Šabloni za bilješke. Sve što trebate znati o beleškama

Kako napisati dopis?

Dopis se naziva specijalnim dodatni dokument, što je glavna osnova za menadžera koji želi da donese određenu odluku u obliku lokalnog pravnog akta. Službeni dopis, sa stanovišta kancelarijskog rada i radno pravo, nije obavezno, ali se može utvrditi lokalnim propisima preduzeća. Ova vrsta dokumenta se često koristi u praksi, ali nije uključena u Sveruski klasifikator upravljačkih dokumenata. Dakle, pogledajmo kako ispravno napisati bilješku.

Karakteristike memoranduma

Često se sastavljaju interni dopisi kako bi se riješila pitanja u vezi s informacijama, logistikom ili ekonomskom podrškom. Jednostavno rečeno, dopis je korespondencija između nekoliko strukturnih podjela. Najčešće sadrže prijedloge ili zahtjeve. Za razliku od dopisa, službeni dopisnici se kreiraju kako bi se održala komunikacija između odjela na horizontalnom nivou, odnosno kreiraju se u ime zaposlenika i šalju se na ime zaposlenog. Oni se sastavljaju samo kada je pozicija pošiljaoca ekvivalentna poziciji primaoca. Ako memorandum sastavlja menadžer, onda se najčešće odnosi na odluke o odlasku na službeno putovanje.

Ako se otkrije da je proizvod proizveden sa nekim nedostacima, onda ako postoji nekoliko pritužbi kupaca, čelnik organizacije ima pravo poslati dopis komisiji za sertifikaciju u kojem će se detaljno opisati razlozi zbog kojih zaposlenik nije -usklađenost sa zahtjevima za svoj položaj. Na osnovu dopis Provest će se dodatna certifikacija radnika. Dopisnici se koriste i za skraćivanje probnog roka za određenog zaposlenog. Takav dopis se sastavlja na adresu generalni direktor. Ako govorimo o pravnom značaju dopisa, može se primijetiti da oni mogu biti dokaz na sudu.

Pravila za pisanje bilješke

Napisan je dopis običan list A4 format. Obavezno je navesti detalje postavljene u skladu sa GOST-ovima. Ovi detalji su:

Da biste znali kako napisati bilješku, morate uzeti u obzir da je takav dokument sastavljen poznatim fontom, veličine slova 14, proreda 1,5. Naziv dokumenta piše se velikim slovima (POSLOVNA BILJEŠKA). Natpis se može nalaziti u sredini ili blizu ivice lijevog polja. Datum mora biti napisan isključivo arapskim brojevima, na primjer, 01.02.2013. Ako preduzeće ima sistem registracije, tada se registracijski broj stavlja i na službenu bilješku. Kao rezultat prijenosa dopisa donosi se rješenje o postavljenom pitanju.

Ova vrsta dokumenta, kao što je dopis, može imati i kratak naslov koji prenosi suštinu problema. U svom tekstu, prema pravilima dokumentacije, potrebno je uključiti slovo „o“. Na primjer, "o slanju K. na službeno putovanje." Tekst dopisa podijeljen je u dva dijela. U jednom dijelu ispisuju činjenice koje su postale osnova za izradu dokumenta, au drugom se bilježe svi zaključci i odluke. Ako bilješka sadrži prilog, o tome se upisuje u dizajnu. Sada znate kako da napišete belešku. Uzorak je prazna formulara dokumenta, o kojoj se govori u nastavku:

Za šefa Proizvodni odjel Ivanov V.K. SLUŽBENA BILJEŠKA 17.01.13. br ___ Zbog izmjena proizvodni kapacitet nova oprema u prostoriji br. ___. Molimo pošaljite stručnjaka da dalje riješi problem.

Ovo je primjer pisanja bilješke.

Meta

Kako napisati bilješku i pravilno je formatirati.

5. juna 2013. admin

U praksi ponekad nailazimo na takav dokument kao dopis. Kako napisati bilješku i pravilno je formatirati?

Interni memorandum nije glavni dokument, već dodatni, na osnovu kojeg poslodavac ili rukovodilac donosi konačne odluke. Na osnovu dopisa donosi se naredba, instrukcija, akt ili se sastavlja sporazum između stranaka. Dopis nije obavezan dokument za kancelarijski rad. Ali sasvim je moguće koristiti ga kao dodatno utvrđeni lokalni normativni akt. U klasifikatoru upravljačkih dokumenata ne postoji takva stvar kao što je „Službeni dopis“. Ali u praksi se ova vrsta dokumenta široko koristi.

Interni dopis je najčešće interna prepiska između odjeljenja. Obično sadrži neku vrstu prijedloga ili zahtjeva. U većini slučajeva bilješke sadrže informacije o organizacijskoj, logističkoj ili ekonomskoj podršci organizacije, a imaju i informativnu prirodu.

Uslužne zabilješke sastavlja službenik ili načelnik odjeljenja upućenih načelniku ili određenom specijalistu drugog odjeljenja, tj. omogućava komunikaciju između kontrolnih objekata na horizontalnom nivou. Dopisi se pišu i šalju od jednog šefa odjeljenja do drugog, ili od jednog službenika do drugog, ako su jednakog statusa. Ako su statusi različiti, to se smatra dopisom.

Ako zaposlenik ide na službeni put, šef odjeljenja za putujuće službenike piše dopis upućen direktoru. Na osnovu toga se izdaje nalog za službeno putovanje.

Dopis se može napisati komisiji za ovjeru ako zaposlenik ne odgovara radnom mjestu. To mogu biti slučajevi u kojima zaposleni stalno proizvodi nedostatke ili se kupci stalno žale na prodavca. Certifikaciona komisija će moći odlučivati ​​o prijevremenom certificiranju radnika.

Interni dopisnici se sastavljaju u slučaju ekonomske nužde linijskih rukovodilaca, ili ako je moguće zaključiti ugovor.

U praksi se dopisnici koriste u različite svrhe. Na primjer, dopis može napisati šef odjela upućen menadžeru o otpuštanju. probni rad za nekog zaposlenog.

Na osnovu dopisa koji sadrži informacije o pokazateljima rada odjela, napisanog direktoru, može se izdati nalog za dodjelu bonusa zaposleniku ili cijelom odjelu.

