Kuinka kirjoittaa oikein muistioon. Muistion kirjoittamisen ominaisuudet kaikkiin tilanteisiin: näyte

Työntekijä laatii SZ:n välittömän esimiehensä tai muun osaston johtajan nimiin. Sen avulla voit lyhyessä ajassa:

ilmoittaa johtajalle nykyisestä ongelmasta

tehdä ehdotuksia sen poistamiseksi tai sopia toimintasuunnitelmasta toisen työntekijän kanssa.

saada johtaja tekemään päätöksen tai antamaan määräyksen

Se on myös todiste siitä, että työprosessissa ongelman havainnut asiantuntija ei antanut tilanteen edetä, vaan ilmoitti siitä johdolle, jotta he voisivat tehdä nopean päätöksen. Eli hän ei ollut toimettomana.

Muistien tyypit

Katsotaanpa palvelukirjeiden päätyyppejä:

tietojen pyytämisestä;

rikkomuksista, joita työntekijä on tehnyt työtehtäviään suorittaessaan.

työntekijöiden bonuksista.

Lisäksi SZ voi liittyä asiakirjapaketin siirtoon organisaation osastojen, osastojen, osastojen välillä (kolmansille osapuolille on tarpeen valmistella saatekirjeitä). Se voidaan lähettää myös työntekijöille, joissa on velvollisuus selittää poissaolonsa syy.

SZ voi sisältää mitä tahansa työhön liittyviä kysymyksiä.

Kokoonpanosäännöt

Pääsääntö, jota on noudatettava sitä laadittaessa, on lyhyys. Asiakirjassa tulee selkeästi ilmaista ongelman ydin sekä tavat ratkaista se. Yleensä SZ:n teksti ei saisi kestää yli 6-7 riviä. SZ:llä ei ole yhtenäistä muotoa. Käytä sen kokoamiseen vapaamuotoista muistiomallia

Tästä huolimatta kirjoittaessasi sinun tulee ottaa huomioon GOST R 6.30-2003 vaatimukset. Muistion laatiminen GOST:n mukaisesti, jonka näyte on esitetty yllä, vaatii seuraavat tiedot:

paperissa on oltava "otsikko". Se osoittaa, kenelle se on osoitettu (työntekijän asema ja koko nimi datiivitapauksessa);

syötä asiakirjan laatimispäivä ja numero;

tekstin otsikko osoittaa SZ:n aiheen;

kuvaus nykyisestä tilanteesta, jonka vuoksi muistiota laaditaan: "Huomioin...", niin muistion tekstin tulee sisältää erityinen pyyntö;

Alla kääntäjän asema ja koko nimi, allekirjoitus kopiolla.

Täytetty asiakirja tulee kirjata yrityksen sihteerille saapuvana kirjeenä. Tämän jälkeen voit olla varma, että ohjaaja saa SZ:n ja tutustuu siihen henkilökohtaisesti.

SZ sähköisessä muodossa

On syytä huomata, että monet yritykset ovat ottaneet käyttöön sähköisen asiakirjahallinnan. Siksi SZ voidaan antaa vuonna sähköisessä muodossa. Tässä tapauksessa se lähetetään yrityksen yrityssähköpostiin. Sihteeri vastaa kirjeiden jatkolajittelusta ja välittämisestä vastaanottajille.

Tämä SZ-siirtomenetelmä säästää paperia ja työntekijän aikaa. Tässä tapauksessa asiakirja laaditaan samalla tavalla kuin paperille. On suositeltavaa, että se seisoo Sähköinen allekirjoitus lähettäjä. Varmistaaksesi, että esimies on lukenut lähetetyn asiakirjan, sinun tulee lähettää lähettämisen yhteydessä pyytää "postin lukukuittaus" merkitsemällä valintaruutu lähetyslomakkeessa.

Esimerkki asiakirjasta

Usein työasioita ratkaistaessa on välttämätöntä siirtää tärkeää tietoa johtajalle. Joskus olosuhteet edellyttävät, että olosuhteiden selitys ja virhevaroitus on esitettävä kirjallisesti.

Tässä tapauksessa on välttämätöntä paitsi esittää tosiasioita oikein, myös laatia asiakirja oikein. SZ:n laatiminen aiheuttaa usein vaikeuksia, varsinkin kokemuksen puuttuessa. Mutta tämä ei ole vaikea tehdä, jos sinulla on esimerkki muistiosta silmiesi edessä. Siksi olemme laatineet näytteitä, joiden tarkastelun jälkeen pystyt laatimaan asiakirjan oikein. Katsotaanpa yleisimpiä tapauksia, jotka edellyttävät SZ:n laatimista.

SZ bonuksista on perusta työntekijän palkitsemismääräyksen antamiselle. Tämän asiakirjan laatii työntekijän välitön esimies, joka on osoitettu organisaation johtajalle. Siinä ilmoitetaan työntekijän ansiot, kannustinpyyntö, työntekijän ja laatijan tiedot. Tarkasteltuaan SZ:n ja tehtyään myönteisen päätöksen johtaja antaa määräyksen bonuksista. Kuinka kirjoittaa muistio ohjaajan näytteeseen:

Jos työn aikana on syntynyt olosuhteita, joiden vuoksi työntekijä ei pystynyt täysin hoitamaan työtehtäväänsä, selittävä. Se osoittaa syyt. Kuinka kirjoittaa muistionäyte:

SZ:ää käytetään, jos työntekijän on otettava yhteyttä esimieheen jakopyyntöä varten Raha työtarpeita varten. Tässä tapauksessa asiakirjassa esitetään tosiasiat materiaalin hankinnan tuotantotarpeesta. Kuinka kirjoittaa muistionäyte oikein:

Säilyvyys

Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 annetulla määräyksellä nro 558 hyväksytyn valtion elinten, paikallishallintojen ja organisaatioiden toiminnan aikana syntyneiden vakiohallinta-arkiston asiakirjojen luettelon mukaan, jotka osoittavat säilytysajat, SZ:n on oltava säilytettävä yrityksen arkistossa vähintään viisi vuotta. Tarvittaessa organisaation johtajalla on oikeus pidentää säilytysaikaa. Sähköisessä muodossa myönnetyn SZ:n säilytysaika voidaan määrittää yhtiön peruskirjassa.

Huoltomuistio on yksi suosituimmista asiakirjatyypeistä nykyaikaisessa toimistotyössä. Se suorittaa vuorovaikutuksen tehtävää yrityksen johdon, rakenteellisten osastojen ja organisaation työntekijöiden välillä. Muistion kirjoittaminen edellyttää noudattamista tietyt säännöt sen sisällöstä ja suunnittelusta. Näitä vaatimuksia noudattamalla pystyt aina välittämään tehokkaasti tietoa työtovereillesi ja alaisillesi.

Tästä artikkelista opit:

Miksi muistioita tarvitaan?

