Archiviste de profession (archiviste). Description de poste d'un archiviste (archiviste), responsabilités professionnelles d'un archiviste, exemple de description de poste d'un archiviste

La description de poste d'un archiviste régit les relations de travail. Le document définit les règles de subordination d'un salarié, la procédure d'occupation et de libération d'un poste, les exigences d'expérience, de formation, responsabilités fonctionnelles, droits, types de responsabilité.

Utilisez le modèle ci-dessous lors du développement Description de l'emploi archiviste d'entreprise.

Exemple de description de poste type pour un archiviste

JE. Dispositions générales

1. L'archiviste appartient à la catégorie des « interprètes techniques ».

2. La nomination ou la révocation d'un archiviste s'effectue par arrêté directeur général entreprises sur recommandation du responsable des archives.

3. Une personne ayant au moins une formation secondaire spécialisée et au moins un an d'expérience dans un travail similaire est nommée au poste d'archiviste.

4. L'archiviste rend compte directement au responsable des archives.

5. Pendant l'absence de l'archiviste, sa responsabilité, ses devoirs fonctionnels et ses droits sont transférés à quelqu'un d'autre. officiel nommé conformément à la procédure établie.

6. L'archiviste doit savoir :

les règles de réception, de stockage, de traitement, de transfert des documents aux archives ;
célibataire système d'état Bureau de travail;
instructions, règlements, autres documents d'orientation sur la gestion des archives dans l'entreprise ;
les règles d'enregistrement des fichiers, leur préparation à l'utilisation et au stockage ;
la procédure d'élaboration des descriptions des documents de stockage permanent et temporaire ;
règles d'établissement des actes de destruction de documents ;
structure organisationnelle de l'entreprise;
les normes de comptabilité et de reporting ;
règles de gestion des moyens de communication ;
principes de base de l'organisation du travail;
règlement intérieur du travail;
normes communication d'entreprise, éthique;
législation du travail de la Fédération de Russie;
normes de sécurité du travail, règles de protection incendie.

7. L'archiviste est guidé dans ses activités par :

cette description de poste ;
Charte, règlement intérieur du travail, autres actes directeurs de l'entreprise ;
actes législatifs de la Fédération de Russie ;
ordres, instructions de la direction.

II. Responsabilités professionnelles d'un archiviste

L'archiviste effectue les tâches suivantes responsabilités professionnelles:

1. Crée un système de référence de documents.

2. Sélectionne, organise, complète, utilise et assure la sécurité des documents.

3. Contrôle la gestion et l'exécution du travail de bureau dans les divisions structurelles de l'entreprise.

4. Prépare et envoie rapidement les documents sur les activités de l'entreprise pour le stockage public au Fonds des archives de la Fédération de Russie.

5. Enregistre et accepte pour stockage les documents des divisions structurelles de l'entreprise.

6. Favorise la sécurité des documents envoyés aux archives.

7. Chiffre les unités de stockage conformément à la législation de la Fédération de Russie.

8. Élabore une nomenclature des dossiers, vérifie l'exactitude de leur composition et de leur conception lors de leur envoi aux archives.

9. Crée un système de recherche de documents et fournit un accès rapide et pratique à ceux-ci.

10. Prépare les inventaires récapitulatifs des unités de stockage temporaires et permanentes, les actes d'envoi des documents pour le stockage public, la radiation et la destruction des documents.

11. Contrôle le respect des règles de protection incendie dans les locaux d'archives.

12. Surveille l'état des documents, la rapidité de leur restauration, le respect des conditions dans les locaux d'archives pour assurer leur intégrité et leur sécurité.

13. Participe aux travaux d'examen de la valeur pratique et scientifique des documents d'archives.

14. Publie des copies d'archives et des documents conformément aux demandes reçues.

15. Compile des certificats sur la base des informations contenues dans les documents d'archives, prépare des informations pour l'établissement de rapports sur les activités des archives.

16. Utilise des outils de comptabilité et d'automatisation des communications dans son travail.

17. Élabore des exigences et des instructions pour organiser le travail d'archives et conserver les dossiers.

18. Aide les employés de l'entreprise dans leurs recherches documents nécessaires.

19. Instruit les salariés sur les règles de préparation et de dépôt des dossiers aux archives.

III. Droits

L'archiviste a le droit :

1. Faire des propositions à la direction pour améliorer ses activités et le travail de l'entreprise.

2. Acceptez décisions indépendantes dans le cadre de leurs fonctions officielles.

3. N'exercez pas vos pouvoirs s'il existe un danger pour la santé ou la vie.

4. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle crée conditions normales exercer des fonctions officielles, conserver des documents, biens matériels.

5. Signez les documents relevant de votre compétence.

6. Représenter les intérêts de l'entreprise de la manière prescrite.

7. Informez votre supérieur immédiat des lacunes identifiées dans les activités de l'entreprise. Faites des propositions pour les éliminer.

8. Recevoir des informations sur les décisions de la direction de l'entreprise liées au travail de l'archiviste.

9. Contacter des spécialistes sur des questions qui dépassent la compétence de l'archiviste.

10. Recevez information nécessaire pour exercer leurs fonctions officielles.

11. Entrer en communication avec les employés des divisions structurelles de l'entreprise sur les questions de travail.

12. Envoyer des propositions à la direction concernant les activités de l'entreprise.

IV. Responsabilité

L'archiviste est chargé de :

1. Causer des dommages à l’entreprise, à ses employés, à ses sous-traitants ou à l’État.

2. Mauvaise exécution de ses fonctions officielles.

4. Traitement illégal des informations personnelles de l'entreprise, secrets commerciaux, divulgation de données confidentielles.

5. Qualité de la documentation de reporting.

6. Violation du règlement intérieur du travail, des normes de protection incendie, des exigences discipline du travail, précautions de sécurité.

7. Conséquences des actions et décisions indépendantes.

8. Représentation non autorisée des intérêts de l'entreprise.

9. Violation des normes d'étiquette et de communication commerciale.

10. Violation des exigences documents d'orientation entreprises.

Nous attirons votre attention sur un exemple typique de description de poste d'archiviste, échantillon 2019. Description du poste d'un archiviste devrait comprendre les sections suivantes : règlement général, responsabilités professionnelles de l'archiviste, droits de l'archiviste, responsabilité de l'archiviste.

La description de poste d'un archiviste doit refléter les points suivants :

Responsabilités professionnelles d'un archiviste

1) Responsabilités professionnelles. Effectue des travaux d'archives dans l'entreprise. Organise le stockage et assure la sécurité des documents reçus dans les archives. Reçoit et enregistre les documents reçus pour stockage des divisions structurelles qui ont été complétés par le travail de bureau. Participe à l'élaboration des listes de cas, vérifie l'exactitude de leur constitution et de leur exécution lors de leur transfert aux archives. Conformément aux règles en vigueur, il crypte les unités de stockage, systématise et place les fichiers et en conserve une trace. Prépare les inventaires récapitulatifs des unités de durées de stockage permanentes et temporaires, ainsi que les actes de transfert de documents pour le stockage public, pour la radiation et la destruction des matériaux dont les périodes de stockage sont expirées. Effectue des travaux pour créer un appareil de référence pour les documents, assure une recherche pratique et rapide de ceux-ci. Participe aux travaux d'examen de la valeur scientifique et pratique des documents d'archives. Contrôle l'état des documents, le respect des délais de leur restauration et le respect dans les locaux d'archives des conditions nécessaires pour assurer leur sécurité. Contrôle le respect des règles de protection incendie dans les locaux d'archives. Délivre des copies et des documents d'archives conformément aux demandes reçues, établit les certificats nécessaires sur la base des informations disponibles dans les documents d'archives, prépare les données pour le rapport sur le travail des archives. Accepte mesures nécessaires sur l'utilisation de moyens techniques modernes dans le travail.