Kancelarijski dopisnici se mogu koristiti kao dokaz na sudu (Rezolucija Federalne antimonopolske službe Povolške regije od 15. juna 2011. u predmetu br. A72-6396/2010).

Kako napisati dopis? Dopis se obično sastavlja na A4 papiru, ali mora sadržavati sve potrebne podatke: datum i broj dopisa, naziv strukturne jedinice, naslov teksta i sam tekst, ime primatelja i potpis pisca bilješke koji ukazuje na njegovu poziciju.

Prema GOCTy za tekstove koji sadrže pozadinske informacije, korišteni font je Times New Roman, veličina fonta 14, prored 1,5.

Naslov dokumenta sadrži naslov “SLUŽBENA BILJEŠKA”, koji se može nalaziti u sredini ili na lijevoj strani lista.

Datum se upisuje arapskim brojevima, na primjer, 15.06.2013. ili slovima i brojevima. Na primjer, 15.06.2013

Ko registruje dopis? Registrira ga ili onaj ko izdaje dopis ili onaj koji ga primi. Ovo zavisi od sistema organizacije toka dokumenata u organizaciji.

Kada se memorandum pregleda, overava se potpisima zainteresovanih strana, a na njega se prelaže odluka upravnika - ovo je pisana odluka upravnika o temi dopisa, koja je završna faza razmatranja dopisa.

Naslov dopisa može ukratko otkriti njegovu temu. Štaviše, naslov je napisan u predloškom padežu. Na primjer, „U smjeru Dmitrieva K.N. na poslovnom putu."

Tekst dopisa sastoji se iz dva dijela. Prvi dio sadrži informacije o tome šta je podstaklo zaposlenog da sačini ovaj dokument. U drugom dijelu zaposleni iznosi svoje zaključke, sugestije i zahtjeve. Uz to, tekstu se može dodati još jedan dio: analiza postojećeg stanja. Dakle, dopis može sadržavati: razloge za pisanje dopisa, analizu proizašlih činjenica i zaključke o promjenama u ovoj situaciji.

Uzorak dopisa (primjer dopisa):

Direktoru Malinka doo

Kozlov R.V.

od šefa odjela prodaje

Kruglovoy N.Zh.

SERVISNA NAPOMENA

02.06.2013 № _________

Na osnovu povećanja zaliha naših proizvoda u maju 2013. udvostručio i odjel prodaje premašio plan, molim vas da date bonuse zaposlenima cijelog odjela.

Pokazatelji prodajnog učinka su u prilogu.

Šta je dopis i zašto je potreban?

Većina ljudi punoljetne dobi zaposleni su u jednoj ili drugoj organizaciji. Ljudi se obraćaju nadređenima sa zahtjevima ili željama putem izjava ili dopisa. Opisaćemo proces sastavljanja i slanja dokumenata menadžeru.

šta je to?

Prvo, morate razumjeti šta je bilješka. To je dokument koji je interni ili eksterni, ovisno o njegovoj funkciji i adresatu. Takav dopis se najčešće upućuje nadređenoj osobi od njegovih podređenih i predstavlja svojevrsni zahtjev, komentar ili sugestiju.

U zavisnosti od značenja dopisa, može biti izvještajni, objašnjavajući, objašnjavajući ili analitički.

Ovaj dokument najčešće ističe tehničke ili poslovne probleme, opisuje kontroverzne situacije ili daje objašnjenje koje vaši nadređeni traže od vas. Glavna razlika između memoranduma je u tome što on ne samo da precizira suštinu problema, već i daje njegovu detaljan opis, a ponekad i - rješenja.

Usluga i izvještaj: sličnosti i razlike

Neki zaposleni brkaju izvještaje i dopise, a to nije bez razloga. Postoje sličnosti, ali postoje i razlike. Hajde da shvatimo ovo. Dakle, smisao obe beleške je da obaveste nadležne o nekoj vrsti kvara u radu. Međutim, dopis najčešće prijavljuje problem, a dopis sadrži i zahtjev za njegovo otklanjanje, a ponekad i ukazuje na načine rješavanja određenog problema.

Sastavljanje dopisa za nadređene

Najčešće se takvi dokumenti šalju upravi. To je zbog činjenice da je dopis dokument koji komunicira sve interne probleme. Primjer dopisa nije nigdje zapisan, nema uzorka teksta, pa se sastavljaju u bilo kojem obliku. Najvažnije je opisati suštinu problema i predložena rješenja. Ono na šta još treba da obratite pažnju je da je vaš dopis registrovan u organizaciji. Na taj način možete osigurati da dođe do nadležnih organa.

Međutim, situacije su različite. Zamislite da pišete dopis ne o kvaru opreme, već, na primjer, o zaposleniku vaše kompanije koji je učinio nešto pogrešno. Situacije su različite. Vaš dopis se može jednostavno izgubiti. Da se to ne dogodi, možete se osigurati. Sastaviti dopis u dva primjerka. Dajte ih sekretaru na registraciju i zamolite da na vašem primjerku napišu da je zabilješka zavedena pod tim i tim brojem, tog i tog datuma i primljena na razmatranje. Dakle, čak i ako vaša žalba iz nekog razloga ne stigne do nadređenih, imate potvrdu i njen tekst.

Razmjena dopisa između odvojenih odjela

Ponekad bilješke služe kao sredstvo komunikacije između njih odvojene divizije ista kompanija. Sastavljanje takvog dokumenta za drugo odjeljenje ne razlikuje se od napomene za rukovodstvo. Jedina razlika je u tome što je potrebno navesti same podjele, a možete navesti i adresu. U ovom slučaju, dopis je i dalje interni dokument.

Zaglavlje dopisa treba biti oblikovano prema modelu aplikacije koji je napisan menadžeru. Zatim se piše sam tekst koji objašnjava sve probleme određene jedinice. Preporučljivo je detaljno opisati ne samo suštinu problema, već i sve nijanse. Također možete predložiti načine da to riješite.

Potrebno je navesti detalje dokumenta: datum i broj. Ovo je neophodno da bi postao zvaničan.

