Na osnovu čega se piše objašnjenje? U kojim slučajevima se na poslu piše objašnjenje?

Kako pravilno napisati objašnjenje - trenutno pitanje u slučaju kašnjenja, odsustva sa posla ili neispunjavanja plana.

Ovaj dokument karakteriše strog poslovni stil, doslednost prezentacije, nedostatak emotivnog prizvuka i pouzdanost činjenica.

U slučaju kašnjenja ili druge nepovoljne okolnosti na radnom mjestu, postavlja se pitanje: kako pravilno napisati obrazloženje?

Takvu bilješku možete sastaviti rukom ili je odštampati i potpisati.

Sastavljeno u poslovni stil. Da bi dokument izgledao značajno, mora sadržavati nekoliko obaveznih tačaka.

Svrha pisanja objašnjenja

Samo objašnjenje je dokument koji se nalazi u internom prometu preduzeća.

Tekst sadrži objašnjenje incidenta koji se dogodio, obično s negativnom konotacijom.

Da biste potvrdili razloge, priložite relevantne dokumente: potvrde od doktora, uključujući.

Pisanje objašnjenja utvrđeno je članom 193. Zakona o radu. Tu su naznačene sljedeće tačke:

• prilikom izvršenja disciplinskog prekršaja, rukovodilac preduzeća može zahtevati od zaposlenog da napiše obrazloženje direktoru;
• zaposleni ima pravo da odbije ovaj zahtjev;
• u nedostatku objašnjenja, rukovodilac ima pravo nametnuti radniku.

Morate napisati objašnjenje u sljedećim situacijama:

• odsustvo sa posla tokom radnog vremena;
• kasniti;
• neispunjavanje instrukcija;
• nepoštovanje rokova.

Važno:objašnjenje ne sadrži tvrdnje ili izjave; jednostavno odražava punu sliku onoga što se dogodilo.

Šta uključuje objašnjenje?

Ne postoji jedinstveni šablon za pravilno pisanje objašnjenja na poslu.

Iako je sastavljen u bilo kom obliku, preporučuje se da se uključe sljedeće točke:

1. Naziv organizacije.
2. Puno ime i radno mjesto osobe u čije ime je napisana bilješka.
3. Naslov, odnosno objašnjenje.
4. Naslov koji odražava razlog za pisanje objašnjenja.
5. Glavni sadržaj.
6. Datum kreiranja dokumenta.
7. Puno ime sastavljača i njegov potpis.

Korisno je uzeti u obzir uzorak, bilješke za različite situacije su predstavljeni u nastavku.

Važno: Neka preduzeća uspostavljaju sopstveni algoritam za pravilno pisanje objašnjenja na poslu. U tom slučaju morate koristiti utvrđeni uzorak.

Morate napisati objašnjenje u duhu poslovnu korespondenciju. Primjenjuju se sljedeća pravila:

• kratkoća izraženih misli;
• istinitost informacija;
• odsustvo kolokvijalnih izraza i vulgarnosti;
• pisanje u prvom licu;
• popis događaja u hronološki poredak;
• konzistentnost konstrukcije;
• prisustvo datuma i ličnog potpisa zaposlenog.

Poželjno je napisati objašnjenje što je moguće strože jednostavnim jezikom.

Važno je izbjegavati cvjetne fraze i riječi koje se mogu tumačiti na različite načine (i ne nužno u korist zaposlenog).

Ako zaposleni ne vidi svoju krivicu u onome što se dogodilo, to je vrijedno naglasiti. Ovo značenje uvode fraze “bio prisiljen...” i sl.

Važno je navesti samo pouzdane informacije u objašnjenju i fokusirati se na činjenice.

U ovom slučaju morate posvetiti dovoljno pažnje izboru riječi. U nekim slučajevima, umjesto "kasno", sinonim "odloženo" može ublažiti situaciju.

Ako su drugi zaposlenici učestvovali u događajima, to se može spomenuti bez prebacivanja vašeg dijela odgovornosti na druge.

Važno: Prilikom pisanja obrazloženja, činjenice se moraju prenositi suzdržano, kao da se događaji opisuju izvana.

Vrijedi napomenuti da prije nego što ispravno napišete objašnjenje na poslu, morate odlučiti o formatu.

Ne treba ispisivati ​​sve detalje tako da tekst zauzme A4 list.

Dovoljno je samo nekoliko rečenica da se dočara suština onoga što se dogodilo. U suprotnom, tekst će biti teško razumljiv.

Kome treba dostaviti dokument?

Kada je obrazloženje napisano, dostaviti ga na uvid ovlaštenom službenom licu. Najčešće je to vođa.

Nakon što je pročitao tekst obrazloženja, šef tamo stavlja svoju odluku o daljim radnjama.

Kada se donese odluka o disciplinskom postupku, dokument se prilaže kao potvrda.

Pravila za sastavljanje obrazloženja u slučaju kašnjenja

Na posao možete kasniti iz raznih razloga.

Pravilno sastavljeno objašnjenje će biti od velike pomoći u ovom slučaju.

1. U gornjem desnom uglu se navode podaci o rukovodiocu ili drugom licu na čije ime je napisan dokument. Upisuje se puni naziv i pozicija, kao i naziv preduzeća.
2. Zatim se zapisuje od koga se dostavlja obrazloženje: puno ime i prezime i radno mjesto.
3. Zatim se u sredini reda navodi naslov dokumenta. U ovom slučaju, „objašnjenje o kašnjenju“.
4. Sada dolazi glavni dio dokumenta. Potrebno je pouzdano i diskretno navesti činjenice koje su dovele do kašnjenja. Korisno je priložiti sertifikate koji dokumentuju navedene razloge kašnjenja.
5. Na kraju se ispisuje datum i stavlja lični potpis.