Muistio kuuluu tieto- ja viiteasiakirjojen ryhmään. Tämän ryhmän päätarkoituksena on tiedonvaihto yrityksen osastojen ja sen työntekijöiden välillä. Tarve luoda sellainen virallinen kirje esiintyy useissa tapauksissa:

kun on tarpeen ilmoittaa viipymättä tietylle virkamiehelle ongelmasta;

tehdä ehdotuksia tämän ongelman ratkaisemiseksi;

koordinoida suunniteltuja toimia;

Lisäksi tällaisen kirjeen tarkoituksena voi olla tietojen pyytäminen, ohjeiden antaminen tai ilmoitus. Se on tarpeen, kun työntekijän on selitettävä tai koordinoitava liiketoimintaan liittyviä asioita kollegoiden tai johdon kanssa. Tilanteissa, joissa suullinen viestintä ei riitä ja viesti on dokumentoitava, laaditaan virallinen kirjallinen asiakirja.

Ota huomioon, että tämä tyyppi dokumentaatio ei sisälly All-Russian Classification of Management Documentation (OKUD) -luokitukseen. Sen sisältämät tiedot eivät voi sisältää ohjeita tai määräyksiä. Nykyinen lainsäädäntö ei sisällä erityisiä vaatimuksia tällaisille virallisille asiakirjoille. Niiden rekisteröintimenettelyssä tulee ottaa huomioon organisaation erityispiirteet. Pääsääntöisesti se on kiinteä paikallisessa normisäädös toimistoprosesseja säätelevä yritys. Tällainen toiminta voisi olla esimerkiksi.

Mitä eroa on virallisten, muistion ja selittävien huomautusten välillä?

Tekstissä ei käytetä terveisiä tai lopullisia toiveita. Kirje päättyy sanoihin: "Pidän... (tarpeellisena, tarkoituksenmukaisena jne.)", "Ehdotan...", "Pyydän... (korosta, ohjaa jne. tai tee tarvittavat johtopäätökset) ”

Kuinka kirjoittaa työkirje?

Kuten kuka tahansa muukin virallinen asiakirja, palvelukirje on laadittu A4-arkille. Se voi olla joko käsinkirjoitettu tai tulostettu tietokoneella. Joka tapauksessa lähettäjän allekirjoituksen on oltava käsin kirjoitettu.

Muistion laatiminen GOST: n mukaan: näyte selityksillä

Tällä hetkellä Venäjän lainsäädännössä ei ole ainuttakaan lakia, joka säätelee virallisen kirjeen sisältöä ja sen täytäntöönpanoa koskevia vaatimuksia. Aiemmin virkailija pystyi erottamaan työkirjeet määritelmien ohjaamana Lyhyt sanakirja asiakirjojen tyypit ja lajikkeet (kehittämä liittovaltion asiakirjahallinnan ja arkistoasioiden tieteellisen tutkimuslaitoksen pääarkisto):

Virkamies - ilmoittaa tietyn työn suorittamisesta, jonka yksi virkamies lähettää toiselle;

Raportti - osoitettu ylimmälle johdolle, jossa käsitellään asiaa laatijan päätelmien ja ehdotusten kanssa;

Nykyisessä johtamisdokumentaation koko venäläisessä luokituksessa OK 011-93, joka on hyväksytty Venäjän valtion standardin asetuksella 30. joulukuuta 1993 N 299 (OKUD), muistio ei ole saatavana itsenäisenä tyyppinä. Siinä on vain maininta raportista. Samalla hänet mainitaan rikkomuksen yhteydessä työkuri ja sillä on oma yhtenäinen lomakekoodi N 0286041. Todetaan, että raportin laatii osastopäällikkö ilmoittaakseen organisaation johtajalle tietystä tilanteesta adoption kannustamiseksi johdon päätös.

Virallisten kirjeiden kirjoittaminen on kuitenkin laajalti käytössä toimistokäytännössä. Virallisen dokumentaation laadinnan yhtenäisyyden varmistamiseksi on suositeltavaa noudattaa kohdan ”Yhtenäiset dokumentointijärjestelmät. Yhtenäinen organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation järjestelmä. Asiakirjojen laatimisen vaatimukset” vaatimuksia.

Tämä GOST velvoittaa virkailijan käyttämään virallisen virallisen kirjeen muotoa sen oikeaan toteuttamiseen ja asettaa vaatimukset tällaisille lomakkeille:

vakiomuotoinen muoto - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm);

materiaali - valkoinen paperi tai vaalea paperi;

marginaalit: oikea - vähintään 10 mm, vasen, ylhäältä, alhaalta - vähintään 20 mm.

Virallista kirjettä kirjoitettaessa tietokoneella on suositeltavaa käyttää Times New Roman fonttia, jonka pistekoko on 12-14 pistettä ja riviväli 1-1,5 pistettä. Palvelun teksti on painettava alkuperäisessä muodossaan: ilman täpliä tai korjauksia. Kun tekstiä muotoillaan usealle sivulle, jokainen niistä on numeroitava toisesta sivusta alkaen. Numeroinnissa käytetään arabialaisia ​​numeroita ilman sanasivua ja välimerkkejä. Numero sijoitetaan yläkentän oikealle puolelle.

Pakolliset tiedot muistion oikeaa suorittamista varten (katso esimerkki):

• rakenneyksikön nimi; — 1
• asiakirjatyypin nimi; — 2
• luomispäivämäärä; — 3
• rekisteröintinumero; — 4
• tekstin otsikko; — 5
• teksti; — 6
• vastaanottajan tiedot; — 7
• kääntäjän käsinkirjoitettu allekirjoitus (ilmaisee sijainnin); — 8
• viisumin hyväksyminen; — 9
• resoluutio. — 10

Esimerkki muistiosta

Kuinka kirjoittaa muistio sähköisessä muodossa?

Kuinka rekisteröidä viralliset työpaikkakirjeet?

Yksi toimistotyön päätehtävistä on varmistaa nopea haku organisaation asiakirjakannasta. Tämä toiminto liittyy dokumentaation siirtoon alullepanijalta toimeenpanijalle. Hakujen helpottamiseksi valtavasta virallisten asiakirjojen joukosta käytetään yleensä rekisteröintilomakkeita.

Muistio on arvokkaan organisaation tiedon välittäjä. Siinä esitetty kysymys edellyttää tietyn hallinnollisen päätöksen tekemistä yhtiön johdolta. Päätös voidaan virallistaa johtajan tai hänen valtuuttamansa edustajan päätöksellä. Tästä syystä palveluasiakirjat on rekisteröitävä muiden sisäisten asiakirjojen kanssa.

Dokumentaatio organisaatiossa hyväksyttyä menettelyä noudattaen. Työkirjeen laatimissäännöt sisältävät näytteen annetusta tunnusnumerosta. Pääsääntöisesti sen määrittämiseen käytetään dokumentaation kronologista järjestystä, tyypin ja rakenneyksikön kirjainmerkintää. Joten esimerkiksi sisäiselle asiakirjalle voidaan antaa numero 0204-SZ-OP. Tämä viittaa siihen, että sen sarjanumero päiväkirjassa on 204, se on yrityksen myyntiosastolla myönnetty palveluasiakirja.

Rekisteröintinumero voidaan antaa sekä valmistuspaikalla että vastaanottopaikalla. Tämä on määrättävä voimassa olevien toimistojohtamisohjeiden mukaan.

