Diagramme de processus métier pour les impatients. Revue des systèmes d'information de description des processus métiers

On me demande souvent : que lire sur les processus métier ?
L'un des meilleurs sites sur Internet russe est www.klubok.net. J'ai moi-même « grandi » sur le forum et les articles de ce site. De nombreux articles n’ont pas encore perdu de leur pertinence. Je recommande de commencer à étudier avec lui.

Mais si nous parlons de livres, je peux affirmer avec certitude que le meilleur livre sur les processus commerciaux est celui écrit par Repin et Eliferov : "Processus commerciaux de l'entreprise. Construction, analyse, réglementation".

Description des processus métiers : la recherche de la simplicité.

L'article aborde les enjeux du choix d'une notation pour décrire les processus en vue d'une régulation ultérieure. Les notations de flux de travail fréquemment utilisées sont comparées, telles que : « Diagramme de flux simple » dans MS Visio, « Procédure » dans Business Studio, notation ARIS eEPC et autres.

Lors de la comparaison des notations, l’accent est mis sur la création de diagrammes de processus simples et compréhensibles pour les employés de l’organisation.

Pour les analystes commerciaux des entreprises, les thèses abordées dans l'article sont une raison sérieuse de réfléchir à l'efficacité des approches qu'ils utilisent pour développer des diagrammes graphiques des processus organisationnels.

Introduction

L’un des objectifs les plus importants de la création de diagrammes de processus graphiques est leur utilisation ultérieure dans les documents réglementaires de l’organisation. En règle générale, ces schémas sont utilisés par des employés qui ne sont pas formés aux notations complexes, qui n'ont pas de compétences en analyse de systèmes, etc. La simplicité et la clarté des diagrammes sont très importantes pour eux. Les diagrammes complexes et déroutants contenant de nombreux symboles différents sont mal compris par les gens, ce qui les rend difficiles à utiliser dans la pratique. Par conséquent, pour des raisons pratiques, il est important de sélectionner et d'utiliser correctement la notation (méthodologie) pour décrire les processus. Quels critères utiliser pour choisir une telle notation ? Comment comparer différentes notations entre elles ? Examinons plusieurs notations populaires et essayons de répondre à ces questions.

À titre de comparaison, les notations de description de processus suivantes ont été choisies :

1. « Organigramme simple » (affichant le mouvement des documents, à l'aide du bloc « Solution ») ;
2. « Schéma fonctionnel simple » (sans afficher le mouvement des documents, sans utiliser de blocs « Solution ») ;
3. "Procédure" du système Business Studio (l'un des options possibles représentation);
4. ARIS eEPC.

Un processus simple et intuitif a été choisi comme cas de test. Les résultats de la description de ce processus sont présentés dans la Fig. 1-4.

Dans le schéma fig. 1. La séquence des opérations de traitement dans le temps est représentée par des flèches épaisses et le mouvement des documents est représenté par de fines flèches en pointillés. Les blocs de solutions sont utilisés de manière classique. Ils affichent des informations (questions) dont « dépend » le déroulement ultérieur du processus. Cette approche de l’utilisation des « diamants » est très courante. Mais en fait, toute la logique de la prise de décision et de la formation de certains résultats (documents) devrait être contenue dans les opérations du processus. Si l’on y réfléchit, la valeur (le sens) du dessin de ces « diamants » n’est pas évidente. De quels types d'objets s'agit-il : opérations de processus, événements ? Il semble que ce ne soit ni l'un ni l'autre. Ce sont plutôt des opérateurs permettant de prendre une décision basée sur une condition. Mais nous développons un diagramme de processus pour les gens et n'écrivons pas de programme informatique dans un langage spécial. DANS Programme d'ordinateur"Diamant" serait une opération à part entière pour comparer les conditions, etc. Mais le diagramme de processus doit montrer des objets réels : processus exécutés par des personnes, documents, systèmes d'information, etc. Pensez-y : est-il correct de montrer les « losanges » séparément du processus sur le diagramme ? Au lieu de cela, vous pouvez :

a) décrire la logique de prise de décision sous la forme d'une séquence d'opérations sur le schéma du processus considéré ;
b) décrire la logique sous la forme d'un diagramme des étapes du sous-processus correspondant, en passant à un niveau inférieur ;
c) décrire la logique sous forme de texte (dans les attributs textuels de l'opération) et l'afficher ensuite dans les règles d'exécution du processus.

Formulons les « avantages » et les « inconvénients » de la méthode d'utilisation des « diamants » discutée ci-dessus (Fig. 1).

En figue. 2. montre un exemple du même processus, décrit uniquement sans l'utilisation de blocs et de documents « Solution ». Il est facile de vérifier que ce diagramme comporte 24 éléments graphiques de moins que le diagramme de la Fig. 1. Schéma Fig. 2. semble beaucoup plus simple. Les éléments graphiques n'éblouissent pas les yeux, et du point de vue du contenu informatif, ce schéma est tout à fait compréhensible et accessible à l'utilisateur final. Si, pour chaque opération de processus, vous décrivez dans le texte les exigences de sa mise en œuvre, alors en combinant des formulaires de présentation tabulaires et graphiques, vous pouvez décrire de manière tout à fait adéquate la procédure d'exécution du processus pour les employés de l'entreprise.

« Avantages » et « inconvénients » d'une représentation graphique du processus sous la forme présentée sur la Fig. 2. sont présentés ci-dessous.

En général, l'utilisation de diagrammes dans un format similaire à ceux présentés dans la Fig. 2 convient à la fois aux développeurs et aux employés travaillant sur ces programmes.

En figue. 3. Un diagramme de processus est présenté, formé dans la notation « Procédure » ​​de l'environnement de modélisation Business Studio. Le schéma présente plusieurs fonctionnalités. Premièrement, les blocs « Décision » ne sont pas utilisés de manière standard - non pas comme élément graphique pour afficher une question et des branchements, mais comme une opération de processus à part entière associée à la prise de décision. Dans Business Studio, le « diamant » possède presque tous les attributs d'un processus à part entière, mais ne peut pas être décomposé (peut-être que les développeurs du système rendront cela possible au fil du temps). L’utilisation d’un « losange » (au lieu d’un quadrilatère) rend le diagramme plus visuel. Parallèlement, vous pouvez saisir n'importe quelle information textuelle dans les attributs du « diamant » : description, début, fin, délais, etc.

La deuxième caractéristique du diagramme de processus présenté dans la Fig. 3., est l’utilisation de flèches. Pour afficher une séquence d'opérations, vous pouvez utiliser une flèche à une seule pointe : la flèche « priorité ». Vous pouvez utiliser une flèche à deux pointes pour afficher le mouvement du document. Mais c'est dans Business Studio que vous ne pouvez utiliser qu'un seul type de flèches : les flèches « de priorité ». Dans le même temps, le nombre requis de documents définis dans le répertoire des objets d'activité peut être lié à des flèches nommées. Cette approche permet :

• réduire considérablement le nombre d'éléments graphiques dans le diagramme de processus, et en même temps :
• mettre en œuvre des règlements information nécessaire sur les documents entrants et sortants.

Ainsi, sans encombrer le schéma d'éléments inutiles, on peut néanmoins décrire entièrement le processus et charger toutes les informations nécessaires dans la réglementation.

