Програма за следене на изпълнението на поръчки. Създаване на ефективна система за наблюдение на изпълнението на поръчките

Приложението за контрол на изпълнението на поръчки е прекрасен инструмент, който ще ви помогне да контролирате изпълнението на поръчки във вашата организация. Въпреки своята простота, програмата е много ефективна. Помощната програма „Контрол на изпълнението на поръчки“ е написана в Microsoft Excel, така че основната работна среда на тази програма са таблиците. Потребителят конфигурира структурата на таблиците с поръчки по удобен за него начин.

Програмата е многопотребителска, с възможност за дефиниране на права за достъп. Например, за обикновен служител ще бъде достъпна само функцията за създаване на отчет за мениджърите. Правата за достъп се конфигурират от администратора. За всяко поле на таблица можете да свържете справочници, които предоставят допълнителна информация. Статусите на задачите (завършени, в ход, незавършени) се изчисляват автоматично. Програмата генерира отчети независимо, можете да създавате шаблони. Има възможност за експорт на справки в електронен вид. За още бързо развитиепотребители в тази програма е добавена система за обучение. Въпреки че използването на тази помощна програма няма да е трудно, особено за някой, който е работил в Excel.

Поддръжка в страната:
Операционна система: Windows
семейство: Универсална счетоводна система
Предназначение: Автоматизация на бизнеса

Програма за предупреждение и напомняне

Основни характеристики на програмата:

Ще имате единна база данни за клиенти и доставчици с цялата необходима информация за контакт

За да не забравите нищо, за всеки клиент можете да маркирате всяка планирана или завършена работа

Можете лесно да контролирате всяка своя поръчка

За всяка поръчка ще може да се проследява етапът на изпълнение и ангажираните служители

Ще имате възможност да поддържате записи на всякакви услуги

Ще имате възможност да продавате всеки продукт. Програмата може да работи с произволен брой отдели и складове. Всички клонове ще работят в единна база данни през Интернет

Различни договори и формуляри могат да се попълват автоматично от програмата

Всички служители ще бъдат под ваш контрол

Нашата програма ще ви напомни за всичко важни въпроси

Можете да видите списъка със задачи за всяка дата за всеки от вашите специалисти

Всяко ваше маркетингово решение ще бъде взето предвид и анализирано по брой нови клиенти и плащания

Всички направени плащания ще бъдат под ваш пълен контрол

Отчетът ще покаже кои клиенти не са платили напълно за своите покупки или на кои доставчици все още не сте платили напълно

Всички финансови движения ще бъдат под ваш пълен контрол. Можете лесно да проследите за какво харчите най-много пари за всеки период

Вашите мениджъри могат лесно да бъдат сравнени въз основа на различни критерии: брой приложения, печалба и производителност

Статистиката на приложението ще ви помогне лесно да анализирате дейността и рентабилността на компанията

Всички финансови отношения с вашите доставчици на услуги ще бъдат под пълен контрол

Интеграция с най-новите технологиище ви позволи да шокирате клиентите си и заслужено да спечелите репутацията си модерна компания

Можете да го поръчате на отделна голям екранбяха показани резюмета от всички ваши търговски обекти. За да контролирате в реално време: доходите си, изпълнението на задачите от служителите или сроковете за подаване на поръчки

Заключение
към екрана

Връзка с платежни терминали, за да могат клиентите да плащат поръчките си не само в магазина, но и на най-близкия терминал. Такива плащания автоматично ще се показват в програмата

Плащане
терминали

Ако попълните договори и други документи, ние можем да ги персонализираме автоматично пълненетака че един от вашите служители, използвайки програмата, да върши същото количество работа като няколко други служители ръчно

Пълнеж
документи

Можете да приложите клиентска оценка на качеството на работа. След покупката клиентът ще получи SMS, в който ще бъде помолен да оцени работата на мениджъра. Мениджърът ще може да преглежда анализа на SMS гласуването в програмата

Степен
качество

Необходимите данни могат да бъдат качени на вашия уебсайт, за да следите статуса на поръчката, да показвате оставащите стоки в склада или филиала и цените - има много възможности!

Интеграция
със сайта

Ултрамодерната функция за комуникация с телефонна централа ще ви позволи да видите данните на обаждащия се, да шокирате клиента, като незабавно се обърнете към него по име и да не губите секунда в търсене на информация

Системата за планиране ви позволява да настроите резервен график, да получавате важни докладистрого в определено време и задайте всякакви други програмни действия

Специална програмаще запази планирано копие на всички ваши данни в програмата, без да е необходимо да спира работата в системата, автоматично ще архивира и ще ви уведоми, когато е готово

резерва
копиране

Надеждният контрол ще бъде осигурен чрез интеграция с камери: програмата ще посочи данни за продажбата, полученото плащане и друга информация в надписите на видеопотока важна информация

Ултра напреднал търговски организацииТе дори могат да поръчат „разпознаване на лица“. Програмата ще разпознае купувача при влизане в магазина или на касата

Можете бързо да въведете първоначалните данни, необходими за работата на програмата. Това става чрез удобно ръчно въвеждане или импортиране на данни.