L'archiviste devrait savoir

2) Dans l'exercice de ses fonctions, l'archiviste doit savoir : actes juridiques réglementaires, règlements, instructions, autres documents d'orientation et documents sur la gestion des archives dans l'entreprise ; la procédure de réception et de dépôt des documents aux archives, leur stockage et leur utilisation ; Système étatique unifié de travail de bureau ; la procédure d'établissement des descriptions des documents de stockage permanent et temporaire et des actes de destruction des documents ; la procédure d'enregistrement des fichiers et de leur préparation au stockage et à l'utilisation ; la procédure de tenue des registres et de reporting ; structure de l'entreprise; les bases de l'organisation du travail; règles de fonctionnement des équipements techniques ; les bases de la législation du travail; règlement intérieur du travail, règles et réglementations en matière de protection du travail.

Exigences de qualification pour un archiviste

3) Les exigences de qualification. Initial formation professionnelle aucune exigence d'expérience de travail ou secondaire (complet) enseignement général et une formation spéciale pour programme installé sans aucune exigence d’expérience professionnelle.

1. Dispositions générales

1. Un archiviste appartient à la catégorie des interprètes techniques.

2. Une personne qui a un enseignement professionnel primaire sans exigences d'expérience professionnelle ou un enseignement général secondaire (complet) et une formation spéciale selon un programme établi sans exigences d'expérience professionnelle est acceptée pour le poste d'archiviste.

3. L'archiviste est embauché et licencié par le directeur de l'organisme.

4. L'archiviste doit savoir :

actes juridiques réglementaires, règlements, instructions, autres documents d'orientation et documents sur la gestion des archives dans l'entreprise ;
la procédure de réception et de dépôt des documents aux archives, leur stockage et leur utilisation ;
Système étatique unifié de travail de bureau ;
la procédure d'établissement des descriptions des documents de stockage permanent et temporaire et des actes de destruction des documents ;
la procédure d'enregistrement des fichiers et de leur préparation au stockage et à l'utilisation ;
la procédure de tenue des registres et de reporting ;
structure de l'entreprise;
les bases de l'organisation du travail;
règles de fonctionnement des équipements techniques ;
les bases de la législation du travail;
règlement intérieur du travail;
règles et règlements en matière de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection contre l'incendie.

5. Dans ses activités, l'archiviste est guidé par :

législation de la Fédération de Russie,
Charte de l'organisation,
les ordres et instructions des salariés auxquels il est subordonné conformément aux présentes instructions,
cette description de poste,
Règlement intérieur du travail de l'organisation.

6. L'archiviste rapporte directement au chef du bureau

7. Pendant l'absence de l'archiviste (voyage d'affaires, vacances, maladie, etc.), ses fonctions sont exercées par une personne désignée par le directeur de l'organisme de la manière prescrite, qui acquiert les droits, devoirs correspondants et est responsable de l'accomplissement des tâches qui lui sont confiées.

2. Responsabilités professionnelles d'un archiviste

Archiviste:

1. Effectuer des travaux d'archives dans l'entreprise.

2. Organise le stockage et assure la sécurité des documents reçus dans les archives.

3. Accepte et enregistre les documents reçus pour stockage des divisions structurelles, complétés par le travail de bureau.

4. Participe à l'élaboration des listes de cas, vérifie l'exactitude de leur constitution et de leur exécution lors de leur transfert aux archives.

5. Conformément aux règles en vigueur, crypte les unités de stockage, systématise et place les fichiers et en conserve une trace.

6. Prépare des inventaires récapitulatifs des unités de durées de stockage permanentes et temporaires, ainsi que les actes de transfert de documents pour le stockage public, de radiation et de destruction des matériaux dont les périodes de stockage sont expirées.

7. Effectue des travaux pour créer un appareil de référence pour les documents, assure une recherche pratique et rapide de ceux-ci.

8. Participe aux travaux d'examen de la valeur scientifique et pratique des documents d'archives.

9. Surveille l'état des documents, le respect des délais de leur restauration et le respect dans les locaux des archives des conditions nécessaires pour assurer leur sécurité.

10. Contrôle le respect des règles de protection incendie dans les locaux des archives.

11. Délivre des copies et des documents d'archives conformément aux demandes reçues, établit les certificats nécessaires sur la base des informations disponibles dans les documents d'archives, prépare les données pour le rapport sur le travail des archives.

12. Prend les mesures nécessaires pour utiliser des moyens techniques modernes dans le travail.

13. Se conforme au règlement intérieur du travail et aux autres règlements organisations.

14. Se conforme aux règles et normes internes de protection du travail, de sécurité, d'assainissement industriel et de protection incendie.

15. Assure la propreté et l'ordre sur son lieu de travail.

16. Fonctionne dans les limites Contrat de travail ordres des salariés auxquels il est subordonné conformément aux présentes instructions.

3. Droits de l'archiviste

L'archiviste a le droit :

1. Soumettre des propositions d'amélioration du travail liées aux responsabilités prévues dans la présente instruction pour examen par le directeur de l'organisme.

2. Demander aux divisions structurelles et aux employés de l'organisation les informations nécessaires à l'exercice de ses fonctions.

3. Prendre connaissance des documents définissant ses droits et responsabilités pour son poste, les critères d'évaluation de la qualité de l'exercice des fonctions officielles.

4. Prenez connaissance des projets de décisions de la direction de l’organisation concernant ses activités.

5. Exiger de la direction de l'organisation qu'elle fournisse une assistance, notamment en garantissant les conditions organisationnelles et techniques et l'exécution des documents établis nécessaires à l'exercice des fonctions officielles.

6. Autres droits établis par la législation du travail en vigueur.

4. Responsabilité de l'archiviste

L'archiviste est responsable dans les cas suivants :

1. En cas de mauvaise exécution ou de non-accomplissement des tâches prévues dans la présente description de poste - dans les limites établies par la législation du travail de la Fédération de Russie.

2. Pour les infractions commises dans le cadre de leurs activités - dans les limites fixées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

3. Pour avoir causé des dommages matériels à l'organisation - dans les limites fixées par la législation du travail et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

Description de poste d'archiviste - exemple 2019. Responsabilités professionnelles d'un archiviste, droits d'un archiviste, responsabilités d'un archiviste.