Dopise drugoj organizaciji

Međutim, ponekad se dešava da djeluje kao eksterni dokument. Prilično čest slučaj pisanja dopisa je za drugu organizaciju. Na ovaj način kompanije razmjenjuju potrebne informacije. Takođe u ovom slučaju, dopis je dokumentarni dokaz tužbe ili zahtjeva.

Takve bilješke se također izdaju u bilo kojem obliku. Uz njih se mogu priložiti fotokopije. neophodna dokumenta. Najčešće se takve bilješke izdaju na ime direktora jedne kompanije od čelnika druge. U slučaju pregovora sa drugom stranom potrebno je pripremiti dva primjerka memoranduma. Drugi primjerak sa pečatom, potpisom i registracijskim brojem morate uzeti za sebe i čuvati ovaj dokument dok se problem ne riješi.

Ako napišete dopis za drugu organizaciju, možete dobiti isto pismo kao odgovor. Nema ništa loše u tome. Možda uprava nije u potpunosti razumjela problem ili zahtjev, ili je jednostavno odlučila ponuditi vlastitu verziju kako dalje razvijati aktivnosti. Također morate registrirati takvu bilješku i odgovoriti na nju bilo akcijom ili odgovorom na zahtjev. Stoga se komunikacija između organizacija putem internih dopisa može nastaviti dosta dugo.

Dokument počinje nazivom organizacije i podacima o osobi kojoj je namijenjen, a zatim se navode vaši podaci. U sredini su ispisane riječi Service Note. Zatim, tekst počinje crvenom linijom. Kao što je ranije rečeno, napisano je u slobodnoj formi. Na kraju se navodi datum i potpis se stavlja uz prepis.

Ako je tekst dopisa veliki, dijeli se na nekoliko pasusa. Prvi sadrži opis problema. U drugom se navodi sam zahtjev. Ako je zahtjev zbiran, u trećem stavu možete navesti odjeljenje i imena zaposlenih koji su ga napisali. U ovom slučaju potpis na dopisu stavlja načelnik odjeljenja. Zasebno možete priložiti list sa potpisima svih zaposlenih.

Dopis je napisan na A4 listu, kao i svaka izjava. Potpis mora biti pisan rukom, a ne faksimil. Također je preporučljivo izdati dopis sa svojim serijskim brojem i datumom njegove izrade. Može se štampati i na računaru, ali čak i u ovom slučaju potpis mora biti lični.

Slanje dokumenta putem elektronske komunikacije

Česti su slučajevi kada organizacija ima elektronski protok dokumenata, a svi zahtjevi i bilješke moraju biti poslani putem interneta ili interne mreže. U ovom slučaju, nema potrebe da se plašite, nema ništa strašno. Međutim, za to je preporučljivo imati lični digitalni potpis kako biste mogli potvrditi svoj zahtjev.

Ili možete napisati dopis na komad papira, potpisati ga i skenirati. Pošaljite elektronsku verziju na traženu adresu i sačekajte odgovor.

Da li svoju ponudu uvijek trebate dati u pisanoj formi?

Često se postavlja pitanje: da li je moguće usmeno kontaktirati menadžment preduzeća? Odgovor je vrlo jednostavan: uvijek se možete prijaviti usmeno, ali da li će to dati rezultate nije poznato. Pisana poruka je uvijek službeni dokument, bez obzira na njen sadržaj i adresata. Ali usmena poruka su samo riječi na koje možda nema odgovora.

Stoga možemo preporučiti da se svi prijedlozi, objašnjenja i pojašnjenja za menadžment sastavljaju isključivo na papiru. U suprotnom, jednostavno nećete dobiti odgovor na vaš zahtjev ili prijedlog.

Kako pravilno formatirati bilješku

Na poslu se često pišu bilješke i bilješke. Čini se da nije ništa komplikovano. Ali kada sam nedavno dobio zadatak da napišem dopis, odlučio sam da razjasnim kako da ga pravilno napišem. Zanimljivo je, ali sam saznao da ne treba da pišem dopis, već izveštaj. Pogledajmo razliku između izvještaja i izvještaja usluge i kako ih treba sastaviti.

Bilo koji službeni dokument razlikuje se od obične evidencije po tome što mora biti u skladu sa zahtjevima GOST R 6.30-2003 "Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata" jer ima pravnu snagu. Koji su zahtjevi za sastavljanje izvještaja i dopisa?

Moraju sadržavati sljedeće stavke:

2) ime primaoca (kome se dokument šalje)

3) naziv vrste dokumenta („kancelarijski memorandum“)

4) naslov teksta (na primjer, „O kršenju radna disciplina“, „O pribavljanju polisa zdravstvenog osiguranja“). Međutim, ovo je neobavezan element

6) potpis kompajlera - u donjem desnom uglu (označavajući poziciju u donjem levom uglu nasuprot potpisu)

7) datum sastavljanja (obično u lijevom uglu, napisan arapskim brojevima: 5.02.2013., ili alfanumeričkim oblikom: 5. februar 2013.)

8) viza – ponekad se vize zainteresovanih stavljaju pod potpisom davaoca: inicijali i prezime ovlašćenog lica, njegov potpis i datum

9) registarski broj (stavlja se ili na mestu sastavljanja ili na mestu prijema - zavisi od usvojenog sistema registracije u organizaciji).

Prema GOCTy, tekst dokumenta je formatiran fontom Times New Roman, veličine 14, sa proredom 1,5.

Naslov dokumenta nalazi se u sredini stranice i piše se velikim slovima (SLUŽBENI MEMO) ili malim slovima (MEMO) sa 2 proreda.

Memorandum - upućen licu višeg ranga (šefu odjela ili organizacije). U ovom dokumentu morate detaljno izložiti suštinu pitanja kojim se bavite: predmet pitanja, vaše prijedloge, argumentaciju i zaključke (potrebno je potaknuti menadžment na akciju, donošenje određene odluke). Ponekad je svrha memoranduma izvještavanje o napretku, u kom slučaju se pišu redovno.

Ako je memorandum naslovljen na čelnika organizacije, onda se može sastaviti na listu papira (format A4). Ako se dokument šalje višim vlastima (više nije interni, već eksterni dokument), onda se mora sastaviti na memorandumu organizacije.