Интерфейсът на програмата е толкова лесен, че дори дете може бързо да го разбере.

Завършихме бизнес автоматизация за много организации:

Език на основната версия на програмата: РУСКИ

Можете също така да поръчате международна версия на програмата, в която можете да въведете информация на ВСЕКИ ЕЗИК по света. Можете дори лесно да преведете интерфейса сами, тъй като всички имена ще бъдат поставени в отделен текстов файл.

Едно от най-важните предимства на автоматизацията е спестяването и контролирането на работното време. За да реализирате напълно тези две функции, имате нужда от програма за уведомяване, която няма да ви позволи да пропуснете нещо важно или да забравите да завършите спешна поръчка. Тя може също да напомни на клиента, че е време да извърши плащане или да изпрати приключващи счетоводни документи.

Програмата за контрол на крайните срокове ще се превърне във вашия единен организатор на работа, като автоматично подрежда задачите според тяхната важност и спешност. Някои хора инсталират редовна програма за напомняне на компютъра си за тази цел. Професионална програмаза контролиране на крайните срокове при изпълнение на вашата задача е по-напреднал. Той не само автоматично изгражда структурата на вашата заетост, но също така има система от предупреждения и напомняния.

Компанията Universal Accounting System разработи софтуер, който лесно се справя с всички възможни функции по планиране и наблюдение на работните процеси. Можете да изпробвате програмата за напомняне безплатно в тестов режим. Системата за отчитане точно навреме ще ви уведоми кога определена задача трябва да бъде изпълнена.

Програмата за следене на срокове осигурява на служителите допълнителна мотивация и контрол. Освен това подобна система означава предоставяне на коректна информация на клиентите за датите на изпълнение на техните поръчки. Програмата за напомняне за задачи повишава производителността на работното време чрез дисциплиниране на екипа. В някои индустрии подобна система е жизненоважна, например контролът на сроковете за строителство често може да определи съдбата на обект в процес на изграждане. Защото дори и най-малкото забавяне ще струва на разработчика много пари. За някои фирми важна задачае отчитане на сроковете на годност, което също подлежи на автоматизация.

Също така сред текущите функции можем да подчертаем: програма за уведомяване за събития - предоставя на клиентите информация за промоции, отстъпки, специални оферти, промени в ценовата листа и др.; програма за следене на сроковете за изпълнение на документи - следи документооборота; програма за уведомяване на служителите - информира за срещи, промени в режима на работа, нови задачи; Програма за отчитане на срока на годност – следи съответствието на продукта с експлоатационните изисквания.

Можете да изтеглите програмата за напомняне от нашия уебсайт в демо версия, а за закупуване на пълната версия на системата се свържете с нас по телефон или имейл.

Програмата може да се използва от:

Видео програми за известия и напомняния

Като гледате следното видео, можете бързо да се запознаете с възможностите на програмата USU - Универсалната счетоводна система. Ако не виждате видеоклипа качен в YouTube, не забравяйте да ни пишете, ние ще намерим друг начин да покажем демонстрационния видеоклип!

Анатолий Васерман представя новата версия 5.0 на програмата USU

В допълнение към мненията на обикновените потребители за програмата USU, сега на вашето внимание са представени мненията на експертите. Анатолий Васерман е роден на 9 декември 1952 г. Завършил Одеския технологичен институт по хладилна промишленост, специалност инженер. След дипломирането си работи като програмист. След това - системен програмист. За първи път се появява на екран през 1989 г. в клуб „Какво? Където? Кога?“, след това – на Брейн Ринг. В телевизионната „Собствена игра“ той спечели петнадесет поредни победи през 2001-2002 г. и стана най-добрият играч на десетилетието през 2004 г. Петкратен шампион на Украйна в спортната версия на „Собствена игра“. Четирикратен шампион на Москва в спортната версия на „Моята игра“, бронзов медалист от същото състезание, сребро през 2017 г. Сребърен медалист от „Игрите на познавачите” - Световни игриценители - 2010 за “Your Game”.

Александър Друз за универсалната счетоводна система

В допълнение към мненията на обикновените потребители за програмата USU, сега на вашето внимание са представени мненията на експертите. Александър Друз е първият майстор на интелектуалната игра "ЧГК". Шест пъти е удостоен с наградата "Кристална сова" като най-добър играч на клуба. Носител на "Диамантена сова" - награда за най-добър играч. Шампион на телевизионната версия на Брейн Ринг. В телевизионното предаване „Собствена игра” той спечели „Игри на линии”, „Суперкупа”, спечели с отбора „III Купа на предизвикателствата” и постави абсолютен рекорд за представяне в една игра. Автор и водещ мисловни игрии образователни програми по различни телевизионни канали.