Pripremite se pojedinačni uzorak jer je objašnjenje u slučaju kašnjenja gotovo nemoguće.

Na posao možete ići kasnije nego što je planirano iz raznih razloga.

U isto vreme opšti principi dizajni ostaju nepromijenjeni.

Ako postoji mogućnost da će kašnjenje imati neugodne posljedice i da će se morati osporiti, potrebno je pripremiti dva primjerka.

Jedan ostaje u kancelariji, a drugi, koji će biti u rukama zaposlenog, označava se prihvatanjem.

Važno: Nakon što navedete razloge zakašnjenja, možete dodati umetak „Uzimajući u obzir gore opisane okolnosti, smatram da je razlog zakašnjenja valjan“.

Uzorak objašnjenja za kašnjenje

Na primjer, glavni dio objašnjenja za kašnjenje može izgledati ovako.

“31. oktobra 2016. godine otišao sam na posao nakon 5 sati zakašnjenja. U mom stanu je pukla cev. Da bi šteta bila što manja, odmah sam u 9:30 pozvao hitnu pomoć. Na specijaliste se čekalo jedan sat. Potom su započeli posao koji je trajao sat i po i završen je do 12 sati. Pošto živim sama, morala sam da obavim čišćenje odmah nakon završetka renoviranja. Čim sam posložio stvari, otišao sam u radno mjesto. Obavijestio sam načelnika odjeljenja o trenutnoj situaciji i hitnom pozivu. Uz obrazloženje prilažem dokument kojim se potvrđuje da su u mom stanu izvršeni popravci.”

Ili ovu opciju.

“Što se tiče kašnjenja 11.08.2016. 11. avgusta 2016. kasnio sam dva sata na posao. Razlog tome je incident koji se dogodio u mojoj blizini. Odlazak do autobuske stanice javni prevoz, vidio sam kako izgleda kao djevojka školskog uzrasta Pas lutalica je napao ispred mene i povrijedio ga. Devojka je bila veoma uplašena. Zaustavio sam se, ukazao sam prvu pomoć i odveo djevojčicu u hitnu pomoć. Nakon toga sam odmah otišao u kancelariju. S obzirom na navedeno, smatram da je razlog zakašnjenja valjan.”

Pisanje beleške kada je povređen

U nekim slučajevima, odsustvo s posla ili neizvršavanje plana uzrokovano je okolnostima koje su van kontrole zaposlenika.

Među njima se ističu porodične povrede. U takvim slučajevima, tekst objašnjenja mora opisati šta se dogodilo i priložiti dokumentu. bolovanje.

Ova potvrda je potrebna za plaćanje po potvrdi o privremenim nesposobnostima.

Obrazloženje u vezi sa povredom mora se dostaviti komisiji za socijalno osiguranje preduzeća.

Predsjednik ove komisije mora imati uzorak njenog kompletiranja.

Moraju se zapisati detalji o tome šta se dogodilo i navesti naziv zdravstvene ustanove koja je dostavila bolovanje. Ako medicinska ustanova odbije da vam izda dokument, možete im pisati.

Uzorak objašnjenja u slučaju neispunjenja plana

Jedan od slučajeva kada na poslu morate pisati obrazloženje je neispunjavanje plana rada.

Redoslijed izvršenja ostaje isti - u gornjem desnom uglu piše kome je dokument upućen i ko ga je sastavio. Ime je naznačeno. Samo će glavni tekst biti drugačiji.

Ako se plan ne poštuje, bilješka može izgledati ovako.

“Povodom neispunjenja plana za februar 2016. Analiza trenutnih okolnosti dovela me je do zaključka da je neispunjenje plana izazvano stečajem KPZ Luč. Kao rezultat toga, mnogi investitori su stradali. Sada preko medija šire negativne kritike, koje utiču i na aktivnosti zadruge Nadežda. Priliv novih klijenata za u poslednje vreme osjetno smanjen, a redovni posjetioci su počeli da brinu o sigurnosti svojih depozita. Ako više pažnje posvetimo uslugama oglašavanja, situacija bi se mogla poboljšati.”

Na kraju se navodi datum sastavljanja i stavlja se potpis zaposlenog.

Uzorak dokumenta u slučaju neispunjenja narudžbe

Ukoliko zbog nekih okolnosti službeni zadaci nisu izvršeni, zabilješka se sastavlja u istom poslovnom stilu.

“Što se tiče oštećenja reklamnog štanda. Dana 1. novembra 2016. godine oštećen je reklamni štand kompanije Svet LLC u ulici Pervomaiskaya. Vandalski incident prijavljen je policiji istog dana. Uzmite u obzir preporučljivost postavljanja antivandal instalacija.”

Šta treba uzeti u obzir u neobičnim situacijama

Postoje slučajevi kada morate napisati obrazloženje nakon što je neko od vaših kolega dostavio dopis direktoru. Razlozi za to mogu biti različiti.

Ako zbog toga postoje pritužbe nadležnih organa, potrebno je dobro pripremiti objašnjenje.

U takvoj situaciji važno je uzeti u obzir niz tačaka.

1. Vrijedi saznati zašto je dopis napisan.
2. Pozovite direktora da se upozna sa svojom verzijom onoga što se dešava kako bi njegov pogled bio objektivniji.
3. Napišite bilješku na način da ne zaoštravate odnose u timu.

Revizije i inspekcije se često provode na radnim mjestima.

Ako se tokom takve provjere utvrde nedosljednosti, može biti potrebno objašnjenje.

Važno: ako je nakon inspekcijskog nadzora sastavljen zapisnik o kršenju ili nepoštivanju, mora sadržavati vezu do određene točke u opisu posla.