Un présent réussi et un avenir heureux sont impossibles sans respect et sans un travail efficace sur les découvertes du passé. Non seulement les organisations multimillionnaires et les entreprises comptant des milliers d'employés, mais aussi les petites entreprises sont souvent obligées de se tourner vers des développements antérieurs, d'utiliser des informations obsolètes et archivées afin de résoudre des problèmes urgents.

Mais une quantité incroyable d'informations s'accumule jour après jour, et si vous mettez des objets au hasard sur des étagères ou en remplissez la mémoire de votre ordinateur, tôt ou tard, le moment viendra où il deviendra impossible de trouver quoi que ce soit rapidement.

Afin d'utiliser facilement la documentation d'archives sans y consacrer beaucoup de temps, les organisations invitent souvent des spécialistes à servir d'archivistes. L'archiviste peut non seulement vous dire où, mais aussi quoi chercher exactement, définir la bonne direction pour la recherche de documents ou préparer de manière indépendante les documents nécessaires.

Description du métier d'archiviste : il s'agit d'un spécialiste qui gère les archives d'un Etat ou organisation privée, qui organise les documents d'archives, en compile les descriptions et est responsable de leur sécurité.

Le mot archiviste est dérivé d'archive - un concept de langue latine, désignant un bâtiment gouvernemental. Comme toute spécialité, le métier d'archiviste présente un nombre suffisant d'avantages et d'inconvénients. Les avantages du métier incluent la composante créative du processus, la tranquillité d'esprit environnement, tranquillement, minimisant des situations stressantes, la possibilité d'acquérir des compétences, de développer qualités personnelles, améliorer les qualifications professionnelles.

Les inconvénients de la profession incluent le faible niveau salaires, la présence de contre-indications médicales, la solitude au travail, le manque de postes vacants sur le marché du travail en Russie.

Le poste d'archiviste est recherché dans diverses organisations. Par exemple, le poste d'archiviste dans un tribunal ou le poste d'archiviste dans un établissement médical ou un hôpital sont populaires.

Responsabilités d'un archiviste (archiviste)

Pour obtenir un emploi, un archiviste professionnel doit posséder un ensemble de qualités personnelles et professionnelles pour mener à bien ses tâches.

Formellement, le travail semble simple, mais l'archiviste s'engage à la fois à stocker et à interagir avec les documents. La liste des principales responsabilités comprend :

sélection, systématisation, archivage ;
traiter et recevoir la documentation dans les archives ;
génération de données de référence à partir de documents d'archives ;
transfert de documentation au référentiel d'État ;
contrôle du processus de travail de bureau dans les organisations.

Un archiviste doit être capable d'organiser le stockage des documents, d'enregistrer et de crypter les papiers et de préparer des inventaires d'articles en temps opportun. De plus, l'archiviste a des responsabilités supplémentaires :

participer à des examens;
contrôler le respect des règles la sécurité incendie;
délivrer des copies d'archives si des demandes sont reçues ; utiliser moderne moyens techniques, si nécessaire.

Exigences de l'archiviste

Le travail d'un archiviste n'est pas facile et implique une sérieuse responsabilité quant au résultat. Pour cette raison, les exigences pour le poste sont élevées. Certains peuvent les trouver trop strictes, mais cela est nécessaire pour réduire le nombre de fautes directes dues au facteur humain. Toutes les exigences de la profession peuvent être divisées en plusieurs groupes principaux.

Archiviste - exigences personnelles pour le poste :

attention;
amour de l'ordre et de la structure;
organisation et discipline;
calme;
persévérance, patience;
concentration.

Conditions de qualification pour un archiviste :

connaissance d'un système de gestion de bureau unifié ;
connaissance de la réglementation en matière d'archivage ;
connaissance des règles de rédaction des documents ;
capacité à rédiger des rapports;
connaissance des règles de fonctionnement des moyens techniques ;
capacité à recevoir, traiter, stocker et éliminer des documents.

Exigences de l'archiviste principal :

environ 5 ans d'expérience en tant qu'archiviste ;
formation professionnelle supérieure.
Exigences en matière de formation d'archiviste :
avoir terminé l'enseignement secondaire sur la base de 9 ou 11 années d'études secondaires ;
terminé le secondaire professionnel ou l'enseignement supérieur vers.

Formation d'archiviste

Vous pouvez obtenir une formation d'archiviste dans le secondaire et catégorie la plus élevée V différentes villes Russie. Les études sont considérées comme terminées après 4 ou 5 ans, selon la forme de participation aux cours choisie. Un facteur important est éducation scolaire. Vous devrez étudier plus longtemps au niveau de la 9e année.

La spécialité d'archiviste fait partie du groupe de spécialités du domaine de formation « sciences du document et archivistique ». La direction, outre les spécialités d'archiviste (archiviste), comprend des professions telles que bibliothécaire, attaché de presse, spécialiste en support documentaire direction (archiviste), historien-archiviste, muséologue, secrétaire, spécialiste RH.

Que pouvez-vous en tirer ? formation:

organisation et gestion des affaires archivistiques;
création et traitement de documents;
gestion des archives;
effectuer des examens;
Bureau de travail.

Profession archiviste - où ils enseignent :

4 universités à Ekaterinbourg ;
3 universités chacune à Krasnodar, Kazan, Oufa, Nijni Novgorod ;
2 universités chacune à Barnaoul, Mourmansk, Irkoutsk, Samara, Saratov, Oulan-Oude.

Formation d'archiviste à Moscou (exemples) :

à l'École économique russe ;
V Institut d'État Langue russe nommée d'après A.S. Pouchkine ;
au MGIMO.

Formation d'archiviste à Saint-Pétersbourg (exemples) :

à Léningradski Université d'État;
à Saint-Pétersbourg université humanitaire syndicats;
à l'Université d'État des technologies industrielles et du design de Saint-Pétersbourg.

formation collégiale d'archiviste (exemples) :

au Collège régional des arts de Moscou ;
au Collège d'automatisation et de technologie de l'information.

Archiviste historien

L'archiviste est le nom moderne de la profession d'archiviste. Ce spécialiste a à peu près les mêmes responsabilités qu'un archiviste ordinaire. Cependant, il existe une différence entre les spécialités similaires d'archiviste et d'archiviste. Pour discerner la différence, nous devons regarder l’histoire.

Le poste d'archiviste est apparu il y a plusieurs centaines d'années lors d'une des périodes les plus personnes influentes histoire du monde - Pierre le Grand. Puis, en 1720, l'empereur russe a introduit pour la première fois le poste d'archiviste, en tant que chef des archives. Dans le même temps, un employé ordinaire de cette unité était considéré comme un archiviste. Au fil du temps, ces deux concepts sont devenus synonymes, et plus tard « archiviste » a pratiquement évincé « archiviste » de la circulation.

En plus de la spécialité habituelle d'archiviste, il existe également une profession connexe « historien archiviste ». De nombreuses personnes entrant dans les établissements d'enseignement dans le domaine de la gestion documentaire et de l'archivistique s'intéressent à : qui est un archiviste historien ? Ce spécialiste constitue et stocke le fonds d'archives de la Fédération de Russie, protégeant le patrimoine culturel de l'État. L'historien conserve des documents et transmet l'expérience spirituelle du pays.

