Korrektne kirjavahetus. Ärikirjavahetuse liigid

Ärikiri on a psühholoogiline pilt saatja, tema visiitkaart, samuti osa ettevõtte mainest ja mainest. Kuidas kaitsta end selle eest, et panna sellele kõigele julge rist - meie artiklis.

Tatjana Nikolajeva,

Moskva läbirääkimiste koolituskeskuse juhtiv ärietiketi ekspert

Meilireeglid jaoks ärimehed- see on omamoodi tööriist, mis võimaldab teil ettevõtte "nägu hoida" ja peegeldada selle mainet suhtluses partneritega. Millised on peamised ärimeili kirjavahetuse reeglid, mida kaupmehed peavad arvestama? Vaatame lähemalt, sest see mängib tõesti tohutut rolli.

Reegel 1: lisage meili teema

Just selle kriteeriumi järgi otsustab hõivatud inimene, millise kirja esimesena avada. Lisaks võimaldab see meilireegel vestluskaaslasel leida kirjavahetuse hulgast soovitud kirja. Näiteks on mugav saada e-kirju teemaridadega, mis kajastavad sama protsessi erinevaid organisatsioonilisi aspekte.

Näiteks: “Osaleja dokumentide pakett”, “Arve näitusel osalemise eest”, “Memo näitusel osalejale”, “Näitusepaviljonide paigutus” jne. Kui kogu kirjavahetus toimus teemaga “Osalemine näitusel”. näitus”, leida soovitud kirja ulatuslikust kirjavahetusest oleks palju keerulisem.

Reegel 2. Ärge unustage aadressi ja tervitust

Siit peaks kiri algama. Parem on seda teha järgmisel kujul: "Tere pärastlõunal, adressaadi nimi (isanimi)". "Tere päeva!" tülikas ehitus. parem mitte kasutada. Samuti on vale märkida järgmine sõnastus: "Tere, härra Ivanov." Ärikeskkonnas tervisest ei räägita. Kui kiri on adresseeritud inimrühmale, võite kasutada koondsõna: "Austatud härrad!" või "Kolleegid!". Ilma edasikaebamiseta saate hakkama ainult intensiivse kirjavahetuse korral režiimis "küsimus-vastus", nagu Skype'is suheldes.

Fraasid, mida ei saa kirjavahetuses kasutada

Kui meil on teie organisatsiooni jaoks oluline müügivihjete genereerimise kanal, siis siin on see 11 fraasi, millest ajakirja "Kommertsdirektor" toimetus soovitab kiiremas korras vabaneda.

Reegel 3. Pea meeles, et lühidus on andekuse õde

Kui kirja teema vajab selgitust ja üksikasju, täpsustage vajalikud parameetrid. Kuid ärge valage "vett" samal ajal, kirjutage konkreetselt. Ideaalne variant tuleb väike kiri, milles lepite adressaadiga kokku telefoni vestlus või kohtumine, kus saate kõik üksikasjad läbi arutada.

Reegel 4. Kirjutamisstiil – asjalik, toon – neutraalne

Erinevalt näost näkku suhtlemisest ja telefonivestlusest, kus teil on stsenaarium, teie adressaat teid mitte ainult ei näe, vaid ka ei kuule. Te ei saa oma sõnu täiendada näoilmete, intonatsiooni või muude mitteverbaalsete vihjetega. Seetõttu järgige rangelt seda ärimeili reeglit. Näiteks vestluses väljendab teatud intonatsiooniga hääldatav fraas "mida te veel vajate?" Ja kirjalikult võib seda lugeda nii: “Kui palju ma saan laadida? Olgu südametunnistus!

Seetõttu, kui olete valmis edasiseks tegevuseks, on parem seda kirjavahetuse reeglit alati kasutada e-mail. Kirjutage nii: "Milleks veel saan kasulik / kasulik olla?". Kui teil pole soovi edasises protsessis osaleda, peate seda õigesti ütlema. Näiteks nii: "Kolleegid, arvestades minu suurt töökoormust mõne teise projektiga, oleksin tänulik, kui te ..." ja seejärel kirjeldage oma soove: "vabastage mind edasine töö peal see projekt”, „kirjeldage mulle kogu minu tööülesannete ulatust, et saaksin oma tööd planeerida.” Samas on oluline arvestada alluvusega: kui pead juhiga kirjavahetust, siis uuri temalt selle töö prioriteetsust.

Reegel 5. Doseerige tekstis olevate emotikonide arv

See on äriinimeste elektroonilise kirjavahetuse põhireegel. Mõnes ettevõttes on "smailide" kasutamine rangelt keelatud. Kui teie organisatsioon ei kuulu nende hulka, kasutage neid ikoone, kuid olge väga ettevaatlik. Lõppude lõpuks on “emotikonid” emotsioonide sümbolid, mida tuleb ärikeskkonnas doseerida. Piisab ühest ikoonist kirjas, et vestluspartner saaks teie emotsioonidest aru saada. See e-kirjade kirjavahetuse reegel kehtib ka ärisuhtlus Skype ja ICQ.

