Etähallinta. Koulutus "työntekijöiden etähallinta"

Aktiivisesti kehittyvät yritykset, joilla on laaja konttoriverkosto, kohtaavat ennemmin tai myöhemmin aluekohtaisen kauko-ohjauksen ongelman. Maantieteellisesti hajallaan olevat jaot, jotka eivät ole yhdistyneet saman ketjun yhteisiksi lenkeiksi, aiheuttavat monia ongelmia esimiehille.

Mikä estää tehokkaan sivuliikkeen johtamisen?

• Riittämätön pääsy tietoihin siitä, mitä etäyksikössä tapahtuu
• Korkea itsenäisyys operatiivisessa päätöksenteossa. Tämä on seurausta riittämättömästä tietoisuudesta: on helpompaa ja nopeampaa reagoida epätyypilliseen tilanteeseen paikan päällä itse kuin käyttää vakiomalli vuorovaikutus etähallinnan kanssa
• Vaikeuksia henkilöstön ohjauksessa ja liiketoimintaprosessien rakentamisessa

Mikä auttaa johtajaa hallitsemaan sivuliikkeen työtä?

• Vakiintunut, automatisoitu ja käyttöjärjestelmä kirjanpito ja raportointi
• Kaikki mahdollisia keinoja linkit helpottamaan viestintää etäyksikön kanssa
• Suunnittelu, ennustaminen, asioiden tilan seuranta vastaavalla tavalla toimivissa yrityksissä
• Yksinkertainen motivaatiojärjestelmä tulokseen
• Osaava riskienhallinta, niiden oikea-aikainen ennustaminen

Mikä on sivuliikkeen pääkonttori?
Vielä kauempana oleva maailmankaikkeus, johon pääsy on etuoikeus ja koetus samaan aikaan.

Pysähdytään kohtaan lineaarinen toiminnallinen järjestelmä kaukosäädin alueellinen joukkue. Se perustuu hierarkkiseen periaatteeseen: strategiasta ja taktiikoista vastaa pääkonttori ja kenttä-, operatiivisesta työstä alueiden työntekijät.

Tällainen järjestelmä toimii hyvin, jos tärkeimmät tekijät täyttyvät:

• korkea ammatillinen taso työntekijät
• johtamisprosessien selkeä standardointi ja toimintojen jakautuminen alalla,
• tehokasta ja laadukasta päätöksentekoa,
• mahdollisuus houkutella asiantuntijoita korkeatasoinen yksittäisiin toimintoihin.

Nämä hetket on täsmennettävä selkeästi ja vahvistettava asiaa koskevissa määräyksissä, jotta vältetään päällekkäiset toiminnot asiantuntijoiden kesken. Säännösten kehittäminen ja niiden täsmällinen toimeenpano tällaisella johtamisjärjestelmällä on yksi tärkeimmistä työkaluista. Tämä auttaa välttämään tiedon menetystä ja olemaan menettämättä työn laatua niille työntekijöille, jotka ovat kaukana keskustoimiston edustajista.

Pääkonttorin johtajat tekevät päätöksiä, kehittävät strategiaa ja voivat ammatillisen osaamisensa ansiosta vaikuttaa alan linjajohtajiin olematta suoraan mukana operatiivisissa tehtävissä.

Jokaisella divisioonalla on omat tavoitteensa, mutta alueella on yleissuunnitelma, jossa paikalliset tavoitteet huomioidaan yhteisen osana.

KPI-järjestelmä
Taktiikasta ja strategiasta vastaavalla johtoryhmällä sekä kenttähenkilöstön kanssa työskentelevällä aluejohtajalla on yhteiset KPI:t. Aluetason kenttätyöntekijöille KPI lasketaan erikseen toiminnoittain, ja yleiset KPI:t toimivat tietyn alueen työn erityispiirteisiin sidottuna.

Esimerkiksi uutta tuotetta esitellessään jokaiselle oman tasonsa työntekijälle on määrätty joukko tehtäviä. Aluepäällikkö vastaa tuotteen käyttöönoton konkreettisesta tuloksesta alaisuudessaan. Kouluttaja - opettaa koko alueen myyjiä tuotteen ominaisuuksista ja sen edistämismenetelmistä, kauppias - tavaroiden asiantuntevasta esittelystä pisteissä, dokumenttien hallintaosasto - prosessin yleisestä dokumentaarisesta tuesta. Kaupungissa ja alueella on rakennustyöjärjestelmä. Myös uuden tuotteen markkinoilletulon aika kaupunki- ja aluejaolla vaihtelee. Kaikki tämä tulee ottaa huomioon keskeisiä suoritusindikaattoreita laskettaessa.

Suunnittelu
Suunnittelulla on tärkeä rooli kehittyneen konttoriverkoston hallinnassa. Tavoitesuunnittelu on vuosittain, neljännesvuosittain ja kuukausittain. Hyvin rakennettu raportointijärjestelmä auttaa seuraamaan asioiden todellista tilaa ja niiden yhteensopivuutta suunnitelmissa asetettujen strategisten tavoitteiden ja päämäärien kanssa.

