Un programme de suivi de l'exécution des commandes. Création d'un système efficace de suivi de l'exécution des commandes

L'application Order Execution Control est un outil formidable qui vous aidera à contrôler l'exécution des commandes dans votre organisation. Malgré sa simplicité, le programme est très efficace. L'utilitaire « Order Execution Control » a été écrit en Microsoft Excel, donc l'environnement de travail principal de ce programme est constitué de tables. L'utilisateur configure la structure des tableaux de commandes de la manière qui lui convient.

Le programme est multi-utilisateurs, avec la possibilité de définir des droits d'accès. Par exemple, pour un employé ordinaire, seule la fonction de création d'un rapport pour les managers sera disponible. Les droits d'accès sont configurés par l'administrateur. Pour n'importe quel champ de table, vous pouvez connecter des ouvrages de référence qui fournissent des informations supplémentaires. Les statuts des tâches (terminées, en cours, non terminées) sont calculés automatiquement. Le programme génère des rapports indépendamment, vous pouvez créer des modèles. Il est possible d'exporter des rapports sous forme électronique. Pour plus développement rapide utilisateurs de ce programme, un système de formation a été ajouté. Bien que l'utilisation de cet utilitaire ne soit pas difficile, surtout pour quelqu'un qui a travaillé avec Excel.

Soutien aux pays :
Système d'exploitation : Windows
Famille: Système comptable universel
But: Automatisation des affaires

Programme d'alerte et de rappel

Principales caractéristiques du programme :

Vous disposerez d'une base de données unifiée de clients et de fournisseurs avec toutes les informations de contact nécessaires

Afin de ne rien oublier, pour chaque client vous pouvez marquer tout travail prévu ou réalisé

Vous pouvez facilement contrôler chacune de vos commandes

Pour chaque commande, il sera possible de suivre l'étape d'exécution et les salariés impliqués

Vous aurez la possibilité de conserver des enregistrements de tous les services

Vous aurez la possibilité de vendre n’importe quel produit. Le programme peut fonctionner avec n'importe quel nombre de départements et d'entrepôts. Toutes les succursales fonctionneront dans une seule base de données via Internet

Divers contrats et formulaires peuvent être remplis automatiquement par le programme

Tous les employés seront sous votre contrôle

Notre programme vous rappellera tout questions importantes

Vous pouvez consulter la liste de tâches à n'importe quelle date pour chacun de vos spécialistes

Chacune de vos décisions marketing sera prise en compte et analysée en fonction du nombre de nouveaux clients et des paiements

Tous les paiements effectués seront sous votre contrôle total

Le rapport montrera quels clients n'ont pas encore entièrement payé leurs achats ou quels fournisseurs vous n'avez pas encore entièrement payés.

Tous les mouvements financiers seront sous votre contrôle total. Vous pouvez facilement suivre ce pour quoi vous dépensez le plus d’argent pour n’importe quelle période

Vos managers peuvent être facilement comparés selon différents critères : nombre de candidatures, profit et productivité.

Les statistiques d'application vous aideront à analyser facilement les activités et la rentabilité de l'entreprise

Toutes les relations financières avec vos prestataires seront sous contrôle total

Intégration avec les dernières technologies vous permettra de choquer vos clients et de gagner à juste titre votre réputation entreprise moderne

Vous pouvez le commander séparément grand écran des résumés de tous vos points de vente étaient affichés. Pour que vous puissiez contrôler en temps réel : vos revenus, l'exécution des tâches par les salariés ou encore les délais de passation des commandes

Conclusion
à l'écran

Connexion avec des terminaux de paiement pour que les clients puissent régler leurs commandes non seulement en magasin, mais également au terminal le plus proche. Ces paiements seront automatiquement affichés dans le programme

Paiement
bornes

Si vous remplissez des contrats et autres documents, nous pouvons les personnaliser remplissage automatique pour qu'un de vos employés, utilisant le programme, fasse manuellement la même quantité de travail que plusieurs autres employés

Remplissage
documents

Vous pouvez mettre en œuvre une évaluation client de la qualité du travail. Après l’achat, le client recevra un SMS dans lequel il lui sera demandé d’évaluer le travail du gérant. Le manager pourra visualiser l'analyse du vote par SMS dans le programme

Grade
qualité

Les données nécessaires peuvent être téléchargées sur votre site Web pour suivre l'état de la commande, afficher les marchandises restantes dans l'entrepôt ou la succursale et les prix - les possibilités sont nombreuses !

L'intégration
avec le site

La fonction ultramoderne de communication avec un PBX vous permettra de voir les données de l'appelant, de choquer le client en l'appelant immédiatement par son nom, et de ne pas perdre une seconde à chercher des informations

Le système de planification vous permet de configurer un calendrier de sauvegarde, de recevoir rapports importants strictement à une certaine heure et définir toute autre action du programme

Programme spécial enregistrera une copie planifiée de toutes vos données dans le programme sans avoir besoin d'arrêter de travailler dans le système, archivera automatiquement et vous avertira lorsqu'il sera prêt

Réserve
copier

Un contrôle fiable sera assuré par l'intégration avec les caméras : le programme indiquera les données sur la vente, le paiement reçu et d'autres informations dans les légendes du flux vidéo une information important

Ultra avancé organisations professionnelles Ils peuvent même ordonner une « reconnaissance faciale ». Le programme reconnaîtra l'acheteur à l'entrée du magasin ou à la caisse

Vous pouvez saisir rapidement les données initiales nécessaires au fonctionnement du programme. Cela se fait à l’aide d’une saisie ou d’une importation manuelle de données.

