Daljinsko upravljanje. Obuka "upravljanje zaposlenima na daljinu"

Kompanije koje se aktivno razvijaju sa razgranatom mrežom ekspozitura prije ili kasnije se suočavaju s problemom daljinskog upravljanja po regijama. Geografski raštrkane podjele koje nisu ujedinjene u zajedničke karike jednog lanca uzrokuju mnoge probleme menadžerima.

Šta ometa efikasno upravljanje filijalama?

• Nedovoljan pristup informacijama o tome šta se dešava u udaljenoj jedinici
• Visoka nezavisnost u operativnom donošenju odluka. To je posljedica nedovoljne svijesti: lakše je i brže samostalno reagovati na nestandardnu ​​situaciju na licu mjesta nego koristiti standardna šema interakcije sa daljinskim upravljanjem
• Poteškoće u kontroli osoblja i izgradnji poslovnih procesa

Šta će pomoći menadžeru da kontroliše rad filijale?

• Dobro uhodan, automatizovan i operativni sistem računovodstvo i izvještavanje
• Sve mogućim sredstvima veze za olakšavanje komunikacije sa udaljenom jedinicom
• Planiranje, predviđanje, praćenje stanja u kompanijama koje posluju na sličan način
• Jednostavan sistem motivacije za rezultat
• Kompetentno upravljanje rizicima, njihovo pravovremeno predviđanje

Šta je sjedište za filijalu?
Još udaljeniji univerzum, ući u koji je privilegija i test u isto vrijeme.

Zaustavimo se na linearni funkcionalni sistem daljinski upravljač regionalni tim. Zasnovan je na hijerarhijskom principu: štab je odgovoran za strategiju i taktiku, a zaposleni koji se nalaze u regijama odgovorni su za terenski, operativni rad.

Takav sistem dobro funkcioniše ako su ispunjeni glavni faktori:

• visoko profesionalnom nivou zaposlenima
• jasna standardizacija procesa upravljanja i distribucije funkcionalnosti na terenu,
• efikasno i kvalitetno donošenje odluka,
• mogućnost privlačenja stručnjaka visoki nivo za pojedinačne funkcije.

Ovi momenti trebaju biti jasno navedeni i fiksirani relevantnim propisima kako bi se izbjeglo dupliciranje funkcija među stručnjacima. Izrada propisa i njihova precizna implementacija uz ovakav sistem upravljanja jedan je od važnih alata. Ovo pomaže da se izbjegne gubitak informacija i da se ne izgubi kvalitet rada za zaposlenike koji su daleko od predstavnika centrale.

Rukovodioci centrale donose odluke, razvijaju strategiju i svojom stručnom osposobljenošću mogu uticati na linijske rukovodioce na terenu bez direktnog uključivanja u realizaciju operativnih zadataka.

Svaka divizija ima svoje ciljeve, ali region ima opšti plan koji uzima u obzir lokalne ciljeve kao komponente zajedničkog.

KPI sistem
Upravljački tim odgovoran za taktiku i strategiju i regionalni menadžer koji radi sa terenskim osobljem imaju zajedničke KPI. Za zaposlene na terenu na regionalnom nivou, KPI se izračunava odvojeno po funkciji, a opšti rad KPI-a, vezan za specifičnosti rada određenog regiona.

Na primjer, prilikom uvođenja novog proizvoda, svaki zaposlenik na svom nivou ima niz zadataka koji su mu dodijeljeni. Regionalni šef je odgovoran za konkretan rezultat implementacije proizvoda u njemu podređenom regionu. Trener - za podučavanje prodavaca u celom regionu o karakteristikama proizvoda i načinima njegove promocije, merchandiser - za kompetentno izlaganje robe na punktovima, odeljenje za upravljanje dokumentima - za opštu dokumentarnu podršku procesa. Postoji sistem građevinskih radova u gradu i regionu. Vrijeme za uvođenje novog proizvoda u gradskoj i područnoj diviziji također će se razlikovati. Sve ovo treba uzeti u obzir prilikom izračunavanja ključnih indikatora učinka.

Planiranje
Planiranje igra važnu ulogu u upravljanju razvijenom mrežom poslovnica. Planiranje ciljeva je godišnje, tromjesečno i mjesečno. Dobro izgrađen sistem izvještavanja pomaže da se prati stvarno stanje stvari i njihova usklađenost sa strateškim ciljevima i ciljevima utvrđenim u planovima.