Максим Поташев за ефективността на програмата USU

В допълнение към мненията на обикновените потребители за програмата USU, сега на вашето внимание са представени мненията на експертите. Максим Поташев - майстор на играта „Какво? Където? Кога?“, четирикратен носител на наградата „Кристална сова“, два пъти световен шампион, трикратен шампион на Русия, шесткратен шампион на Москва, трикратен победител в Откритото първенство на Москва в играта „ЧГК“. Въз основа на резултатите от гласуването на обща публика през 2000 г. той беше признат за най-добрия играч през всичките 25 години от съществуването на елитния клуб. 50 хиляди зрители на програмата гласуваха за кандидатурата на Максим Поташев. Той получи „Голямата кристална сова“ и главната награда на юбилейните игри - „Диамантената звезда“ на майстора на играта. Член на УС, а от 2001 г. – вицепрезидент Международна асоциацияклубове. По професия - математик, маркетолог, бизнес треньор. Завършва факултета по мениджмънт и приложна математика, преподавал в катедрата по обща и приложна икономика в MIPT. През август 2010 г. той е избран за президент на All-Russian обществена организация„Федерация на спортния мост на Русия“. Оглавява консултантска фирма, която помага различни организациирешаване на проблеми, свързани с продажби, маркетинг, обслужване на клиенти и оптимизация на бизнес процеси.

Сергей карякин за тактиката в бизнеса

В допълнение към мненията на обикновените потребители за програмата USU, сега на вашето внимание са представени мненията на експертите. Сергей Карякин. На 12-годишна възраст той става най-младият гросмайстор в човешката история. Включен в Книгата на рекордите на Гинес. Спечели турнира на кандидатите. Победител в Световната купа на ФИДЕ. Световен шампион по ускорен шах, световен шампион по блиц. Заслужил майстор на спорта на Украйна. Заслужил майстор на спорта на Русия, гросмайстор на Русия. Награден с орден „За заслуги“ III степен. Член Обществена камара Руска федерация VI състав. Многократен победител в детско-юношески световни и европейски първенства. Победител и медалист от редица големи турнири. Шампион на XXXVI Световна шахматна олимпиада като член на украинския отбор, сребърен медалист на Олимпиадата като член на руския отбор. Той показа най-добър резултат на своята дъска и получи първа индивидуална награда (на дъска 4). Шампион на Русия с най-добър резултат на дъска 1. Световен шампион в националния отбор на Русия. Полуфиналист на световното първенство. Победител в редица международни турнири.

Възможности за наблюдение и управление на сигнали и напомняния

• Автоматизирана програма за уведомяване следи крайните срокове на задачите;
• Програмата за контрол на сроковете използва в работата си система от автоматични известия и напомняния;
• Програмата за контрол на сроковете бързо обработва дори големи обеми информация;
• Уведомителната програма осигурява изпълнението на контролна функция;
• Програмата за контрол на крайния срок може да функционира в многопотребителски режим;
• Системата контролира документооборота;
• Програмата ясно регламентира времевата рамка за изпълнение на задачите;
• Автоматизирана програма за следене на срокове ви позволява да анализирате работата чрез генериране на отчети;
• Автоматизираният софтуер работи бързо и сбито;
• Програмата за уведомяване има удобен и прост интерфейс;
• Програмата за контрол на сроковете ви позволява да проследявате всички действия, извършени в системата от служители на компанията;
• Системата предвижда разграничаване на правата за достъп между потребителите;
• Програмата може да взаимодейства с други електронни формати за съхранение на данни;
• Автоматизираната програма за следене на сроковете е по-ефективна поради широките си възможности за работа с информационната база;
• Системата разполага с удобна система за бързо търсене, както и филтриране и сортиране на данни;
• Използване на управление на предприятието автоматизирана системаопростява и подобрява работния процес.

Изтеглете софтуер за предупреждения и напомняния

По-долу са връзките за изтегляне. Можете да изтеглите презентацията безплатно софтуер V Формат на PowerPointи демо версия. Освен това демо версията има определени ограничения: по отношение на времето за използване и функционалността.

Поръчайте автоматизация на сигнали и напомняния

За закупуване тази програма, просто ни се обадете на посочените в контактите номера или Skype, или просто напишете писмо. Нашите специалисти ще съгласуват с Вас подходяща конфигурация, ще изготвят договор и фактура за плащане.

Операционна система: Windows All Platform
Размер на програмата (дистрибуцията): 10Mb
Тип лиценз: FreeWare

Лесен инструмент за наблюдение на изпълнението на поръчки във вашата организация, с възможност за ръчно конфигуриране на структурата на таблицата с поръчки и свързване на директории. Програмата ви позволява да ограничите правата за достъп до инструкциите на обикновените изпълнители и да подготвите необходимите отчети за ръководството на организацията.

Възможности:
Лесен инструмент за наблюдение на изпълнението на поръчките;
Възможност за ръчно конфигуриране на структурата на таблицата с поръчки;
Свързване на директории;
Инструменти за ограничаване на правата за достъп до програмата;
Създаване на справки, необходими за управлението и др.

При добавяне на програма към директорията на нашия уебсайт, връзката към Order Execution Control беше проверена от антивирус, но тъй като файлът се намира на сървъра на разработчика или издателя на софтуера, той може да бъде променен, препоръчваме преди изтегляйки софтуера на вашия компютър, проверете файловете в On-Line antivirus - ще се отвори в нов прозорец и ще бъде сканиран!