Obično se tekst memoranduma sastoji od dva ili tri semantička dijela. Prvi dio sadrži činjenice koje su dovele do njegovog pisanja (ovaj dio navodi), drugi dio analizira prikazanu situaciju i nudi rješenja (ovaj dio analizira – nije uvijek prisutan u dokumentu), treći dio iznosi zaključke i prijedloge ( ovaj dio rezimira).

Dopis se koristi kada je pokrenuto pitanje u internoj nadležnosti i ne zahtijeva upućivanje višim organima. Dopisnici funkcioniraju između menadžera i zaposlenika istog radnog statusa. Uz pomoć ovog dokumenta, pitanja logistike, informatička podrška itd. (kompjuter se pokvario, papir je nestao).

Tekst dokumenta počinje konstatacijom činjenice kojoj se autor obraća, a zatim se izražava zahtjev ili predlažu načini rješavanja produkcijske situacije.

Dakle, razlike između memoranduma i memoranduma leže u aspektima njihovog funkcionisanja: dopis se sastavlja za kretanje vertikalno (višim rukovodiocima ili organizacijama), službeni memorandum - horizontalno (prema linijskim menadžerima)

Pogledajmo kako napisati svoje pritužbe i prijedloge.

1) odredite svrhu zahtjeva (zašto vam je potrebna pomoć?)

3) odredite glavne misli, formulirajte ih što je moguće konkretnije i izražajnije, ne zaboravljajući važne detalje.

Efikasnost dopisa će zavisiti od valjanosti vaših ideja.

Dužina službenih i dopisnica može varirati. Neki mogu biti dugi nekoliko rečenica, drugi mogu imati nekoliko stranica. U drugom slučaju, druga i svaka naredna stranica moraju sadržavati naslov s imenom primaoca, brojem stranice i datumom. Ponekad je predmet dopisa uključen u takav naslov.

UZORCI DOKUMENTA

Opšte odjeljenje Šef odjeljenja AHR

A.I. Petrov

SERVISNA NAPOMENA

O izvođenju popravki u domaćinstvu

Zbog činjenice da je brava na vratima u kancelariji br. 367 pokvarena, molim Vas za popravku.

I.S. Ivanova Ivanova

Predsjednik sindikalnog odbora Načelniku odjeljenja za transport

SERVISNA NAPOMENA

Molim Vas da obezbedite vozila za prevoz novogodišnjih poklona od fabrike konditorskih proizvoda do preduzeća. Ukupna zapremina tereta je 100 sanduka 50 x 20 x 40, ukupne težine 1 tona. Vozila moraju biti u 9.00 05. decembra 2012. godine na adresi: ul. Kalganova, 67. Vozač mora sa sobom imati tovarni list.

Predsjednik sindikalnog odbora

I.R. Sergejev

IZVJEŠTAJ

U skladu sa planom rada Phoenix doo za 2012. godinu. proizvodna radionica objavljuje niz brošura u obimu od 6–8 printova. l.

Za obavljanje operacija šivanja brošura ove veličine, klamerice tipa "A" i "B" dostupne u odjelu nisu prikladne, jer debljina publikacija premašuje dozvoljenu normu za njih (uključivo do 5 listova za štampu) . Upotreba mašine za lepljenje "C" nije praktična ekonomska tačka vizija, osim toga, zahtijeva dosta vremena.

Šivanje brošura od 6–8 otisaka. l. Najprikladnije je proizvoditi pomoću mašine za šivenje žice "D" klase. Njegova cijena u kompaniji Stan je _______ miliona rubalja. U trenutnom režimu rada, ekonomska efikasnost rada mašine će pokriti troškove njene kupovine u roku od 1 godine i 7 meseci (proračuni ekonomske efikasnosti su u prilogu).

U vezi sa navedenim, molim Vas da izdvojite sredstva za kupovinu žičane šivaće mašine „D“ klase.

Primjena: za 3 l. u 1 primjerku.

Šef proizvodnje

radionica L.P.Sviyat Sviyat

Ovaj dokument treba sastaviti ako zaposleni (bez obzira na kojoj funkciji u datoj kompaniji) smatra da je potrebno da se na nešto važno skrene pažnja čelniku kompanije i shvati da se stvar ne može riješiti bez njegove lične intervencije.

Pažnja! Dopis se često miješa sa izvještajem.

Ove dvije kategorije pismenih zahtjeva unutar kompanije su zaista slične po najvažnijem – informativne su i podrazumijevaju određene radnje od onoga kome su upućene.

Oni se odnose ili na određenog specijaliste ili na aktivnosti određenog odjela. ipak, dopis je više hijerarhijski obojen: uvijek se piše “odozdo prema gore”, odnosno od nižeg specijaliste do više pozicije.

Zvanično pismo se može uputiti predstavniku istog ranga kao i autoru, kao i nekome na nižem položaju. Štaviše, upućeno je i predstavnicima partnerskih organizacija. U stvari, memorandum je podvrsta zvaničnog, baš kao i eksplanatorni.

Što se tiče razlike između dopisa i izvještaja, pogledajte komentar stručnjaka.

Da li menadžer treba da sačini dokument?

Trebao bi, ali u slučajevima kada želi nešto prenijeti specijalistu ili šefu odjela i očekuje konkretne radnje kao odgovor.

Od kojih dijelova se dopis sastoji?

Kao što je već rečeno, Za takav papir ne postoji posebno utvrđen uzorak. Međutim, postoje pravila za pisanje, prema pravilima poslovnu komunikaciju, kao i internim aktima određene kompanije.

Uzorci takve bilješke obično su dostupni u lokalnim dokumentima kompanije - u papirnom obliku ili se dostavljaju zaposleniku zajedno s internom korporativnom e-poštom. U potonjem slučaju (ako je uobičajeno da vaša kompanija upućuje zahtjeve elektronski oblik), trebate koristiti funkciju potvrde o čitanju.

Da, slično dokument uvek sadrži:

• puni naziv preduzeća i strukturne jedinice (iz kojeg se piše);
• registarski broj;
• navođenje adresata (mora se navesti čin, prezime i inicijale, ili puno ime i prezime);
• naziv papira i njegova namjena (na primjer, dopis za popravke);
• tekst – informativni dio (sažet i sadržajan) i koje se radnje očekuju od adresata;
• datum;
• potpis sa prepisom.

