Šta je izvještaj o napretku? Izrada izvještaja o obavljenom radu u preduzećima od službenika i za različite vremenske periode

Aktivnosti bilo koje organizacije ili kompanije uvijek uključuju izvještavanje. Čak i ako je kompanija potpuno nezavisna i nema viši menadžment, izveštaj o aktivnostima takve kompanije je neophodan kako bi menadžment samog preduzeća procenio efektivnost rada u određenom periodu, izgradio dalju perspektivu za razvoj. kampanje.

Pisanje izvještaja, kao i pisanje poslovnog pisma, izgleda kao jednostavno pitanje... ali gdje mogu nastati poteškoće?

Obično oni koji to rade po prvi put imaju poteškoća u sastavljanju izvještaja o obavljenom poslu. Nakon što je jedan ili dva puta sastavio takav izvještaj i prilagodio ga prema primljenim komentarima, specijalista koji ga sastavlja više nema posebnih poteškoća u izradi sljedećeg.
Sastavljanje izvještaja o napretku po prvi put, i to ispravno, nije tako lak zadatak kao što se čini na prvi pogled.

Malo o računovodstvenom izvještaju

Najjednostavniji u pogledu izvršenja je računovodstveni izvještaj. Može biti velik po obimu i dugotrajan za sastavljanje, zahtijeva preciznost i tačnost u sastavljanju, a ipak ga je nešto lakše sastaviti nego tekstualni izvještaj o obavljenom poslu. Prilikom izrade računovodstvenog izvještaja obično postoji stroga određeni oblik izvještavanje, izraženo u različitim tabelama.

Ove tabele morate popuniti digitalnim indikatorima aktivnosti organizacije i to je to. Naravno, svi indikatori moraju biti pouzdani i međusobno kombinovani, ali je ipak lakše izračunati i ubaciti brojeve u odgovarajuće kolone nego sastaviti tekstualni izvještaj o obavljenom poslu, kada treba opisati sve aspekte aktivnosti organizacije. riječima.

Ponekad je prilikom izrade računovodstvenog izvještaja potrebna napomena s objašnjenjem. Obično nije velikog obima iu njemu su objašnjeni neki brojevi. Na primjer, zašto su se neki pokazatelji smanjili, šta je uzrokovalo povećanje drugih indikatora, kakav je opći trend rasta i razvoja, prema podacima iz izvještaja.

Klasifikacija izvještaja o napretku

Izveštaji su klasifikovani prema dva kriterijuma

Po vremenu izvještajnog perioda: dnevno, sedmično, mjesečno, tromjesečno, polugodišnje, godišnje.
Po sastavu i obimu: izvještaj o radu jednog odjeljenja organizacije i izvještaj o radu cijele organizacije.

Sastavljanje dnevnog ili sedmičnog izvještaja o napretku rijetko je teško. Obično se sastoje od nekoliko digitalnih indikatora koji odražavaju glavne aktivnosti organizacije. Obim mjesečnih izvještaja o napretku je veći, ali i uglavnom izražen u brojkama. A tromjesečni, polugodišnji i godišnji, najčešće, uključuju tekstualne verzije izvještaja o obavljenom poslu.

Tekstualni izvještaj o obavljenom poslu - kreativni proces

Sastavljanje izvještaja u brojevima je odgovoran zadatak, ali lakši od sastavljanja kompetentnog, kvalifikovanog tekstualnog izvještaja o obavljenom poslu. Sastavljanje izvještaja u tekstualnom obliku je vrsta kreativnosti.

Trebalo bi da odražava aktivnosti odjela ili cijele organizacije u cjelini, treba da bude napisan jezikom dokumenta, ali lak za čitanje, ne bi trebao sadržavati nepotrebnu „vodu“, tekst bi trebao biti potkrijepljen brojevima, trebao bi odražavati upoređivanje sa prethodnim pokazateljima izvještajnog perioda ili indikatora istog perioda prošle godine, a trebalo bi završiti nekim zaključcima.

Sastavljanje izvještaja o aktivnostima cijele organizacije u cjelini, rad svih njenih odjela i odjeljenja obično se povjerava rukovodiocu organizacije. Opća praksa davanje izvještaja pretpostavlja da viši organ šalje organizaciji koja mora dostaviti izvještaj o obavljenom poslu, strukturu predstojećeg izvještaja, u kojem se navodi šta konkretno treba obuhvatiti izvještajem o obavljenom poslu, koje brojke, pokazatelje i oblasti aktivnosti treba da se odraze u predstojećem izveštaju.

Rukovodilac organizacije upoznaje odjele sa strukturom izvještaja svakog odjeljenja, a svaki odjel sastavlja svoj izvještaj o obavljenom radu. Menadžer provjerava sve izvještaje, ako je potrebno, ispravlja ih i stvara opći izvještaj o aktivnostima organizacije.

Osnovni zahtjevi za pripremu izvještaja o napretku

I iako je sastavljanje izvještaja o obavljenom poslu kreativan proces i mora odražavati sve aspekte aktivnosti organizacije, ipak je to dokument, a ne esej na određenu temu, mora ispunjavati sve zahtjeve poslovanja. dokument. Stoga izvještaj o napretku ne bi trebao sadržavati rečenice sa ličnim zamjenicama, na primjer, „rekao sam, jesu, postigli smo“ i slično. Evo malog primjera koji bi vokabular trebao postojati u tekstu izvještaja:

“Broj prodaje u tehnološkom odjelu za 2. kvartal 2014. godine iznosio je 205.000, što je iznosilo 27% ukupan broj prodaja To je 10% više od broja prodaje za isti period prošle godine. Prodaja u tehnološkom odjelu u 2. kvartalu porasla je za 7% u odnosu na istu cifru za 1. kvartal. Do ovog povećanja nivoa prodaje došlo je zbog širenja prodajnog tržišta (stvaranje novih prodajnih mjesta, intenziviranje rada agenata).“

Ne možete u izvještaj o obavljenom poslu, kada se govori o poboljšanju nekih pokazatelja, ubaciti rečenice poput „zahvaljujući trudu menadžera, zahvaljujući poboljšanju rada tima“. Prvo, ovo je pogrešan stil sastavljanja poslovnog dokumenta, a drugo, takvi prijedlozi ne odražavaju pravi razlog povećanje nivoa indikatora. Šta, prije se menadžer nije trudio, ali nekako? Tim je radio loše prije ovog izvještajnog perioda, a onda je iz nekog razloga počeo dobro raditi?

