Kauniita projekteja excelissä. Projektin toteutusaikataulu excelissä

Projektinhallintamallien käyttäminen Microsoft-sovellukset Office voi tehdä siitä helpompaa yksilöllinen useisiin suuntiin. Aiemmin tutkimme Project Management Templates Best for PowerPoint -malleja ja näytimme sinulle, kuinka voit käyttää niitä projektien hallintaan ja projektiisi liittyvän tärkeän tiedon esittämiseen esitysmuodossa.

Luettelo parhaista Microsoft Excelin projektinhallintamalleista

Vaikka PowerPoint voi olla erittäin hyödyllinen projektinhallintatietojen esittämiseen sidosryhmille ja joskus luomiseen tiekartat ja aikakehykset henkilökohtaiseen käyttöön, mutta ehkä paras ton Microsoft Excel. Siksi olemme koonneet luettelon joistakin eniten parhaat mallit varten projektinhallinta Excelissä.

Projektin budjettimalli Excelille

Yksi projektin tärkeimmistä näkökohdista on budjetti. Budjetin laatiminen ja kaiken olennaisen tiedon laskeminen voi kuitenkin olla melko hämmentävää. Tämä ilmainen Excel-malli tekee monimutkaisimmista projektin budjetointitehtävistä helppoa.

Siirry Budget Project Excel -malliin (yleiskatsaus ja latauslinkki)

Projektin tehtäväluettelo Malli Excelille

Foorumiprojektien antaminen ja seuranta voidaan tehdä helposti käyttämällä tätä yksinkertaista Excel-mallia. Siinä on useita osioita, joiden avulla voit suunnitella toimintojasi sekä tiedot ajoitetusta päivämäärästä, budjetista, tilasta ja edistymisestä, jotta voit luoda ja hallita tehtäväluetteloa Excelissä.

Siirry Excelin projektitehtäväluettelomalliin (yleiskatsaus ja latauslinkki)

Project Issue Tracker -malli Excelille

Haluatko varmistaa, että kaikki projektisi ongelmat seurataan ja tallennetaan ajan mittaan? Issue Tracker Project Template for Excelin mukana tulee kätevä asettelu, jonka avulla voit seurata ongelmaa, tyyppiä, ongelman prioriteettitasoa ja tilaa. Voit myös tarkastella avointen ja suljettujen ongelmien kaaviota selvittääksesi, kuinka tehokkaasti projektiin liittyviä ongelmia käsitellään.

Siirry Project Issue Tracker -malliin Excelille (yleiskatsaus ja latauslinkki)

Gantt-kaaviomalli Excelille

Tämä ilmainen Gantt-kaaviomalli Microsoft Excelille on hyvä työkalu Gantt-kaaviolaskentataulukoiden luomiseen projektinhallintaa varten. Sen sijaan, että tekisit Gantt-kaavion tyhjästä, voit käyttää tätä mallia luodaksesi sellaisen yksinkertaisesti muokkaamalla mallin esimerkkisisällöstä.

Siirry Gantt-kaavion malliin Excelille (yleiskatsaus ja latauslinkki)

Projektisuunnitelma on keskeinen osa minkä tahansa projektipäällikön työkalupakkia. Tietysti haluat aloittaa työskentelyn mahdollisimman pian, mutta jos käytät aikaa ja hahmotat strategian projektin toteuttamiselle, voit säästää rahaa ja resursseja. Projektisi osat muuttuvat jatkuvasti, ja tarvitset projektisuunnitelmamallin seurataksesi näitä muutoksia.

Kuinka valita sopiva malli olemassa olevien valtavasta määrästä? Kävimme ne kaikki läpi ja valitsimme parhaat mallit projektisuunnitelmia Excelissä. Tässä artikkelissa puhumme erilaisia malleja ja selittää myös, milloin on parempi käyttää kutakin niistä. Voit myös ladata ilmaisen Excel-projektisuunnitelmamallin. Kerromme, mitä projektisuunnitelma on ja miten se luodaan Excelissä, sekä kuinka luodaan se Smartsheetissä, työkalussa, joka yksinkertaistaa hallintaprosessia ja tarjoaa lisäominaisuuksia yhteistyötä varten.

Smartsheet

Työsuunnitelmamallin avulla voit jakaa suuret projektitavoitteet pienempiin, helpommin seurattaviin vaiheisiin. Tämäntyyppinen malli näyttää, mitkä tehtävät on suoritettava, kuka on vastuussa niiden suorittamisesta, ja sisältää myös tehtävien eräpäivän. Malli sisältää aikajanan, joka auttaa asettamaan odotuksia ja parantamaan tehtävien läpinäkyvyyttä, jolloin kaikki projektiin osallistuvat voivat pysyä ajan tasalla suorituksista ja määräajoista. Työsuunnitelmamalli sopii parhaiten suurille ryhmille, jotka työskentelevät suurissa projekteissa, joissa on monia tehtäviä ja määräaikoja.

Työsuunnitelmamalli Gantt-kaaviolla

 Lataa projektisuunnitelmamalli

Projektisuunnitelmaa käytetään useimmiten projektinhallinnassa, jossa Gantt-kaavioita tarvitaan projektin etenemisen suunnitteluun ja raportointiin. Gantt-näkymä on dynaaminen vaakakaavio, jota käytetään visualisoimaan projektin aikataulu, ja se on tärkeä työkalu pitämään sidosryhmät tietoisina projektin tilan muutoksista. Tämä malli sopii projektipäälliköille, jotka työskentelevät suurissa projekteissa, joissa on paljon osallistujia.

Toimintasuunnitelman malli

 Lataa toimintasuunnitelmamalli

Toimintasuunnitelmassa luetellaan kaikki saavuttamiseen tarvittavat vaiheet tietty tarkoitus. Se sisältää kaikki tiedot tarvittavista toimista, kuka on vastuussa niiden toteuttamisesta, määräajoista, prioriteeteista ja tilasta. Toimintasuunnitelma on samanlainen kuin työsuunnitelma, mutta toimintasuunnitelma keskittyy tavoitteisiin, kun taas työsuunnitelmamalli näyttää vaiheet tehtävien suorittamiseksi, jotka yleensä näytetään aikajärjestyksessä. Toimintasuunnitelmapohja sopii yksilölliseen käyttöön tai pienille ryhmille.

Liiketoimintasuunnitelman malli

 Lataa liiketoimintasuunnitelmamalli

Liiketoimintasuunnitelmamalli näyttää liiketoimintatavoitteet ja niiden saavuttamiseksi tarvittavat toimenpiteet. Liiketoimintasuunnitelma keskittyy yrityksesi tulevaan kehittämiseen ja näyttää, kuinka voit saavuttaa tavoitteesi. Liiketoimintasuunnitelmat ovat strategisempia kuin liiketoiminta- tai toimintasuunnitelmat ja sisältävät usein vision, liiketoimintaprofiilin, taloudellisen arvion jne. Liiketoimintasuunnitelma sopii jo olemassa olevan yrityksen omistajille, yrittäjähaluisille tai ulkopuolista apua tarvitseville yrittäjille.

1. Mene sivuston verkkosivustolle ja kirjaudu sisään tili(tai kokeile ilmaista 30 päivän versiota).
2. Napsauta "Etusivu"-välilehdellä "Uusi" ja valitse "Näytä mallit" -vaihtoehto.
3. Kirjoita sanat "Gantt chart" "Etsi malleja" -kenttään ja napsauta suurennuslasikuvaketta.
4. Näet olemassa olevat mallit, mutta esimerkissämme valitsemme Simple Project with Gantt Chart -mallin. Napsauta sinistä "Käytä mallia" -painiketta hakuruudun oikeassa yläkulmassa.
5. Anna mallillesi nimi, valitse, mihin haluat tallentaa sen ja napsauta sitten OK.

2. Anna kaikki projektisi tiedot

Tämä avaa sisäänrakennetun mallin, joka sisältää esimerkkisisältöä viitteeksi sekä jo muotoiltuja osia, alitehtäviä ja alitehtäviä. Smartsheetissä voit helposti lisätä tai poistaa sarakkeita projektisi laajuudesta riippuen.

Napsauta vain hiiren kakkospainikkeella saraketta ja valitse "Lisää sarake oikealle" tai "Lisää sarake vasempaan" lisätäksesi sarakkeen tai "Poista sarake" poistaaksesi sarakkeen. Jos haluat poistaa taulukon yläreunasta keltaisella korostetun tekstin, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Poista rivi".