L'interface du programme est si simple que même un enfant peut la comprendre rapidement.

Nous avons réalisé l'automatisation des affaires pour de nombreuses organisations :

Langue de la version de base du programme : RUSSE

Vous pouvez également commander une version internationale du programme, dans laquelle vous pouvez saisir des informations dans N'IMPORTE QUELLE LANGUE du monde. Vous pouvez même facilement traduire l'interface vous-même, puisque tous les noms seront placés dans un fichier texte séparé.

L’un des avantages les plus importants de l’automatisation est la réduction et le contrôle du temps de travail. Pour mettre pleinement en œuvre ces deux fonctions, vous avez besoin d'un programme de notification qui ne vous permettra pas de manquer quelque chose d'important ou d'oublier de terminer une commande urgente. Elle peut également rappeler au client qu'il est temps d'effectuer un paiement ou d'envoyer les documents comptables de clôture.

Le programme de contrôle des délais deviendra votre organisateur de travail unifié, organisant automatiquement les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Certaines personnes installent à cet effet un programme de rappel régulier sur leur ordinateur. Programme professionnel contrôler les délais dans l’accomplissement de votre tâche est plus avancé. Il construit non seulement automatiquement la structure de votre emploi, mais dispose également d'un système d'alertes et de rappels.

La société Universal Accounting System a développé un logiciel qui gère facilement toutes les fonctions possibles de planification et de suivi des processus de travail. Vous pouvez essayer gratuitement le programme de rappel en mode test. Un système de comptabilité juste à temps vous indiquera quand une tâche particulière doit être terminée.

Un programme de suivi des délais offre aux employés une motivation et un contrôle supplémentaires. De plus, un tel système implique de fournir des informations correctes aux clients sur les dates d'achèvement de leurs commandes. Un programme de rappel de tâches augmente la productivité du temps de travail en disciplinant l'équipe. Dans certaines industries, un tel système est vital ; par exemple, le contrôle des délais de construction peut souvent déterminer le sort d'une installation en construction. Car le moindre retard coûtera beaucoup d’argent au développeur. Pour certaines entreprises tâche importante tient compte des dates d'expiration, qui sont également soumises à l'automatisation.

Parmi les fonctions actuelles, nous pouvons également souligner : un programme de notification des événements - fournit aux clients des informations sur les promotions, les remises, les offres spéciales, les modifications de la liste de prix, etc. ; un programme de contrôle des délais d'exécution des documents - surveille le flux des documents ; programme de notification des employés - informe des réunions, des changements dans la routine de travail, des nouvelles tâches ; Programme de comptabilité de durée de conservation – surveille la conformité des produits aux exigences opérationnelles.

Vous pouvez télécharger le programme de rappel sur notre site Internet en version démo, et pour acheter la version complète du système, contactez-nous par téléphone ou par email.

Le programme peut être utilisé par :

Programmes vidéo pour notifications et rappels

En regardant la vidéo suivante, vous pourrez rapidement vous familiariser avec les capacités du programme USU - le système comptable universel. Si vous ne voyez pas la vidéo téléchargée sur YouTube, assurez-vous de nous écrire, nous trouverons un autre moyen de montrer la vidéo de démonstration !

Anatoly Wasserman présente la nouvelle version 5.0 du programme USU

En plus des avis des utilisateurs ordinaires sur le programme USU, les avis des experts sont désormais présentés à votre attention. Anatoly Wasserman est né le 9 décembre 1952. Diplômé de l'Institut technologique de l'industrie du froid d'Odessa, avec spécialisation en ingénierie. Après avoir obtenu son diplôme, il a travaillé comme programmeur. Ensuite - un programmeur système. Il est apparu pour la première fois à l'écran en 1989 dans le club « Quoi ? Où? Quand?", alors - au Brain Ring. Dans l'émission télévisée "Own Game", il a remporté quinze victoires consécutives en 2001-2002 et est devenu le meilleur joueur de la décennie en 2004. Quintuple champion d'Ukraine dans la version sportive de « Own Game ». Quadruple champion de Moscou dans la version sportive de « My Game », médaillé de bronze de la même compétition, argent en 2017. Médaillé d'argent des « Jeux des connaisseurs » - Jeux mondiaux connaisseurs - 2010 pour « Votre jeu ».

Alexander Druz à propos du système comptable universel

En plus des avis des utilisateurs ordinaires sur le programme USU, les avis des experts sont désormais présentés à votre attention. Alexander Druz est le premier maître du jeu intellectuel "ChGK". Il a reçu six fois le prix Crystal Owl en tant que meilleur joueur du club. Gagnant du "Diamond Owl" - un prix pour le meilleur joueur. Champion de la version télévisée du Brain Ring. Dans l'émission télévisée «Own Game», il a remporté «Line Games», «Super Cup», a remporté la «III Challenge Cup» avec l'équipe et a établi un record absolu de performance en un match. Auteur et présentateur jeux d'esprit et des programmes éducatifs sur diverses chaînes de télévision.

