Каква програма използвате за създаване на бланка? Фирмена бланка и печат на организацията - образци за LLC

Много компании и организации харчат много пари за създаване на фирмена хартия с уникален дизайн, без дори да осъзнават, че можете сами да направите бланка. Няма да отнеме много време, а за създаването му ще ви трябва само една програма, която вече се използва във всеки офис. Разбира се, говорим за Microsoft OfficeСлово.

С помощта на обширната гама от инструменти за текстообработка на Microsoft можете бързо да създадете уникален дизайн и след това да го използвате като основа за всеки канцеларски продукт. По-долу ще говорим за два начина, по които можете да направите бланка в Word.

Нищо не ви пречи веднага да започнете да работите в програмата, но ще бъде много по-добре, ако начертаете приблизителен изглед на заглавката на формуляра върху лист хартия, въоръжени с химикал или молив. Това ще ви позволи да видите как елементите, включени във формата, ще бъдат комбинирани един с друг. Когато създавате скица, трябва да вземете предвид следните нюанси:

• Оставете достатъчно място за вашето лого, име на фирма, адрес и друга информация за контакт;
• Помислете дали да не добавите фирмена бланка и слоган. Тази идея е особено добра, ако на самата бланка не е посочена основната дейност или услуга, извършвана от фирмата.

Ръчно създаване на формуляр

MS Word има всичко необходимо за създаване на бланка като цяло и за пресъздаване на скицата, която сте създали на хартия, в частност.

1. Стартирайте Word и изберете в секцията "Създай"стандартен "Нов документ".

Забележка:Вече на този етап можете да запишете все още празния документ на удобно място на вашия твърд диск. За да направите това, изберете "Запази като"и дайте името на файла, например, „Шаблон на уебсайт Lumpics“. Дори ако не винаги имате време да запазите документа своевременно, докато работите, благодарение на функцията "Автоматично запазване"това ще се случи автоматично след определен период от време.

2. Вмъкнете горен и долен колонтитул в документа. За да направите това, в раздела "Вмъкване"щракнете върху бутона „Текущо заглавие“, Избери предмет „Заглавен колонтитул на страница“и след това изберете долен колонтитул на шаблона, който ви подхожда.

3. Сега трябва да прехвърлите всичко, което сте скицирали на хартия, в тялото на долния колонтитул. За да започнете, посочете следните параметри там:

• Името на вашата фирма или организация;
• Адрес на уебсайт (ако има такъв и не е посочен в името/логото на фирмата);
• Телефон и факс за връзка;
• Адрес електронна поща.

Важно е всеки параметър (елемент) от данни да започва на нов ред. И така, след като посочите името на фирмата, щракнете „ВЪВЕДИ“, направете същото след телефонния номер, номера на факса и т.н. Това ще ви позволи да поставите всички елементи в красива и равномерна колона, чието форматиране все още трябва да се коригира.

За всеки елемент в този блок изберете подходящия шрифт, размер и цвят.

Забележка:Цветовете трябва да са в хармония и да си пасват добре. Размерът на шрифта на името на компанията трябва да бъде поне две единици по-голям от шрифта за информация за контакт. Последният, между другото, може да бъде подчертан в различен цвят. Също толкова важно е всички тези елементи да са в цветова хармония с логото, което предстои да добавим.

4. Добавете изображение на фирмено лого към областта на долния колонтитул. За да направите това, без да напускате областта на долния колонтитул, в раздела "Вмъкване"щракнете върху бутона "рисуване"и отворете съответния файл.

5. Задайте подходящия размер и позиция за логото. Той трябва да бъде „забележим“, но не голям и, също толкова важно, трябва да върви добре с текста, посочен в заглавката на формуляра.

съвет:За да направите по-удобно преместването на логото и промяната на размера му близо до границата на долния колонтитул, задайте неговата позиция "Преди текста"като щракнете върху бутона „Опции за маркиране“, разположен вдясно от зоната, в която се намира обектът.

За да преместите лого, щракнете върху него, за да го изберете, след което го плъзнете Правилно мястодолен колонтитул.