1. Lisää tehtäväsi "Tehtävän nimi" -sarakkeeseen. Huomaat, että hierarkia on jo muotoiltu sinua varten. Syötä tietosi Osa 1-, Osa 2- ja Osa 3 -kenttiin (kutsutaan "emariveiksi". Lisätietoja hierarkioista on kohdassa ).

1. Kirjoita tehtäväsi ja alatehtäväsi ylätason riveille.

1. Jokaisen rivin vasemmalla puolella voit lisätä liitteitä suoraan aiheeseen (ihanteellinen sidosryhmien luetteloiden, budjettien jne. liittämiseen) tai aloittaa keskustelun aiheesta.

3. Aloituspäivän ja eräpäivän lisääminen

1. Lisää aloituspäivät ja eräpäivät jokaiselle tehtävälle. Jos napsautat ja vedät tehtäväpalkin jompaakumpaa päätä Gantt-kaaviossa, Smartsheet muuttaa automaattisesti taulukon päivämäärät.
2. Napsauta solua missä tahansa päivämääräsarakkeessa.
3. Napsauta kalenterikuvaketta ja valitse päivämäärä. Voit myös syöttää päivämäärän soluun manuaalisesti.

4. Syötä valmistuneiden % ja siirron saajat

Valmis (%) ja Vastuuhenkilö -sarakkeet tarjoavat lisätietoja projektistasi ja parantavat näkyvyyttä antamalla tiimin jäsenille mahdollisuuden nähdä, kuka on vastuussa tehtävistä ja missä he ovat prosessissa.

Gantt-kaaviossa tehtäväpalkkien sisällä olevat ohuet palkit edustavat kunkin tehtävän suorittaman työn prosenttiosuutta.

1. Merkitse Valmis (%) -sarakkeeseen kunkin tehtävän suorittamien töiden prosenttiosuus. Syötä kokonaisluku ja Smartsheet lisää automaattisesti prosenttimerkin.
2. Valitse Henkilö Vastuuhenkilö -sarakkeessa taiteilijan nimi avattavasta yhteystietoluettelosta tai kirjoita nimi manuaalisesti.

Yksinkertaista projektiesi seurantaprosessi valmiilla Excelin projektinhallintamalleilla. Minkä tahansa mallin arvo on, että se on lähtökohtasi ja sitä voidaan käyttää uudestaan ​​​​ja uudestaan. Sinun ei tarvitse luoda viitekehystä tyhjästä joka kerta, kun sinun täytyy lähettää raportti sidosryhmille, viestiä tilanmuutoksesta tai seurata tehtäviä. Perustus on jo luotu, ja sinun tarvitsee vain lisätä projektitiedot.

Tästä artikkelista löydät kuvauksen tärkeimmistä Excelin projektinhallinnan malleista, jotka voit ladata ilmaiseksi. Katsomme myös Erilaisia ​​tyyppejä malleja ja kertoa, milloin on parempi käyttää kutakin niistä. Lisäksi opit luomaan projektinhallinnan hallintapaneelimallin Excelissä tyhjästä.

Näytämme myös, kuinka voit käyttää projektinhallintamalleja Smartsheetissä, työkalussa, jolla voit hallita kaikkea työtäsi laskentataulukkomaisella käyttöliittymällä. Smartsheet tarjoaa enemmän yhteistyötä kuin Excel ja helpottaa projektien seuraamista.

Hankkeen Gantt-kaaviomalli

Projektin Gantt-kaaviomalli on yksi suosituimmista projektipäälliköiden käyttämistä malleista. Gantt-kaavio ottaa tietosi tehtävien otsikoista, aloituspäivistä, eräpäivistä ja tehtävien kestoista ja muuntaa ne peräkkäiseksi vaakasuuntaiseksi pylväskaavioksi. Tällä tavalla voit nopeasti visualisoida järjestyksen, jossa tehtävät on suoritettava, ja myös määrittää, kuinka tehtävät riippuvat toisistaan. Gantt-kaavio on erityisen tehokas hallittaessa monimutkaisia ​​projekteja, joissa on riippuvuuksia.

Smartsheetin interaktiiviset Gantt-kaavioominaisuudet tekevät projektin visualisoinnista helppoa. Voit muokata kaaviota eri väreillä ja symboleilla tilan ilmaisemiseksi tai käyttää ehdollista muotoilua korostaaksesi tietyille tiimin jäsenille määrättyjä tehtäviä. Aktivoi kriittinen polkuominaisuus tunnistaaksesi tehtävien väliset riippuvuudet ja selvittääksesi, mitkä tehtävät vaikuttavat suoraan projektin päättymispäivään. Jaa Gantt-kaaviosi tiimisi tai asiakkaiden kanssa, jotta he pysyvät ajan tasalla siitä, mitä tapahtuu.

Project Tracker -malli

Kerää kaikki projektitietosi yhteen, jotta kaikki projektiisi liittyvät tietävät aina, mistä löytää tärkeitä tietoja. Projektin seurantamallin avulla voit lisätä tehtäviä, muuttaa tilaa ja prioriteettia, määrittää suoritteita, eräpäiviä, kustannuksia, käytettyä aikaa ja muita tärkeitä tietoja projektillesi. Jos sinulla on suuri projekti, projektin seurantamalli auttaa pitämään kaiken järjestyksessä.

Smartsheetin avulla tiimisi on helpompi tehdä yhteistyötä reaaliajassa ja pysyä ajan tasalla projektin edistymisestä. Voit tehdä muutoksia projektiin, määrätä uusia ihmisiä tehtäviin, muuttaa päivämääriä ja suorittaa muita toimintoja intuitiivisen ja selkeän käyttöliittymän ansiosta.

Ketterä projektisuunnitelmamalli

Ketterä projektisuunnitelma perustuu toimivuuteen. Suunnitelmassa arvioidaan, kuinka kauan kunkin toiminnon käyttöönotto kestää, mutta ei kerro, kuinka kukin toiminto toteutetaan. Koska projektisuunnitelmat keskittyvät toimivuuteen, voit ryhmitellä samanlaiset toiminnot sprinteiksi.

Ketterä projektisuunnitelma muuttuu jatkuvasti. Kun suunnitelma on laadittu, projektitiimin tulee seurata sitä ja päivittää tila ja aikataulut tarpeen mukaan.

Tämän mallin (tunnetaan myös ketteränä projektiaikatauluna) avulla voit lisätä tehtäviä, määrittää vastuuhenkilöt, työn aloitus- ja valmistumispäivämäärät sekä tila. Kunkin tehtävän kesto lasketaan automaattisesti. Tämä malli sisältää myös Gantt-kaavion (projektin aikajanan visuaalinen esitys), jonka koko muuttuu automaattisesti, kun lisäät tietosi taulukkoon.

Smartsheet tarjoaa projektimallin, joka on suunniteltu ketterille perusprojekteille. Suunnittele ja hallitse sprinttejä, tuoteominaisuuksia ja tehtäviä ja käytä sisäänrakennettua Gantt-kaaviota nähdäksesi projektisi aikajanana. Tiimi voi päivittää edistymistä, seurata suorituksia, tallentaa tiedostoja ja asettaa hälytyksiä yhdessä jaetussa laskentataulukossa.

Projektin budjettimalli

Pysy aina ajan tasalla projektin budjetista seuraamalla työvoimakustannuksia, materiaalikustannuksia, kiinteitä hintoja ja todellisia kustannuksia. Budjettimallin avulla voit seurata menojasi tarkasti ja muut tiimin jäsenet näkevät, pysytkö budjettisi sisällä vai ylitätkö sen. Tätä mallia voidaan käyttää missä tahansa projektissa sen koosta riippumatta.

Seuraa projektin edistymistä ja budjetin käyttöä yhdessä paikassa Smartsheetissä. Tämä projektimalli sisältää projektin tilayhteenvedon, budjetin vaihtelun ja aikataulun sekä Gantt-kaavion riippuvuuksineen. Voit helposti vertailla arvioituja ja todellisia työ-, materiaali- ja muita kustannuksia.

Tehtäväluettelomalli

Koska projekteissa on niin monia jatkuvasti vaihtuvia komponentteja, tehtäväluettelon avulla voit keskittyä tärkeimpiin tehtäviin. Voit muuttaa eräpäiviä joka päivä tai jopa joka tunti ja nähdä eniten ensisijaiset tehtävät viikko eteenpäin. Käytä tehtäväluettelomallia, kun sinun on järjestettävä yksittäisiä tehtäviä.

Luo keskitetty tapa tarkastella kaikkia velvollisuuksiasi useissa projekteissa kerralla tämän Smartsheetin tehtäväluettelon avulla. Jaa laskentataulukko tiimisi kanssa luodaksesi tarvitsemasi läpinäkyvyyden, seuraa tehtävän tilaa mukautetuilla symboleilla ja merkitse tärkeimmät kohteet, jotta mikään ei jää huomaamatta.