Maxim Potashev sur l'efficacité du programme USU

En plus des avis des utilisateurs ordinaires sur le programme USU, les avis des experts sont désormais présentés à votre attention. Maxim Potashev - maître du jeu « Quoi ? Où? Quand ? », quadruple vainqueur du prix « Crystal Owl », deux fois champion du monde, triple champion de Russie, six fois champion de Moscou, triple vainqueur de l'Open de Moscou dans le jeu « ChGK ». Selon les résultats d’un vote du grand public en 2000, il a été reconnu comme le meilleur joueur des 25 années d’existence du club d’élite. 50 000 téléspectateurs du programme ont voté pour la candidature de Maxim Potashev. Il a reçu le « Big Crystal Owl » et le prix principal des jeux anniversaires - le « Diamond Star » du maître du jeu. Membre du Conseil d'Administration et depuis 2001 - Vice-Président Association internationale clubs. Par profession - mathématicien, spécialiste du marketing, coach d'affaires. Diplômé de la Faculté de Gestion et mathématiques appliquées, enseigné au Département d'économie générale et appliquée du MIPT. En août 2010, il a été élu président du Parti panrusse organisme public"Fédération des sports de pont de Russie". Dirige une société de conseil qui aide diverses organisations résoudre des problèmes liés aux ventes, au marketing, au service client et à l'optimisation des processus d'affaires.

Sergey Karyakin sur la tactique des affaires

En plus des avis des utilisateurs ordinaires sur le programme USU, les avis des experts sont désormais présentés à votre attention. Sergueï Karyakine. À l’âge de 12 ans, il devient le plus jeune grand maître de l’histoire de l’humanité. Inclus dans le livre Guinness des records. A remporté le tournoi des candidats. Vainqueur de la Coupe du Monde FIDE. Champion du monde d'échecs rapides, champion du monde de blitz. Maître honoré des sports d'Ukraine. Maître honoré des sports de Russie, Grand maître de Russie. Récompensé de l'Ordre du Mérite, degré III. Membre Chambre publique Fédération Russe VIe composition. Vainqueur répété des championnats du monde et d'Europe pour enfants et jeunes. Vainqueur et médaillé de plusieurs tournois majeurs. Champion de la XXXVIe Olympiade mondiale d'échecs en tant que membre de l'équipe ukrainienne, médaillé d'argent aux Jeux olympiques en tant que membre de l'équipe russe. Il a réalisé le meilleur résultat sur sa planche et a reçu le premier prix individuel (sur la planche 4). Champion de Russie avec le meilleur résultat au échiquier 1. Champion du monde dans l'équipe nationale russe. Demi-finaliste de la Coupe du monde. Vainqueur de plusieurs tournois internationaux.

Possibilités de suivi et de gestion des alertes et rappels

Un programme de notification automatisé surveille les délais des tâches ;
Le programme de contrôle des délais utilise un système de notifications et de rappels automatiques dans son travail ;
Le programme de contrôle des délais traite rapidement même de gros volumes d'informations ;
Le programme de notification assure la mise en œuvre d'une fonction de contrôle ;
Le programme de contrôle des délais peut fonctionner en mode multi-utilisateurs ;
Le système contrôle le flux des documents ;
Le programme réglemente clairement le délai d'exécution des tâches ;
Un programme automatisé de suivi des délais vous permet d'analyser le travail en générant des rapports ;
Le logiciel automatisé fonctionne de manière rapide et concise ;
Le programme de notification a une interface pratique et simple ;
Le programme de contrôle des délais vous permet de suivre toutes les actions effectuées dans le système par les employés de l'entreprise ;
Le système prévoit une différenciation des droits d'accès entre les utilisateurs ;
Le programme peut interagir avec d'autres formats de stockage de données électroniques ;
Un programme automatisé de surveillance des délais est plus efficace en raison de ses larges capacités de travail avec la base d'informations ;
Le système dispose d'un système pratique pour une recherche rapide, ainsi que pour le filtrage et le tri des données ;
Gestion d'entreprise utilisant Système automatisé simplifie et améliore le flux de travail.

Télécharger le logiciel d'alertes et de rappels

Vous trouverez ci-dessous les liens de téléchargement. Vous pouvez télécharger la présentation gratuitement logiciel V Format PowerPoint et version démo. De plus, la version démo présente certaines limitations : en termes de durée d'utilisation et de fonctionnalités.

Automatisation des commandes d'alertes et de rappels

Acheter ce programme, appelez-nous simplement aux numéros indiqués dans les coordonnées ou sur Skype, ou écrivez simplement une lettre. Nos spécialistes conviendront avec vous d'une configuration adaptée, prépareront un contrat et une facture de paiement.

Publié dans la collection de programmes : 02/06/2012

Système opérateur: Windows Toutes Plateformes
Taille du programme (distribution) : 10 Mo
Type de licence: Logiciel gratuit

Un outil simple pour surveiller l'exécution des commandes dans votre organisation, avec la possibilité de configurer manuellement la structure du tableau des commandes et de connecter des répertoires. Le programme vous permet de limiter les droits d'accès aux instructions des artistes ordinaires et de préparer les rapports nécessaires à la gestion de l'organisation.

Possibilités :
Un outil simple de suivi de l'exécution des commandes ;
Possibilité de configurer manuellement la structure du tableau de commandes ;
Connexion des répertoires ;
Outils pour restreindre les droits d'accès aux programmes ;
Création des rapports nécessaires à la gestion, etc.

Lors de l'ajout d'un programme au répertoire de notre site Internet, le lien vers Order Execution Control a été vérifié par un antivirus, mais comme le fichier se trouve sur le serveur du développeur ou de l'éditeur du logiciel, il peut être modifié, nous recommandons qu'avant en téléchargeant le logiciel sur votre ordinateur, vérifiez les fichiers dans l'antivirus en ligne - s'ouvrira dans une nouvelle fenêtre et sera analysé !