« Avantages » et « inconvénients » d'une représentation graphique du processus sous la forme présentée sur la Fig. 3. sont présentés ci-dessous.

Lors de l'utilisation de Business Studio, la notation de procédure peut être utilisée de manières légèrement différentes. L'auteur de l'article est enclin à l'approche présentée dans la Fig. 3.

En figue. La figure 4 montre un schéma du processus considéré, développé dans la notation ARIS eEPC. Notez que certaines opérations de processus ne cadraient pas avec le diagramme. Ce diagramme partiel d'un processus simple, écrit en notation ARIS eEPC, contient quatre instructions logiques et huit événements ! La personne qui lit le schéma doit être capable d’interpréter correctement tous ces opérateurs logiques. Sans formation spéciale et sans certaines compétences dans la lecture de tels diagrammes, il est peu probable qu'un employé ordinaire soit capable de comprendre la logique du processus en question sans une description textuelle détaillée ou l'aide d'un analyste commercial qualifié.

Notez que le diagramme de processus dans la notation ARIS eEPC occupe une place importante plus d'espace que les schémas présentés dans la Fig. 1-3. La complexité de la création d’un tel système est également nettement plus élevée.

En général, si vous n'achetez pas SAP R/3, alors choisir et utiliser la notation ARIS eEPC n'est pas, du point de vue de l'auteur de l'article, la solution optimale. Il convient de prêter attention aux notations décrivant les processus qui sont plus visuels et intuitifs pour les interprètes. Cependant, certains peuvent trouver la notation ARIS eEPC plus visuelle et compréhensible. Dans une certaine mesure, c'est une question de goût.

Description du processus à des fins d'automatisation ultérieures

Il est intéressant de regarder le diagramme de processus en question s'il est décrit dans la notation BPMN 2.0. Cette notation est destinée à décrire des processus « en cours d'exécution », c'est-à-dire processus pris en charge par le système BPM.

Votre avis sur l'utilisation de BPMN 2.0. partage A.A. Belaychuk - PDG Société « Business Console » :

Pratique de vie

En figue. La figure 6 montre un fragment d'un diagramme de processus développé par des analystes commerciaux d'une entreprise très spécifique dans la notation qu'ils ont inventée. Le diagramme est construit selon les principes d'un « Simple Block Diagram » - le bloc « Solution » est utilisé dans sa version classique. De plus, le diagramme montre de nombreux autres symboles utilisés de manière non standard.

Lors de la formation du diagramme de la Fig. 6, les analystes commerciaux ont manifestement « lutté » pour obtenir une clarté et une compréhensibilité maximale pour l'utilisateur moyen. Ils ont cherché à minimiser, voire éliminer, les commentaires textuels sur les diagrammes de processus. Les interprètes ont simplement imprimé un schéma au format A3, à la lecture duquel tout est immédiatement devenu clair : que faire, comment, quels documents utiliser, etc.

Le système considéré n’est bien entendu pas un exemple de simplicité et de clarté. Mais il a été créé pour transmettre un maximum d'informations utiles aux personnes impliquées dans le processus.

conclusions

Il est donc évident que lors de la description des processus, vous devez rechercher la simplicité et la clarté pour les employés.
L’utilisation de notations complexes et formalisées pour décrire les processus conduit à :

• difficultés à utiliser (interpréter) les diagrammes par les employés ordinaires ;
• l'impossibilité (difficulté) d'organiser le travail de description des processus par les employés des services qui n'ont pas réussi entraînement spécial;
• une augmentation significative des coûts de main-d'œuvre des analystes commerciaux pour la constitution de programmes ;
• difficultés supplémentaires lors de la documentation des circuits (gros volume, etc.) ;

Par conséquent, vous ne devez pas encombrer le diagramme de processus avec divers éléments graphiques. Mais si vous les utilisez, il vaut mieux qu'ils portent informations utiles pour les salariés, et n’étaient pas simplement une conséquence de l’application formelle de notations de modélisation.

V.V. Repin, Ph.D., professeur agrégé, directeur exécutif de BPM Consulting Group LLC, chef. Département de gestion des processus métiers de l'Institut national d'enseignement professionnel supérieur « IEF « Synergy », fondateur du portail www.FineXpert.ru

Exactement ceux-là principes simples C’est ce que j’essaie de transmettre aux chefs d’entreprise qui, enchantés par les belles présentations de produits logiciels, oublient souvent qu’une simple check-list vaut souvent mieux que 10 pages de réglementation.

Une description des processus commerciaux d'une entreprise est nécessaire lors de l'automatisation, de la création d'un système de calcul processus par processus, du développement de procédures de contrôle et d'audit internes et, enfin, sert de base à la construction d'un tableau de bord équilibré. Ce problème peut être résolu à l'aide d'outils standards Microsoft Office, et des programmes spécialisés. Nous parlerons des systèmes les plus couramment utilisés dans les entreprises lors de la description des processus métier, de leurs avantages et inconvénients, et conseillerons également quel système choisir pour résoudre des problèmes spécifiques.

Pourquoi automatiser la description des processus métiers

Avant d'analyser les capacités de divers outils logiciels permettant de décrire les processus métiers d'une entreprise, ainsi que leurs avantages et inconvénients, nous déterminerons dans quelle situation un CFO aura besoin d'un tel logiciel.

Cinq grands groupes de tâches peuvent être distingués :

-élaboration du règlement intérieur de l'entreprise et des descriptions de poste. Les descriptions formalisées des processus métier apportent une réponse à la question de savoir comment tel ou tel document « évolue » dans l'entreprise, quelles fonctions sont exercées par des employés et des départements spécifiques. Sur la base de ces données, des réglementations peuvent être élaborées pour les unités structurelles, les descriptions d'emploi, les réglementations de gestion et de gestion documentaire ou les réglementations de processus métier. Parallèlement, certains systèmes (par exemple, ARIS, EM Tool Kit) permettent de générer automatiquement de tels documents une fois les modèles de processus métier construits ;

- calcul et planification processus par processus. Pour calculer avec précision le coût de certains types d'activités dans l'entreprise, ainsi que pour déterminer correctement le coût des produits fabriqués, la méthodologie de valorisation basée sur les processus (Activity based costing) 1 est utilisée, qui doit être basée sur une description formalisée. des processus métiers. Selon les auteurs de l'article, la technologie de calcul des coûts par activité peut être mise en œuvre dans Excel, cependant, si des changements surviennent dans les processus métier de l'entreprise (par exemple, dans la séquence d'actions des employés, tableau des effectifs ou salaires), le modèle construit devra être entièrement refait. Tandis qu'un système spécialisé vous permettra de prendre en compte de tels changements avec des coûts de main-d'œuvre minimes lors du calcul du coût des processus métier et du coût des produits ou services à l'aide de la méthode de calcul des coûts basée sur l'activité. Une situation similaire se produit avec l’utilisation de la budgétisation basée sur les activités 2. Un argument sérieux en faveur de la nécessité de décrire les processus métier est qu'elle permet de suivre où et comment le flux de valeur est créé pour les clients de l'entreprise et d'éliminer les sources de coûts injustifiés ;

