Comment remplir un nouveau cahier de travail. Bien remplir un cahier de travail : procédure de remplissage, règles de base, exemple

Lorsqu'il y a des changements dans les activités professionnelles du salarié, des mentions appropriées doivent être faites dans le document confirmant l'ancienneté. Les règles pour remplir un cahier de travail par un employeur sont établies dans le Code du travail de la Fédération de Russie et pour 2015-2016, les échantillons sont restés inchangés.

Remplir correctement un cahier de travail : pourquoi est-il nécessaire et qui fait les inscriptions ?

Un cahier de travail est un document contenant toutes les informations sur activité professionnelle employé. Une fois atteint l’âge légal, il sert à enregistrer et à calculer une pension. L'employeur a besoin des livres de ses subordonnés pour calculer divers paiements, il est donc très important de tout remplir correctement.

Quelles que soient les actions entreprises à l'égard d'un salarié, les changements sont effectués dans une entreprise par un entrepreneur individuel ou dans une entreprise par un spécialiste du service du personnel, du service comptable ou du directeur lui-même. Les règles de remplissage d'un cahier de travail en 2015-2016 et les échantillons pour les entrepreneurs individuels et les personnes morales sont les mêmes.

Il convient de noter qu'un entrepreneur individuel ou une SARL représentée par un administrateur ne doit pas créer ce document pour lui-même : à l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie établit que seuls les employés peuvent avoir un livre, car L'ancienneté d'un entrepreneur est comptée à partir du moment de son inscription au Service des Impôts et grâce aux encaissements à la Caisse de Pension.

Le carnet doit être complété au plus tard une semaine à compter du premier jour d'embauche, et seulement si le salarié a travaillé 5 jours ou plus, et qu'il s'agit de son emploi principal. S'il envisage uniquement de se regrouper, les inscriptions se font à sa demande et sur la base d'un document confirmant officiellement ses activités dans une autre entreprise.

Ce qui devrait être reflété dans le livre :

• Informations sur l'embauche.
• Recevoir un transfert vers une autre entreprise ou vers un autre poste.
• Changement de nom complet en lien avec certains événements.
• Servir dans les rangs de l'armée russe, du ministère des Situations d'urgence, du ministère de l'Intérieur, du Service fédéral de contrôle des drogues et d'autres agences gouvernementales.
• Formation avancée ou réception de récompenses.

Décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril. 2005 n°225 installé règles individuelles Pour apporter des modifications aux livres :

• Toute inscription doit être faite en noir ou de couleur bleue très détaillé, les abréviations ne sont pas autorisées. Les informations se voient attribuer un numéro de série spécifique en fonction de la section.
• Les détails du passeport de l'employé sont indiqués exclusivement sur la page de titre.
• D’autres changements dans le processus opérationnel doivent être reflétés au plus tard sept jours à compter de la date d’émission de l’arrêté du directeur. Si l'employé démissionne, les informations sont saisies le même jour en tenant compte du texte de l'ordonnance, ainsi qu'en faisant référence à l'article du Code du travail de la Fédération de Russie.

Vous ne pouvez pas indiquer dans le document des informations sur les bonus réguliers, qui sont généralement payés chaque mois.

Cahier de travail : exemple de remplissage lors de la candidature à un emploi

La page de titre doit être remplie au préalable et sur présentation du passeport.

Il est très simple de remplir la page de titre du cahier de travail à l'aide de l'échantillon. Pour ce faire, vous devez saisir certaines données :

• Nom et prénom. Ils peuvent être consultés sur votre passeport ou autre document d’identité.
• La date de naissance est indiquée par des chiffres : par exemple, 10/02/1990.
• Éducation. Pour confirmer sa disponibilité, un diplôme, une attestation ou une attestation de formation incomplète est fourni si le salarié est encore étudiant.
• Spécialité. Il s'agit d'une profession acquise dans établissement d'enseignement.
• Date d'achèvement. Il peut être indiqué soit entièrement en chiffres, soit séparément par mois - en mots.
• Signatures : elles sont apposées par le spécialiste employé et l'employé qui prépare le livre.
• Enfin, un spécialiste de l'entreprise ou l'entrepreneur individuel lui-même met son cachet.

Extrait du carnet de travail : exemple de remplissage du cahier

La rubrique « Informations sur le travail » est un extrait. Le plus souvent, les salariés demandent à en faire une photocopie de plusieurs pages, et celle-ci contient les informations suivantes :

• Date et numéro d'entrée en chiffres.
• Informations sur l'admission, le licenciement, etc. Par exemple : LLC "Mercure", acceptée au service de planification pour le poste d'économiste.
• Quelle est la raison d'une telle inscription : elle est généralement signifiée par la publication du décret. Exemple : Arrêté n°762 du 11/10/2015.

Remplir un cahier de travail en cas de licenciement : exemple 2015-2016

Si un spécialiste décide de démissionner, cela est également enregistré sur les lignes qui suivent immédiatement l'information précédente :

• Comme précédemment, le numéro est indiqué dans l'ordre, et la date du dernier jour ouvrable est indiquée chiffres arabes.
• Motifs de licenciement : par exemple, s'il part de sa propre demande, il faut se référer à l'article 3 de l'art. 77 Code du travail de la Fédération de Russie.

Sceau de l'organisme : il doit être apposé par le directeur ou le spécialiste de l'entreprise habilité à l'utiliser. Il est également nécessaire d'apposer votre signature sur la personne qui l'a rempli, ainsi que sur la personne qui démissionne.

Remplir des cahiers de travail lors d'un transfert vers un autre poste dans des exemples

Le document, très nécessaire pour un spécialiste, comprend des ajustements même lorsqu'il a été muté à un autre poste :

• Numéro d'entrée obligatoire par ordre de priorité.
• Date du transfert officiel en chiffres simples.
• Dans la troisième colonne, désignée comme « Information … », les données sur l'endroit où le transfert a été effectué et vers quelle position spécifique sont saisies.
• Raisons du transfert. Les données de la commande sont saisies ici.

Saisir des informations sur les récompenses

Les informations sur les récompenses reçues sont affichées dans un certain nombre de cas : lorsque l'employé a été remercié, qu'une prime unique a été accordée, qu'il a été nominé pour un titre ou qu'il a reçu un cadeau ou un certificat de valeur.

Comment remplir les données suivantes :

• L'entrée se voit attribuer un numéro de série, suivi de la date à laquelle elle a été effectuée.
• Sous la ligne avec le nom de l'entreprise et le titre du poste, une entrée avec approximativement le contenu suivant est écrite : « la gratitude a été exprimée pour l'élaboration d'un plan économique efficace pour l'entreprise ».
• Ensuite, la Commande et les informations la concernant sont indiquées : date et numéro.

Instructions pour remplir les cahiers de travail lors du changement de nom de famille

Si l'employée s'est mariée ou s'il y a d'autres raisons pour lesquelles elle a changé de nom de famille, toutes les informations sont saisies sur la base du passeport ou d'autres documents officiels qu'elle a apportés.

Comment se produit l’ajustement :

• Sur la page de titre, le nom de famille précédent est barré d'un trait plein, et sur la même page espace libre le nouveau s'intègre.
• Les bases sont indiquées sur la couverture intérieure. Exemple : le nom de famille a été remplacé par le nom de famille Nesterenko sur la base de l'acte de mariage du 10.10.2015 n° I-PK

Cahier de travail en double : exemple de remplissage en 2015-2016.

En cas de perte ou d'égarement de son carnet, le salarié a le droit d'adresser une demande écrite à l'employeur ou au service du personnel du dernier lieu de travail pour la délivrance d'un duplicata ; celle-ci est délivrée dans un délai de 15 jours. Si l'entreprise est responsable de la perte, alors toutes les responsabilités de restauration lui incombent. Pour faire un duplicata, les documents suivants sont requis :

• Arrêtés ou leurs copies certifiées conformes par la direction d'embauche, de licenciement, de promotion, de mutation.
• Certificats des Archives d'État en cas de liquidation de l'entreprise précédente.
• Contrats de travail et attestations d'ancienneté des lieux de travail précédents.
• Déclarations de salaire.
• Récits personnels d'un spécialiste dans une entreprise où il est nécessaire de confirmer ses activités professionnelles.
• Lorsque l'ancienneté a été rétablie devant le tribunal, une décision appropriée est nécessaire.

Remplir un cahier de travail par un entrepreneur individuel ou une personne morale : un exemple visuel

Afin de bien comprendre le formatage correct d'un document aussi important, il est recommandé de regarder la vidéo, qui explique tout en détail :

L'employeur est tenu d'organiser les travaux de tenue, d'enregistrement, de conservation et de délivrance des cahiers de travail. La responsabilité au sein de l'entreprise envers le dirigeant du remplissage opportun et correct des cahiers de travail, de leur enregistrement, de leur stockage et de leur délivrance incombe à une personne spécialement autorisée désignée par arrêté (instruction) du chef de l'entreprise (article 45 des Règles pour tenue des cahiers de travail, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225).

Il convient de noter ici qu'en cas de contrôle du travail du service du personnel, l'inspecteur du travail de l'État, ainsi que d'autres documents, exigera nécessairement la fourniture d'un arrêté nommant une personne chargée de la tenue, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail. De plus, le plus souvent, l’inspecteur pose d’abord la question de savoir qui tient les cahiers de travail des travailleurs et demande en même temps de le présenter personnellement. Et après cela, il demande à montrer un arrêté confirmant que cet employé RH particulier est autorisé à tenir des cahiers de travail.

En l'absence de cet arrêté, l'inspecteur du travail de l'État rendra certainement un arrêté pour éliminer la violation de la législation du travail. Par conséquent, il est préférable d'émettre immédiatement une telle ordonnance, sans pousser les choses à l'extrême.

Conséquences de la violation de la législation du travail (article 5. 27 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie) :

Imposition d'une amende administrative à fonctionnaires allant de 5 à 50 tailles minimales salaires:

1) pour les personnes ayant déjà fait l'objet d'une sanction administrative pour une infraction administrative similaire, cette infraction entraîne une interdiction d'exercer pour une durée d'un à trois ans ;

2) l'imposition d'une amende administrative à l'organisation d'un montant de 300 à 500 fois le salaire minimum.

Lorsqu'il émet un tel ordre, le chef d'entreprise ne doit pas se limiter à indiquer uniquement le poste - "confier la responsabilité de la tenue, du stockage et de l'enregistrement des cahiers de travail à l'inspecteur du personnel". Il faut également indiquer le nom, prénom, patronyme, puisqu'il s'agit d'octroyer des pouvoirs spéciaux personne spécifique .

L'ordre (instruction) doit également préciser que si l'employé responsable est envoyé en déplacement professionnel, bénéficie d'un congé ou s'absente du travail pour de bonnes raisons, ses responsabilités sont transférées au chef de service (Fig. n°1).

