Aruanne tehtud tööde kohta. Kuidas kirjutada nädalaaruannet

Kas teie praktikas on olnud juhtumeid, kui olete 24 tundi ööpäevas väsimatult käte, jalgade ja muude kehaosadega töötanud? Müügiks mõeldud kinnistu ideaalselt ettevalmistatud. Olete juba turgu raputanud oma kommertspakkumistega, visandanud edasiste tegevuste plaani ja täielikus harmoonias iseendaga ootate loogilist tulemust tehingu näol ja sellele järgnevat ausalt teenitud komisjonitasude laekumist.

Kuid ühel hetkel ilmub telefoni ekraanile kliendi number ja sina, midagi kahtlustamata, võtad rahulikult telefoni. Kuid tänutunde asemel kuulete palju kaebusi, alates sellest, et te ei tee midagi, lõpetades lepingu lõpetamise nõudega ja ähvardustega. Tundub tuttav?

Enne kui pahaseks hakkad, pane end tema asemele...

Isik on sõlminud teiega eksklusiivse lepingu. Ta usaldas teile võib-olla kõige kallima kinnisvara, mis tal on. Ta uskus sind, ta otsustas, et sa oled peaaegu mustkunstnik ja ainus, kes suudab teda aidata. Aga siis, kogu aeg, mil sa väsimatult töötad, EI KUULE EGA TEA sinust ega sinu tööst midagi! Sellest lähtuvalt süveneb kahtlus, et midagi ei juhtu. Pealegi leidub alati sugulaste, sõprade ja tuttavate seast “häid nõustajaid”, kes talle nõu annavad. neile ajupesu ja hirmujuttudega "petturitest", "mustade maakleritest" ja "kui kallis selline töö maksab". Seetõttu toimub 7-10 päeva pärast täiesti loogiline ja loomulik plahvatus.

Tegelikult on selliste arengute ärahoidmiseks väga lihtne viis. Piisab, kui saata kliendile iganädalane aruanne tehtud tööde kohta.

Korrapäraselt koostage eelnevalt vormindatud malli abil aruanne, mis loetleb kõik viimase perioodi jooksul tehtud toimingud ja tegevused. Ja saatke see müüjale postiga. Ja klient on rahul - ta saab aru, mis toimub, et nad pole teda unustanud, tegelevad tema teemaga ja olete alati kaitstud alusetute väidete eest.

Nüüd sõnastame nõuded dokumendile “Tehtud töö aruanne”:

Mida peab aruanne sisaldama

• Lepingu number
• Agendi kontaktid
• Loetelu lõpetatud tegevustest ja läbiviidud tegevustest
• Aruande loomise kuupäev ja allkiri

Ülekande meetodid

• Meil
• printige see välja ja andke see isiklikult kätte

Teata edastusajast

• Optimaalselt reede õhtu (kui teil on nädala töö tulemused)
• Või pärast viimaseid ülevaatusi nädalavahetusel

TÄHTIS!

• Kui teie aruanne sisaldab Interneti-ressursside loendit, kuhu kuulutasite, märkige see kindlasti ära lingid nendele kuulutustele
• Kui olete meedias avaldanud, lisage foto või ekraan reklaamid
• Kui olete loonud eraldi esitlus, ärge unustage seda aruandele lisada

Järgides kõiki neid lihtsaid samme, vähendate kiiresti selliste kõnede arvu miinimumini. Ja muide, teil on palju lihtsam olukorda kontrollida. Noh, selleks, et seda niigi tolmuvaba aruannete loomise tööd nii palju kui võimalik lihtsustada, soovitame teil alla laadida valmis malli näite.

autori kohta

Tatiana Porubaymikh. Korraldaja ja konsultatsioonikeskuse juht Arsenal consult. Osalise tööajaga projekti juht ja ideede generaator. Ja ka konsultant. Põhifookus: turundus ja tekstikirjutamine. Tatjana on turundaja, kelle portfellis on edukalt ellu viidud projekte väga erinevates valdkondades.

Tehtud töö aruanne võimaldab juhil hinnata sekretäri töö kvaliteeti ja kiirust. Artikkel sisaldab tehtud töö aruannete näidiseid. Aruande korrektseks koostamiseks kasutage samm-sammult juhiseid.

Artiklist saate teada:

Miks vajate eduaruannet?

Juht seab ülesande, töötaja täidab selle - see on tööprotsessi olemus. Ülesande täitmise fakt fikseeritakse tehtud töö aruande vormis. Iga töötaja koostab perioodiliselt sellise dokumendi. Aruannete esitamise sagedus ja vorm sõltuvad ettevõtte sise-eeskirjadest.

Kes vajab eduaruannet ja miks?

Juht vajab teda. See dokument võimaldab teil hinnata töötaja ülesande täitmise kvaliteeti ja kiirust. Kõikide töötajate aruandedokumendid võimaldavad vormistada suur pilt ettevõtte tegevust ning hõlbustada taktikalist ja strateegilist planeerimist.

Aruannet vajab töötaja ise. Esiteks aitab hästi kirjutatud lõppdokument teie töö tulemusi juhtkonnale soodsalt tutvustada. Teiseks on aruanne kasulik enesekontrolli tööriist. Aruandeperioodi lõpus näete oma õnnestumisi ja ebaõnnestumisi. See näitab teile suundi, milles peate arenema.

Finantskulude aruanne (kild)

Mida kirjutada eduaruandesse

Tehtud töö aruande jaoks pole ühtset standardvormi. Dokument vormistatakse vabas vormis. See sõltub täidetavate ülesannete iseloomust.