Vous pouvez laisser votre avis sur le programme Contrôle de l'exécution des ordres ou des commentaires, et signalez également un lien de téléchargement rompu.
Si vous avez une question sur l'utilisation du programme « Order Execution Control », vous pouvez la poser ici, car de nombreux auteurs et éditeurs de programmes surveillent les messages sur ce site !
Tous les messages publicitaires hors sujet, ainsi que les liens et numéros de téléphone seront supprimés !

Un système de contrôle automatisé permet facilement de visualiser toutes les tâches non seulement par date limite, mais aussi par exécuteur testamentaire, et ainsi de voir le chargement de chacune, et de fournir des listes de documents non exécutés avec un délai expirant qui n'ont pas encore été pris en compte par l'exécuteur testamentaire. . Le programme vous permet de différencier les droits d'accès, de préparer les rapports nécessaires à la gestion...
La configuration est configurée facilement et rapidement par l'utilisateur.

Le programme comprend les rapports suivants :
- Liste des tâches dues à une date
- Certificat de discipline d'exécution
- Tâches réalisées en violation des délais
- Tâches sous contrôle

Le programme de contrôle automatisé de l'exécution des tâches offre aux utilisateurs les fonctionnalités suivantes :
Aux gestionnaires :
. créer (enregistrer) de nouvelles fiches de tâches ;
. contrôle état récapitulatif les missions actuelles de tous les artistes et les statistiques des disciplines de performance ;
. contrôler l'avancement des tâches spécifiques pour chacun des exécutants, en tenant compte du report des délais d'exécution ;
. effectuer un échange textuel d'informations avec les interprètes pendant l'exécution de la tâche ;
. enregistrer le fait d'achèvement (tâches « clôturées ») ;
. rechercher des tâches selon divers critères ;
. consulter les archives des tâches clôturées ;
. imprimer, exporter vers MS Word et MS Excel une tâche distincte ;
. imprimer, exporter vers MS Word et MS Excel des listes de tâches selon divers critères ;

. génération de rapports sur l'exécution des tâches et la discipline de performance.

Interprètes :
. recevoir de nouvelles tâches de la direction ;
. surveiller l'état récapitulatif de vos tâches en cours ;
. effectuer un échange textuel d'informations avec la direction et les co-exécutants lors de l'exécution des tâches ;
. enregistrer le fait d'avoir terminé la tâche ;
. rechercher vos missions selon différents critères ;
. consulter les archives des tâches terminées ;
. marquage automatique des tâches en retard ;
. imprimer, exporter vers Word et Excel des listes individuelles ou de tâches selon divers critères.

A titre informatif vous pouvez, qui a une limite de temps : 50 jours, et n'a aucune limitation fonctionnelle. À la fin de la période de démonstration, vous devrez acheter une licence. Après le paiement, vous recevez par e-mail un code de licence personnel pour le programme. Il doit être renseigné au démarrage du programme dans la boîte de dialogue "Activation" et votre version démo deviendra version complète sans restrictions temporelles et fonctionnelles, le code sous licence n'est pas limité dans le temps.

Informations pour les acheteurs :

1. En achetant l'une des licences proposées pour le programme, vous pouvez installer le code de licence sur un nombre illimité d'ordinateurs (postes de travail sur le réseau).

2. Licence réseau sans restrictions, possibilité d'utiliser pour toujours la version et la licence que vous avez achetées.

3. Possibilité de télécharger gratuitement les mises à jour du logiciel pendant 1 an.

5. Vous pouvez utiliser le programme acheté dans le cadre de vos activités professionnelles.

Avantages de ce programme

Structure de base de données flexible
Vous pouvez y créer de nouvelles tables et champs (stockés et calculés), définir des listes déroulantes, attribuer des sous-tables, créer des vues et des rapports, et bien plus encore. Le système peut être configuré pour n'importe quel Domaine sans connaissances particulières.

Génération de documents bureautiques avec les données de la base de données à l'aide de modèles
Vous pouvez créer des modèles Documents Word, Formats Excel avec du texte statique, des images ainsi que des signets dans lesquels les données actuelles de la base de données seront insérées lors de la génération du document.

Stockage d'images dans une base de données et de liens vers des documents de différents formats
Chaque entrée du tableau peut être liée à des images stockées dans la base de données elle-même, ainsi qu'à des liens vers des fichiers stockés quelque part sur un serveur de fichiers, tandis que toutes les informations nécessaires seront situées dans la base de données pour faciliter la recherche, le filtrage et la classification des documents.

Interface utilisateur pratique et hautement personnalisable
Vous pouvez trier, filtrer, rechercher des enregistrements par n'importe quel champ, modifier l'ordre et la largeur des champs, la hauteur des lignes, définir des règles de couleur pour les lignes et les cellules, des formules pour calculer les totaux et créer une arborescence basée sur des champs donnés. Vous pouvez effectuer des saisies soit directement dans le tableau (style Excel), soit via un formulaire séparé, personnalisable de manière flexible.

Filtres, tri, champs calculés, vues
Conditions de filtrage des données flexibles maximales, nombreuses valeurs prédéfinies ("commence par", "contient", "aujourd'hui", "hier"...). Différents ensembles de filtres peuvent être enregistrés dans des fichiers pour réutilisation. La possibilité de définir des formules pour les champs calculés (y compris les expressions SQL) et de créer des vues de table qui affichent les champs de différentes tables et champs calculés.