Забележка:В нашия пример текстовият блок е отляво, логото е от дясната страна на долния колонтитул. Можете, ако желаете, да поставите тези елементи по различен начин. И все пак не трябва да ги разпръсквате наоколо.

За да промените размера на логото, преместете курсора върху един от ъглите на рамката му. След като се трансформира в маркер, плъзнете в желаната посока, за да го преоразмерите.

Забележка:Когато променяте размера на логото, опитайте се да не местите неговите вертикални и хоризонтални ръбове - вместо да го направите по-малко или по-голямо, както е необходимо, това ще го направи асиметрично.

Опитайте се да изберете размер на логото, който съответства на общия обем на всички текстови елементи, които също се намират в заглавката.

6. Можете да добавите други визуални елементи към вашата бланка, ако е необходимо. Например, за да отделите съдържанието на горния колонтитул от останалата част от страницата, можете да начертаете плътна линия по долния край на долния колонтитул от левия към десния край на листа.

Забележка:Не забравяйте, че линията както по цвят, така и по размер (широчина) и външен вид трябва да се комбинира с текста в заглавката и логото на фирмата.

7. Можете (или дори трябва) да поставите някакъв вид полезна информацияза компанията или организацията, която притежава този формуляр. Това не само ще балансира визуално горния и долния колонтитул на формуляра, но и ще предостави допълнителна информация за вас на някой, който се среща с компанията за първи път.

съвет:В долния колонтитул можете да посочите мотото на фирмата, ако има такова, разбира се, телефонен номер, сфера на дейност и др.

За да добавите или промените долен колонтитул, направете следното:

Забележка:Мотото на компанията е най-добре да се изпише в курсив. В някои случаи е по-добре да напишете тази част с главни букви или просто да подчертаете първите букви на важни думи.

8. Ако е необходимо, можете да добавите ред за подпис към формуляра или дори самия подпис. Ако долният колонтитул на вашата бланка съдържа текст, редът за подпис трябва да се появи над него.

съвет:За да излезете от режима на работа с горни и долни колонтитули, натиснете клавиша "ESC"или щракнете двукратно върху празна област на страницата.

9. Запазете бланката, която сте създали, след като я прегледате.

10. Отпечатайте формуляра на принтер, за да видите как ще изглежда в реалния живот. Може би вече имате къде да го използвате.

Създаване на формуляр по шаблон

Вече говорихме за това, че в Майкрософт УърдИма много голям набор от вградени шаблони. Сред тях можете да намерите такива, които ще послужат като добра основа за бланка. Освен това можете сами да създадете шаблон за постоянна употреба в тази програма.

1. Отворете MS Word и в секцията "Създай"в лентата за търсене въведете "Форми".

2. Изберете подходящата категория от списъка вляво, напр. "Бизнес".

3. Изберете подходящата форма, щракнете върху нея и щракнете "Създай".

Забележка:Някои от шаблоните, представени в Word, са интегрирани директно в програмата, но някои от тях, въпреки че се показват, се изтеглят от официалния уебсайт. Освен това, директно на сайта можете да намерите огромен избор от шаблони, които не са представени в прозореца на редактора на MS Word.

4. Формулярът, който сте избрали, ще се отвори в нов прозорец. Сега можете да го промените и да настроите всички елементи според вашите нужди, подобно на това, което беше написано в предишния раздел на статията.

Въведете името на компанията, посочете адреса на уебсайта, информация за контакт и не забравяйте да поставите логото на формуляра. Също така не би било излишно да посочите мотото на компанията.

Запазете бланката на вашия твърд диск. Ако е необходимо, разпечатайте го. Освен това винаги можете да получите достъп до електронната версия на формуляра, като го попълните според изискванията.

Сега знаете, че за да създадете бланка, не е нужно да ходите в печатница и да харчите много пари. Напълно възможно е сами да създадете красива и разпознаваема корпоративна бланка, особено ако използвате пълноценно възможностите на Microsoft Word.

Скицирайте заглавната част на бланката.Скицирането на груба идея на заглавката на хартия е чудесен начин да видите как елементите си пасват. Просто рисувайте (в общ контур) вашата бъдеща бланка върху бял лист хартия.