Morate pisati sažeto i tačno, imajući na umu da je vrijeme usluge ograničeno za svakog zaposlenika i da je skupo.

Važno! Greške u jeziku pisanja nisu dozvoljene. Također biste trebali izbjegavati nespretne i previše zbunjujuće i glomazne fraze koje se mogu tumačiti s više značenja i iskriviti značenje onoga što želite prenijeti.

Princip pisanja je uvek isti: šta se desilo - šta hoćeš - zašto misliš da bi onaj kome se obraćaš to trebalo da uradi. Pisanje bilješke na memorandumu s logom kompanije će dodati dodatnu težinu.

Također je dobro ukazati na poslovne posljedice postojeće situacije i kako će je intervencija primaoca ispraviti. Na primjer, neko krši internu rutinu i izaziva razdor u timu, što rezultira nejedinstvom u odjelu i remeti timski duh neophodan za povećanje prodaje.

Najbolje je držati se poslovnog, neutralnog stila. prilikom kontaktiranja. U skladu s tim, ne možete koristiti opscene, žargonske fraze, emocionalno nabijene kritike, posebno uvredljive, uvredljive ili neetičke.

Ako želite više od jedne radnje od primaoca, morate ih navesti u numerisanoj listi, svaku u novom redu, odvojenu tačkom i zarezom.

Upute korak po korak: kako pravilno sastaviti?

Kako pravilno napisati dopis direktoru koristeći uzorak? U gornjem desnom uglu iscrtava se "zaglavlje" dokumenta - kome i na koji odjel se papir prenosi, obavezno navedite poziciju i podatke o pasošu. Ispod, u centru, nalazi se dopis i njegova namjena (na primjer, za popravke, ili za otpis, za unapređenje ili bonuse za zaposlenog), a tamo je i registarski broj.

Ispod je tekst - suština pitanja, prvo informativni dio, pa šta želite (npr. molim vas da izdate nalog za uviđaj u vezi s tim i takvim incidentom), ili vas molim da zamijenite praćenje opreme u tom i tom odeljenju (tako što se prvo informiše zašto to treba uraditi) uraditi i u kakvom je stanju postojeća oprema).

Hajde da damo konkretno primjer kako bi takav papir mogao izgledati.

Generalni direktor Lotos-V doo

Sergejev Sergej Sergejevič

od višeg menadžera prodaje Ivanova I.I.

SERVISNA NAPOMENA br. 21

(za popravke i zamjenu opreme)

Obavještavam vas da u odjelu prodaje Lotos-M doo kompjuterska oprema neprikladan za dalji rad i potrebna je zamjena i popravka. Dakle, trenutno je od 8 računara (po stopi jedan za dva zaposlena), 5 potpuno neispravno, još 2 su od strane administratora sistema prepoznata kao podložna popravci. Zbog toga se usporava interakcija s kupcima. Zaposleni su primorani da koriste svoje lične laptope i tablete. Štampač se takođe smatra nepopravljivim jer je veoma star.

pitam te:

1. nabavka 5 novih računara;
2. naručiti popravku 2 računara;
3. zamenite štampač u odeljenju.

S poštovanjem

viši menadžer prodaje, Ivanova Irina Ivanovna (potpis).

Dakle, jasno je da ako zaposleni želi nešto od drugog zaposlenog, posebno od šefa, ovo moraju biti pripremljeni u pisanoj formi i prema šablonu utvrđenom u određenom preduzeću, u skladu sa poslovnom etikom.

Samo to garantuje da vaša žalba neće ostati bez pažnje i da će dobiti iscrpan odgovor, i samo na taj način će se vaša žalba smatrati racionalnom, a ne privatnim zahtjevom koji rukovodstvo (vrhunsko ili generalno) može zanemariti.

Službeni dopis je jedna od najpopularnijih vrsta dokumenata u modernom kancelarijskom radu. Obavlja funkciju interakcije između menadžmenta kompanije, strukturnih odjela i zaposlenih u organizaciji. Pisanje dopisa zahtijeva usklađenost određena pravila u pogledu njegovog sadržaja i dizajna. Prateći ove zahtjeve, uvijek ćete moći efikasno prenijeti informacije kolegama i podređenima.

Iz ovog članka ćete naučiti:

Zašto su potrebni dopisi?

Dopis spada u grupu informativno-referentne dokumentacije. Osnovna svrha ove grupe je razmjena informacija između odjela kompanije i njenih zaposlenika. Potreba za stvaranjem takvih službeno pismo javlja se u nekoliko slučajeva:

kada je potrebno blagovremeno obavijestiti određenog službenika o problemu;

davati prijedloge za rješavanje ovog problema;

da koordinira planirane akcije;

Osim toga, svrha takvog pisma može biti traženje informacija, izdavanje instrukcija ili obavještavanje. Neophodan je kada zaposleni treba da objasni ili uskladi aspekte poslovnih problema sa kolegama ili menadžmentom. U situacijama kada usmena komunikacija nije dovoljna i poruka mora biti dokumentovana, sastavlja se formalni pisani dokument.

Imajte na umu da ovaj tip dokumentacija nije uključena u Sverusku klasifikaciju upravljačke dokumentacije (OKUD). Informacije sadržane u njemu ne mogu sadržavati upute ili naredbe. Važeće zakonodavstvo ne predviđa posebne zahtjeve za takve službene papire. Procedura njihove registracije treba da uzme u obzir specifičnosti organizacije. Po pravilu je sadržan u lokalnim propisima kompanije koji regulišu kancelarijske procese. Takav bi čin, na primjer, mogao biti.

Koja je razlika između službenih, memorandumskih i objašnjenja?

U tekstu se ne koriste pozdravi ili završne želje. Pismo se završava riječima: „Smatram... (potrebno, prikladno, itd.)“, „Predlažem...“, „Pitam... (istaknuti, usmjeriti, itd. ili izvući potrebne zaključke) ”

Kako napisati pismo za posao?

Kao i svaki drugi službeni dokument, službeni dokument se sastavlja na A4 listu. Može biti napisan rukom ili odštampan na računaru. U svakom slučaju, potpis autora mora biti pisan rukom.

