Muistiomallit. Kaikki mitä sinun tulee tietää muistioista

Kuinka kirjoittaa muistio?

Muistiota kutsutaan erityiseksi lisäasiakirja, joka on pääasiallinen perusta johtajalle, joka haluaa tehdä tämän tai toisen päätöksen paikallisen säädöksen muodossa. Virallinen muistio toimistotyön ja työlaki, ei ole pakollinen, mutta se voidaan määrittää yrityksen paikallisilla määräyksillä. Tämän tyyppistä asiakirjaa käytetään usein käytännössä, mutta se ei sisälly All-Russian johtamisasiakirjojen luokitukseen. Joten katsotaan kuinka kirjoittaa muistio oikein.

Muistioiden ominaisuudet

Usein laaditaan sisäisiä muistioita tietoon, logistiikkaan tai taloudelliseen tukeen liittyvien ongelmien ratkaisemiseksi. Yksinkertaisesti sanottuna muistio on kirjeenvaihto useiden rakennejakojen välillä. Useimmiten ne sisältävät ehdotuksia tai pyyntöjä. Toisin kuin muistiot, viralliset muistiot luodaan ylläpitämään osastojen välistä viestintää horisontaalisella tasolla, eli ne luodaan työntekijän puolesta ja lähetetään työntekijän nimelle. Ne kootaan vain, kun lähettäjän asema vastaa vastaanottajan asemaa. Jos muistion on laatinut esimies, se koskee useimmiten työmatkalle lähtöä koskevia päätöksiä.

Jos paljastuu, että tuote on valmistettu virheellisinä, niin jos asiakasvalituksia on useita, organisaation johtajalla on oikeus lähettää sertifiointitoimikunnalle muistio, jossa kuvataan yksityiskohtaisesti syyt, miksi työntekijä ei ole tehnyt - täyttää tehtävänsä vaatimukset. Perustuu muistio Työntekijälle suoritetaan lisätodistus. Muistioilla lyhennetään myös tietyn työntekijän koeaikaa. Tällainen muistio on osoitettu Pääjohtaja. Jos puhumme muistioiden oikeudellisesta merkityksestä, voidaan todeta, että ne voivat olla todisteita tuomioistuimessa.

Muistiinpanon kirjoittamisen säännöt

Muistio kirjoitetaan tavallinen lehti A4 muotoa. On pakollista ilmoittaa GOST-standardien mukaisesti sijoitetut tiedot. Nämä tiedot ovat:

Tietääksesi kirjoittaa muistion, sinun on otettava huomioon, että tällainen asiakirja on laadittu tutulla fontilla, kirjainkoko 14, riviväli 1,5. Asiakirjan nimi kirjoitetaan isoilla kirjaimilla (TOIMISTO HUOM). Kirjoitus voi sijaita joko keskellä tai lähellä vasemman kentän reunaa. Päivämäärä on kirjoitettava tiukasti arabialaisin numeroin, esimerkiksi 01/02/2013. Jos yrityksellä on rekisteröintijärjestelmä, rekisteröintinumero liitetään myös palveluhuomautukseen. Muistion siirron seurauksena esille otetusta asiasta laaditaan päätöslauselma.

Tämäntyyppisellä asiakirjalla, kuten muistiolla, voi myös olla lyhyt otsikko, joka ilmaisee ongelman olemuksen. Sen sanamuotoon on dokumentointisääntöjen mukaan sisällytettävä kirjain "o". Esimerkiksi "K:n lähettämisestä työmatkalle". Muistion teksti on jaettu kahteen osaan. Yhdessä osassa he kirjoittavat tosiasiat, joista tuli asiakirjan laatimisen perusta, ja toisessa kirjataan kaikki päätelmät ja päätökset. Jos muistiinpanossa on liite, siitä tehdään merkintä malliin. Nyt tiedät kuinka kirjoittaa muistio. Esimerkki siitä on tyhjä asiakirjalomake, jota käsitellään alla:

Pomolle Tuotantoosasto Ivanov V.K. VIRALLINEN HUOMAUTUS 17.1.2013 Nro ___ Muutoksen vuoksi tuotantokapasiteetti uudet laitteet huoneessa nro ___. Lähetä asiantuntija lisää vianetsintää.

Tämä on esimerkki muistion kirjoittamisesta.

Meta

Kuinka kirjoittaa muistio ja muotoilla se oikein.

5. kesäkuuta 2013 admin

Käytännössä törmäämme joskus sellaiseen asiakirjaan muistiinpanona. Kuinka kirjoittaa muistio ja muotoilla se oikein?

Sisäinen muistio ei ole pääasiakirja, vaan lisämuistio, jonka perusteella työnantaja tai esimies tekee lopulliset päätökset. Muistion perusteella annetaan määräys, ohje, toimi tai tehdään sopimus osapuolten välillä. Muistio ei ole pakollinen asiakirja toimistotyössä. Mutta on täysin mahdollista käyttää sitä lisäksi vakiintuneena paikallisena normatiivisena säädöksenä. Hallintoasiakirjojen luokittimessa ei ole sellaista asiaa kuin "virallinen muistio". Mutta käytännössä tämän tyyppisiä asiakirjoja käytetään laajalti.

Sisäinen muistio on useimmiten sisäistä kirjeenvaihtoa osastojen välillä. Se sisältää yleensä jonkinlaisen ehdotuksen tai pyynnön. Useimmissa tapauksissa muistiinpanot sisältävät tietoa organisaation organisatorisesta, logistisesta tai taloudellisesta tuesta, ja ne ovat myös luonteeltaan informatiivisia.

Palveluilmoituksen tekee työntekijä tai osastopäällikkö, joka on osoitettu toisen osaston johtajalle tai tietylle asiantuntijalle, ts. tarjoaa viestinnän ohjausobjektien välillä vaakatasolla. Toimistomuistiot kirjoitetaan ja lähetetään osastonjohtajalta toiselle tai työntekijältä toiselle, jos ne ovat samanarvoisia. Jos tilat ovat erilaiset, tämä katsotaan muistioksi.

Jos työntekijä lähtee työmatkalle, matkustavan työntekijän osaston johtaja kirjoittaa johtajalle osoitetun muistion. Sen perusteella tehdään sitten työmatkamääräys.

Sertifiointilautakunnalle voidaan kirjoittaa muistio, jos työntekijä ei vastaa hänen tehtäväänsä. Tämä voi olla tapauksia, joissa työntekijä tuottaa jatkuvasti vikoja tai asiakkaat valittavat jatkuvasti myyjästä. Sertifiointilautakunta voi päättää työntekijän varhaisesta sertifioinnista.

Sisäiset muistiot laaditaan linjajohtajien taloudellisen tarpeen tai jos on mahdollista tehdä sopimus.

Käytännössä muistioita käytetään eri tarkoituksiin. Osaston johtaja voi esimerkiksi kirjoittaa johtajalle osoitetun muistion irtisanomisista. koeaika jollekin työntekijälle.

Osaston tunnusluvuista tiedot sisältävän, johtajalle kirjoitetun muistion perusteella voidaan antaa määräys palkkioiden myöntämisestä työntekijälle tai koko osastolle.

Toimiston muistioita voidaan käyttää todisteina tuomioistuimessa (Volgan alueen liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös, päivätty 15. kesäkuuta 2011 asiassa A72-6396/2010).