Projektin aikajanamalli

Aikajana auttaa sinua visualisoimaan monimutkaisia ​​tietoja kätevällä ja helposti ymmärrettävällä tavalla. Voit seurata edistymistä, tunnistaa mahdolliset viivästykset, seurata kunkin projektitehtävän suorittamiseen jäljellä olevaa todellista aikaa ja paljon muuta. Aikajana on loistava kaikenkokoisille projekteille, varsinkin jos sinun on ilmoitettava tilamuutoksista ulkopuolisille yhteistyökumppaneille tai sidosryhmille.

Smartsheet tarjoaa aikajanamallin, joka on suunniteltu yksinkertaisia ​​suunnitelmia projekti, jossa on tehtäviä, osatehtäviä ja aikajana Gantt-kaavionäkymässä. Tiimisi voi helposti päivittää edistymistä, seurata suorituksia ja tarkistaa tilan milloin ja missä tahansa.

Ongelmaseurantamalli

Usein projektien mahdolliset ongelmat jäävät helposti huomaamatta joksikin aikaa. Jos nämä ongelmat jätetään kuitenkin ratkaisematta, ne voivat lopulta viivästyttää koko projektin valmistumista ja vaikuttaa negatiivisesti lopputulokseen. Projektien seurantaa varten ongelmanseurantamallin käyttäminen voi auttaa sinua tunnistamaan ongelmat nopeasti ja määrittämään, kuka on vastuussa niiden ratkaisemisesta, jotta voit korjata ongelmat niiden ilmaantuessa. Käytä tätä mallia, jos sinulla on keskikokoinen tai suuri projekti, jossa on paljon muuttuvaa dataa.

Seuraa ongelmia ja virheitä Smartsheet Issue and Error Tracker -mallin avulla. Luo mukautettu verkkolomake huoltohenkilöstölle, testaajille tai asiakkaille kirjaamaan ongelmia ja hallitsemaan virhehistoriaa yhdessä keskeisessä paikassa. Sitten priorisoi ja sulje pyynnöt.

Projektin työaikalomakkeen malli

Hanki nopea tilannekuva resurssien allokoinnista työaikalomakemallilla, jonka avulla kaikki tiimin jäsenet ja sidosryhmät voivat tarkastella kunkin tiimin jäsenen sitoutumista projektiin. Seuraa resurssien saatavuutta tulevalle viikolle, jotta tiedät aina, kenellä ne on vapaa-aika työskentelemään projektin parissa ja jotka ovat hyvin kiireisiä. Kellokortti - tehokas menetelmä hallita suurta määrää resursseja suuressa projektissa.

Hallitse työvoimaasi reaaliajassa Smartsheetin yksinkertaisen avulla. Määritä tehtäviin tiettyjä suorittajia ja tunnista helposti työvoimaresurssien puute tai ylimäärä.

Projektin riskien seuranta

Projektit ovat luonteeltaan täynnä piilotettuja riskejä. Syyt riskien syntymiselle ovat erilaisia: työn laajuus on määritetty väärin, riippuvuudet on määritetty väärin jne. Tärkeintä on tunnistaa tällaiset riskit alkuvaiheessa heillä ei ole vielä ollut aikaa vaikuttaa kustannuksiin ja määräaikoihin. Project Risk Tracker kerää kaikki mahdolliset riskit yhteen taulukkoon, mikä tekee siitä hyödyllisen kaikille keskisuurille ja suurille projektipäälliköille.

Kojelauta projektinhallintaa varten

Voit luoda kojelaudan projektisi hallintaa varten Smartsheetissä Smartsheet Sights -hallintapaneelien avulla. Sights-hallintapaneelit antavat tiimeille ennennäkemättömän näkemyksen tehtävään työhön keskittämällä tiedot tärkeimmistä projektitaulukoista. Jaa Smartsheet-hallintapaneelisi yrityksesi työntekijöiden kanssa tai jaa se ulkoisten sidosryhmien kanssa, jolloin he saavat lisätietoa tärkeimmistä mittareista ja tiloista.

Projektinhallinnan hallintapaneelin luominen Excelissä

Näin voit luoda projektinhallinnan hallintapaneelin Excelissä.

Luo Excel-laskentataulukko

Projektinhallinnan hallintapaneeli sisältää pääasiassa graafisia kuvia, mutta samalla kaikki tiedot, joihin nämä kuvat luodaan, tulisi myös tallentaa jonnekin Excel-tiedostoosi. Tätä varten sinun on työskenneltävä samanaikaisesti kahdella Excel-laskentataulukon välilehdellä. Yksi välilehti sisältää graafiset kuvat, kun taas toinen välilehti sisältää kaikki tiedot, joista nämä kuvat luodaan. Yksi välilehti sisältää graafiset kuvat, kun taas toinen välilehti sisältää kaikki tiedot, joista nämä kuvat luodaan.

1. Kaksoisnapsauta tiedoston alaosassa olevaa välilehteä "Arkki1" taulukon nimeämiseksi uudelleen. Suosittelemme nimen vaihtamista muotoon "Projektin hallintapaneeli".
2. Napsauta sitten välilehden oikealla puolella olevaa plusmerkkiä (+) lisätäksesi toisen välilehden.
3. Kaksoisnapsauta välilehteä "Arkki 2" ja nimeä taulukko uudelleen muotoon "Muistiinpanot".

Lisää suunnittelutietosi

Voit nyt lisätä suunnittelutietosi (kaikki "numerosi") Muistiinpanot-välilehteen. Näitä tietoja käytetään kaavioiden luomiseen, joita voit sitten siirtää Project Dashboard -välilehdellä.

Luo projektitehtävätaulukko ja Gantt-kaavio

1. Luo Muistiinpanot-välilehdellä tehtävätaulukko. Lisää sarakeotsikot "Tehtävät", "Suorittaja", "Aloituspäivä", "Valmistumisen määräaika", "Päivien lukumäärä" Ja "Tila".
2. Lisää suunnittelutietosi taulukkoon. Listaa kaikki projektisi tehtävät, niiden suorittamisesta vastaava henkilö, aloituspäivä, eräpäivä, kunkin tehtävän suorittamiseen varattu päivien lukumäärä ja tila (käytä vaihtoehtoja "Valmis", "Myöhässä", "Käynnissä" Ja "Ei alkanut").

1. Käytä sitten näitä tietoja Gantt-kaavion luomiseen.
2. Kun olet luonut Gantt-kaavion, napsauta kaaviota hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Leikkaa pois". Siirry Project Dashboard -välilehteen, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Lisää". Voit myös leikata ja liittää tiettyjä osia tehtävän nimestä, jos haluat näyttää ne kojelautassasi.

Huomautus. Olemme lisänneet tehtävätaulukkoon sarakkeen "Prioriteetti" ja käytti tähtimerkkejä osoittamaan tehtävien suorittamisen tärkeyttä. Voit lisätä symboleja napsauttamalla solua ja välilehden oikeaa reunaa "Lisää" valitse "Symbolit".

Lisää kaavioita tehtävän tilasta, projektin budjetista ja odottavista kohteista.

Mieti nyt, mitä muita tietoja haluat lisätä projektisi kojelautaan. Esimerkissämme lisäämme kaavion tehtävien, budjetin ja odottavien kohteiden yleistilasta.

1. Siirry Muistiinpanot-välilehteen ja luo minitaulukko jokaiselle visualisoitavalle datajoukolle. Halusimme esimerkiksi näyttää kuinka monen tehtävän tila on "Valmis", "Myöhässä", "Käytössä" ja "Ei aloitettu". Olemme sijoittaneet nämä tilat yhteen sarakkeeseen ja vierekkäin. Ilmoitimme myös kuinka monta hanketta on tässä tilassa prosentteina tai osuuksina. Budjettikaaviosta näytimme, kuinka paljon rahaa budjetoitiin ja kuinka paljon todellisuudessa käytetty.

1. Kun olet lisännyt tietosi, valitse taulukko ja siirry välilehteen "Lisää". Ryhmässä "Kaavio" Valitse kaaviotyypit, joita haluat käyttää (ympyräkaaviot, pylväskaaviot, kuplakaaviot jne.).

1. Toista edelliset vaiheet kaikille muille tietojoukoille.
2. Kun olet luonut kaaviot kaikille tietojoukoille, leikkaa ja liitä ne Project Dashboard -välilehteen.