Fig. 1 Exemple d'arrêté désignant une personne chargée de la tenue, de l'enregistrement, de la conservation et de la délivrance des cahiers de travail

Dans cet ordre, il est fortement déconseillé de répartir les fonctions liées à la tenue, à l'enregistrement et au stockage des cahiers de travail entre plusieurs employés. Par exemple, un inspecteur RH se voit confier la fonction de remplir les cahiers de travail et le second se voit confier les fonctions de comptabilité et de stockage. Car, d'une part, cela contredit les « Règles de tenue des cahiers de travail », selon lesquelles l'employeur doit désigner une personne spécialement autorisée. En revanche, cela affaiblit le contrôle sur l’exécution des ordres.

En cas de licenciement d'un salarié chargé de la tenue des dossiers de travail, ses pouvoirs sont transférés à un autre salarié ou transférés au chef d'entreprise jusqu'à ce qu'un remplaçant soit trouvé. D'ailleurs, l'employé chargé de la tenue des cahiers de travail ne fait pas d'inscriptions dans son livre et ne les certifie pas - les inscriptions sont certifiées soit par le chef d'entreprise, soit par un employé spécialement affecté à cette opération ponctuelle du personnel.

Le transfert des pouvoirs de tenue, d'enregistrement et de conservation des cahiers de travail d'un salarié démissionnaire est formalisé par les arrêtés concernés :

– lors du transfert d'un autre employé à un poste vacant la responsabilité de la tenue, de l'enregistrement et du stockage des cahiers de travail est reflétée dans l'ordre de transfert (Fig. 2) ;

Fig. 2 Exemple d'ordre de transfert à un poste vacant d'inspecteur du service RH chargé de la tenue, de l'enregistrement et de la conservation des cahiers de travail

– si par employé dont la fonction n'est pas liée aux cahiers de travail (par exemple, chef de bureau), dans les conditions de regroupement, l'obligation est cédée employé licencié pour la tenue, l'enregistrement et le stockage des cahiers de travail, Que le transfert de compétences est inscrit dans l'arrêté de cumul de fonctions(Fig. 3) ;

Fig. 3 Exemple d'ordre de regroupement de postes avec attribution de responsabilités en matière de tenue, d'enregistrement et de délivrance des cahiers de travail

– si ces pouvoirs sont dévolus au deuxième inspecteur RH, alors une commande spéciale est émise (Fig. 1).

Fig.4 Page de titre du cahier de travail

Fig.5 Formulaire de cahier de travail

Fig.6 Formulaire d'insertion du cahier de travail

Riz. N°7 Forme des rubriques « Informations sur le travail » et « Informations sur l'attribution »

Regardons de plus près comment le cahier de travail est rempli. Si un salarié dispose pour la première fois d'un cahier de travail, celui-ci est rempli uniquement en présence de ce salarié par un représentant habilité de l'administration de l'entreprise. Les inscriptions se font avec un stylo plume, un stylo à bille, un stylo gel ou un roller, une encre résistante à la lumière (pâte, gel) de couleur noire, bleue ou violet. Les informations concernant le salarié sont enregistrées sur la première page (page de titre) du cahier de travail et certifiées par la signature d'une personne spécialement autorisée et un sceau.

Le livret de travail est tenu en russe (la langue officielle). Toutefois, sur le territoire de la république, qui fait partie de Fédération Russe et a établi sa langue officielle - en russe et dans la langue officielle de cette république.

A chaque inscription faite dans le cahier de travail (encart), concernant l'embauche, le transfert vers un autre emploi permanent et le licenciement, les salariés du service du personnel sont tenus de familiariser le propriétaire de ce cahier (encart) avec une signature sur une carte personnelle, qui reprend l'exacte entrée du cahier de travail ( doublure).

Informations sur les employés sont écrits sur la première page (page de titre) du cahier de travail (Fig. 8) :

1) le nom, prénom, patronyme du salarié sont inscrits en toutes lettres (sans abréviation ni remplacement du prénom et du patronyme par des initiales) et lisiblement sur la base d'un passeport ou autre document d'identification (par exemple, une carte d'identité militaire, passeport étranger, permis de conduire, etc.) ;

2) la date de naissance est indiquée en toutes lettres sur la base d'un passeport, d'un acte de naissance ou d'un autre document d'identification. Par exemple, « 12 juillet 1968 » ;

3) les informations sur l'éducation sont indiquées sur la base du document pertinent (certificat, certificat, diplôme, carte d'étudiant, carnet de notes, certificat établissement d'enseignement et ainsi de suite.). Toutes les informations sont enregistrées conformément au classificateur panrusse des informations sur la population (OKIN) et au classificateur panrusse des spécialités éducatives (OKSO) :

- basique enseignement général– le salarié a obtenu son diplôme lycée, une école avec étude approfondie d'une matière, un lycée, un gymnase ;

– enseignement secondaire général (complet) – les salariés qui étudient dans des établissements d'enseignement secondaire spécialisé (écoles techniques, collèges), mais n'en sont pas diplômés ;

- initial formation professionnelle– le salarié est diplômé d'une école professionnelle ou d'un établissement d'enseignement équivalent ;

– enseignement professionnel secondaire – le salarié est diplômé d’un établissement d’enseignement secondaire spécialisé (école technique, collège)

– incomplet l'enseignement supérieur– un salarié ayant suivi trois formations dans un établissement d'enseignement supérieur ;

- l'enseignement supérieur;

– la formation postuniversitaire.

4) la profession et la spécialité sont indiquées sur la base d'un document sur l'éducation, les qualifications ou la présence de connaissances particulières (lors de la candidature à un emploi nécessitant des connaissances particulières ou une formation particulière) ou un autre document dûment exécuté.

La date de remplissage du cahier de travail est également indiquée en toutes lettres, ainsi que la date de naissance.

Fig.8 Échantillon de remplissage titre de page cahier de travail

Après quoi le salarié certifie par sa signature que les informations saisies sont exactes. Et la personne chargée de délivrer les cahiers de travail appose sa signature à la fin de la première page (page de titre) du cahier de travail. Le mot « lisible » signifie cent nom de famille responsable doit être indiqué sans abréviations graphiques ni associations avec des initiales. Après cela, dans un endroit spécialement désigné (MP), une empreinte du sceau du service du personnel est apposée, et à défaut, une empreinte du sceau de l'entreprise.

Les changements de nom, prénom, patronyme et date de naissance sont effectués par l'administration du lieu de travail sur la base d'un document (passeport, acte de naissance, acte de mariage, acte de divorce, changement de nom, prénom, patronyme). , etc.) et avec référence au numéro et à la date de délivrance de ces documents.

Les modifications sont apportées à la première page (page de titre) du cahier de travail. Dans ce cas, l'ancien nom, prénom, patronyme ou date de naissance est barré d'une ligne et de nouvelles données sont enregistrées. Les liens vers les documents pertinents sont inscrits sur la couverture intérieure et certifiés par la signature du chef de l'organisation ou d'une personne spécialement autorisée par lui et le sceau de l'organisation ou le sceau du service du personnel (Fig. 7, 8).

Fig. 9 Exemple de modification dans la colonne « nom » de la page de titre du cahier de travail

Fig. 10 Exemple de modifications apportées à la colonne « Date de naissance » de la page de titre du cahier de travail

Les modifications (ajouts) aux enregistrements concernant une nouvelle formation, profession ou spécialité obtenue sont effectuées en ajoutant des enregistrements existants sans rayer les enregistrements précédemment créés. Par exemple, si un employé avait une formation professionnelle primaire et qu'il obtenait un diplôme universitaire, son éducation devenait donc secondaire professionnelle. Dans la colonne « Éducation », est indiqué « secondaire professionnel », séparé par des virgules (Fig. 11).

Fig. 11 Exemple de modifications apportées à la colonne « Éducation » de la page de titre du cahier de travail

Toutes les informations sur le travail effectué, le transfert vers un autre emploi permanent, les qualifications, le licenciement, la récompense sont inscrites dans le cahier de travail sur la base d'un arrêté (instruction) de l'employeur au plus tard une semaine.

Les dates dans toutes les sections des cahiers d'exercices sont écrites en chiffres arabes (jour et mois - deux chiffres, année - quatre chiffres). Par exemple, si un employé a été embauché le 12 décembre 2005, cahier de travail L'inscription est faite : « 12. 12. 2005".

Toutes les inscriptions faites dans le cahier de travail sont numérotées (numérotation croissante tout au long de la période activité de travail travailleur) et sont produits avec soin et détail, sans raccourcis. Par exemple, vous ne pouvez pas écrire « pr ». au lieu de "ordre", "ordre" au lieu de « ordre », « trans ». au lieu de « traduit », etc.

Il n’est pas nécessaire de signer et de sceller chaque entrée faite dans la section « Informations sur le travail ». La signature de la personne chargée de la tenue, de l'enregistrement et de la délivrance des cahiers de travail, ainsi que le sceau de l'entreprise (service du personnel) ne sont apposés qu'après constatation du licenciement.

Les inscriptions dans le cahier de travail d'un nouvel employé commencent par l'enregistrement du nom de l'entreprise. Dans la colonne 3 de la section « Informations sur le travail » du cahier de travail, le nom complet de l'entreprise, ainsi que le nom abrégé de l'organisation (le cas échéant), sont indiqués en titre. De plus, cette entrée n'est pas numérotée. Par exemple, si l'organisation OJSC « Branded Sausages » a un nom abrégé, c'est-à-dire que la charte de l'organisation indique que son nom abrégé est OJSC « FC », alors conformément à la clause 3.1 des Instructions, ce nom abrégé est donné après le nom complet ( Fig.12).

Fig. 12 Exemple d'enregistrement du nom de l'entreprise dans le cahier de travail

Ensuite, un dossier d'embauche est établi, pour lequel le numéro de l'enregistrement en cours est inscrit dans la colonne 1, et la date d'embauche est indiquée dans la colonne 2. Dans la colonne 3, une inscription est faite concernant l'acceptation ou la nomination dans une unité structurelle de l'entreprise, en indiquant son nom spécifique (si la condition de travail dans une unité structurelle spécifique est incluse comme essentielle dans le contrat de travail), le nom du poste (travail), spécialité, profession indiquant les qualifications (Fig. .13).

Les inscriptions au nom de l'emploi ou du poste pour lequel le salarié est embauché sont effectuées conformément aux noms des professions précisées dans le Répertoire unifié des tarifs et des qualifications du travail et des professions des travailleurs (par industrie), le Répertoire de qualification des postes de Gestionnaires, spécialistes et autres employés, Classificateur panrusse des professions ouvrières, postes d'employés et catégories tarifaires ou conformément au calendrier des effectifs.

Si l'exercice de travaux dans certains postes, spécialités ou professions est associé à l'octroi d'avantages ou à certaines restrictions, alors les noms de ces postes, spécialités ou professions et leurs exigences de qualification doivent être conformes aux noms et exigences prévus dans le ouvrages de référence sur les qualifications pertinentes. A défaut, le salarié est privé du droit à ces avantages (par exemple, une pension préférentielle).

Fig. 13 Exemple d'entrée pour l'emploi dans le cahier de travail

La colonne 4 contient la date et le numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur, selon lequel le salarié a été embauché. Au cours de son activité professionnelle, un salarié peut augmenter son grade ou sa classe (chauffeur), pour lequel une inscription correspondante est faite dans le cahier de travail (Fig. 14).