Postavljanje ciljeva i kontrola
Zadaci u regionu postavljaju se sedmično. Koriste se sistemi upravljanja zadacima, tehnička sredstva u vidu audio ili video konferencija. Rad odeljenja je izgrađen u skladu sa utvrđenim propisima, što znači da postoji opšti sistem a operativni problemi koji se javljaju na terenu u različitim regionima mogu imati zajedničke uzroke.

Audio-video konferencije
Ako je moguće birati između audio ili video konferencije, prioritet je video opcija, to omogućava ne samo čitanje teksta, već i pregled izraza lica, gestova, govornika, a samim tim i više informacija.

Prilikom pripreme za video konferenciju, zadatak organizatora je da svim učesnicima obezbedi iste dokumente, odnosno fajlovi se šalju unapred, ljudi imaju vremena da se upoznaju. I tada svi učesnici konferencije imaju priliku da istovremeno vide isti dokument o kojem se raspravlja.

Maksimalno trajanje događaja je 1 sat. Ako video konferencija traje duže, ljudi se umaraju, koncentracija se smanjuje, a samim tim i efikasnost događaja. Na ovakvom izvještajnom sastanku se ne govori o realnosti brojki, one su već prihvaćene kao činjenica, saglasna od strane svih nadležnih “iza kulisa”. Raspravlja se samo o dokumentovanim rezultatima. Na primjer, prema planu prodaje makroregije u cjelini.

Događaj počinje govorom šefa makroregije i pregled onoga što se dešava. Budući da je vrijeme održavanja ograničeno, svaka izvedba ima strogo vremensko ograničenje. Primjenjuje se pravilo tri. Na početku, predstavnici tri najuspješnije prodajne regije govore i govore o događajima koji su pomogli da se postignu ovako visoki rezultati. I lideri tri regije sa najnižim rezultatima izvještavaju na isti način. Dijele probleme, iznose kako vide rješenja i uslove za ispravljanje situacije. Vreme za ove nastupe takođe ima stroge okvire - i „odlični učenici“ i „gubitnici“ imaju pet minuta da se prijave. Ostatak vremena sastanka se troši na sumiranje i postavljanje zadataka za makroregion za novi period vrijeme do sljedećeg događaja.

Formiranje i odabir tima
Kako više snage i vremena uloženog u ljudske resurse, tim je efikasniji. Primarnu selekciju na terenu sprovode HR i regionalni čelnici, ali rukovodilac zadužen za regionalne poslove treba sam da zna ko radi u njegovom timu, konačna odluka o svakom kandidatu za upražnjeno mesto treba da ostane na njemu.

Prilikom obavljanja revizija, važno je komunicirati sa terenskim osobljem, to će pomoći da se razumiju njihova prava uloga i djelotvornost njihovog rada na terenu.

Redovne posjete regijama
Kontrola rada filijale vrši se na različitim nivoima, ali glavni alat za menadžersku interakciju sa ljudima je lična komunikacija licem u lice.

Postoji potreba za jasnim rasporedom putovanja osoblja centralne kancelarije u svaki region. Na osnovu rezultata obilaska filijale sastavlja se izvještaj o svim oblastima djelovanja podružnice, o svim plusevima i uspjesima, minusima i poteškoćama. Na osnovu ove analitike, strateške i operativne upravljačke odluke.

Potrebni su i zakazani i neplanirani terenski izleti šefa makroregije na sastanke sa partnerima, ličnu komunikaciju sa regionalnim liderima, zaposlenima na terenu i generalnu reviziju regiona.

Šta daje ovakav sistem daljinskog upravljanja poslovnicama
Minimiziranje rizika, sposobnost razumijevanja razloga za rad gubitašnog odjela i pretvaranje regije koja zaostaje u lidera prodaje.

Kao primjer
Dugo vremena se jedna od regija, kao dio velike makroregije, smatrala neprofitabilnom. Razlozi nisu bili jasni, jer je prijavljivanje obavljeno korektno, a ljudi na terenu nisu se mijenjali.

Prilikom jedne od zakazanih inspekcija problematične filijale, direktor je, nakon razgovora sa zaposlenima i samim šefom, ustanovio da šef ekspoziture ne dijeli svoje terenske stručnjake prema funkcionalnosti. Svi njegovi zaposlenici na terenu uključeni su u sve procese, niko ne preuzima odgovornost ni za šta konkretno.

Kao rezultat toga, greške i nedostaci se ne otkrivaju, a bonus dio se ne raspodjeljuje transparentno, prema razvijenom KPI-ju za region i prema ličnim simpatijama rukovodioca.