• Уверете се, че сте оставили достатъчно място за фирменото лого, име, адрес и друга информация за контакт.
• Искате ли да добавите слоган на вашата компания към формуляра? Това великолепна идеякогато основният продукт или услуга, които вашата компания предоставя, не е посочен на бланката.

Стартирайте Microsoft Word. Microsoft Word има всичко необходими инструментиза създаване отличен пример. Ще бъде достатъчно просто да пресъздадете това, което сте нарисували на хартия.

Отворете нов документи го запазете като проба.Наречете го "Празна проба 1" или нещо подобно. В бъдеще това ще ви помогне бързо да го намерите и запазите в папката с мостри. По този начин можете бързо да вземете документа и да отпечатате бланката в точното време.

Вмъкване на горен и долен колонтитул.Ако работите в Word 2007, щракнете върху менюто Вмъкване и след това върху Горен и долен колонтитул. Създайте долен колонтитул, който ще добър фонза заглавката на формуляра.

• Ако работите в Word 2003, можете да видите горния и долния колонтитул, като изберете командата Горен и долен колонтитул от менюто Изглед. По подразбиране поле, ограничено с пунктирана линия, веднага ще се отвори, за да създаде горен и долен колонтитул.

Как трябва да изглежда бланката на организацията и как да я създадете? Прочетете за това в нашата статия.

От статията ще научите:

В какви случаи трябва да използвате бланка?

Бизнес кореспонденцията е неразделна част от информационното взаимодействие на компанията с партньори и официални структури.

Той е част от изходящите и входящите потоци в структурата на общия документооборот на всяка организация. Жанровото разнообразие на бизнес писмата е изключително голямо: от търговски предложения и рекламни материали до искове, искания и писма с инструкции.

Съществуващи правила и разпоредби делова кореспонденцияизискват от секретаря да може правилно да обработва изходящата кореспонденция.

Проектиран преди време форма на лично бизнес писмоправи тази задача много по-лесна. Той не само ускорява процеса на създаване на писмо, но също така служи като визиткана компанията, допринася за формирането на респектиращ имидж и демонстрира наличието на стил сред ръководството.

От своя страна, получателите на кореспонденцията ще получат необходимата информация за вашата компания, нейните данни и информация за контакт. Писмо, написано строго бизнес стил, придава на съобщението официален статус и улеснява последващата обработка и съхранение на документацията, произхождаща от вашия адрес. На начална фазаразвитие на компанията, когато бизнес репутацията е на етап формиране и разходите за широкомащабна промоция са все още много ограничени, стилът на форматиране на бизнес писма играе важна роля решаваща роляпри формирането на бизнес имидж.

Изисквания към дизайна на фирмените бланки

Задачата за създаване на бланка на организация обикновено се поверява на службата за управление на офиса. Разбира се, няколко души участват в този процес - секретарят следи за спазването на съществуващите стандарти за дизайн на бизнес писмо, счетоводен служител проверява уместността на банковите данни и професионален дизайнер разработва стил регистрация на формата.

IN Руска федерацияНа законодателно ниво няма определение за „фирмена бланка на организация“. Има редица Общи изискванияза изготвяне на бизнес кореспонденция. Те включват разпоредбите на някои GOST:

Текстът на самото писмо се набира с шрифт минимум 12 точки, шрифтът може да бъде всеки от стандартния набор на Microsoft Office, най-често Times New Roman.

Използването на два различни шрифта в заглавката на формуляра не е препоръчително. В самото съобщение за акцент важни точкиМожете да използвате курсив или получер текст. Абсолютно забранено е маркирането на части от текста с ГЛАВНИ букви, също не е хубаво, като викането по време на разговор.

Това бяха общи точки, сега нека разгледаме стъпка по стъпка как сами да създадете заглавна бланка, без да пропускате нито един компонент.

Нека веднага да отбележим, че е най-удобно да създадете всички елементи на дизайна в заглавката, за да предотвратите случайната им промяна.

Стъпка по стъпка създаване на заглавна бланка

Етап 1.