Prije pisanja objašnjenja potrebno je:

• provjeriti predočene zahtjeve sa zahtjevima opisa posla;
• ako kršenja kao takvog nije bilo, to treba navesti u obrazloženju.

U svim ovim slučajevima, kada razmišljate o tome kako pravilno napisati obrazloženje direktoru, trebali biste se pridržavati istih standarda.

Prvo navedite u čije ime i od koga se piše rad, a zatim sažeto navedite razloge za ono što se dogodilo.

Da biste ispravno napisali objašnjenje na poslu, morate naučiti osnovna pravila za sastavljanje poslovnih dokumenata.

Održava se u strogom stilu, misli se iznose sažeto i dosljedno, a daju se samo pouzdane informacije.

Vrijedno je navesti razloge za ono što se dogodilo hronološkim redom. Na kraju dokumenta se stavlja datum i potpis.

Klijent Izrada dopisa i slanje na odobrenje

Kako pravilno napisati objašnjenje: Primjer i osnovni principi izrade

Na prvi pogled se čini da nema bitne razlike između službene, memorandumske i obrazloženja, jer Ovi dokumenti su slični po namjeni – svi su informativne prirode. Ipak, radi se o različitim dokumentima koji se razlikuju po sadržaju, ciljanosti i svrsi pripreme. Osim toga, ne sadrže upute, već daju informacije koje podstiču primaoca da donese konačnu odluku o pitanju koje se razmatra.

Koje su karakteristike službenog lica, izvještaja, obrazloženja? Kako pravilno pripremiti svaki dokument na papiru? Pokušaćemo da odgovorimo na ova i druga pitanja sa praktične tačke gledišta.

IZVJEŠTAJ

Memorandum(šifra 0286041 prema OKUD-u) je informativno-referentni dokument upućen rukovodiocu, rukovodiocu odjeljenja i drugim ovlaštenim licima. Detaljno izlaže svako pitanje sa zaključcima i prijedlozima sastavljača i ima za cilj da podstakne menadžment na donošenje određene odluke.

U zakonodavstvu ne postoji definicija „memoranduma“ kao nezavisnog pojma.

Memorandum se sastavlja kako na pisane ili usmene upute menadžera, tako i na inicijativu samih zaposlenika (na primjer, u slučajevima kada je za rješavanje bilo kojeg proizvodnog ili ekonomskog pitanja potrebno dostaviti informacije u pisanoj formi višem rukovodstvu). Koristeći takav dokument, možete dati prijedlog za poboljšanje tehničke strane proizvodni procesi, izrazite neslaganje sa odlukom nadređenog menadžera, kao i iznesite svoje gledište ako dođe do neslaganja sa kolegama. Stoga je prilikom pripreme memoranduma prije svega važno da autor jasno formuliše svoj stav, a zatim da uvjerljive argumente u njegovu korist.

Vrste memoranduma

• na inicijativne;
• informativni;
• izvještavanje.

Inicijativa sastavlja se memorandum s ciljem da se primatelj podstakne na donošenje određene odluke, stoga se u tekstu dopisa navode činjenice i sadržavaju konkretni prijedlozi, preporuke ili zaključci.

Informacije izvještaj se redovno priprema i sadrži informacije o detaljima, rezultatima ili metodama obavljanja posla.

Izvještavanje izvještaj obavještava o završetku posla, njegovoj fazi, realizaciji uputstava, naredbi i sl.

U zavisnosti od adresata izvještaji se dijele na:

• na eksterne;
• interni.

Eksterna beleška adresiran na čelnika određene institucije, sastavljen na opštem memorandumu organizacije, potpisan od strane čelnika i obično sadrži sljedeće detalje:

• naziv organizacije;
• datum;
• indeks;
• mjesto sastavljanja;
• adresat;
• naslov teksta;
• tekst;
• potpis menadžera;
• prezime izvođača, broj telefona.

Eksterni memorandum se dostavlja rukovodiocu više organizacije (Primjer 1).

Primjer 1

Eksterna beleška

IZVJEŠTAJ

10.02.2014 № 12/05-14

O privlačenju dodatnih

radne resurse

Poštovani Andrej Vasiljeviču!

Zbog nedostatka kandidata u fazi formiranja administrativnog aparata za filijalu u Moskvi, potrebno je privući radne resurse iz dodatnih izvora do 14.04.2014. Intervjui sa novim kandidatima moraju se obaviti do 21.04.2014.

Plaćanje troškova dodatnih usluga vršiće se u skladu sa tačkom 4.5 Ugovora o pružanju usluga broj 04/56 od 14.02.2014.

Šef odjela za ljudske resurse Semenov IN. Semenov

U predmetu br. 03-13

Odintsova 02.10.2014

Interna beleška poslat izvan institucije, na primjer u višu organizaciju, sastavljen na standardnom listu A4 papira, ali sa naznakom svih potrebnih detalja koji se nalaze u skladu sa GOST 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za izradu dokumenata" (Primjer 2).

Obavezni detalji internog memoranduma uključuju:

• naziv strukturne jedinice;
• naziv vrste dokumenta (IZVJEŠTAJ);
• datum;
• registracija (odlazni broj);
• naslov teksta;
• tekst;
• oznaka o prisutnosti aplikacije (ako postoji);
• odredište;
• potpis autora (sa naznakom pozicije, inicijala, prezimena).

Primjer 2

Interna beleška

IZVJEŠTAJ

07.04.2014 № 6

O odsustvu koje je počinio menadžer

odjel prodaje

Skrećem vam pažnju da je danas, 07.04.2014. godine, menadžer prodaje Valentina Ivanovna Petrova bila odsutna sa svog radnog mesta tokom celog radnog dana od 10:00 do 18:30 časova.