Fig. 14 Exemple d'entrée dans le cahier de travail concernant un changement de rang

De plus, un salarié peut maîtriser une deuxième spécialité (profession), pour laquelle une inscription est faite dans le cahier de travail indiquant les grades, classes ou autres catégories de ces professions, spécialités ou niveaux de compétence. Par exemple, un régleur d'équipements dans la production de produits alimentaires s'est vu attribuer le deuxième métier « Électricien pour la réparation et l'entretien des équipements électriques » avec l'affectation de la 3ème catégorie. Dans ce cas, dans le cahier de travail de la rubrique « Informations sur le travail » dans la colonne 1 le numéro d'ordre de l'inscription est indiqué, dans la colonne 2 la date d'établissement de la deuxième profession est indiquée, dans la colonne 3 l'inscription correspondante est faite , dans la colonne 4 le numéro du certificat et la date de délivrance sont indiqués (Fig. 15 ).

Fig. 15 Exemple d'entrée dans le cahier de travail concernant l'établissement d'une deuxième profession

Si, lors de l'établissement d'une deuxième profession, un arrêté attribue au salarié des responsabilités pour effectuer ces travaux (Fig. 16), alors l'inscription suivante est faite dans la rubrique « Informations sur le travail » du cahier de travail (Fig. 17).

Fig. 16 Exemple d'ordonnance pour la création d'une deuxième profession avec attribution de responsabilités supplémentaires

Fig. 17 Exemple d'entrée dans le cahier de travail concernant la création d'une deuxième profession avec attribution de responsabilités supplémentaires

Assez souvent dans tableau des effectifs des ajouts ou modifications sont effectués au niveau des noms de postes (professions) en lien avec les modifications ou ajouts correspondants apportés aux répertoires de qualifications. Ces modifications (ajouts) sont apportées aux cahiers de travail sur la base d'un arrêté (instruction) ou autre décision de l'employeur (Fig. 18) dans l'ordre suivant. Dans la colonne 1 de la rubrique « Informations sur le travail », le numéro d'ordre de l'inscription est indiqué, dans la colonne 2 la date du changement de poste (profession) est indiquée, dans la colonne 3 l'inscription correspondante est faite, et dans la colonne 4 le numéro de l'arrêté est indiqué que des modifications sont apportées au tableau des effectifs.

Fig. 18 Exemple d'entrée dans le cahier de travail concernant la modification du titre du poste

DANS la dernière décennie Les organisations sont renommées assez souvent. Ces changements de nom doivent être reflétés dans les cahiers de travail des employés de ces organisations. Dans ce cas, une inscription correspondante est faite dans la colonne 3 de la section « Informations sur le travail » du cahier de travail sur une ligne distincte (Fig. 19). La colonne 4 contient la base du changement de nom - un ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur, sa date et son numéro. Dans ce cas, le numéro d'entrée et la date d'entrée ne sont pas attribués.

Fig. 19 Exemple d'entrée dans le cahier de travail concernant le changement de nom d'une entreprise

Conformément à l'article 21 du Règlement, les inscriptions sur la durée du service militaire sont faites dans le cahier de travail du lieu de travail principal conformément à la loi fédérale « sur devoir militaire et service militaire », service dans les organes des affaires intérieures et les autorités douanières.

La durée du service dans les forces armées russes est déterminée par l'inscription sur la carte d'identité militaire (date et numéro de l'arrêté du ministre russe de la Défense concernant la conscription pour service militaire et licenciement) (Fig. 20).

Riz. 20 Exemple de relevé du temps de service dans les forces armées russes

Enregistrer le temps passé à étudier dans les cours et les écoles de perfectionnement, de recyclage et de formation.

Dans le cahier de travail du lieu de travail, une inscription est faite, en indiquant les documents pertinents, sur le temps passé à étudier dans les cours et écoles de perfectionnement, de reconversion et de formation.

Les inscriptions de l'expérience professionnelle continue dans le cahier de travail sont effectuées dans les cas suivants :

– si l'expérience professionnelle continue est rétablie conformément à la procédure établie.

Selon l'article 23 des Règles de tenue des cahiers de travail, faire une inscription sur la réintégration expérience continue dans le cahier de travail du salarié est effectué au dernier lieu de travail dans l’ordre suivant. Dans la colonne 3 de la rubrique « Informations sur le travail » est inscrite : « Une expérience professionnelle continue a été rétablie à partir de telle ou telle date, mois, année », dans la colonne 4 une référence est faite au document sur la base duquel l'inscription a été faite, avec référence à sa date et à son numéro ( Fig.21) ;

Fig. 21 Exemple d'inscription dans le cahier de travail sur le rétablissement du service continu

– si le temps de travail n'est pas pris en compte dans l'expérience professionnelle continue (par exemple, pour les personnes ayant purgé une peine sous forme de travail correctionnel).

Conformément à l'article 23 des Règles de tenue des cahiers de travail, il est inscrit dans les cahiers de travail des personnes qui ont effectué des travaux correctionnels sans emprisonnement que le temps travaillé pendant cette période n'est pas pris en compte dans l'expérience professionnelle continue. Cette inscription est faite dans le cahier de travail à la fin de la durée effective de la peine, qui est établie d'après les attestations des organes des affaires intérieures. Lorsqu'un condamné est licencié de la manière prescrite et qu'il est embauché sur un nouveau lieu de travail, une inscription correspondante est faite dans le cahier de travail de l'entreprise où il a été embauché ou envoyé. L'enregistrement est effectué dans l'ordre suivant.

Dans la colonne 1 de la rubrique « Informations sur le travail » est indiqué le numéro d'ordre de l'inscription, dans la colonne 2 - la date d'entrée, dans la colonne 3 l'inscription est faite : « Temps de travail à partir de telle ou telle date (jour, mois , année) à telle ou telle date (jour, mois, année) ne compte pas pour une expérience professionnelle continue. La colonne 4 indique la base de l'inscription dans le cahier de travail - un ordre (instruction) du chef d'entreprise, la date de sa publication et son numéro (Fig. 22).

Fig. 22 Exemple d'inscription dans le cahier de travail sur la non-inclusion du temps de travail dans l'expérience de travail continue

Si une saisie incorrecte ou inexacte d'informations sur le travail est identifiée dans le cahier de travail, elle est corrigée par l'administration de l'entreprise où la saisie erronée a été effectuée ou par l'employeur du nouveau lieu de travail sur la base d'un document délivré par l'employeur qui a commis l'erreur. L'administration du nouveau lieu de travail est tenue de fournir au salarié l'assistance nécessaire.

Toutefois, si l'organisation qui a effectué une inscription incorrecte ou inexacte est réorganisée, la correction est effectuée par son successeur légal, et en cas de liquidation de l'organisation, par l'employeur du nouveau lieu de travail sur la base du document pertinent. .

Les informations corrigées sur le travail doivent être entièrement conformes à l'ordre (instruction) original, et en cas de perte, un autre document confirmant les informations pertinentes sur le travail (documents d'archives liés aux activités de travail des salariés, cartes personnelles, fiches de salaire, documents personnels comptes pour salaires et etc.).

Selon l'article 29 du Règlement de tenue des cahiers de travail, les témoignages ne peuvent servir de base à la correction des inscriptions antérieures, à l'exception :

– les dossiers pour lesquels il existe une décision de justice ;

– les cas de perte massive des dossiers de travail des travailleurs à la suite de situations d’urgence (environnementales et les désastres causés par l'homme, catastrophes naturelles, émeutes de masse et autres circonstances d'urgence).

L'ancienneté de ces employés est fixée par la commission d'ancienneté établie par les autorités exécutives des entités constitutives de la Fédération de Russie. La composition d'une telle commission comprend des représentants des employeurs, des syndicats ou d'autres organes représentatifs autorisés par les salariés, ainsi que d'autres organisations intéressées.

L'établissement du fait de travail, des informations sur la profession (poste) et les périodes de travail dans cet organisme est effectué par la commission sur la base des documents dont dispose le salarié (attestation, carte syndicale, carte d'inscription syndicale, livret de paie). , etc.). En leur absence, sur la base du témoignage de deux ou plusieurs témoins qui connaissent l'employé grâce à des activités conjointes avec lui dans la même organisation ou dans le même système.

Si le salarié a déjà travaillé avant d'adhérer à cette organisation, la commission prend des mesures pour obtenir des documents confirmant ce fait.

Sur la base des résultats des travaux de la commission, un rapport est établi, qui indique les périodes de travail, la profession (poste) et l'ancienneté du salarié.

L'employeur, sur la base de l'acte de la commission, délivre au salarié un duplicata du cahier de travail.

Si les documents n'ont pas été conservés, l'expérience professionnelle, y compris celle établie sur la base de témoignages, peut être confirmée devant le tribunal.

La correction et la suppression des entrées inexactes ou incorrectes précédemment effectuées dans les sections du cahier de travail (encart) « Informations sur le travail » et « Informations sur les récompenses (incitations) » ne sont pas autorisées.

Les modifications du cahier de travail s'effectuent comme suit (Fig. 23). Après la dernière entrée dans cette section, le numéro de série suivant est indiqué, date d'entrée, et dans la colonne 3 une entrée est faite : « L'entrée pour le numéro tel ou tel n'est pas valide. » Après cela, la saisie correcte est effectuée et dans la colonne 4 il est indiqué :

1. Date et numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur dont l'inscription a été incorrectement inscrite dans le cahier de travail (Fig. 23) ;

Fig. 23 Exemple de modification d'une entrée dans le cahier de travail

2. Date et numéro de l'ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur, sur la base duquel l'inscription correcte est effectuée. Par exemple, si le licenciement ou la mutation est reconnu illégal par l'employeur, l'organe de contrôle et de surveillance, l'organisme de règlement des conflits du travail ou le tribunal, les mentions suivantes sont portées dans le cahier de travail :

– lors de la restauration vers emploi précédent(Fig.24) :

Fig. 24 Exemple d'inscription dans le cahier de travail concernant la réintégration

– en cas de modification du libellé du motif de licenciement (Fig. 25) :

Fig. 25 Exemple de correction d'un cahier de travail

Dans cette situation, il est nécessaire de rappeler que s'il y a une inscription dans le cahier de travail concernant le licenciement ou le transfert vers un autre emploi permanent, qui est par la suite déclaré invalide, sur demande écrite du salarié, un duplicata du cahier de travail est délivré sans faire une entrée déclarée invalide.

Le chef d'entreprise a le droit d'encourager et de récompenser les salariés qui accomplissent consciencieusement responsabilités professionnelles(déclare sa gratitude, donne un bonus, récompense un cadeau précieux, certificat d'honneur, représente le titre de meilleur de la profession). Tous les types de récompenses et d'incitations doivent être inscrits dans le cahier de travail. Selon l'article 24 des Règles de tenue des registres du travail, ceux-ci comprennent les types suivants de récompenses pour le mérite du travail :

a) récompenses récompenses d'État, y compris l'attribution de titres honorifiques d'État, sur la base des décrets et autres décisions pertinents ;

b) la délivrance de certificats d'honneur, conférant des titres et la remise d'insignes, d'insignes, de diplômes, de certificats d'honneur, effectués par l'entreprise ;

c) d'autres types d'incitations prévues par la législation de la Fédération de Russie, ainsi que les conventions collectives, les règlements internes du travail de l'organisation, les chartes et les règlements sur la discipline.