Prilikom sastavljanja izvještaja o obavljenom poslu, u odgovarajuće dijelove izvještaja možete uneti opis nekih konkretnih događaja, akcija, prezentacija koje su doprinijele poboljšanju rada i povećanju učinka.

Odjeljci izvještaja o napretku

Dakle, koje delove treba da sadrži tekstualni izveštaj o obavljenom radu, ako uz njegovu pripremu nije priložena određena struktura izveštaja?

Uvodni dio, koji daje kratak opis organizacije, njenu poziciju među sličnim organizacijama u gradu, regiji ili neke druge podatke o organizaciji ili regiji u kojoj se obavlja njena djelatnost.
Nakon toga slijede izvještaji o radu svake jedinice (odjeljenja). Ako je organizacija mala i nema odjele, tada glavni dio izvještaja o obavljenom poslu sastavlja šef organizacije na osnovu podataka svakog stručnjaka organizacije.
U završnom dijelu, u kojem se sumiraju rezultati rada organizacije za izvještajni period, izvode se zaključci o uspjesima i neuspjesima i daju se prognoze budućih aktivnosti.

Opcije za izvještaje o napretku

Struktura izvještaja o napretku može imati neke druge opcije vezane za specifičnosti aktivnosti organizacije, ali mora sadržavati sljedeće podatke:

Kompletan i objektivan izvještaj o svim oblastima aktivnosti organizacije, sa digitalnim indikatorima, eventualno dijagramima
Zaključci o radu organizacije za izvještajni period
Načini i perspektive razvoja organizacije za naredni izvještajni period.

Izvještaj o obavljenom radu omogućit će menadžeru da ocijeni kvalitet i brzinu rada sekretara. Članak sadrži uzorke izvještaja o obavljenom poslu. Koristite uputstva korak po korak da ispravno sastavite svoj izvještaj.

Iz članka ćete naučiti:

Zašto vam je potreban izvještaj o napretku?

Menadžer postavlja zadatak, zaposleni ga ispunjava - to je suština procesa rada. Činjenica izvršenja zadatka evidentira se u obliku izvještaja o obavljenom poslu. Svaki zaposleni periodično sastavlja takav dokument. Učestalost izvještaja i njihov oblik zavise od internih pravila kompanije.

Kome je potreban izvještaj o napretku i zašto?

Vođa ga treba. Ovaj dokument vam omogućava da procenite kvalitet i brzinu izvršenja zadatka od strane zaposlenog. Izvještajni dokumenti svih zaposlenih omogućavaju sastavljanje velika slika poslovanja kompanije i olakšavaju taktičko i strateško planiranje.

Zaposleniku je potreban izvještaj. Prvo, dobro napisan završni dokument pomaže da se rezultati vašeg rada prezentuju povoljno menadžmentu. Drugo, izvještaj je koristan alat za samokontrolu. Na kraju izvještajnog perioda vidite svoje uspjehe i neuspjehe. Ovo će vam pokazati smjerove u kojima se trebate razvijati.

Izvještaj o finansijskim troškovima (fragment)

Šta napisati u izvještaju o napretku

Ne postoji jedinstveni standardni obrazac za izvještaj o obavljenom poslu. Dokument je sastavljen u slobodnoj formi. Zavisi od prirode zadataka koji se obavljaju.

Nedostatak slobodne forme je što mnogi radnici ne znaju kako napisati izvještaj o napretku. Ovo se ne uči u školi i rijetko se uči na univerzitetu. Zaposleni neće dobiti adekvatnu ocjenu svog rada ako nema vještine da kompetentno napiše izvještaj.

Ne možete natjerati zaposlene da pišu istinite izvještaje, ali ih možete naučiti da kompetentno prezentiraju svoje uspjehe i postignuća. Nema poteškoća u izradi izvještajnog dokumenta. Morate izbjegavati greške koje mnogi ljudi čine.

Pogledajmo uzorak pogrešno sastavljenog izvještaja o obavljenom radu za sedmicu i pogledajmo tipične greške.

Loša opcija

Urađeno je sljedeće:

pisani su dopisi poreskoj inspekciji i inspekciji rada;

obavljene su pripreme za sastanak sa predstavnicima HR-consulting doo (pozivi su poslani, neophodni materijali, pripremljen je nacrt dnevnog reda sastanka);

sakupljeni su odgovori na zahtjeve inspekcije rada i jednog broja klijenata;

učestvovao na konferenciji o problemima optimizacije korištenja radnog vremena.

Datum sastavljanja: 27.04.218.
Potpis: Petrova A.S.

Nakon čitanja takvog dokumenta, menadžer će steći utisak da sekretarica nije mnogo zauzeta poslom. Osim toga, tekst je težak za čitanje.

Struktura izvještaja

Glavna greška pregledanog dokumenta je nedostatak jasne strukture. Koji elementi nedostaju?

Spisak zadataka koji su dodijeljeni za izvršenje.
Specifikacija izvršenih zadataka.
Analiza obavljenog posla.
Planovi za naredni izvještajni period.
Ponude.

Skup elemenata strukture zavisi od dužine izvještajnog perioda. Dnevni ili sedmični izvještaj o napretku ne mora sadržavati analizu i prijedloge, ali mjesečni izvještaj o napretku ili dokument godišnjeg izvještaja treba da sadrži ove elemente.

Pogodna opcija

Pogledajmo primjer kako je bilo potrebno sastaviti izvještaj o obavljenom poslu.

Sedmični izvještaj o napretku: uzorak

Za: Rukovodilac DOO "Komunikativne tehnologije" Smirnov Yu.P.
Od sekretara Komunikacionih tehnologija doo Petrova A.S.
Vrsta dokumenta: izvještaj o obavljenom radu za period od 23.04.2018. do 27.04.2018.

