Кой изготвя щатното разписание за организацията? Щатна маса

Здравейте! Чували ли сте някога за такъв документ като " Щатна масаорганизация"? Но това е документ, въз основа на който се изчисляват заплатите, както и се назначават и освобождават служители. Сега ще се опитаме да говорим подробно за това какви функции изпълнява SR и как да го съставим правилно.

Какво е „щатно разписание“

Всеки от вас поне веднъж в живота си е бил в отдела по човешки ресурси на дадено предприятие. Вероятно сте виждали безброй папки и лични файлове на служители. Със сигурност мнозина се интересуваха как служителите на този отдел събират и запомнят информация за всички позиции, служители и т.н.

И всичко е съвсем просто. Те имат документ, наречен щатно разписание.

Щатна маса (SH)- това е регулаторен документ, който предоставя информация за всички позиции на предприятието, броя служители на пълен работен ден, размера на техните тарифни ставки и размера на надбавките.

С други думи, това е документ, който съдържа обобщена информация за броя на служителите на предприятието и наличните позиции. Освен това таблицата с персонала показва размера заплатиза всяка позиция, като се вземат предвид всички приложими надбавки.
Много често този документ помага на ръководителите на предприятия по време на съдебни производства. Например, поради принудително съкращаване на персонала, работник е уволнен и той е подал документи бивши лидериухажвам. В този случай ShR е пряко доказателство за законосъобразността на действията на ответника.

Поради важността на този документ, всички страници са номерирани, зашнуровани и запечатани.

Изтеглете примерна заповед за одобрение на щатното разписание

Изтеглете формуляр за персонал N T-3

Кадрови функции

Като всеки документ, ShR изпълнява редица функции. Основните са:

Възможност за организиране на работното време на персонала;
Изчисляване на месечните заплати на служителите;
Официално регистриране на новоназначените служители;
Спазване на правилата на вътрешния дневен режим;
Преместване на регистрирани служители от една длъжност на друга и др.

Щатното разписание е задължителен документ

Всяко предприятие има голям бройдокументация. Има документи, които се поддържат безотказно, а има и такива, които се създават по необходимост. На въпроса „Задължителен документ ли е ShR?“ не е възможно да се даде категоричен отговор.

Това се дължи на факта, че кодексът на труда не изисква наличието на работна сила в предприятието. Но ако разгледаме този въпрос въз основа на изискванията на Roskomstat, се оказва, че този документ е необходим, защото това е основната документация за осчетоводяване на плащанията на заплатите.

Въпреки че законодателството никъде не определя ясни правила, повечето организации провеждат този виддокументация. В края на краищата основната част от държавните проверки започва с изучаването на СР.

Всъщност наличието на този документ улеснява живота не само на инспекторите, но и на ръководителите, човешките ресурси и счетоводните отдели.

Какъв е срокът на валидност на щатното разписание?

Нито един официален документТочният срок на валидност на ShR не е посочен. Самият управител има право да посочи периода, в който е съставен този документ. Най-често се преработва всяка година и влиза в сила на 1 януари. При изготвянето на ShR се посочва датата на неговата валидност. Но ако не посочите дата, тогава документът се счита за неограничен и не е необходимо да се преработва.

Колко и къде се съхранява таблицата с персонала?

Въз основа на постановлението на Федералния архив, ShR след изтичане трябва да се съхранява в предприятието в продължение на 3 години. А срокът на годност на договореностите за персонал е 75 години.

Подреждане на персонала– незадължителен документ за всяко предприятие, който се създава на базата на щатното разписание. Той е мобилна версия ShR и включва още подробна информацияза служителите на компанията (посочете пълното име на работниците, групата с увреждания и др.).

Който се гримира

Преди да започне да създава документ, мениджърът издава заповед за промяна на таблицата с персонала, където назначава служител, който ще го изготви.

Това може да бъде абсолютно всеки служител на организацията. Но най-често такава работа се поверява на служители на отдела по персонала, счетоводния отдел или инженер по трудови стандарти.

Колко копия на ShR трябва да бъдат в производство?

При съставяне на СР се прави един екземпляр. По този начин оригиналът и копието трябва да се съхраняват в отдел „Човешки ресурси“ и счетоводство.

Промяна на персонала

Понякога е необходимо да се направят промени в съществуващия SR. Това се прави в няколко случая:

Ако има реорганизация на дружеството;
Ако трябва да оптимизирате и подобрите трудова дейностконтролни апарати;
Ако направените промени в законодателството изискват задължителни изменения в ShR;
При промени в щатните позиции ;
Промени в позицията в щатното разписание;
Промени в заплатата в щатното разписание.

Ако промените са незначителни и не изискват създаване на нов HR, тогава мениджърът издава заповед за изменение на щатното разписание. След което отговорният служител прави промени в текущия документ.

Когато правите промени в таблицата с персонала, ръководството не е длъжно да уведомява служителите писмено.

Вторият начин за извършване на промени е създаването на нов ShR.

За всякакви промени в SR трябва да се направят промени в трудовите книжки и личните карти на служителите. Преди да направите това, трябва да получите писмено разрешение за това действие от служителите.

Например, ако формулировката на длъжността се промени леко, служителят трябва да бъде уведомен писмено. Едва след това се правят промени в него трудова книжка.

Ако промените касаят размера на заплатите, в този случай служителят се уведомява писмено 2 месеца предварително. Тези промени се правят едновременно в трудовия договор.

Има ли задължителна щатна форма?

За съставяне на СР най-често се използва унифицираната. Това е форма - таблица, в която трябва да въведете данни.