Vaba vormi puuduseks on see, et paljud töötajad ei oska arenguaruannet kirjutada. Seda koolis ei õpetata ja ülikoolis õpetatakse seda harva. Töötaja ei saa oma tööle adekvaatset hinnangut, kui tal puuduvad oskused aruande pädevaks koostamiseks.

Te ei saa sundida töötajaid tõeseid aruandeid kirjutama, kuid saate õpetada neid oma kordaminekuid ja saavutusi asjatundlikult tutvustama. Aruandlusdokumendi koostamisel pole raskusi. Peate vältima vigu, mida paljud inimesed teevad.

Vaatame valesti koostatud aruande näidist nädala tehtud töö kohta ja vaatame tüüpilisi vigu.

Halb variant

Tehti järgmist:

• kirjutati kirju maksu- ja tööinspektsioonile;
• on tehtud ettevalmistusi kohtumiseks HR-consulting OÜ esindajatega (kutsed on välja saadetud, vajalikke materjale, koosoleku päevakorra projekt on koostatud);
• koostati vastused tööinspektsiooni ja mitmete klientide päringutele;
• osales tööaja kasutamise optimeerimise probleemide teemalisel konverentsil.

Koostamise kuupäev: 27.04.218.
Allkiri: Petrova A.S.

Pärast sellise dokumendi lugemist jääb juhile mulje, et sekretär ei ole tööga väga hõivatud. Lisaks on tekst raskesti loetav.

Aruande struktuur

Läbi vaadatud dokumendi peamine viga on selge struktuuri puudumine. Millised elemendid puuduvad?

• Täitmiseks määratud ülesannete loend.
• Täidetud ülesannete täpsustamine.
• Tehtud töö analüüs.
• Järgmise aruandeperioodi plaanid.
• Pakkumised.

Struktuurielementide komplekt sõltub aruandeperioodi pikkusest. Igapäevane või iganädalane eduaruanne ei pea sisaldama analüüsi ja ettepanekuid, kuid igakuine eduaruanne või aastaaruanne peaks sisaldama neid elemente.

Sobiv variant

Vaatame näidet, kuidas oli vaja koostada tehtud töö kohta aruanne.

Iganädalane eduaruanne: näidis

Saaja: LLC "Kommunikatiivsed tehnoloogiad" juht Smirnov Yu.P.
Kommunikatsioonitehnoloogia LLC Petrova sekretärilt A.S.
Dokumendi liik: aruanne tehtud tööde kohta ajavahemikul 23.04.2018-27.04.2018

Aruandenädalal olid mul järgmised ülesanded:

• koostada kirjad: sisse maksuamet maksu tasumise selgitamisel ja tööinspektsioonile Smirnov P.P. kaebusel;
• valmistada ette Teabe tugi kohtuda ettevõttega HR Consulting LLC, saata osalejatele kutsed, koostada koosolekuprogrammi projekt;
• võtta osa tööaja kasutamise optimeerimise probleeme käsitlevast konverentsist, koostada küsimusi ja ettepanekuid.

Kõik määratud ülesanded said täidetud, nimelt:

• on koostatud ja saadetud kirjad maksu- ja tööinspektsioonile;
• Koostatud on HR Consulting LLC-ga kohtumise infomaterjalid, välja saadetud kutsed ning koostatud koosolekuprogrammi kavand.
• konverentsist osa võtnud, memo ettepanekutega on aruandele lisatud.

Lisaks tehti tööd sissetulevate dokumentidega, nimelt:

• koostas ja saatis kaks vastust tööinspektsiooni päringutele;
• vastati kirjalikele päringutele gr. Semenova A.A., Kuznetsova V.N. ja Moskalenko R.A.

Perioodiks 30.04.2018-05.05.2018 on planeeritud osalemine sekretäride koolitusel “Ajajuhtimise ja enesekorralduse alused”, mis on pühendatud põhitõdedele. ajakava koostamine sekretäri töös.

Koostamise kuupäev: 27.04.218.
Allkiri: Petrova A.S.

Aruande tegemine

Kui muid nõudeid ei ole, koostatakse tehtud töö kohta aruanne vastavalt standardile GOST 7.32-2001. GOST reguleerib aruandedokumendi koostamise põhinõudeid. See sisaldab standardeid, mis määravad kindlaks vormindusmeetodi, fondi tüübi ja suuruse, vahed, veerise suuruse jne. Ajakirja Secretary's Handbook ekspert ütleb teile kuidas Sway teenust kasutades aruannet luua

Millised võiksid olla kirjutamisnõuded?

Kuna aruandlusdokumendi koostamisel puuduvad standardsed nõuded, on kõik kirjutamisnõuded seotud teksti tajumise parandamise ja loetavuse suurendamisega. Selle jaoks:

• kasutada ühes lõigus mitte rohkem kui 5 lauset;
• vaheldumisi pikki ja lühikesi lauseid;
• tükeldage tekst nii, et tabel või graafik ei võtaks kogu lehekülge;
• jäta ruumi tabelite ja graafikute kommenteerimiseks;
• Kui aruanne on pikk, siis tehke lõpus järeldus.

Mõnikord koostatakse tehtud töö aruanne tabeli kujul:

Riis. 1. Eduaruande tabel: näidis

Kuidas aruannet kirjutada: samm-sammult juhised

1. Tehke dokumendist ligikaudne ülevaade. Raporteeri lühike periood ei tohiks võtta rohkem kui 1–2 lehekülge. Kui teatate regulaarselt, koostage iga juhtumi jaoks elektrooniline dokumendimall:

• igapäevase eduaruande näidis;
• iganädalase eduaruande näidis;
• kuu tehtud tööde näidisaruanne jne.

Sisestate lihtsalt malli praegused andmed ja printige need.