Promijenjen direktor filijale. Nakon njega, tim se ažurirao, dodjeljivajući svaku funkciju zasebnoj odgovorna osoba. Prošlo je dosta vremena, skoro godinu dana, dok mašina nije proradila kako se očekivalo, a region se iz nerentabilnog i zaostalog pretvorio u profitabilnu diviziju.

Daljinsko upravljanje regionalnim timom je interesantan zadatak za lidera, koji zahtijeva odlične upravljačke vještine, efikasnost i sposobnost strateškog razmišljanja.

Sumirajući sve gore navedeno, vrijedi još jednom obratiti pažnju glavni alati za efikasno upravljanje regionalnim timom:

• Individualni pristup odabiru kadrova od strane rukovodioca odgovornog za ukupne rezultate.
• Transparentan, jednostavan sistem za postavljanje ciljeva i zadataka.
• Finansijska motivacija vezana za konačni rezultat.
• Kvantitativna, a ne kvalitativna evaluacija rezultata.
• Redovno daljinsko praćenje (audio-video konferencije, dobro funkcionišući sistem izveštavanja).
• Redovno praćenje licem u lice (jasan raspored sedmičnog prisustva predstavnika centrale za svaki region).
• Sistematska analiza rada na osnovu izvještaja u svim oblastima po rezultatima svake posjete filijali.

Obuka je namijenjena za menadžere različitih nivoa čije nadležnosti obuhvataju komunikaciju i upravljanje zaposlenima koji se nalaze van kancelarije i/ili na znatnoj udaljenosti.

Program obuke:

1. Uvod
   • Uticaj zaposlenih na efikasnost preduzeća
   • Funkcije menadžera
   • Stilovi rukovođenja
   • Principi daljinskog upravljanja: planiranje, motivacija, kontrola, delegiranje
2. Karakteristike rada na daljinu
   • Ko može raditi na daljinu: profil kompetencija zaposlenika za rad na daljinu
   • Značajke potrage za udaljenim zaposlenima, rasprava o uvjetima
   • Kriterijumi efikasnosti rada zaposlenih na daljinu
   • Karakteristike radnih odnosa na daljinu
3. Postavljanje ciljeva i planiranje aktivnosti zaposlenih na daljinu
   • Zašto je važno postaviti ciljeve zaposlenima?
   • Pravila za daljinsko postavljanje ciljeva. SMART kao alat za efikasno upravljanje
   • Određivanje prioriteta zaposlenih. Definicija kriterija ishoda
   • Planiranje resursa. Finansije, marketing, događaji, upravljanje linijom proizvoda
   • Plan individualni rad(PIP): uslovi primene i pretnje
   • Glavne greške u postavljanju ciljeva i planiranju
4. Daljinsko praćenje zaposlenih
   • Vrste kontrole
   • Učestalost kontrole. Karakteristike daljinskog upravljanja
   • Kontrola prihoda i rashoda
   • Posete menadžera: tehnika, greške, oblasti upotrebe
   • Povratne informacije o rezultatima praćenja učinka zaposlenih
5. Povratne informacije
   • Povratne informacije kao alat za upravljanje
   • Vrijeme i mjesto povratne informacije zaposleniku
   • Efikasan algoritam povratnih informacija zaposlenih
   • Greške u povratnim informacijama
6. Daljinska komunikacija sa zaposlenima
   • Važnost komunikacije sa zaposlenima na daljinu
   • Vrste komunikacija i karakteristike upotrebe
   • Greške u komunikaciji sa zaposlenima na daljinu
   • Zakoni daljinskih komunikacija. Efekat blijeđenja, princip „pokvarenog telefona“, lažna poruka
   • Tehnika vođenja tele- i video konferencija
7. Rad sa dokumentima i e-mailom
   • Ciljevi i zadaci formiranja dokumenata i emailova
   • Pisanje pisma kao alata za upravljanje vremenom
   • Određivanje adresata pisama i dokumenata. Logistics Information
   • Odgovori na mejlove zaposlenih
8. Delegacija, ili je lakše sve uraditi sam...
   • Principi delegiranja
   • Indikatori nedovoljno delegiranja
   • Mitovi o delegiranju. Greške pri delegiranju
   • Tehnike delegiranja i evaluacija učinka
9. Motivacija zaposlenih na daljinu
   • Motivaciono polje zaposlenog
   • Korelacija između ciljeva kompanije i ciljeva zaposlenih: pronalaženje zajedničkog nazivnika
   • Predstavnik menadžera kompanije ispred zaposlenog
   • Načini upravljanja motivacijom zaposlenika na daljinu. Demotivirajući faktori
   • Znakovi profesionalnog izgaranja. Načini da se nosite sa sagorevanjem
   • Ne činiti ništa kao alat za povećanje motivacije
10. Rezultati treninga
    • Formiranje plana dalji rad i individualni razvoj učesnika

Autor i voditelj - :
Poslovni trener, konsultant za menadžment, izvršni trener.
Specijalizacija: menadžerske vještine, pregovaranje, prodaja i rad sa klijentima, lična efikasnost, HR tehnologije.