Kuinka kirjoittaa muistio? Muistio laaditaan yleensä A4-paperille, mutta siinä on oltava kaikki tarvittavat tiedot: muistion päivämäärä ja numero, rakenneyksikön nimi, tekstin ja itse tekstin otsikko, vastaanottajan nimi ja muistion laatijan allekirjoitus, joka osoittaa hänen asemansa.

GOCTy:n mukaan teksteille, jotka sisältävät taustatieto, käytetty kirjasin on Times New Roman, kirjasinkoko 14, riviväli 1,5.

Asiakirjan otsikko sisältää otsikon "VIRAALLISTEN HUOMAUTUS", joka voi sijaita arkin keskellä tai vasemmalla puolella.

Päivämäärä kirjoitetaan arabialaisin numeroin, esimerkiksi 15.6.2013 tai kirjaimin ja numeroin. Esimerkiksi 15.6.2013

Kuka rekisteröi muistion? Sen rekisteröi joko muistion laatija tai sen vastaanottaja. Tämä riippuu organisaation dokumenttivirran organisaatiojärjestelmästä.

Kun muistio tarkistetaan, se vahvistetaan kiinnostuneiden osapuolten allekirjoituksilla, ja johtajan päätös on sen päällä - tämä on johtajan kirjallinen päätös muistion aiheesta, joka on muistion käsittelyn viimeinen vaihe.

Muistion otsikko voi paljastaa lyhyesti sen aiheen. Lisäksi otsikko kirjoitetaan prepositiomerkillä. Esimerkiksi "Dmitriev K.N. liikematkalla".

Muistion teksti koostuu kahdesta osasta. Ensimmäinen osa sisältää tietoa siitä, mikä sai työntekijän laatimaan tämän asiakirjan. Toisessa osassa työntekijä esittää johtopäätöksensä, ehdotuksensa ja pyyntönsä. Lisäksi tekstiin voidaan lisätä yksi osa: nykytilanteen analyysi. Näin ollen muistio voi sisältää: muistion kirjoittamisen syyt, tuloksena olevien tosiasioiden analyysin ja johtopäätökset tilanteen muutoksista.

Esimerkki muistiosta (esimerkki muistiosta):

Malinka LLC:n johtajalle

Kozlov R.V.

myyntiosaston johtajalta

Kruglovoy N.Zh.

HUOLTOHUOMAUTUS

02.06.2013 № _________

Perustuu tuotteidemme toimitusten kasvuun toukokuussa 2013. kaksinkertaistui ja myyntiosasto ylitti suunnitelman, pyydän teitä antamaan bonuksia koko osaston työntekijöille.

Myynnin tulosindikaattorit ovat liitteenä.

Mikä on muistio ja miksi sitä tarvitaan?

Suurin osa aikuisista on jonkin organisaation työntekijöitä. Ihmiset kääntyvät esimiehensä puoleen pyyntöjen tai toiveiden kanssa lausuntojen tai muistioiden kautta. Kuvaamme asiakirjojen laatimis- ja toimittamisen johtajalle.

Mikä se on?

Ensinnäkin sinun on ymmärrettävä, mikä muistio on. Se on sisäinen tai ulkoinen asiakirja, riippuen sen tehtävästä ja vastaanottajasta. Tällainen muistio on useimmiten osoitettu hänen alaistensa esimiehelle ja on eräänlainen pyyntö, kommentti tai ehdotus.

Muistiinpanon merkityksestä riippuen se voi olla raportoiva, selittävä, selittävä tai analyyttinen.

Tämä asiakirja korostaa useimmiten teknisiä tai liiketoiminnallisia ongelmia, kuvailee kiistanalaisia ​​tilanteita tai antaa selityksen, jonka esimiehesi vaativat sinulta. Suurin ero muistion välillä on, että se ei vain täsmennä ongelman olemusta, vaan myös antaa sen Yksityiskohtainen kuvaus, ja joskus - ratkaisuja.

Palvelu ja raportti: yhtäläisyyksiä ja eroja

Jotkut työntekijät sekoittavat raportit ja muistiot, eikä tämä ole turhaa. On yhtäläisyyksiä, mutta on myös eroja. Selvitetään tämä. Molempien muistiinpanojen tarkoitus on siis ilmoittaa viranomaisille jonkinlaisesta työhäiriöstä. Muistiossa kuitenkin useimmiten ilmoitetaan ongelmasta, ja muistiossa on myös pyyntö sen poistamiseksi ja toisinaan esitetään tapoja ratkaista jokin tietty ongelma.

Muistioiden laatiminen esimiehille

Useimmiten tällaiset asiakirjat lähetetään johdolle. Tämä johtuu siitä, että muistio on asiakirja, joka välittää sisäiset ongelmat. Muistioesimerkkiä ei ole kirjoitettu mihinkään, siinä ei ole mallitekstiä, joten ne kootaan missä tahansa muodossa. Tärkeintä on kuvata ongelman ydin ja ehdotetut ratkaisut. Mitä muuta sinun tulee kiinnittää huomiota on, että muistio on rekisteröity organisaatioon. Näin voit varmistaa, että se tavoittaa viranomaiset.

Tilanteet ovat kuitenkin erilaisia. Kuvittele, että kirjoitat muistiota etkä laitteiden rikkoutumisesta, vaan esimerkiksi yrityksesi työntekijästä, joka on tehnyt jotain väärin. Tilanteet vaihtelevat. Muistiosi voi yksinkertaisesti kadota. Tämän estämiseksi voit vakuuttaa itsesi. Laadi muistio kahtena kappaleena. Anna ne sihteerille rekisteröitäväksi ja pyydä häntä kirjoittamaan kopioosi, että muistiinpano on rekisteröity sillä ja sellaisella numerolla, sellaisena ja sellaisena päivänä ja se hyväksyttiin harkittavaksi. Näin ollen, vaikka valituksesi ei jostain syystä pääsisi esimiehellesi, sinulla on vahvistus ja sen teksti.

Muistioiden vaihto eri osastojen välillä

Joskus muistiot toimivat viestintävälineenä erilliset yksiköt sama firma. Tällaisen asiakirjan laatiminen toiselle osastolle ei eroa huomautuksesta johdolle. Ainoa ero, joka on olemassa, on, että sinun on ilmoitettava itse jaot, ja voit myös ilmoittaa osoitteen. Tässä tapauksessa muistio on edelleen sisäinen asiakirja.

Muistiinpanon otsikko tulee laatia esimiehelle kirjoitetun mallihakemuksen mukaan. Seuraavaksi kirjoitetaan itse teksti, joka selittää kaikki tietyn yksikön ongelmat. On suositeltavaa kuvata paitsi ongelman ydin, myös kaikki vivahteet yksityiskohtaisesti. Voit myös ehdottaa tapoja ratkaista se.

Asiakirjan tiedot on ilmoitettava: päivämäärä ja numero. Tämä on välttämätöntä, jotta siitä tulee virallinen.

Muistiot toiselle organisaatiolle

Joskus kuitenkin käy niin, että se toimii ulkoisena asiakirjana. Melko yleinen tapaus kirjoittaa muistio toiselle organisaatiolle. Tällä tavalla yritykset vaihtavat tarvittavat tiedot. Myös tässä tapauksessa muistio on asiakirjatodiste vaatimuksesta tai pyynnöstä.