1. Koostage oma ülesannetest nimekiri. Kui ülesandeid on palju, rühmitage need semantilisteks plokkideks.
2. Loetlege tööriistad ja ressursid, mida ülesannete täitmisel kasutati (lisatööjõud, finantskulud, reisid, materjalid jne)
3. Esitage oma töö tulemused. Kirjeldage, kuidas need eesmärgid saavutavad. Kui ülesannet ei täideta, selgitage põhjust. Andke oma hinnang olukorrale. Järeldusi tegema.
4. Sõnastage eesmärgid ja eesmärgid järgmiseks aruandeperioodiks.
5. Sisestage teksti tabelid, graafikud ja diagrammid. Sageli sirvib juht aruandlusdokumendi läbi. Proovige, et tabel või graafik annaks võimaluse oma tööd hinnata.
6. Lugege tekst hoolikalt uuesti läbi, pöörake tähelepanu grammatikale ja stiilile. Tõstke peamised faktid esile paksus või kaldkirjas. Valmistage ette dokumendi elektrooniline versioon ja trükitud versioon. Kui teil on vaja aru anda suuliselt või esitluses, valmistage ette teksti lühiversioon, mis sisaldab olulisimaid punkte.

Aruanne tehtud töö kohta aitab juhil hinnata töötaja tööülesannete kvaliteeti ja kiirust ning töötajal endal – näha oma õnnestumisi ja ebaõnnestumisi. Dokument on koostatud vabas vormis, kuid seal on aruande põhistruktuur, mida soovitame järgida: määratud ülesannete loetelu, töötulemused, analüüs, ettepanekud ja järeldus.

Tööprotsess seisneb ülesannete seadmises juhi poolt ja nende elluviimises ettevõtte töötaja poolt. Aeg-ajalt kirjutab iga töötaja tehtud töö kohta akti. Esinemissagedus sõltub ettevõtte sisereeglitest ja vormist. Ärge alahinnake selle dokumendi tähtsust juhtimise jaoks.

Käesolevas artiklis vaatleme, kuidas tehtud töö kohta aruannet õigesti koostada, dokumendi täitmise näidist ja mõningaid näpunäiteid selle koostamiseks.

Miks peate oma tööst õigesti aru andma

Tööprotsessi võib kujutada kompleksse mehhanismina, milles iga ettevõtte töötaja on käik. Selles näites tegutseb organisatsiooni juht insenerina, kes vastutab selle eest, et kõik mehhanismid töötaksid tõrgeteta ja võimalikult kiiresti.

IN päris eluÜlemustel on üsna raske hinnata, kui hästi töötajad oma tööd teevad, kui nad oma töö tulemusi ei näe. Seetõttu kohustab juhtkond peaaegu kõigis ettevõtetes iga töötajat regulaarselt koostama tehtud töö kohta aruannet. Sageli koostatakse see dokument 1-nädalaste intervallidega. Nii näeb juhtkond, millega töötajad on tegelenud ja kui kasulikud nad ettevõttele olid.

Vale näide

Dokument vormistatakse vabas vormis. Võib-olla just seetõttu on suur hulk teateid, mis juhtkonnale midagi ei ütle või panevad arvama, et töötaja ei tule talle pandud funktsioonidega toime. Samas võib konkreetne töötaja olla tõeline kõva tegija ja ületada oma plaani. Süüdi on valesti koostatud akt tehtud töö kohta. Sellise dokumendi näidis on toodud allpool.

Dokumendi liik: aruanne tehtud tööde kohta ajavahemikul 15.02.16-19.02.16.

Tehti järgmist:

• tootmistsehhi tööaeg oli ajastatud;
• hulka arvatud tööprogramm ajastuse tulemused;
• on arvutatud uued ajanormid;
• vastanud tööohutusinspektsioonide, samuti mitmete klientide pöördumistele;
• osales ettevõtte tööjõu efektiivsuse tõstmise konverentsil.

Koostamise kuupäev: 19.02.16

Allkiri: Petrov Yu.R.

Kui töötaja koostab selliselt tehtud töö kohta akti, leiab juhtkond, et ta pole piisavalt hõivatud.

Millised on vead?

Ülaltoodud näide näitab selgelt standardvead seda tüüpi dokumentide koostamisel.

Peamised neist on:

Eeltoodud nõudeid tuleb kasutada nii nädalavormide koostamisel kui ka aasta tehtud tööde aruande koostamisel.

Sobiv variant

Tõenäoliselt ei saa te esimest korda kvaliteetset aruannet koostada. Et seda oleks lihtsam teha, toome näite, kuidas oli vaja esimeses näites märgitud tehtud töö kohta juhatajale aruanne kirjutada:

“Kellele: Planeerimisosakonna juhataja Ivanov P.M.

Alates: planeerimisosakonna 1. kategooria ökonomist Yu. R. Petrov.

Aruanne töötulemuste kohta (02/15/16-02/19/16)

Aruandenädalal määrati mulle järgmised ülesanded:

Kõik määratud ülesanded said täidetud, nimelt:

• viidi läbi 5 ajastuskatset ja koostati sama palju uusi standardeid tootmistsehhi tööks;
• konverentsist osa võtnud, on lisatud märgukiri ettepanekutega.

Tööd tehti ka sissetulevate dokumentidega, nimelt:

• IOT päringutele koostati 2 vastust.
• Vastused kirjadele gr. Jurjeva A. A., Žakova S. I., Mileeva K. B.

Perioodil 22.02.16-26.02.16 on planeeritud lähetus Petšerski filiaali struktuuriüksuse töö kontrollimiseks.

Koostamise kuupäev: 19.02.16

Allkiri: Petrov Yu.R.