Reegel 6. Ärge unustage elektroonilist allkirja

Iga (mitte ainult esimese) kirja lõpus peab olema allkiri, mis sisaldab saatja täisnime ja ametikohta, tema töökontakte ja ettevõtte logo. See on hea toon ja ettevõttekultuuri olemasolu näitaja.

Reegel 7. Enne saatmist lugege kiri uuesti läbi. Paranda vead ja kirjavead

hooletus ei ole parim kvaliteetärimehe jaoks.

Reegel 8. Vastake kirjavahetusele 24 tunni jooksul

Kui vajate rohkem aega, peaksite sellest päeva jooksul kirjutama. Ei ole üleliigne pärast saatmist kirja saajaga ühendust võtta ja veenduda, et ta on selle kätte saanud ja millal temalt vastust oodata.

Reegel 9: kinnitage e-kirjad koos manustega

Kontrollige, kas need avanevad õigesti. Pange tähele, et ettevõtete juhid ei tohiks saata sooduspakkumisi ega nende juurde viivaid linke (välja arvatud juhul, kui need on arutelu objektiks).

Selliseid kirju on parem saata müügijuhi nimel koos vastava märguandega kirja põhiosas.

Reegel 10. Kirjavahetus lõpeb sellega, kes seda alustas

Viimase kirja saadab kirjavahetuse algataja. Isegi kui kõik küsimused on juba läbi arutatud, kirjutage partnerile tänusõnad tõhusa koostöö ja kiirete vastuste eest. Lõpuks võite soovida Head tuju ja produktiivne nädal. Seda siiski vaid juhul, kui sul on kingisaajaga lähedane ja pikaajaline suhe. Kõigil muudel juhtudel on parem märkida: "Parimate soovidega."

Ärisuhtlus e-posti teel on iga inimese elu lahutamatu osa kaasaegne inimene: kirjutame kolleegidele tööl, juhtkonnale, klientidele, äripartneritele, inimestele, kes meid tunnevad, ja neile, kes meid veel ei tunne. Mis on ärieetika elektroonilises kirjavahetuses, kui palju on see edukaks äritegevuseks vajalik?

Iga täht on meie visiitkaart ja meie äripositsiooni peegeldus. Ja kui meie jaoks on oluline, et see visiitkaart näeks korralik välja ja äripositsioon aitaks kaasa suhtluse mugavusele ja produktiivsusele, siis põhireeglite tundmine head kombed ja järgides neid igapäevases kirjavahetuses - hädavajalik tingimus edu.

Elektroonilise ärikirjavahetuse osas kehtivad samad reeglid ja eeskirjad, mida äriringkond tegutseb ka mis tahes muus ärilise suhtluse vormis: telefonisuhtluses, läbirääkimistel jne. Minu arvates põhineb ärimeili kirjavahetuse eetika mitmel vankumatul põhimõttel:

1. Vastaste vastastikune austus üksteise isiksuse ja ärilise positsiooni vastu.
2. Tähelepanu vastase ärihuvidele.
3. Privaatsusprobleemide tähtsuse mõistmine.
4. Täpsus infovahetusel.

Kaaluge praktilisi vahendeid nende põhimõtete rakendamiseks

1. Kompetentselt ja selgelt kujundatud väli "Teema" / "Teema"

Teema täpsustamine säästab adressaadi aega, võimaldades koheselt hinnata saabunud kirja sisu ja kiiresti otsustada selle prioriteedi üle lugemisel.

2. Tervitus ja isiklik pöördumine adressaadile/adressaatidele

Tõstab usaldust ja keskendub kirjale isiklikult. Adressaadi nime ignoreerimist tajutakse ebakorrektsusena.

3. Adresseerimise täpsus

Väljade "To", "Cc", "Bcc" korrektne täitmine on suhtluse tõhususe ja eetika kõige olulisem vahend. Nende valdkondadega töötamisel vigade vältimiseks peate teadma nende eesmärki, mis on tänapäevases ärikeskkonnas üldiselt aktsepteeritud:

• kui teie nimi on otseaadressi väljal (“Saaja”), tähendab see, et kirja saatja ootab sinult vastust oma küsimusele;
• kui sellele väljale on paigutatud mitu adressaati, tähendab see, et kirja saatja ootab vastust igalt või mõnelt adressaadilt;
• kui teie nimi on sisestatud väljale "CC", tähendab see, et saatja soovib, et oleksite probleemist teadlik, kuid ta ei oota teilt vastust. Ärge sisestage kirjavahetuse teemat, kui teie nimi on väljal "Koopia". Kui otsustate ikkagi kirjavahetusse astuda, on hea vormi märk ühe fraasi kirjutamise alustamine: "Las ma liitun aruteluga see küsimus…”, “Vabandage sekkumise pärast…”, “Las ma avaldan oma arvamust…”.