Salaire d'archiviste

Un inconvénient majeur du travail d’archiviste est le faible salaire. La rémunération dépend principalement du niveau de qualification, la durée du service spécialiste spécifique et lieu de travail. En moyenne, selon les postes vacants, en 2016, le salaire pour la profession d'archiviste était de 15 000 à 18 000 roubles.

Les chiffres les plus bas ont été enregistrés en mars 2015, lorsque dans la profession d'archiviste, le salaire atteignait à peine 15 000 roubles. À l'été 2016, les revenus des archivistes sont passés à 17 000 à 18 000 roubles et à l'automne 2016, ils sont restés à ce niveau.

Le leader en termes de nombre de postes vacants est la République du Tatarstan - 11 pour cent des nombre totalà travers la Russie. La région de Moscou occupe la deuxième place - 8 pour cent. Les régions restantes ont nettement moins d'offres pour des spécialistes de ce profil.

Le niveau de revenus des mêmes spécialistes varie selon la ville et la région. La différence peut être vue dans les exemples suivants :

salaire d'archiviste à Moscou - 30 à 33 000 roubles;
salaire d'archiviste à Perm - 20 000 roubles;
salaire d'archiviste à Krasnoïarsk - 24 000 roubles;
salaire d'archiviste à Saint-Pétersbourg - 25 000 roubles;
salaire d'archiviste à Tioumen - 18 000 roubles;
salaire d'archiviste à Irkoutsk - 18 000 roubles;
salaire d'archiviste à Krasnodar - 16 000 roubles;
salaire d'archiviste Oufa - 15 000 roubles;
salaire d'archiviste Nijni Novgorod - 17 000 roubles.

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Qu'est-ce qu'un archiviste ? Ce n’est qu’en honorant le passé que nous pourrons avoir un avenir brillant. Très souvent, plusieurs milliers d'entreprises et d'entreprises avec une somme énorme les travailleurs, ainsi que les petites entreprises, doivent souvent recourir à des développements antérieurs, utiliser des données anciennes et archivées afin de trouver une solution au problème qui s'est posé.

Mais beaucoup de données s'accumulent chaque jour, et si vous placez chaque cas sur une étagère au hasard ou si vous utilisez la mémoire virtuelle de l'ordinateur pour cela, il sera alors bientôt impossible de trouver rapidement les informations dont vous avez besoin.

Afin de ne pas perdre beaucoup de temps et d’efforts et d’utiliser des données d’archives, les entreprises font souvent appel à des professionnels pour faire office d’archivistes. Seul ce gardien des archives indiquera où et quoi chercher exactement, établira la bonne direction de la recherche des données, voire organisera lui-même les documents nécessaires.

Qu'est-ce qu'un archiviste ? Un archiviste est un expert qui gère les archives d'un particulier ou d'une entreprise étatique, systématise les documents d'archives, est responsable de leur sécurité et en dresse la description.

Le terme archiviste vient du mot « archive », et ce dernier, traduit du latin, signifie « bâtiment gouvernemental ». Comme tout métier, la spécialité d’archiviste comporte un bon nombre d’avantages et d’inconvénients.

Avantages du métier :

Aucune éducation spéciale requise

Le travail, presque entièrement mental, n'est pas physiquement difficile

Il y a une partie créative des actions dans le processus

Paix et tranquillité sur le lieu de travail

La lenteur

Réduire au minimum les situations stressantes

La probabilité d'acquérir des capacités, d'améliorer les propriétés individuelles, d'augmenter les qualifications de haute qualité.

Inconvénients du métier :

Combien gagnent les archivistes ? Les inconvénients de la spécialité comprennent les bas salaires, la présence de contre-indications médicales, la solitude sur le chantier, le manque de postes vacants sur le territoire. Fédération Russe.

Ce métier est considéré comme l'un des métiers les plus ennuyeux ;
manque d'évolution de carrière.

La spécialité d'archiviste est appréciée dans diverses institutions. Un archiviste peut être recherché dans un établissement judiciaire ou médical, ou dans une clinique.

Responsabilités et compétences d'un archiviste :

Un gardien d'archives professionnel, pour obtenir un emploi, doit avoir une liste de qualités personnelles et de professionnalisme, afin de exécution efficace Tâches. Le travail d'un archiviste peut paraître ordinaire à première vue, mais il s'engage à préserver et à interagir avec les documents. La liste des principales obligations comprend :
-Sélection, classement, conservation des archives
-Réception et traitement des documents dans les archives
-Élaboration d'informations de référence, à partir de documents d'archives
-Fournir des documents au dépôt de l'État
- Supervision de l'avancement des travaux de bureau dans les institutions
-L'archiviste doit avoir la capacité de stocker de la documentation, d'enregistrer et de crypter des documents et de préparer les éléments pour l'inventaire en temps opportun. De plus, l'archiviste a des responsabilités supplémentaires :
-Participer aux examens.
-Surveiller le respect des règles de sécurité incendie.
-Si des demandes de copies d'archives sont reçues, elles sont fournies.
-Utiliser des ressources innovantes dans leur travail, si nécessaire.
-Exigences pour un archiviste
-Le travail d'un archiviste est complexe et implique une responsabilité importante quant au résultat. Dans ces circonstances, les exigences pour ce poste sont assez élevées. Certains peuvent les trouver trop sévères, mais tout cela dans le but de réduire le nombre d’erreurs humaines directes. Toutes les conditions de la spécialité peuvent être divisées en types principaux.

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Exigences personnelles pour le poste d'archiviste :

Vigilance
-Amour de la systématisation et de la structuration
-Discipline et organisation
-Pacification
- Diligence et patience
-Concentration
-Exigences de qualification pour un archiviste :
-Connaître les concepts généraux de gestion de bureau
-Connaître la réglementation régissant la conservation des archives
-Savoir rédiger correctement un document
-Être capable de créer une fiche de reporting
-Propres instructions pour le fonctionnement des équipements techniques
-Être capable d'accepter, de traiter, de stocker et de recycler la documentation
-Exigences pour un archiviste principal :
-Avoir au moins 5 ans d'expérience en tant qu'archiviste
-Avoir un document confirmant l'obtention d'un diplôme d'un établissement professionnel supérieur
-Exigences de formation pour un archiviste :
-Recevoir un enseignement secondaire terminé après 9 ou 11 années d'école secondaire
-Recevoir une formation supérieure ou secondaire spécialisée dans votre domaine d'études

Où puis-je étudier pour devenir archiviste ? Il est possible d'obtenir un diplôme de formation en archivisme dans divers zones peuplées Fédération de Russie, dans les organisations des catégories moyennes et supérieures. La préparation d'un spécialiste s'achève après 4 à 5 ans de formation, selon la forme de formation choisie. Une condition importante est l'éducation scolaire, mais vous devez être préparé au fait qu'après avoir terminé neuf années, vous devrez poursuivre vos études.

Combien gagne un archiviste ? Le salaire d'un archiviste est l'un des inconvénients de ce métier. Cela dépend largement du degré de qualification du spécialiste, de son expérience professionnelle et de la localisation du domaine d'activité. Selon les postes ouverts, en moyenne, un archiviste peut gagner entre 15 000 et 18 000 roubles par mois ; ce sont des statistiques pour 2016. Et en mars 2015, le salaire d'un archiviste atteignait à peine 15 000 roubles.