Troškovi učešća na događaju: 27700 rub.

Lokacija.

Tržište daljinskih usluga raste za 10-15% godišnje. Posebno se brzo razvija tržište daljinskih usluga u marketingu, razvoju softvera, dizajnu i promociji web stranica. Ovaj rast pokreće ubrzano zapošljavanje udaljenih radnika i formiranje radnih timova. Da bi mehanizam daljinske saradnje bio delotvoran, u upravljanju udaljenim osobljem, vođa ili menadžer treba da primeni veštine izgradnje tima i posebne softver, koji optimizuje timski rad na projektu i kontrolu utrošenog vremena na njega.

Prednosti upravljanja udaljenim timovima

Outsourcing u bilo kojem obliku štedi resurse za preduzeće, ne otvara dodatna radna mjesta, ne snosi troškove iznajmljivanja prostora i opreme (). Outsourcing daljinskog osoblja ima nekoliko drugih prednosti:

• mogućnost angažovanja najboljih stručnjaka na tržištu i plaćanja samo za stvarno odrađene sate, a ne za ceo dan;
• mogućnost rada sa najboljim profesionalcima iz različitih gradova i različitih načina razmišljanja;
• mogućnost da jedan menadžer istovremeno upravlja nekoliko projekata za više klijenata.

Savremene metode zapošljavanja (vidi), prilagođavanja i motivacije osoblja pomoći će da projektni tim bude još efikasniji.

Potraga za zaposlenima se najčešće obavlja na berzama slobodnih zanimanja ili korištenjem mehanizma društvene mreže. U drugom slučaju prednost imaju češće oni kandidati koji su se već dokazali u radu u nekom od udaljenih timova ili neko koga poznaju. Ovaj mehanizam zapošljavanja ne funkcionira uvijek uspješno.

Prilikom odabira zaposlenika, morate se fokusirati na njegove lične kvalitete, uključujući:

• inicijativa;
• spremnost za timski rad i samostalnu interakciju sa članovima tima;
• sposobnost rada sa tehničkim sredstvima komunikacije i softverskim proizvodima;
• spremnost da se radi na rezultatu, a ne na procesu.

Unaprijed pripremljene ankete i testovi pomoći će u identifikaciji takvih zaposlenika.

Adaptacija i motivacija udaljenih zaposlenih

Novi član tima ne može se odmah uklopiti u već uspostavljeni tim. Na to morate potrošiti vrijeme i trud. Za ovo vam je potrebno:

• kreirati i pružiti im uslugu podrške koja će brzo odgovoriti na sva pitanja;
• prilagođavanje novopridošlica uspostavljenoj korporativnoj kulturi tima i njegovoj bazi znanja uz pomoć webinara i treninga (vidi).

Član tima koji već daje doprinos timu trebao bi imati potencijal za rast. To će postati glavna srž njegove motivacije. Drugi motivacioni alati mogu biti:

• uvođenje sistema ocjena (nivoa razvoj karijere), u kojem zaposlenik raste od početnika do gurua;
• dodjeljivanje rukovodećih funkcija njemu;
• obuka u srodnim specijalnostima i proširenje obima posla, a samim tim i platnog fonda.

Obuka na daljinu za zaposlene na daljinu

Obuka zaposlenika na daljinu postaje primarno sredstvo za unapređenje rada udaljenog zaposlenika. Mali timovi ne mogu si uvijek priuštiti plaćanje dodatnih kurseva. Rješenje problema može biti organizacija webinara i obuka, korporativnih obuka, nakon kojih će se ocjena zaposlenika povećati. Važno je da obuka ne postane gubljenje vremena koje, osim toga, neće biti plaćeno, već prirodna odskočna daska za rast. Njegovi rezultati treba da se evidentiraju u portfoliju zaposlenog i odražavaju u njegovoj nagradi.

Upravljanje osobljem na daljinu

Svaki tim zahtijeva kvalitetno upravljanje. Niko neće efikasnije raditi samostalno. Upravljanje uključuje:

• postavljanje ciljeva;
• raspodjela odgovornosti (vidi);
• alokacija resursa;
• kontrola napretka projekta;
• prihvatanje rezultata rada;
• kontrola kvaliteta rada.