Määritä projektisi hallintapaneeli

1. Voit muuttaa tehtävätaulukon taustaväriä napsauttamalla solua ja välilehteä "Koti" Luvussa "Fontti" Napsauta maalisäiliön kuvaketta valitaksesi haluamasi värin.
2. Voit muuttaa Gantt-kaavion värejä kaksoisnapsauttamalla tehtäväpalkkia ja valitsemalla vaihtoehdon "Muotoile kaavioalue". Napsauta maalisäiliökuvaketta ja valitse "Täyttää" ja valitse sitten ikkunan alareunasta haluamasi väri.
3. Voit muuttaa kaavioidesi väriä kaksoisnapsauttamalla koko kaaviota tai mitä tahansa sen osaa. Sivulle tulee ikkuna "Tietosarjamuoto". Napsauta maalisäiliökuvaketta ja valitse vaihtoehto "Täyttää", ja napsauta sitten ikkunan alaosassa olevaa maalisäiliökuvaketta uudelleen valitaksesi haluamasi värin.

Tee parempia päätöksiä Smartsheet Sights -hallintapaneelien avulla

Smartsheet Sight -hallintapaneelin avulla voit visualisoida, tehdä yhteenvedon ja jakaa tärkeitä työsi näkökohtia, kuten projektin tilan tai tehtävän edistymisen, tärkeimpien suorituskykyindikaattoreiden (KPI) avulla. Sightin kojelauta auttaa myös tiimejä pysymään järjestyksessä antamalla heille keskeinen paikka resursseja, kuten taulukko- tai raportointikokoelmia varten.

• Kojelaudat tarjoavat reaaliaikaisen näkyvyyden projektitaulukoiden tärkeimpiin tietoihin.
• Muokattava käyttöliittymä, joka sopii käytettäväksi missä tahansa organisaatiosi osastossa
• Yksinkertaiset widgetit auttavat pääsemään alkuun nopeasti.

Sights-hallintapaneelit tarjoavat parannetun näkyvyyden useille projekteille, toiminnoille ja tiedoille organisaatiossasi. Keskittämällä työnkulun tiedot Sights-hallintapaneeleihin, käyttäjät saavat lisätietoa monimutkaisista prosesseista, voivat paremmin ennakoida projektin aukkoja ja saada kriittistä tietoa nopeammin.

Käytä Smartsheetiä yksittäisten projektien yksityiskohtien hallintaan ja käytä sitten Sights-hallintapaneeleja saadaksesi korkean tason näkymän projektisalkkusi tilasta ja tarjoamalla kollegoille ja esimiehille ennennäkemättömän näkyvyyden meneillään olevaan työhön. Ota yhteyttä Smartsheet-tiimiin saadaksesi selville, kuinka Sights-hallintapaneelit voivat hyödyttää organisaatiotasi.

Excel-mallit projektinhallintaan: Isoille ja pienille projekteille

Projektinhallintamalli – tehokas työkalu kaikkiin projekteihin: suuriin tai pieniin, yksinkertaisiin tai monimutkaisiin. On yleinen väärinkäsitys, että projektin on oltava suuri ja erittäin yksityiskohtainen, jotta se voi käyttää malleja. Itse asiassa malli voi olla yhtä hyödyllinen pienemmissä projekteissa. Vaikka suoritteet ovat kooltaan pieniä eivätkä kovin työvoimavaltaisia, sinun on silti arvioitava, kuinka kauan kukin tehtävä kestää, määritettävä tarvittavat resurssit ja jaettava tehtävät kullekin tiimin jäsenelle.

Smartsheet on laskentataulukkopohjainen työnhallintatyökalu, jossa on tehokkaita viestintä- ja yhteistyöominaisuuksia. Kiitokset laaja valikoimaÄlykkäät näkymät – ruudukko, kalenteri, Gantt, nähtävyydet ja kortit – Smartsheet toimii haluamallasi tavalla. Opi luomaan helposti projektinhallintamalli. Kokeile Smartsheetia ilmaiseksi 30 päivää.

Haluatko oppia lisää projektinhallinnan parhaista käytännöistä ja perusohjeista? Siirry sivuillemme nähdäksesi uusimmat artikkelit, mallit, videot ja paljon muuta.

Lue lisää Smartsheet premium -projektinhallintaratkaisuista

Hallitsetko satoja projekteja? Smartsheetin huippuluokan projektisalkun hallintaratkaisu auttaa projektilähtöisiä yrityksiä ja osastoja kasvamaan läpijuoksu lisää reaaliaikaista näkyvyyttä ja pienennä projektiriskejä.

Käytä Smartsheet Project Portfolio -ratkaisua:

• Säästä aikaa automatisoimalla uuden projektin asetukset.
• Kohdista projektinhallinnan suorituskyky liiketoimintasi tavoitteiden ja tavoitteiden kanssa.
• Varmista johdonmukaiset projektinhallintakäytännöt.
• Paranna projektisalkun suorituskyvyn reaaliaikaista näkyvyyttä.
• Suorita hankesalkun syvällinen analyysi Microsoftin avulla Power BI.

Projektipäälliköt voivat käyttää Smartsheetin projektisalkun hallintaratkaisua saadakseen helposti ja nopeasti vakiosarjan Sights-taulukoita, -raportteja ja -mittaristoa uusia projekteja varten. Joka uusi projekti Oletusarvoisesti se perii projektinhallintapäällikön määrittämät aiemmat käyttöoikeudet varmistaakseen kaikkien portfoliossaan olevien projektien näkyvyyden. Lopuksi ratkaisu yhdistää automaattisesti projektin metatiedot yhdeksi tiedostoksi, jota voidaan käyttää Smartsheet Sights -hallintapaneelin tai Microsoft Power BI:n avulla portfolionlaajuiseen raportointiin.

Suoran koulutuksen lisäksi toimintani toisena suunnana voidaan pitää konsultointia ja kehittämistä. Autan mielelläni sinua tai yritystäsi automaatio- ja sähköisten dokumenttien hallintaprojektien toteuttamisessa Microsoft Office -ohjelmilla (Excel, Access, Outlook, Power Point...) Jos työhösi liittyy rutiinia, yksitoikkoista toimintaa, esim.

• vastaanotettujen tietojen standardikäsittely;
• suurten tietomäärien tarkistaminen tiettyjen sääntöjen noudattamatta jättämisen varalta;
• raporttien korjaus sen jälkeen, kun ne on ladattu yrityksen tietokannoista;
• vastaavien raporttien ja taulukoiden luominen ja niiden täyttäminen tiedoilla;
• tietojen kerääminen useista tiedostoista yhdeksi tai yhden tiedoston jakaminen useiksi ja sen jälkeen lähettäminen sähköpostitse;
• jne.

Nyt on aika miettiä – eikö meidän pitäisi luoda makro, joka tekee saman, vain nopeammin ja automaattisesti?Toista 1C:tä tai SAP:tä ei tietenkään voi luoda Excelillä, mutta on täysin mahdollista vähentää päivittäistä rutiinia, eliminoida inhimillinen tekijä ja automatisoida banaalit toimet.

Viimeisimmät valmistuneet projektit

Tietojen syöttölomakkeiden luominen myyjille esittelytiloissa - tietojen kerääminen myynnistä ja esillä olevista malleista sekä mahdollisuus lähettää nämä tiedot automaattisesti pääkonttoriin. Lähetettyjen raporttien automaattinen kerääminen pääkonttorissa, jonka jälkeen rakennetaan suuri määrä erilaisia ​​raportteja tilanteen seuraamiseksi (myynnin dynamiikka näyttelytilojen ja kokoelmien mukaan, näytteillä olevien mallien tehokkuus, myyjien työn laatu jne.)

Arsenjevskin voitehdas (Tula)

Kasvituotteiden tilauslomakkeen laatiminen. Makrosarjan luominen operaattorin tilausten syöttämiseksi puhelimitse sekä käyttäjän lähettämien tilauslomakkeiden tuontia ja tunnistamista varten sähköposti. Kaikkien saapuvien tilausten tuonti tietokantaan ja tilausten jakelu toimitusreittejä pitkin tulostamalla asiakirjapaketti (lasku, raportti jne.) jokaiselle kuljettajalle.

Työaikataulujen kirjaamisjärjestelmän kehittäminen ja palkat. Järjestelmän avulla voit syöttää mielivaltaisen määrän työntekijöitä, suunnitella heidän työmääränsä työaikataulun mukaisesti ja laskea heiltä palkat ja lomarahat. Järjestelmä tallentaa jokaisen työntekijän koko maksuhistorian, mahdollistaa sakkojen, bonuksien, korvausten yms. huomioimisen. Esimies, kirjanpitäjä ja työntekijät voivat kirjautua järjestelmään salasanalla, jolla on eri käyttöoikeudet eri moduuleille. Järjestelmän avulla voit rakentaa erilaisia ​​raportteja palkanlaskennasta ja työntekijöiden palkkakorteista.