Повечето организации приемат формуляра T-3 като основа и го „персонализират“, за да пасне на тяхното предприятие. Това е позволено, т.е. унифицираната форма на този документ не е задължителна.

В случаите, когато предприятието има държавна униформауправление, тогава таблицата с персонала се съставя според всички правила.

Структура на щатното разписание на организацията

СР се състои от „заглавка“, таблица и данни на хората, подписали този документ.

Първата част на документите съдържа следната информация:

Име на организацията, съгласно учредителните документи;
Началната дата на ShR, неговият номер и срок на валидност. Номерирането може да се задава произволно.
Дата и номер на заповедта за утвърждаване на щатното разписание;
Общ персонал.

Втората част е колекция от данни за всички позиции. Ще го разгледаме малко по-късно.

Третата част съдържа имената и длъжностите на хората, подписали този документ. Най-често това е ръководителят на отдела за персонал и главният счетоводител.

Как да създадете график на персонала

Надяваме се, че никой не е имал въпроси при попълването на „заглавката“, така че нека преминем към попълването на самата таблица.

1 колона . Име на структурната единица.Те трябва да бъдат изброени по ред на подчинение. Например администрация, секретариат, финансов отдел, счетоводство и др.;

2 броя. Код на отдела.Номерираме разделенията отгоре надолу (01,02,03 и т.н.);

3 броя. Длъжност.Данните трябва да бъдат въведени именителен падежбез съкращения, в единствено число, ръководейки се от квалификационни и тарифни справочници;

4 броя . Брой щатни единици.Тази колона показва колко хора на една позиция са необходими на предприятието. Тази стойност може да бъде цяло число или дроб. Например 2,5 може да означава, че 2 служители ще работят на пълен работен ден и един на непълно работно време;

5-ти граф . Размерът на заплатата, тарифната ставка или бонусите.Посочва се в рубли за всяка позиция. Ако например работят 2 счетоводители, но мениджърът им плаща различни заплати, тогава в таблицата с персонала се посочва една заплата, а в колоната за надбавки са посочени допълнителни плащания. Тоест, заплатата на работниците на една и съща позиция трябва да бъде еднаква;

6, 7, 8 колони . Надбавки за специални условия на труд.Може да не съществуват, тогава в колоните се поставят тирета. Но ако служителят работи през нощта, почивни дни, почиства банята. възли и пр., то по закон трябва да му се плати определено обезщетение;

9-ти граф. Само за месец.Данните в колони 5,6,7,8 се сумират, след което се умножават по броя на щатните единици за всяка длъжност;

10-ти граф . Забележка.Може да се посочи местен регулаторен акт, въз основа на който се изплащат заплатите;

След като въведете данните, трябва да обобщите резултатите 4 И 9 колона. По този начин откриваме броя на щатните единици в щатната таблица и месечния фонд за заплати.

Утвърждаване на щатното разписание

Съгласно правилата за одобряване на таблицата с персонала, след съставяне и проверка на всички данни, HR се подписва от мениджъра, главния счетоводител и ръководителя на отдела за персонал. След това ръководителят на предприятието издава заповед за въвеждане на този документ в сила.

Заключение

СР не е задължителен, но много важен документ за всяка организация. Въз основа на него можете или да приемете нов. Освен това с негова помощ се изчисляват заплатите на служителите на компанията.

Този документ не е строго регламентиран, така че може да бъде „персонализиран“ за всяка организация и променен, ако е необходимо. Това е спасение за един мениджър по време на проверки от държавни органи.

HR директор на групата компании Belaya Dacha

Вече повече от две години в Русия се използва единна форма пълен работен ден графици. Преди влизането в сила на Резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 06.04.2001 г. № 26, всяка организация състави този местен регулаторен акт по свой начин. Законодателен акт преди 2001 г федерално ниво, което би установило форма и ред съставяне пълен работен ден графициза всички организации без изключение, не съществува. За дълго време, обвързване пълен работен ден графици, особено за малки и средни фирми, като цяло е поставен под въпрос.

През април 2001 г. служителите на персонала най-накрая получиха официален отговор на въпроса какво трябва да бъде редовен график. И с приемане Труд кодРуската федерация, съмненията относно обвързващия характер на този документ за организацията напълно изчезнаха.

Нека се опитаме да разберем заедно как да го направим правилно изготвям редовен графики работи с него.

Какво се разбира под „персонал“ и „щат“?

състояние- това е съставът на служителите на организацията, определен от ръководството за определен период.

Различни източници дават различни дефиниции на понятието „персонал“, но по принцип същността им се свежда до следното: щатно разписание- това е организационно-административен документ, който отразява структурата на организацията и съдържа списък на длъжностите с посочване на техния брой и нива на заплати. Също така таблицата с персонал 1 отразява размера на надбавките и допълнителните плащания, които съществуват в дадена организация по отношение на конкретни позиции.

Кой трябва да състави СР и да направи промени в него?

Все още няма яснота по този въпрос. В различни организации функциите за съставяне на таблици с персонал се изпълняват от различни структурни звена. Когато възлага отговорността за формирането на персонала на служителите на всяка структурна единица, ръководството често се основава на размера на организацията. Днес в Русия има както големи организации с персонал от над 500 души, така и малки предприятия с не повече от 50 служители. Има и предприемачи без образование юридическо лицекоито наемат наемни работници. Тъй като повечето малки фирми и индивидуални предприемачиНяма отдели по персонала, няма отдели за организация и възнаграждения, тогава таблицата с персонала се съставя от счетоводен персонал, мениджъри или самите предприемачи. В средните предприятия (от 100 души), като правило, има отдел за персонала или служба за персонала и съответно функциите за изготвяне и извършване на промени в таблицата с персонала се прехвърлят към тях (но често има случаи, когато счетоводният персонал отново участва в съставянето и промяната на щатното разписание).