Erilist tähelepanu eetika aspektist kuulub valdkond "Pimekoopia". See on ärieetika seisukohalt kõige haavatavam e-posti tööriist. seda välja tajutakse tavaliselt varjatud kontrolli ja teabe vahendina. Pimekoopiasse paigutatud adressaadid ei ole teistele adressaatidele nähtavad. Mõned eetiliselt tundlikud ettevõtted keelavad selle tööriista kasutamise ettevõttesuhtluses. Erandiks on masspostitused (näiteks kutsed). Need saadetakse suurele hulgale adressaatidele, samas kui meiliaadressid ei tohiks olla kõigile nähtavad.

On ettevõtteid, kus "Bcc" välja käsitletakse rahulikumalt, järgides järgmisi universaalseid reegleid:

• väljale "Bcc" on paigutatud adressaadid (varjatud adressaadid), kes peaksid kirjavahetusest teadlikud olema, kuid nende teadlikkus ei tohiks olla otsestele adressaatidele ilmne;
• kirja saatmine täidetud väljaga "Pimekoopia" eeldab kirja autori ja varjatud adressaatide eelkokkulepet või hilisemat teadlikkust sellise teadvustamise põhjusest ja eesmärgist;
• varjatud adressaat ei tohiks sisestada kirjavahetuse teemat väljalt "Bcc".

4. Kiire vastus

Kirjale vastamise aeg on üks teie positsiooni näitajaid partnerite ja klientide ärihuvide suhtes. Ettevõtetel on selleks erinevad standardid. Vastuvõetav kirjale vastamise/reageerimisaeg on kaks kuni kolm tundi. Kui saate pärast kirja kättesaamist ja lugemist aru, et te ei saa sellele 24 tunni jooksul vastust anda, siis hea vormi reegel on saata adressaadile teave, et olete tema kirja kätte saanud ja sellele vastata: "Sain kirja. Vastan täna päeva jooksul" või "Sain kirja. Vastamiseks on vaja lisateavet. Püüan vastata hiljemalt ... ".

Meie pakume

5. Õige töö teabega (maht, keel, struktuur, formaat)

Kirja tekstis teabe esitamise olemus ja eripära on ühtlasi tööriist ja näitaja teie võimest ja soovist adressaadi suhtes võimalikult korrektselt ja lugupidavalt kirjavahetust pidada:

• kirja maht, mis mahub "ühele ekraanile", maksimaalne - ühe A-4 formaadis lehe tekstimahus, on lugemisel kõige mugavam;
• saadetavate manuste maht ei tohi ületada 3 MB (suuremad failid võivad tekitada probleeme, kuna need ei pruugi adressaadi meiliserverit läbida);
• parem on edastatud failid "pakkida" universaalsetesse kodeeringustesse: Zip või rar (muud laiendid võivad edastamise ajal blokeerida või ära lõigata ja tekitada adressaadile probleeme);
• adressaadi kirjale vastates tuleks oma vastuse tekst paigutada kirja ülaossa (algusesse), mitte alla (see säästab adressaati kirjavahetuse eelmist teksti "kerimisest"). otsige teie kirjutatud vastust);
• adressaadi kirjale ei tasu hakata vastama uue kirjana (ilma kirjavahetuse ajalugu salvestamata). Selline vastus sunniks vastuvõtvat adressaati kulutama aega algse sõnumi otsimisele;
• on vaja kirjutada keeles, mis on adressaadile kõige arusaadavam. Igal konkreetsel juhul on küsimus ametialase, ettevõttesisese sõnavara, slängi, lühendite ja anglitsismide (laenates inglise keelest mõnes teises keeles).

Kui slängi ja lühendite kasutamine suurendab kirjavahetuse kiirust ja efektiivsust, siis on slängi kasutamine aktsepteeritav ja eetiline. Seega on ettevõttesisene kirjavahetus peaaegu alati tulvil slängi: see on tuttav ja arusaadav kõigile kirjavahetuses osalejatele ning säästab aega. Kuid kirjavahetuses väliste äripartnerite / klientidega - see on küsimus, mis nõuab ettevaatust.

Mõnikord on terminoloogia asendamatu. Näiteks pakub ettevõte klientidele sellist toodet/teenust nagu veebireklaam ja selliseid mõisteid nagu “meediakontekstuaalne bänner”, “märksõnad”, “negatiivsed märksõnad”, “ctr” ei saa millegagi asendada, need tuleb tutvustada. ärikonteksti ja õpetada klienti nendega koostööd tegema. Sel juhul on oluline, et mõlemad pooled oleksid kannatlikud ning valmis selgitama ja õppima.

Siiski on juhtumeid, kus lühendite ja terminite kasutamist saab ja tuleks vältida.