Nõustuge, et seda aruande versiooni on parem lugeda ja juhtkond näeb, kui hästi üks töötajatest töötab.

Kuidas kirjutada aruandeid pikemaks perioodiks?

Muidugi pole raske ühenädalast perioodi ilusti paberile kirjutada. Keerulisem on koostada aruannet kuue kuu või isegi aasta tehtud töö kohta. Seda on aga lihtsam teha, kui esmapilgul võib tunduda. Näiteks kui teil on nädalaaruanded vajaliku perioodi kohta, saate neid julgelt kasutada.

Maksimaalne maht - 1 A4 formaadis leht

Samas tasub proovida infot mõnevõrra suurendada, et tulemus mahuks 1-2 leheküljele. Juhul, kui organisatsioon ei avalda iganädalasi tulemusi, kuid teilt nõutakse aasta töö kohta aruande koostamist, ärge sattuge paanikasse ja muutuge hüsteeriliseks.

Kogu teave on teie ümber: vaadake sõnumite ajalugu dokumentide logides või sisse e-mail, avage kaust oma aruannetega, uurige reisilehti. Kõik see aitab teil meeles pidada tööaasta jooksul tehtud saavutusi.

Võtame selle kokku

Eespool oleme toonud mõned näited arenguaruande koostamise kohta. Peaasi on kirjeldada tehtud toiminguid, näidates ära kvantitatiivsed omadused (nii mitu korda või nii ja nii palju tükke jne). Nii annate juhtkonnale täpselt teada, kui palju tööd olete lõpetanud.

Me ei tohi unustada aruande alguses märkida konkreetsete ülesannete loetelu, mis teile anti. Oluline osa on aruande valmimine. Kindlasti pane kirja, mida soovid lähiajal tööl ellu viia. See näitab, et vaatate laiemalt kui ainult oma vahetute kohustuste ja funktsioonide valdkonda, mida tuleb vastavalt ametijuhendile täita.

Võite kaaluda ka ülaltoodud näidet.

Selliste aruannete koostamise hõlbustamiseks saate igapäevaselt tehtud töö märkmikusse või elektroonilisse dokumenti üles kirjutada. Sellele pisiasjale kulutate vaid 3-5 minutit päevas. Seda pole nii palju. Kuid tänu sellistele kirjetele saate hõlpsasti koostada oma töö kohta aruande mis tahes perioodi kohta tulevikus.

Iga organisatsiooni või ettevõtte tegevus hõlmab alati aruandlust. Isegi kui ettevõte on täiesti sõltumatu ja ei oma kõrgemat juhtkonda, on sellise ettevõtte tegevuse aruanne vajalik, et ettevõtte juhtkond ise saaks hinnata töö tulemuslikkust teatud perioodi jooksul, luua edasisi arenguperspektiive. kampaaniast.

Aruande kirjutamine, nagu ärikirja kirjutamine, tundub lihtne küsimus... aga kust võivad tekkida raskused?

Tavaliselt on neil, kes seda esimest korda teevad, raskusi tehtud töö kohta akti koostamisega. Olles sellise aruande korra või kaks koostanud ja seda vastavalt saadud kommentaaridele korrigeerinud, ei ole seda koostaval spetsialistil järgmise koostamisel enam erilisi raskusi.
Esimest korda eduaruande koostamine ja selle korrektne tegemine ei ole nii lihtne ülesanne, kui esmapilgul tundub.

Natuke raamatupidamisaruandest

Teostuse poolest lihtsaim on raamatupidamisaruanne. Selle koostamine võib olla mahukas ja aeganõudev, selle koostamisel on vaja täpsust ja täpsust, kuid siiski on seda mõnevõrra lihtsam koostada kui tekstiaruannet tehtud töö kohta. Raamatupidamisaruande koostamisel kehtib tavaliselt range kindel vorm aruandlus, väljendatuna erinevates tabelites.

Peate need tabelid täitma organisatsiooni tegevuse digitaalsete näitajatega ja kõik. Loomulikult peavad kõik näitajad olema usaldusväärsed ja omavahel kombineeritud, kuid siiski on lihtsam arvutada ja sisestada numbreid vastavatesse veergudesse kui koostada tekstiaruanne tehtud töö kohta, kui on vaja kirjeldada kõiki organisatsiooni tegevuse aspekte. sõnades.

Mõnikord nõuab raamatupidamisaruannet koostades seletuskirja. Tavaliselt pole see mahult suur ja mõned numbrid on selles lahti seletatud. Näiteks miks mõned näitajad on langenud, mis tingis teiste näitajate tõusu, milline on aruande numbrite järgi üldine trend kasvu ja arengu suunas.

Eduaruannete klassifikatsioon

Aruanded liigitatakse kahe kriteeriumi alusel

• Aruandeperioodi aja järgi: päevane, nädalane, kuu, kvartali, poolaasta, aasta.
• Koosseisu ja mahu järgi: organisatsiooni ühe divisjoni tehtud tööde aruanne ja kogu organisatsiooni töö aruanne.

Igapäevase või iganädalase eduaruande koostamine on harva keeruline. Tavaliselt koosnevad need mitmest digitaalsest näitajast, mis kajastavad organisatsiooni põhitegevusi. Igakuiste arenguaruannete maht on suurem, kuid ka peamiselt arvudes väljendatud. Ja kord kvartalis, poolaastas ja aastas hõlmavad enamasti tehtud töö aruannete tekstiversioone.

Tekstaruanne tehtud töö kohta - loomeprotsess

Aruande koostamine arvudes on vastutusrikas ülesanne, kuid lihtsam kui pädeva kvalifitseeritud tekstaruande koostamine tehtud töö kohta. Aruande koostamine teksti kujul on omamoodi loovus.