Ulkoisen muistion tarkastelu: hyväksyntä ja ratkaisu

Sisäisten muistioiden vähimmäiskäsittelyaika määräytyy organisaation sisäisissä säännöissä. Asianomaiset osapuolet tutkivat asiakirjaa ja laittavat siihen sitten hyväksymisviisumin. Tehtyään johdon päätöksen siinä käsitellystä asiasta, yhtiön johtaja tekee lopullisen ratkaisunsa asiassa. Tämä on tarkistusmenettelyn viimeinen vaihe.

Ulkoisen virallisen kirjeenvaihdon tarkastelumenettely on hieman erilainen. Toisin kuin sisäinen dokumentaatio, tämäntyyppinen dokumentaatio laaditaan kirjelomake ja yrityksen johtajan suoraan allekirjoittama. Vastaanottajaorganisaation koko nimeä käytetään peruskirjan mukaisesti.

Tämä asiakirja toimitetaan myös kaikkien kiinnostuneiden osapuolten harkittavaksi, jotka kiinnittävät siihen viisumin (tai erilliselle hakemuslomakkeelle). Viisumi koostuu pääsääntöisesti viisumivirkailijan allekirjoituksesta ja viran nimestä, opintosuoritusotteesta (sukunimi ja nimikirjaimet) sekä allekirjoituspäivämäärä. Jos alkuperäinen virallinen työkirje on tarkoitus tallettaa vastaanottajaorganisaatiolle, viisumi on kiinnitettävä sen viimeisen sivun kääntöpuolelle. Jos alkuperäinen palautetaan lähettäjälle, hyväksyntämerkin tulee olla alareunassa etupuoli kopioita. Yrityksen harkinnan mukaan (jos se on kirjattu paikallisiin määräyksiin) hyväksyntä voidaan tehdä arkki kerrallaan, ts. Jokaiselle arkille, mukaan lukien liitteet, on merkit.

Jos vastaanottajalla on huomautuksia, jotka hän haluaa esittää tiedoksiantokirjeen laatijalle, se voidaan tehdä erilliselle lomakkeelle, joka allekirjoitetaan ja liitetään myöhemmin pääasiakirjaan.

Harkinnan viimeinen vaihe on sisäisen palvelun tapaan se, että johtaja tekee hallinnollisen päätöksen yhden tai toisen tekemisen jälkeen. Päätös voidaan kirjoittaa suoraan alkuperäiselle tai tehdä erilliselle arkille. Se sisältää tiedot toimeenpanijoista (sukunimet, nimikirjaimet ja asemat), tilauksen sisältö (jos sellainen on), täytäntöönpanon määräajat, johtajan allekirjoitus ja päätöksen päivämäärä.

Liitetyt asiakirjat:

Testi "Kaikki muistioista".

1. Muistion laatimista säätelevät:

• GOST
• Paikalliset määräykset

2. Mikä on korkeammalle virkamiehelle osoitetun muistion nimi?

• Raportoi
• Selittävä
• Selittävä

3. Muistion sisältö ei sisällä:

• Toiveet ja ehdotukset
• Tilaukset ja tilaukset
• Kääntäjän johtopäätökset ongelmatilanteesta

4. Esimiehen päätöstä huoltokäsikirjassa esitetystä asiasta kutsutaan nimellä:

• Resoluutio
• Tilaus

5. Millaista merkintöjen järjestystä lokikirjassa käytetään?

• Kronologinen
• Aakkosellinen
• Mielivaltainen

Ensi silmäyksellä näyttää siltä, ​​​​että virallisten, muistion ja perustelujen välillä ei ole merkittävää eroa, koska Nämä asiakirjat ovat tarkoitukseltaan samanlaisia ​​- ne ovat kaikki luonteeltaan informatiivisia. Nämä ovat kuitenkin erilaisia ​​asiakirjoja, jotka eroavat toisistaan ​​sisällöltään, kohdistamiselta ja valmistelutarkoitukseltaan. Lisäksi ne eivät sisällä ohjeita, vaan antavat tietoja, jotka saavat vastaanottajan tekemään lopullisen päätöksen käsiteltävänä olevassa asiassa.

Mitä ominaisuuksia virkamiehellä, raportilla tai selityksellä on? Kuinka valmistella jokainen asiakirja oikein paperille? Yritämme vastata näihin ja muihin kysymyksiin käytännön näkökulmasta.

RAPORTOINTI

Muistio(OKUD:n koodi 0286041) on johtajalle, osaston johtajalle ja muille valtuutetuille henkilöille osoitettu tieto- ja viiteasiakirja. Siinä esitetään yksityiskohtaisesti kaikki kääntäjän päätelmiin ja ehdotuksiin liittyvät ongelmat, ja sen tarkoituksena on saada johto tekemään tietty päätös.

Laissa ei ole määritelty "muistio" itsenäiseksi käsitteeksi.

Muistio laaditaan sekä johtajan kirjallisesta tai suullisesta ohjeesta että työntekijöiden itsensä aloitteesta (esimerkiksi tapauksissa, joissa tuotannon tai taloudellisen kysymyksen ratkaisemiseksi on tarpeen esittää tiedot kirjallisesti ylemmälle johdolle). Tällaista asiakirjaa käyttämällä voit tehdä ehdotuksen teknisen puolen parantamiseksi tuotantoprosessit, ilmaista erimielisyyttä esimiehen tekemästä päätöksestä ja ilmaista myös näkemyksesi, jos erimielisyyksiä syntyy kollegoiden kanssa. Siksi muistiota valmisteltaessa on ennen kaikkea tärkeää, että kirjoittaja muotoilee selkeästi kantansa ja esittää sitten vakuuttavia perusteluja sen puolesta.

Muistien tyypit

• aloitteellisille;
• tiedottava;
• raportointi.

Aloite Muistio laaditaan, jonka tarkoituksena on saada vastaanottaja tekemään tietty päätös, joten muistion tekstissä todetaan tosiasiat ja esitetään konkreettisia ehdotuksia, suosituksia tai johtopäätöksiä.

Tiedot raportti laaditaan säännöllisesti ja sisältää tietoja yksityiskohdista, tuloksista tai menetelmistä työn suorittaminen s.

Raportointi raportissa kerrotaan työn valmistumisesta, vaiheesta, ohjeiden toteuttamisesta, tilauksista jne.

Riippuen vastaanottajalta raportit on jaettu:

• ulkoisille;
• sisäinen.

Ulkoinen muistio osoitettu tietyn laitoksen johtajalle, laadittu organisaation yleiselle kirjelomakkeelle, johtajan allekirjoittama ja sisältää yleensä seuraavat tiedot:

• yrityksen nimi;
• Päivämäärä;
• indeksi;
• kokoamispaikka;
• vastaanottaja;
• tekstin otsikko;
• teksti;
• johtajan allekirjoitus;
• esiintyjän sukunimi, puhelinnumero.

Ulkopuolinen muistio lähetetään emoorganisaation johtajalle (esimerkki 1).

Esimerkki 1

Ulkoinen muistio

RAPORTOINTI

10.02.2014 № 12/05-14

Lisää houkuttelemalla

työvoimaresurssit

Hyvä Andrey Vasilievich!