Tällaisia ​​seteleitä annetaan myös missä tahansa muodossa. Niihin voidaan liittää valokopiot. tarvittavat asiakirjat. Useimmiten tällaiset setelit annetaan yhden yrityksen johtajan nimissä toisen johtajalta. Jos vastapuolen kanssa neuvotellaan, muistiosta on laadittava kaksi kopiota. Sinun on otettava itsellesi toinen kopio leimalla, allekirjoituksella ja rekisteröintinumerolla ja säilytettävä tämä asiakirja, kunnes ongelma on ratkaistu.

Jos kirjoitat muistion toiselle organisaatiolle, saatat saada saman kirjeen vastauksena. Siinä ei ole mitään vikaa. Ehkä johto ei täysin ymmärtänyt ongelmaa tai pyyntöä, tai ehkä he vain päättivät tarjota oman versionsa jatkotoimien kehittämisestä. Sinun on myös rekisteröitävä tällainen huomautus ja vastattava siihen joko toiminnolla tai vastauksella pyyntöön. Siksi organisaatioiden välinen viestintä sisäisten muistioiden kautta voi jatkua melko pitkään.

Asiakirja alkaa organisaation nimellä ja sen henkilön tiedoilla, jolle se on tarkoitettu, sitten ilmoitetaan omat tietosi. Sanat Service Note on kirjoitettu keskelle. Seuraavaksi teksti alkaa punaisella viivalla. Kuten aiemmin mainittiin, se on kirjoitettu vapaassa muodossa. Lopussa merkitään päivämäärä ja allekirjoitetaan kopio.

Jos muistion teksti on suuri, se jaetaan useisiin kappaleisiin. Ensimmäinen sisältää kuvauksen ongelmasta. Toinen ilmoittaa itse pyynnön. Jos pyyntö on kollektiivinen, voit ilmoittaa kolmannessa kappaleessa osaston ja sen kirjoittaneiden työntekijöiden nimet. Tässä tapauksessa muistioon allekirjoittaa osaston johtaja. Voit liittää erikseen arkin kaikkien työntekijöiden allekirjoituksella.

Muistio kirjoitetaan A4-arkille, kuten mikä tahansa lausunto. Allekirjoituksen tulee olla käsin kirjoitettu, ei faksi. On myös suositeltavaa lähettää muistio, jossa on sarjanumerosi ja sen laatimispäivämäärä. Se voidaan tulostaa myös tietokoneella, mutta allekirjoituksen tulee olla tässäkin tapauksessa henkilökohtainen.

Asiakirjan lähettäminen sähköisen viestinnän kautta

Usein on tapauksia, joissa organisaatiolla on sähköinen dokumenttikulku, ja kaikki pyynnöt ja huomautukset on lähetettävä Internetin tai sisäisen verkon kautta. Tässä tapauksessa ei tarvitse pelätä, siinä ei ole mitään pelottavaa. Tätä varten on kuitenkin suositeltavaa käyttää henkilökohtaista digitaalista allekirjoitusta, jotta voit vahvistaa pyyntösi.

Tai voit kirjoittaa muistion paperille, allekirjoittaa sen ja skannata sen. Lähetä sähköinen versio vaadittuun osoitteeseen ja odota vastausta.

Pitääkö sinun aina tehdä tarjouksesi kirjallisesti?

Usein herää kysymys: onko mahdollista ottaa yhteyttä yrityksen johtoon suullisesti? Vastaus on hyvin yksinkertainen: voit aina hakea suullisesti, mutta ei tiedetä, antaako tämä tuloksia. Kirjallinen viesti on aina virallinen asiakirja riippumatta sen sisällöstä ja vastaanottajasta. Mutta suullinen viesti on vain sanoja, joihin ei välttämättä vastata.

Siksi voimme suositella, että kaikki johdolle tehtävät ehdotukset, selitykset ja selvennykset laaditaan yksinomaan paperille. Muuten et välttämättä saa vastausta pyyntöösi tai ehdotukseesi.

Kuinka muotoilla muistio oikein

Työssä kirjoitetaan usein muistioita ja muistioita. Ei näytä olevan mitään monimutkaista. Mutta kun sain äskettäin tehtävän kirjoittaa muistio, päätin selventää, kuinka se kirjoitetaan oikein. Se on utelias, mutta huomasin, että minun ei tarvitse kirjoittaa muistiota, vaan raportti. Katsotaanpa eroa raportin ja palveluraportin välillä ja miten ne pitäisi laatia.

Minkä tahansa virallinen asiakirja eroaa tavallisesta tietueesta siinä, että sen on täytettävä GOST R 6.30-2003 "Yhdistetyt dokumentointijärjestelmät. Organisaation ja hallinnollisen dokumentoinnin yhtenäinen järjestelmä. Asiakirjojen valmistelua koskevat vaatimukset", koska sillä on laillinen voima. Mitä vaatimuksia raporttien ja muistioiden laatimiselle on?

Niiden tulee sisältää seuraavat asiat:

2) vastaanottajan nimi (jolle asiakirja lähetetään)

3) asiakirjatyypin nimi ("Office memo")

4) tekstin otsikko (esim. "Rikkomuksesta työkuri", "Sairausvakuutusten hankkimisesta"). Tämä on kuitenkin valinnainen elementti

6) kääntäjän allekirjoitus - oikeassa alakulmassa (osoittamalla sijainnin vasemmassa alakulmassa allekirjoitusta vastapäätä)

7) kokoamispäivämäärä (yleensä vasemmassa kulmassa, kirjoitettuna joko arabialaisin numeroin: 02/5/2013 tai aakkosnumeerisessa muodossa: 5.2.2013)

8) viisumi – joskus kiinnostuneiden osapuolten viisumit kiinnitetään antajan allekirjoituksen alle: luvan antajan nimikirjaimet ja sukunimet, hänen allekirjoituksensa ja päivämäärä

9) rekisteröintinumero (se kiinnitetään joko kokoamispaikkaan tai vastaanottopaikkaan - se riippuu organisaatiossa hyväksytystä rekisteröintijärjestelmästä).

GOCTyn mukaan asiakirjan teksti on muotoiltu Times New Roman fontilla, koko 14, välilyönnillä 1,5.

Asiakirjan otsikko sijaitsee sivun keskellä ja kirjoitetaan joko isoilla kirjaimilla (OFFICIAL MEMO) tai pienillä kirjaimilla (MEMO) 2 rivivälillä.

Muistio - osoitettu korkea-arvoiselle henkilölle (osaston tai organisaation johtaja). Tässä asiakirjassa sinun on esitettävä yksityiskohtaisesti käsittelemäsi asian ydin: kysymyksen aihe, ehdotuksesi, argumentaatiosi ja johtopäätöksesi (sinun on rohkaistava johtoa ryhtymään toimiin, tekemään tietty päätös). Joskus muistioiden tarkoituksena on raportoida edistymisestä, jolloin ne kirjoitetaan säännöllisesti.

Jos muistio on osoitettu organisaation johtajalle, se voidaan laatia paperiarkille (A4-kokoinen). Jos asiakirja lähetetään ylemmille viranomaisille (se ei ole enää sisäinen, vaan ulkoinen asiakirja), se on laadittava organisaation kirjelomakkeelle.