Les cahiers de travail ne consignent pas les primes prévues par le système salarial ou dont le versement est régulier.

« Instructions pour remplir les cahiers de travail » fournit la procédure suivante pour saisir des informations sur les récompenses. Dans la colonne 3 de la section « Informations sur l'attribution » du cahier de travail, le nom complet de l'organisation est indiqué en titre, ainsi que le nom abrégé de l'organisation (le cas échéant). De plus, cette entrée n'est pas numérotée. Ensuite, dans la colonne 1, le numéro de série de l'entrée est inscrit, dans la colonne 2 la date d'attribution est indiquée, dans la colonne 3 il est écrit par qui l'employé a été récompensé, pour quelles réalisations et avec quelle récompense, et dans la colonne 4 le le nom du document sur la base duquel l'inscription a été effectuée est indiqué, avec référence à sa date et à son numéro (Fig. 26).

Fig. 26 Exemple d'entrée dans le cahier de travail concernant l'attribution d'un cadeau de valeur

Inscriptions dans le cahier de travail sur les motifs du licenciement Contrat de travail doit être effectué en stricte conformité avec le libellé spécifié dans l'ordonnance (instruction) de résiliation du contrat de travail et en référence à l'article pertinent du Code du travail de la Fédération de Russie ou à une autre loi fédérale.

Ensuite, avec l'employé, vous devez vérifier si les dossiers d'embauche, de transfert, d'attribution de qualifications, d'incitations (récompenses) et de licenciement sont correctement saisis. Si une erreur est découverte, les corrections appropriées doivent être apportées.

Après quoi, conformément à l'article 35 des Règles de tenue des cahiers de travail, toutes les inscriptions faites dans son cahier de travail au cours de son travail dans cette entreprise, y compris dans la rubrique « Informations sur les récompenses (incitations) », sont certifiées par la signature du l'employeur ou la personne chargée de la tenue des cahiers de travail, le sceau de l'entreprise ou du service du personnel, ainsi que la signature du salarié lui-même (Fig. 27). En signant, le salarié exprime son accord avec les inscriptions faites dans le cahier de travail confirmant son activité professionnelle dans cette entreprise.

Fig. 27 Exemple de cahier de travail lors du licenciement d'un salarié

Si le salarié démissionnaire refuse d'apposer sa signature sur le cahier de travail, il faut lui expliquer que, selon l'article 35 du Règlement sur la tenue des cahiers de travail, il est tenu d'apposer sa signature sur le cahier de travail après avoir pris connaissance du dossiers disponibles là-bas. Si néanmoins le salarié refuse d'apposer sa signature sur le cahier de travail, alors un acte correspondant est dressé (Fig. 28).

Fig. 28 Exemple d'acte de refus de signer dans le cahier de travail

Lorsque vous remplissez un cahier de travail dans la langue officielle de la Fédération de Russie et dans la langue officielle de la république au sein de la Fédération de Russie, les deux textes sont certifiés.

Le cahier de travail est délivré au salarié le jour du licenciement (dernier jour de travail) avec une mention de licenciement (résiliation du contrat de travail) qui y est incluse. Selon l'article 6.2 des Instructions pour remplir les cahiers de travail, la date du licenciement (résiliation d'un contrat de travail) est considérée comme le dernier jour de travail, sauf disposition contraire de la loi fédérale, d'un contrat de travail ou d'un accord entre l'employeur et le employé.

Par exemple, en cas de rupture d'un contrat de travail avec un salarié en raison d'un licenciement pour cause de à volontéà partir du 10 décembre 2005, le dernier jour de travail est le 10 décembre 2005. Dans ce cas, l’inscription du licenciement (résiliation du contrat de travail) dans le cahier de travail du salarié est effectuée dans l’ordre suivant. Dans la colonne 1 de la section «Informations sur le travail», le numéro d'ordre de l'inscription est inscrit, dans la colonne 2 la date du licenciement est indiquée (10.12.2005), dans la colonne 3 une inscription est faite sur le motif du licenciement (résiliation du le contrat de travail), dans la colonne 4 sont indiqués la date et le numéro de l'arrêté (arrêté) ou autre décision de l'employeur en matière de licenciement (Fig. 29).

Fig. 29 Exemple d'inscription de licenciement dans le cahier de travail

En cas de rupture d'un contrat de travail à l'initiative d'un salarié pour des motifs auxquels la loi se rapporte à l'octroi de certains avantages et avantages, un procès-verbal de licenciement (rupture du contrat de travail) est inscrit dans le cahier de travail indiquant ces raisons (Fig. 30).

Fig. 30 Exemple de saisie d'une inscription concernant un licenciement volontaire en relation avec le transfert du mari pour travailler dans une autre localité dans le cahier de travail

Fig. 31 Exemple d'inscription d'un licenciement volontaire en raison de la nécessité de s'occuper d'un enfant de moins de 14 ans dans le cahier de travail

S'il y a un retard dans la délivrance d'un cahier de travail à un employé en raison de la faute de l'employeur, ou si le motif du licenciement de l'employé est mal inscrit dans le cahier de travail ou n'est pas conforme à la loi fédérale, l'employeur est tenu d'indemniser le salarié pour les gains qu'il n'a pas reçus pendant tout le retard. Dans ce cas, le jour du licenciement (résiliation du contrat de travail) est considéré comme le jour de la délivrance du carnet de travail.

Toutefois, s'il est impossible de délivrer un cahier de travail le jour du licenciement en raison de l'absence du salarié ou de son refus de recevoir le cahier de travail en main, l'employeur adresse au salarié un avis de nécessité de se présenter au cahier de travail ou d'accepter pour le faire envoyer par courrier. Parallèlement, l'envoi d'un cahier de travail par courrier à l'adresse indiquée par le salarié n'est autorisé qu'avec son accord. A compter de la date d'envoi de cette notification, l'employeur est dégagé de toute responsabilité en cas de retard dans la délivrance d'un cahier de travail au salarié.

En cas de décès d'un salarié, le cahier de travail, après mention appropriée de la rupture du contrat de travail, est remis à l'un de ses proches contre signature ou adressé par courrier sur demande écrite d'un des proches. (Fig. 32).

Fig. 32 Exemple d'inscription sur la rupture d'un contrat de travail suite au décès d'un salarié, cahier de travail

Caractéristiques de l'établissement des dossiers de licenciement (résiliation du contrat de travail) et d'embauche (nomination) dans le cadre du transfert d'un salarié vers un autre emploi permanent auprès d'un autre employeur (vers une autre organisation) ou de son transfert vers un emploi électif (poste)

Si un salarié est licencié dans le cadre de son transfert vers un autre emploi permanent chez un autre employeur (vers un autre organisme), dans la colonne 3 de la section « Informations sur le travail » du cahier de travail, il est indiqué dans quel ordre le transfert est réalisée : à la demande du salarié (Fig. 33) ou avec son accord (Fig. 34).

Fig. 33 Exemple d'inscription d'un licenciement dans l'ordre de transfert vers un autre emploi permanent chez un autre employeur à la demande du salarié dans le cahier de travail

à la demande du salarié» s'applique lorsqu'un employé déménage volontairement pour travailler pour une autre organisation.

Fig. 34 Exemple d'inscription de licenciement dans l'ordre de transfert vers un autre emploi permanent chez un autre employeur avec le consentement du salarié dans le cahier de travail

Libellé : « Licenciement pour mutation vers un autre emploi permanent chez un autre employeur avec son consentement» s'applique lorsqu'un employé est transféré dans une autre organisation.

Lors de l'embauche d'un nouveau lieu de travail, dans le cahier de travail du salarié, dans la colonne 3 de la rubrique « Informations sur le travail », le nom complet de l'entreprise est indiqué en rubrique, ainsi que, s'il est disponible, le nom abrégé de l'entreprise. organisation. Sous cette rubrique dans la colonne 1 est indiqué le numéro d'ordre de l'inscription en cours, dans la colonne 2 la date d'embauche est indiquée.

Dans la colonne 3, un enregistrement est fait de l'acceptation ou de la nomination dans une unité structurelle de l'entreprise, indiquant son nom spécifique, le nom du poste (emploi), la spécialité, la profession, indiquant les qualifications. Dans ce cas, il faut indiquer que l'employé a été accepté (nommé) dans l'ordre de transfert et de quelle organisation(Fig. 35).

Fig. 35 Exemple de réalisation d'un relevé d'emploi dans l'ordre de transfert au cahier de travail

Si un salarié est licencié dans le cadre d'un transfert vers un emploi (poste) électif chez un autre employeur (dans une autre organisation), une inscription est faite dans le cahier de travail : « Licencié en raison d'un transfert vers un emploi (poste) électif dans ( indiquer le nom de l'organisation), paragraphe 5 de l'article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie" (Fig. 36).

Fig. 36 Exemple d'inscription de licenciement pour transfert à un poste électif dans le cahier de travail

Lors de l'enregistrement d'un cahier de travail sur un nouveau lieu de travail, après avoir indiqué le nom complet de l'organisme élu, ainsi que le nom abrégé de l'organisme élu (le cas échéant), dans la colonne 3 de la section « Informations sur le travail » de l'ouvrage livre, une inscription est faite sur l'emploi (poste) pour lequel l'employé a été élu. , et la colonne 4 indique la décision de l'organe élu, la date et le numéro de son adoption (Fig. 37).

Fig. 37 Exemple d'inscription sur l'élection à un poste dans le cahier de travail

Comme il ressort des dispositions de l'art. 16, 17, 19 et 275 du Code du travail de la Fédération de Russie, un contrat de travail avec une personne exerçant les fonctions d'organe exécutif unique de l'entreprise est conclu après son élection (nomination) par l'assemblée générale des participants de l'entreprise à la position directeur général(administrateurs) pour une durée déterminée par les statuts de la société. Un contrat de travail est signé au nom de la société, en règle générale, par le président de l'assemblée générale des participants de la société, au cours de laquelle le directeur général (directeur) a été élu (nommé) ou autorisé à le faire par décision du assemblée générale des participants de la société (ce qui doit être reflété dans le procès-verbal de l'assemblée générale de la société ).

Malheureusement, les Instructions pour remplir les cahiers de travail ne contiennent aucune disposition reflétant la procédure de remplissage d'un cahier de travail lors de l'embauche (licenciement) des personnes élues (nommées) au poste de directeur général (directeur) d'une entreprise. Dans ce cas, nous pouvons proposer deux options pour résoudre ce problème.

1) Par règle générale, le premier arrêté que rend le directeur général (directeur) après son élection (nomination) est l'ordre de prise de fonction. La base de l'ordonnance est la décision de l'assemblée générale des participants de la société sur l'élection (nomination) du chef d'entreprise en référence au procès-verbal de l'assemblée générale, et le contrat de travail à durée déterminée conclu dans le cadre de cette .