Можете да оставите вашето мнение за програмата Контрол на изпълнението на поръчкитеили коментари, а също и докладвайте за повредена връзка за изтегляне.
Ако имате въпрос относно работата с програмата „Контрол на изпълнението на поръчки“, можете да го зададете тук, тъй като много автори на програми и издатели следят съобщенията на този сайт!
Всички рекламни съобщения извън темата, както и линкове и телефонни номера ще бъдат изтривани!

Автоматизираната система за контрол ви позволява лесно да преглеждате всички задачи не само по краен срок, но и по изпълнител, като по този начин виждате зареждането на всяка и предоставяте списъци с неизпълнени документи с изтичащ срок, които все още не са взети под внимание от изпълнителя . Програмата ви позволява да разграничите правата за достъп, да подготвите необходимите отчети за управление...
Конфигурацията се конфигурира лесно и бързо от потребителя.

Програмата включва следните доклади:
- Списък със задачи, дължими на определена дата
- Удостоверение за изпълнена дисциплина
- Изпълнени задачи в нарушение на сроковете
- Задачи под контрол

Програмата за автоматизиран контрол на изпълнението на задачите предоставя на потребителите следните възможности:
До мениджърите:
. създаване (регистриране) на нови карти със задачи;
. контрол обобщено състояниетекущи задачи за всички изпълнители и статистика за изпълнителската дисциплина;
. контролира напредъка на конкретни задачи за всеки от изпълнителите, като взема предвид отлагането на сроковете за изпълнение;
. осъществява текстов обмен на информация с изпълнителите по време на изпълнение на задачата;
. запишете факта на завършване („близки“ задачи);
. търсене на задачи по различни критерии;
. преглед на архива на затворените задачи;
. печат, експорт в MS Word и MS Excel отделна задача;
. печат, експорт в MS Word и MS Excel списъци със задачи по различни критерии;

. генериране на отчети за изпълнение на задачите и изпълнителска дисциплина.

Изпълнители:
. получават нови задачи от ръководството;
. следете обобщеното състояние на текущите си задачи;
. осъществява текстов обмен на информация с ръководството и съизпълнителите по време на изпълнение на задачите;
. запишете факта на изпълнение на задачата;
. търсите задачите си по различни критерии;
. преглед на архива на изпълнените задачи;
. автоматично маркиране на просрочени задачи;
. печат, експорт в Word и Excel индивидуални или списъци със задачи по различни критерии.

С информативна цел можете, който е с ограничение във времето: 50 дни и няма функционални ограничения. В края на демо периода ще трябва да закупите лиценз. След плащане получавате персонален лицензен код за програмата по имейл. Трябва да се въведе при стартиране на програмата в диалоговия прозорец "Активиране" и вашата демо версия ще стане пълна версиябез времеви и функционални ограничения, лицензираният код не е ограничен във времето.

Информация за купувачите:

1. Закупувайки един от предлаганите лицензи за програмата, можете да инсталирате лицензния код на неограничен брой компютри (работни станции в мрежата).

2. Мрежов лиценз без ограничения, възможност за вечно използване на версията и лиценза, които сте закупили.

3. Възможност за безплатно изтегляне на софтуерни актуализации за 1 година.

5. Можете да използвате закупената програма във вашите бизнес дейности.

Ползи от тази програма

Гъвкава структура на базата данни
Можете да създавате нови таблици и полета в тях (съхранени и изчислени), да дефинирате падащи списъци, да задавате подтаблици, да създавате изгледи и отчети и много повече. Системата може да бъде конфигурирана за всеки предметна областбез специални познания.

Генериране на офис документи с данни от базата с помощта на шаблони
Можете да създавате шаблони Word документи, формати на Excel със статичен текст, картини, както и отметки, в които ще се въвеждат текущи данни от базата данни при генериране на документа.

Съхраняване на изображения в база данни и връзки към документи от различни формати
Всеки запис в таблица може да бъде свързан към снимки, съхранявани в самата база данни, както и връзки към файлове, съхранявани някъде на файлов сървър, докато цялата необходима информация ще бъде разположена в базата данни за лесно търсене, филтриране и класифициране на документи.

Удобен и силно адаптивен потребителски интерфейс
Можете да сортирате, филтрирате, търсите записи по всяко поле, да променяте реда и ширината на полетата, височините на редовете, да задавате цветови правила за редове и клетки, формули за изчисляване на общи суми и да изграждате дърво въз основа на дадени полета. Можете да правите записи или директно в таблицата (в стил Excel) или чрез отделен формуляр, който е гъвкаво персонализиран.

Филтри, сортиране, изчислени полета, изгледи
Максимално гъвкави условия за филтриране на данни, много предварително зададени стойности ("започва с", "съдържа", "днес", "вчера"...). Различни набори от филтри могат да бъдат записани във файлове за повторно използване. Възможността за задаване на формули за изчисляеми полета (включително SQL изрази) и изграждане на таблични изгледи, които показват полета от различни таблици и изчисляеми полета.

