertissements.
6. Constitution d'un seul culture d'entreprise - cm. .
7. Utiliser les appels vidéo. Cela permet de créer un sentiment d’unité.
8. Contrôle discret mais total employés à distance et temps passé à travailler sur le projet à l'aide de technologies modernes moyens techniques.
9. Transfert de certaines fonctions de contrôle sur les salariés.
10. Prendre en compte les différences entre traditions et cultures différents membres de l’équipe, certaines blagues moscovites ne seront pas comprises à Tioumen, et l’artiste n’appréciera pas toujours l’humour du développeur.

10 erreurs courantes en gestion. Comment contrôler les employés à distance sans problèmes typiques ?

Les erreurs de gestion peuvent conduire à l’échec du projet. Il vaut mieux ne pas les faire. Parmi les plus typiques :

1. Imposer votre avis. Tout manager se considère toujours plus intelligent que ses collaborateurs, puisqu'il est le patron. Parallèlement, lors de l'embauche d'un professionnel, on suppose a priori qu'en termes de compétences il est supérieur aux autres candidats et en sait un peu plus. Nous devons le laisser montrer ses compétences et ne pas imposer l’opinion du patron.
2. Contrôle excessif. Lors de la gestion d'employés à distance, les réunions, les rapports finaux, intermédiaires et quotidiens prennent souvent plus de temps à l'employé que le travail sur le projet. Cette charge doit être raisonnable.
3. Des erreurs au fil du temps. Les employés peuvent travailler dans des fuseaux horaires différents et les horaires de communication doivent convenir à tout le monde.
4. Manque de feedback. Chaque employé doit pouvoir contacter le manager avec ses tâches et ses problèmes.
5. "Gestion des champignons". Le slogan « Gardez-les dans le flou, donnez-leur de fausses informations et espérons qu’ils grandissent » ne fonctionne pas auprès des professionnels. Les informations sur l'avancement du projet et ses objectifs doivent être opportunes et fiables.
6. Surveillance à distance insuffisante du travail des employés. Sans délais stricts et contrôle de leur respect, sans analyse du temps passé sur chaque étape, les délais du projet risquent d'être manqués.
7. Utiliser différentes plateformes et logiciels pour les différents membres de l'équipe.
8. Identifier les favoris et les perdants. Le système de notation doit être objectif et transparent.
9. Manque de critères de qualité clairs acceptation du travail.
10. Aucun gestionnaire disponibleà tout moment de la journée.

10 services utiles (programmes, applications) pour contrôler les employés et organiser leur travail

Il est impossible de gérer du personnel à distance sans moyens techniques. 10 produits logiciels vous aideront à le faire efficacement :

1. Frappez. Un service de gestion de projets, de définition de tâches et de suivi du temps passé à y travailler. Avec Raik, vous pouvez travailler avec de grandes équipes, définir des priorités et suivre l'achèvement des tâches. Il est disponible à la fois en version web et en application pour iOS et Android.
2. Section de travail. Système idéal pour les entreprises du numérique. Vous permet de suivre le temps, de contrôler la collaboration et dispose d'une fonctionnalité CRM. Avec son aide, vous pouvez mener de grands projets système.
3. Asanas. Une application Web avec des versions pour appareils mobiles, avec laquelle vous pouvez organiser le travail de petites équipes. Un analogue simplifié de Wrike. Uber est utilisé avec succès dans le travail avec les taxis.
4. Mou. Programme de communication en équipe. Une messagerie d'entreprise qui se positionne comme un « tueur de Skype » et du courrier électronique intra-entreprise. Convient à toutes les tâches de team building et de reporting.
5. Bitrix 24. Système gratuit pour la gestion de projet et le contrôle du temps. La version payante possède des capacités de gestion de projet en équipe, similaires à Projet Microsoft, dans la version gratuite - le chat de groupe et la messagerie s'intègrent aux réseaux sociaux. Vous permet de définir des tâches et de suivre leur achèvement.
6. Mégaplan. Programme de collaboration cloud russe, il existe des versions payantes et gratuites. Vous pouvez définir des tâches et suivre leur achèvement ; il existe une fonction de contrôle du temps.
7. Jira. Programme pour travail en équipe, un système de résolution des problèmes opérationnels et de suivi des bugs doté de capacités avancées de gestion de projet.
8. Trello. Programme d'organisation travail de projet petits groupes, développés par Fog Creek Software. Basé sur l'idéologie commerciale du système de gestion de projet Kanban, il prend en charge le travail avec des appareils mobiles.
9. Kickidler. Un programme pour surveiller le comportement humain sur un ordinateur. Son installation a du sens si le manager s'intéresse au temps passé sur le lieu de travail, et non à réfléchir à une question ou à créer une idée. DANS certains cas peut être considérée comme une atteinte à la vie privée.
10. PersonnelFlic. Programme de suivi du temps de travail, il surveille et analyse toutes les actions sur l'ordinateur, mais pour l'analyse il propose d'utiliser les rapports de l'utilisateur lui-même. Augmente la discipline des employés.