Vous pouvez mieux connaître le métier dans la vidéo :

Description du métier d'archiviste : il s'agit d'un spécialiste, responsable des archives d'un organisme public ou privé, qui organise les documents d'archives, compile leurs descriptions et est responsable de leur sécurité.

Le mot archiviste est dérivé d’archive, un concept latin désignant un bâtiment gouvernemental. Comme toute spécialité, le métier d'archiviste présente un nombre suffisant d'avantages et d'inconvénients. Les avantages de la profession incluent la composante créative du processus, un environnement calme, la tranquillité, la minimisation des situations stressantes, la possibilité d'acquérir des compétences, de développer des qualités personnelles et d'améliorer les qualifications professionnelles.

Les inconvénients de la profession comprennent les bas salaires, la présence de contre-indications médicales, la solitude au travail et le manque de postes vacants sur le marché du travail en Russie.

Responsabilités d'un archiviste (archiviste)

Pour obtenir un emploi, un archiviste professionnel doit posséder un ensemble de qualités personnelles et professionnelles pour mener à bien ses tâches.

Formellement, le travail semble simple, mais l'archiviste s'engage à la fois à stocker et à interagir avec les documents. La liste des principales responsabilités comprend :

sélection, systématisation, archivage ;
traiter et recevoir la documentation dans les archives ;
génération de données de référence à partir de documents d'archives ;
transfert de documentation au référentiel d'État ;
contrôle du processus de travail de bureau dans les organisations.

participer à des examens;
contrôler le respect des règles de sécurité incendie ;
délivrer des copies d'archives si des demandes sont reçues ; utiliser des moyens techniques modernes dans le travail, si nécessaire.

Exigences de l'archiviste

Archiviste - exigences personnelles pour le poste :

attention;
amour de l'ordre et de la structure;
organisation et discipline;
calme;
persévérance, patience;
concentration.

Conditions de qualification pour un archiviste :

connaissance d'un système de gestion de bureau unifié ;
connaissance de la réglementation en matière d'archivage ;
connaissance des règles de rédaction des documents ;
capacité à rédiger des rapports;
connaissance des règles de fonctionnement des moyens techniques ;
capacité à recevoir, traiter, stocker et éliminer des documents.

Exigences de l'archiviste principal :

environ 5 ans d'expérience en tant qu'archiviste ;
formation professionnelle supérieure.
Exigences en matière de formation d'archiviste :
avoir terminé l'enseignement secondaire sur la base de 9 ou 11 années d'études secondaires ;
avoir complété un enseignement secondaire spécialisé ou supérieur dans le domaine.

Formation d'archiviste

Vous pouvez suivre une formation d'archiviste dans des établissements de catégorie moyenne et supérieure dans différentes villes de Russie. Les études sont considérées comme terminées après 4 ou 5 ans, selon la forme de participation aux cours choisie. Un facteur important est l’éducation scolaire. Vous devrez étudier plus longtemps au niveau de la 9e année.

La spécialité d'archiviste fait partie du groupe de spécialités du domaine de formation « sciences du document et archivistique ». La direction, en plus des spécialités d'archiviste (archiviste), comprend des professions telles que bibliothécaire, attaché de presse, spécialiste de la documentation de gestion (archiviste), historien-archiviste, muséologue, secrétaire et spécialiste des dossiers du personnel.

Ce que vous pouvez apprendre dans cette formation :

organisation et gestion des affaires archivistiques;
création et traitement de documents;
gestion des archives;
effectuer des examens;
Bureau de travail.

Profession archiviste - où ils enseignent :

4 universités à Ekaterinbourg ;
3 universités chacune à Krasnodar, Kazan, Oufa, Nijni Novgorod ;
2 universités chacune à Barnaoul, Mourmansk, Irkoutsk, Samara, Saratov, Oulan-Oude.

Formation d'archiviste à Moscou (exemples) :

à l'École économique russe ;
à l'Institut d'État de la langue russe du nom d'A.S. Pouchkine ;
au MGIMO.

Formation d'archiviste à Saint-Pétersbourg (exemples) :

à l'Université d'État de Léningrad ;
à l'Université humanitaire des syndicats de Saint-Pétersbourg ;
à l'Université d'État des technologies industrielles et du design de Saint-Pétersbourg.

formation collégiale d'archiviste (exemples) :

au Collège régional des arts de Moscou ;
au Collège d'automatisation et de technologie de l'information.

Archiviste historien

Le poste d'archiviste est apparu il y a plusieurs centaines d'années, à l'époque de l'une des personnes les plus influentes de l'histoire du monde, Pierre le Grand. Puis, en 1720, l'empereur russe a introduit pour la première fois le poste d'archiviste, en tant que chef des archives. Dans le même temps, un employé ordinaire de cette unité était considéré comme un archiviste. Au fil du temps, ces deux concepts sont devenus synonymes, et plus tard « archiviste » a pratiquement évincé « archiviste » de la circulation.

Salaire d'archiviste

Un inconvénient majeur du travail d’archiviste est le faible salaire. Le salaire dépend principalement du niveau de qualification, de l'expérience professionnelle d'un spécialiste particulier et de la localisation du lieu de travail. En moyenne, selon les postes vacants, en 2016, le salaire pour la profession d'archiviste était de 15 000 à 18 000 roubles.

Le leader en termes de nombre de postes vacants est la République du Tatarstan - 11 pour cent du nombre total en Russie. La région de Moscou occupe la deuxième place - 8 pour cent. Les régions restantes ont nettement moins d'offres pour des spécialistes de ce profil.

Le niveau de revenus des mêmes spécialistes varie selon la ville et la région. La différence peut être vue dans les exemples suivants :

salaire d'archiviste à Moscou - 30 à 33 000 roubles;
salaire d'archiviste à Perm - 20 000 roubles;
salaire d'archiviste à Krasnoïarsk - 24 000 roubles;
salaire d'archiviste à Saint-Pétersbourg - 25 000 roubles;
salaire d'archiviste à Tioumen - 18 000 roubles;
salaire d'archiviste à Irkoutsk - 18 000 roubles;
salaire d'archiviste à Krasnodar - 16 000 roubles;
salaire d'archiviste Oufa - 15 000 roubles;
salaire d'archiviste Nijni Novgorod - 17 000 roubles.

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Métier d'archiviste : qui est-ce et que fait-il ?

Chaque entreprise possède ses propres archives documentaires, qui nécessitent une systématisation et un contrôle minutieux. Certains documents importants (dossiers personnels, films, commandes, instructions) disposent de suffisamment long terme stockage et il est important que toutes les informations précieuses soient correctement regroupées dans des dossiers et disposent d'un inventaire avec des dates. Ceci est nécessaire pour que, si nécessaire, une personne puisse retrouver rapidement le fichier demandé. Cette question nécessite responsabilité, diligence et approche appropriée. Un archiviste professionnel vous aidera à faire face à ce travail difficile. Qui est-ce? Un spécialiste précieux impliqué dans la maintenance de l'ensemble des archives de l'entreprise est responsable de la sûreté et de la sécurité de chaque morceau de papier.