LLC "Yleinen rakennusyhtiö nro 1" (Pietari)

Rajakortin ja rakentamisen aikaisten kulutustavaroiden kirjanpitojärjestelmän kehittäminen. Laskujen ja materiaalipyyntöjen syöttäminen, raporttien tulostaminen.

Kätevän ja toimivan tilauslomakkeen luominen makrojen avulla esimiehille laskemaan automaattisesti ovien ja niihin liittyvien materiaalien kustannukset ottaen huomioon niiden koot, käytetyt materiaalit, asennusominaisuudet jne. Lomakkeeseen on liitetty yrityshinnasto, joka toimii hintatietolähteenä.

Bonusten laskentajärjestelmän luominen älykkäällä logiikalla, joka ottaa huomioon sekä työntekijöiden suoran työn että heidän alaistensa tehokkuuden (valvonta).

Raporttien laatiminen palkoista ja bonuksista.

Seurantajärjestelmän kehittäminen avaintiedostoille. Kehitetyt makrot seuraavat tiettyjen tiedostojen muutoksia - muokkausaikaa, niiden tekijää, vanhoja ja uusia arvoja muokatuissa soluissa. Samalla kaikista muokkauksista pidetään lokia, joka lähetetään avainhenkilöille valvontaa varten.

Järjestelmän luominen tilausten syöttämiseksi ja niiden myöhemmän toteuttamisen seuraamiseksi kaikissa tuotannon vaiheissa. Työpajojen työmäärän suunnittelu, laitteiden uudelleenkonfigurointi ja valmiin tilauksen toimitusajan ennustaminen asiakkaalle. Toteutettu kirjan muodossa, joka koostuu tietokanta- ja raporttisivuista sekä joukosta niihin liittyviä makroja.

Excel-työkirjan luominen useiden rakennusprojektien töiden määrän ja kustannusten huomioon ottamiseksi. Esiintyjät (työntekijät, työnjohtajat, asiantuntijat jne.) määrätään kuhunkin kohteeseen ja heidän työnsä kesto kunkin kohteen osalta kirjataan. Käyttämällä makroja ja pivot-taulukoita Loppuraportit esineiden ja työntekijöiden maksamisesta tehdään huomioiden ylityöt, ylityöt, lomat jne.

Lastenlääkäri määrää antipyreettejä lapsille. Mutta on kuumeisia hätätilanteita, joissa lapselle on annettava lääke välittömästi. Sitten vanhemmat ottavat vastuun ja käyttävät kuumetta alentavia lääkkeitä. Mitä vauvoille saa antaa? Kuinka voit laskea lämpöä vanhemmilla lapsilla? Mitkä lääkkeet ovat turvallisimpia?

Verkkokaavio on taulukko, joka on suunniteltu projektisuunnitelman laatimiseen ja sen toteutumisen seurantaan. Sen ammattimaiseen rakentamiseen on olemassa erikoissovelluksia, esimerkiksi MS Project. Mutta pienten yritysten ja varsinkin henkilökohtaisten yritysten tarpeisiin ei ole mitään järkeä ostaa erikoistuneita ohjelmisto ja viettää paljon aikaa sen työskentelyn monimutkaisten oppimiseen. Taulukko selviää melko menestyksekkäästi verkkokaavion rakentamisesta. Excelin prosessori, jonka useimmat käyttäjät asentavat. Selvitetään, kuinka yllä oleva tehtävä suoritetaan tässä ohjelmassa.

Voit rakentaa verkkokaavion Excelissä Gantt-kaavion avulla. Kun sinulla on tarvittavat tiedot, voit luoda minkä tahansa monimutkaisen taulukon vartiointiaikataulusta monimutkaisiin monitasoisiin projekteihin. Katsotaanpa tämän tehtävän suorittamisen algoritmia laatimalla yksinkertainen verkkokaavio.

Vaihe 1: pöytärakenteen rakentaminen

Ensinnäkin sinun on luotava taulukkorakenne. Se edustaa lankakehysverkkokaaviota. Tyypillisiä verkkokaavion elementtejä ovat sarakkeet, jotka osoittavat tietyn tehtävän sarjanumeron, sen nimen, toteuttamisesta vastaavan henkilön ja suorittamisen määräajat. Mutta näiden peruselementtien lisäksi voi olla muitakin muistiinpanojen muodossa jne.

Tässä vaiheessa taulukkomallin luomista voidaan pitää valmiina.

Vaihe 2: Luo aikajana

Nyt meidän on luotava verkkokaaviomme pääosa - aikajana. Se on sarja sarakkeita, joista jokainen vastaa yhtä projektin ajanjaksoa. Useimmiten yksi ajanjakso on yhtä suuri kuin yksi päivä, mutta on tapauksia, joissa ajanjakso lasketaan viikoissa, kuukausissa, neljänneksissä ja jopa vuosina.

Esimerkissämme käytämme vaihtoehtoa, kun yksi jakso on yhtä suuri kuin yksi päivä. Tehdään aika-asteikko 30 päivää.

Vaihe 3: tietojen täyttäminen

Vaihe 4: Ehdollinen muotoilu

Verkkokaavion työskentelyn seuraavassa vaiheessa meidän on täytettävä värit ne ruudukon solut, jotka vastaavat tietyn tapahtuman ajanjaksoa. Tämä voidaan tehdä ehdollisen muotoilun avulla.

Tässä vaiheessa verkkokaavion luomista voidaan pitää valmiina.

Työskennellessämme loimme verkkokaavion. Tämä ei ole ainoa versio tällaisesta taulukosta, joka voidaan luoda Excelissä, mutta tämän tehtävän suorittamisen perusperiaatteet pysyvät ennallaan. Siksi jokainen käyttäjä voi halutessaan parantaa esimerkissä esitettyä taulukkoa omien tarpeidensa mukaan.

Viikoittainen ja kuukausittainen tehtäväsuunnitelma tietokoneelle- Lataa työsuunnittelija, viikko- ja kuukausityösuunnitelma napsauttamalla kuvaa

Viikko- ja kuukausityösuunnittelu- Lataa viikoittainen ja kuukausittainen tehtäväsuunnittelija napsauttamalla yllä olevaa kuvaa

Viikon ja kuukauden tehtäväsuunnitelma - viikon ja kuukauden tehtävien mallitiedostosuunnitelma

Viikoittainen ja kuukausittainen tehtäväsuunnitelma Tämä Excel-tiedosto on yksinkertainen ja kätevä ylläpitää.

Mallitiedostossa viikon ja kuukauden työ- ja tehtäväsuunnitelma sisältää muistutuksia suunnittelun tärkeimmistä kohdista, muokkaa niitä tarpeidesi mukaan.

Gantt-kaavio, joka on piirretty automaattisesti merkitsemistäsi tehtävistä - viikoittaisen ja kuukausittaisen tehtäväsuunnitelmasi Excel-taulukon varjostetut solut - näyttää selkeästi mitkä projekteista ja tehtävistä sinulla on rinnakkain ja ne pitää tehdä. samanaikaisesti tänään tai ensi viikolla ja mitkä asiat pitää tehdä ennen muiden tehtävien aloittamista.

Työ- ja tehtäväsuunnitelma viikolle ja kuukaudelle Excel-tiedostossa tehtävien ajoitus on jaettu eri projekteihin, joissa on kunkin projektin tehtävälista. Nämä projektit voivat liittyä työpäivän suunnitteluun ja työprojekteihin sekä opiskeluun, kotitöihin, virkistykseen ja viihteeseen liittyviin tehtäviin.

Eri projektit, joissa on omat viikon ja kuukauden tehtävälistat, voidaan korostaa eri väreillä selvyyden vuoksi (jos et pidä kirkkaista väreistä, maalaa ne millä tahansa muulla rauhallisemmalla värillä).

Jotta voit helpommin kirjoittaa huomisen tehtäviä päivittäiseen tehtävävihkoon, vie hiiri huomisen päivämäärän päälle (ensimmäinen päivämäärien rivi on tiedostotaulukon yläreunassa suunnitella viikon töitä suunnitella tehtävät viikolle ja kuukaudelle) ja paina hiiren vasenta painiketta, huomisen tehtävät korostetaan sarakkeen aktiivisella alueella.

Jos haluat nähdä, milloin sinun on suoritettava tietty tehtävä, vie hiiri tehtävänumeron sisältävän solun päälle (vasemmalla on Excel-alueen reuna suunnittelee töitä viikolle ja kuukaudelle). Napsauta hiiren vasemmalla painikkeella, haluttu tehtävä ja koko alue tämän tehtävän päivämäärän mukaan korostetaan.