Създаване и настройка на отчети и напомняния за различни условия
Можете да зададете правила за напомняне, според които формуляр за напомняне ще се показва на определен потребител.

Мрежов и мултиплейър режим
При използване на многопотребителски режим правата за достъп се конфигурират гъвкаво за всеки потребител според следните параметри: видимост и наличност на елементи от менюто, основни раздели, таблици, полета и записи за преглед и редактиране.

Импорт и експорт на данни
Поддържа се импортиране на таблични данни от файлове на Excel и Access. Възможен е експорт в Word, Excel, HTML.

Стандартна СУБД Microsoft Accessили Microsoft SQL Server
Няма "черни кутии". Разполагаме със стандартен формат за съхранение на данни - MS Access или клиент-сървър MS SQL Server. И двете СУБД са много надеждни, признати са стандарти и са лидери в своя клас. Това дава предимства пред затворените формати: възможност за администриране, усъвършенстване, оптимизиране, интегриране с други системи... Можете да добавите персонализирани бутони в програмата, когато бъдат избрани, ще се извършват необходимите действия (например някои работят директно с база данни, стартиране на приложения на трети страни и др.).

Като начало, нека си припомним правилата за наблюдение на изпълнението на поръчките, които по-късно ще започнем да автоматизираме, използвайки стандартните възможности на MS Excel.

Има контрол върху същността на решаването на проблеми и контрол върху сроковете за изпълнение на задачите.

Съществен контрол

Контролът по същество е оценка доколко правилно, успешно и пълно е решен проблемът. Такъв контрол се упражнява от ръководител (на институция или отдел) или специално упълномощено лице. Отговорността за правилното и своевременно разрешаване на въпросите, отразени в документите, се носи от ръководителите на структурните подразделения и служителите, натоварени с изпълнението на документа. Изпълнителят обикновено:

• посочено в резолюцията на мениджъра на документ (например във входящо писмо, в заявление на служител) или
• се записва директно в текста на заповедта (обикновено в заповедта/протокола отделните указания се оформят като самостоятелни параграфи от текста и се формулират така, че веднага да става ясно какво, на кого и кога трябва да се направи); съответно всяка позиция - задача / инструкция се поставя под контрол отделно),
• когато изпълнителят не е пряко посочен, той се определя в съответствие с разпределението на отговорностите в организацията.

Ако в резолюцията/инструкцията на ръководителя са посочени няколко изпълнители, лицето, посочено първо в резолюцията, е отговорно за изпълнението на документа/инструкцията и съответно организира неговото изпълнение.

Инструкциите могат да следват от текста на документа или да бъдат „независими“, т.е. без документи и все пак подлежат на контрол по тяхното изпълнение. Ако поръчката е създадена на базата на документ, тя съдържа връзка към основния документ (вижте попълването на първите четири колони в таблицата на Фигура 1). Указанията се издават от ръководителите на всички нива. Всяка организация обаче сама решава кои документи/инструкции да постави под контрол. Обикновено това са всички инструкции от ръководителя на организацията и неговите заместници. Колкото по-голям е броят на документите в една организация, толкова по-важно е да се рационализира работата по наблюдението на изпълнението на документите и колкото по-селективно организацията подхожда към решението на въпроса „какво ще контролираме“ - тук е важна златната среда . Така че обикновено се контролира изпълнението на инструкциите от първо лице, това се извършва от службата на предучилищната образователна институция или секретаря.

Инструкциите трябва да бъдат формулирани ясно и недвусмислено:

• самата поръчка;
• срок на изпълнение;
• изпълнител (възможно е няколко лица да изпълняват поръчка, тогава единият се определя за отговорен изпълнител, а останалите се считат за съизпълнители).

При формиране на инструкции е препоръчително да се придържате към прости правила: формулировките трябва да са кратки, стегнати, да елиминират двусмислието на тълкуването и да имат ясно дефиниран и измерим резултат.

Докато поръчката се изпълнява, са възможни следните действия:

• авторът може да промени срока за изпълнение на поръчката;
• авторът може да смени отговорния изпълнител на заданието;
• изпълнителите създават отчети за резултатите от изпълнението;
• авторът има възможност да върне поръчката за преработка или да одобри резултата от изпълнението.

Ако задачата е разделена между съизпълнители, тогава отговорният изпълнител получава техните отчети за изпълнение. Той е този, който генерира окончателния единичен отчет от името на и го изпраща на автора.

Контрол върху сроковете

Контролът върху сроковете за изпълнение на документите/поръчките се осъществява от службата документална поддръжкауправление (DOW), а в малка организация - секретар.