Koska Moskovan sivuliikkeen hallintokoneiston muodostamisvaiheessa ei ole ehdokkaita, on tarpeen houkutella työvoimaresursseja lisälähteistä 14.4.2014 mennessä. Uusien ehdokkaiden haastattelut on suoritettava 21.4.2014 mennessä.

Lisäpalveluista aiheutuvat kulut maksetaan 14.2.2014 päivätyn Palvelusopimuksen nro 04/56 kohdan 4.5 mukaisesti.

HR-osaston johtaja Semenov SISÄÄN. Semenov

Tapauksessa nro 03-13

Odintsova 10.2.2014

Sisäinen muistio lähetetään laitoksen ulkopuolelle, esimerkiksi korkeammalle organisaatiolle, joka on laadittu vakiomuotoiselle A4-paperiarkille, mutta jossa on kaikki tarvittavat tiedot, jotka sijaitsevat GOST 6.30-2003 "Yhdistetyt asiakirjajärjestelmät" mukaisesti. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjojen laatimista koskevat vaatimukset" (Esimerkki 2).

Sisäisen muistion pakollisia tietoja ovat:

• rakenneyksikön nimi;
• asiakirjatyypin nimi (RAPORTTI);
• päivämäärä;
• rekisteröinti (lähtevä numero);
• tekstin otsikko;
• teksti;
• merkintä sovelluksen olemassaolosta (jos sellainen on);
• määränpää;
• lähettäjän allekirjoitus (joka osoittaa aseman, nimikirjaimet, sukunimen).

Esimerkki 2

Sisäinen muistio

RAPORTOINTI

07.04.2014 № 6

Esimiehen tekemästä poissaolosta

myyntiosasto

Haluan kiinnittää huomionne, että tänään 7.4.2014 myyntipäällikkö Valentina Ivanovna Petrova oli poissa työpaikaltaan koko työpäivän klo 10.00-18.30.

V.I. Petrovan poissaolon syyn pätevyyden vahvistavia tietoja tai asiakirjoja ei toimitettu.

Rikkomuksen yhteydessä ehdotan V.I. Petrovan erottamista. poissaolojen vuoksi.

Myyntiosaston päällikkö Ignatiev O.A. Ignatiev

Tapauksessa nro 02-10

Sidorova 7.4.2014

Raportin tietojen rekisteröinti

Muistiota laadittaessa käytetään sekä kulma- (esimerkki 3) että pituussuuntaista otsikkoosan yksityiskohtien järjestelyä (esimerkki 4).

Esimerkki 3

Yksityiskohtien kulmikas sijainti muistiossa

Nimi

rakenneyksikkö Kohde

RAPORTOINTI

______________ № ________

Otsikko

Esimerkki 4

Yksityiskohtien pituussuuntainen järjestely raportissa

Rakenneyksikön nimi

RAPORTOINTI

_____________ № _________

Otsikko

Asiakirjan tyypin nimi kirjoitettu isoilla kirjaimilla (RAPORTTI HUOMAUTUS) ja se voidaan sijoittaa keskelle tai vasemman marginaalin reunalta.

Päivämäärä Ja määrä muistiot on kirjoitettu yhdelle riville. Päivämäärä on kirjoitettu arabialaisilla numeroilla ( 21.04.2014 ) tai aakkosnumeerinen menetelmä ( 21. huhtikuuta 2014.).

Huomautus

Ulkoisen muistion päivämäärä on sen hyväksymis- ja vastaanottajalle lähettämispäivä, sisäisen muistion päivämäärä - valmistelu- ja allekirjoituspäivä.

Rekisterinumero sisäiseen muistioon se merkitään joko laatimispaikalla tai vastaanottopaikalla - riippuen organisaatiossa toimivasta asiakirjojen rekisteröintijärjestelmästä.

Jos raportti on tarkastettava asianomaisten tahojen kanssa, se on merkitty viisumin hyväksyntä ja päätöksenteon jälkeen - resoluutio johtaja.

Päätöslauselman hyväksyminen on mietinnön käsittelyn viimeinen vaihe.

Huomautus

Sisäisen muistion tarkistaneen johtajan päätös on perusta toimenpiteille, asiakirjojen myöntämiselle tai tapahtumien järjestämiselle.

Otsikko tekstiin paljastaa lyhyesti asiakirjan sisällön. Se on muotoiltu mukaan yleiset säännöt asiakirjojen otsikoiden kirjoittaminen: prepositiolla o/o ja verbaalinen substantiivi prepositiotapauksessa, esimerkiksi Tietoja poissaoloista Lazarenko O.O.

Teksti muistio koostuu kahdesta tai kolmesta semanttisesta osasta:

• ensimmäisessä - toteamallaosat- ilmoittaa syyt, tosiasiat tai tapahtumat, jotka ovat olleet sen kirjoittamisen syynä;
• toisessa - analysoiva osa- sisältää analyysin nykytilanteesta ja tarjoaa mahdollisia vaihtoehtoja ratkaisut;
• kolmannessa - yhteenveto osa- sisältää päätelmiä ja ehdotuksia konkreettisista toimenpiteistä, jotka on laatijan mielestä toteutettava.

Raportin toinen osa saattaa puuttua. Tässä tapauksessa muistion teksti sisältää laatijan perustelut, päätelmät ja ehdotukset.

Jos muistiossa on liite, merkkaa noinsovellus tehdään ennen allekirjoittamista.

Huomautus, joka ilmaisee huomautuksen tekstissä nimetyn sovelluksen olemassaolon, on muotoiltu seuraavasti:

Käyttö: 3 l. 1 kappaleessa.

Jos huomautuksessa on liite, jota ei ole nimetty tekstissä, ilmoita sen nimi, arkkien ja kopioiden lukumäärä.

Liite: Aluelainausosaston määräykset 5 sivulle. 1 kappaleessa.

Sisäinen muistio merkki laatija (jos se esitetään yksikön johtajalle) ja yksikön johtaja (jos se esitetään organisaation johtajalle); ulkoinen muistio merkkejä Järjestön päällikkö.

Huomautus

Jos muistio on laadittu kahdelle tai useammalle sivulle, toinen ja sitä seuraavat sivut on numeroitava. Sarjanumerot kirjoitetaan arabialaisin numeroin sivun yläreunan oikealle puolelle.

HUOLTOHUOMAUTUS

Huoltomuistio on eräänlainen raportti. Tämä on kirjallinen tiedotusviesti, jota käytetään laajasti nykyaikaisten eri tasojen sekä organisaatio- ja oikeudellisten muotojen johtamisrakenteiden käytännössä. Office-muistiot tarjoavat suoran viestinnän hallintaobjektien välillä vaakatasolla.

Muuten

Virallinen muistio on asiakirja, jolla ei ole virallista asemaa. Sitä ei ole määrätty OKUD:ssa.

Muistiot valmistellaan monenlaisiin tilanteisiin. Tämän asiakirjan tyypillisiä tavoitteita ovat mm:

• informaatio pyyntö;
• ohjeiden antaminen;
• toisen viestin liittäminen (saatelehti);
• ilmoitukset (ilmoitukset).