Sastavljanje dopisa prema GOST-u: uzorak s objašnjenjima

Trenutno, rusko zakonodavstvo ne sadrži niti jedan pravni akt koji reguliše zahtjeve za sadržaj službenog pisma i njegovo izvršenje. Ranije je službenik mogao razlikovati pisma posla, vodeći se definicijama Kratak rječnik vrste i vrste dokumenata (razvijenih od strane Glavnog arhiva Svesaveznog naučno-istraživačkog instituta za upravljanje dokumentima i arhivske poslove):

Službenik - obavještava o obavljanju određenog posla, upućen od jednog službenika drugom;

Izvještaj - upućen višem rukovodstvu, postavlja pitanje sa zaključcima i prijedlozima sastavljača;

U važećem Sveruskom klasifikatoru upravljačke dokumentacije OK 011-93, odobrenom Uredbom Državnog standarda Rusije od 30. decembra 1993. N 299 (OKUD), dopis nije dostupan kao samostalna vrsta. Samo se spominje izvještaj. Istovremeno se pominje u vezi sa kršenjem radne discipline i ima svoju jedinstvenu šifru obrasca N 0286041. Napominje se da izvještaj sastavlja kako bi rukovodilac organizacije obavijestio šefa jedinice o određenom situacija za podsticanje usvajanja odluka menadžmenta.

Međutim, pisanje službenih pisama se široko koristi u kancelarijskoj praksi. Kako bi se osigurala ujednačenost u izradi službene dokumentacije, preporučuje se pridržavanje zahtjeva „Jedinstvenog sistema dokumentacije.

Ovaj GOST obavezuje službenika da koristi obrazac službenog pisma za njegovo ispravno izvršenje i utvrđuje zahtjeve za takve obrasce:

standardni format obrasca - A4 (210 x 297 mm) i A5 (148 x 210 mm);

materijal - bijeli papir ili papir svijetle boje;

margine: desna - najmanje 10 mm, lijeva, gornja, donja - najmanje 20 mm.

Prilikom pisanja službenog pisma na računaru, preporučuje se upotreba fonta Times New Roman, veličine tačke od 12 do 14 poena i proreda od 1-1,5 poena. Tekst usluge mora biti odštampan u originalnom obliku: bez mrlja i ispravki. Prilikom oblikovanja teksta na više stranica, svaka od njih mora biti numerisana, počevši od druge stranice. Za upotrebu numeracije arapski brojevi bez stranice sa riječima i znakova interpunkcije. Broj se nalazi na desnoj strani gornjeg polja.

Obavezni detalji za ispravno izvođenje dopisa (pogledajte uzorak):

• naziv strukturne jedinice; — 1
• naziv vrste dokumenta; — 2
• datum kreiranja; — 3
• registracijski identifikacioni broj; — 4
• naslov teksta; — 5
• tekst; — 6
• podaci o adresatu; — 7
• svojeručni potpis sastavljača (koji označava poziciju); — 8
• odobrenje vize; — 9
• rezoluciju. — 10

Primjer dopisa

Kako napisati dopis u elektronskom obliku?

Kako registrovati službena pisma za posao?

Jedna od glavnih funkcija uredskog rada je osigurati brzu pretragu u bazi dokumenata organizacije. Ova funkcija je povezana sa prenosom dokumentacije od nalogodavca do izvršioca. Kako bi se olakšalo pretraživanje među ogromnom lepezom službenih papira, obično se koriste obrasci za registraciju.

Memorandum je nosilac vrijednih organizacijskih informacija. Pitanje postavljeno u njemu zahtijeva donošenje određene administrativne odluke od strane menadžmenta kompanije. Odluka se može ozvaničiti u obliku odluke direktora ili njegovog ovlašćenog predstavnika. Shodno tome, uslužni dokumenti moraju biti registrovani zajedno sa ostalim internim dokumentima.

Dokumentacija, po proceduri usvojenoj u organizaciji. Pravila za sastavljanje radnog pisma sadrže uzorak dodijeljenog matičnog broja. Po pravilu, da biste ga dodijelili koristite hronološki poredak priprema dokumentacije, slovna oznaka vrste i strukturne jedinice. Tako se, na primjer, internom dokumentu može dodijeliti broj 0204-SZ-OP. To sugerira da je njegov serijski broj u časopisu 204, to je servisni dokument koji se izdaje u odjelu prodaje kompanije.

Registracijski broj se može dodijeliti i na mjestu pripreme i na mjestu prijema. Ovo se mora odrediti trenutnim uputstvima za upravljanje uredom.

Pregled eksternog dopisa: odobrenje i rješenje

Minimalni rok za razmatranje internih memoranduma određen je internim aktima organizacije. Zainteresovane strane proučavaju dokument i zatim stavljaju na njega vize za odobrenje. Nakon donošenja upravljačke odluke o pitanju koje se njime bavi, čelnik kompanije donosi konačno rješenje o ovom pitanju. Ovo je završna faza postupka revizije.

Procedura pregleda eksterne službene korespondencije je malo drugačija. Za razliku od interne dokumentacije, ova vrsta dokumentacije se izrađuje memorandum i potpisan direktno od strane rukovodioca preduzeća. Puni naziv organizacije primaoca koristi se u skladu sa statutom.

Ovaj dokument se takođe dostavlja na razmatranje svim zainteresovanim licima koji na njega stavljaju vize (ili poseban aplikacioni list). Viza se, po pravilu, sastoji od potpisa i naziva radnog mjesta službenika za vize, prepisa (prezime i inicijali) i datuma potpisivanja. Ako se originalno službeno pismo o zaposlenju planira deponovati kod organizacije primaoca, viza se mora staviti na dno poleđine zadnje stranice. Ako se original vrati autoru, oznaka odobrenja treba biti na dnu prednja strana kopije. Po nahođenju kompanije (ako je fiksirano u lokalnom propise) nišanjenje se može vršiti list po list, tj. oznake se stavljaju na svaki list, uključujući i priloge.

Ako primalac ima komentare koje želi da izrazi sastavljaču dostavnog pisma, to se može učiniti na posebnom listu, koji se potpisuje i naknadno prilaže glavnom dokumentu.