Tärkeä asia korkean suorituskyvyn ylläpitämisessä koko päivän ajan ovat tauot. Käytä joka tunnissa tehtävään 25 minuuttia, katso sitten ikkunasta ulos kaukaiseen kohteeseen 20 sekuntia (silmäsi lepäävät) ja pidä sitten 5 minuutin tauko, tässä tilassa suorituskykysi on parempi kuin jos istuisit tietokoneella useita tunteja peräkkäin. Tauon aikana vain fyysinen aktiivisuus auttaa sinua palauttamaan voimasi. Ajastin soi (linkki tiedostossa olevaan ajastimeen) - nousi pöydästä, katsoi ulos ikkunasta, venytteli, käveli toimistossa tai portaita ylös, lihaskunto palautui, voit jatkaa työskentelyä tietokoneella (linkki ajastin on viikkosuunnittelijatiedostossa klikkaa sivun yläreunassa olevaa viikkosuunnittelijan kuvaa, ja täältä voit lukea lisää siitä, miksi tarvitset ajastinta tietokoneelle ajanhallinnassa ja mitä se antaa sinulle henkilökohtaisesti).

Eri värit solut näyttävät sinut - olet ajoittanut tehtävän tai olet jo suorittanut sen tai sinulla on huomenna tärkeä kokous tai olet siirtänyt tai peruuttanut tehtävän.

Ladattu tiedosto sisältää linkin johonkin tietokoneellesi asennetuista ilmaisista ajastimista. Käytä tätä tai mitä tahansa muuta, niitä on valtava määrä Internetissä. Tietokoneen ajastin voi olla tällainen, linkki ohjelmistoon ja kuvaus viikko- ja kuukausisuunnittelutiedostossa.

Viikon ja kuukauden työn suunnittelu - tärkeitä kohtia viikon liiketoimintasuunnitelman laatimisessa:

Viikkokohtainen tehtäväsuunnitelma on joustavaa suunnittelua, tehtäviä voi ja pitää muokata ja siirtää viikon sisällä, tämä ei vahingoita suunnitelmaa ja odotettuja tuloksia viikon ja kuukauden suunnitteluhorisontissa. Viikko on avaintekijä aikasi suunnittelussa.

Tee suunnitelma seuraavalle päivälle edellisenä iltana
Tee suunnitelma seuraavalle päivälle edellisenä iltana - avainhetki ajan järjestämisessä. Aamulla sinun ei tarvitse miettiä mitä tehdä, kaikki on suunniteltu, sammuta pää, tee se. Jos aamulla ei ole selkeää suunnitelmaa, yleensä siksi, että mietitään mitä tehdä aamulla, koko päivä on rypistynyt eikä mitään tehdä.

Kirjoita huomisen suunnitelmasi paperille
Illalla seuraavan päivän tehtävien kirjoittaminen paperille on erittäin suotavaa, tämä on allekirjoittamasi sopimuksesi itsesi kanssa, materiaalilupauksesi itsellesi ja sitten on erittäin mukavaa yliviivata valmiita tehtäviä päiväsuunnittelijan muistikirjasta.

Käytä ajastinta
Tietokoneen ajastin auttaa irrottautumaan näytöstä, pitämään tauon ja palauttamaan tuottavuuden. Ilman ajastinta oikea elämä Jatkuva valtava saapuva tietovirta ei anna sinun repiä itseäsi pois näytöstä: puhelut, postit, asiat, joita teet juuri nyt.

Muista lisätä sammakoita viikkotyösuunnitelmaasi. Aloita päiväsi sammakon kanssa
Sammakko on jotain, jota et jostain syystä halua tehdä. Etsi joka päivä tämä sammakon uhri ja kiinnitä se aamulla. Tietyn päivän kuluttua huomaat, että sammakot ovat katastrofaalisesti loppumassa, joten sinun ei tarvitse pinota niitä kaikkia kerralla, säästä, huomenna tarvitset myös uhrin.

Kun suunnittelet viikon töitä, muista myös norsut. Iso norsu syödä pieninä paloina
Et voi syödä suurta norsua kerralla, koska se on erittäin suuri. Syö paloina. Nuo. Jaa suuri tehtävä pieniin osiin ja aloita tämä tehtävä mistä tahansa palasta. Itse kappaleen koon (eli alkeellisen pienen tehtävän) mojovasta norsusta (eli suuresta tehtäväprojektista) päätät itse, riippuen kyvyistäsi Tämä hetki aika. Tämän kappaleen koon pitäisi tuoda sinut lähemmäksi tulosta.

Päivän suunnitelman tulee olla realistinen
Suunnittele päivä ja tee vain niin paljon kuin voit tehdä päivässä, etkä enempää. Sillä ei ole lainkaan väliä, mikä vuori tavaroita sinulla on työpöydälläsi. On vain yksi elämä, työ on pitkän matkan maraton, huomenna tarvitset myös terveyttä ja voimaa.

Varaa aika tehtäviin
Kun suunnittelet viikko- ja päiväsuunnitelmia, varaa aikaa aikaa vieviin tehtäviin, jotka kestävät tunnin tai enemmän. Esimerkiksi: tapaaminen asiakkaan kanssa - 3 tuntia, kaupallisen ehdotuksen valmistelu - 1,5 tuntia, kirjan lukeminen - 1 tunti, koulutus - 1 tunti jne. Silloin päivä- ja viikkosuunnitelmasi ovat realistisesti toteutettavissa, koska vuorokaudessa on rajoitettu määrä tunteja.

Käytä kairoja
Hajota pieniä tehtäviä, jotka voidaan tehdä minä tahansa viikonpäivänä Kairos huomioiden (Kairos on suotuisa hetki tehdä jotain) ja yhdistä ne keskenään.
Esimerkki: sinun täytyy maksaa puhelin, asuminen ja kunnalliset palvelut, mennä ostamaan elintarvikkeita, menemään paperitavarakauppaan ostamaan tusseja.
Kun suunnittelet viikkoasi (Työviikon suunnittelija -tiedostossa), laita kaikki nämä asiat yhteen päivään ja tee kaikki "matkalla kauppaan" - tämä on vain suotuisa hetki, ts. kuten sanotaan "välillä". Näin säästät aikaa, teet kaiken "samalla").
Kun kirjoitat huomisen asioita päivittäiseen muistikirjaasi, yhdistä kaikki nämä asiat viivalla tai piirrä niiden viereen tähdet, jotta ymmärrät, että ne ovat kaikki "samaan aikaan".

Tee vain mitä tarvitset ja jätä loput rauhaan.
Tee vain sitä, mikä johtaa sinut tuloksiin, loput eivät. Pareton sääntö sanoo: 80 % tuloksesta tulee tekemällä vain 20 % asioista, eli saavuttaaksesi 100 %:n tuloksen tavoitteen, sinun on tehtävä 30-35 prosenttia (voiton avaintiedot) siitä, mitä on määrätty. ”joidenkin toimesta yleiset säännöt, vaarantamatta tuloksen laatua, etujasi ja turvallisuuttasi.
Siksi tee vain sitä, mikä todella johtaa sinut haluttuun tulokseen, ja A) delegoi loput asiat ja tehtävät muille tai B) sovella

Laboratoriotyöt. Kalenterikaaviot Excelissä (Gantt-kaavio)

Työn tavoite: Hanki perustaidot Gantt-kaavion luomiseen.

Gantt-kaavio (englanniksi: Gantt-kaavio, myös kaistalekaavio, Gantt-kaavio) on suosittu pylväskaaviotyyppi (histogrammi), jota käytetään havainnollistamaan projektin suunnitelmaa tai työaikataulua. Se on yksi projektin suunnittelumenetelmistä. Käytetään projektinhallintasovelluksissa.

Menetelmä 1

Ehdollisen muotoilun avulla voimme pakottaa Excelin täyttämään solun millä tahansa valitulla värillä, jos sen päivämäärä osuu vaiheen alun ja lopun väliin. Helpoin tapa tehdä tämä on käyttää loogista funktiota JA, joka tässä tapauksessa tarkistaa, täyttyvätkö molemmat ehdot (5. tammikuuta on myöhempi kuin 4. päivä ja aikaisempi kuin 8. päivä):

Täytetään taulukko alkutiedoilla.

Sarakkeessa D lasketaan vaiheen päättymispäivä kaavalla = B3 + C3-1. Kopioi saadut arvot.