Tavoitteiden asettaminen ja valvonta
Alueen tehtävät asetetaan viikoittain. Tehtävienhallintajärjestelmiä, teknisiä keinoja ääni- tai videoneuvottelujen muodossa käytetään. Osastojen työ on rakennettu vahvistettujen määräysten mukaisesti, mikä tarkoittaa, että on yleinen järjestelmä ja kentällä eri alueilla esiintyvillä toiminnallisilla ongelmilla voi olla yhteisiä syitä.

Audio-videokonferenssit
Jos on mahdollista valita ääni- tai videoneuvottelun välillä, etusijalla on videovaihtoehto, joka mahdollistaa tekstin lukemisen lisäksi myös kasvojen ilmeiden, eleiden, puhujien näkemisen ja siten enemmän tietoa.

Videokonferenssiin valmistautuessaan järjestäjän tehtävänä on toimittaa kaikille osallistujille samat asiakirjat, vastaavasti tiedostot lähetetään etukäteen, ihmisille annetaan aikaa tutustua. Ja sitten kaikilla konferenssin osallistujilla on mahdollisuus nähdä samanaikaisesti sama asiakirja, josta keskustellaan.

Tilaisuuden enimmäiskesto on 1 tunti. Jos videoneuvottelu kestää pidempään, ihmiset väsyvät, keskittyminen heikkenee ja siten tapahtuman tehokkuus. Tällaisessa raportointikokouksessa lukujen todellisuudesta ei keskustella, ne on jo hyväksytty tosiasiaksi, kaikkien viranomaisten hyväksymä "kulissien takana". Vain dokumentoidut tulokset käsitellään. Esimerkiksi koko makroalueen myyntisuunnitelman mukaan.

Tilaisuus alkaa makroalueen johtajan puheella ja yleiskatsaus mitä tapahtuu. Koska tapahtuman aika on rajoitettu, jokaisella esityksellä on tiukka aikaraja. Kolmen sääntö pätee. Ensin kolmen menestyneimmän myyntialueen edustajat puhuvat ja puhuvat tapahtumista, jotka ovat auttaneet saavuttamaan näin korkeita tuloksia. Ja kolmen heikoimman tuloksen saaneen alueen johtajat raportoivat samalla tavalla. He jakavat ongelmia, kertovat näkemänsä ratkaisut ja ehdot tilanteen korjaamiseksi. Myös näiden esitysten ajalla on tiukat puitteet - sekä "erinomaisilla opiskelijoilla" että "häviäjillä" on viisi minuuttia aikaa raportoida. Loput tapaamisajasta kuluu yhteenvedon tekemiseen ja makroalueen tehtävien asettamiseen uusi aikakausi aika seuraavaan tapahtumaan.

Joukkueen muodostaminen ja valinta
Miten lisää voimaa ja henkilöresursseihin käytetty aika, sitä tehokkaampi tiimi on. Ensisijaisen valinnan paikan päällä tekevät HR- ja aluejohtajat, mutta alueellisista tehtävistä vastaavan johtajan tulisi tietää itse, kuka hänen tiimissään työskentelee, lopullisen päätöksen jokaisesta avoimeen virkaan hakijasta tulee jäädä hänelle.

Auditointeja tehtäessä on tärkeää kommunikoida kenttähenkilöstön kanssa, mikä auttaa ymmärtämään heidän todellisia roolejaan ja työnsä tehokkuutta kentällä.

Säännölliset vierailut alueille
Toimialan työn ohjaus tapahtuu eri tasoilla, mutta pääasiallinen väline esimiesvuorovaikutuksessa ihmisten kanssa on henkilökohtainen, kasvokkainen kommunikointi.

Keskustoimiston henkilökunnan matkoille jokaiselle alueelle tarvitaan selkeä aikataulu. Sivuliikkeessä käynnin tulosten perusteella laaditaan raportti sivuliikkeen kaikista toiminnan osa-alueista, kaikista plussista ja onnistumisista, haitoista ja vaikeuksista. Tämän analytiikan perusteella strateginen ja toiminnallinen johdon päätöksiä.

Tarvitaan makroalueen johtajan sekä aikataulun mukaisia ​​että suunnittelemattomia kenttämatkoja tapaamisiin kumppanien kanssa, henkilökohtaista yhteydenpitoa aluejohtajien, kenttätyöntekijöiden kanssa sekä alueen yleisen auditoinnin suorittamista.

Mikä antaa tällaisen järjestelmän sivukonttoreiden etähallintaan
Riskien minimointi, kyky ymmärtää tappiollisen divisioonan työn syyt ja tehdä jäljessä olevasta alueesta myyntijohtaja.

Esimerkiksi
Pitkään yhtä aluetta pidettiin osana suurta makroaluetta kannattamattomana. Syyt eivät olleet selviä, koska raportointi tehtiin oikein ja ihmiset paikan päällä eivät vaihtuneet.

Yhdessä suunnitellussa ongelmallisen sivukonttorin tarkastuksessa johtaja, keskusteltuaan työntekijöiden ja itse päällikön kanssa, totesi, että sivuliikkeen johtaja ei jaa alansa asiantuntijoita toimivuuden mukaan. Kaikki hänen alan työntekijät ovat mukana kaikissa prosesseissa, kukaan ei ota vastuuta mistään erityisestä.