Технологията за наблюдение на сроковете може да бъде разделена на следните процедури:

• записване на всички поставени под контрол документи, инструкции, инструкции и управленски задачи;
• проверка на навременното предаване на документа на изпълнителя;
• коригиране на данни за контролирани документи, когато сроковете за изпълнение се променят, документите се прехвърлят от изпълнител на изпълнител, от отдел към отдел (записваме това в полето „Статус на изпълнение“, вижте Фигура 1);
• напомняне на изпълнители и ръководители на отдели за наличие на неизпълнени документи и предписания;
• информиране на ръководителите (подразделения и организации) за състоянието и напредъка на изпълнението на документите;
• въвеждане на данни за изпълнение на документи;
• анализ на състоянието и нивото на изпълнителска дисциплина за организацията като цяло, по структурни подразделения, специалисти, видове документи и други аспекти.

Сроковедокументи могат да бъдат определени:

Както можете да видите, крайният срок за изпълнение на поръчка обикновено се определя от нейния автор. Приема се поръчка, съдържаща инструкции "спешно", подлежат на изпълнение в 3-дневен срок. Инструкцията „Своевременно” предвижда 1-дневен срок за изпълнение на поръчката. Ако в заповедта не е посочена дата на изпълнение, подлежи на изпълнение до 1 месец от датата на подписването му (до съответната дата на следващия месец, а ако в следващият месецняма такъв номер, тогава до последен денмесец). Ако последният ден от срока за изпълнение на поръчката се пада в неработен ден, тя подлежи на изпълнение в предходния работен ден.

За документи, съдържащи трудна задача, могат да се определят дълги срокове (няколко месеца, шест месеца, година). В този случай е необходимо разделете задачата на етапи и наблюдавайте изпълнението на задачата стъпка по стъпка.

Терминният контрол включва:

• текущ контрол,
• полезен и
• финален контрол.

Основните видове контрол са текущ и превантивен.

Под текущ контролразбират ежедневното изготвяне на информация за документи, които изтичат днес. Текущият контрол се извършва чрез ежедневна проверка на напредъка на документа и напомняне на изпълнителя за изтичане на срока за изпълнение и необходимостта от приключване на работата по документа. Отговорниците за контрол на изпълнението (в малка фирма - секретар) ежедневно, обикновено в началото на работния ден, идентифицират и съставят списък на документите, чиито срокове изтичат днес.

Текущият контрол помага да се създаде работен план за деня. Веднага показва какви задачи трябва да бъдат изпълнени днес (разрешаване на проблем на среща, подписване на документ, изпращане на факс и др.). Следователно контролът върху сроковете за изпълнение на документите е функция, която задължително се предвижда в описание на работатасекретар на управителя. Всеки ден, идентифицирайки документи, чиито срокове изтичат, секретарят установява възможността за своевременно разрешаване на проблема и ако сроковете са пропуснати, докладва за това на мениджъра.

По време на превантивен контролсъставят се протоколи и се предупреждават изпълнителите за документи, чийто срок за изпълнение изтича след 2-3 дни (в нашата организация това се прави 4 дни предварително) календарни дни). И тогава служителят все още има време да разреши проблема своевременно.

Контролната позиция е много важна. Само ориентацията на контрола към подпомагане на служителите, а не към идентифициране на недостатъци, желанието да се помогне, напомня, а не да се уличава, може да осигури най-голяма ефективност на службата за контрол.

Систематична проверка на изпълнението, умело и правилно извършена от служител, който тактично напомня, че документът е необходим навреме, че просперитетът на компанията зависи от навременното разрешаване на проблема и т.н., подчертава необходимостта на този служители неговите усилия. В допълнение, „индексът на картата на времето“ помага при планирането на работния ден на мениджъра, тъй като отразява събитията и задачите за дадена дата.

Ако при получаване на документ или по време на изпълнението му от изпълнителя стане ясно, че е невъзможно да се изпълни навреме, това се докладва на ръководителя (автора на такава заповед), който има право да отложи крайния срок за изпълнение на документа. Ако управителят удължава срока, секретарят, в съответствие с неговите инструкции, въвежда в регистрационната форма нов срокекзекуция.

Въпросът за отлагане на крайния срок за изпълнение на документ трябва да бъде повдигнат не по-късно от 1 ден преди изтичането на целевата дата. Отлагането на срока със задна дата не е разрешено и по правило е принципно невъзможно в автоматизираните системи.

За документи с дълъг (няколко месеца) период на изпълнение, междинните етапи на изпълнение могат да бъдат наблюдавани чрез записване на информация за напредъка на изпълнение (ние правим това в полето „Статус на изпълнение“ на регистрационната карта на документа).

Често решението на проблема изисква последователна операцияпо документ на няколко изпълнители или съгласуване на документ с няколко отдела. В тези случаи трябва да се контролира продължителността на съхранение на документа при всеки изпълнител. При прехвърляне на документ фактът на прехвърляне трябва да бъде записан. Регистрацията обикновено се извършва от секретаря на звеното, предаващо документа. Отразяваме движението на документа и датата на предаването му в полето „Статус на изпълнение“.

При поява на документи с изтекъл сроксписъкът им се разпечатва в същия ден и се докладва на управителя.

Ако правото на регистриране на документи може да бъде предоставено на широк кръг служители, тогава промените, отразяващи хода на неговото изпълнение, като правило се извършват само от един отговорен служител: секретар-помощник или специалист от предучилищна образователна институция.