- création d'un tableau de bord prospectif. Selon les auteurs de l'article, erreurs typiques les erreurs commises lors de l'élaboration d'un tableau de bord équilibré consistent à définir de manière incorrecte la responsabilité de la réalisation des indicateurs de performance clés ou à mettre en évidence comme clés les indicateurs qui sont d'importance secondaire pour les processus commerciaux. Disposer de la description la plus détaillée des processus métier, jusqu'aux actions spécifiques, vous aidera à éviter de tels problèmes. fonctionnaires. Dans le même temps, il est presque impossible de fournir un tel niveau de détail à l’aide des outils Microsoft Office standard ;

- mise en place du contrôle interne 3 et de l'audit. Construire un système de contrôle interne dans une entreprise implique de classer les processus métiers et d'identifier ceux qui affectent les éléments clés États financiers, pour identifier les risques de ces processus commerciaux et développer des procédures pour prévenir la survenance de situations à risque. Afin d'identifier correctement les risques, il faut tout d'abord décrire les processus métiers ;

- préparation de spécifications techniques pour le développement d'un système d'information d'entreprise. Pour que les spécialistes du cabinet de conseil puissent prendre en compte au maximum les besoins des collaborateurs

les entreprises, elles ont besoin de modèles actualisés et adéquats des processus commerciaux de l’entreprise, sur la base desquels les termes de référence seront préparés. s

Expérience personnelle

Alexeï Proshin,Directeur des outils de description des processus métiers chez FORS - Centre de développement (Moscou) L'une des tâches qui peuvent être résolues en décrivant les processus métier est la mise en œuvre réussie d'un système d'information. raison principale la mise en œuvre infructueuse de projets informatiques réside dans l'écart entre les idées sur les technologies informatiques parmi les gens d'affaires et ceux qui les mettent en œuvre dans la pratique. Pour éviter cela, tout le monde doit parler le même langage que comprennent les cadres supérieurs, y compris les directeurs financiers. Un tel langage peut être créé à l'aide d'outils de modélisation et d'analyse de processus métier. Sur leur base, des diagrammes et des modèles graphiques sont construits, démontrant étape par étape comment les processus métier sont structurés dans l'entreprise, comment l'interaction entre les personnes est organisée et ce qui doit être changé. Je voudrais particulièrement souligner que l'objectif principal de la description des processus métier est de comprendre et d'optimiser l'interaction entre toutes les composantes de l'entreprise impliquées dans la résolution des problèmes commerciaux. La nécessité d'automatiser certaines opérations est une question à laquelle la réponse ne peut être obtenue que lorsqu'on comprend clairement leur place et leur finalité dans grande image entreprise.

Critères de choix

Le choix du système dépendra des tâches auxquelles l'entreprise est confrontée, ainsi que de ses capacités financières. Le coût d'un logiciel pour cinq postes de travail peut varier de 3 000 à 30 000 dollars américains, selon la fonctionnalité. Cependant, selon les auteurs, lors du choix d'un logiciel, outre le coût, les principaux critères sont : la méthodologie de description des processus métier, la possibilité d'utiliser les attributs et de mettre à jour automatiquement les modèles, l'intégration avec les systèmes comptables ou ERP.

Méthodologies de description des processus métiers

Il existe aujourd'hui deux approches principales de représentation graphique des processus métiers : la méthodologie SADT/IDEF0 (Structured Analysis and Design Technique/ICAM DEFinition) et ARIS (Architecture des systèmes d'information intégrés). Du point de vue de l'utilisateur, les processus métier de la norme IDEF0 sont plus simples et plus clairs (voir Figure 1). Les diagrammes de processus métier compilés à l'aide de la méthodologie ARIS contiendront plus de données, mais ils sont assez complexes à comprendre par les utilisateurs qui n'ont pas de compétences particulières pour travailler avec eux. Par conséquent, si une entreprise acquiert un outil logiciel de description des processus métier pour élaborer des réglementations, des réglementations, des descriptions de poste et analyser les processus métier, il peut être recommandé d'utiliser des systèmes prenant en charge les normes IDEFO. Pour évaluer le coût des processus métiers, élaborer des spécifications techniques pour la mise en œuvre de systèmes ERP, créer un système de contrôle interne et de gestion des risques, ainsi que développer un tableau de bord équilibré, la méthodologie ARIS est plus adaptée. En figue. La figure 2 montre un fragment du modèle ARIS du processus métier « Fournir un prêt » dans une représentation graphique (notation) de l'eEPC (extended Event-driven Process Chain).

Utilisation des attributs

Ce critère caractérise la capacité à spécifier un ensemble de caractéristiques (attributs) pour les objets du modèle (par exemple, les actions effectuées au sein des processus métier). Par exemple, les principales caractéristiques d’une action sont le coût et le temps nécessaire pour la réaliser. Si le système vous permet d'attribuer ces attributs, alors lors de l'analyse des processus métier, vous pouvez estimer le temps d'exécution d'un processus métier, la charge sur le personnel et l'équipement et son coût. Ainsi, le directeur financier reçoit outil efficace la gestion des coûts.

Mise à jour automatique des modèles de processus métier

La même action peut être effectuée dans plusieurs processus métier. Pour diverses raisons, le coût d'une action ou le temps nécessaire pour la réaliser, ainsi que d'autres caractéristiques, peuvent changer. Le système doit vous permettre d'apporter rapidement des modifications aux processus métier. Cela réduit considérablement le temps nécessaire pour mettre à jour les modèles de processus métier déjà créés et les mettre à jour. Malheureusement, de nombreux systèmes ne prennent pas entièrement en charge cette fonction en raison de la nature du stockage des données. Les modifications doivent donc souvent être apportées manuellement.

Intégration avec d'autres systèmes

L'intégration de programmes de description des processus métier avec les systèmes comptables, financiers et ERP permet un transfert automatique vers des modèles de processus métier diverses caractéristiques objets. Par exemple, le coût des matériaux utilisés, le nombre de commandes reçues des clients, le temps d'exécution des actions individuelles et d'autres données prises en compte dans de tels systèmes peuvent être ajoutés en tant qu'attributs d'objet. L'intégration est assurée grâce au développement d'interfaces ou à l'utilisation de tableaux MS Excel. Cela réduit considérablement la quantité de travail manuel impliqué dans la collecte et la saisie des informations. En règle générale, ces solutions conviennent aux grandes et moyennes entreprises qui envisagent de mettre en œuvre des techniques d'évaluation des coûts de processus ou un tableau de bord prospectif.

Il convient également de noter que lors du choix d'un outil de description des processus métier, vous devez faire attention à la possibilité de générer divers rapports basés sur les modèles développés, ainsi qu'à l'étendue de l'utilisation du logiciel.

Systèmes logiciels sur le marché

Examinons les avantages et les inconvénients des outils les plus couramment utilisés pour décrire les processus métier dans les entreprises russes :

MS Visio (Microsoft);

Kit d'outils EM (IC "Orientsoft");

ARIS (IDS Scheer AG);

Systèmes intégrés (BAAN/Dem, Oracle Designer).

MS Visio

L'outil visuel MS Visio est une application de la famille Microsoft Office 2000. Il ne s'agit pas d'un logiciel spécialisé pour décrire les processus métier, ses fonctionnalités sont donc très limitées et ne permettent pas une analyse et une évaluation approfondies des modèles, ni l'élaboration de documents réglementaires. , ainsi que d'apporter automatiquement des modifications aux modèles. MS Visio est un éditeur graphique non conventionnel et très flexible qui fournit une représentation visuelle rapide de modèles de petit volume et de contenu général. Le coût par licence varie de 225 $ pour une configuration standard à 550 $ pour une configuration professionnelle.