Postoji niz principa čija će primjena učiniti rad menadžera efikasnijim, više o njima kasnije u članku.

1. Uspostavljanje stabilnih radnih kanala komunikacije. To može biti bilo koji grupni razgovor u messenger-u ili Skype-u, ili neki CRM sistemi koji vam omogućavaju održavanje grupnih sastanaka. Za grupnu komunikaciju, vrijeme se mora odrediti na početku i ne mijenjati se tokom rada na projektu.
2. Glasovna komunikacija. Glas ima sposobnost da prenese više nijansi značenja od teksta i uz njegovu pomoć je lakše motivirati ili prenijeti najviše važne poruke. Osim toga, glasovna komunikacija povećava osjećaj vlasništva među zaposlenima.
3. Kolegijska diskusija. O svim važnim projektnim prekretnicama treba razgovarati u grupnom razgovoru. To stvara razumijevanje zajedničkih zadataka među zaposlenima i odgovornosti za njihovu implementaciju.
4. Korištenje programa za zajednički rad (ili platforme poput WeVue) za saradnju na projektu, u kojem svako može vidjeti njegove faze i udio svog posla i odgovornost za njega.
5. Kreiranje internog projektnog bloga. Ovaj mehanizam komunikacije i povratnih informacija lako se može pretvoriti u sredstvo neformalne komunikacije i stvaranja tima sa svojom tradicijom i zabavom.
6. Formiranje ujedinjenog korporativne kulture - cm. .
7. Upotreba video konferencija. To vam omogućava da stvorite osjećaj jedinstva.
8. Nenametljiva, ali potpuna kontrola udaljenih zaposlenika i projektnog vremena uz pomoć modernih tehnička sredstva.
9. Raspored dijela upravljačkih funkcija na zaposlene.
10. Obračunavanje razlika u tradicijama i kulturama različiti članovi tima, neke Moskovljanske šale neće biti shvaćene u Tjumenu, a umjetnik neće uvijek cijeniti humor programera.

10 uobičajenih grešaka u menadžmentu. Kako kontrolisati udaljene zaposlene bez tipičnih problema?

Greške menadžera mogu dovesti do neuspjeha projekta. Bolje ih je ne raditi. Među najtipičnijima:

1. Nametanje vašeg mišljenja. Svaki menadžer sebe uvek smatra pametnijim od svojih zaposlenih, jer je on šef. Istovremeno, pri zapošljavanju stručnjaka a priori se pretpostavlja da je on po svojim kompetencijama superioran u odnosu na druge kandidate i da zna nešto više. Moramo ga pustiti da pokaže svoje vještine, a ne nametati mišljenje šefa.
2. Previše kontrole. U upravljanju zaposlenima na daljinu, sastanci, završni, posredni i dnevni izvještaji često oduzimaju zaposleniku više vremena nego rad na projektu. Ovaj teret mora biti razuman.
3. Greške tokom vremena. Zaposlenici mogu raditi u različitim vremenskim zonama i vrijeme komunikacije bi trebalo biti pogodno za sve.
4. Nedostatak povratnih informacija. Svaki zaposlenik treba da bude u mogućnosti da se obrati menadžeru sa svojim zadacima i problemima.
5. "Upravljanje gljivama". Slogan „Držite ih u mraku, hranite ih lažnim informacijama i nadamo se da će odrasti ne funkcionira kod profesionalaca. Informacije o napretku projekta i njegovim ciljevima treba da budu blagovremene i pouzdane.
6. Nedovoljna daljinska kontrola rada zaposlenih. Bez strogih rokova i kontrole njihovog poštovanja, bez analize vremena rada na svakoj fazi, rokovi za realizaciju projekta mogu biti poremećeni.
7. Upotreba različitih platformi i softverskih alata za različite članove tima.
8. Izbor favorita i gubitnika. Sistem ocjenjivanja treba da bude objektivan i transparentan.
9. Nedostatak jasnih kriterijuma kvaliteta prihvatanje posla.
10. Nema kontakt menadžera u bilo koje doba dana.