Za izvještajnu sedmicu imao sam sljedeće zadatke:

pripremiti pisma: in poreska uprava o razjašnjenju plaćanja poreza i inspekciji rada po pritužbi Smirnova P.P.;

pripremiti informatička podrška sastanci sa HR Consulting doo, slanje poziva učesnicima, priprema nacrta programa sastanka;

učestvovati na konferenciji o problemima optimizacije korištenja radnog vremena, pripremiti pitanja i sugestije.

Izvršeni su svi postavljeni zadaci i to:

pripremljena i poslana pisma poreskoj inspekciji i inspekciji rada;

Pripremljeni su informativni materijali za sastanak sa HR Consulting doo, poslani su pozivi i izrađen nacrt programa sastanka.

učestvovao na konferenciji, dopis sa prijedlozima nalazi se u prilogu izvještaja.

Pored toga, obavljeni su radovi sa ulaznom dokumentacijom i to:

pripremila i poslala dva odgovora na zahtjeve inspekcije rada;

dati su odgovori na pismene zahtjeve gr. Semenova A.A., Kuznjecova V.N. i Moskalenko R.A.

Za period od 30.04.2018. do 05.05.2018. planirano je učešće na obuci za sekretare „Osnove upravljanja vremenom i samoorganizacije“ posvećenoj osnovama zakazivanje u radu sekretarice.

Datum sastavljanja: 27.04.218.
Potpis: Petrova A.S.

Pravljenje izveštaja

Ako nema drugih zahtjeva, sastavlja se izvještaj o obavljenom poslu u skladu sa GOST 7.32-2001. GOST reguliše osnovne zahtjeve za pripremu izvještajnog dokumenta. Sadrži standarde koji određuju način oblikovanja, vrstu i veličinu fonta, razmak, veličinu margina, itd. Stručnjak iz časopisa Secretary's Handbook će vam reći kako kreirati izvještaj koristeći Sway servis

Koji bi mogli biti zahtjevi za pisanje?

Kako ne postoje standardizovani zahtevi za izradu izveštajnog dokumenta, svi zahtevi za pisanje odnose se na poboljšanje percepcije teksta i povećanje njegove čitljivosti. Da biste to učinili:

ne koristiti više od 5 rečenica u jednom pasusu;
naizmjenično duge i kratke rečenice;
razdvojite tekst tako da tabela ili grafikon ne zauzimaju cijelu stranicu;
ostaviti prostor za komentare na tabelama i grafikonima;
ako je izvještaj dugačak, onda donesite zaključak na kraju.

Izvještaj o obavljenom poslu ponekad se priprema u obliku tabele:

Rice. 1. Tabela izvještaja o napretku: uzorak

Kako napisati izvještaj: upute korak po korak

Napravite grubi nacrt dokumenta. Prijavi za kratak period ne bi trebalo da zauzima više od 1-2 stranice. Ako redovno izvještavate, pripremite obrazac elektronskog dokumenta za svaki slučaj:

uzorak dnevnog izvještaja o napretku;

uzorak sedmičnog izvještaja o napretku;

uzorak izvještaja o obavljenom radu za mjesec i sl.

Jednostavno ćete unijeti trenutne podatke u šablon i odštampati ih.

Napravite listu svojih zadataka. Ako ima mnogo zadataka, grupirajte ih u semantičke blokove.

Navedite alate i resurse koji su korišteni tokom izvršavanja zadataka (dodatna radna snaga, finansijski troškovi, putovanja, materijal, itd.)

Predstavite rezultate svog rada. Opišite kako ispunjavaju ciljeve. Ako zadatak nije obavljen, objasnite razlog. Dajte svoju procjenu situacije. Izvucite zaključke.

Formulirajte ciljeve i ciljeve za naredni izvještajni period.

Umetnite tabele, grafikone i dijagrame u tekst. Često menadžer prelistava izvještajni dokument. Pokušajte da tabela ili grafikon daju priliku da ocijenite svoj rad.

Pažljivo ponovo pročitajte tekst, obratite pažnju na gramatiku i stil. Istaknite ključne činjenice podebljanim ili kurzivom. Pripremite elektronsku verziju dokumenta i štampanu verziju. Ako trebate usmeno ili u obliku prezentacije, pripremite kratku verziju teksta unaprijed, uključujući najvažnije tačke.

Izvještaj o obavljenom poslu pomaže menadžeru da ocijeni kvalitet i brzinu zadataka zaposlenika, a samom zaposleniku da vidi svoje uspjehe i neuspjehe. Dokument je sastavljen u slobodnoj formi, ali postoji osnovna struktura izvještaja koju preporučujemo: lista zadatih zadataka, rezultati rada, analiza, prijedlozi i zaključak.