Conformément à l'article 10 des « Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, d'établissement des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs », toutes les inscriptions concernant le travail effectué et le licenciement sont inscrites dans le cahier de travail sur la base des informations pertinentes. commande (instructions) employeur au plus tard une semaine. Par conséquent, sur la base de la compréhension littérale de cette règle, le cahier de travail du directeur général (directeur) doit indiquer l'ordre de prise de fonction susvisé (Fig. 38).

Fig. 38 Exemple d'inscription sur l'embauche d'un chef d'entreprise dans le cahier de travail

2) Dans la gestion des dossiers du personnel au cours de la dernière décennie, une pratique s'est développée selon laquelle, lors de l'inscription dans le cahier de travail, le procès-verbal de l'assemblée générale portant sur l'élection (nomination) au poste de chef de l'organisation est indiqué comme la base de l'embauche (Fig. 39).

Fig. 39 Exemple d'inscription sur l'embauche d'un chef d'entreprise dans le cahier de travail

Une question logique se pose ici : comment rédiger correctement un cahier de travail lors du licenciement d'un chef d'entreprise. Les inscriptions au cahier de travail en cas de licenciement du directeur général (directeur) s'effectuent de la manière habituelle, comme pour tous les autres salariés. La formalisation du licenciement dépend de la base sur laquelle il met fin à son contrat de travail (article 77 du Code du travail de la Fédération de Russie, article 278 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Conformément à l'article 5 des Instructions pour remplir les cahiers de travail, une inscription de licenciement (résiliation d'un contrat de travail) dans le cahier de travail est effectuée sur la base d'un ordre (instruction) ou autre décision de l'employeur. Par conséquent, la base de la révocation du directeur général (directeur), ainsi que l'ordre (instruction), sont d'autres documents (par exemple, une décision du conseil d'administration d'une organisation donnée, si cette question relève de leur compétence) (Fig. 40)

Fig. 40 Exemple d'inscription sur le licenciement du chef de l'organisation dans le cahier de travail

La Cour constitutionnelle de la Fédération de Russie a confirmé la légalité de la procédure de résiliation des contrats de travail avec les chefs d'entreprise et d'organisations. Le tribunal a noté que l'article 278 du Code du travail de la Fédération de Russie et l'article 69 de la loi de la Fédération de Russie « sur les sociétés par actions », selon lesquels un accord avec le gérant peut être résilié par décision du propriétaire, ne ne contredit pas la Constitution de la Fédération de Russie.

Selon l'art. 66 du Code du travail de la Fédération de Russie, une inscription dans le cahier de travail concernant l'admission au travail à temps partiel est effectuée sur le lieu de travail principal à la demande de l'employé, sur la base d'un document (Fig. n° 41 ) confirmant le travail à temps partiel.

Toutefois, il n’est précisé nulle part si le souhait doit être exprimé par écrit ou oralement. Par conséquent, il ne sera pas superflu si le salarié rédige une candidature demandant de faire les inscriptions appropriées dans son cahier de travail.

Riz. N° 41 Modèle d'attestation délivrée sur le lieu de travail

Faire une inscription au cahier de travail lors de la candidature à un emploi à temps partiel a sa spécificité. Examinons ce problème de plus près à l'aide de l'exemple suivant.

Dans ce cas, le lieu de travail principal d’Olga Ivanovna Sidorova se trouve au département de sécurité de Metallopttorg OJSC. Horaires d'ouverture : tous les trois jours. Ivan Ilitch dans temps libre veut travailler dans notre entreprise. Il a exprimé le souhait que des informations sur le travail à temps partiel soient incluses dans son cahier de travail. Pour ce faire, nous sommes tenus de lui délivrer un document attestant de son travail à temps partiel (attestation de travail dans notre entreprise ou bon de travail dûment certifié). Sur la base du document délivré sur le lieu de travail principal (JSC Metallopttorg), l'inscription suivante sera faite dans le cahier de travail.

Une inscription dans le livre de minerais est effectuée dans l'ordre suivant. Dans la colonne 1 de la section «Informations sur le travail» du cahier de travail, le numéro de série de l'inscription est inscrit, dans la colonne 2 la date d'emploi en tant que travailleur à temps partiel est indiquée, dans la colonne 3 une inscription est faite concernant l'acceptation ou nomination en tant que travailleur à temps partiel dans une unité structurelle de l'organisation, en indiquant son nom précis ( si la condition de travail dans une unité structurelle spécifique est incluse dans le contrat de travail comme condition essentielle), le nom du poste, la spécialité, profession indiquant les qualifications, la colonne 4 indique le nom du document sur la base duquel l'inscription a été faite avec référence à sa date et son numéro (Fig. 42 ).

Riz. N° 42 Exemple d'enregistrement du travail à temps partiel dans un cahier de travail.

Lors de l'inscription travailleur interne à temps partiel l'inscription au cahier de travail s'effectue de la même manière que pour un travailleur externe à temps partiel, à l'exception du fait que le nom de l'organisation n'est pas indiqué (Fig. 43).

Fig. 43 Exemple d'inscription sur l'embauche d'un travailleur externe à temps partiel dans le cahier de travail

Selon l'art. 288 du Code du travail de la Fédération de Russie, sauf pour les motifs prévus par le Code du travail de la Fédération de Russie et autres Lois fédérales, un contrat de travail avec une personne travaillant à temps partiel peut être résilié si un salarié est embauché pour lequel ce travail sera le principal (Fig. 44).

Fig. 44 Exemple d'inscription sur le licenciement (résiliation d'un contrat de travail) d'un travailleur à temps partiel dans le cahier de travail

Le sceau n'est apposé qu'après que le travailleur à temps partiel a été licencié de son lieu de travail principal.

Conformément à l'article 104 du Code pénal exécutif de la Russie, le délai pour attirer les condamnés vers un travail rémunéré est comptabilisé dans l'ancienneté totale . Le document confirmant le temps de travail d'une personne condamnée dans des lieux de privation de liberté est un cahier de travail et, en son absence, un certificat délivré par l'administration d'un établissement correctionnel par le travail. La forme d'une telle attestation est fixée dans l'annexe à l'Instruction relative à la procédure d'enregistrement du temps de travail des condamnés pendant qu'ils purgent une peine d'emprisonnement, comptabilisée dans leur ancienneté totale, approuvée par arrêté du ministère de l'Intérieur. de la Fédération de Russie du 14 décembre 1992 n° 453.

Ce temps de fonctionnement ne compte pas pour une expérience de travail continue et cela est consigné dans les cahiers de travail (voir « Enregistrer l'expérience professionnelle continue »).

Dans les cas où toutes les pages de la rubrique « Informations sur le travail » ou de la rubrique « Informations sur les incitations » sont renseignées dans le cahier de travail, le cahier de travail est complété par un encart qui est cousu dans le cahier de travail, rempli et conservé par l'administration de l'entreprise sur le lieu de travail du salarié dans le même ordre, le même qu'un cahier de travail. L'encart sans cahier de travail n'est pas valide. La page de titre de l'encart du cahier de travail est conçue de la même manière que la page de titre du cahier de travail (Fig. 45).

Fig. 45 Exemple de conception d'un encart dans un cahier de travail

Sur la première page (page de titre) du cahier de travail, un cachet de 10 x 25 mm est apposé en haut avec l'inscription « Encart délivré », indiquant la série et le numéro de l'encart délivré. À chaque édition ultérieure de l'encart, le timbre suivant est apposé et la série et le numéro du prochain encart émis sont indiqués.

Un duplicata de cahier de travail est délivré dans les cas suivants :

– Si le cahier de travail (son encart) est perdu. Une personne qui a perdu un cahier de travail (son encart) doit en informer immédiatement l'administration locale. dernier travail. Au plus tard 15 jours après le dépôt de la demande, l'administration délivre au salarié un autre cahier de travail ou un encart pour celui-ci (nouveaux échantillons) ;

– Si le cahier de travail (son insert) est devenu inutilisable (brûlé, déchiré, taché, etc.) ;

– Si les actes de licenciement ou de transfert vers un autre emploi permanent ont été ultérieurement déclarés invalides ;

– Si le salarié est réintégré en raison de la délivrance d'un accord à décharge, de la clôture d'une affaire pénale en raison de l'absence de délit, en raison de l'absence de corpus delicti dans l'acte ou en raison du manque de preuve de sa participation à la commission d'un crime;

– Si les cahiers de travail des travailleurs sont perdus à la suite de situations d’urgence (catastrophes environnementales et d’origine humaine, catastrophes naturelles, émeutes et autres circonstances d’urgence).

Dans le coin supérieur droit de la page de titre du cahier de travail en double, l'inscription est faite : « Duplicata » (Fig. 46).

Fig. 46 Exemple de conception de la page de titre d'un cahier de travail

Sur la page de titre du cahier de travail précédent il est écrit : « Un duplicata a été délivré en échange », indiquant sa série et son numéro (sauf en cas de perte du cahier de travail) (Fig. 47).

Fig. 47 Exemple de conception de la page de titre d'un cahier de travail

Lors de l'enregistrement d'un cahier de travail en double, les éléments suivants y sont inclus :

a) des informations sur l'expérience professionnelle totale et (ou) continue de l'employé avant de rejoindre cette organisation, confirmées par les documents pertinents ;

b) des informations sur le travail et les récompenses (incitations) qui ont été inscrites dans le cahier de travail du dernier lieu de travail.

L'expérience de travail totale est enregistrée au total, c'est-à-dire qu'elle est indiquée total années, mois, jours de travail sans préciser quel employeur, pendant quelles périodes et dans quels postes le propriétaire du cahier de travail a travaillé dans le passé.

Si le salarié avait déjà travaillé avant de rejoindre cette organisation (chez cet employeur), alors en remplissant un duplicata du cahier de travail dans la section « Informations sur le travail » dans la colonne 3, tout d'abord, un enregistrement est effectué sur le total et /ou une expérience professionnelle continue en tant qu'employé avant de rejoindre cette organisation (chez cet employeur), confirmée par les documents pertinents (Fig. 48).

Fig. 48 Exemple de saisie de l'ancienneté totale dans le cahier de travail

Ensuite, l'expérience professionnelle totale et/ou continue, confirmée par des documents dûment signés, est enregistrée pour les différentes périodes de travail dans l'ordre suivant : la colonne 2 indique la date d'embauche ; La colonne 3 enregistre le nom de l'organisation (employeur) où le salarié a travaillé, ainsi que l'unité structurelle et l'emploi (poste), la spécialité, la profession indiquant les qualifications pour lesquelles le salarié a été embauché. Si les documents soumis confirment que l'employé a été transféré à un autre emploi permanent dans la même organisation (chez le même employeur), une entrée correspondante est également effectuée à ce sujet.

Dans le cas où les documents sur la base desquels les inscriptions ont été effectuées dans le cahier de travail ne contiennent pas d'informations complètes sur les travaux passés, seules les informations disponibles dans ces documents sont inscrites dans le cahier de travail en double (Fig. 49).