IN големи компанииИмайки в състава си както отдели за персонал или служби за персонал, така и отдели за организация и възнаграждения, посочените отдели се занимават с разработването на таблицата с персонала.

Трябва да се отбележи, че формирането на таблицата с персонала е доста сложен процес, състоящ се от няколко етапа и изискващ участието не само на специалисти по човешки ресурси, но и на икономисти.

Откъде започва подготовката на ShR?

Преди да започнете да изготвяте таблица за персонала, трябва да вземете решение за организационната структура на предприятието. Организационна структурае схематично представяне на структурни подразделения. Този документ отразява всички подразделения на организацията и схематично очертава реда на тяхното подчинение. Организационната структура може също да отразява както вертикални, така и хоризонтални връзки между отделите.

Проблематично е ясно да се посочи къде са границите на отговорността за изготвяне на таблицата с персонала, но ще се опитаме да разграничим някои етапи от изготвянето на HR и в същото време да попълним унифицирания формуляр № T-3.

Откъде да започна да попълвам унифицирания формуляр?

Попълването на унифициран формуляр T-3 „Таблица на персонала“ трябва да започне с името на организацията - то трябва да бъде посочено в строго съответствие с името, което се появява в учредителните документи. В случай, че организацията има както пълно, така и съкратено име, използването на всяко име е разрешено. За да се избегнат въпроси и противоречиви ситуации, препоръчително е да се установят правилата за попълване на подробности в местен регулаторен акт относно документацията и документооборота (правила, инструкции).

Следва номерът на документа. За организации, в които таблицата с персонал често се променя, препоръчително е да се въведе отделно номериране за таблицата с персонал с буквено обозначение (например „shr“).

Датата на документа се въвежда в специално определена колона под формата „дд.мм.гггг“. Датата на таблицата с персонала не винаги съвпада с началния час на нейната валидност, следователно унифицираният формуляр съдържа колона „Таблица с персонал за „____“_______ 20, т.е. на определена дата, от която влиза в сила щатното разписание.

Резолюцията на Държавния комитет по статистика на Русия, която въведе унифициран формуляр № Т-3, предвижда одобряване на таблицата с персонала със заповед на ръководителя на организацията. За целта в отделна колона се вписват датата и номерът на заповедта, броят на щатните единици и месечната ведомост.

Какво е името на структурната единица?

Първата колона на унифицираната форма се нарича „Наименование на структурната единица“. Ако говорим за търговска организация, тогава по правило няма ограничения в имената на структурните подразделения, с изключение на изискванията за терминология и общоприетите понятия и определения (не е желателно да се назовават структурни подразделения, които са слабо разбрани с чужди думи). Има обаче организации, в които редица обезщетения се предоставят на служителите при пенсиониране (например медицински и образователни институции, предприятия, които включват производствени съоръжения с опасни условия на труд). Следователно задачата за правилното отразяване на имената на структурните звена в таблицата с персонала пада върху отдела по човешки ресурси или отдела за организация и възнаграждения. За да се улесни работата в тази насока, има индустриални класификатори на опасни производства или номенклатура на имената на структурните подразделения, както и тарифни и квалификационни справочници, общоруски класификатори, Списък № 1 на отрасли, работи, професии, длъжности и показатели при работа под земята, при работа с особено опасни и особено опасни тежки условия на труд, заетостта при която дава право на пенсия за старост (старост) при преференциални условия и списък № 2 на отрасли, работни места, професии, длъжности и показатели с вредни и тежки условия на труд, заетостта при които дава право на пенсия за старост (старост) при преференциални условия.

Имената на отделите са посочени по групи:

управленска или административна част (такива подразделения включват дирекцията, счетоводството, отдела за персонал и др.);
производствени единици;
спомагателни или обслужващи единици.

По правило местоположението на имената на структурните звена в повечето организации съответства на този ред. Изключение правят предприятията, чиято основна дейност е търговия. В такива компании няма производствени отдели, но има търговски отдели или търговски отдели, които са тясно свързани с логистичните отдели (последните в случая са сервизни отдели).

Поддържащите отдели обикновено включват отдел за доставки, ремонтни услуги и др.

Какво е „код на структурна единица“?

Кодът на структурната единица обикновено показва местоположението на структурната единица в йерархичната структура на организацията. Предназначен е и за удобство при управление на документи (особено за големи предприятия). Чрез кодиране се посочва мястото на по-малките единици в структурата на големите. Например в отделите има дирекции, в отделите има отдели, в отделите има групи. Ако даден отдел е обозначен с цифров код 01, тогава отделът в рамките на отдела съответно ще бъде номериран с 01.01. Отделите и групите се обозначават по същия начин.

Как да попълните колоната „Професия (позиция)“?

Тази колона се попълва в строго съответствие с тарифните и квалификационните справочници и Общоруския класификатор на длъжностите и професиите на работниците. Последователността на попълване на тази колона за всяка структурна единица е индивидуална, като се вземат предвид спецификите на конкретна организация. По правило първо се намират длъжностите на ръководителя на структурно звено, неговите заместници, след това водещи и главни специалисти, след това длъжностите на изпълнители. Ако една структурна единица включва както инженерно-технически персонал, така и работници, е необходимо първо да се разпределят инженери, а след това работници.

Какво е „щатна единица“?

Щатно звено- това е длъжностно или работно звено, предвидено от щатното разписание на предприятието. По правило броят на персонала на организациите, финансирани от федералния или регионалния бюджет, се определя от организации на по-високо ниво. Броят на персонала на търговското предприятие се определя от нуждите му за определени видове работа, степента на спешност на тяхното изпълнение и икономическата осъществимост.