Au cours des fouilles, les archéologues ont découvert à plusieurs reprises des écrits anciens collectés d'une manière particulière. Des découvertes similaires ont été découvertes en Assyrie, en Grèce, L'Egypte ancienne et Rome. Les chroniques énonçaient clairement les méthodes de conduite de tous matériaux précieux. La présence de tels locaux où est collectée une documentation importante indique une haute culture de la société. Nous avons besoin d'archives non seulement pour préserver la mémoire des événements passés, mais elles représentent également une certaine base de nature appliquée et scientifique.

Dans ces années où le pays était dirigé par le grand leader du prolétariat V.I. Lénine, en tout institutions gouvernementales il y avait une organisation claire du flux de documents. Les documents provenant de domaines nationalisés, de monastères, d'églises, ainsi que les dossiers contenant des informations sur de grands artistes folkloriques, scientifiques et compositeurs étaient soumis à l'archivage. La destruction de ces archives était punie par la loi. La sécurité de tous les matériaux était surveillée par une seule personne - un archiviste. Qui est-ce, demandez-vous ? Un agent public indispensable de toute institution.

Responsabilités professionnelles

L'archiviste est engagé dans la systématisation de tous les documents internes et entrants qui ont quitté le flux documentaire. Il est également responsable du respect des conditions, normes et réglementations de stockage. Les responsabilités de l'archiviste comprennent : l'exécution correcte des documents sortants et entrants, l'établissement des descriptions, la tenue des bases de données comptables, le marquage des listes, la délivrance des certificats et le placement des informations sur des étagères spéciales. Aujourd'hui, dans les grandes entreprises, presque tout le travail est effectué en en format électronique, mais les documents vraiment importants qui font l'objet d'un stockage à long terme sont en outre imprimés sur papier et transférés aux archives.

Bien sûr, une base de données automatisée accélère et facilite grandement le travail et la recherche, mais les équipements ont tendance à tomber en panne et à tomber en panne, c'est pourquoi une archive est nécessaire pour éviter de perdre toutes les données. L'archiviste participe aux commissions de destruction et de radiation des documents obsolètes. Le métier consiste également à surveiller la sécurité incendie des locaux.

Exigences et qualités

Une personne ayant fait des études supérieures (ou étudiante) et ayant obtenu un diplôme en archivistique, en histoire ou en pédagogie peut être embauchée pour ce poste. Parfois, les compétences nécessaires sont acquises dans le cadre de cours spéciaux. Le futur salarié doit connaître PC ( programmes de bureau), être capable de travailler avec du matériel (copieur, fax, imprimante), avoir une alphabétisation écrite et orale.

Un archiviste doit faire preuve de précision, de persévérance, d'un esprit d'analyse et de scrupule. Qui a imaginé cela et quelles sont les exigences ? Tout au long de la journée, le salarié est confronté à une énorme quantité d'informations qu'il doit lire, enregistrer et dont la durée de conservation est déterminée en fonction de la liste des flux documentaires. Cela demande de l'attention, de la persévérance, de la maîtrise de soi, pensée développée, patience et motricité fine. Tout le monde n’est pas capable d’effectuer un travail monotone et minutieux au quotidien.

Salaire d'archiviste

Le paiement dépend directement de la région, bien-être financier l'entreprise et l'étendue de ses responsabilités. Aujourd'hui, le salaire moyen varie de 20 000 à 35 000 roubles. Plus de 40 000 roubles. reçu par un archiviste expérimenté avec de nombreuses années d'expérience. Qui il est et ce qu'il fait a été décrit ci-dessus. La profession est très demandée, mais on l'appelle un peu différemment - secrétaire ou commis.

Archiviste : responsabilités dans une entreprise

Un archiviste peut être un employé des archives ou un dépositaire de documents. Les responsabilités professionnelles d'un archiviste dans une entreprise visent une organisation compétente du travail et du flux de documents dans les archives. Parlons-en en détail dans cet article.

Où un archiviste peut-il travailler ?

Les responsabilités professionnelles de ce spécialiste sont grandes. Un employé exerçant une telle profession est recherché là où il existe un flux de documents important. Il peut s'agir de compagnies d'assurance, entreprises financières, banques, agences gouvernementales.

Il existe également un poste d'archiviste au tribunal. Ses responsabilités incluent le maintien du flux de documents dans cette institution.

Comment est né le métier ?

Dans les années vingt du XVIIIe siècle, Pierre Ier a publié le « Règlement général », qui posait les bases de la formation du gouvernement dans le pays et indiquait la formation d'archives dans toutes les institutions départementales. Parallèlement, un poste tel que celui d'actuaire a été créé. Il s'agissait d'un scribe du tribunal qui participait à la rédaction de divers actes et à leur inscription au registre.

Au fil du temps, ses fonctionnalités se sont étendues au-delà du cadre des procédures judiciaires et la profession a commencé à être appelée « archiviste ». Au XXe siècle, le mot est devenu obsolète et a été remplacé par le poste d’« archiviste ».

Dispositions de base

Un archiviste est un interprète technique. Ce poste peut être occupé par une personne ayant une formation professionnelle ou secondaire et des cours suivis dans ce domaine.

Un salarié peut postuler à un poste vacant et être licencié par la direction de l'entreprise.

Que doit faire un archiviste ?

Les missions de ce salarié sont les suivantes :

constitution d'une archive : elle peut être soit sur papier, soit sous forme électronique ;
réception de la correspondance arrivant à l'entreprise, enregistrement et classement dans les archives ;
délivrance de copies de documents d'archives ou utilisation temporaire de fichiers originaux situés dans les archives ;
générer un rapport sur vos activités.

De plus, les responsabilités d'un archiviste dans une entreprise sont les suivantes :

fournir des documents à l'entreprise auprès de laquelle la demande a été faite ;
le respect des règles de sécurité dans les locaux d'archives et leur contrôle.

Quelles compétences doit posséder un archiviste ? Les responsabilités de cet employé incluent la connaissance des informations suivantes :

divers types d'actes, de règlements relatifs à son travail ;
la procédure de réception et de dépôt de la documentation aux archives, les modalités et modalités de son stockage et de son utilisation ;
un système sur la gestion de bureau, adoptée au niveau de l'État ;
méthodes de création d'un inventaire des documents, leur brève description, actes de destruction de documents ;
la procédure de préparation des documents pour le stockage et l'utilisation ;
la procédure de comptabilité et de reporting ;
structure organisationnelle entreprises;
Compétences informatiques de niveau professionnel ;
méthodes de travail avec matériel de bureau au niveau utilisateur avancé ;
compétences pour travailler avec d'énormes quantités d'informations;
législation du travail de la Fédération de Russie.

De plus, il doit être capable d'exprimer ses pensées avec compétence tant par écrit qu'oralement. Quant à l'enseignement, il peut s'agir soit d'un enseignement supérieur, et il est hautement souhaitable qu'il soit spécialisé (« travail d'archives », « gestion documentaire »), soit d'un enseignement supérieur incomplet. Vous pouvez également obtenir ce métier en suivant des cours spécialisés.