Премахване на документ от контролизвършва се само след пълното изпълнение на документа: изпълнение на резолюцията на ръководителя, изготвяне на документ за отговор, получаване на отговор на изходящия документ или друго документирано потвърждение на факта на изпълнение. Резултатът от изпълнението на документа трябва да бъде записан в регистрационната карта (например „изпратена е покана“, „изпратено е писмо от... №....“ и др.). Регистрационната карта съдържа и информация за датата на изпълнение на документа и посочва номера на делото по номенклатурата, в която е заведен съставеният документ.

ДА СЕ финален контролвключват аналитична работаза обобщаване на дисциплината на изпълнение и резултатите от работата на служителите на отдел или организация като цяло. Окончателният контрол се извършва от служители (служба), отговорни за наблюдението на изпълнението, или от секретаря на организацията на определена честота (седмично, месечно, тримесечно). Резултатите от последващия контрол се отразяват в окончателните количествени и списъчни отчети за състоянието на изпълнение на задачите (контролирани документи). Това позволява на ръководството да знае какво прави конкретен служител (подразделение) и как вървят нещата в конкретна област на дейност (разрешаване на конкретен проблем).

Заключителният контрол, в задължителна комбинация с превантивен контрол, е стимулиращ фактор за повишаване на дисциплината на служителите.

Пример за контрол на поръчка с помощта на MS Excel

Сега ще покажем какво може да се автоматизира с помощта на стандартните възможности на MS Excel. За да започнете, отворете нова работна книга на MS Excel и създайте таблица в негос полетата/колоните/графиките, показани на Фигура 1. Това е основната таблица, която показва информация за своевременен контрол на изпълнението на поръчките в нашата организация.

След това в отделна клетка въведете формула, така че когато отворите този MS Excel лист, той винаги да е над таблицата. беше показана текущата дата(обозначено с номер 1 на фигура 1). Тогава ще ни бъде полезно в дневна работас маса. Можете да направите това по два начина:

Фигура 2

Свиване на шоуто

В тази таблица можете да филтрирате редове (т.е. контролирани поръчки) според различни критерии. Но за да направите това, трябва да активирате филтъра:

Фигура 3

Екранен бутон за активиране на филтър в MS Excel 2007 и 2010

Свиване на шоуто

Фигура 4

Критерии за филтриране на редове на таблица по съдържание на колони в MS Excel 2007 и 2010

Свиване на шоуто

Критериите за филтриране, показани по-горе, се появиха в резултат на щракване върху сивия квадратен филтърен бутон в колоната „Изпълнители“ (отбелязана с номер 1). Клетките на тази колона са запълнени с текст, така че програмата ни предложи следните възможности за избор:

2 - първо, можем да филтрираме един или повече изпълнители, оставяйки „отметки“ само за тях; можем също така да избираме само празни редове, оставяйки „отметка“ само в последния елемент в списъка; ако оставим отметката в позиция „Избери всички“, тогава няма да има филтриране по този критерий (това е показано на фигурата);

3 - второ, можете да филтрирате по текста, съдържащ се в клетките на колоната, но този критерий е по-подходящ, когато работите с колоната “ Резюме» документ и др. Например, ако не си спомняме точно заглавието, но си спомняме ключовата дума, която трябва да бъде в него, тогава трябва да изберем елемента „съдържа...“ и да напишем тази дума без нейния край, тогава в резултат на филтъра, само редове, които имат в полето „Резюме“ дума, която сме въвели с различни окончания.

Можете да премахнете филтъра, като изберете командата със същото име - обозначена с числото 6. Ако сте филтрирали редове, като сте посочили различни критерии за избор в няколко колони, тогава избирането на тази команда веднъж ще премахне филтъра само в колоната, където сте избрали такъв команда, като останалите филтри в други колони ще останат валидни - всеки от тях трябва да бъде премахнат поотделно. В тези колони, в които филтърът е активиран, бутонът за извикване на филтър променя изображението си на активиран бутон за филтър.

Ако колоната, по съдържанието на която искаме да филтрираме редовете на таблицата, е запълнена с дати, то вместо текстов филтър програмата ще ни предложи друг – специален за дати – обозначен с цифрата 4: можем да изберем не само конкретна дата, но също и по-късно или по-рано от дадена дата или ограничен период от време, вчера, днес или утре и т.н.

Нашата таблица има 3 колони с дати.

Цифровият филтър (обозначен с числото 5) е специално проектиран да работи с колони, чието съдържание е число (в нашия случай това е регистрационният номер на документа).

Фигура 5

Критерии за филтриране на редове от таблици по съдържание на колони в MS Excel 2003

Свиване на шоуто

В MS Excel 2003 филтър по съдържание на колона се извиква от същия бутон на екрана, както в по-късните версии на програмата, но щракването върху него отваря един общ списък за избор на конкретна стойност на клетка или настройка на повече трудни условияфилтриране, което вече е персонализирано индивидуално за текст, дати или числа - стартира се в отделен екранен прозорец след избиране на елемента „(Условие...)“ в списъка.