See peaks kajastama osakonna või kogu organisatsiooni tegevust tervikuna, see peaks olema kirjutatud dokumendikeeles, kuid kergesti loetav, see ei tohiks sisaldada tarbetut "vett", tekst peab olema numbritega toetatud, see peaks kajastama võrreldes eelmiste näitajatega eelmise aasta sama perioodi aruandeperioodi või näitajaid ning see peaks lõppema mõningate järeldustega.

Aruande koostamine kogu organisatsiooni kui terviku tegevuse kohta on tavaliselt kõigi selle osakondade ja allüksuste töö pandud organisatsiooni juhile. Üldine praktika aruannete esitamine eeldab, et kõrgem asutus saadab organisatsioonile, kes peab esitama tehtud töö kohta aruande, eelseisva aruande ülesehituse, kus on märgitud, mida konkreetselt tehtud töö aruandes kajastada, millised numbrid, näitajad ja tegevusvaldkonnad peaksid kajastuma tulevases aruandes.

Organisatsiooni juht tutvustab osakondadele iga osakonna aruande ülesehitust ning iga osakond koostab tehtud töö kohta oma aruande. Juht kontrollib kõiki aruandeid, vajadusel parandab neid ja koostab organisatsiooni tegevuse kohta üldaruande.

Põhinõuded eduaruande koostamisel

Ja kuigi tehtud töö kohta aruande koostamine on loominguline protsess ja see peab kajastama kõiki organisatsiooni tegevuse aspekte, on see siiski dokument, mitte essee konkreetsel teemal, peab see vastama kõigile ettevõtte nõuetele. dokument. Seetõttu ei tohiks eduaruanne sisaldada isikupäraseid asesõnadega lauseid, näiteks “mina ütlesin, nad tegid, me saavutasime” jms. Siin on väike näide sellest, milline sõnavara aruande tekstis peaks olema:

„Tehnoloogiaosakonna 2014. aasta II kvartali müügiarv oli 205 000, mis moodustas 27%. koguarv müük Seda on 10% rohkem kui möödunud aasta vastava perioodi müükide arv. Tehnoloogiaosakonna II kvartali müük kasvas 7% võrreldes I kvartali sama näitajaga. See müügitaseme tõus tulenes müügituru laienemisest (uute müügikohtade loomine, agentide töö intensiivistumine).

Mõne näitaja parandamisest rääkides ei saa tehtud töö aruandesse lisada lauseid nagu "tänu juhi raskele tööle, tänu meeskonna töö paranemisele". Esiteks on see vale äridokumendi koostamise stiil ja teiseks ei kajasta sellised ettepanekud tegelik põhjus näitajate taseme tõstmine. Mida, enne ei töötanud juht kõvasti, aga kuidagi? Meeskond töötas enne seda aruandeperioodi halvasti ja hakkas siis mingil põhjusel hästi töötama?

Tehtud töö kohta aruannet koostades saate aruande vastavatesse osadesse lisada mõne konkreetse sündmuse, tegevuse, esitluse kirjelduse, mis aitasid kaasa töö parandamisele ja tulemuslikkuse tõstmisele.

Eduaruande jaotised

Niisiis, milliseid jaotisi peaks tekstiaruanne tehtud töö kohta sisaldama, kui selle koostamisel pole lisatud konkreetset aruande struktuuri?

• Sissejuhatav osa, mis annab lühikirjelduse organisatsioonist, selle positsioonist sarnaste organisatsioonide seas linnas, piirkonnas või muud teavet organisatsiooni või piirkonna kohta, kus tema tegevust teostatakse
• Sellele järgnevad aruanded iga üksuse (osakonna) tehtud töö kohta. Kui organisatsioon on väike ja tal puuduvad osakonnad, siis põhiosa tehtud töö aruandest koostab organisatsiooni juht organisatsiooni iga spetsialisti poolt antud andmete põhjal.
• Viimases osas, mis võtab kokku organisatsiooni aruandeperioodi töö tulemused, tehakse järeldused õnnestumiste ja ebaõnnestumiste kohta ning prognoositakse edasisi tegevusi.

Edenemisaruannete valikud

Eduaruande ülesehitusel võib olla ka muid organisatsiooni tegevuse spetsiifikaga seotud valikuid, kuid see peab sisaldama järgmisi andmeid:

• Täielik ja objektiivne aruanne organisatsiooni kõigi tegevusvaldkondade kohta koos digitaalsete näitajate, võimalusel ka diagrammidega
• Järeldused organisatsiooni aruandeperioodi töö kohta
• Organisatsiooni arendamise viisid ja väljavaated eelseisvaks aruandeperioodiks.

1. osa

1. Määrake aruande eesmärk. Iganädalased aruanded võivad kuuluda töökohustuste hulka, kuid soov oma töökohta säilitada ei tohiks olla aruande lõppeesmärk. Tehke kindlaks, mida iganädalane aruanne teeb, et tagada sisulise teabe kogumine ja kõige tõhusama struktuuri kasutamine.

   Määrake oma sihtrühm. Pädevat aruannet on võimatu koostada, kui ei tea, kellele ja mis eesmärgil see mõeldud on. See on ainus viis mõista, milline teave on kõige väärtuslikum.