Avantages. Facilité de développement et d'utilisation du système, capacité de développer rapidement une représentation graphique des processus métier et, si nécessaire, d'y apporter des modifications.

Défauts. Le système ne permet pas la préparation de rapports basés sur les processus métier décrits, ni l'analyse du coût et du temps d'exécution des actions et de l'ensemble du processus métier. À l'aide des outils standards MS Visio, il est impossible de développer un modèle hiérarchique d'un processus métier contenant plusieurs niveaux de détail (du niveau de l'entreprise au niveau des employés individuels).

Recommandations. Le système peut être utilisé pour représenter graphiquement les processus commerciaux des petites entreprises au niveau des divisions structurelles. En règle générale, les modèles dans MS Visio sont utilisés lors de la réorganisation des processus d'interaction entre les divisions structurelles d'une entreprise.

Trousse à outils EM

EM Tool Kit (Enterprise Modeling Tool Kit) 4 permet de décrire les processus métiers au format IDEF0, de créer règlements réglementer les activités de l'entreprise (règlementation des flux documentaires, fiches de poste, etc.), ainsi que réaliser un audit systèmes organisationnels, par exemple les systèmes de gestion de la qualité, le contrôle interne, etc. coût moyen les systèmes pour cinq postes de travail coûtent environ 3 000 dollars américains.

Avantages. Le système vous permet de créer des modèles imbriqués de processus métier (voir Figure 3 à la p. 92), de générer automatiquement des rapports et de définir des attributs pour les actions effectuées au cours d'un processus métier. Il convient de noter que sur marché russe systèmes logiciels, des modules sont présentés qui vous permettent de charger automatiquement les attributs nécessaires à partir des produits logiciels développés par 1C. Grâce à l'utilisation d'attributs, l'EM Tool Kit permet d'estimer le coût et la durée d'un processus métier particulier. Il est possible d'organiser le travail simultané de plusieurs utilisateurs.

Défauts. L'une des lacunes les plus importantes du système est l'absence d'opérateurs « et » et « ou », ce qui rend difficile la description de la logique des processus métier. Les outils standard d'EM Tool Kit ne permettent pas la mise en œuvre d'une méthodologie avancée d'évaluation des coûts processus par processus et le calcul du coût total des produits fabriqués, des services fournis ou d'autres objets de coût.

Recommandations. EM Tool Kit est destiné aux petites et moyennes entreprises ; il peut être utilisé pour développer des normes et réglementations internes, des spécifications techniques pour la mise en œuvre systèmes d'information, pour l'analyse et l'optimisation des processus commerciaux, ainsi que pour la mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité.

Un analogue de l'EM Tool Kit est le système BPwin, qui a de belles opportunités en termes de méthodologies supportées (IDEFO, IDEF1X, IDEF3) et de reporting. Cependant, selon les auteurs, BPwin est plus adapté aux spécialistes des services informatiques, puisqu'il se concentre principalement sur la résolution de problèmes liés à la mise en œuvre des systèmes d'information d'entreprise. /

Expérience personnelle

Oleg Kostikov,Directeur économique de JSC Baltic Plant (Saint-Pétersbourg) La situation de Baltic Plant OJSC au moment du début de la mise en œuvre du système d'information d'entreprise (CIS) a nécessité une analyse approfondie de la structure de l'entreprise, des fonctions des différentes divisions, du flux de documents pour comprendre la situation. « tel quel » et identifier les problèmes et les moyens de les résoudre

Les processus commerciaux de chaque division de l'usine ont été décrits sur la base des résultats d'enquêtes auprès des employés de ces divisions conformément à la liste approuvée des utilisateurs clés. Sur la base des résultats des réunions, des schémas et des descriptions textuelles des processus métiers ont été élaborés. À la suite de l'enquête auprès des entreprises, des rapports ont été créés pour chaque division, qui comprenaient une partie texte décrivant les processus métier « tels quels » et des diagrammes IDEF (créés à l'aide de BPwin), représentant visuellement la structure organisationnelle, les fonctions des participants aux processus métier et les passage des documents entre les participants.Résultat L'étape d'élaboration des processus métier comprenait des schémas et des descriptions de processus métier approuvés par tous les responsables fonctionnels (chefs de service, directeurs de domaines), sur la base desquels le système d'information a été configuré.

ARIS

La plateforme ARIS d'IDS Scheer AG est un ensemble d'outils spécialisés pour la description et l'analyse structurées des processus commerciaux. Le système comprend des modules fonctionnels pour :

Conception et optimisation des processus métiers (ARIS Easy Design, ARIS Toolset, ARIS Business Design, ARIS Business Architect, ARIS Business Server) ;

Analyse dynamique et optimisation des processus d'affaires (ARIS Simulation);

Développement et mise en œuvre d'un système de gestion de la qualité (ARIS Quality Management Scout) ;

Suivi et contrôle de l'efficacité des processus métiers (ARIS Process Performance Manager) ;

Gestion des procédures assurant le fonctionnement du système de contrôle interne relatif à l'élaboration du reporting financier (responsable ARIS Audit) ;

Développement, mise en œuvre et maintenance d'un système de gestion des risques opérationnels (ARIS Process Risk Scout) ;

Création d'un système de coûts basés sur les processus - Coûts basés sur les activités (ARIS Process Cost Analyser) ;

Conception d'un tableau de bord prospectif (ARIS BSC), etc.

Selon les modules achetés et le nombre de postes de travail, le coût du système peut varier de 9 000 à 13 000 euros. Il y en a plus de 130 dans ARIS de diverses façons représentation graphique des modèles d'activité organisationnelle. Parmi ceux-ci, les modèles suivants seront utiles au directeur financier :

Structure organisationnelle(Organigramme);

Diagramme de chaîne de valeur ajoutée ;

Chaîne de processus étendue basée sur les événements.

Avantages. La plateforme ARIS dispose d'un large éventail de fonctions. Il offre la possibilité d'analyser des modèles construits de processus métier, d'identifier les goulots d'étranglement et d'optimiser les processus métier sur la base d'une analyse « et si ». En d'autres termes, l'utilisateur peut modifier certains processus métier, par exemple, redistribuer les pouvoirs des employés et estimer à quel point le temps nécessaire pour effectuer certaines opérations ou le coût du travail augmentera. Le module ARIS Process Cost Analyser vous permet de mettre en œuvre la méthodologie traditionnelle d'évaluation des coûts basée sur les activités pour déterminer le coût des processus métier et d'utiliser les résultats dans le module de gestion stratégique d'entreprise (ARIS BSC). Utilisation de modules supplémentaires et langage interne programmation, l’utilisateur peut créer toutes réglementations et dispositions, ainsi que gérer les risques de l’entreprise, créer un système de gestion de la qualité et de contrôle interne.