NÄIDE:

Mu sõber otsis 2 päeva vastust küsimusele: mis on ASAP. Ta valmistas kirjastusele ette materjale ja viimane kiri kirjutas talle: Masha, palun saatke kõik oma materjalid võimalikult kiiresti". Masha otsustas, et see on talle tundmatu vormingu tähistus, millesse oli vaja tekst "tõlkida". Aeg, mille Masha kulutas "dešifreerimisele" ja kirjastaja palve rahuldamisele, võttis 2 päeva. Kujutage ette masina pahameelt, kui ta 2 päeva hiljem avastas, et salapärase "asap" taga oli ingliskeelses keskkonnas laialdaselt kasutatav lühend. niipea kui võimalik» – « nii kiiresti kui võimalik».

NÕUANNE:ärge kuritarvitage kirjavahetuses väliste klientide ja partneritega anglitsisme, eritermineid ja ettevõttesiseseid lühendeid.

6. Allkirja ja kontaktandmete olemasolu

See on vajalik atribuut, mis peaks lõppema iga teie tähega. Allkirjaplokki tuleb panna järgmine teave:

1. Teie ees- ja perekonnanimi.

See muudab kirjavahetuse isikupäraseks, mis mõjutab suhtlemise tõhusust ja psühholoogilist mugavust. Allkirjas ei tohi kasutada lühendeid. Selle asemel, et T.L. Vorotyntsevile kirjutan oma allkirja Tamara Leonidovna Vorotyntseva (või Tamara Vorotyntseva), et adressaat mõistaks, kuidas minuga vastuskirjas ühendust võtta.

1. Teie positsiooni märge.

Seda tehes annate adressaadile mõista oma volituste ja professionaalse pädevuse piire küsimuste lahendamisel.

1. Kontaktandmed (telefon, e-posti aadress, ettevõtte nimi ja aadress, selle veebisait).

See annab adressaadile võimaluse vajadusel täiendavaks operatiivsuhtluseks.

Kõike eelnevat kokku võttes ja omades samas mitmeaastast kogemust kirjavahetuse jälgimisel erinevates ettevõtetes, võin julgelt väita järgmist: eetikanormid kaasaegses äriringkonnas pole mitte ainult ja mitte niivõrd nominaalsed atribuudid. headest kommetest on need ellu viidud praktilised vahendid, mis võimaldavad muuta ärisuhtluse korrektseks, tõhusaks, mugavaks ja lõppkokkuvõttes ka tulemuslikuks.

Pöörake tähelepanu koolitusele, mille viib läbi Tamara Vorotyntseva.

Artiklid

Edu iga organisatsiooni, äriettevõtte või ettevõtte tegevuses on lahutamatult seotud käitumiskultuuri ja etiketiga. Kõik juhi, töötajate tegevused peavad kindlasti arvestama hea maitse reeglitega ja vastama olukorrale.

Üks etiketi olulisemaid osi on ärikirjavahetus.

Hinnanguliselt langeb peaaegu 50% tööajast paberite ja posti tundmisele. Kuid see on vajalik, kuna asjatundlik ärikirjavahetus võib oluliselt suurendada ettevõtte käivet, kiirendada erinevate talituste ja osakondade suhtlemist.

Muidugi on siin teatud mustrid ja neid käsitletakse kindlasti selles artiklis. Ärikirjavahetuse reeglid on juba ammu standardiseeritud. Olemasolev GOST R.6.30-2003 aitab teksti lehele õigesti paigutada, ütleb teile, milliseid taane, veerisid, fonte teha. Ärikirjavahetust iseloomustab kõnepöörete ühtsus ja korduvus.

Iga täht on aga erinev. Sellele jätab suure jälje saatja isik, tema positsioon, olukord ja adressaat. Mingil määral on ärikirjavahetus loovuse ja vaevarikka töö kombinatsioon.

Ärikirjavahetuse liigid

Dokumentide liikumine toimub paberkandjal ja e-posti teel.

Kogu ettevõttes toimuva kirjavahetuse võib tinglikult jagada järgmistesse rühmadesse:

Ametlik/mitteametlik kirjavahetus;

Sisemine ja välimine.

Ametlik kirjavahetus hõlmab kommertspakkumisi, tänu- ja garantiikirju, kaubanduslepinguid, tellimusi ettevõttele, ametlikud kohustused, nõudmised, nõudmised, nõuded.

Mitteametlik kirjavahetus on äripartnerite, klientide, töötajate mitmesugused õnnitlused; kaastunne, vabandused, kutsed ja tänud.

Sisedokumendid liiguvad ainult ühe ettevõtte osakondade vahel, välisdokumendid aga ulatuvad sellest kaugemale.

Ärilise kirjavahetuse reeglid: sisu sees

Peamine nõue on kirja lühidus ja mahutavus. Ärge venitage teksti mitme lehekülje peale. Parim variant- mahub ühte.