Gérer les employés à distance - Faits intéressants

Pour ceux qui étudient la question de savoir comment gérer une équipe à distance, les faits suivants peuvent être utiles :

• au cours des 10 dernières années, le nombre de salariés travaillant à distance aux États-Unis a augmenté de 115 % ;
• la société de médias Makeshift, travaillant avec des employés à distance dans 80 pays, est devenue un leader mondial en termes de nombre de matériaux exclusifs, parfois obtenus dans des endroits dangereux ;
• Une note interdisant le travail à domicile publiée par Marissa Mayer, directrice de Yahoo, exhortant les travailleurs à retourner au bureau n'a pas eu de succès et a été annulée.

Les équipes à distance sont l'avenir ! La tâche des présents est d'organiser efficacement leur travail !

Gérer des employés à distance est difficile, mais les bons livres et techniques peuvent rendre le processus beaucoup plus facile. Evelyn Andrespok, responsable des ressources humaines de Toggl, a parlé des erreurs qu'elle a commises en tant que dirigeante d'une équipe distante.

1. Je n’ai pas moi-même travaillé à distance.

Le premier employé à distance a rejoint notre équipe deux semaines après moi. Nous avons continué à embaucher activement des travailleurs à distance au cours des quinze prochains mois. Pendant tout ce temps, j'ai travaillé dans un bureau à Tallinn. Cela était dû en partie au fait que j’étais chef de bureau et que j’aimais interagir avec les gens dans la vraie vie.

Ensuite, j'ai fait un long voyage aux États-Unis et j'y ai travaillé à domicile. C'était très difficile d'être dans un fuseau horaire différent : se réveiller huit heures après le début de la journée de travail en Europe et lire des tonnes de discussions le matin. Parfois, l’équipe prenait de grandes décisions pendant que je dormais. Je ne parvenais pas à bien communiquer avec mes collègues et je manquais tout le plaisir. Cet isolement m'a fait me sentir abandonné et seul.

Après le voyage, j’ai commencé à travailler de plus en plus souvent à domicile. Cela m'a aidé à comprendre comment trouver un équilibre entre le personnel de bureau et le personnel distant. Aujourd'hui, je vais à peine au travail. Je peux en dire autant du reste de mes collègues qui vivent à Tallinn. Nous pouvons tous arrêter de travailler au bureau d’un seul coup sans aucune perte de productivité.

Leçon apprise: En tant que responsable RH, vous devez vous mettre à la place de vos collaborateurs et vous immerger dans leur environnement de travail. Cela devrait être fait le plus tôt possible. En fait, toute personne travaillant aux côtés d’employés à distance devrait passer plus de temps en dehors du bureau pour mieux comprendre ses collègues.

2. Je n'ai pas documenté les processus.

Dans une petite entreprise où tous les employés travaillent dans un bureau, le fonctionnement de l'organisation et ses politiques sont toujours clairs. Si vous ne savez pas quelque chose, vous pouvez demander à un collègue. Dans une équipe distante, c'est beaucoup plus difficile.