Как да определите заплатата (тарифната ставка)?

Под заплата (тарифна ставка)в съответствие с член 129 от Кодекса на труда на Руската федерация се разбира фиксиран размер на възнаграждението на служител за изпълнение на трудовите стандарти ( трудови задължения) с определена сложност (квалификация) за единица време.

Тарифните ставки са инструмент за тарифиране на възнагражденията на служителите в организации, финансирани от федерален бюджетв съответствие с единния тарифен план. Търговските организации определят заплатите въз основа на техните финансови възможности.

Тук трябва да се отбележи, че заплатата или тарифната ставка в съответствие с член 133 от Кодекса на труда на Руската федерация не може да бъде по-ниска от законово установената минимален размерзаплати. Трябва също така да се има предвид, че минималната заплата не включва допълнителни плащания и надбавки, премии и други стимули, плащания за работа при условия, които се различават от нормалните, за работа при специални условия. климатични условияи в територии, изложени на радиоактивно замърсяване, други обезщетения и социални плащания.

При определяне на официални заплати или тарифни ставки е необходимо да се помни, че таблицата с персонал може да отразява само размера на заплатата или тарифната ставка, поради което е напълно невъзможно да се вземе предвид фондът за заплати. Това се дължи на факта, че в предприятията с график на работа на смени заплатите на работниците, получаващи официална заплата, се увеличават с размера на допълнителните плащания за нощен труд, а трудът на работниците, чиито заплати се изчисляват въз основа на тарифната ставка, е заплаща се в зависимост от броя часове, отработени през нощта.конкретния месец и варира. В повечето организации размерът на месечния фонд за заплати за отразяване в таблицата с персонала се изчислява от средния брой работни часове и се приема условно равен на 166 часа на месец.

За работниците, чийто труд се заплаща по системата на парче, ShR като правило определя тарифна ставка или заплата, която в зависимост от спецификата на организацията се изчислява по определени методи.

При определяне на заплатата трябва да се ръководи от изискванията, съдържащи се в актовете на трудовото законодателство, както и от местните разпоредби - Наредби за възнагражденията в организацията, Наредби за бонуси и други.

Какво представляват „надбавки и допълнителни такси“?

В унифицирания формуляр № Т-3 има комбинирани няколко колони често срещано име„Допълнителна помощ“. Действащият Кодекс на труда на Руската федерация не съдържа ясни дефиниции на понятията „надбавка“ и „допълнително заплащане“.

Ръководейки се от общоприетите насоки, можем да посочим допълнителни таксикато плащания, начислени на служителите в допълнение към заплатите (тарифните ставки) за специални условия на труд или работно време. Допълнителни плащания се правят на служители, заети с тежка работа, работа с вредни и (или) опасни и други специални условия на труд. Конкретният размер на допълнителното заплащане се определя от работодателя, като се взема предвид становището на представителния орган на работниците или служителите или в колективен трудов договор, или се определя в трудовия договор. В момента много бюджетни организации имат специфични за индустрията регулаторни правни документи, които регулират размера на увеличенията на заплатите на работниците в индустрията.

Добавки към заплатата- това са стимулиращи плащания над установената официална заплата, които стимулират служителите да постигнат по-високи производствени показатели, да подобрят професионалните си умения и производителността на труда. По правило бонусите се установяват въз основа на резултатите от сертифицирането на служителите с решение на квалификационна или сертификационна комисия.

Докато на законодателно ниво не бъдат въведени дефиниции за понятията „надбавка“ и „допълнително плащане“, е трудно да се разграничи или систематизира този вид плащане. Основното нещо, което трябва да се вземе предвид при съставянето на таблицата с персонала, са двете основни форми на плащане на надбавки и допълнителни плащания. Първата форма - процент - се задава като процент от официалната заплата и в случай на преразглеждане на заплатата (ставката), размерът на бонуса (допълнителното плащане) автоматично се променя. Втората форма на плащане е надбавка или допълнителна такса, определена като фиксирана сума. Такова плащане може да остане постоянно дори ако заплатата (ставката) се промени, освен ако не е предвидено друго в колективен трудов договор, трудов договор или местна наредба. Когато в таблицата на персонала са установени допълнителни плащания или надбавки, в съответната колона се прави бележка за размера и за какво е установена тази надбавка (добавка).

Един от най-често задаваните въпроси е как да се гарантира, че служителите, заемащи едни и същи длъжности, получават заплата, която съответства на тяхното ниво на квалификация, като в същото време се спазват принципите на равенство, заложени в Кодекса на труда на Руската федерация? Решенията на този проблем могат да бъдат различни - всичко зависи от професионализма на мениджърския екип. Когато търсите собствено решение, е необходимо да оцените съществуващата система за възнаграждение в предприятието. Но основно този проблем се решава чрез установяване на „стандартна“ заплата за всички служители, работещи на дадена длъжност или професия, а възнаграждението на по-квалифицираните работници се извършва чрез установяване на лични надбавки за определен период. Когато служителят потвърди своята квалификация със заповед на ръководителя на предприятието, бонусът се установява за следващия период.

Какво е „месечна заплата“?

Месечна ведомост- това са общо пари в брой, които са предвидени от щатното разписание и системата за плащане, действаща в предприятието за заплащане на служителите.

Кога се правят промени в SR?

Промени в щатното разписание се правят при намаляване на броя или персонала на служителите. При намаляване на числеността на служителите се изключват отделни звена, а при съкращаване на персонала се изключват отделни звена. В същото време служителите, заемащи съкратени длъжности или работещи по намалени професии, подлежат на уволнение съгласно съответните членове от Кодекса на труда на Руската федерация.