Tyypillisesti muistion teksti koostuu kahdesta tai kolmesta semanttisesta osasta. Ensimmäinen osa sisältää sen kirjoittamiseen johtaneet tosiasiat (tässä osassa todetaan), toisessa osassa analysoidaan esitettyä tilannetta ja tarjotaan ratkaisuja (tässä osassa analysoidaan - se ei aina ole asiakirjassa), kolmannessa osassa esitetään päätelmiä ja ehdotuksia ( tässä osassa on yhteenveto).

Muistiota käytetään, kun esiin nostettava asia kuuluu sisäiseen toimivaltaan eikä edellytä ylemmille viranomaisille siirtämistä. Muistiot toimivat esimiesten ja saman työaseman työntekijöiden välillä. Tämän asiakirjan avulla logistiikkakysymykset, tietotuki jne. (tietokone hajosi, paperi loppui).

Dokumentin teksti alkaa lausumalla siitä, että kirjoittaja puhuu, ja sitten esitetään pyyntö tai ehdotetaan tapoja tuotantotilanteen ratkaisemiseksi.

Erot muistion ja muistion välillä ovat siis niiden toiminnan puolissa: muistio laaditaan pystysuoraan liikkumista varten (ylemmille esimiehille tai organisaatioille), virallinen muistio - horisontaalisesti (linjajohtajille)

Katsotaanpa, kuinka voit kirjoittaa valituksiasi ja ehdotuksiasi.

1) selvitä pyynnön tarkoitus (miksi tarvitset apua?)

3) tunnistaa tärkeimmät ajatukset, muotoilla ne mahdollisimman tarkasti ja ilmeikkäästi unohtamatta tärkeitä yksityiskohtia.

Muistiinpanon tehokkuus riippuu ideoiden pätevyydestä.

Virallisten ja muistioiden pituus voi vaihdella. Jotkut voivat olla muutaman lauseen pituisia, toiset voivat olla useita sivuja pitkiä. Toisessa tapauksessa toisella ja jokaisella seuraavalla sivulla on oltava otsikko, jossa on vastaanottajan nimi, sivunumero ja päivämäärä. Joskus muistion aihe sisältyy tällaiseen otsikkoon.

NÄYTTEET ASIAKIRJOISTA

Yleinen osasto AHR-osaston johtaja

A.I. Petrov

HUOLTOHUOMAUTUS

Kotitalouksien korjaustöissä

Koska toimiston nro 367 oven lukko on rikki, pyydän teitä korjaamaan sen.

ON. Ivanova Ivanova

Ammattiyhdistystoimikunnan puheenjohtaja Liikenneosaston johtajalle

HUOLTOHUOMAUTUS

Pyydän teitä toimittamaan ajoneuvoja uudenvuodenlahjojen kuljettamiseen makeistehtaalta yritykseen. Lastin kokonaistilavuus on 100 laatikkoa 50 x 20 x 40, kokonaispaino 1 tonni. Ajoneuvojen tulee olla klo 9.00 5.12.2012 osoitteessa: st. Kalganova, 67. Kuljettajalla tulee olla rahtikirja mukana.

Ammattiyhdistystoimikunnan puheenjohtaja

I.R. Sergeev

RAPORTOINTI

Phoenix LLC:n vuoden 2012 työsuunnitelman mukaisesti. tuotantolaitos julkaisee useita esitteitä, joiden volyymi on 6–8 painosta. l.

Tämän kokoisten esitteiden ompelutoimintojen suorittamiseen osastolla olevat A- ja B-tyyppiset nitojat eivät sovellu, koska julkaisujen paksuus ylittää niille sallitun normin (enintään 5 painoarkkia mukaan lukien) . Liimakoneen "C" käyttö ei ole käytännöllistä taloudellinen kohta visio, lisäksi se vaatii paljon aikaa.

6-8 tulosteen ompeluesitteet. l. Kätevintä on valmistaa D-luokan lankaompelukoneella. Sen kustannukset Stan-yhtiössä ovat _______ miljoonaa ruplaa. Nykyisellä käyttötavalla koneen käytön taloudellinen tehokkuus kattaa sen hankintakustannukset 1 vuoden ja 7 kuukauden sisällä (taloudelliset tehokkuuslaskelmat liitteenä).

Yllä olevan yhteydessä pyydän teitä osoittamaan varoja D-luokan lankaompelukoneen hankintaan.

Käyttö: 3 l. 1 kappaleessa.

Tuotantopäällikkö

työpaja L.P.Sviyat Sviyat

Tämä asiakirja on laadittava, jos työntekijä (riippumatta siitä, missä tehtävässä hän on tietyssä yrityksessä) katsoo tarpeelliseksi tuoda jotain tärkeää yrityksen johtajan tietoon ja ymmärtää, että asiaa ei voida ratkaista ilman hänen henkilökohtaista puuttumistaan.

Huomio! Muistio sekoitetaan usein raporttiin.

Nämä kaksi yrityksen sisällä olevien kirjallisten pyyntöjen luokkaa ovat todella samankaltaisia ​​tärkeimmällä tavalla - ne ovat informatiivisia ja vihjailevia tiettyjä toimia siltä, ​​jolle ne on osoitettu.

Ne liittyvät joko tiettyyn asiantuntijaan tai tietyn osaston toimintaan. Tästä huolimatta, muistio on hierarkkisesti väritetty: se kirjoitetaan aina "alhaalta ylöspäin", eli alemman tason asiantuntijasta korkeampaan asemaan.

Virallinen kirje voidaan osoittaa kirjoittajan kanssa samassa asemassa olevalle edustajalle ja alempana olevalle henkilölle. Lisäksi se on osoitettu myös kumppaniorganisaatioiden edustajille. Itse asiassa muistio on virallisen alalaji, aivan kuten selittävä muistio.

Katso asiantuntijan kommentit muistion ja raportin eroista.

Pitäisikö johtajan laatia asiakirja?

Hänen pitäisi, mutta tapauksissa, joissa hän haluaa välittää jotain asiantuntijan tai osastopäällikön tietoon ja odottaa konkreettisia toimia vastauksena.

Mistä osista muistio koostuu?

Kuten jo todettiin, Tällaista paperia varten ei ole erityistä näytettä. Kirjoittamisessa on kuitenkin säännöt, sääntöjen mukaan yritysviestintä, sekä tietyn yrityksen sisäiset säännöt.

Esimerkkejä tällaisesta muistiinpanosta on yleensä saatavilla yrityksen paikallisissa asiakirjoissa - paperimuodossa tai ne toimitetaan työntekijälle yrityksen sisäisen sähköpostin mukana. Jälkimmäisessä tapauksessa (jos yritykselläsi on tapana osoittaa pyyntöjä sähköisessä muodossa), sinun on käytettävä lukukuittaustoimintoa.

Kyllä, samanlainen asiakirja sisältää aina:

• yrityksen ja rakenneyksikön täydellinen nimi (jos se on kirjoitettu);
• rekisterinumero;
• ilmoitus vastaanottajasta (sinun on mainittava arvo, sukunimi ja nimikirjaimet tai koko etu- ja isännimi);
• paperin nimi ja tarkoitus (esimerkiksi muistio korjauksista);
• teksti – tiedotusosa (tiivis ja ytimekäs) ja mitä toimia vastaanottajalta odotetaan;
• päivämäärä;
• allekirjoitus kopiolla.