Défauts. Les inconvénients incluent le coût assez élevé du logiciel. La représentation graphique des modèles de processus métier est assez complexe à comprendre pour les utilisateurs non formés. A noter également que pour utiliser, par exemple, l'EM Tool Kit, vous devez suivre une formation d'une durée de deux à trois jours, et pour maîtriser les fonctionnalités de base d'ARIS vous devrez visiter plusieurs sites spécialisés. cours de formation d'une durée de cinq à quinze jours. De plus, le système contient un grand nombre de des fonctionnalités qui ne seront peut-être jamais nécessaires. En pratique, pas plus de 15 % de tous les types de modèles pouvant être formés sont utilisés.

Les inconvénients du plan fonctionnel incluent les approches de mise en œuvre de la méthodologie de calcul processus par processus. Le système n'a pas la capacité de spécifier à la fois des pilotes d'action élémentaires et complexes, c'est-à-dire que vous ne pouvez pas utiliser circuits complexes répartition des coûts entre produits, services, clients et commandes.

Recommandations. Le système fera grandes entreprises et les holdings envisagent de mettre en œuvre des systèmes ERP coûteux, de procéder à la certification conformément aux normes ISO 9001 : 2000, d'introduire un tableau de bord équilibré et des méthodes de calcul basées sur les processus pour les processus commerciaux.

Systèmes intégrés

Aujourd'hui, de nombreux systèmes ERP incluent des modules qui vous permettent de créer une description des processus métier. Les exemples incluent Oracle Designer et BAAN DEM.

Avantages. En règle générale, ces produits logiciels disposent de nombreuses fonctionnalités permettant de décrire les processus métier, de générer des rapports et d'attribuer divers attributs. Le principal avantage est l’intégration avec d’autres modules du système ERP. Grâce à cela, sur la base du modèle créé, il est possible de réaliser configuration automatique Systèmes ERP (définition des paramètres et des droits d'accès, création d'interfaces utilisateurs, etc.). Dans ce cas, toute modification du modèle de processus métier sera automatiquement prise en compte dans le système d'information global.

Défauts. Les inconvénients incluent le coût élevé du module de description des processus métier et du système ERP, sans lequel l'utilisation d'outils intégrés de description des processus métier est injustifiée. Il convient de noter que lors de la description de processus métiers à l'aide de systèmes intégrés, il faut largement s'adapter aux exigences et aux limites du système ERP, ce qui n'est pas toujours pratique.

Si l'entreprise n'a pas encore pris de décision sur le choix d'un système d'information, il est préférable d'utiliser des outils universels pour décrire les processus métier, sur la base desquels seront déterminées les exigences d'un système d'information complexe et une spécification technique pour le développement. du système sera élaboré.

Du simple au complexe

Le choix des outils logiciels de modélisation des processus métier dépend principalement de la stratégie de l'entreprise, de l'échelle d'activité, du niveau de maturité des processus et des technologies de gestion, ainsi que de niveau existant automatisation. À mesure que l'entreprise se développe, les processus commerciaux deviendront plus complexes et, par conséquent, les exigences en matière d'outils permettant de les documenter augmenteront. Selon les auteurs, il peut être recommandé aux entreprises de commencer à travailler sur la description des processus métiers à l'aide de MS Visio ou EM Tool Kit, et avec le développement commercial et l'augmentation du niveau d'automatisation, de passer progressivement à des plateformes intégrées. /

Expérience personnelle

Pavel Bourkov,Directeur du département de conseil économique du groupe MVS (Moscou) Comme beaucoup, nous avons utilisé MS Visio pour décrire les processus métier lors de la réingénierie des processus métier et de leur automatisation ultérieure. Cependant, lors de la description des activités, même des petites entreprises, surgissaient des problèmes bien connus de ceux qui utilisaient des produits logiciels pour la modélisation (par exemple, la nécessité de saisir à plusieurs reprises les mêmes informations dans différents modèles et difficultés à ajuster rapidement les modèles de processus métier). Mais l'inconvénient le plus important était l'incapacité de générer des rapports (règlements) pratiques pour les clients. C'est alors que nous avons décidé de développer un logiciel spécialisé pour décrire les processus métiers. Ce fut d’abord BPwin. Cependant, il nous semble que la présentation des processus métier dans ce système n'est pas très pratique pour la compréhension des employés de l'entreprise, c'est-à-dire des personnes pour lesquelles ils sont créés. C'est pourquoi nous avons décidé d'utiliser Business Studio pour décrire les processus métier. Il s'agit d'un outil de modélisation universel. Conçu pour des projets de différentes échelles et activités, soutenant un travail régulier pour améliorer et réguler les processus commerciaux.

Vladimir Repine

Directeur général de Vladimir Repin Management LLC

Membre de l'ABPMP Russie

Consultant en gestion

Formateur en entreprise

Candidat sciences techniques

L'article aborde les enjeux du choix d'une notation pour décrire les processus en vue d'une régulation ultérieure. Les notations de flux de travail fréquemment utilisées sont comparées, telles que : « Organigramme simple » dans MS Visio, « Procédure » dans Business Studio, notation ARIS eEPC et autres. Lors de la comparaison des notations, l’accent est mis sur la création de diagrammes de processus simples et compréhensibles pour les employés de l’organisation.

Pour les analystes commerciaux des entreprises, les thèses abordées dans l'article sont une raison sérieuse de réfléchir à l'efficacité des approches qu'ils utilisent pour développer des diagrammes graphiques des processus organisationnels.

Introduction

L’un des objectifs les plus importants de la création de diagrammes de processus graphiques est leur utilisation ultérieure dans les documents réglementaires de l’organisation. Ces schémas, en règle générale, sont utilisés par des employés qui ne sont pas formés aux notations complexes, n'ont pas de compétences en analyse de système, etc. La simplicité et la clarté des schémas sont très importantes pour eux. Les diagrammes complexes et déroutants contenant de nombreux symboles différents sont mal compris par les gens, ce qui les rend difficiles à utiliser dans la pratique. Par conséquent, pour des raisons pratiques, il est important de sélectionner et d'utiliser correctement la notation (méthodologie) pour décrire les processus. Quels critères utiliser pour choisir une telle notation ? Comment comparer différentes notations entre elles ? Examinons plusieurs exemples de description d'un processus métier à l'aide de notations populaires et essayons de répondre à ces questions.

Comparaison des notations

À titre de comparaison, les notations de description de processus suivantes ont été choisies :

1. « Organigramme simple » (affichant le mouvement des documents, à l'aide du bloc « Solution ») ;
2. « Schéma fonctionnel simple » (sans afficher le mouvement des documents, sans utiliser de blocs « Solution ») ;
3. « Procédure » du système Business Studio (une des options de présentation possibles) ;
4. ARIS eEPC.

Un processus simple et intuitif a été choisi comme cas de test. Les résultats de la description de ce processus sont présentés dans la Fig. 1-4.