Muistion teksti sisältää tietoja sen laatimisen syistä ehdotuksen, pyynnön, hakemuksen muodossa. Tämä voi olla tietoa henkilöstön liikkeistä, kokouksista, muutoksista yrityskulttuuri yritykset jne. Palveluilmoitukset laaditaan tavalliselle A4-arkille.

Muistion allekirjoittaa asiantuntija tai osastopäällikkö. Muistion päivämäärä on sen laatimis- ja allekirjoituspäivä.

Lainsäädäntö ei aseta tiukkoja vaatimuksia virallisten muistioiden laatimiselle ja toimeenpanolle, joten niiden toteuttamismenettely tulisi organisaation erityispiirteet huomioon ottaen vahvistaa paikallisessa säädöksessä, esimerkiksi viraston ohjeissa. tehdä työtä. Muistion muodon tulee palvella sisäisten viestintäprosessien yksinkertaistamista ja nopeuttamista.

Esimerkki muistion suunnittelusta on esitetty esimerkissä 5 .

Esimerkki 5

Huoltomuistio

Lauantaina 19.4.2014 klo 9.00-16.00 Sever LLC:n HR-osasto suorittaa hälytysjärjestelmän asennustyöt.

Pyydän teitä sallimaan pääsyn töiden suorittamiseen seuraaville Energoset-yhtiön työntekijöille:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Hallintotoiminnan johtaja Sviridov N.N. Sviridov

Tapauksessa nro 02-14

Ilyina 16.4.2014

SELITYKIRJA

Selityskirje- Tämä on organisaation työntekijän laatima sisäinen asiakirja, joka selittää minkä tahansa toiminnan, tosiasian, tapauksen, tapahtuman syyt ja jonka on esittänyt ylemmälle virkamiehelle.

Art. 193 Työlaki Venäjän federaatio ennen käyttöä kurinpidollinen toimi työnantajan on vaadittava työntekijältä kirjallinen selvitys. Työntekijä ilmoittaa kurinpitorikoksen syyt ja olosuhteet perusteluissa. Selvityksen perusteella johtaja tekee päätöksen kurinpitoseuraamuksen soveltamisesta työntekijään. Lisäksi tämä asiakirja on yksi työnantajan perusteista arvioida tehdyn rikoksen vakavuutta ja olosuhteita, joissa se on tehty.

OKUD OK 011-93:ssa tämä asiakirja mainitaan vain kerran - selittävä huomautus työkuririkkomuksesta (koodi 0286091), joka kuuluu luokkaan 0286000 "Kurinpitoseuraamusten rekisteröintiasiakirjat".

Selittävien huomautusten tyypit ja niiden ominaisuudet

• laadittu selittämään suoritetun työn yksittäisiä määräyksiä (projekti, raportti, kehitys);
• laaditaan tavanomaisten tilanteiden, kurinpitorikkomusten, väärinkäytösten jne.

Työntekijä kirjoittaa selityksen käsin yhtenä kappaleena tavalliselle A4-paperille ja osoittaa sen pyytäneelle henkilölle. Se voidaan kirjoittaa myös tietokoneella organisaation hyväksymällä kaavamaisella lomakkeella. Selittävän huomautuksen muotoa ja suoritustapaa (käsin tai tietokoneella) ei ole laillisesti vahvistettu.

Selityksen voi laatia rakenneyksikkö tai tietty virkamies.

Huomautus todisteena

Työnantaja suojelee itseään työntekijän lainvastaiselta toiminnalta työkiistan aikana vaatimalla työntekijältä käsin kirjoitetun selvityksen. Se estää alkuperäisen asiakirjan korvaamisen.

Jos yritys käyttää mallilomakkeita, voit tehdä tekstin loppuun huomautuksen:Selitys on koottu henkilökohtaisesti henkilökohtaisen tietokoneen avulla. Päivämäärä. Allekirjoitus.

Raportin yksittäisten tietojen rekisteröinti

Tietojen ja viiteasiakirjojen yhtenäistämiseksi on laadittava ja toteutettava selittävä huomautus GOST 6.30-2003 vaatimusten mukaisesti.

Päivämäärä selittävä huomautus on sen laatimispäivämäärä.

Teksti selittävän huomautuksen tulee sisältää:

Kuvaus tosiseikoista, jotka olivat syynä sen kirjoittamiseen;

Argumentteja, jotka selittävät nykytilanteen.

Muistiinpanon tekstin tulee olla vakuuttava ja sisältää kiistattomia todisteita.

Rekisteröinnin yhteydessä allekirjoituksia asema, henkilökohtainen allekirjoitus, nimikirjaimet ja sukunimi ilmoitetaan.

Kuten sovellukset Voidaan toimittaa asiakirjoja, jotka oikeuttavat asiakirjan laatijan toiminnan ja vahvistavat tietyt olosuhteet.

Tekstin rakenteeltaan selittävä huomautus eroaa raportista siinä, että se ei sisällä johtopäätöksiä ja ehdotuksia (esimerkki 6).

Huomautus

Jos yhtiö on kehittänyt ja hyväksynyt eri tilanteissa käytettävät vakiolomakkeet selostusasiakirjoista, se ei tarkoita, että työntekijöiden on laadittava muistiinpanot hyväksyttyjen lomakkeiden mukaisesti. Myös asiakirja, jota ei ole laadittu lomakkeen mukaisesti, voi olla pätevä.

Esimerkki 6

Selityskirje

Käytä kurinpitotoimia
nuhteen muodossa Alexandrova I.I.

Tee tilaus HR-osastolle.
Smolkin 17.04.2014

LLC "SV" johtajalle

A.V. Smolkin

SELITYKIRJA

14.04.2014 № 14

Työstä poissaolosta

Minä, Alexandrova Irina Igorevna, kirjanpitäjä, olin poissa työpaikalta 14.4.2013 klo 9.00-15.30 henkilökohtaisten olosuhteiden vuoksi.

Minulla ei ole todisteita.

Kirjanpitäjä Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REKISTERÖINTIRAPORTIT, VIRALLISET, SELITTÄVÄT HUOMAUTUKSET

Yksi organisaation arkistointipalvelun tehtävistä on varmistaa siirrettyjen asiakirjojen välittämiseen urakoitsijalle tarvittavien tietojen nopea haku. Näiden tietojen löytämisen helpottamiseksi käytetään erilaisia ​​ilmoittautumislomakkeita.

Viralliset raportit, liitetiedot toiminnallisen tarkoituksensa mukaisesti ne ovat tietyn tiedon kantajia. Koska huomautuksessa mainittu asia vaatii kirjallisen päätöksen organisaation johtajan tai muun valtuutetun päätöksen muodossa virallinen, asiakirjat on rekisteröitävä.

Muistutetaan, että asiakirjojen rekisteröintiä on kolme: aikakauslehti, kortti ja automaattinen. Organisaatiolla on oikeus valita tehokkain ja sopivin rekisteröintitapa.