Sinun on kirjoitettava ytimekkäästi ja ytimekkäästi, muistaen, että palveluaika on rajoitettu jokaiselle työntekijälle ja se on kallista.

Tärkeä! Kirjoituskielen virheet eivät ole sallittuja. Sinun tulisi myös välttää kömpelöitä ja liian hämmentäviä ja hankalia lauseita, jotka voidaan tulkita useilla merkityksillä ja vääristää sen, mitä haluat välittää.

Kirjoittamisen periaate on aina sama: mitä tapahtui - mitä haluat - miksi luulet, että sinun pitäisi tehdä tämä. Yrityksen logolla varustetulle kirjelomakkeelle merkinnän kirjoittaminen lisää painoa.

On myös hyvä ilmaista nykytilanteen liiketoiminnalliset seuraukset ja kuinka vastaanottajan puuttuminen korjaa sen. Esimerkiksi joku rikkoo sisäistä rutiinia ja aiheuttaa eripuraa tiimissä, mikä johtaa jakautumiseen osastolla ja häiritsee myynnin lisäämiseen tarvittavaa tiimihenkeä.

On parasta pitää kiinni liiketoiminnallisesta, neutraalista tyylistä. kun otat yhteyttä. Näin ollen et voi käyttää säädyttömiä, slangia sisältäviä lauseita tai tunnepitoisia arvosteluja, etenkään loukkaavia, loukkaavia tai epäeettisiä.

Jos haluat vastaanottajalta useamman kuin yhden toiminnon, sinun on määritettävä ne numeroidussa luettelossa, kukin uudella rivillä puolipisteellä erotettuna.

Vaiheittaiset ohjeet: kuinka säveltää oikein?

Kuinka kirjoittaa muistio ohjaajalle käyttämällä mallia oikein? Oikeassa yläkulmassa on asiakirjan "otsikko" - kenelle ja mille osastolle paperi siirretään, muista ilmoittaa asema ja passitiedot. Alla, keskellä, on muistio ja sen tarkoitus (esim. korjauksiin tai poistoihin, ylennyksiin tai työntekijän bonuksiin), ja siellä on myös rekisterinumero.

Alla on teksti - kysymyksen ydin, ensin tiedottava osa, sitten mitä haluat (esimerkiksi pyydän sinua antamaan tarkastusmääräyksen sellaisesta ja sellaisesta tapauksesta), tai pyydän sinua korvaamaan seuraamalla laitteita sellaisella ja sellaisella osastolla (ilmoittamalla ensin, miksi näin pitäisi tehdä) tehdä ja missä kunnossa olemassa olevat laitteet ovat).

Annetaan konkreettinen esimerkki siitä, miltä tällainen paperi voi näyttää.

Lotos-V LLC:n pääjohtaja

Sergeev Sergei Sergeevich

vanhempi myyntipäällikkö Ivanova I.I.

HUOLTOHUOMIO nro 21

(korjauksiin ja laitteiden vaihtoon)

Haluan ilmoittaa, että Lotos-M LLC:n myyntiosastolla tietokone teknologia ei sovellu jatkotyötä ja kaipaa vaihtoa ja korjausta. Joten tällä hetkellä kahdeksasta tietokoneesta (joka on yksi kahdelle työntekijälle) 5 on täysin epäkunnossa, ja järjestelmänvalvoja tunnusti toiset 2 korjattavaksi. Tämän vuoksi vuorovaikutus asiakkaiden kanssa on hidastunut. Työntekijät pakotetaan käyttämään omia henkilökohtaisia ​​kannettavia tietokoneita ja tabletteja. Tulostin katsotaan myös korjattavaksi, koska se on erittäin vanha.

Pyydän sinua:

1. ostaa 5 uutta tietokonetta;
2. tilata 2 tietokoneen korjaus;
3. vaihda tulostin osastolla.

Ystävällisin terveisin

vanhempi myyntipäällikkö, Ivanova Irina Ivanovna (allekirjoitus).

On siis selvää, että jos työntekijä haluaa jotain toiselta työntekijältä, varsinkin esimieheltä, niin tämä on täytettävä kirjallisesti ja tietyssä yrityksessä laaditun mallin mukaan, liikeetiikan mukaisesti.

Vain tämä takaa, että valituksesi ei jää vartioimatta ja että se saa kattavan vastauksen, ja vain tällä tavalla valituksesi katsotaan järkeväksi, ei yksityiseksi pyynnöksi, jonka johto (yli tai yleinen) voi jättää huomiotta.

Virallinen muistio on yksi suosituimmista asiakirjatyypeistä nykyaikaisessa toimistotyössä. Se suorittaa vuorovaikutuksen tehtävää yrityksen johdon, rakenteellisten osastojen ja organisaation työntekijöiden välillä. Muistion kirjoittaminen edellyttää noudattamista tietyt säännöt sen sisällöstä ja suunnittelusta. Näitä vaatimuksia noudattamalla pystyt aina välittämään tehokkaasti tietoa työtovereillesi ja alaisillesi.

Tästä artikkelista opit:

Miksi muistioita tarvitaan?

Muistio kuuluu tieto- ja viiteasiakirjojen ryhmään. Tämän ryhmän päätarkoituksena on tiedonvaihto yrityksen osastojen ja sen työntekijöiden välillä. Tarve luoda sellainen virallinen kirje esiintyy useissa tapauksissa:

kun on tarpeen ilmoittaa viipymättä tietylle virkamiehelle ongelmasta;

tehdä ehdotuksia tämän ongelman ratkaisemiseksi;

koordinoida suunniteltuja toimia;

Lisäksi tällaisen kirjeen tarkoituksena voi olla tietojen pyytäminen, ohjeiden antaminen tai ilmoitus. Se on tarpeen, kun työntekijän on selitettävä tai koordinoitava liiketoimintaan liittyviä asioita kollegoiden tai johdon kanssa. Tilanteissa, joissa suullinen viestintä ei riitä ja viesti on dokumentoitava, laaditaan virallinen kirjallinen asiakirja.

Ota huomioon, että tämä tyyppi dokumentaatio ei sisälly All-Russian Classification of Management Documentation (OKUD) -luokitukseen. Sen sisältämät tiedot eivät voi sisältää ohjeita tai määräyksiä. Nykyinen lainsäädäntö ei sisällä erityisiä vaatimuksia tällaisille virallisille asiakirjoille. Niiden rekisteröintimenettelyssä tulee ottaa huomioon organisaation erityispiirteet. Pääsääntöisesti se kirjataan yhtiön paikalliseen toimistoprosesseja säätelevään lakiin. Tällainen toiminta voisi olla esimerkiksi.

Mitä eroa on virallisten, muistion ja selittävien huomautusten välillä?

Tekstissä ei käytetä terveisiä tai lopullisia toiveita. Kirje päättyy sanoihin: "Pidän... (tarpeellisena, tarkoituksenmukaisena jne.)", "Ehdotan...", "Pyydän... (korosta, ohjaa jne. tai tee tarvittavat johtopäätökset) ”

Kuinka kirjoittaa työkirje?

Kuten mikä tahansa muu virallinen asiakirja, virallinen asiakirja laaditaan A4-arkille. Se voi olla joko käsinkirjoitettu tai tulostettu tietokoneella. Joka tapauksessa lähettäjän allekirjoituksen on oltava käsin kirjoitettu.