Ärikirjavahetuse reeglid hõlmavad keeruliste, arusaamatute, võõrkeelsete ja väga spetsiifiliste sõnade ja väljendite väljajätmist tekstist. Kõik laused peaksid olema lühikesed, autori põhimõtetega ja ilma "veeta".

Vältige kirjas topelttõlgendusi, vastasel juhul on vaidluste tekkimisel keerulisem oma seisukohta kaitsta ja tõestada, mida teatud fraasiga mõtlesite.

Ärikirjavahetuse registreerimise reeglid kohustavad kirjutajat helistama adressaadile nime ja isanime järgi, enne kui märkima pöördumisele "Kallis(id) ...". Ja alati "Sina" peal, isegi kui kirja saajal on head sõbralikud suhted.

Sissejuhatuses on lisaks perekonnanime ja nime märkimisele ette nähtud sõnumi peamine eesmärk. Ärikirjavahetuse näited teavad selliste juhtumite jaoks piisavalt malle ja templeid: "Seoses eelmise kirjaga ...", "Meenutame teile ...", "Teatame teile ..." ja teised.

Pehmenda saajale ebasoodsat vastust (pakkumisest keeldumine, koostööst keeldumine) lausetega: “Kahjuks ei saa me pakutud tingimusi ära kasutada...” vms.

Väline paberimajanduse dokumentatsioon

Iga ärikiri tuleb sisse kirjutada kirjaplank koos ettevõtte andmete ja kõigi kontaktandmetega.

Pange kindlasti alla täpne kuupäev dokument.

Lehe paremas ülanurgas on adressaadi initsiaalid ja saaja ettevõtte aadress.

Jagage tekst semantilisteks lõikudeks, et lugejal oleks seda lihtsam mõista ja tajuda. Mitte rohkem kui 4-5 rida.

Kõigi sõnade kirjutamine suurtähtedega (suurtähtedega) on halb vorm.

Kirjale võib lisada dokumendid. Sel juhul on need loetletud lehe alumises vasakus osas eraldi real. Ärietiketi järgi tuleb kirjale vastus saada 10 päeva jooksul. Kui probleemi lahendamiseks kulub rohkem aega, peab adressaat sellest teavitama.

Pärast kirjutamist kontrollige kindlasti uuesti hoolikalt tekstis nii õigekirja- kui ka grammatilisi vigu. Kui teil on aega, peaksite selle kirja kõrvale panema ja selle juurde hiljem uuesti tagasi pöörduma. Reeglina avastatakse ebatäpsusi, mida alguses ei märgatud. See nõuanne on kliendi kaebusele vastamisel kõige olulisem. Kirjaoskamatu kirjaga ei tohiks inimest veelgi enam häirida.

Kui dokument on paar korda kirjutatud ja kontrollitud, printige see välja A4 paberile. Seda suurust kasutatakse tavaliselt igasuguse kirjavahetuse jaoks, isegi kui tekst ise võtab enda alla vaid poole leheküljest.

Enne printimist kontrollige printeris olevat tinti, et vältida määrdeid ja lohakust.

Mõnel juhul saate dokumendile lisada visiitkaardi ja läbipaistva faili külge prinditud lehe.

Heaks vormiks peetakse ka ettevõtte logoga ettevõtteümbrikut.

Mitteametlikus plaanis ärikirjavahetuse reeglid on sageli emotsionaalsemad kui äripaberites ja vähem tembeldatud. Siin sobivad lühendid, värviliste omadussõnade kasutamine, näiteks õnnitlustel: hämmastav, sümpaatne, lahke.

ärimeilid

Asjaolu, et te ei saada kirjavahetust ümbrikus postivõrgu kaudu, ei tohiks lõdvestuda. Ka nendel juhtudel kehtivad ärilise kirjavahetuse reeglid.

Pädevad ja korrektsed elektroonilised ärisõnumid loovad positiivse kuvandi nii ettevõttest kui konkreetne isik. Maine äris on palju väärt!

E-kirjavahetuse põhireeglid

Kasutage oma tööaadressi ainult ettenähtud otstarbel.

Pöörake tähelepanu pealkirjale postkasti. Ärge lubage töötades valesid nimesid, nagu "beebi", "supermees", isegi kui need on ingliskeelses transkriptsioonis märgitud.

Täitke alati veerg "teema", vastasel juhul võib teie kiri sattuda rämpsposti. Kirjeldused nagu "plaan", "loend", "pakkumine", "aruanne" ei tööta. Teie adressaadi postkastis võib olla üsna palju sarnaseid kirju. Olge võimalikult täpne selle kohta, mida teie sõnum puudutab. Ärge kasutage rohkem kui viis sõna. Kirjutage teema suure algustähega. Lõppu pole vaja punkti panna.

Kui vastate varem saadud meilile, eemaldage kindlasti teemarealt "Re".

Suhtlemisstiil

Hoidke ärikirja vormingut. Eemaldage ähvardav, anuv, käskiv toon.