Tämän seurauksena virheitä ja puutteita ei paljasteta, eikä bonusosaa jaeta läpinäkyvästi alueelle kehitetyn KPI:n ja päämiehen henkilökohtaisten sympatioiden mukaan.

Toimialan johtaja vaihtui. Hänen jälkeensä tiimi päivitettiin ja jokainen toiminto määritettiin erikseen vastuuhenkilö. Aikaa kului melko paljon, lähes vuosi, ennen kuin kone toimi odotetusti ja alue muuttui kannattamattomasta ja jälkeenjääneestä kannattavaksi divisioonaksi.

Aluetiimin etäjohtaminen on johtajalle mielenkiintoinen tehtävä, joka vaatii erinomaisia ​​johtamistaitoja, tehokkuutta ja strategista ajattelua.

Yhteenvetona kaikesta yllä olevasta on syytä jälleen kerran kiinnittää huomiota tärkeimmät työkalut alueellisen tiimin tehokkaaseen johtamiseen:

• Yksilöllinen lähestymistapa henkilöstön valintaan kokonaistuloksista vastaavan päällikön kautta.
• Läpinäkyvä, yksinkertainen järjestelmä tavoitteiden ja tavoitteiden asettamiseen.
• Taloudellinen motivaatio sidottu lopputulokseen.
• Tulosten kvantitatiivinen eikä laadullinen arviointi.
• Säännöllinen etävalvonta (ääni-videoneuvottelut, hyvin toimiva raportointijärjestelmä).
• Säännöllinen kasvokkain tapahtuva seuranta (selkeä aikataulu kunkin alueen päämajan edustajien viikoittaiselle läsnäololle).
• Työn systemaattinen analyysi, joka perustuu raportteihin kaikilla osa-alueilla kunkin konttorikäynnin tulosten jälkeen.

Koulutus on tarkoitettu eri tasoisille esimiehille, joiden pätevyyteen kuuluu viestintä ja toimiston ulkopuolella ja/tai huomattavan etäisyyden päässä olevien työntekijöiden johtaminen.

Koulutusohjelma:

1. Johdanto
   • Työntekijöiden vaikutus yrityksen tehokkuuteen
   • Esimiehen toiminnot
   • Johtamistyylit
   • Kauko-ohjauksen periaatteet: suunnittelu, motivointi, ohjaus, delegointi
2. Etätyöskentelyn ominaisuudet
   • Kuka voi työskennellä etänä: työntekijän osaamisprofiili etätyötä varten
   • Etätyöntekijöiden haun ominaisuudet, ehtojen keskustelu
   • Etätyön tehokkuuden kriteerit
   • Työsuhteiden piirteet etänä
3. Tavoitteiden asettaminen ja työntekijöiden toiminnan suunnittelu etänä
   • Miksi työntekijöille on tärkeää asettaa tavoitteita?
   • Säännöt etätavoitteiden asettamiseen. SMART tehokkaan hallinnan työkaluna
   • Työntekijöiden priorisointi. Tuloskriteerien määrittely
   • Resurssien suunnittelu. Talous, markkinointi, tapahtumat, tuotelinjan hallinta
   • Suunnitelma yksilöllistä työtä(PIP): sovellusehdot ja uhat
   • Tärkeimmät tavoitteiden asettamisen ja suunnittelun virheet
4. Työntekijöiden etävalvonta
   • Ohjaustyypit
   • Ohjauksen taajuus. Kaukosäätimen ominaisuudet
   • Tulojen ja menojen valvonta
   • Esimiehen vierailut: tekniikka, virheet, käyttöalueet
   • Palaute työntekijöiden suorituksen seurannan tuloksista
5. Palaute
   • Palaute johtamisen työkaluna
   • Palautteen antamisen aika ja paikka työntekijälle
   • Tehokas työntekijöiden palautealgoritmi
   • Palautteen virheet
6. Etäviestintä työntekijöiden kanssa
   • Etäviestinnän merkitys työntekijöiden kanssa
   • Viestinnän tyypit ja käyttöominaisuudet
   • Virheet kommunikaatiossa työntekijöiden kanssa etänä
   • Etäviestinnän lait. Häipyvä vaikutus, "rikkinäinen puhelin" -periaate, viestihuijaus
   • Tekniikka tele- ja videoneuvottelujen suorittamiseen
7. Työskentele asiakirjojen ja sähköpostin kanssa
   • Asiakirjojen ja sähköpostien muodostamisen tavoitteet ja tavoitteet
   • Kirjeen kirjoittaminen ajanhallintatyökaluna
   • Kirjeiden ja asiakirjojen vastaanottajien nimeäminen. Logistiset tiedot
   • Vastaukset työntekijöiden sähköposteihin
8. Delegaatio vai onko helpompi tehdä kaikki itse...
   • Delegoinnin periaatteet
   • Alivaltuutuksen indikaattorit
   • Myyttejä delegaatiosta. Delegointivirheet
   • Delegointitekniikat ja suorituskyvyn arviointi
9. Työntekijöiden motivaatio etänä
   • Työntekijän motivaatiokenttä
   • Yrityksen tavoitteiden ja työntekijöiden tavoitteiden välinen korrelaatio: yhteisen nimittäjän löytäminen
   • Yrityksen johtajan edustaja työntekijän edessä
   • Tapoja hallita työntekijöiden motivaatiota etänä. Demotivoivat tekijät
   • Merkkejä ammatillisesta loppuunpalamisesta. Tapoja käsitellä burnoutia
   • Älä tee mitään työkaluna motivaation lisäämiseen
10. Harjoittelutulokset
    • Suunnitelman laatiminen jatkotyötä ja yksilöllinen kehitys osallistujia

Kirjailija ja juontaja - :
Business coach, liikkeenjohdon konsultti, executive coach.
Erikoistuminen: johtamistaidot, neuvottelut, myynti ja työskentely asiakkaiden kanssa, henkilökohtainen tehokkuus, HR-teknologiat.