Riz. 1. Schéma de processus en notation « Organigramme simple » dans MS Visio (avec déplacement des documents, à l'aide du bloc « Solution »)

Dans le schéma présenté à la Fig. 1, la séquence des opérations de traitement dans le temps est représentée par des flèches épaisses, et le mouvement des documents est représenté par de fines flèches en pointillés. Les blocs de solutions sont utilisés de manière classique. Ils affichent des informations (questions) dont « dépend » le déroulement ultérieur du processus. Cette approche de l’utilisation des « diamants » est très courante. Mais en fait, toute la logique de la prise de décision et de la formation de certains résultats (documents) devrait être contenue dans les opérations du processus. Si l’on y réfléchit, la valeur (le sens) du dessin de ces « diamants » n’est pas évidente. De quels types d'objets s'agit-il : opérations de processus, événements ? Il semble que ce ne soit ni l'un ni l'autre. Ce sont plutôt des opérateurs permettant de prendre une décision basée sur une condition. Mais nous développons un diagramme de processus pour les gens et n'écrivons pas de programme informatique dans un langage spécial. Dans un programme informatique, un « diamant » serait une opération à part entière permettant de comparer des conditions, etc. Mais le diagramme de processus doit montrer des objets réels - des processus exécutés par des personnes, des documents, des systèmes d'information, etc. montrer les « losanges » séparément des opérations de processus sur le diagramme ? Au lieu de cela, vous pouvez :

• Décrire la logique de prise de décision sous la forme d'une séquence d'opérations sur le schéma du processus considéré ;
• Décrire la logique sous la forme d'un diagramme des étapes du sous-processus correspondant, passant au niveau suivant ;
• Décrire la logique sous forme de texte (dans les attributs textuels de l'opération) et l'afficher ensuite dans les règles d'exécution du processus.

Formulons les « avantages » et les « inconvénients » de la méthode d'utilisation des « diamants » discutée ci-dessus (Fig. 1).

"Organigramme simple" dans MS Visio (avec déplacement du document, à l'aide du bloc "Solution")

En figue. La figure 2 montre un exemple du même processus, décrit uniquement sans l'utilisation de blocs et de documents « Solution ». Il est facile de vérifier que ce diagramme comporte 24 éléments graphiques de moins que le diagramme de la Fig. 1. Schéma Fig. 2 semble beaucoup plus simple. Les éléments graphiques n'éblouissent pas les yeux, et du point de vue du contenu informatif, ce schéma est tout à fait compréhensible et accessible à l'utilisateur final. Si, pour chaque opération de processus, vous décrivez dans le texte les exigences de sa mise en œuvre, alors en combinant des formulaires de présentation tabulaires et graphiques, vous pouvez décrire de manière tout à fait adéquate la procédure d'exécution du processus pour les employés de l'entreprise.

Riz. 2. Diagramme de processus dans la notation « Organigramme simple » dans MS Visio (sans mouvement de document, sans utiliser le bloc « Solution »)

« Avantages » et « inconvénients » d'une représentation graphique du processus sous la forme présentée sur la Fig. 2 sont présentés ci-dessous.

"Organigramme simple" dans MS Visio (sans mouvement de document, sans utiliser le bloc "Solution")

En général, l'utilisation de diagrammes dans un format similaire à ceux présentés dans la Fig. 2 convient à la fois aux développeurs et aux employés travaillant sur ces programmes.

En figue. La figure 3 montre un diagramme de processus généré dans la notation « Procédure » ​​de l'environnement de modélisation Business Studio. Le schéma présente plusieurs fonctionnalités. Premièrement, les blocs « Décision » sont utilisés de manière non standard - non pas comme élément graphique pour afficher une question et des branchements, mais comme une opération de processus à part entière associée à la prise de décision. Dans Business Studio, le « diamant » possède presque tous les attributs d'un processus à part entière, mais ne peut pas être décomposé (peut-être que les développeurs du système rendront cela possible au fil du temps). L’utilisation d’un « losange » (au lieu d’un quadrilatère) rend le diagramme plus visuel. Dans le même temps, vous pouvez saisir n'importe quelle information textuelle dans les attributs « diamant » : description, début, fin, délais, etc.

La deuxième caractéristique du diagramme de processus présenté dans la Fig. 3, est l’application des flèches. Pour afficher une séquence d'opérations, vous pouvez utiliser une flèche à une seule pointe : la flèche « priorité ». Vous pouvez utiliser une flèche à deux pointes pour afficher le mouvement du document. Cependant, dans Business Studio, vous pouvez vous contenter d'utiliser un seul type de flèches : les flèches de « priorité ». Dans le même temps, le nombre requis de documents définis dans le répertoire des objets d'activité peut être lié à des flèches nommées.

Cette approche permet :

• Réduire considérablement le nombre d'éléments graphiques sur le diagramme de processus, et en même temps ;
• Afficher dans le règlement du processus les informations nécessaires sur les documents entrants et sortants.

Ainsi, sans encombrer le schéma d'éléments inutiles, on peut néanmoins décrire entièrement le processus et charger toutes les informations nécessaires dans la réglementation.

Le fait que le nom de la flèche ne dépende pas des documents qui y sont joints vous permet de nommer les flèches sur le schéma de la manière la plus compréhensible et la plus pratique pour les employés. Par exemple, un ensemble de documents spécifiques peut être lié à la flèche de priorité « Un ensemble de rapports a été préparé ». Le nom de la flèche dans ce cas indique à l'intervenant l'événement qui a complété l'opération précédente appelée « Générer le rapport de collecte pour la journée ». (Notez que dans la méthodologie de la société STU, la flèche après l'opération de processus est une entité et non un événement. Après le bloc « Décisions », vous pouvez afficher les résultats possibles de la décision).

Riz. 3. « Procédure » ​​du système Business Studio (option avec utilisation non traditionnelle des blocs « Solution »)

« Avantages » et « inconvénients » d'une représentation graphique du processus sous la forme présentée sur la Fig. 3 sont présentés ci-dessous.

« Procédure » ​​du système Business Studio (option avec utilisation non traditionnelle des blocs « Solution »)

Lors de l'utilisation de Business Studio, la notation de procédure peut être utilisée de manières légèrement différentes. L'auteur de l'article est enclin à l'approche présentée dans la Fig. 3.

En figue. La figure 4 montre un schéma du processus considéré, développé dans la notation ARIS eEPC. Notez que certaines opérations de processus ne cadraient pas avec le diagramme. Ce diagramme partiel d'un processus simple, écrit en notation ARIS eEPC, contient quatre instructions logiques et huit événements ! La personne qui lit le schéma doit être capable d’interpréter correctement tous ces opérateurs logiques. Sans formation spéciale et sans certaines compétences dans la lecture de tels diagrammes, il est peu probable qu'un employé ordinaire soit capable de comprendre la logique du processus en question sans une description textuelle détaillée ou l'aide d'un analyste commercial qualifié.

Notez que le diagramme de processus dans la notation ARIS eEPC prend beaucoup plus de place que les diagrammes présentés dans la Fig. 1-3. La complexité de la création d’un tel système est également nettement plus élevée.

Riz. 4. Diagramme de processus en notation ARIS eEPC (construit dans Business Studio)

Diagramme de processus en notation ARIS eEPC (construit dans Business Studio)

En général, si vous n'achetez pas SAP R/3, alors choisir et utiliser la notation ARIS eEPC n'est pas, du point de vue de l'auteur de l'article, la solution optimale. Il convient de prêter attention aux notations décrivant les processus qui sont plus visuels et intuitifs pour les interprètes. Cependant, certains peuvent trouver la notation ARIS eEPC plus visuelle et compréhensible. Dans une certaine mesure, c'est une question de goût.