Elektroonilise ärikirjavahetuse reeglid ei luba tekstis kasutada emotikone, suurt hulka küsi- või hüüumärke.

Ole viisakas. Kohustuslik tervitus alguses ja hüvastijätt vestluskaaslasega lõpus on hea vorm. Näiteks "Austusega ..." või nii: "Lugupidamisega ...".

Ärimeil ja see kuldne reegel»: ärge segage mitut erinevaid teemasid. Parem on saata rida kirju.

Meil peaks olema kaks korda lühem kui paberkiri.

Töö manustega

Kui saatmiseks on infot liiga palju, siis ära pane seda kõike kirja sisusse, vaid lisa eraldi dokumentidena manusena.

Saaja mugavuse huvides nimeta enda koostatud dokumendid ümber talle arusaadavateks nimedeks. See näitab teie huvi ja võidab teid. Mõelge, mitu töötavat kausta adressaadi arvutis on ja kuidas ta nende hulgast teie kirja otsib.

Rääkige kindlasti adressaadile saadetavatest failidest, et ta neid juhuslikuks viiruseks ei peaks. Arhiivige suuri dokumente.

Ja kõige parem on saata liiga suuri manuseid (alates 200 kb) muul viisil, näiteks ftp-serveri kaudu.

Sellised vormingud nagu COM, EXE, CMD, PIF ja mitmed teised, mõned meiliserverid ei luba ja blokeerivad.

Kui teie kirja saajaid oli mitu, ärge olge liiga laisk, et kustutada iga kord kõik massiedastuse tõendid. Sellist lisateavet ei ole adressaadil üldse vaja. Käsk "pimekoopia" aitab teid.

E-posti teel ärikirjavahetuse reeglid hõlmavad teise osapoole teavitamist kirjavahetuse kättesaamisest. Kui sees Sel hetkel pole võimalust vastata, teavitage sellest vestluspartnerit. Täiendavate küsimuste ja menetluste vältimiseks salvestage kirjavahetuse ajalugu.

Kui vastus on oluline ja kiireloomuline, on lubatud adressaati täiendavalt teavitada telefoni, Skype’i või ICQ teel. Kui isegi pärast seda ei õnnestunud positiivset tulemust saavutada, tuletage endale uuesti meelde.

Ei ole harvad juhud, kui dokumendi nõudmisel tagastatakse tühi kiri koos lisatud failiga. See on vastuvõetamatu. Ärikirjavahetuse näited nõuavad asjakohase teabe kohustuslikku paigutamist dokumendi sisusse. Näiteks see: "Saadan teie päringule vajalikud andmed."

Ärge unustage märkida kirja lõppu koordinaate: kõik saadaolevaid viiseühendused, ametikoht, ettevõtte veebisait, lingid sotsiaalvõrgustikele.

Organisatsiooni kontaktide kirjutamisel andke võimalikult palju teavet - telefoninumber suunakoodiga, aadress koos sihtnumbriga. Lõppude lõpuks ei toimu teie suhtlus ainult teie piirkonna elanikega. Kui teil on kõik andmed olemas, on teiega lihtsam ühendust võtta.

Ja viimane reegel: kes kirjavahetust alustas, peab elektroonilise dialoogi lõpetama.

Järeldus

Ärialane kirjutamine on delikaatne asi. Mõnikord piisab ühest pilgust, et kujundada kindel arvamus inimese ja tema esindatava organisatsiooni kohta. Ärikirjanduse reeglite tundmine võib teie karjääris palju edu saavutada.

Igaüks, kes äriringkondades püüab korralik välja näha, kasutab seda alati. Ja peaasi on tal alati meeles – e-kiri ei tohiks määrida ei adressaati ega ettevõtte mainet, mille esindaja ta on, ega ettevõtte mainet.

Oskus korrektselt ja asjatundlikult pidada ärilist e-kirjavahetust on kaasaegse juhi kuvandi põhikomponent. See on nii üldise kultuurilise taseme kui ka isikliku professionaalsuse näitaja. Vastavalt sellele, kuidas inimene suudab oma mõtteid sõnastada ja vormistada, saab julgelt hinnata tema suhtumist teistesse ja iseendasse isiklikult. Hooletult kirjutatud e-kiri võib kergesti rikkuda autori ärilise maine partnerite ja kolleegide silmis.

Ärimeili reeglid

2. Mõistke selgelt, kellele teie sõnum on adresseeritud ja kellele selles sisalduv teave võib kasulik olla. Kellele on teie kiri adresseeritud? Klient? Partner? Kolleeg? Alluv? ülemus? Adressaat märgitakse veerus "kellele", huvilised - "koopia". Ärge kunagi saatke lisakoopiaid, eriti oma ülemusele. Kui meilis on mainitud kolmandaid isikuid, siis reeglina kantakse need ka veergu “koopia”.