Seuraavaksi luomme kalenterisuunnitelmamallin, ja sarakkeiden (1. tammikuuta, 2. tammikuuta jne.) tietojen tulee olla päivämäärämuodossa. Huomaa, että vuoden on oltava 2005, muuten vuodeksi asetetaan automaattisesti vuosi 2015.

Otetaan käyttöön ehdollinen muotoilu. Voit tehdä tämän valitsemalla solun E3, avaamalla Koti-välilehden ja valitsemalla Ehdollisen muotoilun / Luo sääntö -komennon. Valitse luettelosta viimeisin komento, kirjoita kaava ja valitse väri. Kopioi sitten saatu kaava.

Menetelmä 2

Meillä on siis taulukko, jossa luetellaan projektin vaiheet, alkamis- ja päättymispäivät sekä kunkin vaiheen kesto:

Tehtävänä on rakentaa kalenterikaavio vakiotyökaluilla, kuten kuvassa:

Kuvaus askel askeleelta:

Valitaan kaavion lähdetiedot - alue A1:C13 ja valitse valikosta Insert - Kaavio , tyyppi - Hallitsi pinottu (huomaa, että solu A1 on jätettävä tyhjäksi - poista teksti sieltä):

Toinen välttämätön vaihe on piilottaa ensimmäinen rivi. Tätä varten teemme siitä näkymätön. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sinistä dataa Tietosarjan muoto/täyttö/ei täyttöä. Sitten Siirry osioon Reunuksen väri ja vaihda " Automaattinen valinta" päällä " Ei rivejä" Ikkuna voidaan sulkea.

Valitse vaaka-akseli, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse valikkokohta Akselin muoto. Vaaka-akseli tulee ymmärtää päivämääräluettelona.

Valitse sitten pystyakseli ja valitse "Format Axis" -komento. Valitse akseliparametreista Käänteinen luokkien järjestys ja valitse "Vaaka-akselin risteyksiä" -osiossa suurimman luokan valintaruutu.

Lisätään Asettelu-välilehteen ruudukkoviiva.

Huomaa, että kaavio ei ala ensimmäisestä päivämäärästä. Valitse sarake B ja aseta solumuodoksi yleinen. Katso ensimmäinen ja viimeinen arvo.

Menetelmä 3

Tehtävänä on näyttää selkeästi koko projektin työn kronologia asettamalla projektin avainkohdat (virstanpylväät) aika-akselille.

Projektinhallinnan teoriassa tällaista aikataulua kutsutaan yleensä kalenteriksi tai projektin aikajanaksi.

Vaihe 1. Alkutiedot

Rakentaaksesi sinun on annettava alustavat tiedot projektin virstanpylväistä seuraavan taulukon muodossa:

Huomaa kaksi lisäpalvelusaraketta:

Linja- sarake, jolla on sama vakio nollan ympärillä kaikissa soluissa. Se antaa kuvaajalle X-akselin suuntaisen vaakaviivan, jossa solmut - projektipisteet - näkyvät.

Huomiotekstit- näkymättömät sarakkeet virstanpylväiden allekirjoitusten lisäämiseksi tietyllä (eri) määrällä, jotta allekirjoitukset eivät mene päällekkäin. Arvot 1,2,3 jne. asettaa allekirjoitusten nostamisen aika-akselin yläpuolelle ja valitaan mielivaltaisesti.

Vaihe 2. Alustan rakentaminen

Nyt valitsemme taulukosta kaiken paitsi ensimmäistä saraketta (eli esimerkissämme vaihteluvälin B1:D13) ja rakennamme tavallisen litteän kaavion, jossa on merkit välilehdelle. Insert - Kaavio - Kaavio merkeillä(Lisää - Kaavio - Viiva, jossa on merkit):

Poistamme ruudukkoviivat, pysty- ja vaaka-asteikot sekä selitteen. Voit tehdä tämän manuaalisesti (valitse hiirellä ja paina Poistaa) tai poistamalla tarpeettomat elementit käytöstä välilehdellä Asettelu/ruudukko (ei vaaka- tai pystyviivoja). Tuloksen pitäisi olla seuraava:

Valitse nyt rivi Huomiotekstit(eli katkonainen oranssi viiva) ja välilehdellä Layout valitse joukkue Viivat - Projektioviivat(Asettelu - Viivat - Projektioviivat):

Ylemmän kaavion jokaisesta pisteestä pudotetaan kohtisuora alempaan. Uudessa Excel 2013:ssa tämä vaihtoehto on välilehdellä Rakentaja - Lisää kaavioelementti(Suunnittelu - Lisää kaavioelementti).

Vaihe 3. Lisää vaiheiden nimet

Excel 2013:ssa sinun on valittava tietorivi (oranssi) ja välilehti Rakentaja valita Lisää kaavioelementti - Tunnisteet - Lisäasetukset(Suunnittelu - Lisää kaavioelementti - Tietotunnisteet) ja valitse sitten oikealle avautuvassa paneelissa valintaruutu Arvot soluista(Arvot soluista) ja valitse alue A2:A13:

Excel-versioissa 2007–2010:

Tehdään viimeiset muokkaukset tuodaksemme lähes valmiista kaaviostamme täydellisen ja lopullisen mestariteoksen:

Valitse rivi Huomiotekstit(oranssi viiva), napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Tietosarjan muoto(Muotoile tietosarja). Poista täyttö- ja viivan väri avautuvasta ikkunasta. Oranssi kaavio käytännössä katoaa kaaviosta - vain tarrat jäävät jäljelle. Sitä vaaditaan.

Lisää päivämääräallekirjoitukset välilehden siniselle aika-akselille Asettelu - Tietotunnisteet - Tietojen lisäasetukset - Luokkien nimet(Asettelu - Tietotunnisteet - Lisää vaihtoehtoja - Luokkien nimet). Samassa valintaikkunassa tarroja voidaan sijoittaa kaavion alle ja kääntää 90 astetta haluttaessa.

Tehtävä itsenäiseen työskentelyyn

Luo Gantt-kaavio, joka havainnollistaa projektisi työvaiheita.

Käytä menetelmää kolme rakentaa 7 tapahtuman aikajana projektisi aiheesta, lisää tarvittavat piirustukset ja kuvatekstit.

Yksi pakollisista asiakirjoista joissakin tapauksissa tietyntyyppisen toiminnan suorittamiseksi on tuotantoaikataulu. Tällä asiakirjalla on joitain erityispiirteitä.

Sen kokoamiseen liittyy tiettyjen vivahteiden luettelo. Tilanteet, joissa tämän asiakirjan läsnäolo vaaditaan ehdottomasti, näkyvät voimassa olevassa lainsäädännössä.

Tilanne on samanlainen tämän tyyppisen asiakirjan luontiprosessin kanssa. Se on laadittava tiettyjen sääntöjen mukaisesti.

Perusnäkökohdat

Mallityön tuotantoaikataulu Excelissä löytyy helposti Internetistä. Mutta jopa mallin mukaan laadittaessa se edellyttää tiettyjen lainsäädännön normien ja muiden kohtien tuntemista.

Tämän tyyppinen asiakirja ratkaisee samanaikaisesti useita tehtäviä. Siksi sen valmisteluun tulee suhtautua mahdollisimman vastuullisesti.

Varsinkin jos rakennetaan suuria ja vaarallisia kohteita. Tämän tyyppistä asiakirjaa voidaan vaatia suoritettaessa rakennusurakoitsijan tarkastusta.

Siksi sinun ei tule laiminlyödä tämän asiakirjan laatimisen perusvaatimusten täyttämistä.

Lineaarinen työaikataulu laaditaan teorian ja käytännön pohjalta teknisiä prosesseja heijastuu siinä. Dokumentti luodaan tapahtumakalenterin mukaisesti.

Perusnäkökohdat, jotka on otettava huomioon, sisältävät ensinnäkin seuraavat pääkohdat:

• mikä se on?
• asiakirjan tarkoitus;
• normipohja.

Mikä se on

Termi "työaikataulu" tarkoittaa erityistä asiakirjaa, joka heijastaa tietyntyyppisiä tietoja:

Tämän asiakirjan luomiseksi on hankittava luotettavia tietoja.

Suoritetun työn tyypistä riippuen se voi vaihdella huomattavasti. Esimerkiksi:

• piirustukset rakenteilla olevasta rakennuksesta;
• organisaatioprojekti;
• tiedot rakennusmateriaalien vastaanottoajasta ja määrästä;
• rakennuslaitteiden tekniset ominaisuudet;
• yksityiskohtaiset tiedot;
• luettelo käytettävissä olevista ja tarvittavista työkaluista;
• muu.

Aikataulua laadittaessa on tarpeen tutustua etukäteen täydelliseen luetteloon kaikista tarvittavista tiedoista.