Fig. 49 Exemple de remplissage de la section «Informations sur le travail» d'un cahier de travail en double

Ensuite, dans la colonne 2, la date du licenciement (résiliation du contrat de travail) est indiquée, et dans la colonne 3 - le motif (motif) du licenciement, si le document soumis par le salarié contient de telles données. La colonne 4 indique le nom, la date et le numéro du document sur la base desquels les inscriptions correspondantes dans le duplicata ont été effectuées.

Les documents originaux attestant l'ancienneté, après en avoir fait copie et leur attestation en bonne et due forme par l'employeur ou le service du personnel, sont restitués à leur propriétaire. L'administration de l'entreprise est tenue d'aider le salarié à obtenir des documents confirmant son expérience professionnelle avant de rejoindre cette organisation.

Conformément à l'art. 62 du Code du travail de la Fédération de Russie, l'employeur est tenu, au plus tard 3 jours à compter de la date de dépôt d'une demande écrite, de délivrer à l'employé des copies des documents liés au travail (copies d'un ordre d'emploi, ordres pour les mutations vers un autre emploi, un arrêté de licenciement ; des extraits de cahier de travail ; des attestations de salaire, de période de travail chez un employeur donné, etc.). Ces copies des documents liés au travail doivent être dûment certifiées conformes et fournies gratuitement au salarié (Fig. 50).

Riz. N° 50 Exemple de note sur la certification d'une copie

Les règles de tenue des cahiers de travail et les Instructions pour remplir les cahiers de travail prévoient la possibilité de délivrer un cahier de travail à un salarié uniquement en cas de licenciement. Si un employé du service du personnel délivre un cahier de travail à un employé en activité, il enfreindra ainsi les règles de tenue des dossiers de travail, et puisque ce document concerne les actes de la législation du travail, l'employé du service du personnel peut être tenu responsable de la manière prescrite.

Les cahiers de travail sont conservés par l'administration de l'entreprise sous forme de formulaires de déclaration stricts et ne sont remis au salarié qu'en cas de licenciement. Les cahiers de travail et leurs duplicata qui n'ont pas été reçus par les salariés lors de leur licenciement sont conservés pendant deux ans dans le service du personnel de l'entreprise séparément des cahiers de travail des salariés actuellement employés. Après cela, les cahiers de travail non réclamés (leurs duplicata) sont conservés dans les archives de l'entreprise pendant 50 ans et, après l'expiration du délai spécifié, ils peuvent être détruits de la manière prescrite.

Fig.51 Exemple de reçu et de carnet de dépenses

Pour enregistrer les formulaires de cahiers de travail et de cahiers de travail complétés, l'entreprise tient la documentation suivante :

a) livret de revenus pour enregistrer les formulaires de cahiers de travail et les encarts correspondants (Fig. 51).

Ce livre enregistre toutes les transactions liées à la réception et à l'utilisation des formulaires de cahier de travail et de leurs encarts, en indiquant la série et le numéro de chaque formulaire. Le livre est tenu par le service comptable de l'organisation ;

b) un livre pour enregistrer le mouvement des cahiers de travail et des encarts pour ceux-ci (Fig. 52).

Fig. 52 Exemple de cahier pour enregistrer le mouvement des cahiers de travail et leurs inserts

Le livre de comptabilité des mouvements des cahiers de travail et des encarts correspondants est tenu par le service du personnel ou un autre service de l'entreprise qui traite l'embauche et le licenciement des salariés. Ce livre enregistre tous les cahiers de travail acceptés par les employés lors de leur entrée au travail, ainsi que les cahiers de travail et les encarts pour eux avec un enregistrement de la série et des numéros délivrés à nouveau aux employés. Lors de la réception d'un cahier de travail dans le cadre d'un licenciement, le salarié signe la carte personnelle et le livret comptable.

Le livret de revenus et le livre de comptabilité du mouvement des cahiers de travail doivent être numérotés, lacés et scellés de la signature du chef de l'organisation et d'un cachet de cire.

Les formulaires de cahiers de travail et leurs encarts sont conservés au service comptable de l'entreprise en tant que documents de reporting stricts et sont délivrés sur demande au compte de la personne responsable de la tenue des cahiers de travail. Sur une base mensuelle, le service comptable exige de la personne responsable de la tenue des cahiers de travail un rapport sur la disponibilité des formulaires de cahier de travail et de leurs encarts et sur les sommes perçues pour les cahiers de travail complétés et leurs encarts, Avec application de l'ordre de réception de la caisse de l'organisme. Un procès-verbal est établi pour les formulaires et encarts de cahier de travail endommagés lors du remplissage.

Lors de la délivrance d'un nouveau cahier de travail ou d'un encart pour celui-ci à un salarié, l'employeur lui facture des frais dont le montant est déterminé par le montant des dépenses engagées pour leur acquisition, à l'exception des cas suivants :

1 En cas de perte massive par l’employeur des dossiers de travail des travailleurs à la suite de situations d’urgence (catastrophes environnementales et d’origine humaine, catastrophes naturelles, émeutes et autres circonstances d’urgence)

2 En cas de remplissage initial incorrect du cahier de travail ou de son encart, ainsi qu'en cas de dommage sans faute du salarié, le coût du formulaire endommagé est à la charge de l'employeur.

Tout employeur est tenu de fournir à ses salariés des cahiers de travail correctement remplis. Pour ce faire, le salarié doit travailler plus de cinq jours, et peu importe que ce salarié soit à temps plein, saisonnier ou temporaire. Les seules exceptions à cette règle sont les travailleurs avec lesquels l'employeur a un contrat civil.

En début de carrière d’un salarié, il est nécessaire de prendre un formulaire vierge s’il ne dispose pas de cahier de travail et, en sa présence, de remplir ce formulaire après une semaine de travail. Nous vous expliquerons comment procéder dans cet article.

Base normative

Le cahier de travail est destiné à refléter l'expérience professionnelle de chaque citoyen.

De plus, il doit être présenté à la Caisse de pension pour l'octroi d'une pension.

Pour le remplir, vous devez vous guider par les documents réglementaires suivants :

1. Règles de conduite (Résolution du gouvernement de la Fédération de Russie n° 225 du 16 avril 2003).
2. Instructions (Arrêté du Ministère du Travail n° 69 du 10 octobre 2003).

L'employeur conserve les dossiers de travail depuis l'entrée en service jusqu'au jour du licenciement du salarié. Si, lors de la résiliation d'un contrat de travail, l'indication à ce sujet est incorrecte, ce fait peut alors priver la personne de la possibilité de trouver un emploi à l'avenir.

Il faut rappeler que la première entreprise de travail d'une personne est tenue de remplir la première feuille de ce document.

Qui est responsable du remplissage, de l’entretien et du stockage

Rappelons que l'employeur assume la responsabilité de la tenue, de la conservation et du remplissage du cahier de travail. Un ordre ou un ordre donné par l'employeur donne toutes les raisons de nommer une certaine personne autorisée à qui seront déléguées toute responsabilité et autorité en matière de stockage, de tenue, de délivrance et d'enregistrement des cahiers de travail.

Et la même personne, qui aura le droit de signer, aura la possibilité de certifier tous les enregistrements nécessaires. Toutes ces personnes assument l'entière responsabilité du travail, qui est régi par la législation de la Fédération de Russie.

Les instructions et arrêtés concernant la nomination par la direction d'un employé du service du personnel lors des inspections sont obligatoirement vérifiés par les employés de l'Inspection nationale du travail de Russie.

Enregistrement d'un cahier de travail : règles et modalités générales

Vous devez commencer à rédiger un cahier de travail à partir de la page de titre. Il indique les détails du passeport, la formation et la spécialité de l'employé conformément aux documents soumis, la date d'achèvement et les signatures des parties - l'employé du service RH et l'employé lui-même. Aussi sur titre de page Le sceau de l'organisation est apposé.

Après cette étape, les informations sur l'embauche effective sont indiquées. Les inscriptions doivent être faites dans une seule couleur – bleu ou noir, le violet est également autorisé.

Les inscriptions sont faites au format complet, les abréviations ne sont pas autorisées.

Il est nécessaire de refléter les informations sur l'entreprise sur la page appropriée. Après cela, vous devez indiquer le numéro d'entrée et sa date d'entrée.

Indiquez ensuite le nom, le numéro et la date du document qui sert de base à la création de cet enregistrement.

L’étape suivante consiste à saisir les informations sur les titres et récompenses du salarié, confirmées par un décret, un arrêté, un diplôme ou tout autre document. En plus de tout cela, il convient de noter pour quels mérites et par qui exactement l'employé a été récompensé.

Il ne faut pas oublier que les inscriptions sur les primes en espèces ne sont pas effectuées dans le cahier de travail.

Exemple de remplissage d'un cahier de travail : informations sur le salarié

Le formulaire de renseignements sur l'employé est le suivant :

1. Nom, prénom et patronyme au complet, sans aucune abréviation.
   La date de naissance du salarié ne doit pas non plus être abrégée et les données personnelles du salarié doivent figurer sur la base du passeport.
2. Éducation des employés.
   Un enregistrement de ce facteur ne doit être rempli que s'il existe des documents pouvant le confirmer - un certificat, un diplôme ou un certificat.
3. Si vous avez correctement rempli des documents confirmant une formation incomplète, il est également possible de faire une inscription appropriée sur cette base.
4. La profession et la spécialité doivent être enregistrées uniquement comme indiqué dans le document concerné, sans aucune modification.
   Il s’agit généralement de cours de formation avancée.

Une fois cette saisie effectuée, le salarié doit en prendre connaissance, vérifier les erreurs et la certifier par sa signature, qui exprimera son accord sur l'exactitude des données. Après cela, le sceau de l'entreprise est apposé sur la page sous l'entrée.

Comment remplir un livre concernant les informations professionnelles

Dans la section Informations sur l'emploi, vous devez noter le nom complet de l'organisation et son abréviation, si disponible. Après cela, le numéro d'enregistrement et la date d'embauche sont inscrits.

Ensuite, un relevé d'emploi est établi, l'unité structurelle et le nom complet du poste occupé sont requis. Après cela également, vous devez saisir des informations sur le document qui a servi de base à l'embauche du poste.

La date et le numéro de ce document doivent être reflétés !

Dans le cas où un salarié exerce certaines tâches à temps partiel, vous pouvez éventuellement saisir ce fait. Mais cela n’est possible que si vous disposez d’un document pouvant confirmer cette activité.

Pour ce faire, vous devez indiquer le numéro d'entrée, sa date, puis noter la nomination du salarié comme travailleur à temps partiel. Ensuite, vous devez indiquer le nom de l'unité structurelle, le nom de la profession ou du poste et, bien sûr, des informations sur les qualifications.

L'accomplissement de ces obligations doit être réglé par le document pertinent dont les données sont saisies en dernier.

Comment remplir un document dans différents cas : exemples

D'abord

Le nouveau formulaire d'emploi est rempli conformément aux informations précisées ci-dessus.