Nisu dostavljene nikakve informacije ili dokumenti koji potvrđuju valjanost razloga odsustva V.I.

U vezi sa prekršajem, predlažem da se V.I. za izostanak sa posla.

Šef odjela prodaje Ignatiev O.A. Ignatiev

U predmetu br. 02-10

Sidorova 07.04.2014

Registracija detalja izvještaja

Prilikom izrade memoranduma koriste se i ugaoni (Primjer 3) i uzdužni raspored detalja dijela zaglavlja (Primjer 4).

Primjer 3

Ugaona lokacija detalja u memorandumu

Ime

strukturna jedinica Odredište

IZVJEŠTAJ

______________ № ________

Naslov

Primjer 4

Uzdužni raspored detalja u izvještaju

Naziv strukturne jedinice

IZVJEŠTAJ

_____________ № _________

Naslov

Naziv vrste dokumenta napisano velikim slovima (BILJEŠKA IZVJEŠTAJU) i može se nalaziti u sredini ili sa ivice lijeve margine.

Datum I broj beleške su napisane u jednom redu. Datum se objavljuje arapski brojevi (21.04.2014 ) ili alfanumerička metoda ( 21. aprila 2014.).

Imajte na umu

Datum eksternog memoranduma je datum njegovog potvrđivanja i slanja primaocu, datum internog memoranduma - datum pripreme i potpisivanja.

Registracijski broj na internom memorandumu označava se ili na mjestu pripreme ili na mjestu prijema - u zavisnosti od sistema registracije dokumenata koji funkcioniše u organizaciji.

Ako izvještaj moraju pregledati zainteresovane strane, on se označava odobrenje vize, a nakon donošenja odluke - rezoluciju vođa.

Donošenje rezolucije je završna faza razmatranja izvještaja.

Imajte na umu

Rešenje rukovodioca koji je pregledao interni memorandum biće osnova za preduzimanje bilo kakvih mera, izdavanje dokumenata ili održavanje događaja.

Naslov tekstu ukratko otkriva sadržaj dokumenta. Formulisan je prema opšta pravila pisanje naslova za dokumente: korištenjem prijedloga o/o i glagolsku imenicu u predloškom padežu, na primjer O izostancima Lazarenko O.O.

Tekst memorandum se sastoji od dva ili tri semantička dijela:

• u prvom - navodećidijelovi- navodi razloge, činjenice ili događaje koji su poslužili kao povod za njegovo pisanje;
• u drugom - analizirajući dio- sadrži analizu postojećeg stanja i pruža moguće opcije rješenja;
• u trećem - rezime dio- sadrži zaključke i prijedloge konkretnih radnji koje je, prema mišljenju sastavljača, potrebno preduzeti.

Drugi dio izvještaja možda nedostaje. U ovom slučaju, tekst memoranduma sadrži obrazloženje, zaključke i prijedloge sastavljača.

Ako dopis ima dodatak, mark aboutaplikacija se radi prije potpisivanja.

Napomena koja ukazuje na prisustvo aplikacije koja je navedena u tekstu bilješke je formatirana na sljedeći način:

Primjena: za 3 l. u 1 primjerku.

Ako bilješka ima dodatak koji nije imenovan u tekstu, navesti njegov naziv, broj listova i primjeraka.

Dodatak: Pravilnik o Regionalnom kreditnom odjelu na 5 strana. u 1 primjerku.

Interna beleška sign sastavljač (ako se predoči rukovodiocu jedinice) i rukovodilac jedinice (ako se predoči rukovodiocu organizacije); eksterna beleška znakovišef organizacije.

Imajte na umu

Ako je memorandum sastavljen na dvije ili više stranica, druga i naredne stranice moraju biti numerisane. Serijski brojevi su ispisani na desnoj strani gornje margine stranice arapskim brojevima.

SERVISNA NAPOMENA

Servisni dopis je vrsta izvještaja. Riječ je o pisanoj informativnoj poruci koja se široko koristi u praksi savremenih upravljačkih struktura različitih nivoa i organizaciono-pravnih oblika. Office beleške pružaju direktnu komunikaciju između objekata upravljanja na horizontalnom nivou.

Usput

Službeni dopis je dokument koji nema službeni status. U OKUD-u to nije predviđeno.

Memorandum se priprema u raznim situacijama. Tipični ciljevi ovog dokumenta uključuju:

• zahtjev za informacijama;
• izdavanje instrukcija;
• prateći drugu poruku (popratna bilješka);
• saopštenja (obaveštenja).

Tekst dopis sadrži podatke o razlozima za njegovu pripremu u formi prijedloga, zahtjeva, prijave. To mogu biti informacije o kretanju osoblja, sastancima, promjenama u korporativna kultura kompanije itd. Servisne napomene sastavljaju se na standardnom listu A4 papira.

Memorandum potpisuje specijalista ili šef odjeljenja. Datum dopisa je datum kada je sastavljen i potpisan.

Zakonodavstvo ne predviđa stroge zahtjeve za pripremu i izvođenje službenih dopisa, stoga bi postupak za njihovo izvršenje, uzimajući u obzir specifičnosti organizacije, trebao biti utvrđen u lokalnom normativni akt, na primjer, u uputama za kancelarijski rad. Format dopisa treba da služi u svrhu pojednostavljenja i ubrzanja procesa interne komunikacije.

Uzorak dizajna dopisa predstavljen je u primjeru 5 .

Primjer 5

Servisni dopis

U subotu, 19.04.2014. godine, od 9:00 do 16:00 časova, Služba za ljudske resurse Sever doo izvršiće montažne radove na ugradnji alarmnog sistema.