Završna faza razmatranja, kao iu slučaju interne službe, je donošenje administrativne odluke od strane rukovodioca nakon donošenja jedne ili druge. Rezolucija se može napisati direktno na originalu ili sastaviti na posebnom listu. Sadrži podatke o izvršiocima (prezimena, inicijale i radna mjesta), sadržaj naloga (ako postoji), rokove za izvršenje, potpis rukovodioca i datum donošenja rješenja.

Dokumenti u prilogu:

Testirajte “Sve o beleškama”.

1. Priprema memoranduma regulisana je:

• GOST
• Lokalni propisi

2. Kako se zove dopis višem službeniku?

• Izvještaj
• Objašnjavajuće
• Objašnjavajuće

3. Sadržaj dopisa ne uključuje:

• Zahtjevi i prijedlozi
• Nalozi i nalozi
• Zaključci kompajlera o problemskoj situaciji

4. Odluka menadžera o pitanju navedenom u servisnom priručniku naziva se:

• Rezolucija
• Red

5. Koji redoslijed unosa se koristi u dnevniku?

• Hronološki
• Abecedno
• Arbitrarno

Građani koji rade u različitim oblastima često se suočavaju sa nepredviđenim situacijama, pa ih zanima odgovor na pitanje kako pisati dopis, a gdje uzeti uzorak?

Ovaj dokument je jedna od najpopularnijih i najčešćih metoda za kompanije i zaposlene. U ovom članku ćemo vam reći kako pravilno napisati bilješku i dati primjer bilješke za vašu referencu.

Potreba za pisanjem dopisa

Službeni dopis je oblik toka dokumenata unutar preduzeća, koji dozvoljava kratki rokovi ažurno rješavaju trenutne proizvodne situacije. Dopis je namijenjen da ispuni sljedeće svrhe:

• • Brzo obavještenje službeni o trenutnom problemu
  • Davanje prijedloga za njegovo otklanjanje ili dogovaranje plana planiranih akcija

Podnošenje dopisa ima niz pozitivnih aspekata za proizvodni proces preduzećima. Ovaj dokument je direktan dokaz činjenice da je specijalista, nakon što je otkrio problem u procesu rada za koji je odgovoran, odmah skrenuo pažnju rukovodstvu.

U situacijama kada specijalista nije u stanju da se samostalno nosi sa neočekivanom situacijom koja je nastala i uz pomoć internog memoranduma ga preda na rešavanje drugim specijalistima, ovom radnjom oslobađa se odgovornosti za nekvalitetno ili neblagovremeno rješavanje problematičnog pitanja.

Ne postoji poseban obrazac za dopis, tako da se papir sastavlja u bilo kojoj formi i prenosi upravi, kako na papiru tako i putem elektronskih sredstava komunikacije.

Sastavljanje memoranduma

Gore smo govorili u kojim slučajevima je potrebno napisati i predati dopis upravi. Pogledajmo sada primjer sastavljanja dokumenta koji razmatramo, a kao što smo već rekli, ne postoji poseban obrazac za dopis, ali postoje općeprihvaćeni zahtjevi za sadržaj dokumenta.

Među njima su:

1. Adresar dopisa mora biti naveden u gornjem desnom uglu dokumenta. Potrebno je napisati prezime, ime, patronim i položaj lica na čije se ime sastavlja dopis.
2. Ispod ovih podataka ispisuje se broj i naziv dokumenta.
3. Nakon toga, specijalista otkriva suštinu problematičnog pitanja s kojim se susreo u svom području djelovanja u preduzeću. Ili opisuje situaciju s kojom ne može sam izaći na kraj i potrebna mu je pomoć drugih stručnjaka.
4. Zatim morate zapisati prijedloge za rješavanje trenutne situacije. Ili autor dopisa navodi radnje koje očekuje od službenog lica u čije ime se dostavlja dokument.
5. Na dnu dokumenta navedeno je prezime, ime, patronim i položaj osobe koja je poslala dopis.

Svaki zaposleni građanin može koristiti ovaj predložak dopisa ako je potrebno.

Kako napisati dopis - primjer i primjer pisanja

Hajde da pogledamo konkretan primjer Kako napisati dopis (uzorak). Primjer u nastavku sadrži tekst dopisa koji se može uzeti kao uzorak prilikom pisanja poslovnog papira.

Primjer dopisa

U nastavku ćemo dati primjer pisanja dopisa na papiru, gdje je predmet žalbe i pravno lice, na koje je dopis upućen, kao i suština problema su fiktivni.

Direktoru OJSC "Kamelia"
Kravčenko Anatolij Petrovič
Krasnodar 15. jul 2015

SERVISNA NAPOMENA

Od 13. jula 2015. godine peć u toploj radnji preduzeća je postala neupotrebljiva, a za ispravljanje kvara potrebno je nabaviti rezervne dijelove sa liste u prilogu. Ukupni troškovi dijelova i radova na otklanjanju kvara su 15.700 (petnaest hiljada sedamsto rubalja 00 kopejki).

Trenutno je limit sredstava za popravku i održavanje opreme iscrpljen, a potrebni dijelovi nisu dostupni. Da bih izbjegao zastoj vruće radnje, pitam:

1. Dodijelite navedeni iznos novca prema listi priloženoj uz dokument.
2. Osigurajte tim za popravku koji će obaviti radove na zamjeni dijelova koji su postali neupotrebljivi.

S poštovanjem, šef vruće trgovine Onoprienko Valeria Viktorovna.

Mnoge organizacije razmjenjuju informacije putem elektronske komunikacije, pa e-mail olakšava podnošenje dopisa. Takav tok dokumenata unutar preduzeća ima očiglednu prednost - to je brzina razmatranja zahteva zaposlenih.

Kako napisati dopis elektronskim putem? Dokument se ne razlikuje bitno od klasične verzije na papiru. Uzorak dopisa u elektronskom obliku gotovo se ne razlikuje od primjera o kojem se gore govori. Značajan dio dopisa u elektronskom obliku bit će sličan našem primjeru. Konkretno, opis situacije koja se dogodila i set prijedloga koje je zaposlenik dostavio na razmatranje.

I dalje će postojati razlika - neće biti potrebe da se u dopisu navede adresat. U e-poruci, u redu „Adresa“ naznačite ime korisnika kome je dokument naslovljen. Ako postoji samo jedna adresa e-pošte za cijelo odjeljenje, tada ćete u liniji „Predmet“ morati navesti primatelja, odnosno puno ime službenika kome se dopis šalje.