Tapahtumaan osallistumisen hinta: 27 700 hieroa.

Sijainti.

Etäpalvelujen markkinat kasvavat 10-15 % vuosittain. Etäpalvelujen markkinat markkinoinnissa, ohjelmistokehityksessä, verkkosivujen suunnittelussa ja promootiossa kehittyvät erityisen nopeasti. Tämä kasvu kiihdyttää etätyöntekijöiden rekrytointia ja työryhmien muodostumista. Tehdäkseen etäyhteistyön mekanismin tehokkaaksi etähenkilöstön johtamisessa esimiehen tai esimiehen tulee soveltaa tiiminrakennustaitoja ja erityisiä ohjelmisto, joka optimoi tiimityöskentelyn projektin parissa ja siihen käytetyn ajan hallinnan.

Etätiimien hallinnan edut

Ulkoistaminen missä tahansa muodossa säästää yrityksen resursseja, se ei luo lisätyöpaikkoja, ei vastaa tilojen ja laitteiden vuokrauskustannuksista (). Henkilökunnan etäpalvelujen ulkoistamisella on useita muita etuja:

• kyky palkata markkinoiden parhaat asiantuntijat ja maksaa heille vain tosiasiallisesti tehdyistä tunneista, ei koko päivästä;
• mahdollisuuden työskennellä parhaiden ammattilaisten kanssa eri kaupungeista ja erilaisilla ajattelutavoilla;
• yhden johtajan kyky hallita useita projekteja useille asiakkaille samanaikaisesti.

Nykyaikaiset menetelmät henkilöstön palkkaamiseen (katso), mukauttamiseen ja motivoimiseen auttavat tekemään projektitiimistä entistä tehokkaamman.

Työntekijöiden haku tapahtuu useimmiten freelance-pörsseissä tai mekanismin avulla sosiaaliset verkostot. Toisessa tapauksessa etu on useammin niille hakijoille, jotka ovat jo osoittaneet itsensä työssä jossakin etätiimistä tai jollekin heidän tutulleen. Tämä rekrytointimekanismi ei aina toimi onnistuneesti.

Kun valitset työntekijää, sinun on keskityttävä hänen henkilökohtaisiin ominaisuuksiinsa, mukaan lukien:

• aloite;
• valmius ryhmätyöhön ja itsenäiseen vuorovaikutukseen tiimin jäsenten kanssa;
• kyky työskennellä teknisten viestintävälineiden ja ohjelmistotuotteiden kanssa;
• halu työskennellä tuloksen, ei prosessin parissa.

Valmiit kyselyt ja testit auttavat tunnistamaan tällaiset työntekijät.

Etätyöntekijöiden sopeutuminen ja motivointi

Uusi tiimin jäsen ei heti pysty sopeutumaan jo vakiintuneeseen tiimiin. Sinun täytyy käyttää aikaa ja vaivaa siihen. Tätä varten tarvitset:

• luoda ja tarjota heille tukipalvelu, joka pystyy vastaamaan nopeasti kaikkiin kysymyksiin;
• mukauttaa uudet tulokkaat tiimin vakiintuneeseen yrityskulttuuriin ja tietopohjaan webinaarien ja koulutusten avulla (katso).

Joukkueen jäsenellä, joka jo osallistuu tiimiin, pitäisi olla potentiaalia kasvaa. Tästä tulee hänen motivaationsa pääydin. Muita motivaatiotyökaluja voivat olla:

• arvosanajärjestelmän käyttöönotto (tasot urakehitys), jossa työntekijä kasvaa aloittelijasta guruksi;
• johtotehtävien osoittaminen hänelle;
• siihen liittyvien erikoisalojen koulutus ja työn laajuuden ja siten palkkarahaston laajentaminen.

Etäkoulutus etätyöntekijöille

Työntekijöiden etäkoulutuksesta on tulossa ensisijainen keino parantaa etätyöntekijää. Pienillä ryhmillä ei aina ole varaa maksaa lisäkursseista. Ratkaisu ongelmaan voi olla webinaarien ja koulutusten järjestäminen, yrityskoulutus, jonka onnistuneen suorittamisen jälkeen työntekijän arvosana nousee. On tärkeää, että harjoittelusta ei tule ajanhukkaa, josta ei myöskään makseta, vaan luonnollinen ponnahduslauta kasvulle. Sen tulokset tulee kirjata työntekijän salkkuun ja näkyä hänen palkkauksessaan.