10 korisnih servisa (programa, aplikacija) za kontrolu zaposlenih i organizaciju njihovog rada

Nemoguće je upravljati udaljenim osobljem bez tehničkih sredstava. 10 softverskih proizvoda će vam pomoći da to učinite efikasno:

1. Wrike. Servis za upravljanje projektima, postavljanje zadataka i kontrolu vremena rada na njima. Uz Rayk možete raditi s velikim timovima, postavljati prioritete, pratiti napredak zadataka. Dostupan je i kao web verzija i kao aplikacija za iOS i Android.
2. radna sekcija. Idealan sistem za digitalne kompanije. Omogućava vam da uzmete u obzir vrijeme, kontrolišete saradnju, ima CRM funkcionalnost. Uz njegovu pomoć možete voditi velike sistemske projekte.
3. asana. Web aplikacija sa verzijama za mobilne uređaje, pomoću koje možete podesiti rad malih timova. Pojednostavljeni analog Wrike-a. Uber se uspješno koristi u radu s taksijima.
4. Slack. Program za timsku komunikaciju. Korporativni messenger koji se pozicionira kao "ubica Skypea" i unutarkorporativne pošte. Pogodno za sve zadatke izgradnje tima i izvještavanja.
5. Bitrix 24. Slobodan sistem za upravljanje projektima i kontrolu vremena. Plaćena verzija ima mogućnosti upravljanja projektima u timovima, slično kao Microsoft Project, u besplatnom grupnom chatu i messengeru se integrira sa društvenim mrežama. Omogućava postavljanje zadataka i praćenje napretka.
6. Megaplan. Ruski program za saradnju u oblaku, postoje plaćene i besplatne verzije. Možete postavljati zadatke i pratiti napredak, postoji funkcija kontrole vremena.
7. Jira. Program za timski rad, sistem za rješavanje operativnih problema i praćenje grešaka s naprednim mogućnostima za upravljanje projektima.
8. Trello. Program za organizaciju dizajnerski rad male grupe koje je razvio Fog Creek Software. Na osnovu poslovne ideologije Kanban sistema upravljanja projektima, podržan je rad sa mobilnim uređajima.
9. Kickidler. Program za praćenje ljudskog ponašanja na računaru. Njegova instalacija ima smisla ako menadžera zanima vrijeme provedeno na radnom mjestu, a ne razmišljanje o problemu ili kreiranje ideje. AT određenim slučajevima može se smatrati zadiranjem u privatnost.
10. staffcop. Program za praćenje radnog vremena, prati i analizira sve radnje na računaru, ali za analizu nudi korištenje izvještaja samog korisnika. Povećava disciplinu zaposlenih.

Upravljanje zaposlenima na daljinu - Zanimljivosti

Za one koji uče kako upravljati timom na daljinu, sljedeće činjenice mogu biti od pomoći:

• u proteklih 10 godina, broj zaposlenih koji rade na daljinu u SAD-u se povećao za 115%;
• medijska kompanija Makeshift, koja radi sa udaljenim zaposlenima u 80 zemalja, postala je svjetski lider po broju ekskluzivnih materijala, ponekad dobijenih sa opasnih mjesta;
• Memorandum "zabranjeno-rad kod kuće-rad" koji je izdala Marissa Mayer, izvršna direktorica Yahooa, pozivajući radnike da se vrate u ured, nije imao uspjeha i otkazan je.

Udaljeni timovi su budućnost! Zadatak sadašnjosti je da efikasno grade svoj rad!

Upravljanje udaljenim zaposlenima je teško, ali prave knjige i metodologije mogu učiniti proces mnogo lakšim. Toggl HR menadžerica Evelyn Andrespok govorila je o greškama koje je napravila kao vođa tima na daljinu.

1. Nisam radio na daljinu.

Prvi udaljeni zaposlenik pridružio se našem timu dvije sedmice nakon mene. Nastavili smo aktivno zapošljavati radnike na daljinu sljedećih petnaest mjeseci. Sve ovo vrijeme radio sam u kancelariji u Talinu. To je dijelom bilo zbog činjenice da sam obavljao dužnost kancelarijskog menadžera i bilo mi je zadovoljstvo komunicirati s ljudima u stvarnom životu.

Onda sam otišao na dugo putovanje u SAD i tamo radio od kuće. Bilo je jako teško biti u drugoj vremenskoj zoni – probuditi se osam sati nakon početka radnog dana u Evropi i pročitati tone diskusija ujutro. Ponekad je tim donosio velike odluke dok sam ja spavao. Nisam mogao pravilno komunicirati sa kolegama i propustio sam svu zabavu. Ova izolacija je učinila da se osjećam napušteno i usamljeno.

Nakon putovanja, sve više sam počeo raditi od kuće. To mi je pomoglo da shvatim kako da uspostavim ravnotežu između osoblja u kancelariji i udaljenog osoblja. Danas jedva idem na posao. Isto mogu reći i za moje ostale kolege koje žive u Talinu. Možemo kolektivno prestati raditi u kancelariji odjednom, a produktivnost neće patiti od toga.