Description du processus à des fins d'automatisation ultérieures

Il est intéressant de considérer l'exemple ci-dessus de description de processus métier s'il est présenté en notation BPMN 2.0. Cette notation est destinée à décrire les processus « exécutables », c'est-à-dire les processus pris en charge par le système BPM.

Votre avis sur l'utilisation de BPMN 2.0. A. A. Belaichuk, directeur général de la société Business Console, partage :

"En figue. La figure 5 représente le même processus en notation BPMN. Comme nous pouvons le constater, cette figure est similaire à la Fig. 1 : en notation BPMN, les tâches sont représentées par des rectangles, les fourchettes par des losanges et les données par une icône semblable à un document. Les flux de contrôle sont des lignes pleines, les flux de données sont en pointillés.

Il faut tenir compte du fait que ce schéma n'utilise qu'une petite partie de la notation BPMN : un seul type de fork sur 5 disponibles dans la palette, un type de tâche sur 8. En plus d'une palette plus large, cette notation est se distingue par la capacité de modéliser non seulement un flux de travail isolé, mais également plusieurs processus , interagissant les uns avec les autres via des messages ou des données. De plus, cette notation est plus stricte : elle définit non seulement les icônes, mais aussi les règles selon lesquelles elles peuvent être combinées entre elles. La nécessité de telles règles est dictée par le fait que la notation BPMN se concentre non seulement sur le fait qu'elle sera lue par des personnes, mais également sur son exécution directe par un logiciel spécial - le « moteur » du système BPM.

Dans le même temps, comme le montre cet exemple, lorsque l'on utilise un sous-ensemble limité de la palette, BPMN ne s'avère pas plus compliqué qu'un organigramme conventionnel. Eh bien, pour ceux qui souhaitent maîtriser le BPMN de manière professionnelle, nous recommandons une formation spécialisée bpmntraining.ru.

Riz. 5. Diagramme de processus en notation BPMN 2.0

Pratique de vie

En figue. La figure 6 montre un fragment d'un diagramme de processus développé par des analystes commerciaux d'une entreprise très spécifique dans la notation qu'ils ont inventée. Le schéma est construit selon les principes du « Diagramme simple » - le bloc « Solution » est utilisé dans sa version classique. De plus, le diagramme montre de nombreux autres symboles utilisés de manière non standard.

Riz. 6. Exemples de schéma de processus pour l'une des entreprises

Lors de la formation du diagramme Fig. 6, les analystes commerciaux ont manifestement « lutté » pour obtenir une clarté et une compréhensibilité maximale pour l'utilisateur moyen. Ils ont cherché à minimiser, voire éliminer, les commentaires textuels sur les diagrammes de processus. Les interprètes ont simplement imprimé un schéma au format A3, à la lecture duquel tout est immédiatement devenu clair : que faire, comment, quels documents utiliser, etc.

Le système considéré n’est bien entendu pas un exemple de simplicité et de clarté. Mais il a été créé pour transmettre un maximum d'informations utiles aux personnes impliquées dans le processus.

conclusions

Il est donc évident que lors de la description des processus, vous devez rechercher la simplicité et la clarté pour les employés.

L’utilisation de notations complexes et formalisées pour décrire les processus conduit à :

• Difficultés à utiliser (interpréter) les diagrammes par les employés ordinaires ;
• L'impossibilité (difficulté) d'organiser le travail de description des processus par les employés des services n'ayant pas suivi de formation particulière ;
• Une augmentation significative des coûts de main-d'œuvre des analystes commerciaux pour la constitution de programmes ;
• Difficultés supplémentaires lors de la documentation des circuits (gros volume, etc.).

Par conséquent, vous ne devez pas encombrer le diagramme de processus avec divers éléments graphiques. Mais même si vous les utilisez, il est préférable qu'ils contiennent des informations utiles pour les employés et ne soient pas simplement une conséquence de l'application formelle de notations de modélisation.

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Cette leçon parle de la création d'organigrammes simples (de haut en bas, suivi des données, planification des processus, etc.) et fonctionnels (affichant les relations entre un processus métier et les départements).

Schéma fonctionnel simple

Le modèle Simple Flowchart est conçu pour concevoir des organigrammes, des diagrammes descendants, des diagrammes de suivi des données, des diagrammes de planification de processus et des diagrammes de prévisions structurelles. Le modèle contient les formes, les lignes de connexion et les liens nécessaires.

Exercice 1

Riz. 3.3.Organigramme simple (étape 3)

8. Entrez le texte dans les formes de l'organigramme (voir Figure 3.4). Pour saisir du texte dans une forme, procédez comme suit :

9. Sur l'onglet maison en groupe Service sélectionner un instrument Aiguille.

• Cliquez sur la forme où vous souhaitez que le texte soit saisi.
• Tapez le texte souhaité.

Note:

1. Pour zoomer sur une figure, appuyez sur le raccourci clavier + et faites un clic gauche sur la forme jusqu'à atteindre l'échelle souhaitée.
2. Pour réduire l'échelle d'une figure, appuyez sur le raccourci clavier + et faites un clic droit sur la forme jusqu'à atteindre l'échelle souhaitée.

Riz. 3.4. Organigramme simple (étape 4)

Numérotation des figures dans un schéma fonctionnel

Visio peut numéroter les formes dans un organigramme. Pour spécifier les options de numérotation, sur l'onglet Voir en groupe Macro cliquez sur le bouton Modules complémentaires et sélectionnez dans le groupe Solutions Visio supplémentaireséquipe Numérotation des chiffres. Dans la fenêtre qui s'ouvre Numérotation des chiffres spécifiez les paramètres de numérotation requis et cliquez sur le bouton D'ACCORD.

Tâche 2

1. Dans l'organigramme préparé lors de la tâche 1, ajoutez la numérotation automatique de toutes les figures (voir Fig. 3.6).

   Pour ça:

   • Sur l'onglet Voir en groupe Macro cliquez sur le bouton liste Modules complémentaires, sélectionnez le groupe Solutions Visio supplémentaires, et dedans la commande Numérotation des chiffres.
   • Dans la fenêtre qui s'ouvre Numérotation des chiffres spécifier les paramètres
     • sur l'onglet Sont communs:
       • Fonctionnement - Numérotation automatique ;
       • Appliquer à - Toutes les formes ;
       • Commencez à partir de - 1 ;
       • Intervalle - 1 ;
       • Cochez la case Continuer la numérotation des formes au fur et à mesure qu'elles sont glissées sur la page.
     • Sur l'onglet En plus:
       • Numéro de lieu - Avant le texte de la forme ;
       • Ordre de numérotation : de gauche à droite, de haut en bas ;
       • Cochez la case Exclure les lignes de connexion.
     • Cliquez sur le bouton D'ACCORD.
2. Enregistrez l'organigramme.

Riz. 3.6. Organigramme simple (étape 6)

Changer l'organigramme

Ajouter une forme entre deux autres formes

Pour ajouter une nouvelle forme entre deux autres formes d'organigramme, faites glisser la nouvelle forme sur le connecteur qui relie les formes entre lesquelles vous insérez. Visio insère une nouvelle forme entre celles existantes et développe automatiquement l'organigramme.

Supprimer une forme

Pour supprimer une forme d'un organigramme, sélectionnez la forme et cliquez sur au clavier.