▪ Lehden rekisteröintilomake - yleisin, mutta ei aina kätevä, koska kaikkien siinä olevien asiakirjojen rekisteröinti menee osoitteeseen aikajärjestyksessä, ja tiettyä asiakirjaa etsiessään asiantuntijan on luettava kaikki lehden sivut. Tiedonhakua vaikeuttaa myös se, että aloiteasiakirja voidaan rekisteröidä esimerkiksi yhteen lehtiin ja siihen vastaus toiseen. Pakollisia rekisteröintilomakkeita (lehtiä) ei ole laissa säädetty. Suositeltu lokikirjan muoto on esitetty esimerkissä 7.

Esimerkki 7

Fragmentti raporttien ja selittävien huomautusten lokista

▪ Kortin rekisteröintilomake Verrattuna aikakauslehtiversioon se on kätevämpi ja mukautuvampi. Luokittelijassa haettaessa luodut asiakirjojen rekisteröinti- ja ohjauskortit mahdollistavat dokumenttien hakuprosessin optimoinnin ja rekisteröintiprosessin lyhentämisen. Korttirekisteröinnin ilmeinen etu on, että useat työntekijät voivat käsitellä rekisteröintiä samanaikaisesti;

▪ Automaattinen (sähköinen) rekisteröintilomake sisältää erityisten käytön ohjelmisto. Asiakirjaa koskevat tiedot syötetään tietokantaan tallennettuun sähköiseen rekisteröinti- ja valvontakorttiin. Rekisteröinnin yhteydessä voidaan tulostaa rekisteröinti- ja tarkistuskortti.

Tyypillisesti raporteissa ja selityksissä on monimutkainen rekisteröintiindeksi, joka on muotoiltu samalla tavalla kuin lähtevän asiakirjan hakemisto. Rekisteröintinumero koostuu tapausnimikkeistön mukaisesta asiahakemistosta (mukaan lukien rakenneyksikön hakemisto ja tämän yksikön tapausnimikkeistön mukainen tapausnumero) sekä asiakirjan kalenterivuoden järjestysnumerosta.

Huomautus

Asiakirjojen rekisteröintiä ja kirjanpitoa organisaatiossa koskevat kysymykset tulee näkyä toimistotyön ohjeissa. Ohjeissa tulee olla:

1) luettelo rekisteröimättömistä asiakirjoista.

2) luettelo rekisteröidyistä asiakirjaryhmistä, ja kustakin ryhmästä on ilmoitettava:

Rekisteröintipaikka;

Rekisteröinnin aika ja menettely;

Rekisteröintinumeron luomista koskeva sääntö;

Lomake, jolla rekisteröinti tehdään;

Luettelo lomakkeeseen syötetyistä tiedoista, niiden täyttämistä koskevat säännöt;

Säännöt asiakirjojen liikkumisen kirjaamiseksi rekisteröinnin jälkeen;

Rekisteröinnin periaate (kerta- tai toistuva rekisteröinti siirrettäessä asiakirja toiselle osastolle);

3) menettely asiakirjan vastaanottamiseksi uudelleen organisaatiolle (saapuville asiakirjoille).

Raporttien, virallisten ja selittävien huomautusten säilytysajat

Säilytysajat vahvistetaan Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 päivätyllä määräyksellä nro 558 hyväksytyssä luettelossa valtion elinten, paikallisten hallitusten ja organisaatioiden toiminnan aikana syntyneistä vakiohallinta-arkistoasiakirjoista, jotka osoittavat säilytysajat. Määritellyn Listan mukaan raporttien säilytysajat voivat olla 1 vuosi, 3 vuotta, 5 vuotta, 75 vuotta, pysyvä. Selittävät huomautukset tulee säilyttää pysyvästi.

Meidän neuvomme

Muistiinpanoja valmisteltaessa on noudatettava yhtenäistä tyyliä, ja asiakirjojen päätekstin on oltava sääntöjen mukainen liikeetiikka ja vahvistetut vaatimukset asiakirjojen laatimiselle. Epämiellyttävän vaikutelman jättävät huolimattomasti kootut ja toteutetut asiakirjat, joissa on kielioppivirheitä. Älä kiirehdi lähettämään asiakirjaa vastaanottajalle, vaan tarkista se huolellisesti ja korjaa mahdolliset kielioppi- tai kirjoitusvirheet.