Osim toga, kada koristite e-poštu (vlastitu poštansko sanduče) često već postoji potpis koji se automatski ubacuje u tekst. Ovo štedi mnogo vremena, posebno prilikom pisanja bilješke. Ako vaše e-mail sanduče ne dozvoljava identifikaciju pošiljaoca (na primjer, kada kompanija ima samo jedan email sandučić), onda na kraju pisma morate navesti svoju poziciju i puno ime i prezime.

Imajte na umu da prilikom slanja dokumenta putem email Važno je zatražiti obavještenje da je primalac pročitao email koji ste poslali. Da biste to učinili, označite odgovarajući okvir. Takvo obavještenje je dokaz da ste zaista poslali dopis određenom službeniku u određeno vrijeme.

SZ sastavlja zaposleni u ime svog neposrednog rukovodioca ili u ime šefa drugog odjeljenja. Omogućava vam u kratkom vremenu:

obavijestiti menadžera o trenutnom problemu

davati prijedloge za njegovo otklanjanje ili dogovoriti akcioni plan sa drugim zaposlenim.

navesti menadžera da donese odluku ili izda nalog

To je ujedno i dokaz da specijalista koji je otkrio problem u procesu rada nije pustio da se situacija odvija svojim tokom, već je o tome obavijestio svoje rukovodstvo kako bi oni mogli što prije donijeti odluku. Odnosno, nije bio besposlen.

Vrste memoranduma

Pogledajmo glavne vrste uslužnih pisama:

o traženju informacija;

o prekršajima koje je zaposleni učinio u obavljanju radnih obaveza.

na bonuse zaposlenih.

Osim toga, SZ može pratiti prijenos paketa dokumenata između odjeljenja, odjeljenja, odjeljenja unutar organizacije (za treća lica potrebno je pripremiti propratna pisma). Može se poslati i zaposlenima sa zahtjevom da objasne razlog svog odsustva s posla.

SZ može sadržavati sva pitanja vezana za radna pitanja.

Pravila kompilacije

Glavno pravilo koje se mora pridržavati pri sastavljanju je kratkoća. U dokumentu treba jasno navesti suštinu problema, kao i načine za njegovo rješavanje. U pravilu, tekst SZ ne bi trebao imati više od 6-7 redova. SZ nema jedinstvenu formu. Da biste ga sastavili, koristite besplatni oblik uzorka bilješke

Unatoč tome, prilikom pisanja, trebali biste uzeti u obzir zahtjeve GOST R 6.30-2003. Sastavljanje dopisa u skladu s GOST-om, čiji je uzorak prikazan gore, zahtijeva sljedeće detalje:

papir mora sadržavati “zaglavlje”. Označava kome je upućen (pozicija i puno ime i prezime zaposlenog u dativu);

upisati datum izrade i broj dokumenta;

naslov teksta označava predmet SZ;

opis trenutnog stanja zbog kojeg se dopis sastavlja: „Skrećem vam pažnju...“, zatim tekst dopisa mora sadržavati konkretan zahtjev;

Ispod je mjesto i puno ime sastavljača, potpis sa transkriptom.

Popunjen dokument treba registrovati kod sekretara preduzeća kao pristigla prepiska. Nakon toga, možete biti sigurni da će direktor dobiti SZ i lično se upoznati s njim.

SZ u elektronskom obliku

Vrijedi napomenuti da su mnoga preduzeća usvojila elektronsko upravljanje dokumentima. Dakle, SZ se može izdati elektronski. U ovom slučaju, šalje se na korporativnu e-poštu preduzeća. Sekretar je odgovoran za dalje sortiranje i prosljeđivanje pisama primaocima.

Ovaj način prijenosa SZ štedi papir i vrijeme zaposlenika. U ovom slučaju, dokument se sastavlja na isti način kao na papiru. Preporučljivo je da stoji elektronski potpis pošiljalac. Kako biste bili sigurni da je poslani dokument pročitan od strane menadžera, prilikom slanja trebate zatražiti „potvrdu o čitanju pošte” tako što ćete označiti kućicu na obrascu za slanje.

Uzorak dokumenta

Često, prilikom rješavanja radnih pitanja, postaje neophodan transfer važne informacije menadžeru. Ponekad okolnosti zahtijevaju da se pismeno iznese objašnjenje okolnosti i upozorenje na greške.

U ovom slučaju potrebno je ne samo ispravno iznijeti činjenice, već i ispravno sastaviti dokument. Sastavljanje SZ često izaziva poteškoće, posebno u nedostatku iskustva. Ali to nije teško učiniti ako imate primjer dopisa pred očima. Zato smo pripremili uzorke nakon kojih ćete moći ispravno sastaviti dokument. Pogledajmo najčešće slučajeve koji zahtijevaju sastavljanje SZ.

SZ o bonusima je osnov za izdavanje naloga za nagrađivanje zaposlenog. Ovaj dokument sastavlja neposredni rukovodilac zaposlenog koji se obraća direktoru organizacije. Ukazuje na zasluge radnika, zahtjev za stimulaciju, podatke o zaposlenom i sastavljaču. Nakon pregleda SZ i donošenja pozitivne odluke, direktor izdaje naredbu o bonusima. Kako napisati dopis uzorku direktora:

Ako su u toku rada nastale okolnosti zbog kojih zaposleni nije mogao u potpunosti obavljati svoju radnu funkciju, koristi se objašnjavajuće. Ukazuje na razloge. Kako napisati uzorak dopisa:

SZ se koristi ako zaposleni treba da kontaktira menadžera sa zahtjevom za raspodjelu gotovina za potrebe rada. U ovom slučaju, u dokumentu se navode činjenice o potrebi proizvodnje za nabavku materijala. Kako pravilno napisati uzorak dopisa:

Rok trajanja

Prema Listi standardnih arhivskih dokumenata za upravljanje nastalim tokom aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja, odobrenog Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558, SZ mora biti pohranjeni u arhivi preduzeća najmanje pet godina. Ako je potrebno, direktor organizacije ima pravo produžiti rok skladištenja. Period skladištenja SZ izdatih u elektronskom obliku može se odrediti statutom društva.