Muistion laatiminen GOST: n mukaan: näyte selityksillä

Tällä hetkellä Venäjän lainsäädännössä ei ole ainuttakaan lakia, joka säätelee virallisen kirjeen sisältöä ja sen täytäntöönpanoa koskevia vaatimuksia. Aiemmin virkailija pystyi erottamaan työkirjeet määritelmien ohjaamana Lyhyt sanakirja asiakirjojen tyypit ja lajikkeet (kehittämä liittovaltion asiakirjahallinnan ja arkistoasioiden tieteellisen tutkimuslaitoksen pääarkisto):

Virkamies - ilmoittaa tietyn työn suorittamisesta, jonka yksi virkamies lähettää toiselle;

Raportti - osoitettu ylimmälle johdolle, jossa käsitellään asiaa laatijan päätelmien ja ehdotusten kanssa;

Nykyisessä johtamisdokumentaation koko venäläisessä luokituksessa OK 011-93, joka on hyväksytty Venäjän valtion standardin asetuksella 30. joulukuuta 1993 N 299 (OKUD), muistio ei ole saatavana itsenäisenä tyyppinä. Siinä on vain maininta raportista. Samalla se mainitaan työkuririkkomuksen yhteydessä ja sillä on oma yhtenäinen lomakekoodi N 0286041. Todetaan, että raportti on laadittu ilmoittamaan organisaation johtajalle yksikön johtajan toimesta tietystä tietystä adoptioon kannustavaa tilannetta johdon päätös.

Virallisten kirjeiden kirjoittaminen on kuitenkin laajalti käytössä toimistokäytännössä. Virallisen dokumentaation laadinnan yhtenäisyyden varmistamiseksi on suositeltavaa noudattaa kohdan ”Yhtenäiset dokumentointijärjestelmät. Yhtenäinen organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation järjestelmä. Asiakirjojen laatimisen vaatimukset” vaatimuksia.

Tämä GOST velvoittaa virkailijan käyttämään virallisen virallisen kirjeen muotoa sen oikeaan toteuttamiseen ja asettaa vaatimukset tällaisille lomakkeille:

vakiomuotoinen muoto - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm);

materiaali - valkoinen paperi tai vaalea paperi;

marginaalit: oikea - vähintään 10 mm, vasen, ylhäältä, alhaalta - vähintään 20 mm.

Virallista kirjettä kirjoitettaessa tietokoneella on suositeltavaa käyttää Times New Roman fonttia, jonka pistekoko on 12-14 pistettä ja riviväli 1-1,5 pistettä. Palvelun teksti on painettava alkuperäisessä muodossaan: ilman täpliä tai korjauksia. Kun tekstiä muotoillaan usealle sivulle, jokainen niistä on numeroitava toisesta sivusta alkaen. Numerointikäyttöön arabialaiset numerot ilman sanasivua ja välimerkkejä. Numero sijoitetaan yläkentän oikealle puolelle.

Pakolliset tiedot muistion oikeaa suorittamista varten (katso esimerkki):

• rakenneyksikön nimi; — 1
• asiakirjatyypin nimi; — 2
• luomispäivämäärä; — 3
• rekisteröintinumero; — 4
• tekstin otsikko; — 5
• teksti; — 6
• vastaanottajan tiedot; — 7
• kääntäjän käsinkirjoitettu allekirjoitus (ilmaisee sijainnin); — 8
• viisumin hyväksyminen; — 9
• resoluutio. — 10

Esimerkki muistiosta

Kuinka kirjoittaa muistio sähköisessä muodossa?

Kuinka rekisteröidä viralliset työpaikkakirjeet?

Yksi toimistotyön päätehtävistä on varmistaa nopea haku organisaation asiakirjakannasta. Tämä toiminto liittyy dokumentaation siirtoon alullepanijalta toimeenpanijalle. Hakujen helpottamiseksi valtavasta virallisten asiakirjojen joukosta käytetään yleensä rekisteröintilomakkeita.

Muistio on arvokkaan organisaation tiedon välittäjä. Siinä esitetty kysymys edellyttää tietyn hallinnollisen päätöksen tekemistä yhtiön johdolta. Päätös voidaan virallistaa johtajan tai hänen valtuuttamansa edustajan päätöksellä. Tästä syystä palveluasiakirjat on rekisteröitävä muiden sisäisten asiakirjojen kanssa.

Dokumentaatio organisaatiossa hyväksyttyä menettelyä noudattaen. Työkirjeen laatimissäännöt sisältävät näytteen annetusta tunnusnumerosta. Pääsääntöisesti käytät sen määrittämiseen aikajärjestyksessä dokumentaation laatiminen, tyypin ja rakenneyksikön kirjainmerkintä. Joten esimerkiksi sisäiselle asiakirjalle voidaan antaa numero 0204-SZ-OP. Tämä viittaa siihen, että sen sarjanumero päiväkirjassa on 204, se on yrityksen myyntiosastolla myönnetty palveluasiakirja.

Rekisteröintinumero voidaan antaa sekä valmistuspaikalla että vastaanottopaikalla. Tämä on määrättävä voimassa olevien toimistojohtamisohjeiden mukaan.

Ulkoisen muistion tarkastelu: hyväksyntä ja ratkaisu

Sisäisten muistioiden vähimmäiskäsittelyaika määräytyy organisaation sisäisissä säännöissä. Asianomaiset osapuolet tutkivat asiakirjaa ja laittavat siihen sitten hyväksymisviisumin. Tehtyään johdon päätöksen siinä käsitellystä asiasta, yhtiön johtaja tekee lopullisen ratkaisunsa asiassa. Tämä on tarkistusmenettelyn viimeinen vaihe.

Ulkoisen virallisen kirjeenvaihdon tarkastelumenettely on hieman erilainen. Toisin kuin sisäinen dokumentaatio, tämäntyyppinen dokumentaatio laaditaan kirjelomake ja yrityksen johtajan suoraan allekirjoittama. Vastaanottajaorganisaation koko nimeä käytetään peruskirjan mukaisesti.

Tämä asiakirja toimitetaan myös kaikkien kiinnostuneiden osapuolten harkittavaksi, jotka kiinnittävät siihen viisumin (tai erilliselle hakemuslomakkeelle). Viisumi koostuu pääsääntöisesti viisumivirkailijan allekirjoituksesta ja viran nimestä, opintosuoritusotteesta (sukunimi ja nimikirjaimet) sekä allekirjoituspäivämäärä. Jos alkuperäinen virallinen työkirje on tarkoitus tallettaa vastaanottajaorganisaatiolle, viisumi on kiinnitettävä sen viimeisen sivun kääntöpuolelle. Jos alkuperäinen palautetaan lähettäjälle, hyväksyntämerkin tulee olla alareunassa etupuoli kopioita. Yrityksen harkinnan mukaan (jos se on vahvistettu paikallisesti määräyksiä) tähtäys voidaan tehdä arkki kerrallaan, ts. Jokaiselle arkille, mukaan lukien liitteet, on merkit.

Jos vastaanottajalla on huomautuksia, jotka hän haluaa esittää tiedoksiantokirjeen laatijalle, se voidaan tehdä erilliselle lomakkeelle, joka allekirjoitetaan ja liitetään myöhemmin pääasiakirjaan.