Création et configuration de rapports et de rappels pour diverses conditions
Vous pouvez définir des règles de rappel selon lesquelles un formulaire de rappel sera présenté à un utilisateur particulier.

Mode réseau et multijoueur
Lors de l'utilisation du mode multi-utilisateurs, les droits d'accès sont configurés de manière flexible pour chaque utilisateur en fonction des paramètres suivants : visibilité et disponibilité des éléments de menu, des onglets principaux, des tableaux, des champs et des enregistrements pour la visualisation et l'édition.

Importation et exportation de données
L'importation de données tabulaires à partir de fichiers Excel et Access est prise en charge. L'export est possible en Word, Excel, HTML.

SGBD standard Microsoft Access ou Microsoft SQL Server
Pas de « boîtes noires ». Nous avons un format de stockage de données standard - MS Access ou client-serveur MS SQL Server. Ces deux SGBD sont très fiables, constituent des normes reconnues et sont leaders dans leur catégorie. Cela offre des avantages par rapport aux formats fermés : la possibilité d'administrer, d'affiner, d'optimiser, d'intégrer à d'autres systèmes... Vous pouvez ajouter des boutons personnalisés dans le programme, une fois sélectionnés, les actions nécessaires seront effectuées (par exemple, certaines fonctionnent directement avec le base de données, lancement d'applications tierces, etc.).

Pour commencer, rappelons les règles de suivi de l'exécution des commandes, que nous commencerons plus tard à automatiser à l'aide des capacités standards de MS Excel.

Il existe un contrôle sur l'essence de la résolution des problèmes et un contrôle sur les délais d'exécution des tâches.

Contrôle substantiel

Le contrôle au fond est une évaluation de la manière dont le problème a été résolu correctement, avec succès et complètement. Ce contrôle est exercé par le chef (d'une institution ou d'un département) ou d'une personne spécialement autorisée. La responsabilité de la résolution correcte et rapide des problèmes reflétés dans les documents incombe aux chefs des divisions structurelles et aux employés chargés de l'exécution du document. L'interprète habituellement :

indiqué dans la résolution du gestionnaire sur un document (par exemple, sur une lettre entrante, sur la candidature d’un employé) ou
est écrit directement dans le texte de la commande (généralement dans la commande/le protocole, les instructions individuelles sont rédigées sous forme de paragraphes indépendants du texte et formulées de telle manière qu'il soit immédiatement clair quoi, à qui et quand doit être fait ; en conséquence, chaque élément - tâche/instruction est mis sous contrôle séparément),
lorsque l'interprète n'est pas directement désigné, il est déterminé en fonction de la répartition des responsabilités dans l'organisation.

Si plusieurs exécuteurs testamentaires sont indiqués dans la résolution/instruction du gérant, la personne indiquée en premier dans la résolution est responsable de l'exécution du document/instruction et, en conséquence, de l'organisation de son exécution.

Les instructions peuvent découler du texte du document, ou elles peuvent être « indépendantes », c'est-à-dire sans papiers et pourtant soumis au contrôle de leur exécution. Si la commande est créée sur la base d'un document, elle contient un lien vers le document de base (voir remplissage des quatre premières colonnes du tableau de la figure 1). Des instructions sont émises par les managers à tous les niveaux. Cependant, chaque organisation décide elle-même quels documents/instructions mettre sous contrôle. Ce sont généralement toutes des instructions du chef de l'organisation et de ses adjoints. Plus le nombre de documents dans une organisation est élevé, plus il est important de rationaliser le travail de contrôle de l'exécution des documents et plus l'organisation aborde de manière sélective la solution à la question « que allons-nous contrôler » - le juste milieu est ici important . Ainsi, le contrôle est généralement placé sur l'exécution des instructions de la première personne, ce qui est effectué par le service de l'établissement d'enseignement préscolaire ou par le secrétaire.

Les instructions doivent être formulées de manière claire et sans ambiguïté :

la commande elle-même ;
délai d'exécution;
exécuteur testamentaire (il est possible que plusieurs personnes exécutent une ordonnance, l'une d'elles est alors nommée exécuteur responsable et les autres sont considérées comme co-exécuteurs).

Lors de la formation des instructions, il est conseillé de respecter règles simples: les formulations doivent être brèves, succinctes, éliminant toute ambiguïté d'interprétation et avoir un résultat clairement défini et mesurable.

Pendant l'exécution de l'ordre, les actions suivantes sont possibles :

l'auteur peut modifier le délai de réalisation de la commande ;
l'auteur peut changer l'exécuteur responsable de la mission ;
les interprètes créent des rapports sur les résultats de l'exécution ;
l'auteur a la possibilité de renvoyer l'ordre pour révision ou d'approuver le résultat de l'exécution.

Si la tâche a été répartie entre les co-exécuteurs, l'exécuteur responsable reçoit ses rapports de performance. C'est lui qui génère le rapport unique final au nom de et l'envoie à l'auteur.

Contrôle des délais

Le contrôle des délais d'exécution des actes/commandes est effectué par le service support documentaire direction (DOW), et dans une petite organisation - une secrétaire.