Molim Vas da omogućite pristup za obavljanje poslova za sledeće radnike kompanije Energoset:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Šef administrativnih operacija Sviridov N.N. Sviridov

U predmetu br. 02-14

Ilyina 16.04.2014

OBJAŠNJENJE

Objašnjenje- ovo je interni dokument koji objašnjava razloge za bilo koju radnju, činjenicu, slučaj, incident, koji je sačinio zaposlenik organizacije i predočio višem službeniku.

Prema prvom dijelu čl. 193 Zakona o radu Ruska Federacija prije upotrebe disciplinske mjere poslodavac mora tražiti pismeno objašnjenje od zaposlenog. Razloge i okolnosti disciplinskog prestupa zaposleni navodi u obrazloženju. Na osnovu obrazloženja, rukovodilac donosi odluku o primeni disciplinske sankcije prema zaposlenom. Osim toga, ovaj dokument je jedan od osnova da poslodavac ocijeni težinu počinjenog prekršaja i okolnosti pod kojima je učinjen.

U OKUD OK 011-93 ovaj dokument se pominje samo jednom - objašnjenje o prekršaju radna disciplina(šifra 0286091), koja pripada klasi 0286000 „Dokumentacija za registraciju disciplinskih sankcija“.

Vrste objašnjenja i njihove karakteristike

• sastavljen da objasni pojedinačne odredbe obavljenog posla (projekat, izvještaj, razvoj);
• sastavlja se u slučaju redovnih situacija, povreda discipline, nedoličnog ponašanja i sl.

Obrazloženje ispisuje zaposleni rukom u jednom primjerku na standardnom A4 listu i upućuje ga licu koje ga je zatražilo. Takođe se može otkucati na računaru koristeći šablonski obrazac koji prihvata organizacija. Forma obrazloženja, kao ni način izvršenja (ručno ili na računaru), nisu pravno utvrđeni.

Obrazloženje može sačiniti strukturna jedinica ili pojedinac službeni.

Napomena kao dokaz

Poslodavac, tražeći od zaposlenog napisano obrazloženje, na taj način se štiti od nezakonitih radnji od strane zaposlenog tokom radnog spora. Sprečava zamenu originalnog dokumenta.

Ako kompanija koristi šablonske obrasce, onda na kraju teksta možete napraviti bilješku:Obrazloženje je sastavljeno lično pomoću personalnog računara. Datum. Potpis.

Registracija pojedinačnih detalja izvještaja

Kako bi se objedinile informacije i referentni dokumenti, potrebno je sastaviti i izvršiti objašnjenje u skladu sa zahtjevima GOST 6.30-2003.

Datum objašnjenje je datum njegove pripreme.

Tekst objašnjenje mora sadržavati:

Opis činjenica koje su poslužile kao povod za njegovo pisanje;

Argumenti koji objašnjavaju trenutnu situaciju.

Tekst bilješke mora biti uvjerljiv i sadržavati nepobitne dokaze.

Po registraciji potpisi naznačena je pozicija, lični potpis, inicijali i prezime.

As aplikacije Mogu se dostaviti dokumenti koji opravdavaju radnje sastavljača dokumenta i potvrđuju određene okolnosti.

Po strukturi teksta, obrazloženje se razlikuje od izvještaja po tome što ne sadrži zaključke i prijedloge (Primjer 6).

Imajte na umu

Ako je kompanija razvila i odobrila standardne obrasce objašnjenja koji se koriste u različitim situacijama, to ne znači da zaposleni moraju sastavljati bilješke prema odobrenim obrascima. Dokument koji nije sastavljen po obrascu takođe može biti validan.

Primjer 6

Objašnjenje

Primijeniti disciplinske mjere
u vidu ukora Aleksandrovoj I.I.

Izdajte nalog odjelu ljudskih resursa.
Smolkin 17.04.2014

Direktoru DOO "SV"

A.V. Smolkin

OBJAŠNJENJE

14.04.2014 № 14

O odsustvu sa posla

Ja, Aleksandrova Irina Igorevna, računovođa, bila sam odsutna sa radnog mjesta 14. aprila 2013. godine od 9:00 do 15:30 sati zbog ličnih okolnosti.

Nemam propratnu dokumentaciju.

Računovođa Alexandrova I.I. Alexandrova

REGISTRACIJAIZVJEŠTAJI, ZVANIČNA, OBJAŠNJENJA

Jedna od funkcija službe za upravljanje dokumentima organizacije je da obezbijedi brzu pretragu potrebnih informacija vezanih za promociju prenesenih dokumenata izvođaču. Za lakše pronalaženje ovih podataka koriste se različiti obrasci za registraciju.

Izvještaji, službena i objašnjenja, po svojoj funkcionalnoj namjeni, su nosioci određenih informacija. Budući da je za pitanje navedeno u napomeni potrebno pismeno rješenje u obliku rješenja rukovodioca organizacije ili drugog ovlaštenog službenog lica, dokumenti se moraju evidentirati.

Podsjetimo, postoje tri oblika registracije dokumenata: magazin, kartica i automat. Organizacija ima pravo da izabere najefikasniji i najprikladniji oblik registracije.

▪ Obrazac za registraciju časopisa - najčešći, ali ne uvijek pogodan, jer Svi dokumenti su u njemu evidentirani hronološkim redom, a prilikom traženja određenog dokumenta specijalista mora pregledati sve listove časopisa. Potraga za informacijama otežava i činjenica da se inicijativni dokument može registrovati, na primjer, u jednom časopisu, a odgovor na njega u drugom. Zakonom ne postoje obavezni obrasci za registraciju (časopisi). Preporučeni oblik dnevnika prikazan je u primjeru 7.