Henkilöstön etähallinta

Jokainen tiimi vaatii laadunhallintaa. Kukaan ei työskentele itsenäisesti tehokkaammin. Hallinto sisältää:

• tavoitteiden asettaminen;
• vastuunjako (katso);
• resurssien kohdentaminen;
• projektin edistymisen valvonta;
• työn tuloksen hyväksyminen;
• työn laadunvalvonta.

On olemassa useita periaatteita, joiden soveltaminen tehostaa esimiehen työtä, niistä lisää myöhemmin artikkelissa.

1. Vakaiden työskentelykanavien luominen viestintään. Tämä voi olla mikä tahansa ryhmäkeskustelu messengerissä tai Skypessä, tai joissakin CRM-järjestelmissä voit pitää ryhmäkokouksia. Ryhmäviestintää varten aika on määritettävä alustavasti, eikä sitä saa muuttaa koko projektin aikana.
2. Ääniviestintä.Äänellä on kyky välittää enemmän merkityssävyjä kuin teksti, ja sen avulla on helpompi motivoida tai välittää eniten tärkeitä viestejä. Lisäksi puheviestintä lisää työntekijöiden omistajuuden tunnetta.
3. Kolleginen keskustelu. Kaikista tärkeistä projektin virstanpylväistä tulee keskustella ryhmäkeskustelussa. Tämä luo työntekijöiden ymmärrystä yhteisistä tehtävistä ja vastuuta niiden toteuttamisesta.
4. Ohjelmien käyttö yhteistä työtä (tai alustat kuten WeVue) yhteistyöhön projektissa, jossa jokainen näkee sen vaiheet ja oman työnsä ja vastuunsa siitä.
5. Sisäisen projektiblogin luominen. Tämä kommunikaatio- ja palautemekanismi voidaan helposti muuttaa epävirallisen kommunikoinnin välineeksi ja luoda tiimi, jolla on omat perinteensä ja viihde.
6. Yhtenäisen muodostaminen yrityskulttuuri -cm..
7. Videoneuvottelun käyttö. Näin voit luoda yhtenäisyyden tunteen.
8. Huomaamaton mutta täydellinen hallinta etätyöntekijät ja projektiaika modernien avulla teknisiä keinoja.
9. Ohjaustoimintojen osien järjestely työntekijöiden suhteen.
10. Perinteiden ja kulttuurien erojen huomioiminen eri ryhmän jäseniä, joitain moskovilaisten vitsejä ei ymmärretä Tjumenissa, eikä taiteilija aina arvosta kehittäjän huumoria.

10 yleistä virhettä johtamisessa. Kuinka ohjata etätyöntekijöitä ilman tyypillisiä ongelmia?

Johtajan virheet voivat johtaa projektin epäonnistumiseen. Parempi olla tekemättä niitä. Tyypillisimpiä:

1. Oman mielipiteesi pakottaminen. Jokainen johtaja pitää itseään aina fiksumpana kuin työntekijänsä, koska hän on pomo. Samaan aikaan ammattilaista palkattaessa oletetaan etukäteen, että hän on pätevyyksissään muita ehdokkaita parempi ja tietää hieman enemmän. Meidän täytyy antaa hänen näyttää omat taitonsa, eikä pakottaa pomon mielipidettä.
2. Liikaa kontrollia. Etätyöntekijöiden johtamisessa kokoukset, loppu-, väli- ja päiväraportit vievät työntekijältä usein enemmän aikaa kuin projektityöskentely. Tämän taakan on oltava kohtuullinen.
3. Virheitä ajan mittaan. Työntekijät voivat työskennellä eri aikavyöhykkeillä ja viestintäajan tulee olla sopiva kaikille.
4. Palautteen puute. Jokaisen työntekijän tulee pystyä ottamaan yhteyttä esimieheen tehtäviensä ja ongelmiensa kanssa.
5. "Sienien hallinta". Slogan "Pidä heidät pimeässä, syötä heille väärää tietoa ja toivo, että he kasvavat aikuisiksi" ei toimi ammattilaisten kanssa. Tietojen hankkeen edistymisestä ja sen tavoitteista tulee olla oikea-aikaisia ​​ja luotettavia.
6. Työntekijöiden työn riittämätön etäohjaus. Ilman tiukkoja määräaikoja ja niiden noudattamisen valvontaa, ilman kunkin vaiheen työajan analysointia projektin määräajat voivat häiriintyä.
7. Erilaisten alustojen ja ohjelmistotyökalujen käyttö eri joukkueen jäsenille.
8. Valikoima suosikkeja ja häviäjiä. Arvostelujärjestelmän tulee olla objektiivinen ja läpinäkyvä.
9. Selkeiden laatukriteerien puute työn hyväksyminen.
10. Ei kontaktihallintaa mihin aikaan päivästä tahansa.