La technologie de suivi des délais peut être divisée selon les procédures suivantes :

enregistrement de tous les documents, instructions, instructions et missions de gestion mis sous contrôle ;
vérifier la remise dans les délais du document à l'exécuteur testamentaire ;
ajustement des données sur les documents contrôlés lorsque les délais d'exécution changent, les documents sont transférés d'exécuteur à exécuteur, de division en division (nous enregistrons cela dans le champ « Statut d'exécution », voir Figure 1) ;
rappel aux artistes interprètes et chefs de service de la présence de documents et d'instructions non remplis ;
informer les gestionnaires (divisions et organisations) de l'état et de l'avancement de l'exécution des documents ;
saisir des données sur l'exécution des documents;
analyse de l'état des lieux et du niveau de discipline de performance pour l'organisation dans son ensemble, par divisions structurelles, spécialistes, types de documents et autres aspects.

Délais les documents peuvent être définis :

Comme vous pouvez le constater, le délai d'exécution d'une commande est généralement fixé par son auteur. Il est admis que les commandes contenant des instructions "instamment", sont soumis à exécution dans un délai de 3 jours. L'instruction « dans les meilleurs délais » prévoit un délai d'un jour pour l'exécution de la commande. Si la date d'exécution n'est pas précisée dans la commande, il est soumis à exécution dans un délai d'1 mois à compter de la date de sa signature (jusqu'à la date correspondante du mois suivant, et si en le mois prochain il n'y a pas de tel numéro, alors jusqu'à ce que dernier jour mois). Si le dernier jour du délai d’exécution de l’ordre tombe un jour non ouvré, celui-ci est soumis à exécution le jour ouvrable précédent.

Pour les documents contenant tâche difficile, des délais longs peuvent être fixés (plusieurs mois, six mois, un an). Dans ce cas il faut divisez la mission en étapes et suivez l'achèvement de la tâche étape par étape.

Le contrôle des termes comprend :

contrôle actuel,
utile et
contrôle final.

Les principaux types de contrôle sont courants et préventifs.

Sous contrôle actuel comprendre la préparation quotidienne des informations sur les documents qui expirent aujourd'hui. Le contrôle en cours est effectué en vérifiant quotidiennement l'avancement du document et en rappelant à l'entrepreneur l'expiration du délai d'exécution et la nécessité d'achever les travaux sur le document. Les responsables du contrôle d'exécution (dans une petite entreprise - un secrétaire) identifient et dressent quotidiennement, généralement au début de la journée de travail, une liste des documents dont les délais expirent aujourd'hui.

Le contrôle actuel aide à créer un plan de travail pour la journée. Il montre immédiatement quelles tâches doivent être accomplies aujourd'hui (résoudre un problème lors d'une réunion, signer un document, envoyer un fax, etc.). Ainsi, le contrôle des délais d'exécution des documents est une fonction nécessairement prévue dans Description de l'emploi secrétaire du gérant. Chaque jour, identifiant les documents dont les délais sont sur le point d'expirer, le secrétaire découvre la possibilité de résoudre le problème dans les meilleurs délais et, en cas de non-respect des délais, en informe le responsable.

Pendant contrôle préventif des rapports sont établis et les exécuteurs testamentaires sont prévenus sur les documents dont le délai d'exécution expire dans 2-3 jours (dans notre organisation nous le faisons 4 jours à l'avance) jours calendaires). Et puis l'employé a encore le temps de résoudre le problème en temps opportun.

Le poste de contrôle est très important. Seule l'orientation du contrôle vers l'aide aux salariés, et non vers l'identification des manquements, la volonté d'aider, de rappeler et de ne pas incriminer, peuvent assurer la plus grande efficacité du service de contrôle.

Un contrôle systématique de l'exécution, effectué habilement et correctement par un employé qui rappelle avec tact que le document est nécessaire à temps, que la prospérité de l'entreprise dépend de la résolution rapide du problème, etc., souligne la nécessité de cet employé et ses efforts. De plus, la « fiche de temps » aide à planifier la journée de travail du manager, car elle reflète les événements et les tâches pour une date donnée.

Si à la réception d'un document ou lors de son exécution par l'entrepreneur, il apparaît qu'il est impossible de l'exécuter à temps, cela est signalé au gestionnaire (l'auteur d'une telle commande), qui a le droit de reporter le délai de exécution du document. Si le gérant prolonge le délai, le secrétaire, conformément à ses instructions, inscrit sur le formulaire d'inscription nouveau mandat exécution.

La question du report du délai d'exécution d'un document doit être posée au plus tard 1 jour avant l'expiration de la date butoir. Le report rétroactif du délai n’est pas autorisé et est en principe impossible dans les systèmes automatisés.

Pour les documents avec une période d'exécution longue (plusieurs mois), les étapes intermédiaires d'exécution peuvent être suivies en enregistrant des informations sur l'avancement de l'exécution (nous le faisons dans le champ « Statut d'exécution » de la fiche d'enregistrement du document).

Souvent, la solution au problème nécessite opération séquentielle sur un document de plusieurs exécuteurs testamentaires ou coordination d'un document avec plusieurs services. Dans ces cas, la durée pendant laquelle le document est détenu par chaque exécuteur doit être contrôlée. Lors du transfert d'un document, le fait du transfert doit être enregistré. L'inscription est généralement effectuée par le secrétaire de l'unité transmettant le document. Nous reflétons le mouvement du document et la date de son transfert dans le champ « Statut d'exécution ».

Lorsque des documents avec des délais expirés apparaissent leur liste est imprimée le jour même et communiquée au gérant.

Si le droit d'enregistrer des documents peut être accordé à un large éventail d'employés, les modifications reflétant l'avancement de son exécution sont généralement effectuées par un seul employé responsable : le secrétaire-assistant ou un spécialiste de l'établissement d'enseignement préscolaire.