   • Publiku idee võimaldab teil aruande struktuuri asjatundlikult korraldada ja kõige rohkem ära kasutada sobivad sõnad. Näiteks aruanne õpilastele Põhikool on hoopis teistsugune kui suurkorporatsiooni juhtidele mõeldud tekst.
   • Samuti on oluline mõista, milliseid punkte potentsiaalne lugeja juba teab ja milliseid punkte on vaja täpsustada või esitada täiendavaid allikaid. Näiteks kui kirjutate advokatuurile ettekande juriidilistest küsimustest, ei pea te üldse üksikasjalikku selgitust andma kehtivad seadused. Teisalt on sellised selgitused vajalikud, kui aruanne on mõeldud juriidilise taustata juhtidele.
   • Kui aruannet kirjutatakse seoses praktika, uurimistöö või muu õpetamise aspektiga, siis on oluline mõista, et teie publik ei ole professor ega juhendaja, isegi kui nad koguvad paberid lõpus. Keskenduge oma lugeja mõistmiseks projekti olemusele ja konkreetsele valdkonnale.

2. Järjesta teave tähtsuse järjekorras. Vaatamata aruannete kokkuvõtlikkusele ei pruugita teie dokumenti täielikult lugeda. Sel põhjusel tuleks kõige olulisemad andmed koos kokkuvõtete ja järeldustega paigutada teksti algusesse.

   • Näiteks kui teil on vaja võrrelda ja vastandada kolme erinevat marki seadmeid ning soovitada parimat varianti, siis alustage tulemustest ja seejärel selgitage oma valikut.
   • Tavaliselt on aruande esimene leht lühike ülevaade tulemused, järeldused ja soovitused. Dokumendi põhiosas tuleks esitada üksikasjalikud selgitused, et lugejad saaksid vajaduse korral selliste järelduste põhjustest aru.

3. Mõistke aruande tüüpilist "saatust". Enamasti on iganädalased aruanded vajalikud raamatupidamise ja kontoritöö jaoks, mistõttu need lihtsalt arhiveeritakse ja arhiveeritakse. Parem on kohe aru saada, et aruandeid loetakse harva algusest lõpuni.

   • See asjaolu ei anna põhjust olla laisk või esitada ebakvaliteetseid töid. Teie aruannetest saab teie tööeetika ja isikuomaduste peegeldus. Tõenäoliselt märgatakse nõrka aruannet, nii et ütlus „Ma teadsin, et sa seda ei loe” ei ole õige vabandus.
   • Kogu aruanne peaks olema kvaliteetne ja kirjaoskaja, kuid erilist tähelepanu tuleks pöörata nendele tekstiosadele, mida loetakse kõige sagedamini. Need sisaldavad tavaliselt kokkuvõtet ja järeldusi või soovitusi. Pöörake neile erilist tähelepanu.
   • Oluline on mõista, et tööandja ei pruugi aruannet lugeda mitte sellepärast, et ta ei hooli või ei vaja aruannet. Kõrged juhid on alati äärmiselt hõivatud, mistõttu suudavad nad esile tõsta olulist teavet, mis võimaldab neil teha tõhusaid otsuseid. Need isikud ei loe kogu aruannet, kui pole vaja, kuid nad saavad selle juurde hiljem alati naasta.

   2. osa

   Aruande struktuur

   1. Küsi näidist. Paljud ettevõtted on võtnud kasutusele standardse iganädalase aruandevormingu ning juhid ja juhtkond on harjunud saama teavet kindlal kujul. Aruande teistsugune vorming võib tekitada segadust.

      • Olge müügiaruannetega eriti ettevaatlik. Juhid harjuvad aruannete ülesehitusega ja oskavad leida vajalikku teavetüks pilk lehele. Kui te kaldute aktsepteeritud vormingust kõrvale, muutub aruanne praktiliselt kasutuks, sest juht peab vajaliku teabe leidmiseks kogu teksti uuesti läbi lugema.
      • Võtke ühendust sekretäriga ja küsige näidist, et mitte jalgratast uuesti leiutada. Tavaliselt kasutab ettevõte dokumendimalli koos kõigi parameetritega, sealhulgas veerised, fondid, tabeli- ja lõigulaadid.

   2. Mõelge aruandlusmeetodile. Prinditud dokument või elektrooniline manus on vormindatud täiesti erinevalt kui aruanne, mis esitatakse meili sisuks.

      • Näiteks kui aruanne esitatakse meili manusena, tuleks kokkuvõte lisada meili sisusse. Siis ei pea lugeja peamise idee mõistmiseks manust avama.
      • Prinditud aruande jaoks peate tavaliselt ette valmistama kaaskiri või esileht, et aruanne oleks õigesti tuvastatav ja esitatav.
      • Olenemata sellest, kuidas te oma aruande esitate, on oluline lisada oma nimi igale lehele ja nummerdada need vormingus "X of Y". Lehed võivad kergesti eralduda, mistõttu on oluline teada, mitmele leheküljele aruanne on kirjutatud ja kes on dokumendi autor.
      • Päises saab määrata kogu vajaliku teabe. Näiteks trükkige sinna: "Peeter Ivanovi müügiaruanne, nädal 32, lk 3/7."

   3. Lisage kokkuvõte. Aruande kokkuvõte mahub tavaliselt paari lõiku ja iga osa on edasi antud ühe või kahe lausega. Põhimõte on see, et sageli peab juht vajaliku otsuse tegemiseks lugema kokkuvõtet ainult siis, kui teie järeldused langevad kokku tema oletustega selles küsimuses.

      • Oluline on, et kokkuvõte oleks kirjutatud selges, ligipääsetavas ja kokkuvõtlikus keeles. Ärge kasutage žargooni ega tehnilisi termineid, mis nõuavad selgitust, isegi kui lugeja on tööstuse terminoloogiaga hästi kursis.
      • Kokkuvõte kirjutatakse pärast aruande ülejäänud elementide täitmist. Veel kirjutamata lõikudest on võimatu lühidalt kokku võtta, isegi kui neid on detailplaneering. Töö käigus võib palju muutuda.