Koska jos aikataulussa on ristiriita, voi syntyä vakavia ongelmia. Rakennustyötä suorittavan organisaation maksamaan sakkomaksuun asti.

Yleensä tämä hetki määräytyy työntekijän ja työnantajan välisellä sopimuksella.

Asiakirjan tarkoitus

Asuinrakennuksen tai muun rakennuksen rakennusaikataulu laaditaan aina tiettyä tarkoitusta varten.

Harkittavana olevan asiakirjatyypin avulla voimme samanaikaisesti ratkaista seuraavat ongelmat:

Tämän asiakirjan avulla voit myös analysoida tietyntyyppisten töiden suorituskykyä. Tehdyn aikataulun perusteella tilojen rakentaminen on mahdollista optimoida.

Koska asiakirja antaa sinun nähdä kaikki mahdolliset laskelmien heikkoudet. Ensinnäkin tiettyjen rakennusprojektien asiakas tarvitsee tätä aikataulua.

Koska aikataulun mukaisesti on mahdollista saattaa häikäilemätön urakoitsija vastuuseen.

Normatiivinen perusta

Tänään, kun laaditaan käsiteltävänä olevaa asiakirjatyyppiä, on ensinnäkin keskityttävä siihen.

Tämä lyhenne tarkoittaa "Metodologisia suosituksia rakentamisen organisointiprojektin ja tuotantotyöprojektin kehittämiseen ja toteuttamiseen".

Huolimatta otsikossa olevasta sanasta "suositukset", on pakollista noudattaa kaikkia tarkasteltavana olevan asiakirjatyypin normeja.

Tämä on erityisen tärkeää yhteistyössä eri valtion virastojen kanssa. Esimerkiksi puolustusministeriön kaikenlaisten sopimusten toteuttamiseksi on ehdottomasti noudatettava kaikkia vahvistettuja MDS-vaatimuksia.

Työaikataulun kahdenvälinen allekirjoitus vaaditaan lähes aina. Käsiteltävänä olevat metodologiset suositukset sisältävät seuraavat pääkohdat:

• MDS:n käyttöalueet;
• määräykset;
• käytetyt termit ja määritelmät;
• yleiset määräykset;
• mitä rakentamisen organisointiprojekti sisältää;
• työprojektin sisältö.

"Sääntelyasiakirjat" -osiossa ovat kaikki kansalliset toimintasuunnitelmat, joiden vaikutus on otettava huomioon laadittaessa tarkasteltavaa aikataulutyyppiä.

Tässä osiossa esitetty luettelo sisältää seuraavat:

1. Venäjän federaation kaupunkisuunnittelusäännöstö.
2. Rakennussäännöt ja määräykset 01.12.04 "Rakennusorganisaatio".
3. MDS, päivätty 29. joulukuuta 2006 "Metodologiset suositukset".

On tärkeää muistaa, että yllä laaditun työaikataulun on välttämättä noudatettava kaikkia yllä mainittuja säädöksiä ja oikeudellisia asiakirjoja.

Muuten on suuri todennäköisyys syntyä ristiriitoja asiakkaan tai tarkastusviranomaisten kanssa.

On tärkeää muistaa, että tietyt rakennusprojektiluokat ovat erikoistuneiden valtion virastojen pakollisia tarkastuksia.

Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota Liittovaltion laki nro 116-FZ, 21. heinäkuuta 1997, sen yksittäiset artikkelit:

Tuotantotyön aikataulun laatiminen on suoritettava yllä olevan sääntelyasiakirjojen luettelon mukaisesti.

Erilaisten epäjohdonmukaisuuksien esiintyminen voi aiheuttaa tiettyjen sopimusten irtisanomisen.

Siksi, ennen kuin aloitat aikataulun laatimisen, on tärkeää tutkia kaikki säädökset, joiden puitteissa aikataulu tulisi muodostaa.

Kuinka laatia tuotantoaikataulu

Kyseiselle ampumaradalle on laadittava asiakirja siten, ettei aikataulusta jää jäljelle.

Siksi sinun tulee analysoida etukäteen kaikki tämän asiakirjan muodostamiseen annetut tiedot.

Ennen kuin aloitat tämän tyyppisen asiakirjan laatimisen, kannattaa tutustua seuraaviin peruskysymyksiin:

• mistä on paras paikka aloittaa?
• määräajat;
• mitä laskelmia tarvitaan;
• kokoamisohjelma;
• kokoelma esimerkki.

Mistä on paras aloittaa?

Itse ajoitusmenettely suoritetaan tietyssä järjestyksessä. Tällä hetkellä päätoimintojen luettelo sisältää seuraavat vaiheet:

• kaikkien laskelmia varten vastaanotettujen tietojen analysointi suoritetaan;
• kaikkien asennus- ja rakennustoimintojen nimikkeistö muodostetaan tietyssä järjestyksessä;
• määrät lasketaan kullekin yksittäiselle työtyypille;
• optimaaliset menetelmät tehtävän toteuttamiseksi valitaan tietyssä tapauksessa;
• valittu:

1. Työn suoritustapa.
2. Rakennuskoneet;

• työvoimakustannukset ja konetunnit lasketaan;
• määritetään tiettyjen töiden suorittamisen tekninen järjestys;
• vuorojen järjestys muodostuu;
• tiettyjen työmäärien kesto määritetään;
• tuottavuus lasketaan, oikaisut määritetään;
• laaditaan materiaalitarpeiden aikataulu.

Määräajat

Itse asiassa määräajat rakennustyö voi olla mitä tahansa. Tärkeimmät kriteerit, jotka määrittävät niiden keston, ovat seuraavat tekijät:

• työkausi;
• sopimukset asiakkaan kanssa;
• suoritettuja teknisiä prosesseja.

Ratkaisevaa on kuitenkin asiakkaan asettama määräaika. Yleensä aikataulu laaditaan tämä seikka ensin mielessä. Kaikki muut tekijät ovat itse asiassa toissijaisia.

Lukuun ottamatta tarvetta noudattaa tiettyjä teknisiä prosesseja. Joissakin tapauksissa rakennusmääräysten noudattamatta jättäminen voi johtaa vakaviin onnettomuuksiin.

Mitä laskelmia tarvitaan?

Käsiteltävänä olevassa tapauksessa vaadittavien laskelmien luettelo on melko laaja. Tärkeimmät laskelmat tämän tyyppistä asiakirjaa laadittaessa ovat seuraavat:

• rakentamisen kesto;
• tietyn työmäärän suorittamisen erityinen työvoimaintensiteetti;
• keskimääräinen päivätuotanto:

1. Työntekijä.
2. Laitteiden yksiköt;

• perusrakennustöiden automatisoinnin ja mekanisoinnin taso;
• töiden suorittamisen kustannukset sekä rakennusalueen järjestäminen, laitteiden toimittaminen jne.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää laskelman aika- ja taloudellisuuteen.

Ohjelma kokoamiseen

Kyseisen asiakirjatyypin kokoamiseen voit käyttää erilaisia ​​ohjelmistoja.

Nykyään on olemassa erikoistunut, jonka avulla voit luoda syklogrammin, itse aikataulun ja suorittaa kaikki tarvittavat laskelmat mahdollisimman lyhyellä aikavälillä.

Mutta silti optimaalinen ratkaisu olisi Microsoft Excel. Tämä ohjelmistoratkaisu on universaali.

Kokoonpanoesimerkki

Itse tarkasteltavan tyypin työaikataulu on erityinen taulukko.

Se sisältää seuraavat pääosat:

• sarjanumero;
• Teoksen nimi;
• työn alkamispäivä;
• työn valmistumispäivä;
• työjärjestys.

Asiakirjojen yläosassa ovat myös urakoitsijan ja tilaajan allekirjoitukset sekä organisaatioiden nimet ja niiden vahvistavat sinetit. Kokoonpanopäivä on pakollinen.

Vivahteita rakentamisen aikana

Tämän tyyppistä aikataulua laadittaessa on otettava huomioon joitain rakennuspiirteitä:

• työaikataulu on osa hanketta laitoksen rakentamisen aikana;
• aikataulu on laadittava koko rakennustyömäärälle;
• jos rakentaminen suoritetaan useissa vaiheissa, tämä seikka on otettava huomioon.

On tärkeää muistaa suuri määrä erilaisia ​​vivahteita, jotka liittyvät tämäntyyppisen aikataulun laatimiseen.

Se on muodostettava laissa vahvistettujen standardien mukaisesti. Tämä välttää ongelmat asiakkaiden ja sääntelyviranomaisten kanssa.

Tulosta