Lekcija naucena: kao HR menadžer, morate se staviti u kožu svojih zaposlenika i uroniti u njihovo radno okruženje. Ovo treba učiniti što je prije moguće. U stvari, svako ko radi rame uz rame sa udaljenim radnicima mora da provodi više vremena van kancelarije kako bi bolje razumeo svoje kolege.

2. Nisam dokumentovao procese

U maloj kompaniji u kojoj svi zaposleni rade u kancelariji, uvek je jasno kako organizacija funkcioniše i koje su njene politike. Ako nešto ne znaš, možeš pitati kolegu. U udaljenom timu to je mnogo teže.

Kada smo prešli na rad na daljinu, bilo je očigledno da je novim zaposlenima teško da shvate kako kompanija radi. I dok sam kreirao dokument koji pokriva osnovne HR teme, svi su i dalje imali mnogo pitanja.

Na samom početku nisam mogao predvidjeti kako bi nedostatak informacija mogao usporiti naš napredak. Sada shvaćam da ćete, kada stvari nisu dokumentirane, provoditi puno vremena odgovarajući na ista pitanja iznova i iznova. Nedostatak jasnoće i transparentnosti sigurno će dovesti do nesporazuma.

Lekcija naucena: mora postojati jedan pravi izvor informacija koji će se ticati svih. Dokumentujte što više procesa i objasnite politike kompanije jasnim i razumljivim jezikom.

3. Fokusirao sam se na daljinski rad, a ne na daljinsko upravljanje

Prije četiri godine niko iz našeg tima nije imao iskustva u radu na daljinu. Proveli smo previše vremena smišljajući kako da ostanemo fokusirani i povećamo produktivnost dok radimo od kuće. Jednostavno nismo znali šta da radimo.

U to vrijeme bilo je malo informacija o radu na daljinu, ali smo pronašli neke inspirativne primjere. Na primjer, svakom zaposleniku dali smo primjerke knjiga „Daljinski. Ured ne zahtijevaju Jason Fried i David Heinemeier Hansson i godina bez pantalona Scotta Berkuna. Ove priče su nam dale samopouzdanje da nismo poludjeli sa svojom idejom.

Retrospektivno, shvaćam da smo vjerovatno uložili previše truda da shvatimo kako da radimo na daljinu, ali nismo shvatili kako pravilno upravljati na daljinu. Tajna efikasnog upravljanja u bilo kojoj kompaniji je dobro vođstvo i efektivna povratna informacija. Gotovo svako može lako raditi od kuće ako menadžer jasno definira ciljeve i daje jasne povratne informacije.

Upravljanje udaljenim timovima je teže jer je komunikacija ozbiljno ograničena. Kako možete odrediti raspoloženje zaposlenog u Slack chatu? Također, teško je pratiti svačije ciljeve i napredak i ne gubiti vrijeme na mikroupravljanje i provjeru.

Ubrzo nakon formiranja timova, vođe timova su morali da imaju redovne razgovore jedan na jedan sa svojim zaposlenima. Sada razumijem da bi bilo moguće pozvati trenere - nezavisno mišljenje puno pomaže. Nemoguće je postati dobar vođa čitajući samo jednu knjigu. Samo sistematska obuka će pomoći menadžerima da se brže razvijaju i prilagode novoj sredini.

Bilo bi nepravedno reći da se čelnici tima nisu mogli brzo prilagoditi novim ulogama, ali ja bih mogao pojednostaviti ovaj proces. Sada radim više treninga i sastavljam vodič za timove. Naravno, ima još dosta toga da se uradi, ali je jasno da je svim liderima potreban sistem podrške od prvog dana.

Lekcija naucena: u udaljenom timu, izgradnja jake kulture upravljanja treba da bude glavni prioritet. Profesionalni lideri će postaviti prave ciljeve, podržati i inspirisati zaposlene da daju sve od sebe, bez obzira odakle dolaze.

Mala preduzeća i start-up često moraju da se oslanjaju na usluge udaljenih zaposlenih, što uveliko smanjuje troškove poslovanja. Posebno često se na daljinu zapošljavaju dizajneri, računovođe i pomoćno osoblje. Mnogi ljudi su pogodni za uspješnu koordinaciju takvih zaposlenika. opšti principi upravljanje osobljem. Istovremeno, kako bi rad ovakvog tima bio što efikasniji, pored tradicionalne metode menadžment treba da koristi nove strategije, kao i moderne digitalne alate. U ovom članku ćemo podijeliti nekoliko savjeta za upravljanje udaljenim timom.