   4. Mõelge lõikude ja jaotiste struktuurile. Otsustage vormingu üle ja jätke plaan eesmärkidele vastavate aruande osade jaoks.

      • Plaan peaks olema loogiline ja järjepidev ning arvestama ka raporti potentsiaalsete lugejatega.
      • Tavaliselt koosneb aruanne kokkuvõte, sissejuhatus, järeldused ja soovitused, andmed ja selgitused ning allikate loetelu. Laiendatud aruandeid saab täiendada oluliste andmete ja sisukorraga lisadega, kuid nädalaaruanded on üsna lühikesed.
      • Iga jaotis peaks käsitlema ühte probleemi. Iga jaotise lõik kirjeldab ühte ideed. Seega, kui iganädalase müügiaruande jaotise nimi on "Populaarsed lasterõivabrändid", tuleks igale mudelile anda üks lõik. Kui teil on vaja poiste ja tüdrukute riided eraldi loetleda, kasutage iga kaubamärgi jaoks alajaotisi (koos vastavate alapealkirjadega), mille sees pühendate ühe lõigu poiste ja teise tüdrukute riietele.

   5. Loo esileht või kaaskiri. Kokkuvõtvate aruannete puhul ei ole tiitelleht vajalik, kuid üksikasjalikul aruandel peaks olema eraldi leht, millel on märgitud aruande autor ja lühikirjeldusülesandeid.

      • Tiitelleht erineb kokkuvõttest, kuna see sisaldab tegelikult ainult seda teavet, mis on vajalik aruande korrektseks registreerimiseks ja esitamiseks.
      • Organisatsioonil võib iganädalaste aruannete jaoks olla standardne kaanelehe mall. Sel juhul järgige kehtestatud reegleid.
      • Peal tiitelleht Peaksite lisama aruande pealkirja või kirjelduse (näiteks "Nädala müügiaruanne"), autori ja võimalike kaasautorite nime, ettevõtte nime ja aruande koostamise või esitamise kuupäeva.

      3. osa

      Veenvad sõnad ja sõnastused

      1. Mõelge välja nutikad pealkirjad ja alapealkirjad. Need aruandeelemendid võimaldavad lugejal kiiresti leida asjakohaseid jaotisi ja lisateavet, mis aitab järeldusi ja soovitusi mõista.

         • Jaotiste pealkirjad ja alampealkirjad peaksid sisu täpselt ja selgelt kirjeldama.
         • Näiteks võite iganädalases müügiaruandes kasutada jaotisi „Müügi üldised suundumused”. Naisteriided", "Meesterõivaste trendid" ja "Populaarsed lasterõivabrändid". Seejärel saate igas jaotises tuvastada alajaotised, mille nimed kajastavad selgeid trende või populaarseid kaubamärke.
         • Kasutage tavalist grammatilised struktuurid kõigi pealkirjade jaoks, et aruanne näiks loogiline ja järjepidev. Näiteks kui esimene päis on sõnastatud järgmiselt Parimad tooted meestekollektsioonist", siis peaks järgmiseks rubriigiks olema "Juhtivad positsioonid naisterõivaste vallas", mitte "Naistetoodete müüginäitajad".

      2. Kasutage lihtsaid ja selgeid lauseid. Aruandes tuleks kasutada tavalist teema- ja predikaatobjekti lausestruktuuri, et väljendada selgelt oma mõtteid ja näidata usaldust oma järelduste ja soovituste suhtes.

         • Lugege mustand uuesti läbi ja kriipsutage maha kõik mittevajalikud sõnad. Otsige igast lausest üles toimingu sooritaja ja asetage see tegusõna ette. Skemaatiliselt peaksid laused välja nägema "Kes mida teeb".
         • Vabanege üleliigsetest sõnadest ja fraasidest, nagu "tänase seisuga", "selleks" või "saadavuse huvides".
         • See stiil võib tunduda igav, kuid teie eesmärk ei ole lugejat lõbustada. Aruandes on palju olulisem põhiaspektide ja järelduste tõhus edastamine.

      3. Järeldused peavad olema objektiivsed ja erapooletud. Aruanne peab sageli andma soovitusi, kuid need peaksid põhinema faktidel, mitte isiklikel arvamustel või tunnetel. Oluline on veenda lugejat ümberlükkamatute tõendite ja mõtte selgusega.

         • Vältige omadussõnade või muude tugeva positiivse või negatiivse emotsionaalse varjundiga sõnade ja fraaside kasutamist. Keskenduge faktidele ja tervele mõistusele.
         • Näiteks soovitate aruandes reklaamida üht müügijuhti. Toetage oma soovitust faktidega, mis näitavad, et isik on tõesti edutamist väärt, kuid ei avalda subjektiivseid arvamusi ega ahvatle emotsioonidele. "Alina esineb regulaarselt oma mängu tipus, kuigi töötab vaid 15 tundi nädalas" on veenvam kui "Alina on väga sõbralik ja püüab alati, kuid ta peab töötama vähem kui täiskohaga, sest ta hoolitseb oma eakate vanemate eest .”

      4. Kasutage veenvaid tegusõnu. Kui tekst on kirjutatud aktiivse häälega, siis väljendub tegevus lauses ühe sõnaga - tegusõnaga. Kasutage lühikesi ja mõjuvaid tegusõnu, mis kirjeldavad tegevust selgelt.