Primjer 7

Fragment dnevnika izvještaja i objašnjenja

▪ Obrazac za registraciju kartice U odnosu na verziju magazina, praktičniji je i prilagođeniji. Registracijske i kontrolne kartice dokumenata kreirane prilikom pretraživanja u klasifikatoru omogućavaju optimizaciju procesa pretraživanja dokumenata i skraćuju vrijeme procesa registracije. Očigledna prednost registracije kartice je u tome što nekoliko zaposlenih može istovremeno obavljati registraciju;

▪ Automatski (elektronski) obrazac za registraciju uključuje upotrebu specijalnih softver. Podaci o dokumentu unose se u elektronsku registraciono-kontrolnu karticu koja se čuva u bazi podataka. Istovremeno sa registracijom može se štampati registraciona i kontrolna kartica.

Tipično, izvještaji i napomene s objašnjenjima imaju složen indeks registracije, koji se formuliše na isti način kao indeks odlaznog dokumenta. Registarski broj se sastoji od indeksa predmeta prema nomenklaturi predmeta (uključujući indeks strukturne jedinice i broja predmeta prema nomenklaturi predmeta ove jedinice) i rednog broja dokumenta u kalendarskoj godini.

Imajte na umu

Pitanja registracije i računovodstva dokumenata u organizaciji trebaju se odraziti u uputama za kancelarijski rad. Uputstva treba da sadrže:

1) spisak neregistrovanih dokumenata.

2) spisak registrovanih grupa dokumenata, a za svaku grupu mora se navesti:

Mjesto registracije;

Vrijeme i postupak registracije;

Pravilo za kreiranje registarskog broja;

Forma u kojoj se vrši registracija;

Spisak podataka koji se unose u formular, pravila za njihovo popunjavanje;

Pravila za evidentiranje kretanja dokumenata nakon registracije;

Princip registracije (jednokratna ili ponovljena registracija prilikom prenosa dokumenta u drugo odjeljenje);

3) postupak ponovnog prijema dokumenta u organizaciju (za ulazna dokumenta).

Rokovi skladištenja izvještaja, službenih i objašnjenja

Periodi skladištenja utvrđeni su u Listi standardnih administrativnih arhivskih dokumenata nastalih u toku aktivnosti državnih organa, lokalnih samouprava i organizacija, sa naznakom perioda skladištenja, odobrenog Naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. avgusta 2010. br. 558. U skladu sa navedenom Listom, rokovi čuvanja izvještaja mogu biti 1 godina, 3 godine, 5 godina, 75 godina, trajni. Objašnjenja treba trajno čuvati.

Naš savet

Prilikom pripreme bilješki potrebno je pridržavati se jedinstvenog stila, a glavni tekst dokumenata mora biti u skladu s pravilima poslovne etike i utvrđeni uslovi za pripremu dokumenata. Neprijatan utisak ostavljaju traljavo sastavljeni i izvedeni dokumenti sa gramatičkim greškama. Nemojte žuriti sa slanjem dokumenta primatelju, već ga pažljivo lektorirajte, ispravljajući, ako ih ima, gramatičke greške ili greške u kucanju.

Obavezno ga koristite. Ali na osnovu zakona, imate i odgovornosti i prava. Zapamtite da odbijanje podređenog da pruži pismena objašnjenja nije disciplinski prekršaj. Odnosno, na vama je da li ćete napisati objašnjenje ili ne.

Objašnjenje: uzorak

Objašnjenje ima vrlo jednostavan standard: informacije su predstavljene što je kraće moguće na najjednostavnijem jeziku. Izbjegavajte složene, dvosmislene izraze i cvjetne fraze. U kontroverznim slučajevima, oni se mogu tumačiti ne u vašu korist.

Evo primjera teksta s objašnjenjem:

« U tom i tom mjesecu u godini dogodio se takav događaj. Ja, ime, patronim, mogu izvijestiti sljedeće o tome šta se dogodilo. “Ukoliko ne vidite svoju krivicu u trenutnoj situaciji, svakako to naglasite u obrazloženju. Ne zaboravite upotrijebiti magičnu frazu, koju posebno vole policija i vojska: " U trenutnoj situaciji bio sam primoran da postupim na osnovu ovih okolnosti ».

Ispravno oblikovanje napomena s objašnjenjima

Ako imate izbora, pokušajte da ne pišete objašnjenje rukom, i odštampajte ga. U ozbiljnim slučajevima u proučavanje napisanog su uključeni stručnjaci: kriminolozi, stručnjaci za rukopis, grafolozi. Na osnovu izgleda, oblika, veličine slova i linija izvode različite zaključke, ponekad čak i neprijatne za optuženog.

Kako napisati objašnjenje na poslu

Idealno objašnjenje je čista istina. Pokušajte prikazati samo činjenice, bez iskrivljavanja ili uljepšavanja. Ali zapamtite da se sinonimne riječi ponekad doživljavaju drugačije. Na primjer, "kasni" i "kasni". Zakašnjenje je svakako disciplinski prekršaj. Ali prisilno odlaganje je mnogo manji prekršaj, gotovo bezopasan.

Ako su osim vas uključeni i drugi zaposlenici, budite objektivni u opisivanju ove činjenice. Ne prebacujte krivicu na druge ako ste i sami krivi, i ne pokušavajte da smanjite lične račune: tim ne oprašta takve postupke. Činjenice iznosite što je moguće suzdržanije, suhoparno, kao izvana.

Obrazloženje nije rečenica

Vaša karijera i život se ne završavaju sastavljanjem objašnjenja. U nekim slučajevima ovaj dokument možete čak pretvoriti u svoju korist. Na primjer, iznesite svoje prijedloge za poboljšanje proizvodnog procesa. Pokušajte da pravilno i kompetentno sastavite objašnjenje. Šta ako će upravo ona postati poticaj za razvoj vaše karijere?