Neka vam serijska komunikacija bude prioritet broj 1

Da biste bili uspješni s timom na daljinu, morate učiniti da se vaši zaposlenici osjećaju što je više moguće angažirano. Kada vam nisu na vidiku, ovo nije lak zadatak. Ključ za njegovo rješenje je stalna komunikacija, zahvaljujući kojoj će se svaki zaposlenik osjećati dijelom zbijenog tima.

1. Svakodnevni sastanci će pomoći zaposlenima da osjete da vam je zaista stalo do toga kako se njihov posao odvija i pokazati da ih podržavate.
2. Jednako važan je i nedjeljnik Povratne informacije. Pogotovo ako to ne dajete u obliku strogih i formalnih sastanaka, već u formatu onlajn sastanaka, na kojima zajedno sumirate rezultate sedmice, razgovarate o zadacima i idejama za narednu sedmicu, a također pohvalite svoje zaposlenike za njihov trenutni rad.
3. Tromjesečni pregledi također doprinose jačanju tima na daljinu. Tokom njih možete analizirati trenutni učinak, zacrtati dalje planove za razvoj.

Odaberite najbolje digitalne alate

Bilo da ste velika kompanija ili startup, imat ćete koristi od korištenja moderne tehnologije i usluge. Za efikasan rad biće vam potrebni servisi za postavljanje i praćenje zadataka, saradnju na projektima i diskusiju o njima, deljenje i uređivanje dokumenata.

1. Da biste razgovarali o projektima kao kanalu korporativne komunikacije, možete koristiti grupne razgovore u Slack-u, Telegramu, Whatsapp-u.
2. Za saradnju na dokumentima, zakazivanje sastanaka i video poziva pogodne su Google usluge - Drive, Hangouts i Google Meet.
3. Za upravljanje zadacima udaljenog tima preporučujemo korištenje
4. Za zajedničku diskusiju o projektima na mreži, postoje alati kao što su Join.me, GoToMeeting.

Ne štedite resurse za sastanke licem u lice

Kada radite sa udaljenim timom, veoma je važno odvojiti vreme za sastanke licem u lice. Održavajte offline događaje u kojima će učestvovati svi vaši zaposlenici. Ovo će vam omogućiti da efikasnije okupite postojeći tim.

Jasno rasporedite uloge i odgovornosti

Kada jasno rasporedite uloge u timu i odredite redoslijed rada, bit će mnogo manje slučajeva nesporazuma, a vaši zaposleni će moći pravilno planirati svoj rad. radno vrijeme i odredite prioritete svojih zadataka. Većina ljudi koji uspješno rade na daljinu su samoorganizirani i disciplinirani. Ali čak i najpouzdaniji organizovanih zaposlenih mogu se osjećati anksiozno ako su njihove uloge i odgovornosti zamagljene. Stoga prije početka rada sa svakim novim udaljenim zaposlenim naznačite kakva očekivanja i zahtjeve imate prema njemu. Obavezno dostavite sljedeće informacije na vrijeme:

• Jasna izjava o zadacima i sedmičnim zadacima, kontakti članova tima koji mogu pomoći
• Gdje su zadaci fiksirani i šta je pokazatelj efektivnosti njihove implementacije
• Mjesečni/tromjesečni plan koji treba slijediti
• Kontakti interne službe podrške kompanije (ili nadležnog lica) za rješavanje pitanja i eventualnih daljinskih problema, kao i nadređena osoba koja se uvijek može kontaktirati
• Informativni list za zaposlene: pozicije i kontakt informacije (e-mail, brojevi telefona, društvene mreže, itd.)

Vizuelno demonstrirati njihov doprinos razvoju kompanije

Sada nije vrijeme kada ljudi ostaju raditi u istoj kompaniji decenijama. Stoga je važno motivisati zaposlene da se razvijaju u određenoj kompaniji i jasno pokazati koliko doprinose njenom rastu. Kada se ljudi osjećaju uključeni u uspjeh kompanije, njihov rad nastavlja da daje rezultate i bude djelotvoran duže vrijeme.

Glavni savjet za vođenje tima je dobro poznavati svakog zaposlenika i doživljavati ga kao pojedinca, jer ne postoji jedinstven tim koji bi se sastojao od istih ljudi. Koristite najbolje dostupne alate da ostanete povezani, razjasnite očekivanja i uloge i ne zaboravite podržati i usmjeravati zaposlenike. Tada će vaš udaljeni tim postati zaista vrijedna imovina.