Възможно ли е да се направят промени в унифицирания формуляр № T-3?

Както е посочено в резолюцията на Goskomstat на Русия от 24 март 1999 г. „За одобряване на процедурата за използване на унифицирани форми на първична счетоводна документация“, организацията може, ако е необходимо, да въведе допълнителни подробности в унифицираните форми на първична счетоводна документация ( с изключение на формуляри за записване на касови операции), одобрени от Goskomstat на Русия. В този случай всички данни на одобрените формуляри остават непроменени (включително код, номер на формуляр, име на документ); Премахването на отделни данни от унифицирани формуляри не е разрешено.

Извършените промени трябва да бъдат документирани в съответния организационно-разпорядителен документ на дружеството.

Форматите на формулярите, посочени в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация, са препоръчителни и подлежат на промяна.

При изготвянето на празни продукти въз основа на унифицирани форми на първична счетоводна документация е разрешено да се правят промени по отношение на разширяване и стесняване на колони и редове, като се вземе предвид значението на показателите, включително допълнителни редове (включително безплатни) и свободни листове за удобство за поставяне и обработка на необходимата информация.

Работата на всяко предприятие се основава на законодателни актове на различни нива на подчинение. Голяма роляВ живота на всяка организация местните документи играят роля, приети и публикувани за самото предприятие.

Уважаеми читатели! Статията говори за типични начини за разрешаване на правни проблеми, но всеки случай е индивидуален. Ако искате да знаете как реши точно твоя проблем- свържете се с консултант:

ЗАЯВЛЕНИЯ И ОБАЖДАНИЯ СЕ ПРИЕМАТ 24/7 и 7 дни в седмицата.

Бързо е и БЕЗПЛАТНО!

Местните документи също включват персонал. По-долу са характеристиките и характеристиките на дизайна на този важен документ.

Що за документ е това?

Щатното разписание е местен нормативен акт. Въз основа на Устава на предприятието.

За унификация Държавната статистическа служба одобри формуляра T-3.

В предприятията се използва за регистриране на броя на служителите, техния състав и структура.

Включва:

Име на отделите, присвояване на кодове към тях.
Наименование на длъжности, специалности, професии, категория, квалификационен клас.
Брой служители, заплата, надбавки.

Таблицата с персонал е предназначена за:

форма организационна структурапредприятия.
Формирайте броя на отделите и щатните единици.
Създайте система за заплащане на служителите.
Задайте квоти и техния размер.
Улесняване на подбора на персонал за свободни позиции.

Какво казва законът?

Нормативна база

Кодекс на труда. Изкуство. 15 и 57 съдържат препратки към персонала. Това се дължи на факта, че отговорностите, правата и възнаграждението на служителя се основават на щатното разписание.
Инструкции за. Посочва се, че всички записи се вписват в трудовата книжка въз основа на щатното разписание.

Няма нормативен акт, който да определя задължението за поддържане на щатно разписание. Въпреки тази „дупка в закона“ всички контролни служби изискват този документ.

С негова помощ се проверява и събира информация за служителите, възнаграждението за извършена работа и пр. Следователно липсата му е нарушение на трудовото законодателство и води до глоба.

Заключение: всяко предприятие трябва да има таблица с персонал.

Отговорни лица. Кой подписва?

Ръководителят на предприятието, ръководителите на отделите по персонала и счетоводството имат право да подписват таблицата с персонала. Това означава, че служителите на тези услуги са отговорни за изготвянето, обработката и извършването на промени.

Подписът се поставя в края на документа. Ако таблицата с персонала се състои от повече от една страница, се поставят подписи последна страницав специални редове за подпис.

При първоначалното разработване на щатното разписание на всяка страница от документа може да се въведе колона за подписи.

Кога и как да направите промени?

Дали да се правят промени всяка година или не се решава от всеки мениджър поотделно. Това е пла нов документи е препоръчително да го актуализирате ежегодно.

Ежегодното актуализиране ще позволи координиране на количествения и качествен състав на служителите.

Ако е необходимо въвеждане или премахване на длъжности, премахване или добавяне на отдели, нов документ може да бъде одобрен по-рядко или по-често.

Промените могат да бъдат направени по няколко начина:

Цялостна промяна.Присвоява му се нов регистрационен номер и се утвърждава със заповед (указание).
Селективна промяна.Трябва да се регистрира в заповед или инструкция. Този методвъзможно, ако корекциите не са значителни.

Промените, направени в таблицата с персонала, засягат съществуващия персонал; съответно трябва да се направят корекции в трудовите документи на тези служители, за които се отнасят.

Това може да е промяна в длъжност, отдел, допълнителни отговорности, промяна,.

При промяна на длъжността служителят трябва да бъде уведомен писмено два месеца предварително.

По този начин извършването на промени се състои от етапи:

Съгласието на служителя да направи корекции в графика, които го засягат.
Написване и приемане на поръчка (инструкция) за извършване на корекции.
Написване и приемане на анекс към служителя, засегнат от промените.
Записване на получените промени в трудовата книжка.

Как да съставим правилно график на персонала?

Процедура, етапи и правила за попълване

Когато пишете таблица за персонала, трябва да се обърнете към организационната структура на предприятието.

Това се дължи на факта, че при изготвянето на график е необходимо да се посочат подразделенията, които са част от предприятието. След това попълнете стандартизиран формуляр.