Поставяме логото и името на фирмата. Основната цел на тези елементи е незабавното идентифициране на подателя и удобството за по-нататъшна обработка на кореспонденцията. Ако фирменото лого е в процес на разработка или изобщо липсва, тогава можете просто да дадете пълното име на компанията с голям шрифт. Ако в Устава на вашата компания или в други учредителни документи има съкратена версия на името, тогава тя трябва да бъде посочена непосредствено под основната (в скоби). Определяме размера на шрифта приблизително по следния начин: ако основният текст на съобщението е въведен в 12 точки, тогава 16 точка е подходяща за името, ако основният текст е 14, тогава името е 18.

Стъпка 2.

Публикуваме официални данни за компанията и подробности за TIN/KPP. Тази информация е поставена на един ред. Направо под не можете да дадете своя OGRN номер. Размерът на шрифта, използван за въвеждане на тези данни, е 8-10.

Стъпка 3.

Поставяме банкови данни, разплащателна и кореспондентска сметка, име и BIC на банката.

Стъпка 4.

Публикуваме информация за връзка с вашата компания: телефонни номера с код на града, пощенски адресс индекс, имейл и адрес на страницата или уебсайта в Интернет.

Когато приключите с въвеждането на данни, не забравяйте да отделите заглавката от основния текст с една плътна линия.

Съвети за форматиране на текст на бланката на вашата организация:

1. Съгласно съвременния бизнес стандарт, форматът на датата трябва да бъде цифров 08/01/2017;
2. Полето "Адресат" се попълва в следния ред: наименование на фирмата, длъжност, инициали и фамилия на получателя.
3. Инициалите трябва да бъдат поставени преди фамилията - А.Е. Петров,но не Петров А.Е..
4. Длъжността и фамилията на адресата са дадени в дателен падеж, т.е. отговаря на въпроса "Кой?"
5. Винаги е необходимо да се посочи заглавието на деловия документ: „Покана“, „Уведомление“, „Иск“, „Искане“ и др.
6. В края на писмото е необходимо да се посочи не само фамилията и инициалите на лицето, което го е съставило, но и неговата длъжност.
7. Използвайте държавни символиРуската федерация има право само държавни организации, на частните компании е забранено да правят това.

Примерна бланка на организация

Заключение

Тъй като няма законови разпоредби относно фирмената бланка на организацията, всяка компания може да я разработи по свой вкус, ръководейки се единствено от бизнес етиката. Имайте предвид обаче, че добре написан, добре проектиран и отпечатан на скъпа хартия формаще каже много повече за вашата компания от десетки празни рекламни фрази. Корпоративно лого, проектирано от професионален дизайнер, ще повиши разпознаваемостта на вашата компания и ще подчертае нейния статус.

Писмото, написано в строг бизнес стил, придава на съобщението официален статус и улеснява последващата обработка и съхранение на документацията, идваща от вашия адрес. В началния етап от развитието на компанията, когато бизнес репутацията е в етап на формиране и разходите за мащабна промоция са все още много ограничени, стилът на бизнес писмата играе решаваща роля при формирането на бизнес имидж.

Почти всички фирмени документи се отпечатват на бланки, което им придава уникална корпоративна идентичност. В горната част на листа, над първия ред, има отделна област - заглавката. Логото или името на компанията обикновено се поставя тук на бланката. Долният колонтитул, който се намира след долния ред на текста, най-често съдържа информация за контакт – телефонен номер, адрес и фирмен сайт. Понякога при създаване на бланки се използват и фонови изображения.
За да създадете бланка в Програма на Microsoft Office Word 2007 изисква следните стъпки.

1. Отидете в раздела "Вмъкване", в групата "Заглавен и долен колонтитул" и щракнете върху бутона "Заглавен колонтитул". На екрана ще се появят готови опции за дизайн на горен и долен колонтитул. Можете да изберете горния и долния колонтитул, за да съответстват на стила заглавна страница- в Microsoft Office 2007 всички дизайни се пресичат един с друг. Щракнете върху който и да е дизайн и ще видите, че основният текст на вашия документ светва и над първия ред се появява област, където можете да въведете нещо.