3. Sõnasta enda jaoks sõnumi eesmärk. Mis on sinu eesmärk: mida sa oma kirja lugejalt saavutada püüad? Millist reaktsiooni sa ootad? Saaja peaks pärast teie sõnumi lugemist kohe aru saama, mida te temalt vajate. Elektroonilise kirjavahetuse reeglid:

Kui soovite sündmustele tuua individuaalset ilmet - esimesest inimesest (meie, mina)
Kui teie sõnum on paluva või õpetliku iseloomuga - teiselt isikult (sina, sina)
Kui kirjutate kirja välisvaatlejana ja soovite adressaati teavitada mineviku faktidest või sündmustest - 3. isikult (nemad, tema, tema).

4. Ärge jätke "teema" välja tühjaks. Enamik inimesi, kes saavad e-kirju, alustab kirjavahetuse uurimist "teema" välja vaatamisega. Inimene võtab kirja lugemise otsuse vastu mõne sekundiga, seega peaks kirja sisu kajastuma teemareal. Teema peaks olema lühike, konkreetne ja informatiivne.

5. Järgige selget sisu: pöördumine ja tervitus, põhiosa, kokkuvõte, allkiri, kontaktid. Iga täht peab sisaldama meili etikett. Ärge olge laisk ja ärge jätke ühtegi aktsepteeritud sisu osa vahele, õigesti kujundatud kiri on teie professionaalsuse näitaja.

6. Pöördumine ja tervitus adressaadile – teie austuse näitaja tema vastu. Võimaluse korral alustage iga kirja isikliku sõnumi ja tervitusega. Kellegi eesnime järgi pöördumine on viisakas. Kui soovite anda sõnumile igapäevase iseloomu, pange peale pöördumist koma. Ja kui tahad rõhutada ametlikkust ja olulisust, siis hüüumärki, isegi kui see kiri on adresseeritud kolleegile, kellega tihti suhtled.

7. Pea kinni põhimõttest: lühike ja selge (KJ). Üks peamisi ärimeili kirjavahetuse reegleid on “minimaalne sõnad – maksimaalne info”. Väljendage oma mõtteid konkreetselt (selgelt), järjepidevalt, lühidalt ja arusaadavalt. Laused peaksid olema lühikesed, nii on adressaadil lihtsam edasi anda vajalikku teavet. On üks e-posti kuldreegel- portsjonid, üks teema - üks kiri. Parem on saata mitu e-kirja (igaüks samal teemal), kui üks suur e-kiri mõne mitteseotud ideega.

8. Ära tee ärilist kirjavahetust mitteametlikust suhtlusest. Meilis pole emotsioone! Kui soovid oma e-kirjas väljaöeldud punkte emotsionaalselt rõhutada, peab emotsionaalne alltekst peituma neutraalse, väliselt rahuliku ja korrektse esitlustooni taha. See saavutatakse sisu, mitte keelega.

9. Järgige kirja põhiteksti koostamisel selget struktuuri. Enamasti koosneb kiri kolmest osast:

Kirja kirjutamise põhjus (põhjus, põhjendus). See osa on tavaliselt võimalikult lühike.
Numbri olemuse järjestikune esitlus
Otsused, taotlused, ettepanekud, järeldused

10. Välimus sõnumid peaksid olema väga lihtsalt arusaadavad. Jagage tekst lõikudeks, milles ei tohiks olla rohkem kui viis kuni kuus rida. Parem on eraldada lõigud üksteisest tühja reaga. Valige üks värv ja üks font, et tekst oleks paremini tajutav. Parem on mitte kasutada hüüumärke, emotikone, lühendeid, kursiivelemente ilma erivajaduseta.

11. Kirjuta hästi. Kirjaoskamatu kiri viitab sellele, et autor pole piisavalt haritud. Teie ettevõtte mainet diskrediteerivad kirja- ja vead tekstis. Enne kirja saatmist meili etikett soovitab teil kiri hoolikalt läbi lugeda. Paljud meiliprogrammid ja tekstiredaktorid saavad kontrollida kirjavahemärke ja õigekirja ning vigade leidmisel pakuvad parandusvõimalusi. Seda teenust on vaja meilide kirjutamiseks.

12. Mõelge, millise dokumentatsiooni peate manustesse üle kandma. Ärge lisage kirja sisusse detailne info, on parem saata see eraldi failina. Kindlasti märkige teemareale, millist faili te sisestate, vastasel juhul võib adressaat seda viirusena pidada. Kõik failid tuleb enne saatmist viirusetõrjetarkvaraga üle kontrollida.

14. Postscripti kasutatakse ärikirjavahetuses harva. Kui kasutate oma sõnumis järelsõna, on see näitaja, et te ei mõelnud piisavalt kirja sisule.

15. Ainult sisse erilistel puhkudel kuvatakse lugemiskviitung. Tavaliselt tuleks lugemiskviitung määrata ainult välistele adressaatidele ja ainult siis, kui adressaadilt oodatakse vastust.