Quand nous sommes passés à travail à distance, il était évident que les nouveaux employés avaient du mal à comprendre le fonctionnement de l'entreprise. Et même si j’ai créé un document qui couvrait des sujets fondamentaux en matière de RH, tout le monde avait encore de nombreuses questions.

Au tout début, je ne pouvais pas prévoir comment un manque d’information pourrait ralentir nos progrès. Maintenant, je me rends compte que lorsque les choses ne sont pas documentées, vous passerez beaucoup de temps à répondre encore et encore aux mêmes questions. Le manque de clarté et de transparence entraînera certainement des malentendus.

Leçon apprise: il doit y avoir une véritable source d’information qui concernera tout le monde. Documentez autant de processus que possible et expliquez les politiques de l’entreprise dans un langage clair et compréhensible.

3. Je me suis concentré sur le travail à distance et non sur la gestion à distance.

Il y a quatre ans, aucun membre de notre équipe n'avait d'expérience en matière de travail à distance. Nous avons passé beaucoup trop de temps à trouver comment rester concentrés et maximiser la productivité tout en travaillant à domicile. Nous ne savions tout simplement pas quoi faire.

À l’époque, il y avait peu d’informations sur le travail à distance, mais nous avons trouvé quelques exemples inspirants. Par exemple, nous avons distribué des exemplaires des livres « Remote. Le bureau est facultatif de Jason Fried et David Heinemeier Hensson et L'année sans pantalon de Scott Berkun. Ces histoires nous ont donné l’assurance que nous n’étions pas fous de notre idée.

Avec le recul, je me rends compte que nous avons probablement déployé trop d’efforts pour comprendre comment travailler à distance sans savoir comment bien gérer le travail à distance. Le secret d’une gestion efficace dans toute entreprise réside dans un bon leadership et un feedback efficace. Presque tout le monde peut facilement travailler à domicile si le responsable définit clairement les objectifs et fournit des commentaires clairs.

La gestion d'équipes distantes est plus difficile car la communication est très limitée. Comment déterminer l’humeur d’un employé dans un chat Slack ? De plus, il est difficile de suivre les objectifs et les progrès de chacun sans perdre de temps en microgestion et en enregistrement.

Peu de temps après la constitution des équipes, les chefs d’équipe devaient régulièrement mener des conversations individuelles avec leurs employés. Maintenant, je comprends qu'il serait possible d'inviter des coachs – un avis indépendant aide beaucoup. On ne peut pas devenir un bon leader en lisant un seul livre. Seule une formation systématique aidera les managers à évoluer plus rapidement et à s'adapter au nouvel environnement.

Il serait injuste de dire que les chefs d'équipe n'étaient pas en mesure de s'adapter rapidement à leurs nouveaux rôles, mais je pourrais faciliter le processus. Maintenant, j'organise davantage de formations et je crée un manuel pour les chefs d'équipe. Bien sûr, il reste encore beaucoup à faire, mais il est clair que tous les dirigeants ont besoin d’un système de soutien dès le premier jour.

Leçon apprise: Dans une équipe distante, la construction d'une culture de gestion solide devrait être une priorité absolue. Les leaders professionnels fixeront les bons objectifs, soutiendront les employés et les inciteront à faire de leur mieux, quel que soit leur lieu de travail.

Les petites entreprises et les startups doivent souvent recourir aux services d'employés distants, ce qui réduit considérablement le coût des affaires. Les concepteurs, les comptables et le personnel de soutien sont particulièrement souvent embauchés à distance. De nombreuses personnes sont aptes à coordonner avec succès ces employés principes généraux gestion du personnel. Parallèlement, afin de rendre le travail de ce type d'équipe le plus efficace possible, en plus de méthodes traditionnelles la direction doit utiliser de nouvelles stratégies, ainsi que des outils numériques modernes. Dans cet article, nous partagerons quelques conseils pour gérer une équipe distante.

Faites des communications cohérentes votre priorité n°1.

Pour réussir avec une équipe distante, vous devez faire en sorte que vos employés se sentent aussi engagés que possible. Quand ils ne sont pas à votre vue, c'est pas une tâche facile. La clé pour le résoudre est une communication constante, grâce à laquelle chaque employé se sentira comme faisant partie d'une équipe soudée.