Фигури 4 и 5 ясно показват По какви критерии вече можем да филтрираме?редове от таблица в MS Excel различни версии. Ще можем да филтрираме поръчки по изпълнител, автори, срокове, данни от контролирани документи и всяка друга информация, въведена в електронна таблица. Освен това ще бъде възможно да се филтрира едновременно по няколко критерия, например:

• За кои поръчки изтича днес срокът за конкретен изпълнител:
  в колоната „Изпълнители“ изберете необходимия служител (вижте номер 2 на фигура 4) и в колоната „Дата на краен срок“ филтрирайте редовете, чиято дата отговаря на критерия „днес“ (номер 4 на същата фигура) или
• На кого избраният от нас лидер даде инструкции този месец:
  в колоната „Автор на поръчката“ избираме мениджъра, който анализираме (номер 2 на фигура 4), а в колоната „Срок за изпълнение“ филтрираме датите, които попадат под критерия „Този ​​месец“ (номер 4), и т.н.

Сега ще ви научим как можете да конфигурирате програмата така, че когато отворите файл получават автоматично информация за това кои поръчки трябва да бъдат изпълнени, например след 4 дни, за да уведоми изпълнителите за това предварително. За целта предоставихме специална колона в таблицата, която нарекохме „Период на разпространение“. Сега нека го конфигурираме:

• изберете клетка I6 (в първия ред на персонализираната колона) и въведете знака „=“ в нея;
• щракнете с мишката върху съседната клетка J6 (в същия ред, но в колоната „Краен срок”) и ще видите, че тя е включена във формулата за изчисляване на съдържанието на клетка I6;
• след това продължете да маркирате формулата, като напишете „-4“ от клавиатурата;
• Това завършва попълването на формулата (нейната Сегашно състояниевинаги може да се види в лентата с формули, разположена над листа на Excel, вижте символ 1 на Фигура 7, получаваме “=j6-4”). Сега натиснете на клавиатурата Въведете- и резултатът от изчисляването на вградената формула ще се появи в клетката на таблицата;
• след това формулата може да се копира в следващите редове на таблицата и тогава в тях в колоната „Краен срок за разпространение” датата винаги ще бъде 4 дни по-рано от колоната „Краен срок”: посочете мишката долу вдясно ъгъл на клетка I6 (докато показалецът "мишка" трябва да приеме формата на черен удебелен кръст), натиснете левия бутон на мишката и, без да го пускате, плъзнете надолу до края на колоната, след което отпуснете бутона. В колона I ще видите датите на всички задължителни предупреждения (номер 2 на фигура 7);
• След това можете да се уверите, че в колоната “Период на разпространение” клетките с текущите автоматично се маркират в цвят, т.е. днешните дати (1 октомври това ще бъдат няколко клетки, а 2 октомври - различни и т.н.). За да направите това, трябва да използвате функцията за условно форматиране. В MS Excel 2007 или 2010 това се прави по следния начин:
  • изберете всички клетки на таблицата в колоната „Период на разпространение“, разположена под „заглавката“;
  • щракнете върху бутона Условно форматиранев група Стиловена раздела У дома(вижте Фигура 6), изберете командата Правила за избор на клетки, и в панела, който се отваря отляво или отдясно, изберете командата дата. Ще се отвори диалогов прозорец със същото име, в който има два списъка (Фигура 8): отляво трябва да изберете позиция Днес, а вдясно - начин за форматиране на клетки, които отговарят на това условие, например, Светлочервено запълване и тъмночервен текст. Следващ клик Добре.

Фигура 8 показва как изглежда готовата таблица с условно форматиране. Отваряйки тази таблица например на 13 август 2012 г., специалист може лесно да определи кои известия се изпращат.

Можете да предвидите наличието на последната „техническа“ колона в таблицата, в нея във всеки ред трябва да поставите числото 1. След това, когато филтрирате по един или повече критерии, винаги бързо ще преброите броя на филтрирани редове. За да направите това, изберете останалите клетки на екрана с мишката в тази колона - MS Excel ще изчисли сумата от техните стойности и ще я запише в долния референтен ред под листа на Excel.

Фигура 6

Условно форматиране

Свиване на шоуто

Сроковете за изпълнение на документите могат да се тълкуват по различен начин. Например от кой момент трябва да започне да се изчислява срокът (от деня на издаване на заповедта или от следващия ден)? В календарни или в работни дни трябва да се брои? Какво да правим с документи, чийто краен срок пада през уикенда? Ами ако срокът изобщо не е посочен? На всички тези въпроси се отговаря подробно и много е обяснено с примери (общо 16) в статията „Как да определим срокове? "на стр. 12 от списание № 8" 2011г

Нереалистично е да се контролира изпълнението на всички документи на организацията. Ето защо ще ви помогнат препоръки за определяне на списъка с документи, подлежащи на контрол на изпълнението. Ще научите какви срокове обикновено се определят и как става това, както и как можете да контролирате устните поръчки. Вижте статията „Какво ще контролираме? "на стр. 30 от сп. №7" 2011г