Harkinnan viimeinen vaihe on sisäisen palvelun tapaan se, että johtaja tekee hallinnollisen päätöksen yhden tai toisen tekemisen jälkeen. Päätös voidaan kirjoittaa suoraan alkuperäiselle tai tehdä erilliselle arkille. Se sisältää tiedot toimeenpanijoista (sukunimet, nimikirjaimet ja asemat), tilauksen sisältö (jos sellainen on), täytäntöönpanon määräajat, johtajan allekirjoitus ja päätöksen päivämäärä.

Liitetyt asiakirjat:

Testi "Kaikki muistioista".

1. Muistion laatimista säätelevät:

• GOST
• Paikalliset määräykset

2. Mikä on korkeammalle virkamiehelle osoitetun muistion nimi?

• Raportoi
• Selittävä
• Selittävä

3. Muistion sisältö ei sisällä:

• Toiveet ja ehdotukset
• Tilaukset ja tilaukset
• Kääntäjän johtopäätökset ongelmatilanteesta

4. Esimiehen päätöstä huoltokäsikirjassa esitetystä asiasta kutsutaan nimellä:

• Resoluutio
• Tilaus

5. Millaista merkintöjen järjestystä lokikirjassa käytetään?

• Kronologinen
• Aakkosellinen
• Mielivaltainen

Eri toimialoilla työskentelevät kansalaiset joutuvat usein kohtaamaan odottamattomia tilanteita, joten heitä kiinnostaa vastaus kysymykseen kuinka kirjoittaa muistio, ja mistä saa näytteen?

Tämä asiakirja on yksi suosituimmista ja yleisimmistä menetelmistä yrityksille ja työntekijöille. Tässä artikkelissa kerromme sinulle, kuinka kirjoittaa muistio oikein, ja annamme mallimuistion viitteellesi.

Tarve kirjoittaa muistio

Virallinen muistio on yrityksen sisäisen asiakirjavirran muoto, joka mahdollistaa lyhyt aika ratkaisemaan nopeasti nykyiset tuotantotilanteet. Muistio on tarkoitettu seuraaviin tarkoituksiin:

• • Nopea ilmoitus virallinen nykyisestä ongelmasta
  • Ehdotusten tekeminen sen poistamiseksi tai sopiminen suunnitelluista toimintasuunnitelmista

Muistion lähettämisellä on useita myönteisiä puolia tuotantoprosessi yrityksille. Tämä asiakirja on suora todiste siitä, että asiantuntija havaittuaan ongelman työprosessissa, josta hän on vastuussa, toi sen nopeasti johdon tietoon.

Tilanteissa, joissa asiantuntija ei pysty itsenäisesti selviytymään syntyneestä odottamattomasta tilanteesta ja lähettää sen sisäisen muistion avulla muiden asiantuntijoiden ratkaistavaksi, vapautuu tällä toimenpiteellä vastuusta huonosta tai ennenaikaisesta puutteesta. ongelmallisen kysymyksen ratkaisu.

Muistiolle ei ole erillistä muotoa, joten paperi laaditaan missä tahansa muodossa ja toimitetaan johdolle sekä paperilla että sähköisten viestintävälineiden kautta.

Muistion laatiminen

Olemme edellä käsitelleet, missä tapauksissa on tarpeen kirjoittaa ja lähettää muistio johdolle. Katsotaanpa nyt esimerkkiä harkitsemamme asiakirjan laatimisesta, ja kuten edellä totesimme, muistiolle ei ole erityistä muotoa, mutta asiakirjan sisällölle on yleisesti hyväksyttyjä vaatimuksia.

Niiden joukossa ovat:

1. Asiakirjan oikeaan yläkulmaan tulee merkitä muistion vastaanottaja. On tarpeen kirjoittaa sen henkilön sukunimi, etunimi, sukunimi ja asema, jonka nimiin muistio laaditaan.
2. Näiden tietojen alle kirjoitetaan asiakirjan numero ja otsikko.
3. Tämän jälkeen asiantuntija paljastaa ongelmallisen ongelman olemuksen, jonka hän kohtasi toiminta-alueellaan yrityksessä. Tai hän kuvailee tilannetta, josta hän ei selviä itse ja vaatii muiden asiantuntijoiden apua.
4. Seuraavaksi sinun on kirjoitettava ylös ehdotuksia nykyisen tilanteen ratkaisemiseksi. Tai muistion kirjoittaja ilmoittaa toimet, joita hän odottaa virkamieheltä, jonka nimissä asiakirja toimitetaan.
5. Asiakirjan alareunassa mainitaan muistion lähettäneen henkilön sukunimi, etunimi, sukunimi ja asema.

Jokainen työskentelevä kansalainen voi käyttää tätä muistiomallia tarvittaessa.

Kuinka kirjoittaa muistio - esimerkki ja kirjoitusesimerkki

Katsotaanpa konkreettinen esimerkki Kuinka kirjoittaa muistio (esimerkki). Alla oleva esimerkki sisältää muistion tekstin, josta voidaan ottaa mallia työpaperia kirjoitettaessa.

Esimerkki muistiosta

Alla annamme esimerkin muistion kirjoittamisesta paperille, jossa valituksen aihe ja kokonaisuus, joille muistio on osoitettu, sekä ongelman ydin ovat fiktiivisiä.

OJSC "Kamelia" johtajalle
Kravchenko Anatoli Petrovitš
Krasnodar 15. heinäkuuta 2015

HUOLTOHUOMAUTUS

Yrityksen kuumaliikkeen uuni on 13.7.2015 lähtien muuttunut käyttökelvottomaksi ja vian korjaamiseksi on ostettava varaosia alla olevasta listasta. Osien ja rikkoutumisen poistamisen töiden kokonaiskustannukset ovat 15 700 (viisitoista tuhatta seitsemänsataa ruplaa 00 kopekkaa).

Tällä hetkellä kaluston korjauksen ja huollon rahastoraja on käytetty loppuun, eikä tarvittavia osia ole saatavilla. Välttääkseni kuuman liikkeen seisokit, kysyn:

1. Kohdista määritetty rahamäärä asiakirjan liitteenä olevan luettelon mukaan.
2. Tarjoa korjaustiimi suorittamaan työt käyttökelvottomiksi tulleiden osien vaihtamiseksi.

Ystävällisin terveisin kuumaliikkeen johtaja Onoprienko Valeria Viktorovna.

Monet organisaatiot vaihtavat tietoja sähköisen viestinnän kautta, joten sähköposti helpottaa muistion lähettämistä. Tällaisella asiakirjavirralla yrityksen sisällä on ilmeinen etu - se on työntekijöiden pyyntöjen käsittelyn nopeus.

Kuinka kirjoittaa muistio sähköisesti? Asiakirja ei eroa merkittävästi perinteisestä paperiversiosta. Sähköisessä muodossa oleva mallimuistio ei juuri eroa edellä käsitellystä esimerkistä. Merkittävä osa sähköisessä muodossa olevasta muistiosta tulee olemaan samanlainen kuin esimerkkimme. Erityisesti kuvaus tapahtuneesta tilanteesta ja joukko ehdotuksia, jotka työntekijä on jättänyt harkittavaksi.