Säännöt raporttien, virallisten ja selvitysten laatimisesta

Ensi silmäyksellä ei ole erityisiä eroja raportin, virkamiehen ja selittävän huomautuksen välillä. Itse asiassa nämä paperit ovat tarkoitukseltaan samanlaisia ​​- ne ovat kaikki luonteeltaan informatiivisia. Olemme kuitenkin tekemisissä erilaisten kanssa asiakirjatyypit, jotka eroavat sekä sisällöltään että vastaanottajilta. Katsotaanpa, kuinka jokainen niistä suunnitellaan oikein.
Ensinnäkin muistutetaan, että kun laadit tietoja ja viiteasiakirjoja, oli se sitten muistiinpano, pöytäkirja, asiakirja tai todistus, sinun on noudatettava vaatimuksia
GOST R 6.30-2003 "Yhdistetyt dokumentointijärjestelmät. Organisaation ja hallinnollisen dokumentoinnin yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjojen valmistelua koskevat vaatimukset"*.
Raporttien, virallisten ja selittävien huomautusten laatimiselle on olemassa yleiset säännöt. Jokaisessa näistä asiakirjoista on oltava:
- maininta tekijästä (organisaatio, rakenneyksikkö tai virkamies, jolta huomautus on peräisin);
- vastaanottajan nimi (jolle asiakirja lähetetään);
- asiakirjatyypin nimi (esimerkiksi Muistio, "Office Memo");
- kokoamispäivämäärä;
- rekisterinumero;
- tekstin otsikko (esimerkiksi "Työkurin rikkomisesta", "Työkirjojen hankkimisesta");
- teksti;
- kääntäjän allekirjoitus (ilmaisee paikan).
Muista, että asiakirjojen tietojen oikea ilmoittaminen vaikuttaa suoraan niiden oikeudelliseen voimaan ja varmistaa niiden kiistattomuuden ja virallisuuden.
Ilmoitamme tilanteesta
Muistio- tämä on organisaation (tämän tai korkeamman) johtajalle tai rakenneyksikön johtajalle osoitettu asiakirja. Muistiossa esitetään yksityiskohtaisesti kaikki tekijän päätelmiin ja ehdotuksiin liittyvät ongelmat, ja sen tarkoituksena on saada johto tekemään tietty päätös. Jos muistiot kertovat vastaanottajalle työn edistymisestä, ne voidaan laatia säännöllisesti.
Organisaation johtajalle osoitetut muistiot ovat sisäisiä asiakirjoja ja ne voidaan laatia yksinkertaiselle A4-paperille. Korkeammalle viranomaiselle lähetettävät paperit ovat ulkopuolisia asiakirjoja ja ne on laadittava organisaation kirjelomakkeelle.
Muistiinpanon teksti koostuu kahdesta tai kolmesta semanttisesta osasta. Ensimmäisessä osassa - toteamisosassa - esitetään syyt, tosiasiat ja tapahtumat, jotka olivat syynä sen kirjoittamiseen. Toinen osa - analysointi - sisältää analyysin nykytilanteesta ja mahdollisista ratkaisuista siihen. Kolmas osa - yhteenveto - sisältää johtopäätöksiä ja ehdotuksia konkreettisista toimenpiteistä, jotka kääntäjän mielestä on toteutettava. Muistiossa ei saa olla toista osaa, vaan asiakirja koostuu vain tilanteen kuvauksesta, muistion kirjoittajan johtopäätöksistä ja ehdotuksista.
Tiedotamme horisontaalisesti
Huoltomuistio työntekijän tai yksikön johtajan laatima toisen yksikön johtajalle tai asiantuntijalle osoitettu. Siten se varmistaa ohjausobjektien horisontaalisen viestinnän. Nämä muistiinpanot kuvastavat useimmiten logistiikkaa, taloudellista, informaatiotukea jne. Esimerkiksi kirjanpitoosastolla tulostin meni rikki. Pääkirjanpitäjä voi ilmoittaa tästä järjestelmätuen johtajalle muistiossa ja pyytää häntä korjaamaan laitteen. Muistio laaditaan samalla tavalla kuin raportti.
Syiden selittäminen
Selityskirje- Tämä on asiakirja, joka selittää minkä tahansa toiminnan, tosiasian tai tapahtuman syyt. Sen voi laatia kuka tahansa organisaation työntekijä, joka on osoitettu esimiehelleen. Periaatteessa selittävät huomautukset kirjoitetaan kurinpitorikoksen tekemisestä, ja tällaisen huomautuksen läsnäolo on välttämätön edellytys kurinpitoseuraamusten määräämiselle työntekijälle (Venäjän federaation työlain 193 artikla). Työntekijä kirjoittaa selittävän huomautuksen useimmiten käsin ja vapaassa muodossa, mutta organisaatiot käyttävät usein erityisiä lomakkeita.
Suosittelemme, että henkilöstöpäälliköllä on aina useita eri muistiinpanojen näytteitä käsillä tai laaditaan niille vakiolomakkeet. Tiedonvaihtoa organisaatiossahan tapahtuu jatkuvasti, ja työntekijät kääntyvät usein HR-osaston puoleen saadakseen apua tämän tai toisen asiakirjan laatimisessa. Organisaation henkilöstökirjanpidon ohjeissa voit asettaa muistiinpanojen vaatimukset, kuvata niiden tarpeelliset tiedot ja antaa näytteitä.
Käytännössä herää usein kysymys, onko organisaation sisällä tarpeellista rekisteröidä virallisia, muistioita ja selostuksia. Mielestämme, jos muistiinpanossa mainittu asia vaatii kirjallista päätöstä esimiespäätöksen muodossa, nämä asiakirjat on rekisteröitävä, koska ne vaativat toteutusta ja viitekäyttöä. Jos ongelma voidaan ratkaista suullisesti, tällaista huomautusta ei tarvitse rekisteröidä.

Työkalukauppa
OJSC "Spektr" pääjohtaja
A.A. Gushchina

RAPORTOINTI
15. marraskuuta 2009 N 13/3
Epäasianmukaisesta toteutuksesta
työvelvollisuudet Nekhaev N.A.

29. lokakuuta 2009 päivätyn määräyksen nro 12k mukaan Nekhaev N.A. palkattiin töihin työkalupajaan neljännen luokan sorvaajaksi kolmen kuukauden esikoeajalla.
Nekhaev N.A. hoitaa työtehtävänsä virheellisesti. Joten 1. marraskuuta 2009 hänelle uskottiin osien nro k5/3222 valmistus. Suorittaessaan työtä Nekhaev N.A. salli 15 tuotteen olevan viallisia. Vian korjaaminen uskottiin sorvaaja E.L. Grishinille.
Luulen, että kääntäjä N.A. Nekhaev on tarpeen antaa varoitus Venäjän federaation työlain 192-193 artiklan mukaisesti. Liitän tähän muistioon määräysluonnoksen kurinpitorangaistuksen (varoituksen) määräämisestä. Lisäksi uskon, että Nekhaev N.A. viallisiksi osoittautuneiden tuotteiden kustannukset on vähennettävä.
Työnjohtaja allekirjoitus G.I. Malakhov

Kosmetiikkaosasto
OJSC "Sigma" pääjohtaja
P.Yu. Koltsov

RAPORTOINTI

12. marraskuuta 2009 N 123
Osaston työntekijän lähettämisestä Moskovaan
kosmetiikkatehdas "Svoboda"
Yhtiömme myymän tavaravalikoiman laajentamisen ja mainoskampanjasuunnitelman vuodelle 2005 laatimisen yhteydessä pyydän teitä lähettämään kosmetiikkaosaston vanhempi asiantuntija Mikhailova E.Yu. Moskovan kosmetiikkatehtaalle "Svoboda" tutustuakseen uusiin kosmeettisten tuotteiden kehitykseen sekä sopiakseen sopimussuhteiden kehittämisestä tämän organisaation kanssa.
Osaston johtaja allekirjoitus K.O. Simonov

Henkilöstöosasto
ACh:n apulaisjohtaja
E.O. Fedina

HUOLTOHUOMAUTUS

19. marraskuuta 2009 N 21
HR-osaston korjaustöistä
Toiselle lomalle lähtöni ja alkaneiden remonttien vuoksi pyydän teitä toteuttamaan seuraavat teokset HR-osaston korjauksiin:
1. Maalaa ikkunoiden karmit ja ikkunalaudat.
2. Maalaa katto.
3. Liitä taustakuva.
HR-osaston johtaja allekirjoitus A.I. Mikheeva

Myyntiosasto
JSC "Alt" pääjohtaja
M.Yu. Mirotvortsev

SELITYKIRJA

25. marraskuuta 2009 N 2/12
Työstä poissaolosta
12. marraskuuta 2009 olin poissa työpaikaltani klo 14.00-16.00 johtuen tarpeesta käydä vaimoni luona sairaalassa.
Koska myyntiosaston johtaja Svetikov N.N. En ollut paikalla klo 14.00, en voinut ilmoittaa hänelle poissaolon syytä ja kysyin asiasta sihteeri Marishina A.O.:lta. Uskon, että en ole rikkonut sisäisiä työmääräyksiä, koska olin poissa töistä hyvästä syystä ja lyhyen aikaa.
Huolitsija allekirjoitus I.I. Eliseev

osasto arvokkaita papereita
Ensimmäinen apulaiskenraali
Real Bankin johtaja E.G. Krupnov

SELITYKIRJA

8. marraskuuta 2009 N 54
Tietoja tiivistelmäraportin myöhästymisestä
Mitä tulee siihen, etten toimittanut ajoissa arvopaperiosaston konsolidoitua kertomusta lokakuulta 2009, selitän seuraavaa. Minun piti lähettää tämä raportti 29. lokakuuta 2009, mutta lähetin sen itse asiassa 3. marraskuuta 2009 faksimodeemilaitteen sijaintipaikan puhelinlinjan vaurioitumisen ja korjauksen vuoksi sekä Oktyabrskyn sivuliikkeen tietojen puutteen vuoksi. pankista.
Arvopaperiosaston johtaja allekirjoitus K.O. Tšernyšev

─────────────────────────────────────────────────────────────────────────
* Hyväksytty Venäjän valtion standardin 3. maaliskuuta 2003 antamalla päätöslauselmalla N 65-Art.