1. Les réunions quotidiennes aideront les employés à sentir que vous êtes vraiment intéressé par la façon dont se déroule leur travail et à montrer que vous les soutenez.
2. L'hebdomadaire n'est pas moins important Retour. Surtout si vous le donnez non pas sous la forme de réunions strictes et formelles, mais sous la forme de réunions en ligne, au cours desquelles vous résumez ensemble les résultats de la semaine, discutez des tâches et des idées pour la semaine prochaine, et félicitez également vos employés pour leur travail actuel.
3. Les revues trimestrielles contribuent également à renforcer l’équipe à distance. Au cours de ceux-ci, vous pouvez analyser les performances actuelles et définir de futurs plans de développement.

Choisissez les outils numériques optimaux

Peu importe que vous ayez une grande entreprise ou une startup, vous bénéficierez de l'utilisation technologies modernes Et services. Pour travailler efficacement, vous aurez besoin de services pour définir et suivre des tâches, collaborer sur des projets et en discuter, partager et éditer des documents.

1. Pour discuter de projets, vous pouvez utiliser les discussions de groupe dans Slack, Telegram, Whatsapp comme canal de communication d'entreprise.
2. Les services Google tels que Drive, Hangouts et Google Meet conviennent pour collaborer sur des documents, planifier des réunions et des appels vidéo.
3. Pour gérer les tâches d'équipe à distance, nous vous recommandons d'utiliser
4. Pour discuter ensemble de projets en ligne, il existe des outils tels que Join.me, GoToMeeting.

N'épargnez aucune ressource pour les réunions personnelles

Lorsque vous travaillez avec une équipe à distance, il est très important de prévoir du temps pour des réunions en face à face. Organisez des événements hors ligne auxquels tous vos employés participeront. Cela aidera à fédérer plus efficacement l’équipe existante.

Attribuer clairement les rôles et les responsabilités

Lorsque vous répartissez clairement les rôles dans l'équipe et déterminez la séquence de travail, il y aura beaucoup moins de cas de malentendus et vos employés pourront planifier correctement leur travail. temps de travail et priorisez vos tâches. La plupart des personnes qui réussissent à travailler à distance sont auto-organisées et disciplinées. Mais même les employés les plus confiants et les plus organisés peuvent se sentir anxieux si leurs rôles et responsabilités ne sont pas clairs. Par conséquent, avant de commencer à travailler avec chaque nouvel employé à distance, indiquez quelles attentes et exigences vous avez à son égard. Assurez-vous de lui fournir les informations suivantes en temps opportun :

• Formulation claire des tâches et suivi hebdomadaire, contacts des membres de l'équipe qui peuvent aider
• Où sont enregistrées les tâches et qu'est-ce qu'un indicateur de l'efficacité de leur mise en œuvre ?
• Plan mensuel/trimestriel à suivre
• Contacts du service d'assistance interne de l'entreprise (ou d'une personne compétente) pour résoudre les questions et tout problème à distance, ainsi qu'une personne supérieure toujours joignable
• Fiche d'information du salarié : postes et coordonnées (email, numéros de téléphone, réseaux sociaux, etc.)

Démontrer clairement leur contribution au développement de l'entreprise

Ce n’est pas le moment où les gens restent dans la même entreprise pendant des décennies. Il est donc important de motiver les salariés à évoluer dans une entreprise particulière et de montrer clairement comment ils contribuent à sa croissance. Lorsque les gens se sentent impliqués dans le succès de l'entreprise, leur travail continue d'être productif et efficace sur une période plus longue.

Le principal conseil pour gérer une équipe est de bien connaître chaque collaborateur et de le percevoir comme un individu, car il n'existe pas une seule équipe composée des mêmes personnes. Utilisez les meilleurs outils disponibles pour rester connecté, soyez clair sur les attentes et les rôles, et n'oubliez pas de soutenir et de guider les employés. Alors le vôtre commande à distance deviendra un atout véritablement précieux.