10 hyödyllistä palvelua (ohjelmat, sovellukset) työntekijöiden ohjaamiseen ja työn organisointiin

Etähenkilöstön hallinta on mahdotonta ilman teknisiä keinoja. 10 ohjelmistotuotetta auttavat sinua tekemään tämän tehokkaasti:

1. Kirjoita. Palvelu projektinhallintaan, tehtävien asettamiseen ja niiden työajan hallintaan. Raykin avulla voit työskennellä suurten ryhmien kanssa, asettaa prioriteetteja ja seurata tehtävien edistymistä. Se on saatavana sekä verkkoversiona että sovelluksena iOS:lle ja Androidille.
2. työosio. Ihanteellinen järjestelmä digitaalisille yrityksille. Mahdollistaa ajan huomioimisen, yhteistyön hallinnan, on CRM-toiminto. Sen avulla voit suorittaa suuria järjestelmäprojekteja.
3. asana. Mobiililaitteiden versioilla varustettu verkkosovellus, jolla voit määrittää pienten tiimien työn. Wriken yksinkertaistettu analogi. Uberia käytetään menestyksekkäästi taksityössä.
4. löysä. Ohjelma ryhmäviestintään. Yritysviestintä, joka asettuu "Skypein" ja yrityksen sisäisen postin tappajaksi. Sopii kaikkiin tiiminrakennustehtäviin ja raportointiin.
5. Bitrix 24. Ilmainen järjestelmä projektinhallintaan ja ajanhallintaan. Maksullisessa versiossa on projektinhallintaominaisuudet ryhmissä, kuten Microsoft Project, ilmaisessa - ryhmäkeskustelu ja messenger integroituvat sosiaalisiin verkostoihin. Voit asettaa tehtäviä ja seurata edistymistä.
6. Megaplan. Venäläinen pilviyhteistyöohjelma, on maksullisia ja ilmaisia ​​versioita. Voit asettaa tehtäviä ja seurata edistymistä, siellä on ajanhallintatoiminto.
7. Jira. Ohjelma varten ryhmätyö, järjestelmä toiminnallisten ongelmien ratkaisemiseen ja virheiden seurantaan edistyneillä.
8. Trello. Ohjelma organisaatiolle suunnittelutyöt Fog Creek Softwaren kehittämät pienet ryhmät. Kanban-projektinhallintajärjestelmän liikeideologiaan perustuen mobiililaitteiden kanssa työskentelyä tuetaan.
9. Kickidler. Ohjelma, joka seuraa ihmisten käyttäytymistä tietokoneella. Sen asentaminen on järkevää, jos johtaja on kiinnostunut työpaikalla vietetystä ajasta, ei pohtimaan asiaa tai luomaan ideaa. AT tietyissä tapauksissa voidaan pitää yksityisyyden loukkauksena.
10. henkilökunnan poliisi. Ohjelma työajan seurantaan, se valvoo ja analysoi kaikkia tietokoneen toimintoja, mutta analysointiin se tarjoaa käyttävän käyttäjän itsensä raportteja. Lisää työntekijöiden kurinalaisuutta.

Etätyöntekijöiden hallinta – mielenkiintoisia faktoja

Niille, jotka opettelevat etätiimin hallintaa, seuraavista seikoista voi olla apua:

• viimeisen 10 vuoden aikana etätyötä tekevien työntekijöiden määrä Yhdysvalloissa on kasvanut 115 %;
• Mediayhtiö Makeshift, joka työskentelee etätyöntekijöiden kanssa 80 maassa, on noussut maailman johtajaksi eksklusiivisten materiaalien, toisinaan vaarallisista paikoista hankituissa, määrässä.
• Yahoon ylimmän johtajan Marissa Mayerin "ei työtä kotona töissä" -muistio, jossa työntekijöitä kehotettiin palaamaan toimistoon, ei menestynyt, ja se peruutettiin.

Etätiimit ovat tulevaisuutta! Nykyajan tehtävänä on rakentaa tehokkaasti työtään!

Etätyöntekijöiden hallinta on vaikeaa, mutta oikeat kirjat ja menetelmät voivat helpottaa prosessia huomattavasti. Togglin henkilöstöpäällikkö Evelyn Andrespok kertoi etätyöntekijänä tekemistään virheistä.

1. En tehnyt etätyötä itse.

Ensimmäinen etätyöntekijä liittyi tiimiimme kaksi viikkoa minun jälkeeni. Jatkoimme aktiivisesti etätyöntekijöiden palkkaamista seuraavat viisitoista kuukautta. Koko tämän ajan työskentelin toimistossa Tallinnassa. Tämä johtui osittain siitä, että suoritin toimistopäällikön tehtäviä ja nautin ihmisten kanssa vuorovaikutuksesta tosielämässä.

Sitten lähdin pitkälle matkalle Yhdysvaltoihin ja työskentelin siellä kotoa käsin. Oli erittäin vaikeaa olla eri aikavyöhykkeellä - herätä kahdeksan tuntia työpäivän alkamisen jälkeen Euroopassa ja lukea aamulla tonnia keskusteluja. Joskus tiimi teki suuria päätöksiä nukkuessani. En pystynyt kommunikoimaan kunnolla kollegoiden kanssa ja kaipasin kaikkea hauskaa. Tämä eristäminen sai minut tuntemaan oloni hylätyksi ja yksinäiseksi.

Matkan jälkeen aloin yhä useammin tehdä töitä kotoa käsin. Se auttoi minua ymmärtämään, kuinka löytää tasapaino toimiston ja etähenkilöstön välillä. Nykyään en juurikaan käy töissä. Samaa voin sanoa muista Tallinnassa asuvista kollegoistani. Voimme kollektiivisesti lopettaa työskentelyn toimistossa kerralla, eikä tuottavuus kärsi tästä.