Muistio on yksi kirjallisen viestinnän muodoista yrityksissä. Tämä työkalu liikekirjeenvaihto Se on erityisen suosittu yrityksissä, joissa on monia eri tasoisia osastoja ja kaikkea on melko vaikea hallita. Mutta jopa pienissä yrityksissä ihmiset ovat usein kiinnostuneita siitä, kuinka kirjoittaa muistio oikein. Tällaisen raportin näyte voi olla erilainen riippuen siitä, mihin tarkoitukseen se on laadittu.

Raporttien laatimisen syyt ja tarkoitukset

Kuka tahansa työntekijä voi kirjoittaa muistion. Yleensä on aina kaksi osaa. Ensimmäisessä johdolle ilmoitetaan kaikista tosiseikoista tai tapahtumista ja toisessa pyynnöt, ehdotukset ja muut pyynnöt työntekijältä esimiehelle kollegalle.

Kahvasta kannattaa pitää kiinni, jos:

• on tehty rikkomuksia, jotka aiheuttivat odottamattomia toimia tai jotka voivat johtaa niihin;
• johdon väliintulo on tarpeen, esimerkiksi ei ole tarpeeksi materiaalisia ja teknisiä resursseja projektin loppuun saattamiseen;
• yksi työntekijöistä ei ilmestynyt töihin tai ilmestyi huumeiden/myrkyllisten/alkoholin vaikutuksen alaisena;
• ehdotettiin tiettyjen työntekijöiden palkitsemista erinomaisista tuloksista tai muista saavutuksista;
• on tarpeen lähettää joku työmatkalle;
• työntekijä on kutsuttava takaisin lomalta tai lailliselta vapaapäivältä;
• mikä tahansa muu tilanne, jossa ei voida tehdä päätöstä ilman johtajaa.

Kuinka kirjoittaa muistio (esimerkki GOSTin mukaan)

Yrityksillä on mahdollisuus esitellä erilaisia useita muotoja kirjallinen ilmoitus kaikista organisatorisista ja taloudellisista tapahtumista tai ongelmista, jotka edellyttävät ylimmän johdon puuttumista asiaan. Mutta tällaisille ilmoituksille ei ole yhtenäisiä lomakkeita.

Mitä tulee palveluraporttiin, tämä on eräänlainen raportti. Sellaisenaan tämän asiakirjan muotoa ei myöskään ole hyväksytty, mutta sen on täytettävä GOST 6.30-2003 "Yhdistetyt asiakirjajärjestelmät". Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjojen laatimista koskevat vaatimukset." Eli sen tulee sisältää seuraavat tiedot:

• organisaation tai rakenneyksikön nimi sekä maininta henkilöstä, jolle valitus on lähetetty;
• asiakirjan nimi;
• teksti - mitä tarkalleen on ilmoitettava johdolle;
• päivämäärä, allekirjoitus ja välttämättä raportin laatijan asema.

Olemme määrittäneet pakolliset vaatimukset, nyt katsotaan kuinka muistio kirjoitetaan.

Esimerkki 1

Tällaista asiakirjan yksityiskohtien järjestelyä kutsutaan kulmikkaaksi. Mutta ne voidaan sijoittaa arkille muillakin tavoilla.

Esimerkki 2

Kuvassa on yksityiskohtien pituussuuntainen sijoitus. Ja molemmat vaihtoehdot ovat oikein.

Mutta vaikka yritykselläsi on tapana laatia asiakirjat täysin eri tavalla, älä huoli, tämä on myös oikein, koska virkamiehet eivät ole säätäneet pakollista lomaketta.

Esimerkki 3

Palvelumuistio - kirjoitusesimerkki

Otsikon kirjoittaminen ei ole melkein koskaan vaikeaa kenellekään. On tarpeen selventää, kenen osoitteeseen asiakirja lähetetään, hänen asemansa ja sukunimensä, nimikirjaimet (koko etu- ja keskinimi ovat mahdollisia). Lisäksi meidän on ilmoitettava lähettäjä, ja jos työntekijäryhmä hakee, heidän asemansa ja koko nimensä on ilmoitettava.

Mitä seuraavaksi? Mistä muistio alkaa? "Haluan kiinnittää huomionne..." on kätevin ja yleisin vaihtoehto. Tämä on kätevä työntekijälle, koska hän voi välittömästi siirtyä viestinsä aiheeseen, ja johtajalle - se vähentää kirjeen tutkimiseen käytettyä aikaa.

Itse tekstin tulee olla lyhyt, ytimekäs, ja siinä on oltava pakollinen luettelo tietyistä päivämäärästä, kellonajasta, olosuhteista ja tiedoista. Näin esimiesten on helpompi ottaa huomioon, tarkistaa ja vastata alaisen vetoomukseen.

Asiakirja on allekirjoitettava, laadittava päivämäärä, jos liitteitä on, ilmoitettava niiden läsnäolo ja lueteltava ne.

On vielä lisättävä, että kaikki asiakirjat on laadittava tavalliselle A4-arkille. Jos raportin teksti on suuri eikä mahdu yhdelle arkille, on käytettävä toista. Takapuolelle kirjoittamista ei suositella, vaikka se on hyväksyttävää. Jos arkkeja on useampi kuin yksi, kaikki muut on numeroitava. Lisäksi on suositeltavaa nitoa kaikki arkit niin, että ne muodostavat yhteisen asiakirjan.

Sähköiset raportit. Se tapahtuu?

Sähköiseen asiakirjahallintaan siirtyvien yritysten määrä kasvaa jatkuvasti. Siksi on tarpeen sanoa muutama sana sähköisistä raporteista. Tietenkin niitä voi olla ja on jo olemassa, ja niiden suunnittelun säännöt ovat käytännössä samat. Elleivät käyttäjät määritä vastaanottajaa ja lähettäjää, koska viestien lähetysohjelmat tekevät tämän automaattisesti.

Tässä on tärkeää muistaa, että yrityksen sisäisen yrityskirjeen asiakirjat on jotenkin erotettava yleisestä kirjekasasta, jotta on selvää, missä on henkilökohtainen ja missä virallinen materiaali. On jo olemassa erityisiä ohjelmia, joiden avulla voit automaattisesti lähettää, rekisteröityä lokikirjaan, lähettää vastauksia ja ratkaisuja raportteihin. Tällöin kaikki sähköiset asiakirjat kiinnitetään sekä lähettäjän että vastaanottajan sähköisellä allekirjoituksella päätöksenteon jälkeen.

Jos yhteinen järjestelmä ei, valituksen voi kirjoittaa yrityksen sähköpostiin, jonka sihteeri yleensä tarkistaa. Hänen on toimitettava kirje edelleen lopulliselle vastaanottajalle. Toimituksen varmistamiseksi sinun on asetettava kuitti-ilmoitukset lähetyksen yhteydessä.