Članci na slične teme:

18.02.2019

Datum objavljivanja - 17.01.2016

U nekim životnim situacijama možda će vam trebati uzorak objašnjenja, pa je bolje unaprijed imati ideju kako pravilno sastaviti papir.

Ako želite da znate koje obavezne stavke mora biti sadržano u ovom obliku poslovne korespondencije, tada ćete u ovom članku dobiti sve odgovore na svoja pitanja, odnosno, kako napisati objašnjenje na posao i školu.

Kako napisati objašnjenje?

Hajde da shvatimo šta je to objašnjenje. Ovo poseban oblik poslovni dokument, koji se koristi kada se traži procjena postojećeg stanja sa svih strana, pa se iz tog razloga uzimaju objašnjenja od učesnika incidenta.

Važno je shvatiti da objašnjenje nije isto što i izvještavanje. Osoba koja piše obrazloženje ne daje nikakve izjave, ne traži od direktora da razriješi neku kontroverznu situaciju, ne izvodi zaključke, već samo u pisanom obliku odražava incident koji se dogodio.

Od zaposlenika se može tražiti da napiše objašnjenje u sljedećim slučajevima:

• Apsentizam.
• Kasni na posao.
• Kršenje rokova za izvršenje postavljenih zadataka.
• Neizvršavanje dodijeljenog zadatka itd.

Objašnjenje je napisano koristeći standardna pravila za poslovnu korespondenciju:

• Sve navedene informacije moraju biti pouzdane.
• Poslovni stil predstavljanja situacije.
• Odsustvo vulgarnosti i kolokvijalnog jezika.
• Kratka prezentacija.
• Rečenice su raspoređene uzastopno, logično i hronološkim redom.
• Objašnjenje se piše u prvom licu.
• Na kraju dokumenta mora se staviti datum pripreme i lični potpis.

Objašnjenje za rad. Uzorak ako kasni

Već znate pravila za sastavljanje objašnjenja, pogledajmo ih konkretno kako napisati objašnjenje za posao. Uzorak dokumenta bi izgledao ovako:

• Ime menadžera (ili druge osobe sa odgovarajućim službenim ovlaštenjima) kojoj pišete objašnjenje. Trebalo bi da bude napisano u gornjem desnom uglu. Na primjer: "Direktoru kompanije Severny Bridge LLC, Anatoliju Ivanoviču Egorkinu."
• Ispod primaoca, u donjem redu, morate navesti svoje ime i poziciju: „od specijaliste za ugovor Vasilija Petroviča Ilčenka“.
• U središnjem dijelu rada ispisuje se naslov dokumenta: “Objašnjenje”.
• Glavni dio obrazloženja sadrži opis konkretnih činjenica koje su izazvale situaciju koja je zahtijevala objašnjenje. na primjer:

  Na posao sam 15.10.2015. zakasnio 5 sati jer mi je pukla baterija u kući. Pozvao sam hitnu pomoć i radio na tome da minimiziram štetu na svojoj imovini. Hitna pomoć je stigla sat vremena nakon poziva i počela je sa radom tek u 10.00 časova. Posao im je trajao 2 sata, pa su završili tek u 12.00. Tokom renoviranja nisam mogao da napustim stan, jer živim sam. Nakon završetka posla, odmah sam krenuo na posao i stigao u kancelariju do 13.00 sati. Unaprijed sam telefonom obavijestio načelnika odjeljenja o situaciji. Uz obrazloženje prilažem dokument koji bilježi da se pokvario uređaj za grijanje, pozvana hitna služba i popravljen akumulator.

• Na kraju dokumenta treba staviti datum sastavljanja i lično potpisati. Koristeći primjer, to izgleda ovako: „15.10.2015. Ilchenko V.P.

Sada znate šta je uzorak objašnjenja.

Nakon podnošenja dokumenta, isti će biti pregledan od strane menadžera ili službenika koji je za to ovlašten. Nakon razmatranja, rukovodilac donosi odluku o daljim radnjama u vezi sa zaposlenikom.

Ako je direktor odlučio da protiv zaposlenog primijeni disciplinske mjere, onda će se uz predmet kao dokaz priložiti obrazloženje koje je zaposlenik dostavio.

Objašnjenje za školu. Uzorak u slučaju propusta

Ako treba da napišete obrazloženje u školu, onda se ono neće značajno razlikovati od uzorka koji je ranije dat kao primjer.

Jedina razlika će biti u adresatu, a u njegovom svojstvu mogu nastupati sljedeće osobe:

• Direktor.
• Profesorica.
• Direktor

Na vrhu lista sa desne strane treba da napišete, na primer: „Ravnom učitelju škole br. 15, Juriju Vasiljeviču Pimkinu.“ Od koga: „od učenika 11-“B“ razreda Vasechkin Pjotr ​​Gennadievich ili „od gr. Vasechkina Julia Vladimirovna” - u slučaju kada objašnjenje podnese jedan od roditelja učenika.

Glavni dio obrazloženja mora sadržavati objašnjenje okolnosti koje zahtijevaju objašnjenje. Naglašavamo da ako dokument podnosi roditelj, onda glavni dio rada mora sadržavati odgovarajuće objašnjenje.

na primjer:
Ja, Nina Mihajlovna Sokolova, majka učenika 11-B razreda Ivana Petroviča Sokolova, mogu dati sledeće objašnjenje u vezi izostanka sa nastave 10.10.2015. Na jutarnjim pripremama mog sina je zabolio stomak, nije mu bilo dobro i to mi je rekao. Izmjerivši temperaturu, primijetio sam da je povišena i zato sam pozvao lokalnog ljekara. Iz tog razloga sam odlučila da ga ostavim kod kuće i nastavim liječenje prema preporukama ljekara. U prilogu je napomena o kartonu mog sina (fotokopija) i potvrda zdravstvene ustanove koja potvrđuje moje riječi.