Läksy opittu: HR-päällikkönä sinun on asetuttava työntekijöidesi asemaan ja uppouduttava heidän työympäristöönsä. Tämä tulisi tehdä mahdollisimman aikaisin. Itse asiassa jokaisen, joka työskentelee rinnakkain etätyöntekijöiden kanssa, täytyy viettää enemmän aikaa poissa toimistosta ymmärtääkseen kollegoitaan paremmin.

2. En dokumentoinut prosesseja

Pienessä yrityksessä, jossa kaikki työntekijät työskentelevät toimistossa, on aina selvää, miten organisaatio toimii ja mitkä ovat sen toimintaperiaatteet. Jos et tiedä jotain, voit kysyä kollegaltasi. Etätiimissä tämä on paljon vaikeampaa.

Kun vaihdoimme etätyötä, oli selvää, että uusien työntekijöiden oli vaikea ymmärtää, miten yritys toimii. Ja vaikka loin dokumentin, joka kattoi HR-aiheita, kaikilla oli silti paljon kysymyksiä.

Heti alussa en osannut ennakoida, kuinka tiedon puute voisi hidastaa edistymistämme. Nyt ymmärrän, että kun asioita ei dokumentoida, käytät paljon aikaa samoihin kysymyksiin vastaamiseen yhä uudelleen ja uudelleen. Selvyyden ja läpinäkyvyyden puute johtaa varmasti väärinkäsityksiin.

Läksy opittu: täytyy olla yksi todellinen tietolähde, joka koskee kaikkia. Dokumentoi mahdollisimman monta prosessia ja selitä yrityksen politiikka selkeällä ja ymmärrettävällä kielellä.

3. Keskityin etätyöhön, en etähallintaan

Neljä vuotta sitten kenelläkään tiimistämme ei ollut kokemusta etätyöstä. Olemme käyttäneet aivan liikaa aikaa miettien, kuinka pysyä keskittyneenä ja maksimoida tuottavuus työskennellessämme kotona. Emme vain tienneet mitä tehdä.

Etätyöstä oli tuolloin vähän tietoa, mutta inspiroivia esimerkkejä löytyi. Annoimme esimerkiksi jokaiselle työntekijälle kopiot kirjoista "Kauko. Jason Fried ja David Heinemeier Hansson ja Scott Berkunin Vuosi ilman housuja eivät vaadi toimistoa. Nämä tarinat antoivat meille varmuutta siitä, ettemme menneet hulluksi ideaamme.

Jälkeenpäin ajatellen ymmärrän, että olemme luultavasti panostaneet liikaa etätyöskentelyn selvittämiseen, mutta emme keksineet, miten etätyötä tehdään oikein. Minkä tahansa yrityksen tehokkaan johtamisen salaisuus on hyvä johtaminen ja tehokas palaute. Lähes kuka tahansa voi tehdä töitä kotoa käsin, jos esimies määrittelee selkeästi tavoitteet ja antaa selkeää palautetta.

Etätiimien hallinta on vaikeampaa, koska viestintä on erittäin rajoitettua. Kuinka voit määrittää työntekijän mielialan Slack-chatissa? Lisäksi on vaikea seurata kaikkien tavoitteita ja edistystä eikä tuhlata aikaa mikrohallintaan ja tarkistamiseen.

Pian ryhmien muodostamisen jälkeen ryhmänjohtajien piti käydä säännöllisesti kahdenkeskisiä keskusteluja työntekijöidensä kanssa. Nyt ymmärrän, että valmentajia olisi mahdollista kutsua - riippumaton mielipide auttaa paljon. On mahdotonta tulla hyväksi johtajaksi lukemalla vain yksi kirja. Vain järjestelmällinen koulutus auttaa johtajia kehittymään nopeammin ja sopeutumaan uuteen ympäristöön.

Olisi epäreilua sanoa, että tiimin johtajat eivät kyenneet sopeutumaan nopeasti uusiin rooleihinsa, mutta voisin yksinkertaistaa tätä prosessia. Nyt treenaan lisää ja teen opasta tiiminjohtajille. Tietysti paljon on vielä tehtävää, mutta on selvää, että kaikki johtajat tarvitsevat tukijärjestelmän alusta alkaen.

Läksy opittu: etätiimissä vahvan johtamiskulttuurin rakentamisen tulisi olla etusijalla. Ammattijohtajat asettavat oikeat tavoitteet, tukevat ja innostavat työntekijöitä tekemään parhaansa riippumatta siitä, mistä he tulevat.

Pienet yritykset ja aloittelevat yritykset joutuvat usein turvautumaan etätyöntekijöiden palveluihin, mikä vähentää huomattavasti liiketoiminnan kustannuksia. Erityisesti suunnittelijat, kirjanpitäjät ja tukihenkilöstö palkataan etänä. Monet ihmiset sopivat tällaisten työntekijöiden onnistuneeseen koordinointiin. yleiset periaatteet henkilöstöjohtaminen. Samalla, jotta tällaisen tiimin työstä tulisi mahdollisimman tehokasta, lisäksi perinteisiä menetelmiä johdon on käytettävä uusia strategioita sekä nykyaikaisia ​​digitaalisia työkaluja. Tässä artikkelissa jaamme muutamia vinkkejä etätiimin hallintaan.