Supprimer un document du contrôle effectué uniquement après l'exécution complète du document : exécution de la résolution du gérant, préparation d'un document de réponse, réception d'une réponse au document sortant ou autre confirmation documentée du fait de l'exécution. Le résultat de l'exécution de l'acte doit être inscrit sur la carte d'enregistrement (par exemple, « une invitation a été envoyée », « une lettre a été envoyée de... N°... », etc.). La carte d'enregistrement contient également des informations sur la date d'exécution de l'acte et indique le numéro de dossier selon la nomenclature dans laquelle l'acte exécuté est déposé.

À contrôle final inclure travail analytique résumer la discipline de performance et les résultats de performance des employés d'un département ou d'une organisation dans son ensemble. Le contrôle final est effectué par des employés (service) chargés du suivi de l'exécution, ou par le secrétaire de l'organisme à une fréquence donnée (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle). Les résultats du contrôle ultérieur sont reflétés dans les rapports finaux quantitatifs et répertoriant l'état d'exécution des tâches (documents contrôlés). Cela permet à la direction de savoir ce que fait un employé (division) en particulier et comment les choses se passent dans un domaine d'activité spécifique (résolution d'un problème particulier).

Le contrôle final, en combinaison obligatoire avec le contrôle préventif, est un facteur stimulant pour accroître la discipline des salariés.

Exemple de contrôle des commandes à l'aide de MS Excel

Nous allons maintenant montrer ce qui peut être automatisé à l'aide des fonctionnalités standard de MS Excel. Pour commencer, ouvrez un nouveau classeur MS Excel et créer une table dedans avec les champs/colonnes/graphiques illustrés dans la figure 1. Il s'agit du tableau principal qui affiche des informations sur le contrôle en temps opportun de l'exécution des commandes dans notre organisation.

Ensuite, dans une cellule séparée, entrez une formule afin que lorsque vous ouvrez cette feuille MS Excel, elle soit toujours au-dessus du tableau. la date actuelle était affichée(indiqué par le numéro 1 sur la figure 1). Ensuite, cela nous sera utile dans travail quotidien avec un tableau. Vous pouvez le faire de deux manières :

Figure 2

Réduire le spectacle

Dans ce tableau, vous pouvez filtrer les lignes (c'est-à-dire les commandes contrôlées) selon différents critères. Mais pour ce faire, vous devez activer le filtre :

figure 3

Bouton à l'écran pour activer un filtre dans MS Excel 2007 et 2010

Réduire le spectacle

Figure 4

Critères de filtrage des lignes du tableau par contenu de colonne dans MS Excel 2007 et 2010

Réduire le spectacle

Les critères de filtrage indiqués ci-dessus sont apparus suite au clic sur le bouton de filtre carré gris dans la colonne « Artistes » (marqué du chiffre 1). Les cellules de cette colonne sont remplies de texte, le programme nous a donc proposé les choix suivants :

2 - premièrement, nous pouvons filtrer un ou plusieurs interprètes, en laissant des « coches » uniquement pour eux ; nous pouvons également sélectionner uniquement les lignes vides, en laissant une « coche » uniquement dans le dernier élément de la liste ; si nous laissons la case à cocher sur la position « Tout sélectionner », alors il n'y aura pas de filtrage selon ce critère (cela est maintenant montré sur la figure) ;

3 - deuxièmement, vous pouvez filtrer par le texte contenu dans les cellules de la colonne, cependant, ce critère est plus adapté lorsque l'on travaille avec la colonne " Résumé» document, etc. Par exemple, si nous ne nous souvenons pas exactement du titre, mais que nous nous souvenons du mot-clé qui devrait y figurer, nous devons alors sélectionner l'élément « contient... » et taper ce mot sans sa terminaison, puis en conséquence le filtre, seules les lignes qui ont dans le champ « Résumé » il y a un mot que nous avons tapé avec des terminaisons différentes.

Vous pouvez supprimer le filtre en sélectionnant la commande du même nom - indiquée par le chiffre 6. Si vous avez filtré les lignes en spécifiant différents critères de sélection dans plusieurs colonnes, la sélection de cette commande une fois supprimera le filtre uniquement dans la colonne où vous avez sélectionné ce filtre. une commande, avec les filtres restants dans d'autres colonnes, restera valide - chacun d'eux doit être supprimé individuellement. Dans les colonnes dans lesquelles le filtre est activé, le bouton d'appel du filtre change son image en bouton de filtre activé.

Si la colonne par le contenu de laquelle nous voulons filtrer les lignes du tableau est remplie de dates, alors au lieu d'un filtre de texte, le programme nous en proposera un autre - spécial pour les dates - indiqué par le chiffre 4 : nous pouvons sélectionner non seulement un date précise, mais aussi postérieure ou antérieure à une date ou une période de temps limitée, hier, aujourd'hui ou demain, etc.

Notre tableau comporte 3 colonnes avec des dates.

Le filtre numérique (indiqué par le chiffre 5) est spécialement conçu pour fonctionner avec des colonnes dont le contenu est des chiffres (dans notre cas, il s'agit du numéro d'enregistrement du document).

Figure 5

Critères de filtrage des lignes du tableau par contenu de colonne dans MS Excel 2003

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Dans MS Excel 2003, un filtre par contenu de colonne est appelé par le même bouton à l'écran que dans les versions ultérieures du programme, mais cliquer dessus ouvre une liste générale pour sélectionner une valeur de cellule spécifique ou définir plus conditions difficiles le filtrage, déjà personnalisé individuellement pour le texte, les dates ou les chiffres, est lancé dans une fenêtre d'écran séparée après avoir sélectionné l'élément « (Condition...) » dans la liste.