Pour délivrer un duplicata, certaines circonstances doivent être réunies, parmi lesquelles la perte du cahier rendant ce document inutilisable, c’est-à-dire la perte de la valeur marchande du cahier de travail. De plus, un duplicata peut être délivré si un dossier de licenciement est invalidé, si un salarié est réintégré lorsqu'un contrat d'acquittement est émis ou si un salarié perd un cahier de travail en cas d'urgence.

Dupliquer

Comment délivrer un duplicata ? Dans le coin supérieur droit de la page de titre du livre, vous devez écrire « Duplicata ».

Si vous disposez d'un ancien cahier de travail, sur sa page de titre vous devez signer ce qui suit : « Un duplicata a été délivré en échange » et veiller à indiquer la série et le numéro du duplicata.

Le duplicata doit contenir des informations sur l’expérience générale et continue de l’employé avant son arrivée dans cette organisation pour le service. Cela doit être confirmé par les documents pertinents.

Ensuite, vous devez noter les informations sur les activités et les récompenses qui ont été inscrites dans le livre pendant votre service sur des lieux de travail précédents. L'expérience professionnelle totale doit être enregistrée sous forme récapitulative, c'est-à-dire qu'il est nécessaire d'indiquer le nombre total d'années, de mois et de jours d'activité.

Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'écrire sur les employeurs, les entreprises et les périodes de travail pour eux.

Si, avant de rejoindre une certaine organisation, un employé avait déjà une expérience professionnelle, alors lors de la préparation d'un duplicata, des informations sur l'expérience professionnelle continue doivent être incluses, ce fait étant confirmé par les documents pertinents.

Vient ensuite une liste d'expériences professionnelles continues par périodes de temps, indiquant toutes les entreprises dans lesquelles le salarié faisait partie du personnel et exerçait ses activités professionnelles.

Comment délivrer un cahier de travail en double est décrit dans la vidéo.

Copie

Une copie du relevé de travail doit être certifiée conforme par un employé des RH. Il est nécessaire de faire des copies des pages du cahier de travail contenant des entrées.

La qualité des copies doit être satisfaisante. Il n'est pas nécessaire d'imprimer le scan ni de modifier l'échelle du copieur.

Après dernière entrée Une inscription doit être faite sur la copie de la page qui contient son numéro de série et l’inscription « actuellement en usage ». Il faut également indiquer la date de certification de la copie, le nom, les initiales et la qualité du certificateur et apposer un cachet sous le dossier.

Sous la page de la copie, vous devez noter « la copie est correcte », signer le nom, les initiales et la qualité du certificateur, l'heure de la certification et la signature. Un tel relevé doit accompagner chaque page de la copie du cahier de travail.

Pour les entrepreneurs individuels

Les entrepreneurs individuels sont tenus d'effectuer toutes les opérations pour remplir les documents de travail. C'est dans ce but que lors de l'enregistrement de ce statut, il est nécessaire de créer un sceau pour ce type d'employeur afin que l'activité de l'entreprise soit officielle.

Les conducteurs doivent fournir à l'employeur les documents suivants pour obtenir un cahier de travail :

1. Passeport.
2. SNILS.
3. Cahier de travail.
4. Carte d'identité militaire.
5. Permis de conduire.
6. Documents pédagogiques.

Pour le conducteur

Il est important que les conducteurs aient un laissez-passer check-up médical identifier les contre-indications au travail. Toutes ces informations ne sont pas reflétées dans le cahier de travail.

En général, pour les chauffeurs, tout est rempli exactement de la même manière que pour les autres postes.

Pour les citoyens de la République de Biélorussie

Pour les citoyens de la République de Biélorussie, depuis 2016, il est également possible de créer des cahiers de travail. Toutes les données saisies dans ce document concernant l'employé sont établies sur la base de documents valides du citoyen.

Il est nécessaire d’indiquer la nationalité de l’employé et de le noter lors du remplissage des données personnelles de l’employé sur la citoyenneté.

possible sur notre site Internet.

Un exemple de mémo adressé à un responsable peut être trouvé. Exemples de rédaction d'un mémo pour un employé, sur les primes, les caractéristiques de l'établissement de documents en République de Biélorussie et en Ukraine.

Comment ouvrir une épicerie.

Comment faire des corrections

Les employés du personnel sont aussi des personnes et, comme tout le monde, ils ont tendance à commettre des erreurs. Il faut rappeler que si une erreur est constatée lors du remplissage initial, alors ce document doit être immédiatement détruit, sans apporter aucune modification.

Ensuite, vous devez rédiger un acte de destruction et remplir un nouveau formulaire. Si une erreur est découverte lors du remplissage des données par le deuxième employeur et les suivants, vous devrez vous adresser au tribunal pour reconnaître que l'œuvre vous appartient.

Cela s’applique aux erreurs dans le prénom, le nom et le patronyme du salarié, ainsi qu’à d’autres données personnelles.

Il existe des situations où une personne enregistre un enseignement supérieur incomplet, puis le reçoit et le termine. En conséquence, vous devez modifier vos données éducatives.

Sur la base du document reçu, il vous suffit de créer le prochain enregistrement d'attribution de qualifications à l'employé.

Caractéristiques de l'annulation d'une entrée

Si une erreur a été commise dans les informations concernant un employé, vous devez rayer les anciennes inscriptions et en signer de nouvelles sur la base des documents pertinents.

Veuillez noter que les caractères barrés ne sont pas autorisés dans les informations sur les offres d'emploi.

Vous devez procéder comme suit : après la dernière entrée dans la section appropriée, effectuez une entrée déclarant l'entrée erronée invalide et effectuez l'entrée correcte sous le nouveau numéro de série.

Si une erreur de saisie est découverte lorsque le nouveau salarié est chargé de faire les inscriptions dans les cahiers de travail, alors le responsable du personnel constate l'invalidité du précédent, puis l'écrit correctement, signe la date de rectification et l'ordre . Dans ce cas, l'enregistrement concernant l'annulation d'un enregistrement incorrect doit être numéroté avec le numéro suivant dans l'ordre.

Si le licenciement d'un salarié est invalidé, deux options s'offrent à vous.

Tout d'abord, une nouvelle inscription est faite dans le dossier de travail concernant l'embauche, ainsi qu'une inscription indiquant que les informations concernant le licenciement sont invalides.

Dans le second cas, l'ancienne inscription doit également être déclarée invalide, mais le salarié constate son licenciement avec un nouveau motif.

Apprenez à faire des entrées dans un cahier d'exercices sur le travail à partir de la vidéo.

En contact avec

Si l'entreprise ne conserve pas ces documents, il s'agit d'une grave violation de la loi.

Il sera impossible de prouver l'existence d'une expérience professionnelle pour cette période de travail, ce qui signifie qu'elle ne sera pas prise en compte pour le calcul de la pension. Il est donc nécessaire que tous les travailleurs sachent comment remplir un cahier de travail.

L'article fournit des instructions sur la procédure à suivre pour remplir les cahiers de travail.

Le Code du travail est un document relatif à l’activité professionnelle d’une personne.

Toutes les questions concernant la procédure de son maintien sont précisées dans le Code du travail et les décrets gouvernementaux pertinents (n° 225 du 16 avril 2003), la résolution et la lettre du ministère du Travail de la Fédération de Russie (n° 69 du 10 octobre 2003). , 2003, art. 5.27 ; n° 656-6-0 du 18 mars 2008).

Les personnes responsables

La responsabilité de la disponibilité des cahiers de travail délivrés à chaque salarié de l'entreprise incombe au chef d'entreprise.

Le gestionnaire prend un arrêté nommant un préposé chargé du bon remplissage, de l'enregistrement et de la conservation de ces documents. Il nomme également un autre salarié qui peut remplacer le responsable principal pendant son absence. Il s'agit généralement d'employés du service du personnel (RH).

Conditions requises pour la tenue d'un livret de travail

informations générales

Un code du travail est créé pour chaque salarié ayant travaillé dans l'entreprise pendant au moins 5 jours. Pour eux, ce travail devrait être le principal.

Il s'agit également de travailleurs saisonniers, intérimaires et indépendants, qui sont également couverts par les assurances sociales.

Les inscriptions dans le TC sont faites intégralement, sans abréviations (pour éviter les erreurs de lecture), en caractères bleus, violets ou noirs.

Chaque entrée commence sur une ligne distincte et est dotée de son propre numéro de série. Les dates s'affichent ainsi :

• jour et mois – 2 chiffres ;
• année – 4 chiffres.

Le TC se déroule dans la langue officielle de la Fédération de Russie. Et sur les territoires des républiques autonomes, cela peut se dérouler en deux langues – russe et nationale.

Le TC se compose de trois sections :

• Le premier - sur la page de titre - reflète les informations sur le salarié - son nom, son prénom et son patronyme en cas nominatif pas d'abréviations. Il indique également sa formation, sa profession ou sa spécialité. L'organisme délivrant le TC appose un cachet sur cette feuille.
• La seconde concerne les données sur le travail de l’employé.
• Le troisième contient des informations sur ses récompenses.

Les deux dernières sections doivent indiquer les documents sur la base desquels chaque inscription est effectuée. Il s'agit généralement des numéros des commandes correspondantes avec leurs dates.

Règles et procédure pour remplir un cahier de travail

Dans la section « Informations sur l'emploi », sont saisies toutes les données sur l'admission, le mouvement, les études pendant le travail lié à la formation avancée, le service dans l'armée ou d'autres structures spéciales, etc.

Sont également affichées ici des informations sur le changement de nom d'une entreprise ou de sa structure individuelle, des informations sur le licenciement d'un employé, etc.

De plus dernière information sont certifiés non seulement par la signature de la personne responsable, mais également par le salarié lui-même.

Le nom de l'entreprise, son unité structurelle et le poste du salarié sont inscrits dans la colonne d'enregistrement.

La dernière section du Code du travail comprend les récompenses spécifiées dans le Code du travail de la Fédération de Russie ou dans la convention collective de l'organisation. L’offre de telles incitations n’est ni obligatoire ni continue. Le nom de l'entreprise, le poste du salarié et le type d'incitation sont renseignés dans le champ approprié. A proximité, dans la colonne suivante, un lien vers la base correspondante est donné. Les récompenses ne sont pas reflétées ici.

Situations particulières

1. Si, au cours du travail d'un employé dans une entreprise, son nom change ou si des changements structurels affectent une division spécifique, cela est nécessairement reflété dans le Code du travail et est certifié par un nouveau sceau de cette organisation.
2. Lorsque le nom de famille d'un salarié est modifié, son ancien nom de famille est barré et le nouveau est écrit dessus. A proximité, sur la couverture, est déchiffrée la base du remplacement de l'inscription par le sceau et la signature du responsable. C'est la seule radiation autorisée dans le TC.
3. Si, après le licenciement illégal d'un salarié, le tribunal oblige l'employeur à le réintégrer au travail, alors une inscription est faite annulant les informations antérieures sur son licenciement en référence au document justifiant cette décision.
4. En cas de décès d'un salarié, les informations relatives à la rupture du contrat de travail sont reflétées, indiquant la date du décès figurant sur l'acte correspondant.
5. S'il n'y a pas assez de pages pour toutes les entrées dans le TC, un encart correspondant est alors émis. Les règles pour le remplir ne diffèrent pas des règles générales et il est inscrit au Code du travail.