Tee sarjaviestinnästä ykkösprioriteettisi

Menestyäksesi etätiimin kanssa sinun on saatava työntekijäsi tuntemaan olonsa mahdollisimman sitoutuneeksi. Kun ne eivät ole näkyvissäsi, tämä ei ole helppo tehtävä. Avain sen ratkaisuun on jatkuva viestintä, jonka ansiosta jokainen työntekijä tuntee olevansa osa tiivistä tiimiä.

1. Päivittäiset kokoukset auttavat työntekijöitä tuntemaan, että välität todella heidän työstään, ja osoittavat, että tuet heitä.
2. Yhtä tärkeä on viikko Palaute. Varsinkin jos sitä ei anneta tiukkojen ja virallisten tapaamisten, vaan verkkotapaamisten muodossa, joissa tiivistetään yhdessä viikon tulokset, keskustellaan seuraavan viikon tehtävistä ja ideoista sekä kehutaan työntekijöitänne heidän nykyistä työtään.
3. Myös neljännesvuosikatsaukset vahvistavat etätiimiä. Niiden aikana voit analysoida nykyistä suorituskykyä, hahmotella jatkokehityssuunnitelmia.

Valitse parhaat digitaaliset työkalut

Olitpa suuri yritys tai startup, hyödyt käyttämisestä nykyaikaiset tekniikat ja palvelut. Tehokkaaseen työskentelyyn tarvitset palveluita tehtävien asettamiseen ja seurantaan, projektiyhteistyöhön ja niistä keskustelemiseen, asiakirjojen jakamiseen ja muokkaamiseen.

1. Keskustellaksesi projekteista yrityksen viestintäkanavana voit käyttää ryhmäkeskusteluja Slackin, Telegramin, Whatsappin kautta.
2. Asiakirjojen yhteistyöhön, tapaamisten ja videopuheluiden ajoittamiseen Googlen palvelut - Drive, Hangouts ja Google Meet sopivat.
3. Etätiimin tehtävien hallintaan suosittelemme käyttämään
4. Yhteiseen projektikeskusteluun verkossa on sellaisia ​​työkaluja kuin Join.me, GoToMeeting.

Älä säästä resursseja kasvokkain tapahtuviin tapaamisiin

Kun työskentelet etätiimin kanssa, on erittäin tärkeää varata aikaa kasvokkain tapahtuviin tapaamisiin. Järjestä offline-tapahtumia, joihin kaikki työntekijäsi osallistuvat. Näin voit koota nykyisen joukkueen tehokkaammin.

Jaa selkeästi roolit ja vastuut

Kun jaat selkeästi roolit tiimissä ja määrität työjärjestyksen, väärinkäsityksiä tulee paljon vähemmän ja työntekijäsi voivat suunnitella työnsä oikein. työaika ja priorisoi tehtäväsi. Useimmat ihmiset, jotka työskentelevät menestyksekkäästi etänä, ovat itseorganisoituneita ja kurinalaisia. Mutta jopa kaikkein luottavaisin järjestäytyneet työntekijät saattaa olla huolissaan, jos heidän roolinsa ja vastuunsa hämärtyvät. Siksi ennen kuin aloitat työn jokaisen uuden etätyöntekijän kanssa, ilmoita, mitä odotuksia ja vaatimuksia sinulla on häntä kohtaan. Varmista, että annat seuraavat tiedot ajoissa:

• Selkeä selvitys tehtävistä ja viikoittaisista tehtävistä, yhteystiedot tiimin jäsenistä, jotka voivat auttaa
• Missä tehtävät ovat kiinteät ja mikä on indikaattori niiden toteuttamisen tehokkuudesta
• Kuukausi/neljännesvuosittaista suunnitelmaa noudatettava
• Yrityksen sisäisen tukipalvelun (tai pätevän henkilön) yhteystiedot kysymyksien ja mahdollisten etäongelmien ratkaisemiseksi sekä esimies, johon voi aina ottaa yhteyttä
• Tietolomake työntekijöille: työpaikat ja yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumerot, sosiaaliset verkostot jne.)

Näytä visuaalisesti panoksensa yrityksen kehitykseen

Nyt ei ole aika, jolloin ihmiset jäävät töihin samassa yrityksessä vuosikymmeniä. Siksi on tärkeää motivoida työntekijöitä kehittymään tietyssä yrityksessä ja näyttää selkeästi, kuinka paljon he osallistuvat sen kasvuun. Kun ihmiset tuntevat olevansa mukana yrityksen menestyksessä, heidän työnsä tuottaa tulosta ja on tehokasta pidempään.

Tiimin johtamisen tärkein neuvo on tuntea jokainen työntekijä hyvin ja nähdä hänet yksilönä, koska ei ole olemassa tiimiä, joka koostuisi samoista ihmisistä. Käytä parhaita saatavilla olevia työkaluja pysyäksesi yhteydessä, selkeyttääksesi odotuksia ja rooleja sekä muistaa tukea ja ohjata työntekijöitä. Silloin etätiimistäsi tulee todella arvokas omaisuus.