Dio 1

Pravila za dostavljanje informacija

Odredite svrhu izvještaja. Sedmični izvještaji mogu biti dio radnih obaveza, ali želja da zadržite posao ne bi trebala biti krajnji cilj izvještaja. Odredite šta će sedmični izvještaj učiniti kako bi se osiguralo da obuhvati značajne informacije i koristi najefikasniju strukturu.
Odredite svoju ciljnu publiku. Nemoguće je napraviti kompetentan izvještaj ako ne znate kome će biti namijenjen i za koju svrhu. To je jedini način da se shvati koja informacija ima najveću vrijednost.
- Ideja o publici omogućava vam da kompetentno organizirate strukturu izvještaja i koristite najviše prikladne riječi. Na primjer, izvještaj za studente osnovna škola bit će potpuno drugačiji od teksta namijenjenog menadžerima velike korporacije.
- Također je važno razumjeti koje točke potencijalni čitalac već zna i koje točke treba razjasniti ili dati dodatne izvore. Na primjer, kada pišete izvještaj o pravnim pitanjima koji je namijenjen advokaturi, uopće ne morate dati detaljno objašnjenje aktuelni zakoni. S druge strane, takva objašnjenja su neophodna ako je izvještaj namijenjen menadžerima bez pravne pozadine.
- Ako se izvještaj piše u vezi sa stažiranjem, istraživanjem ili drugim aspektom nastave, onda je važno shvatiti da vaša publika nije profesor ili supervizor, čak i ako prikuplja radove na kraju. Fokusirajte se na suštinu projekta i specifično područje stručnosti kako biste razumjeli svog čitatelja.
Rasporedite informacije po važnosti. Uprkos sažetoj prirodi izvještaja, vaš dokument možda neće biti pročitan u potpunosti. Iz tog razloga najvažnije podatke sa rezimeima i zaključcima treba postaviti na početak teksta.
- Na primjer, ako trebate usporediti i uporediti tri različite marke opreme i preporučiti najbolju opciju, onda počnite s rezultatima, a zatim objasnite svoj izbor.
- Obično je prva stranica izvještaja kratak pregled rezultate, zaključke i preporuke. Detaljna objašnjenja treba uključiti u glavni tekst dokumenta kako bi čitaoci mogli razumjeti razloge za takve zaključke, ako je potrebno.
Shvatite tipičnu “sudbinu” izvještaja. U većini slučajeva sedmični izvještaji su neophodni za računovodstvo i kancelarijski rad, pa se jednostavno arhiviraju i arhiviraju. Bolje je odmah shvatiti da se izvještaji rijetko čitaju od početka do kraja.
- Ova činjenica nije razlog da budete lijeni ili da priložite radove lošeg kvaliteta. Vaši izvještaji postaju odraz vaše radne etike i ličnih kvaliteta. Slab izvještaj će vjerovatno biti primjećen, pa reći „znao sam da ga nećete pročitati“ neće biti valjan izgovor.
- Cijeli izvještaj treba da bude kvalitetan i pismen, ali posebnu pažnju treba obratiti na one elemente teksta koji se najčešće čitaju. Oni obično uključuju sažetak i zaključke ili preporuke. Posvetite im posebnu pažnju.
- Važno je shvatiti da poslodavac možda neće pročitati izvještaj ne zato što mu nije stalo ili mu izvještaj nije potreban. Visokopozicionirani menadžeri su uvijek izuzetno zauzeti, pa su u stanju da istaknu bitne informacije koje im omogućavaju da donose efikasne odluke. Ove osobe neće pročitati cijeli izvještaj osim ako je potrebno, ali se uvijek mogu vratiti na njega kasnije.
dio 2
Struktura izvještaja
1. Pitajte za uzorak. Mnoge kompanije su usvojile standardni format sedmičnih izvještaja, a menadžeri i menadžment su se navikli da informacije primaju u određenom obliku. Različiti format izvještaja može izazvati zabunu.
  - Budite posebno oprezni s izvještajima o prodaji. Menadžeri se navikavaju na strukturu izvještaja i mogu pronaći potrebne informacije jedan pogled na stranicu. Ako odstupite od prihvaćenog formata, izvještaj će postati praktički beskoristan, jer će menadžer morati ponovo pročitati cijeli tekst kako bi pronašao potrebne informacije.
  - Kontaktirajte sekretaricu i zatražite uzorak kako ne biste ponovo izmislili točak. Kompanija obično koristi predložak dokumenta sa svim parametrima, uključujući margine, fontove, stilove tabele i pasusa.
2. Razmotrite metod izveštavanja.Štampani dokument ili elektronski prilog formatiran je potpuno drugačije od izvještaja koji se dostavlja u tijelu e-pošte.
  - Na primjer, ako je izvještaj dostavljen kao prilog e-poruci, onda bi sažetak trebao biti uključen u tijelo e-pošte. Tada čitalac neće morati da otvara prilog da bi razumeo glavnu ideju.
  - Za štampani izveštaj obično se morate pripremiti propratno pismo ili naslovna strana tako da se izvještaj može ispravno identificirati i podnijeti.
  - Bez obzira na način na koji podnosite svoj izvještaj, važno je da na svakoj stranici navedete svoje ime i numerirate ih u formatu "X od Y". Stranice se lako mogu odvojiti, pa je važno znati na koliko stranica je napisan izvještaj i ko je autor dokumenta.
  - Sve potrebne informacije mogu se navesti u zaglavlju. Na primjer, upišite: „Izvještaj o prodaji Petra Ivanova, sedmica 32, stranica 3 od 7.“
3. Priložite sažetak. Sažetak izvještaja obično stane u nekoliko pasusa, a svaki dio se prenosi u jednoj ili dvije rečenice. Suština je u tome da menadžer često treba samo da pročita sažetak kako bi donio potrebnu odluku ako se vaši zaključci poklapaju s njegovim pretpostavkama o tom pitanju.
  - Važno je da sažetak bude napisan jasnim, pristupačnim i sažetim jezikom. Nemojte koristiti žargon ili tehničke termine koji zahtijevaju objašnjenje, čak i ako je čitatelj dobro upućen u terminologiju industrije.
  - Sažetak se piše nakon što se upotpune preostali elementi izvještaja. Nemoguće je ukratko sumirati odlomke koji još nisu napisani, čak i ako postoje detaljan plan. Mnogo toga se može promijeniti tokom rada.
4. Razmotrite strukturu pasusa i odjeljaka. Odlučite se za format i ostavite plan za dijelove izvještaja koji će ispuniti ciljeve.
  - Plan treba da bude logičan i konzistentan, te da uzme u obzir i potencijalne čitaoce izvještaja.
  - Obično se izvještaj sastoji od sažetak, uvod, zaključci i preporuke, podaci i objašnjenja, te popis izvora. Prošireni izvještaji se mogu dopuniti prilozima sa važnim podacima i sadržajem, ali nedjeljni izvještaji su prilično kratki.
  - Svaki odeljak treba da se bavi jednim pitanjem. Svaki pasus unutar odjeljka opisuje jednu ideju. Dakle, ako se dio sedmičnog izvještaja o prodaji zove “Popularne marke odjeće za djecu”, tada svakom modelu treba dati jedan pasus. Ako trebate posebno navesti odjeću za dječake i djevojčice, koristite pododjeljke (sa odgovarajućim podnaslovima) za svaku marku, unutar kojih jedan pasus posvetite odjeći za dječake i jedan za odjeću za djevojčice.
5. Napravite naslovnu stranicu ili propratno pismo. Za sažetke izvještaja nije potrebna naslovna stranica, ali detaljan izvještaj treba imati poseban list na kojem se navodi autor izvještaja i kratak opis zadataka.
  - Naslovna strana se razlikuje od sažetka jer sadrži samo one podatke koji su potrebni za ispravnu registraciju i podnošenje izvještaja.
  - Organizacija može imati standardni šablon naslovne stranice za sedmični izvještaji. U tom slučaju slijedite utvrđena pravila.
  - Naslovna strana treba da sadrži naslov ili opis izveštaja (na primer, „Nedeljni izveštaj o prodaji“), ime pisca i svih koautora, naziv kompanije i datum kada je izveštaj sastavljen ili podnet.
  dio 3
  Uvjerljive riječi i formulacije
  1. Smislite pametne naslove i podnaslove. Ovi elementi izvještaja omogućavaju čitaocu da brzo pronađe relevantne odjeljke i dodatne informacije koje će pomoći u razumijevanju nalaza i preporuka.