Iz ovoga se vidi da nema bitnih razlika u pisanju objašnjenja za posao i školu. Glavna stvar je razjasniti u čije ime se dokument sastavlja. Komunikacija škole i roditelja u slučaju lakšeg kršenja internih propisa po pravilu ide preko razrednog starešine. U nekim slučajevima u obrazloženju može biti naznačen učenik, što je dokument za kontrolu pristupa obrazovnoj ustanovi.

U slučaju raznih kršenja od strane zaposlenika, prema članu 139. Zakona o radu Ruske Federacije, šef je dužan tražiti od njega objašnjenje. Zahtjev za obrazloženje može biti usmeni ili pismeni. U zakonu ne postoji odredba koja bi ukazivala na formu zahtjeva. Poželjnije je da poslodavci podnesu zahtjev u pisanoj formi.

Sudska praksa pokazuje da je sudija stao na stranu zaposlenog zbog činjenice da poslodavac nije formalizovao obavezu pisanja obrazloženja u pisanoj formi. Ako zaposleni odbije pismeno prihvatiti zahtjev šefa, o tome se sastavlja zapisnik. Ali šef nema pravo da ukaže podređenom da se njegov zahtjev mora prihvatiti. Ovo se smatra nezakonitim i rezultiraće kršenjem radnička prava zaposlenik.

Rok za pisanje obrazloženja je prema Zakon o radu- 2 dana. Zakon daje zaposleniku ovaj rok da objasni razloge koji su ga naveli na ovakav način, kršeći, na primjer, radnu disciplinu. Zakon ne zahtijeva da zaposlenik napiše objašnjenje. Odsustvo ove vladavine prava u Zakonu o radu Ruske Federacije može biti posljedica zahtjeva razumnosti. Ako zaposlenik cijeni svoj rad, svakako će napisati objašnjenje. Ali bolje je napraviti nalog da se poslodavcu dostavi objašnjenje u obliku pisanog dokumenta.

Kako tražiti objašnjenje od zaposlenog?

U papirologiji kompanije, objašnjenje djeluje kao službeni dokument. Ovaj dokument treba suvo i sažeto objasniti razloge za kršenje radne discipline od strane zaposlenika, uz poštovanje pravila poslovne korespondencije. Poslodavac može zahtijevati od zaposlenog da pruži objašnjenje samo ako postoje okolnosti koje ukazuju na kršenje zakona o radu.

Ove okolnosti su navedene u Zakonu o radu Ruske Federacije:

• kašnjenje na posao;
• nepoštivanje radne obaveze predviđeno funkcionalnošću zaposlenog;
• odsustvovanje sa posla 4 sata;
• nanošenje štete imovini poslodavca;
• stanje intoksikacije (alkohol ili droge);
• nepoštivanje pravila zaštite na radu;
• nemogućnost pružanja pouzdanih informacija menadžmentu preduzeća.

Zahtjev za pisanje napomene s obrazloženjem postavlja poslodavac. To mora učiniti, jer na osnovu dokumenta zaposleni odgovara i utvrđuje se stepen njegove krivice. Poslodavac je dužan da realno procijeni situaciju koja se dogodila njegovom podređenom. A zadatak zaposlenika je da ispravno iznese suštinu onoga što se dogodilo tako da poslodavac jasno razumije dalje radnje. Ukoliko odluka poslodavca ne zadovoljava zaposlenog, on može podnijeti zahtjev za zaštitu radnih prava. Prva linija odbrane je obično CLC (komisija za radne sporove). Ali oni se ne stvaraju uvijek u preduzeću, pa se građani najčešće obraćaju sudu i Inspektoratu rada.

Zaposleni koji od poslodavca dobije pismeni zahtjev s obrazloženjem mora na njega odgovoriti. I to ne zavisi od toga za koju se od dve opcije odlučio: da napiše belešku ili da to ne uradi. Ako zaposleni ne želi da napiše objašnjenje, mora o tome reći svom šefu. Ali odbijanje podređenog da napiše objašnjenje šef ne može smatrati činjenicom prekršaja počinjenog njegovom krivicom.

Prijavni formular

Ne postoji standardizovan obrazac za prijavu. Stoga se koristi slobodna forma. Neke organizacije izdaju posebne formulare sa objašnjenjima koji se povremeno daju zaposlenima. U drugim situacijama, zaposleni uzima A4 list i piše izjavu rukom ili na kompjuteru. Poslodavac na osnovu teksta ocjenjuje zakonitost postupanja radnika. Šta treba navesti u tekstu objašnjenja?

Ako govorimo o idealan Kada zaposleni piše ovaj dokument, dokument mora odražavati odgovore na sljedeća pitanja:

1. Opis situacije u kojoj se građanin našao.
2. Odnos prema vašim postupcima.
3. Priznanje ili nepriznavanje krivice.
4. Mišljenje zaposlenog o tome da ga smatra odgovornim.

Zaposleni mora potpisati i datirati na objašnjenju. To se jednostavno objašnjava: poslodavac mora znati od koga dobija objašnjenje. I datum se postavlja kako bi se poslodavac obavijestio da građanin nije propustio rok koji mu je određen da napiše objašnjenje (2 dana). Ako je napomena napisana nedelju dana kasnije, to više neće značiti pravne posledice. U nedostatku objašnjenja od zaposlenog, njegov šef sastavlja zapisnik. Kazna zaposlenom ako se otkrije njegova krivica izriče se najkasnije šest mjeseci od događaja. Izuzev slučajeva vezanih za prekršaje u oblasti finansija, revizije, revizije. Rok se u ovim slučajevima produžava za još godinu i po.