Les figures 4 et 5 montrent clairement Sur quels critères pouvons-nous désormais filtrer ? lignes de tableau dans MS Excel différentes versions. Nous pourrons filtrer les commandes par exécuteur, leurs auteurs, les délais, les données des documents contrôlés et toute autre information saisie dans un tableur. De plus, il sera possible de filtrer simultanément selon plusieurs critères, par exemple :

Pour quelles commandes le délai expire-t-il aujourd'hui pour un entrepreneur spécifique :
À qui notre leader élu a-t-il donné des instructions ce mois-ci :

Nous allons maintenant vous apprendre comment configurer le programme de sorte que lorsque vous ouvrez un fichier recevoir automatiquement des informations sur les commandes qui doivent être exécutées, par exemple après 4 jours, d'en informer les artistes à l'avance. Pour ce faire, nous avons prévu une colonne spéciale dans le tableau, que nous avons appelée « Période de distribution ». Maintenant, configurons-le :

sélectionnez la cellule I6 (dans la première ligne de la colonne personnalisée) et tapez-y le signe « = » ;
cliquez avec la souris sur la cellule J6 adjacente (dans la même ligne, mais dans la colonne « Date d'échéance ») et vous verrez qu'elle est incluse dans la formule de calcul du contenu de la cellule I6 ;
puis continuez à ajouter la formule à vos favoris en tapant « -4 » sur le clavier ;
Ceci termine le remplissage de la formule (son État actuel est toujours visible dans la barre de formule située au-dessus de la feuille Excel, voir symbole 1 sur la figure 7, on obtient « =j6-4 »). Maintenant, appuyez sur votre clavier Entrer- et le résultat du calcul de la formule intégrée apparaîtra dans la cellule du tableau ;
après cela, la formule peut être copiée dans les lignes suivantes du tableau, puis dans celles-ci dans la colonne « Date limite de distribution », la date sera toujours 4 jours plus tôt que dans la colonne « Date d'échéance » : pointez la souris en bas à droite coin de la cellule I6 (tandis que le pointeur "souris" doit prendre la forme d'une croix noire en gras), appuyez sur le bouton gauche de la souris et, sans le relâcher, faites glisser jusqu'à la fin de la colonne, puis relâchez le bouton. Dans la colonne I, vous verrez les dates de tous les avertissements requis (numéro 2 dans la figure 7) ;
Ensuite, vous pouvez vous assurer que dans la colonne « Période de distribution » les cellules avec celles en cours sont automatiquement surlignées en couleur, c'est-à-dire les dates d'aujourd'hui (le 1er octobre, ce seront quelques cellules, et le 2 octobre, des cellules différentes, etc.). Pour ce faire, vous devez utiliser la fonction de formatage conditionnel. Dans MS Excel 2007 ou 2010, cela se fait comme ceci :
- sélectionnez toutes les cellules du tableau dans la colonne « Période de distribution » située sous « l'en-tête » ;
- cliquez sur le bouton Mise en forme conditionnelle en groupe modes sur l'onglet maison(voir Figure 6), sélectionnez la commande Règles de sélection des cellules, et dans le panneau qui s'ouvre à gauche ou à droite, sélectionnez la commande date. Une boîte de dialogue du même nom s'ouvrira, dans laquelle se trouvent deux listes (Figure 8) : à gauche, vous devez sélectionner une position Aujourd'hui, et à droite - un moyen de formater les cellules qui satisfont à cette condition, par exemple, Remplissage rouge clair et texte rouge foncé. Cliquez ensuite D'accord.

La figure 8 montre à quoi ressemble le tableau fini avec une mise en forme conditionnelle. En ouvrant ce tableau, par exemple, le 13 août 2012, un spécialiste peut facilement déterminer quelles notifications sont envoyées.

Vous pouvez prévoir la présence de la dernière colonne « technique » du tableau, dans laquelle vous devrez placer le chiffre 1 dans chaque ligne. Ensuite, lors du filtrage selon un ou plusieurs critères, vous compterez toujours rapidement le nombre de lignes filtrées. Pour ce faire, sélectionnez les cellules restantes à l'écran avec la souris dans cette colonne - MS Excel calculera la somme de leurs valeurs et l'écrira dans la ligne de référence inférieure sous la feuille Excel.

Figure 6

Mise en forme conditionnelle

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Les délais d'exécution des documents peuvent être interprétés différemment. Par exemple, à partir de quel moment le calcul du terme doit-il commencer (à partir du jour de l'émission de l'ordre ou du lendemain) ? Faut-il le compter en jours calendaires ou ouvrés ? Que faire des documents dont la date limite tombe le week-end ? Que se passe-t-il si le délai n’est pas du tout précisé ? Toutes ces questions trouvent une réponse détaillée et beaucoup sont expliquées avec des exemples (16 au total) dans l'article « Comment déterminer les délais ? "à la page 12 du magazine n°8" 2011

Il est irréaliste de contrôler l'exécution de tous les documents de l'organisation. Ainsi, des recommandations pour déterminer la liste des documents soumis au contrôle d'exécution vous aideront. Vous apprendrez quels délais sont habituellement fixés et comment cela se fait, ainsi que comment contrôler les ordres verbaux. Voir l’article « Que va-t-on contrôler ? "à la page 30 du magazine n°7" 2011