         • Soovitav on eelistada lihtsaid tegusõnu. Näiteks "müümine" on alati parem kui "müümine".
         • Mõnikord on vaja vaimseid protsesse väljendavaid verbe - mõtlema, teadma, mõistma, uskuma, kuid üldiselt jäävad need tegevusverbidele alla. Proovige oma väidet laiendada ja muuta see tegudeks. Näiteks kirjutasite lause "Usun, et lähikuudel müüginumbrid tõusevad." Laiendage väidet ja tooge välja selle oletuse põhjused. Sõnasta lause ümber: "Nagu praktika näitab, siis pühadehooajal müük kasvab. Ennustan, et novembris ja detsembris müüginumbrid tõusevad."
         • Tekst peaks olema tegevusele orienteeritud. Lugege aruanne uuesti läbi, proovige vabaneda tarbetutest eessõnadest ja asendada üleliigsed sõnad veenvate tegusõnadega. Näiteks võib sõna "pakkuma abi" asendada sõnaga "abi" ja "pakkuma kaitset" asemel öelda "kaitsma".

      5. Ärge kasutage passiivset häält. Passiivne vorm kustutab lausest tegevussubjekti ja objekt tuleb esiplaanile. Mõnes olukorras on passiivne hääl vajalik poliitilistel või diplomaatilistel põhjustel, kuid enamasti muudab see teksti segaseks ja ebamääraseks.

         • Aktiivne hääl võimaldab rõhutada toimingu sooritajaid ja näitab lugejat vastutavad isikud. Selle aspekti olulisuse mõistmiseks kujutage ette, et tulekahju kohta käivas ajaleheartiklis leidsite järgmise lause: „Õnneks said kõik lapsed päästetud.” Tuleb aru saada, kes need lapsed päästis. Kui lause nägi välja selline: "Kohalik õpetaja Ivan Petrov naasis mitu korda põlevasse internaatkooli ja päästis kõik lapsed", siis tuleb esile tõeline kangelane.
         • Samuti võimaldab aktiivne pant leida vastutava isiku negatiivsed tagajärjed. Fraas "Tehti mõned vead" paneb tööandja mõtlema, kes tegi vea ja keda tuleks karistada. Kui sina oled see, kes tegi vead, siis võta vastutus ja lepi tagajärgedega.
         • Pöörake tähelepanu tegusõnale "olema", et leida lauseid passiivne hääl. Kui teil õnnestus need leida, siis määrake sooritatav toiming ja selle sooritaja ning muutke seejärel sõnade järjekorda.

      6. Kasutage andmete väljendamiseks visuaalseid viise. Diagramme ja graafikuid on palju lihtsam tajuda ja need asuvad kohe pärast sellist teavet sisaldavat lõiku (eriti kui sellised andmed sisaldavad palju numbreid).

         • Valige sobivad visuaalsed abivahendid, mis muudavad lugeja jaoks lihtsamaks ja täidavad aruande eesmärki.
         • Näiteks kasutage villaste mantlite müügi kasvu näitamiseks joongraafikut. Selline andmete esitamine on palju tõhusam kui tabel iga kuu müüdud ühikute arvuga, kuna tabel sunnib lugejat kõiki numbreid meeles pidama ja neid trendide tuvastamiseks omavahel võrdlema. Ühest pilgust diagrammile piisab olemuse mõistmiseks.
         • Esiteks pöörab inimene alati tähelepanu visuaalsetele elementidele. Kogu graafika ja diagrammid peavad olema selged ja korralikud ning lehel õigesti paigutatud. Kasutage ainult neid elemente, mis teie leide ja soovitusi tõeliselt toetavad.

      7. Ärge kasutage žargooni. Igal teadmistel või tegevusalal on oma vältimatu terminoloogia, aga ka moesõnad, mida raamatutes ja artiklites sageli kasutatakse. Mõnikord on need kasulikud, kuid enamasti segab žargoon vaid põhiidee selget ja asjatundlikku väljendamist.

         • Proovige koostada žargooniloend, et vältida selliste sõnade liigset kasutamist oma aruandes. Lõpetage tekst ja tehke märksõnaotsing, et asendada soovimatud sõnavaraelemendid.
         • Tuleb mõista, et suur hulk moesõnu ei näita lugejale, et olete kursis, vaid neil on vastupidine mõju. Direktorid ja juhid on sageli tavatöötajatest vanemad ja omal ajal palju selliseid sõnu näinud. Kui kasutate žargooni üle, arvavad nad, et olete liiga laisk, tunnete teemat vähe või soovite lihtsalt muljet avaldada.
         • Samuti on parem mitte kasutada liiga keerulisi termineid. Näiteks ei tohiks õigusvaidluse aruanne sisaldada ülemäära palju juriidilist jaburat.

      8. Parandage kõik vead. Suur hulk kirja- ja grammatikavead ainult hajutavad lugeja tähelepanu ja loovad autorist negatiivse mulje. Kirjutage ette aruande mustand, et teil oleks aega vigade kallal töötada.

         • Kontrollige õigekirja ja grammatikat oma arvuti tekstitöötlusprogrammis, kuid ärge lootke ainult automaatsetele parandustele. Sellised programmid võivad jätta märkamata palju vigu, eriti programmides sarnased sõnad(“kinnaste” asemel “signetid”).
         • Vigade leidmiseks lugege aruannet tagurpidi. Kui ettekande teema on Sulle lähedane, siis on väga lihtne viga mitte märgata, sest aju oskab automaatselt tekstis puuduvad sõnad või tähed “leiutada”. Üksikute sõnade mõistmiseks lugege tagurpidi.
         • Lugege aruannet valjusti, et tuvastada vigu ja stiilivigu. Kui sa ei suuda lauset või lõiku komistamata lugeda, siis on tõenäoline, et su tekst on ülekoormatud ja ka lugeja on segaduses. Kirjutage ebaõnnestunud laused ümber.