Етапи на въвеждане на данни в стандартизиран формуляр:

Посочете името на предприятието съгласно учредителните документи. Ако има съкратено наименование, то също трябва да бъде посочено - в скоби или ред по-долу.
Посочете OKPO кода.
Посочете серийния номер според Дневника на документооборота. Когато правите множество корекции, трябва да въведете отделно номериране (например със стойност на буквата).
Датата на изготвяне на документа се вписва в специална колона. Може не винаги да съвпада с момента на влизане в сила. В тази връзка в унифицирания формуляр има графа, в която е посочена датата, от която влиза в сила.
В колона „Личен състав в брой... единици” се вписва броя на служебните единици.
Полетата са попълнени.

Разрези, графики и техните характеристики

Раздел 1 „Наименование на структурна единица“

Включени са отдели, представителства и клонове.

Данните се въвеждат отгоре надолу.

Първият ред показва управлението на предприятието. Следват финансов отдел, счетоводство, персонал и икономически отдел.

След попълване на колоните с отдели от първо ниво на подчинение е необходимо да въведете производствени данни.

Посочени са всички работилници и площи. След това ниво се въвеждат данни за сервизни отдели (склад например).

Раздел 2 „Код на структурната единица“

С помощта на този раздел ясно се вижда йерархичната структура на предприятието.

За да улесните попълването на тази колона, трябва да използвате индустриални класификатори.

На всяко структурно звено се присвоява специфичен код с цел улесняване на документооборота.

Задаването започва от голямо към малко. Например отдел - 01, отдели в отдела - 01.01, 01.02 и т.н., в групата на отдела 01.01.01 и т.н.

Колона 3 „Длъжност (специалност, професия), ранг, клас (категория) на квалификацията на служителя“

Разделът се попълва въз основа на Класификатора на работническите професии, длъжностите на служителите и тарифните категории.

За организации, които се финансират от федералния бюджет, използването на класификатор е неразделна част от процеса на документооборот.

Данните се въвеждат в тази колона в съответствие с характеристиките на дейността на всяко предприятие.

Раздел 4 „Щитни единици”

Съдържа данни за броя на работните единици. Щатните единици на бюджетна организация се одобряват от организации от по-високо ниво.

В небюджетното предприятие числеността на персонала се определя от неговите нужди и икономическа целесъобразност. Ако в предприятието има служители, работещи на 0,5 или 0,25 ставки, тогава при попълване на този раздел се посочват дяловете.

Свободните работни места са включени в броя на незаетите щатни единици.

Пример за таблица с персонал със ставка 0,5:

Раздел 5 „Тарифна ставка (заплата) и др.“

Този раздел съдържа данни за заплатите по позиции.

С помощта на тарифната ставка служителите получават възнаграждение за изпълняваните задължения в съответствие с трудовия договор. Този метод на плащане се използва активно в държавни предприятия и организации. При изчисляване на заплатите е необходимо да се обърнете към единния тарифен план.

Заплатата е фиксирано възнаграждение за изпълнение на задължения, които са пряко посочени в трудовия договор.

Заплатата се формира за определен период от време (месец, тримесечие, полугодие).

Установяването на заплатите на служителите на бюджетните организации се основава на единния тарифен план. Предприятията с частна собственост се основават на финансови възможности, но не по-ниски от минималната заплата, която не включва бонуси, надбавки, плащания за специални условия на труд и др.

Данните са посочени в рубли.

Раздел 6-8 „Надбавки и допълнителни такси“

Съдържа данни за стимулиращи плащания, компенсации (бонуси, ), установени от законодателството на Руската федерация („северна“, за академична степен) и въведени по преценка на организацията (свързани с условията на труд).

За предприятия и организации, които се финансират от държавния бюджет, размерът на надбавките се определя от правителството на Руската федерация, за частни - от ръководството на предприятието.

Надбавките се определят като процент от заплатата. Допълнителните плащания са фиксирани плащания.

Раздел 9 „Общо“

Обобщават се колони 5 - 8. Посочват се всички разходи през месеца.

Раздел 10 Забележка

Промените и поясненията се правят в графата съгласно щатното разписание.

Кога се съставя и утвърждава?

Щатно разписание се съставя при откриване на ново предприятие, клон, дъщерно дружество и др., както и при извършване на съществени промени.

Поради факта, че заплатите се изплащат месечно, най-правилно е да се определи датата на влизане в сила на първия ден от месеца.

Щатното разписание се одобрява въз основа на заповед или инструкция, подписана от ръководителя на предприятието или упълномощено лице.

Също така в таблицата с персонала съответните данни трябва да бъдат въведени в колоната „Одобрено“. След това данните се въвеждат в Регистрационен дневник, след което номерът се въвежда в поръчката. След това, след процедурата по одобрение, таблицата с персонала се изпраща за съхранение.

Примерно попълване 2019:

Важни нюанси

Закръгляване на щатни единици

При въвеждане на щатни нива щатното разписание може да съдържа цели единици и частични.

Има два варианта за закръгляване на щатни единици:

Закръгляването се извършва за всяко деление.
Единиците на персонала са групирани в няколко отдела.

при което:

Залози по-малки от 0,13=0, т.е. се отхвърлят.
Ставки от 0,13–0,37 са еквивалентни на 0,25 позиции на пълен работен ден.
Залози 0,38-0,62 се закръглят до 0,5 залога.
Редовните ставки от 0,63-0,87 са еквивалентни на 0,75 ставки.
Над 0,87 - пълна ставка.

Изготвяне на разписание на персонала за индивидуални предприемачи

Според закона индивидуален предприемач може да наема работници. От момента, в който служителите бъдат наети, той става работодател и трябва да поддържа щатно разписание. Изключение правят случаите, когато отговорностите и формата на дейност на служителя са описани подробно в трудовия договор.