Avantages et inconvénients du poste

Le métier d'« archiviste », dont les responsabilités sont décrites dans cet article, a ses avantages et ses inconvénients.

travail facile dans physiquement;
Il n'est pas nécessaire de recevoir une éducation spéciale.

la plupart des travailleurs considèrent que c'est le métier le plus ennuyeux ;
faible niveau de rémunération;
Il n'y a pratiquement pas d'évolution de carrière.

Niveau de salaire de l'archiviste

Montant du salaire de cet employé peut aller de 20 000 à 70 000 roubles. Le niveau de salaire dépend de la région, du volume de travail et d'autres nuances. Le salaire moyen est de 45 000 roubles.

Provisions finales

Un archiviste, dont les fonctions sont strictement inscrites dans sa description de poste, s'appuie dans son travail non seulement sur celle-ci, mais également sur la réglementation relative aux archives.

Si l'on considère les capacités qu'un archiviste devrait avoir, celles-ci sont :

excellente mémoire;
capacité à analyser une quantité colossale d'informations ;
capacité à prêter attention aux détails;
compétences pour travailler avec des fournitures de bureau;
capacité à effectuer de petits travaux monotones à long terme ;
motricité manuelle fine.

Compte tenu des qualités de personnalité et des intérêts, nous pouvons souligner :

capacité d'organisation;
précision;
persévérance;
la capacité de se contrôler ;
définition;
persévérance;
pédantisme, sang-froid.

Qualités qui entraveront l'exercice efficace des fonctions :

négligence;
perspective étroite;
incapacité à s'organiser;
inattention;
impulsivité.

Principales activités du métier d'archiviste :

les responsabilités liées à la conservation des documents en toute sécurité ;
suivi de l'utilisation des documents ;
délivrance de documents et de certificats sur demande ;
créer une liste de documents qui doivent être déposés ;
acceptation de la documentation pour le stockage à long terme;
vérifier l'alphabétisation et l'exactitude des informations entrantes ;
création d'un système d'informations entrantes;
envoyer des informations sur les cas aux archives de l'État ;
créer un inventaire de la documentation qui se trouve dans les archives.

Droits des archivistes

Un salarié a les droits suivants :

connaître les projets et les décisions de la direction de l’entreprise qui se rapportent à son travail ;
proposer des recommandations pour améliorer sa fonctionnalité ;
dans le cadre de sa fonction et de ses instructions, informer la haute direction si des déficiences sont découvertes lors de l'exécution de ses travaux, présenter des propositions pour leur élimination ;
demander à la haute direction ou aux autres employés toute la documentation nécessaire à l'exercice de leurs fonctions ;
contacter la direction de l'entreprise pour obtenir de l'aide et du soutien dans l'exercice des responsabilités professionnelles assignées.

Responsabilité

Ce salarié est responsable dans le cadre de la législation du travail de la pleine exécution de ses fonctions.

Compte tenu de l'aspect administratif et pénal de l'activité, on peut dire que l'archiviste est responsable des violations commises au cours de son travail. Dans le cadre du Code civil et de la législation du travail de la Fédération de Russie - pour avoir causé des dommages matériels.

Profession archiviste (archiviste)

Un archiviste est un gardien ou un employé d'une archive. la tâche principale, la solution à laquelle vise le métier d'archiviste (archiviste), est l'organisation correcte du travail des archives et du flux de documents qui s'y trouvent.

Lieux de travail

Un archiviste est recherché partout où il y a un flux important de documents : dans les compagnies d'assurance et financières, les banques et les entreprises publiques.

Histoire du métier

Pour mieux comprendre qui est un archiviste et ce qu’il fait, regardons l’histoire. En 1720, Pierre Ier signe le « Règlement général ou Charte », définissant les fondements de l'organisation. contrôlé par le gouvernement dans le pays et prescrivant l'introduction d'archives dans tous les organismes gouvernementaux. Parallèlement, il a été introduit nouvelle position« Actuaire » est un scribe judiciaire qui non seulement inscrivait au registre les actes soumis au tribunal, mais les rédigeait également.

Au fil du temps, les fonctions d'un actuaire ont dépassé le cadre des procédures judiciaires et le poste a été appelé le mot « archiviste ». Dans le processus d'établissement de l'archivistique en tant que discipline scientifique à part entière, ces termes, devenus synonymes au début du XXe siècle, ont été progressivement remplacés par des termes plus nom moderne- archiviste.

Responsabilités d'un archiviste

Principales responsabilités professionnelles d'un archiviste (archiviste) :

Organisation de dossiers d'archives sous forme électronique et/ou papier.
Réception et archivage de la documentation entrante.
Délivrance de documents d'archives ou de copies de ceux-ci pour un usage temporaire.
Préparation de rapports sur le flux de documents dans les archives.

Parfois, les fonctions d'un archiviste comprennent :

Remise des documents d'archives aux organismes dont la demande a été reçue.
Surveillance des règles de sécurité incendie dans les archives.

Exigences pour un archiviste

Exigences de base pour un archiviste (archiviste) :

Connaissance des réglementations, règlements, instructions en matière de gestion des archives.
Connaissance informatique niveau professionnel(Word, Excel, Internet, courrier électronique, systèmes de gestion électronique de documents).
Compétences pour travailler avec du matériel de bureau.
Capacité à travailler avec de grands volumes d’informations.
L'enseignement supérieur.
Compétence orale et langue écrite.

Exemple de CV d'archiviste

Comment devenir archiviste

Une personne ayant une formation supérieure (voire incomplète) dans la spécialité « gestion documentaire » ou « métier d'archives » peut devenir archiviste. Parfois, les compétences nécessaires peuvent être acquises grâce à des cours de courte durée (peut-être même dispensés gratuitement par la bourse du travail).

Salaire d'archiviste

Le salaire d'un archiviste varie de 20 000 à 70 000 roubles par mois. Le salaire est influencé par la région, l'étendue des responsabilités et d'autres nuances. Le salaire moyen d'un archiviste (archiviste) est de 45 000 roubles par mois.

Où se former

Une des nombreuses options disponibles sur le marché : Académie interrégionale de la construction et complexe industriel et son cours d'archiviste.

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Description du poste d'archiviste - exemple

écrit pour un spécialiste dont les services peuvent être demandés dans de nombreuses grandes entreprises avec un grand volume de flux de documents. À propos de qui est archiviste, quoi responsabilités professionnelles inhérent à un employé de cette profession et comment rédiger avec compétence une description de poste pour lui, nous vous le dirons dans l'article ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un archiviste ?

Un archiviste (archiviste) est un employé des archives ou, dans un sens plus large, un dépositaire de documents. Le fonds d'archives de Russie est traité comme archives d'état, et non étatique ; dans ce cas, ceux de l'État peuvent être divisés en :

aux archives fédérales;
archives des sujets de la Fédération ;
archives de divers départements.

En raison du fait que de nombreux documents accompagnant activité entrepreneuriale toute organisation (déclarations fiscales, commandes, documents comptables, documents de travail de bureau, etc.) nécessitent une conservation pendant une certaine durée ; les entreprises privées peuvent également avoir besoin d'un spécialiste capable d'organiser le travail des archives et de systématiser le flux documentaire qui s'y trouve. C'est exactement ce que fait un archiviste.