Ero säilyy edelleen - vastaanottajaa ei tarvitse ilmoittaa muistiossa. Sähköpostissa "Osoite"-riville ilmoitat sen käyttäjän nimen, jolle asiakirja on osoitettu. Jos koko osastolla on vain yksi sähköpostiosoite, "Aihe" -rivillä on ilmoitettava vastaanottaja, eli sen virkamiehen koko nimi, jolle muistio lähetetään.

Lisäksi, kun käytät sähköpostia (oman postilaatikko) on usein jo allekirjoitus, joka lisätään tekstiin automaattisesti. Tämä säästää paljon aikaa, erityisesti muistiota kirjoitettaessa. Jos sähköpostilaatikkosi ei mahdollista lähettäjän tunnistamista (esimerkiksi kun yrityksellä on vain yksi sähköpostilaatikko), sinun on ilmoitettava kirjeen lopussa asemasi ja koko nimesi.

Muista tämä, kun lähetät asiakirjan kautta sähköposti On tärkeää pyytää ilmoitus siitä, että vastaanottaja on lukenut lähettämäsi sähköpostin. Voit tehdä tämän valitsemalla sopivan ruudun. Tällainen ilmoitus on todiste siitä, että olet todella lähettänyt muistion tietylle virkamiehelle tiettynä ajankohtana.

Työntekijä laatii SZ:n välittömän esimiehensä tai muun osaston johtajan nimiin. Sen avulla voit lyhyessä ajassa:

ilmoittaa johtajalle nykyisestä ongelmasta

tehdä ehdotuksia sen poistamiseksi tai sopia toimintasuunnitelmasta toisen työntekijän kanssa.

saada johtaja tekemään päätöksen tai antamaan määräyksen

Se on myös todiste siitä, että työprosessissa ongelman havainnut asiantuntija ei antanut tilanteen edetä, vaan ilmoitti siitä johdolle, jotta he voisivat tehdä nopean päätöksen. Eli hän ei ollut toimettomana.

Muistien tyypit

Katsotaanpa palvelukirjeiden päätyyppejä:

tietojen pyytämisestä;

rikkomuksista, joita työntekijä on tehnyt työtehtäviään suorittaessaan.

työntekijöiden bonuksista.

Lisäksi SZ voi liittyä asiakirjapaketin siirtoon organisaation osastojen, osastojen, osastojen välillä (kolmansille osapuolille on tarpeen valmistella saatekirjeitä). Se voidaan lähettää myös työntekijöille, joissa on velvollisuus selittää poissaolonsa syy.

SZ voi sisältää mitä tahansa työhön liittyviä kysymyksiä.

Kokoonpanosäännöt

Pääsääntö, jota on noudatettava sitä laadittaessa, on lyhyys. Asiakirjassa tulee selkeästi ilmaista ongelman ydin sekä tavat ratkaista se. Yleensä SZ:n teksti ei saisi kestää yli 6-7 riviä. SZ:llä ei ole yhtenäistä muotoa. Käytä sen kokoamiseen vapaamuotoista muistiomallia

Tästä huolimatta kirjoittaessasi sinun tulee ottaa huomioon GOST R 6.30-2003 vaatimukset. Muistion laatiminen GOST:n mukaisesti, jonka näyte on esitetty yllä, vaatii seuraavat tiedot:

paperissa on oltava "otsikko". Se osoittaa, kenelle se on osoitettu (työntekijän asema ja koko nimi datiivitapauksessa);

syötä asiakirjan laatimispäivä ja numero;

tekstin otsikko osoittaa SZ:n aiheen;

kuvaus nykyisestä tilanteesta, jonka vuoksi muistiota laaditaan: "Huomioin...", niin muistion tekstin tulee sisältää erityinen pyyntö;

Alla kääntäjän asema ja koko nimi, allekirjoitus kopiolla.

Täytetty asiakirja tulee kirjata yrityksen sihteerille saapuvana kirjeenä. Tämän jälkeen voit olla varma, että ohjaaja saa SZ:n ja tutustuu siihen henkilökohtaisesti.

SZ sähköisessä muodossa

On syytä huomata, että monet yritykset ovat ottaneet käyttöön sähköisen asiakirjahallinnan. Siksi SZ voidaan antaa sähköisesti. Tässä tapauksessa se lähetetään yrityksen yrityssähköpostiin. Sihteeri vastaa kirjeiden jatkolajittelusta ja välittämisestä vastaanottajille.

Tämä SZ-siirtomenetelmä säästää paperia ja työntekijän aikaa. Tässä tapauksessa asiakirja laaditaan samalla tavalla kuin paperille. On suositeltavaa, että se seisoo Sähköinen allekirjoitus lähettäjä. Varmistaaksesi, että esimies on lukenut lähetetyn asiakirjan, sinun tulee lähettää lähettämisen yhteydessä pyytää "postin lukukuittaus" merkitsemällä valintaruutu lähetyslomakkeessa.

Esimerkki asiakirjasta

Usein työasioita ratkaistaessa on välttämätöntä siirtää tärkeää tietoa johtajalle. Joskus olosuhteet edellyttävät, että olosuhteiden selitys ja virhevaroitus on esitettävä kirjallisesti.

Tässä tapauksessa on välttämätöntä paitsi esittää tosiasioita oikein, myös laatia asiakirja oikein. SZ:n laatiminen aiheuttaa usein vaikeuksia, varsinkin kokemuksen puuttuessa. Mutta tämä ei ole vaikea tehdä, jos sinulla on esimerkki muistiosta silmiesi edessä. Siksi olemme laatineet näytteitä, joiden tarkastelun jälkeen pystyt laatimaan asiakirjan oikein. Katsotaanpa yleisimpiä tapauksia, jotka edellyttävät SZ:n laatimista.

SZ bonuksista on perusta työntekijän palkitsemismääräyksen antamiselle. Tämän asiakirjan laatii työntekijän välitön esimies, joka on osoitettu organisaation johtajalle. Siinä ilmoitetaan työntekijän ansiot, kannustinpyyntö, työntekijän ja laatijan tiedot. Tarkasteltuaan SZ:n ja tehtyään myönteisen päätöksen johtaja antaa määräyksen bonuksista. Kuinka kirjoittaa muistio ohjaajan näytteeseen:

Jos työn aikana on syntynyt olosuhteita, joiden vuoksi työntekijä ei pystynyt täysin hoitamaan työtehtäväänsä, selittävä. Se osoittaa syyt. Kuinka kirjoittaa muistionäyte:

SZ:ää käytetään, jos työntekijän on otettava yhteyttä esimieheen jakopyyntöä varten Raha työtarpeita varten. Tässä tapauksessa asiakirjassa esitetään tosiasiat materiaalin hankinnan tuotantotarpeesta. Kuinka kirjoittaa muistionäyte oikein:

Säilyvyys

Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 annetulla määräyksellä nro 558 hyväksytyn valtion elinten, paikallishallintojen ja organisaatioiden toiminnan aikana syntyneiden vakiohallinta-arkiston asiakirjojen luettelon mukaan, jotka osoittavat säilytysajat, SZ:n on oltava säilytettävä yrityksen arkistossa vähintään viisi vuotta. Tarvittaessa organisaation johtajalla on oikeus pidentää säilytysaikaa. Sähköisessä muodossa myönnetyn SZ:n säilytysaika voidaan määrittää yhtiön peruskirjassa.