Персоналът помага да се отървете от трудностите на непредсказуемите ситуации при работа с персонала.

Когато съставяте таблица за персонала за индивидуални предприемачи, си струва да се придържате към същите принципи и правила като за големите компании.

Но като минимум си струва да попълните колони 1-5.

Разработване на щатно разписание в бюджетна институция

Персоналът е неразделна част от работата на всяка бюджетна организация. Той също така се съставя съгласно стандартизираната форма T-3 в съответствие с всички горепосочени принципи и характеристики.

Въпреки това за бюджетни институцииЗадължително е използването на:

Общоруски класификатор на работническите професии, длъжности и тарифни категории.
Квалификационен справочник за длъжности на ръководители, специалисти и други служители.
Единен тарифно-квалификационен указател на труда и професиите на работниците (UTKS).

При съставянето и въвеждането на численост на персонала в държавните предприятия е необходимо да се обърне внимание на отрасловите разпоредби.

Запознаване на служителите

Наредбите, свързани с трудовите въпроси, гласят: работодателят е длъжен да запознае служителите с вътрешните трудови разпоредби, както и с други местни разпоредби, които пряко засягат неговата трудова дейност.

Запознаването се извършва срещу подпис. Съответно, ако таблицата с персонала е местен нормативен акт, тогава запознаването с него трябва да се извърши по същия начин.

От горното следва да се заключи, че е необходимо да се поддържа таблица с персонал във всяко предприятие. За да се опрости работата с персонала, е приет стандартизиран формуляр T-3. Използването му ще опрости работата и взаимодействието с регулаторните органи.

Въпреки че задължението за попълване на щатното разписание не е законово установено, контролните органи го определят предимно като нарушение на закона. За да се избегнат недоразумения, мениджърите не трябва да пренебрегват този важен първичен документ. Макар и само защото е полезно за бизнеса по много начини. Нека да разберем кои от тях, а също така да разгледаме накратко правилата за попълване на формуляра T-3.

Щатното разписание е нормативен документ, правилността на попълване, която е законодателно закрепена в Резолюция „За одобряване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ от 5 януари 2004 г.

Термините, използвани в резолюцията, са предвидени от Кодекса на труда на Руската федерация. Персоналът е съставът от служители на дадена организация, който се планира да бъде на разположение за определен период от време.

Следователно таблицата с персонала отразява следните точки:

структура на предприятието (йерархично подчинение на отделни отдели или хоризонтално взаимодействие);
персонал (списък на длъжностите, необходими за нормалното функциониране на предприятието);
Брой служители;
размера на заплатите и бонусите към тях.

Защо имате нужда от персонал?

Нека отбележим някои положителни точки:

таблицата с персонала улеснява анализа на персонала на предприятието;
ви позволява да видите пълна картина на възнаграждението на служителите;
наемането или освобождаването на служители се извършва в съответствие с щатното разписание;
се решават в съда спорни въпросисвързани с намаляване на броя на служителите или отказ от работа;
трудовият договор се съставя въз основа на данни за персонала (Кодекс на труда на Руската федерация, членове 15 и 57).

Пример за таблица с персонал във формуляра T-3

Формуляр T-3: как да попълните?

Как да попълните правилно формуляр T-3? „Капачката“ или горната част на таблицата с персонал включва следните елементи:

име на компания. Трябва точно да съвпада с името, посочено в учредителните документи на организацията;
OKPO код;
Номер на документ. Всяко предприятие може да използва собствена система за номериране на документи. И персоналът не е изключение. Номерът може да съдържа буквено-цифрово обозначение или просто цифрово число;
дата на съставяне (да не се бърка с началната дата - вижте следващия параграф);
срок на валидност (обикновено година за персонал);
дата и номер на заповедта за въвеждане на щатното разписание.

Редът за попълване на колоните (номерът на артикула съответства на номера на колоната в таблицата на формуляра T-3).

Колони от 6 до 8 се попълват в рубли или проценти. Тези колони съдържат данни за всички видове увеличения на заплатите. Размерът на надбавката зависи от много фактори, например:

определени (вредни) условия на труд;
нестандартен режим на работа;
системи за бонуси и стимули в конкретно предприятие;
норми, установени от законодателството на Руската федерация.

Колона 9 се изчислява. Съдържа произведението на данните в колона 4 и сбора на данните в колони от 5 до 8 включително.

Процедурата за изготвяне и одобряване на формуляр T-3

Квалификационният указател на длъжностите възлага отговорността за изготвяне на таблицата с персонала на икономиста по труда. Поради честото отсъствие на такава позиция в предприятието, този документ понякога се изготвя от служител на отдела по човешки ресурси. В тези предприятия, където няма служители по човешки ресурси, формулярът T-3 обикновено се попълва от счетоводни служители или дори от мениджъра.

Независимо от това кой е попълнил и съставил таблицата с персонала, тя трябва да бъде заверена и подписана от главния счетоводител и ръководителя на предприятието.

Изготвеният документ се одобрява от ръководителя на предприятието. За да направите това, е необходимо да издадете заповед.Номерът на поръчката се въвежда в отделна колона на формуляр T-3. Тази колона е и общата сума за броя на щатните единици на предприятието и месечната ведомост. В заповедта се посочва датата на влизане в сила на щатното разписание.

Формуляр T-3 обикновено се изготвя за период от една година.Въпреки това, в големите предприятия този период може да бъде по-малко от една година. Освен това, за да не съставя отново таблицата с персонала през годината, компанията има право да прави промени във вече съставения документ. Такива промени се формализират със заповед на управителя. Заповедта трябва да посочва обосновката за промените, например реорганизация, намаляване или разширяване на производството.