    - Naslovi i podnaslovi treba da tačno i jasno opisuju sadržaj.
    - Na primjer, u sedmičnom izvještaju o prodaji možete koristiti odjeljke "Ukupni trendovi u prodaji". ženska odeća“, „Trendovi u muška odeća" i "Popularne marke dječje odjeće." Zatim, unutar svakog odjeljka, možete identificirati pododjeljke čiji će nazivi odražavati jasne trendove ili imena popularnih marki.
    - Koristite uobičajeno gramatičke strukture za sve naslove tako da izvještaj izgleda logično i dosljedno. Na primjer, ako je prvo zaglavlje napisano kao " Najbolji proizvodi iz muške kolekcije", onda bi sljedeći naslov trebao biti "Liderske pozicije u ženskoj odjeći", a ne "Indikatori prodaje ženskih proizvoda".
  2. Koristite jednostavne i jasne rečenice. Vaš izvještaj treba da koristi standardnu strukturu rečenica Subjekt, Predikat Objekt kako biste jasno izrazili svoje misli i pokazali povjerenje u svoje zaključke i preporuke.
    - Ponovo pročitajte nacrt i precrtajte sve nepotrebne riječi. U svakoj rečenici pronađite izvršioca radnje i stavite je ispred glagola. Šematski, rečenice bi trebale izgledati kao "Ko šta radi".
    - Riješite se suvišnih riječi i fraza poput "od danas", "kako bi" ili "radi dostupnosti".
    - Ovaj stil može izgledati dosadno, ali vaš cilj nije da zabavite čitaoca. Mnogo je važnije da izvještaj efikasno saopštava ključne aspekte i zaključke.
  3. Zaključci moraju biti objektivni i nepristrasni. Izvještaj će često morati da sadrži preporuke, ali one treba da budu zasnovane na činjenicama, a ne na ličnim mišljenjima ili osjećajima. Važno je uvjeriti čitaoca nepobitnim dokazima i jasnoćom misli.
    - Izbjegavajte korištenje prideva ili drugih riječi i izraza s jakim pozitivnim ili negativnim emocionalnim konotacijama. Fokusirajte se na činjenice i zdrav razum.
    - Na primjer, u izvještaju preporučujete promoviranje jednog od menadžera prodaje. Potkrepite svoju preporuku dokazima koji pokazuju da ta osoba zaista zaslužuje unapređenje, ali nemojte iznositi subjektivna mišljenja ili pozivati na emocije. “Alina redovno nastupa na vrhuncu svoje igre iako radi samo 15 sati sedmično” je uvjerljivije od “Alina je vrlo druželjubiva i uvijek se trudi, ali mora da radi manje od punog radnog vremena jer se brine o svojim starijim roditeljima .”
  4. Koristite uvjerljive glagole. Ako je tekst napisan aktivnim glasom, tada se radnja u rečenici izražava jednom riječju - glagolom. Koristite sažete i uvjerljive glagole koji jasno opisuju radnju.
    - Preporučljivo je dati prednost jednostavnim glagolima. Na primjer, "prodaja" je uvijek bolja od "prodaja".
    - Ponekad su potrebni glagoli koji izražavaju mentalne procese - misliti, znati, razumjeti, vjerovati, ali općenito su inferiorni u odnosu na glagole radnje. Pokušajte proširiti svoju izjavu i pretvoriti je u akciju. Na primjer, napisali ste rečenicu „Vjerujem da će se brojke prodaje povećati u narednim mjesecima“. Proširite izjavu i navedite razloge za ovu pretpostavku. Preformulirajte rečenicu: „Kao što praksa pokazuje, prodaja se povećava tokom sezone praznika, predviđam da će se prodaja povećati u novembru i decembru.
    - Tekst treba da bude orijentisan na akciju. Ponovo pročitajte izvještaj, pokušajte se riješiti nepotrebnih prijedloga i zamijeniti suvišne riječi uvjerljivim glagolima. Na primjer, "pruži pomoć" može se zamijeniti sa "pomoć", a umjesto "omogućiti zaštitu" reći "zaštititi".
  5. Nemojte koristiti pasivni glas. Pasivni oblik briše subjekt radnje iz rečenice, a objekat dolazi u prvi plan. U nekim situacijama, pasiv je neophodan iz političkih ili diplomatskih razloga, ali najčešće čini tekst zbunjujućim i nejasnim.
    - Aktivan glas nam omogućava da istaknemo izvođače radnje i pokazujemo čitaocu odgovorna lica. Da biste shvatili važnost ovog aspekta, zamislite da ste u jednom novinskom članku o požaru naišli na sljedeću rečenicu: “Srećom, sva djeca su spašena.” Potrebno je razumjeti ko je spasio ovu djecu. Ako je rečenica izgledala kao „Lokalni učitelj Ivan Petrov se nekoliko puta vraćao u zapaljeni internat i spasio svu djecu“, onda dolazi do izražaja pravi heroj.
    - Također, aktivni zalog vam omogućava da pronađete osobu za koju je odgovorna negativne posljedice. Fraza “Neke greške su napravljene” ostaviće poslodavca da se zapita ko je napravio greške i koga treba kazniti. Ako ste vi taj koji je napravio greške, prihvatite odgovornost i prihvatite posljedice.
    - Obratite pažnju na glagol "biti" da pronađete rečenice pasivni glas. Ako ste ih uspjeli pronaći, odredite radnju koja se izvodi i osobu koja je izvodi, a zatim promijenite redoslijed riječi.
  6. Koristite vizuelne načine za izražavanje podataka. Grafikoni i grafikoni su mnogo lakši za percepciju i nalaze se odmah iza pasusa sa takvim informacijama (naročito ako takvi podaci sadrže veliki broj brojeva).
    - Odaberite odgovarajuća vizualna pomagala koja olakšavaju čitaocu i služe svrsi izvještaja.
    - Na primjer, koristite linijski grafikon da prikažete rast prodaje vunenih kaputa. Ovakva prezentacija podataka je mnogo efikasnija od tabele sa brojem prodatih jedinica za svaki mesec, jer tabela primorava čitaoca da ima sve brojke na umu i da ih međusobno uporedi kako bi otkrio trendove. Jedan pogled na grafikon biće dovoljan da se shvati suština.
    - Prije svega, osoba uvijek obraća pažnju na vizuelne elemente. Sve grafike i dijagrami moraju biti jasni i uredni i pravilno pozicionirani na stranici. Koristite samo elemente koji istinski podržavaju vaše nalaze i preporuke.
  7. Ne koristite žargon. Svaka oblast znanja ili aktivnosti ima svoju neizbežnu terminologiju, kao i floskule koje se često koriste u knjigama i člancima. Ponekad su korisni, ali u većini slučajeva žargon samo ometa jasno i kompetentno izražavanje glavne ideje.
    - Pokušajte napraviti listu žargona kako biste izbjegli pretjeranu upotrebu takvih riječi u svom izvještaju. Završite tekst i izvršite pretragu ključnih riječi da zamijenite neželjene stavke vokabulara.
    - Treba imati na umu da veliki broj popularnih riječi neće pokazati čitatelju da ste „upoznati“, već će imati suprotan efekat. Direktori i menadžeri su često stariji od običnih zaposlenika i vidjeli su mnogo takvih riječi u svoje vrijeme. Ako previše koristite žargon, mislit će da ste previše lijeni, da slabo poznajete temu ili samo želite da impresionirate.
    - Takođe je bolje ne koristiti previše složene termine. Na primjer, izvještaj o pravnom sporu ne bi trebao sadržavati prevelike količine pravnog mumbo-jumbo-a.
  8. Ispravite sve greške. Velika količina Greške u kucanju i gramatičke greške samo odvlače pažnju čitaoca i stvaraju negativan utisak o autoru. Napišite nacrt izvještaja unaprijed kako biste imali vremena da poradite na greškama.
    - Provjerite pravopis i gramatiku u programu za obradu teksta na računaru, ali nemojte se oslanjati samo na automatske ispravke. Takvi programi mogu propustiti mnogo grešaka, posebno u slične riječi(„pečati” umjesto „rukavice”).
    - Pročitajte izvještaj unatrag kako biste pronašli greške. Ako vam je tema izvještaja bliska, onda je vrlo lako ne primijetiti grešku, jer mozak može automatski “izmisliti” riječi ili slova koja nedostaju u tekstu. Čitajte unazad da biste razumjeli pojedinačne riječi.
    - Pročitajte izvještaj naglas da uočite greške i stilske nedostatke. Ako ne možete da pročitate rečenicu ili pasus bez spoticanja, onda je verovatno da je vaš tekst preopterećen, a čitalac će takođe biti zbunjen. Prepiši neuspješne rečenice.