2. След като изберете дизайн, на лентата ще се появи нов раздел - „Дизайнер“. Използвайте инструментите в този раздел, за да персонализирате горните и долните колонтитули. Например в групата „Позиция“ можете да зададете разстоянието от полетата до горните и долните колонтитули.

3. За да вмъкнете лого в долния колонтитул, щракнете върху бутона „Картина“ в групата „Вмъкване“. На екрана ще се появи диалогов прозорец за отваряне на файлове. Посочете къде се съхранява изображението на логото на вашия компютър и щракнете върху бутона „Вмъкване“. Логото ще бъде вмъкнато в долния колонтитул.

4. В допълнение към логото можете да вмъкнете датата и часа на създаване на документа в заглавката. За да направите това, в групата „Вмъкване“ щракнете върху съответния бутон, например „Дата и час“. На екрана ще се появи диалогов прозорец, в който можете да изберете формата на датата.

Обикновено датата се вмъква в договорите, така че да се променя автоматично.

5. След като редактирате заглавката, щракнете върху бутона Отиди до долния колонтитул. Автоматично ще бъдете отведени в долната част на страницата, за да проектирате своя долен колонтитул. Тук въведете информация за връзка с фирмата: телефон, уебсайт, имейл адрес.

6. След като въведете необходимата информация в горния и долния колонтитул, щракнете върху бутона „Затваряне на прозореца на горния и долния колонтитул“ в допълнителния раздел „Дизайн“ и целият текст отново ще стане редактиран. Горните и долните колонтитули ще се показват на всяка страница от документа като автоматично вградени блокове. Бланката е готова!

В допълнение към горните и долните колонтитули, подложките често се използват за създаване на бланки - това са снимки, които се вмъкват в документ като фон на страниците. Може би това ще бъде лого (разбира се, ако сте вмъкнали лого в заглавката, няма нужда да дублирате това изображение, като го зададете като фон). За да зададете фон, отидете в раздела Оформление на страницата и щракнете върху бутона Воден знак в групата Фон на страницата. Изберете "Custom Underlay" от менюто. В диалоговия прозорец, който се показва, поставете превключвателя на позиция „Картина“. След това щракнете върху бутона „Избор“, в прозореца, който се отваря, посочете мястото за съхранение на желаната снимка на вашия компютър и щракнете върху бутона „Вмъкване“.

На законодателно ниво в Руската федерация няма консолидация на понятието „фирмена бланка“ на недържавните предприятия. Нормативен акт- GOST R 6.30 - 2003 поставя едно изискване: изпълнение на документа на бяла или светла хартия. Трябва да се отбележи, че посоченият GOST има консултативен характер. На практика всеки документ на организация едва ли ще бъде разгледан без правилно изпълнение. Как изглежда бланка и как се създава? Ще говорим за това в нашата статия.

Дейностите на предприятието, независимо от неговата организационна и правна форма, са свързани с големи потоци от информация; следните са ситуации, при които е невъзможно да се направи без правилното изпълнение на съобщенията:

• изходящи писма (информация, рекламации, гаранции, отговори на заявки от партньори и други);
• информиране за значителни промени във финансовата и икономическата дейност на предприятието;
• издаване на пълномощно за представляване на интересите на дружеството пред трети лица;
• предоставяне на документи на регулаторни организации;
• официални поздравления за професионални и общоприети национални празници.

Отпечатването на писмо върху фирмена бланка създава имиджа на вашата компания и подобрява документооборота с партньори и други външни организации.

Как да създадете своя собствена бланка в Word?

Фирмената бланка може да бъде с ъглово или надлъжно разположение на детайлите, информационното съдържание на детайлите е едно и също, съставено на лист А4, като се спазват полетата по ръбовете на листа:

• горна част 15 мм;
• долна 15 мм;
• ляво 20 мм;
• дясно 10−15 мм.

Вдлъбнатините не могат да бъдат пренебрегнати, тъй като документите често се подават за съхранение. Ако съобщението е обемно, по-добре е да го подредите на няколко листа, като вторият и следващите листове не трябва да съдържат заглавията на бланката.