Renumérotation des chiffres

Pour renuméroter les figures d'un organigramme, procédez comme suit :

1. Sur l'onglet Voir en groupe Macro cliquez sur le bouton Modules complémentaires et sélectionnez dans le groupe Solutions Visio supplémentaireséquipe Numérotation des chiffres.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre Numérotation des chiffres sur l'onglet Sont communs sélectionner le bouton radio Renuméroter dans le même ordre, indiquez s'il vous plait numéro de départ pour la numérotation et cliquez D'ACCORD.

Tâche 3

1. Modifiez l'organigramme préparé dans la tâche 2 :
   • Supprimer une forme Document(Présenter une demande).
   • Entre les chiffres Solution(La demande est correctement complétée) et Document(Soumettre un refus) placer la figurine Processus(Transmettre à l'assistant du salon professionnel).
   • Ajouter une forme Processus(Appelez l'exposant concernant le paiement) ci-dessous la figure Document(envoyer une facture).
   • Renumérotez les figures du schéma fonctionnel dans le même ordre, en commençant par le numéro de départ - 1.
2. Enregistrez l'organigramme.

Riz. 3.7. Schéma fonctionnel simple (étape 7)

Réorganiser les formes connectées

Une fois les formes d'organigramme connectées, vous pouvez les réorganiser complètement et réorganiser les connexions. Pour cela, sur l'onglet Constructeur en groupe Mise en page cliquez sur le bouton liste Modifier la mise en page et sélectionnez la mise en page souhaitée.

Si vous modifiez la présentation du diagramme, il se peut qu'il ne tienne pas sur la page du document. Dans ce cas, modifiez la taille de la page (onglet Constructeur, groupe Paramètres des pages, bouton combo Taille) ou son orientation (onglet Constructeur, groupe Paramètres des pages, bouton de liste Orientation).

Tâche 4

Schéma fonctionnel

Objectif de la présentation Schéma fonctionnel

Mise en page Schéma fonctionnel est destiné à montrer la relation entre un processus métier et des unités organisationnelles ou fonctionnelles, telles que les départements responsables de l'exécution des étapes de ce processus.

Les couloirs d'un organigramme représentent des unités fonctionnelles, telles que des départements, des postes ou une autre fonction. Chaque forme représentant une étape du processus est située dans la piste de l'unité fonctionnelle responsable de cette étape.

Tâche 5

Ajouter, déplacer, supprimer une piste

Pour ajouts pistes vers le diagramme fonctionnel, effectuez l'une des opérations suivantes :

• Cliquez avec le bouton droit sur une piste du diagramme et sélectionnez Insérez "Piste" avant ou Insérez "Piste" après.
• Passez votre souris sur le coin de l'une des pistes. Cliquez sur la flèche bleue qui apparaît Insérer une forme de chemin.
• Sur l'onglet Schéma fonctionnel en groupe Insérer cliquez sur le bouton Piste. La piste sera ajoutée après la piste sélectionnée ou à la fin de la bande si la piste n'est pas sélectionnée.
• A partir d'un ensemble d'éléments Formes de diagramme fonctionnel faites glisser la piste vers Bon endroit jusqu'à la limite de la bande.

Pour mouvements des pistes:

1. Cliquez sur le titre de la piste que vous souhaitez déplacer pour la mettre en surbrillance. Le pointeur de la souris se transformera en icône de déplacement.
2. Faites glisser la piste vers l'emplacement souhaité.

Les personnages situés sur la piste se déplaceront avec elle. Pour vérifier si une forme se trouve sur une piste ou juste au-dessus, sélectionnez la forme. Si une pièce est sur une piste, la couleur de la piste passera au jaune-orange. Si une pièce n'est pas sur la piste mais doit y être placée, déplacez-la un peu et la piste l'identifiera.

Pour suppression des pistes:

1. Cliquez sur l'étiquette de piste que vous souhaitez supprimer.
2. Appuyez sur la touche au clavier.

Note. La suppression d'une piste supprime également toutes les formes qu'elle contient.

La formation se déroule sur des ordinateurs personnels.

Le cours est dédié à la description des processus métiers à l'aide d'un éditeur métier commun. Graphiques Microsoft Visio. qui est facile à apprendre et vous permet en même temps de créer rapidement et efficacement des modèles commerciaux.

Au cours de la formation, les méthodologies (notations) les plus courantes pour la modélisation des processus métier prises en charge par Visio sont examinées et des compétences pratiques dans la construction de diagrammes de processus graphiques dans MS Visio sont développées.

Le programme de cours s'adresse aux spécialistes impliqués dans la description, l'analyse et l'optimisation des processus métier.

1. Fonctions de base de Microsoft Visio nécessaires pour dessiner des diagrammes de processus métier.
   • Travailler avec des feuilles de graphiques. Utiliser des jeux de formes. Travailler avec des exemples de figures. Ajouter des formes à un diagramme. Dessiner des lignes de connexion dynamiques entre les formes. Coller des lignes de connexion aux formes. Collage dynamique et statique. Définissez les options d’accrochage et de collage. Utilisation de la fonction de connexion automatique. Changer la taille et la position des formes. Changer la taille et la position champ de texte Les figures. Poignées de forme : sélection, rotation, champ de texte, contrôle, point de connexion. Formatage des formes. Copier des formes et leur format. Alignement et placement automatiques des figures. Regrouper des formes et les combiner dans des conteneurs. Mise à l'échelle, modification de la taille et de l'apparence de la page du diagramme. Configuration des paramètres de la page graphique et impression.
2. Règles de base pour la construction de diagrammes de processus.
   • Construire un réseau de processus haut niveau. Décomposition des processus. Déterminer les objectifs de la description du processus. Définition des limites du processus : intrants, extrants, fournisseurs et consommateurs. Construction de diagrammes de processus des niveaux supérieur et inférieur. Règles d'affichage de la logique d'exécution du processus. Règles d'utilisation des événements et des opérateurs logiques. Afficher des processus responsables et exécutants.
3. Méthodologies et normes de description des processus métier pris en charge par Microsoft Visio.
   • Méthodologies et normes (notations) les plus couramment utilisées pour décrire les processus métier, prises en charge par le produit logiciel Microsoft Visio. Diagramme de processus IDEF0. Un diagramme de flux de processus typique. Diagramme de flux de processus avec couloirs de nageur. Diagramme de processus ARIS VAC (Value Added Chain Diagram). Diagramme de processus ARIS EPC (Event Driven Process Chain). Diagramme de processus BPMN (Business Process Model and Notation). Analyse comparative, avantages, inconvénients et domaines d'application des notations. Affichage des processus manuels et automatisés sur un diagramme. Définition des paramètres de temps et de coût pour les processus, les exigences de temps et de qualité et d'autres données nécessaires.
4. Les fonctions du service MS Visio sont appliquées à la tâche de description des processus métier.
   • Décomposition et installation de liens hypertextes vers des diagrammes de processus métier imbriqués. Définir et modifier la protection des formes de diagramme. Configurez des formes de graphique pour les lier à divers fichiers, documents et ressources externes. Création et modification des attributs des objets de diagramme. Ajout et modification de champs de propriétés (attributs) pour les formes. Création et modification de jeux de formes. Générer des rapports basés sur des graphiques. Génération d'une publication HTML d'un diagramme graphique.