Praksa se po pravilu izvodi tri puta tokom čitavog školovanja studenta. Prvo prolaze obrazovnu praksu, zatim proizvodnu praksu. Završna faza, koja pokazuje svo studentovo znanje i vještine koje je ovladao tokom cijelog perioda studiranja, je preddiplomska praksa.

Svaka od ovih vrsta prakse ima svoje karakteristike. Obrazovna praksa se odvija u drugoj ili trećoj godini. Ne podrazumijeva direktno uranjanje u radno okruženje. To je prije vanjsko upoznavanje sa radom preduzeća slušanjem predavanja i posjećivanjem ekskurzija.

Industrijska praksa je ozbiljnija faza obuke. Tokom praktične nastave, student je uronjen u proces rada i obavlja funkcije punopravnog radnika, ali pod vodstvom supervizora.

Preddiplomska praksa je odlučujuća faza obuke. Osim što student u potpunosti obavlja poslove specijaliste, mora se i dokazati najbolja strana. Od toga zavisi ne samo pisanje diplome, već i dalje zapošljavanje. Ako budete primijećeni tokom preddiplomskog stažiranja, možda vam nakon diplomiranja bude ponuđeno pristojno zanimanje.

Bez obzira koliko se sve vrste prakse međusobno razlikuju, ciljevi i zadaci njihovog završetka obično su isti:

Sumiranje kursa obuke;
Konsolidacija teorijskih znanja;
Ovladavanje praktičnim radnim vještinama;
Svijest o aktivnostima na koje će se susresti nakon diplomiranja obrazovna ustanova;
Proučavanje rada preduzeća iznutra.

Na kraju svake faze student mora napisati izvještaj o vježbi. Ovo je dokument koji pokazuje šta je student naučio, koje veštine je savladao i koje je profesionalne kvalitete stekao tokom prakse. Ovo je veoma važan rad, jer se na osnovu njega donosi zaključak o stručnoj spremi učenika.

Praksa po pravilu podrazumeva stavljanje studenta u uslove koji će za njega biti normalni nakon diplomiranja, tokom neposrednog zaposlenja. Dakle, kako bi izvještaj o praksi bio što kompetentniji, kvalitetniji i sadržavao sve potrebne informacije, potrebno je pažljivo proučiti proces rada preduzeća u kojem student obavlja praksu, svu njegovu dokumentaciju i propise.

Takođe je preporučljivo da u potpunosti opišete svoje aktivnosti u ovom preduzeću, progovorite o svojim dostignućima i date preporuke za unapređenje poslovanja preduzeća. Izvještaj mora biti sastavljen u skladu sa svim normama i opšteprihvaćenim standardima pripreme dokumenata.

Kako napisati izvještaj o praksi: odakle početi

Pisanje bilo kakvog izvještaja o praksi počinje primanjem metodoloških uputstava od univerziteta. Ovo je svojevrsno uputstvo za pisanje izveštaja o praksi.

Priručnik se mora dobiti od odjela. Sadrži sve potrebne informacije o praktičnim zadacima, pisanju i oblikovanju izvještaja.