Съобщенията трябва да бъдат форматирани с размер на шрифта не по-малък от No. 12, като най-често срещаният шрифт е TimesNewRoman. Можете да изберете всеки шрифт, който е включен в стандартен пакет Microsoft Word и лесен за четене. Не е желателно да се използват различни шрифтове в заглавката на бланката и самото съобщение. Позволено е подчертаването на най-важните фрагменти с получер текст, курсив и подчертаване.

Създаване на „заглавка“ на бланка на стъпки:

За да сте сигурни, че официалната информация за компанията не е обект на погрешни промени, за предпочитане е да поставите заглавката в заглавката.

1. Лого и име на фирмата.Целта на поставянето на лого и име върху фирмената бланка е бързото идентифициране на организацията. Ако няма лого, в горната част с едър шрифт се изписва пълното име на фирмата. За дружества, които имат съкратено наименование, записано в техните учредителни документи (в Хартата), препоръчително е да го посочите под пълното име, в скоби.
   Размерът на шрифта трябва да се определи самостоятелно, ако основният текст на съобщението е № 12, за име можете да изберете № 16-18, подчертано с получер текст.
2. Реквизити INN/KPP. След името на следващия ред посочваме официалните данни на фирмата, номера TIN и контролен пункт в един ред. По-долу можете да поставите. Шрифтът в този блок трябва да бъде No. 8−10.
3. Банкова информация.По-долу е даден списък с пълни банкови данни и кореспондентска сметка, име и BIC на банката.
4. Данни за контакт на организацията.Наред с посочването на официалната информация на фирмата е важно да посочите телефони за контакт с код на град, пощенски адрес с пощенски код и имейл.

След като изброите цялата информация, маркирайте готовата заглавка с плътна линия.

Съвети за изготвяне на бизнес съобщения на организационна бланка:

• Датата на съобщението за бизнес етика трябва да бъде издадена в цифров формат - 01.01.2016 г.
• Когато попълвате полето за адресат, първо посочете името на фирмата, длъжността и след това пълното име.
• Инициалите винаги се появяват преди фамилното име.
• Длъжността и пълното име на адресата се посочват в дателен падеж (отговаря на въпроса „на кого?“).
• Напишете заглавието на документа, например „ Гаранция" или „Известие".
• Посочете длъжността на лицето, подписало съобщението. Ако по логиката на съобщението има изпълнител, напишете името и контактите му.
• Не използвайте държавни символи на Руската федерация.

Къде да поръчате и колко струва дизайн на бланки?

Услугите за разработване на бланки или уникална корпоративна идентичност се предоставят от рекламни, издателски, печатни организации и дизайнерски студия, съществуващи във всеки град.

Можете да направите поръчка за създаване на лого и бланка от разстояние, включително от чуждестранни компании.За да направите това, трябва да изготвите техническа спецификация, която ще посочи вида дейност на организацията, желания за цветова схема, целта за създаване на корпоративна идентичност и други нюанси.

Цената на работата варира средно от 3 000 до 50 000 рублиза създаване на ново лого и стил, колкото по-висока е цената на услугата, толкова по-голям брой опции за избор от дизайнера ще произведе.

Коригирането на съществуващ корпоративен стил е по-евтино, в зависимост от техническите спецификации, вариращи от 2500 до 5000 рубли.

Печатът върху дебела дизайнерска хартия може да добави представителност към обикновената бланка. В печатницата можете да поръчате празни бланки с отпечатана заглавка и да ги попълните сами, като използвате офис техника.

Пример за бланка

Всяка организация има право самостоятелно да избере или разработи корпоративна бланка, като се ръководи само от принципите бизнес етика. Добре оформената бланка, отпечатана върху дебела дизайнерска хартия с добро мастило, ще подчертае вашия статус. Уникалното корпоративно лого има рекламен характер и повишава разпознаваемостта на компанията.

Лист хартия, отразяващ корпоративната идентичност, формира първото мнение за организацията, така че използването на стандартна бланка често се засилва вътрешна политикакомпании.

Гледайте и видеото как сами да направите бланка на организация в Word:

Свързани статии:

Интернет услуга „Моят бизнес”: истинска помощ за счетоводител