Remplir soigneusement et correctement le Code du travail à chaque étape de votre vie professionnelle facilitera grandement le processus de demande de pension.

Stockage et comptabilité des cahiers de travail

Les cahiers de travail, leurs encarts et formulaires sont des documents de stricte responsabilité. Au service du personnel, où est conservée la documentation technique, un livre de leurs dossiers est tenu.

Il reflète des informations complètes sur le mouvement de tous ces documents, qu'ils soient nouveaux ou délivrés par une autre organisation.

Autrement dit, des informations sur le Code du travail de tous les salariés d'une institution donnée (anciens et actuels).

Ce livre est numéroté, lacé et certifié du sceau du chef de l'organisation. La comptabilité des formulaires TC est tenue par le service comptable de l’entreprise de la même manière.

Les TC sont stockés en permanence dans le service RH. Dans des cas exceptionnels, ils peuvent être délivrés à la demande du salarié contre récépissé et pour une durée strictement déterminée.

Lorsqu'un salarié est licencié, celui-ci lui est remis, qu'il signe dans le livret d'inscription. Si, pour des raisons inconnues, l'employé n'a pas récupéré le TC, celui-ci reste alors en OK pendant encore 2 ans, conservé séparément de tous les autres documents. Après cela, il est transféré aux archives de l'entreprise, où il est conservé pendant les 75 années suivantes.

Erreurs de remplissage : que faire ?

Étant donné que toutes les informations du cahier de travail sont saisies manuellement, rien ne garantit qu'il n'y aura pas d'erreurs lors de la tenue des registres.

La correction des erreurs commises lors du remplissage de ce document s'effectue uniquement selon les règles suivantes :

1. Les informations incorrectes sont considérées comme invalides. Une entrée correspondante est faite à ce sujet. Ci-dessous, sous le numéro suivant, l'entrée correcte est effectuée.
2. Si la numérotation des informations est violée, les corrections sont effectuées de la même manière que ci-dessus. Toutes les inscriptions avec un numéro incorrect sont considérées comme invalides. Et puis cela se répète sous un nouveau numéro.
3. En cas d'erreur mineure dans les informations personnelles d'un salarié (une lettre au prénom, nom, etc.) découvertes lors de son embauche sur un nouveau lieu de travail lors du rapprochement des documents, elle est corrigée par le précédent l'employeur ou l'endroit où cette inexactitude a été commise.
4. Les entrées incorrectes sur la page de titre ne sont pas corrigées. Dans ce cas, le formulaire TC est considéré comme endommagé et est détruit, sur lequel un rapport correspondant est établi. Et en échange, le salarié reçoit un nouveau Code du travail avec les informations correctes.

Il est interdit de rayer une entrée incorrecte. Un tel document est considéré comme invalide.

Remplir un TC en double

En cas de perte de la documentation technique, son endommagement, si elle contient des enregistrements annulés par décisions de justice, si catastrophe naturelle, urgence dans l'entreprise, etc. il est nécessaire de délivrer un duplicata de TC.

Dans des situations normales, le salarié dépose auprès du service du personnel une demande de délivrance d'un duplicata du Code du travail et en indique le motif.

Le document est délivré dans un délai de 15 jours ouvrés. « Duplicata » doit être indiqué sur sa page de titre.

Si certaines inscriptions d'un document endommagé ne peuvent être restaurées, un justificatif de l'ancienneté pour la durée correspondante est requis. Ce n'est qu'alors que le document pourra être restauré.

Lors de la délivrance d'un duplicata du Code du travail, le salarié effectue une inscription correspondante dans le journal du Code du travail.

Dans les situations d'urgence, l'ancienneté requise pour enregistrer un Code du travail est déterminée par une commission spéciale, qui reçoit tous les documents nécessaires. S'il n'est pas possible de rétablir le fait qu'une personne a travaillé à un moment ou à un autre, les informations manquantes peuvent être complétées à l'aide de 2 à 3 témoignages. La commission rédige un acte correspondant à ce sujet.

• Le document le plus important- ce sont les règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, qui ont été approuvées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 n° 225 « Sur les cahiers de travail », où toutes les nuances de leur enregistrement sont le plus largement couvertes.
• Un autre document - Instructions pour remplir les cahiers de travail, approuvé par la résolution du ministère du Travail de la Fédération de Russie du 10 octobre 2003 n° 69. Il reflète les règles qui doivent être suivies si des erreurs ont été commises lors du remplissage de la page de titre du cahier de travail.
• En russe Code du travail Il existe également des articles consacrés aux cahiers d'exercices - ce sont les articles numérotés 66, 77-81 et 83-84.

En règle générale, le remplissage de la page de titre du cahier de travail est effectué par l'employeur. Il est important de noter qu'il doit être délivré au plus tard une semaine après l'embauche de l'employé par l'organisation.


Il arrive souvent que la conception de la première page peut soulever de nombreuses questions et provoquer de nombreuses erreurs et des taches.

Il n'y a rien d'étrange à cela, car lors de l'exécution de cette procédure, le facteur humain n'est pas exclu et faire des erreurs lors du remplissage des documents est un problème courant. Pour trouver des réponses aux principales questions qui se posent au cours de ce processus, le plus simple est de lire avec les recommandations suivantes :

1. Tout d’abord, vous devez décider de la couleur de l’encre qui sera utilisée pour effectuer les entrées dans ce document. Ils ne sont autorisés qu’à l’encre bleue, violette et noire.
2. Veuillez noter que les entrées sont faites sans abréviations. Par conséquent, toutes les informations doivent être fournies dans une écriture compacte mais lisible.
3. La page de titre indique, en règle générale, le nom, le prénom et le patronyme du propriétaire du cahier de travail.

   Comme vous pouvez le deviner, ils doivent être identiques à ceux indiqués dans le passeport, le permis de conduire ou une carte d'identité militaire, et doit également être entièrement noté.

   Vous devez oublier les initiales sur la page de titre du cahier de travail.

4. La date de naissance est écrite uniquement en chiffres arabes, pas de chiffres romains, encore moins de mots. Habituellement, le jour et le mois sont écrits en nombres à deux chiffres et l'année en nombres à quatre chiffres. Un exemple d'entrée est le 01/01/1970.
5. La ligne « éducation » est renseignée à partir des données du diplôme ou du certificat possédé par le propriétaire du livre. En règle générale, il est indiqué ici soit « l'enseignement supérieur », soit « l'enseignement secondaire professionnel », soit « l'enseignement secondaire général ».
6. La ligne « Profession, spécialité » indique la spécialité obtenue, inscrite dans le diplôme ou autre certificat d'études.
7. Tout en bas de la page de titre est indiqué espace pour que le propriétaire du livre puisse signer, ainsi que son décodage et son impression, soit par le service du personnel, soit par l'organisation elle-même où il est employé.

Rempli avec non moins de soin. La page de titre du cahier de travail - vous pouvez voir un exemple de remplissage ci-dessous :

Date d'achèvement

L'élément « Date d'achèvement », qui enregistre le jour où le cahier de travail a été terminé, se trouve également sur sa page de titre, mais sa mention a été supprimée des instructions dans une sous-section distincte.

Cet aspect fait l'objet d'une attention particulière, car une organisation peut ouvrir un cahier de travail pour un nouvel employé non pas dans un délai de cinq jours, comme l'exigent les Instructions, mais après une longue période. Par exemple, il n'y avait pas de formulaires dans l'organisation à ce moment-là, et lorsqu'ils sont apparus, ils ont décidé de leur attribuer cette date « rétroactivement ».

Responsabilité des erreurs

Comme dans toute activité, les erreurs lors du remplissage des pages de garde des cahiers d'exercices entraînent des conséquences négatives. Leur répression s'effectue au moyen des mesures de sanctions suivantes :

• Les fonctionnaires en cas de violation primaire des règles de remplissage des cahiers de travail sont responsables d'un montant de 5 à 50 salaires minimum, et en cas de violation secondaire, ils sont disqualifiés pendant 1 à 3 ans.
• Pour la première infraction, les personnes morales se voient infliger une amende de 300 à 500 salaires minimum et, en cas de récidive, elles peuvent être complètement suspendues de leurs activités.

Toutes les sanctions émanant des entités ci-dessus sont exécutées par l'Inspection du travail.

En savoir plus sur les caractéristiques de l'enregistrement du travail dans le cahier de travail.

Correction des erreurs

Il existe deux options pour corriger les erreurs. Si le cahier de travail est délivré pour la première fois, le moyen le plus simple est de le liquider. Cette option est la plus appropriée lorsque des erreurs ont été commises lors du remplissage de la première page du cahier de travail.

Une autre option consiste à corriger les erreurs sans liquidation du dossier de travail. Les manipulations décrites ci-dessous ne peuvent être effectuées qu'avec un prénom, un nom, un patronyme et une date de naissance mal renseignés.

Si une erreur a été commise dans l'une de ces entrées, l'entrée incorrecte peut être barrée d'un trait fin et l'entrée correcte indiquée au-dessus. Au verso de la page de titre, vous devez placer des liens vers les documents selon lesquels des modifications ont été apportées à la page de titre du cahier de travail.


De tels documents sont passeport et acte de mariage ou de divorce. De plus, les enregistrements sous forme de liens vers les documents ci-dessus doivent être accompagnés de la série et du numéro de ces documents, ainsi que de la signature et du sceau de la personne responsable.

Il est à noter que la deuxième méthode de correction des erreurs est applicable aux situations où le sujet qui est propriétaire du cahier de travail, après un certain temps par exemple, change de nom de famille.

Les corrections partielles, par exemple une lettre du nom de famille ou un chiffre de la date de naissance, sont inacceptables. Les employeurs ou diverses agences gouvernementales, par exemple une caisse de pension, peuvent considérer qu'un cahier de travail avec des entrées partiellement barrées sur la page de titre n'est pas fiable.

Dans ce cas, vous devrez se préparer au litige, ce qui prendra du temps supplémentaire. Par conséquent, il est préférable d'éviter cette situation à l'avance en corrigeant l'intégralité de l'entrée invalide.

Pour plus d'informations sur la marche à suivre en cas d'entrée erronée, lisez.

Conclusion

Pour résumer, il convient de noter que ou toute autre personne, bien que le processus ne soit pas complexe, conduit souvent à des erreurs dans sa conception. Il peut parfois être difficile de les éviter, ce qui peut être dû soit à une simple inattention, soit à une méconnaissance des règles de remplissage des cahiers de travail.

Il est particulièrement important de s'en souvenir lors du remplissage de la page de titre, car c'est une sorte de « visage » du document. Cependant, si vous suivez un certain nombre de recommandations simples, tous les problèmes associés à ce problème peuvent être évités.

De plus, toute erreur peut être corrigée, y compris les erreurs commises lors du remplissage des cahiers de travail. Les moyens de les résoudre nécessitent également une certaine attention, mais en même temps ils ont une essence simple et compréhensible.