Primjer metodičkih uputa

Osnova za pisanje izvještaja o praksi je plan prakse. Odražava ključne zadatke učenika tokom prakse. U pravilu plan sadrži 3-4 zadatka.

Primjer plana vježbe

Kompetentan, strukturiran izvještaj o praksi podrazumijeva temeljno prikupljanje informacija o preduzeću, analizu tih informacija, izradu plana za unapređenje i unapređenje aktivnosti i procesa rada preduzeća. Stoga je potrebno započeti pisanje izvještaja o praksi, prije svega, čestim odlaskom na praktičnu nastavu.

Praksu shvatite ozbiljno, jer pisanje izveštaja nije teško samo ako zaista razumete šta radite. Ako niste savladali bilo koji materijal ili ne razumijete nijedan proces, ne ustručavajte se kontaktirati kustose izvještaja. Po pravilu su dva: iz preduzeća i iz obrazovne ustanove.

Kada prikupite sve informacije koje se mogu prikupiti o preduzeću, počnite da ih analizirate. Pažljivo proučite sve dokumente i pravne akte - bit će vam korisni.

Kada završite sa radom sa informacijama, možete početi da ih predstavljate. Pažljivo strukturirajte tekst, učinite ga čitljivim i razumljivim, tako da ga nastavnik može lako pročitati i isto tako lako da vam da odličnu ocjenu.

Struktura izvještaja o praksi je uvijek ista. Ovo su općeprihvaćena pravila kojih se treba pridržavati prilikom organiziranja vaših informacija.

Struktura izvještaja o praksi

Općenito, ako obrazovna ustanova nije postavila nijedan od svojih zahtjeva, struktura izvještaja o praksi izgleda ovako:

Naslovna stranica koja je sastavljena po svim pravilima. Naslovna stranica obično sadrži sljedeće podatke: naziv obrazovne ustanove i specijalnosti, temu i vrstu izvještaja o praksi, prezime i inicijale nastavnika koji provjerava izvještaj i studenta koji ga popunjava, naziv grupe u koji student studira, naziv preduzeća u kojem se izvodi praktična nastava, grad u kojem se obrazovna ustanova nalazi i godina izrade izvještaja o praksi.
Sadržaj sa numeracijom odjeljaka.
Uvod, koji ukazuje na ciljeve i ciljeve praktične nastave. Obično su već predani metodološke preporuke na pisanje izveštaja. Osim toga, uvod ukazuje na očekivani ishod prakse.
Glavni dio. Ovaj dio se mora podijeliti na teoretski i praktični dio. osim toga, teorijski dio treba podijeliti na sekcije, a praktične - prema nahođenju obrazovne ustanove. U ovom delu se rade svi proračuni, opisuju aktivnosti preduzeća, saopštavaju se svi potrebni podaci o organizacionoj strukturi, vrše se analize i uporedne karakteristike.
Zaključak je možda glavni dio izvještaja o praksi. Zaključak uključuje sve zaključke koje je student napravio tokom praktične nastave. Odmah se daje ocjena vlastitog rada, a uloženi napori se adekvatno ocjenjuju. Osim toga, u zaključku morate dati svoje preporuke za poboljšanje. profesionalna aktivnost preduzeća.
Prilozi su posljednji strukturalni dio izvještaja. Ovo su sve vrste podataka na koje se može pozvati iz glavnog dijela izvještaja. Prijave nisu numerisane. To je uglavnom razna dokumentacija, intervjui, izvodi iz zakona i druge korisne informacije.

Naravno, izvještaji o različite vrste prakse se razlikuju jedna od druge, iako neznatno.

Vrste izvještaja o praksi

Izvještaj o studijskoj praksi

Budući da je obrazovna praksa najlakša vrsta praktične vježbe, struktura izvještaja o njoj također nije posebno teška. Od standardne strukture izvještaja o praksi razlikuje se po tome što, po pravilu, nema praktični dio.

Obuka se odvija u grupnim časovima, tako da je potrebno iskoristiti priliku i prikupiti što više teorijskog znanja o organizaciona struktura ovog preduzeća. Ciljevi i zadaci obrazovne prakse isključuju uranjanje učenika u radno okruženje, to se ne smije zaboraviti prilikom pisanja uvoda i zaključaka.

Izvještaj o industrijskoj praksi

Industrijska praksa je ozbiljnija faza od praktične obuke. Izveštaj o industrijskoj praksi sastavlja se tačno onako kako je navedeno u opšteprihvaćenim standardima, osim u slučajevima kada obrazovna ustanova predlaže svoja pravila za formatiranje izveštaja.

Zapamtite to proizvodna praksa ciljano na samostalan rad i studentovo sopstveno rezonovanje, tako da su vaše mišljenje i vaše preporuke veoma važne u izveštaju.

Izvještaj o preddiplomskoj praksi

Preddiplomska praksa je najvažnija faza tokom čitavog perioda studiranja. Struktura izvještaja preddiplomsku praksu se zadržava, ali podaci o vašim teza.

Činjenica je da tokom preddiplomske prakse i pisanja izvještaja morate odabrati temu za svoj diplomski projekat, koja mora imati nešto zajedničko sa vašom specijalnošću.

Ne zaboravite da navedete ovu informaciju u izvještaju, jer ona određuje vaš prijem na odbranu diplomskog rada i ocjenu na preddiplomskoj praksi, što također utiče na konačnu ocjenu.

Da biste ispravno napisali izvještaj o praksi, savjetujemo vam da pogledate primjere takvih izvještaja na web stranici kako biste ih mogli pratiti i kreirati kompetentan rad.

Svaka vrsta izvještaja mora biti popraćena određenim dokumentima. Ovo je obavezno pravilo za svaku obrazovnu ustanovu. Dokumenti su obično dnevnik vježbe, opis sa mjesta vježbe i objašnjenje.

Objašnjenje izvještaja o praksi

Objašnjenje je kratak sažetak izvještaja o praksi koji je napisao student. Trebao bi opisati sve studentove radnje i informacije o praksi u cjelini.

Objašnjenje za praksu - primjer

Objašnjenje treba da bude jedan list formata A-4 i napisano istim stilom kao i izvještaj o praksi, odnosno naučnim stilom.