Щатното разписание е ясно доказателство, че понякога регламентисе изготвят не според изискванията на закона, а защото е в интерес на бизнеса. Да, да, наличието на този документ не е задължително по закон. И въпреки това съществува в много, особено големи компании. В тази статия разглеждаме важни въпроси: защо се нуждаем от таблица с персонал, как да я съставим правилно, кой трябва да одобри колко дълго е валидна и най-важното - наистина ли е възможно да работим без „таблица с персонал“.

От тази статия ще научите:

Защо имате нужда от персонал в една организация?

„Персоналът решава всичко“, се казва в него съветско време, но не е загубил своята актуалност в съвременния бизнес свят. Всъщност, ако сравним една организация с жив организъм, тогава масата на персонала ще служи като скелет в нея - структура, върху която се „изгражда“ персоналът: работници, мениджъри, лидери на различни нива.

От колко служители общо се нуждае компанията? Колко от тях трябва да вземе лидерски позиции? Колко единици са необходими? Какви са перспективите за растеж? Колко трябва да се плаща на всички тези хора? Ако задавате такива въпроси хаотично, управлението на бизнес ще бъде трудно. Но когато има персонал, картината става много по-ясна. И така, първата причина за съставяне на „персонал“ е практична, помага:

Формирайте ясна структура на организацията.
Набирайте ефективен екип и винаги отговаряйте навреме на свободните позиции.
Управлявайте ведомостта и контролирайте заплатите.

Не е необходимо да се посочват конкретни имена на служители в HR. Това е устройствен документ, въз основа на който службата по заетостта попълва персонала със служители. При наемане на служител или след напускане основният график не се променя.

Друг важна причинасвързани с евентуални проверки. На пръв поглед, Кодекс на трудане задължава работодателите да изготвят СР: можете да запишете наименования на длъжности, длъжностни задължения и заплати в трудовите договори. От друга страна, има редица законодателни актове, чиито изисквания са доста трудни за спазване без щатно разписание.

Така например от чл.15 и 57 от КТ става ясно, че ако съгл трудов договорслужителят изпълнява задълженията, свързани с конкретна длъжност, тази позиция трябва да отговаря на СР. С други думи, ако в договора е посочено, че дадено лице е назначено като офис мениджър, щатът трябва да съдържа тази длъжност. Ако е така, струва си да се обърне нужното внимание на този документ.

Наличието на HR налага определени задължения на кадровата служба. Така че, ако дадена позиция е посочена в графика, на нея трябва да бъде назначен служител. Ако има свободна позиция, HR отделът трябва да знае за това и да търси човек. В противен случай може да има санкции при проверката, защото това ще наруши изискванията на Закон № 1032-1 от 19 април 1991 г.

Също така си струва да се отбележи, че таблицата с персонала се отнася до първични счетоводни документи. Може да бъде поискано по време на данъчна ревизия, тъй като е удобно да се използва за проверка на заплати и ведомости.

Който разработва и компилира

Въпросът кой трябва да разработи щатното разписание е един от най-често задаваните въпроси във форумите за човешки ресурси. И това не е изненадващо, защото няма законово одобрени стандарти по отношение на СР. На тази основа дори се появи професионален виц: „Щатното разписание се съставя от лицето, което заема съответната длъжност според щатното разписание“.

Но сериозно, трябва да вземете предвид особеността на този документ - той съчетава кадрови въпроси с финансови. Ето защо е логично структурата на организацията и длъжностите да бъдат записани от специалисти по човешки ресурси, а икономисти или счетоводители да се занимават с графите, свързани с тарифната ставка, надбавките и други финансови въпроси.

Тема на броя

Прочетете също как безопасно да плащате за работа в празнични и почивни дни, как да се държите по време на проверка на GIT и какви условия трябва спешно да бъдат премахнати от трудовите договори на вашите служители.

Функции за пълнене

Ако спецификата на компанията включва използването на временни или сезонни работници, струва си да добавите SR към колоната „Продължителност на работа“. Ако има служители, които работят при опасни условия, длъжностите им трябва да съответстват на тези, изброени в правителствените класификации и други разпоредби.

Ако щатното разписание е изготвено и одобрено, наименованията на длъжностите в трудови договоритрябва да съвпадат с посочените в ShR.

Подразделения в щатното разписание

Препоръчително е да се предвидят всички подразделения на организацията в таблицата с персонала: от отдели до клонове. Това означава, че ако една фирма има клонове, включително в различни градове, не е необходимо да се разработват отделни документи за тях, достатъчно е HR да попълни колони от 1 до 10 за всеки раздел.

Как да одобря

Таблицата с персонала се одобрява от ръководителя на компанията или служител, който има такива правомощия (това трябва да бъде посочено в учредителните документи).

Необходимо е да се издаде заповед за одобряване на щатното разписание, а в документа, в печата за одобрение, да се постави информация за заповедта: нейният номер и датата на влизане в сила.

Срок на годност

Подобно на други организационни и регулаторни документи на компанията, таблицата с персонала има определен срок на годност. За да определим колко дълго трябва да се съхранява този документ, се обръщаме към заповедта на Министерството на културата № 558 от 25.08.2010 г. Той съдържа няколко позиции, свързани с ShR:

Щатните разписания и промените в тях се съхраняват постоянно, ако са разработени в едно и също предприятие. Ако е отстрани, тогава срокът на годност е само 3 години.
ShR проекти и работни документи за изготвяне на такава документация - 5 години.
Вътрешната кореспонденция, свързана с промени в ShR, трябва да се съхранява 3 години след приемането на тези промени.
Свързаният документ (разпоредбата на персонала) трябва да се съхранява 75 години.