Ainsi, il peut être employé à la fois par une institution publique (budgétaire) et par une entreprise privée. Les archivistes sont particulièrement recherchés dans les compagnies d’assurance et financières, les banques et les entreprises publiques. Une telle diversité affecte considérablement l'éventail des responsabilités professionnelles d'un spécialiste, et donc le contenu de la description de poste dans chaque cas spécifique.

Structure et contenu de la description de poste d'un archiviste

Description du poste d'un archiviste doit non seulement respecter la structure standard acceptée en entreprise pour de tels documents, mais également prendre en compte les exigences professionnelles du salarié et les spécificités du travail de l'organisation pour le salarié pour laquelle il est établi.

Une description de poste typique pour un archiviste pourrait ressembler à ceci :

Le document commence par des notes sur l'approbation et l'approbation de la description de poste, ainsi que des signatures les personnes responsables et les dates (approbation et approbation), inscrites dans les cases appropriées dans le coin supérieur droit de la première page.
Vient ensuite la section « Dispositions générales », qui comprend les exigences relatives à l’âge et aux compétences professionnelles du salarié. À dispositions générales Cela inclut également des informations sur la place du poste d'archiviste dans la structure du personnel de l'entreprise, c'est-à-dire qu'il est clarifié de qui l'employé relève, à quel type d'employés appartient le poste d'archiviste (technique, de gestion, etc.). Cette section répertorie également les actes législatifs et les documents internes de l'organisation avec lesquels le salarié doit prendre connaissance, et définit également les règles d'embauche, de licenciement et de remplacement d'un salarié en cas d'absence.
Vient ensuite une section qui décrit les responsabilités professionnelles et les droits de l'archiviste. Il s'agit de la section la plus importante du document qui nécessite une étude approfondie : il ne suffit pas d'énumérer les responsabilités professionnelles typiques inhérentes à un archiviste - vous devez y apporter des ajustements en tenant compte des spécificités du travail de l'organisation, et également inclure dans l'étendue des obligations fonctions qui peuvent correspondre à la profession, mais que le salarié devra remplir dans le cadre de son travail. Quant aux droits officiels, ils désignent l'ensemble des pouvoirs découlant des fonctions officielles et accordés à l'employé pour leur exécution rapide.
La section suivante traite des responsabilités de l'archiviste en cas de mauvaise exécution de ses fonctions. Attention : le degré de responsabilité ne peut dépasser les limites définies par la législation du travail.
La description de poste se termine par un emplacement pour des notes (dates et signatures des employés) indiquant la familiarisation avec le document.

Exigences typiques pour un archiviste

Vous pouvez obtenir la spécialité d'archiviste en suivant le cours « Gestion documentaire » (« Archival Science ») ou « Archival Science ». Vous pouvez également bénéficier d'une formation via des cours de courte durée dispensés, par exemple, par la bourse du travail. Le certificat d'achèvement de ces cours est l'une des principales exigences pour un candidat au poste d'archiviste.

D'autres exigences qui permettent à l'employeur de sélectionner un spécialiste approprié parmi les candidats au poste d'archiviste comprennent :

Un certain niveau d'éducation. En plus d'avoir un certificat de qualification comme archiviste, certains employeurs peuvent exiger que les établissements d'enseignement dont le candidat au poste doit être diplômé. Alors, pour certains, moyenne ou moyenne suffira éducation spéciale, certains se contenteront d'une formation supérieure inachevée, tandis que d'autres n'auront besoin que d'un spécialiste en gestion documentaire diplômé d'un établissement d'enseignement supérieur.
Expérience.
Âge. Une certaine limite d'âge peut être discutée si un spécialiste est recherché pour le poste de responsable des archives ou un autre position de leader dans le domaine de l'organisation des archives dans une entreprise.
Connaissance de la documentation réglementaire liée aux questions d'archives.
Connaissance des ordinateurs, y compris les programmes bureautiques requis.

Aussi, un spécialiste dans le domaine des affaires archivistiques peut être amené à :

capacité à travailler avec du matériel de bureau;
compétences nécessaires pour travailler avec des quantités importantes d'informations ;
Langage oral et écrit correct ;
d'autres compétences déterminées par les spécificités du travail d'une entreprise particulière.

Responsabilités professionnelles d'un archiviste

L'éventail des fonctions d'un archiviste devrait inclure principalement les responsabilités directement liées à sa spécialisation professionnelle, car c'est précisément en raison de ces compétences particulières qu'un employé est embauché. En outre, chaque employeur est libre d'inclure dans les responsabilités professionnelles du salarié d'autres fonctions de travail, différentes des fonctions standard, qui peuvent soit correspondre aux compétences professionnelles du salarié et n'être que légèrement adaptées en fonction des spécificités et des caractéristiques du travail de l'organisation, soit peut ne pas être lié à sa spécialisation.

Les responsabilités professionnelles typiques d'un archiviste comprennent :

Organisation et maintenance de la gestion des archives dans l'entreprise (à la fois sous forme papier et électronique).
Réception et enregistrement des documents reçus dans les archives.
Stockage de documents archivés.
Participation à l'élaboration des exigences réglementaires pour l'enregistrement et l'utilisation des documents d'archives.
Assurer l'accès des salariés aux archives, délivrer les documents d'archives requis.
Réalisation d'un rapport.
Tenir à jour les documents comptables et de reporting (magazines, registres, etc.).

Les responsabilités professionnelles non liées aux compétences qui peuvent être incluses dans une description de poste comprennent :

Diverses exigences organisationnelles pour le respect de la réglementation du travail dans l'organisation.
Responsabilités liées au maintien en bon état du lieu de travail et de la salle d'archives (par exemple, maintenir la sécurité incendie).
Engagement à collaborer et à interagir avec diverses parties de l’organisation.

Élaboration et adoption d'une description de poste pour un archiviste

La procédure de création d'une description de poste pour un archiviste peut être divisée en les étapes suivantes :

Élaboration d'un projet de document. Cela est généralement effectué soit par des employés du service dans lequel le spécialiste devra travailler, soit par des employés d'un service spécial, dont les responsabilités comprennent, entre autres, l'élaboration de diverses instructions.
Approbation des documents. Le projet de description de poste doit être convenu avec tous les services intéressés. Ceux-ci incluent généralement :
- la structure dans laquelle travaillera le spécialiste (dans notre cas, il s'agit d'une archive ou d'un service d'archives d'une entreprise) ;
- département légal;
- service du personnel.
Approbation des instructions par la direction de l'organisation. La version finale du document, après accord avec tous les spécialistes, est soumise pour signature au directeur de l'entreprise pour approbation.

En règle générale, une description de poste approuvée dans une entreprise est utilisée jusqu'à ce que les exigences relatives aux conditions de travail ou l'éventail des responsabilités professionnelles d'un spécialiste changent. En conclusion, nous vous invitons à vous familiariser avec l'image Description du poste d'archiviste disponible sur notre site Internet.