Karakteristike izvještaja o praksi

Karakteristike za izvještaj nisu potrebne za sve vrste prakse. Obično izvještaj o obrazovna praksa dostavljen bez ovog dokumenta.

Karakteristike izvještaja o praksi - primjer

Karakteristike iz mjesta prakse podrazumijevaju kratka recenzija predstavnik preduzeća o radu učenika u ovom preduzeću. Po pravilu, karakteristike ukazuju na prisustvo studenta praktičnoj nastavi, njegovo učešće u organizacionom procesu, prednosti ovog studenta za preduzeće, spremnost učenika da se pridruži redovima stručnih radnika.

Posebna pažnja se uvijek poklanja karakteristikama, posebno za preddiplomsku praksu.

Dnevnik vježbe - primjer

Dnevnik vježbe je evidencija studenta o obavljanju praktične nastave svakog dana. U dnevniku se navodi datum, obavljeni radovi za taj dan i rezultat obavljenog posla. Dnevnik vježbanja je lako ispuniti, međutim, ako niste pohađali praktičnu nastavu, onda pokažite maštu i zapišite izmišljene radnje u dnevnik vježbanja.

Ne zaboravite da ovaj dokument mora potpisati preduzeće i potpisati kustos organizacije.

Primjer dnevnika vježbe

Odbrana izvještaja o praksi

Kada je izvještaj o praksi završen, vrijeme je da ga branimo. Odmah da kažemo da je vrlo lako zaštititi izvještaj ako ste odradili praksu i odgovorno pristupili izvršavanju zadataka. Ne morate ništa ni učiti, jer će vam vještine koje vježbate vjerovatno ostati u sjećanju.

Morate se kretati po svom izvještaju i znati gdje tražiti ako vam nedostaju informacije.

Često, kada branite izvještaj, mnogi nastavnici zahtijevaju da dostavite prezentaciju napravljenu posebno za odbranu. Nema ništa teško u izradi prezentacije. Njegova struktura izgleda ovako:

Prvi slajd, koji sadrži sve informacije koje su napisane na naslovnoj strani. Ovo je, na neki način, naslovna stranica prezentacije.
Drugi slajd sadrži naziv preduzeća u kojem se obavljala praksa i ime vašeg supervizora iz preduzeća.
Treći slajd je svojevrsni uvod. Trebalo bi da naznači ciljeve i ciljeve prakse.
Četvrti slajd služi kao zaključak. Treba istaknuti sve rezultate i zaključke koje je student napravio.
Na sljedećim slajdovima ukratko opišite sve informacije koje smatrate potrebnim pokriti iz glavnog dijela. Bilo da je u pitanju relevantnost, vaš savjet ili preporuka, neka bude kratko i pametno.
Posljednji slajd prikazuje rezultate prezentacije.

Primjeri izvještaja iz prakse

Kako napisati izvještaj o praksi: pravila i primjeri ažurirano: 15. februara 2019. od: Scientific Articles.Ru

Natalia
Pitam se zašto ovo pripremite se

Tehnologiju “Management by Objectives” - MBO (Management by goal) predložio je Peter Drucker 50-ih godina dvadesetog stoljeća. U to vrijeme, Zapad je jasno počeo shvaćati da zapadne metode zahtijevaju promjenu i korekciju. Danas menadžment koristi mnoge tehnike za procjenu efikasnosti kako kompanija tako i pojedinačnih zaposlenika. Ovo je, na primjer, BSC (Balanced Scorecard), upravljanje prema ciljevima MBO, upravljanje učinkom poslovni BPM(Upravljanje poslovnim učinkom), zasnovano na menadžmentu ključni indikatori efikasnost - KPI (Key Performance Indicators). U Sovjetskom Savezu 60-70-ih godina 20. vijeka, koncept programsko-ciljnog planiranja (PTP) postao je široko rasprostranjen, ideje ovog koncepta se u velikoj mjeri preklapaju s idejama MBO. Većina američke kompanije koristiti MBO ideje u planiranju i upravljanju. Ova tehnologija se uči u skoro svim američke škole posao. A neki autori ekonomski uspjeh koji je postigla Amerika pripisuju upravo ovom pristupu. Jedna od funkcija menadžera je postavljanje zadataka zaposlenima i praćenje njihove realizacije. Od realizacije ovakvih zadataka zavise efikasnost realizacije projekta, konkurentnost i, na kraju, profit kompanije. Imati menadžera sa pogodnim alatom za upravljanje zadacima ključ je njegove lične efikasnosti i koordinisanog rada svih zaposlenih. Ključni koncept su SMART zadaci - to su operativna uputstva i aktivnosti formirane u okviru postojećih ciljeva kompanije. Svaki zadatak je formiran u skladu sa SMART principom. Zadatak se u ovom slučaju ne posmatra kao zadatak (operacija) u okviru poslovnog procesa, već kao zadatak-cilj za zaposlenog za određeni period. Zadatak se može rastaviti (izolirati) od većeg zadatka-cilja formiranog na duži period. Na primjer, kao dio zadatka kreiranja web stranice kompanije, zaposlenik može imati zadatak da odabere izvođača na mjesec dana. Pametni zadaci imaju svoju težinu na opštoj listi i mora ih odobriti viši menadžer. Neodobreni zadaci nisu uključeni u proračune učinka zaposlenih. Inicijativa za formulisanje zadataka dolazi i od menadžera i od samog izvođača. Iskusan zaposlenik je u stanju da samostalno pripremi plan rada koristeći SMART principe. U ovoj situaciji, menadžer će morati samo da odobri zadatke prije izvršenja, a zatim osigura kontrolu. Na kraju perioda, zaposleni mora prenijeti obavljene zadatke menadžeru. Drugim riječima, odgovornost za proces “primopredaje” zadatka je na zaposleniku. Prilikom sumiranja rezultata za određeni period, rukovodilac ocjenjuje izvršenje zadatka na osnovu unaprijed propisanih kriterija. Ovo obezbeđuje visok nivo

objektivnost procjena.
Pa ima dosta pseudonaučne mećave... Ukratko, treba da iskusite sami.
Ionako mi nećeš verovati na reč.