16. Kasutage "suure tähtsusega" lippu ainult siis, kui see on tõesti vajalik. Kui meil sisaldab olulist teavet, mida tuleb kiiresti kaaluda, määrake tähtsuseks "kõrge". See tõstab teie postkastis esile teie meili. Kuid seda funktsiooni ei soovitata asjata kuritarvitada.

17. Enne saatmist lugege kiri uuesti läbi. Kas kõik on lühike, konkreetne, selge, kas on ebasobivat teavet ja grammatilisi vigu. Kas sihtkoha teave on õige? Kontrolli esitluse järjepidevust ja loogikat.

19. Kirjavahetuse algataja lõpetab elektroonilise dialoogi.

20. Pea seda meeles meilisuhtluse reeglid, õigemini on nende järgimine kaasaegse professionaalse juhi näitaja.

Kirjade kirjutamine sugulastele ja sõpradele erineb oluliselt ärimaailma kirjadest. Hästi vormistatud kiri võimaldab vestluskaaslasel kujundada õige ettekujutuse seda saatva ettevõtte mainest ja kuvandist ning mõjutab suuresti ka edasise koostöö soovi.

E-posti kasutamine

Interneti-tehnoloogiate areng on oluliselt lihtsustanud tööd klientide ja ettevõtete vastaspooltega - äripartnerid, tarnijad, hulgimüüjad.

Igal ettevõttel on nüüd e-postkast ja see võimaldab peaaegu koheselt saata kommertspakkumisi, aruandlust partneritele ja kõrgematele asutustele, avaldusi ja lepinguid.

E-posti eelised hõlmavad järgmist:

• kiire sõnumite edastamine, mis kiirendab oluliselt tehingute ja toimingute protsessi;
• odav. Võrreldes tavaposti või kulleriga kohaletoimetamisega maksab e-kiri palju vähem. Postitamisel saate kasutada teenuseid, mis võivad olla täiesti tasuta ja võimaldavad teil iga päev saata tuhandeid kirju;
• juhtimistasemete vähendamine ettevõttes - iga ettevõtte töötaja võib mis tahes ideede ettepanekuga otse juhiga ühendust võtta. E-post stimuleerib seega innovatsiooni ja võimaldab organisatsioonidel kiiremini kasvada. Kuid sel juhul on vaja jälgida, et e-post ei muutuks omamoodi “kaebusteraamatuks”, kus töötajad kirjutavad mis tahes põhjusel ettevõtte juhile kirju, juhtides tema tähelepanu tõeliselt olulistele probleemidele;
• võimalus edastada suuri andmemahtusid. Kõikidel meiliteenustel on pilveteenused, mis toetavad suurte andmemahtude salvestamist ja kasutamist, mis on lihtsalt ja sujuvalt ühelt meiliaadressilt teisele ülekantavad;
• turvaline andmeedastus ja teabe varundamise võimalus. Faksid või tavapost on haavatavamad;
• kiirema reageerimise võimalus klientide vajadustele – e-post võimaldab kiiresti vastata tarbijate kaebustele või ettepanekutele.

Seda tüüpi suhtlusel on aga ka omad miinused. Eelkõige võib selle põhjuseks olla kirju väljasaatvate spetsialistide ebakompetentsus ning sellest tulenevalt ettevõtte ja klientide vahelise kooskõlastuse rikkumine. Ärisuhtluseetika põhitõdede tundmine on põhinõue neile isikutele, kes vastutavad organisatsioonis meililistide eest.

Ametliku e-kirjavahetuse reeglid ja etikett

Suhtlemine sõprade ja tuttavatega e-posti teel erineb suuresti ärikirjadest, kus släng, “sinu” poole pöördumine, lühendite kasutamine (ainult juhul, kui need pole üldtunnustatud ja üldkasutatavad lühendid) on lubamatud. Sellest, kui asjatundlikult ja professionaalselt kiri on kirjutatud, sõltub ettevõtte maine, klientide lojaalsus sellele ja üldine kuvand turul, kus ettevõte tegutseb.

Mõelge põhireeglitele, mis võimaldavad teil luua kvaliteetseid ja asjakohaseid Ärieetika tähed:

• Alati on vaja ära märkida kirja teema, mis vastaks selle põhisisule. Näiteks kui see on kutse partnerite banketile, peaks kirja teema olema "Kutse peale" (või märkige tema nimi ja isanimi). Oluline on mõista, et organisatsioonid saavad suur hulk kirjad ja kui kirja teema näitab, kellele see on mõeldud, on organisatsiooni sekretäril lihtsam seda üle kanda;
• kirjale vastamisel on hädavajalik salvestada varasema kirjavahetuse ajalugu – nii saab adressaat vajadusel uuesti läbi lugeda need kirjad, mis varem saadeti. Kuna ärikeskkonnas tuleb ja läheb palju kirju, siis on raske kogu partneritelt saadavat infot silmas pidada, sest selline vastus kirjale võimaldab värskendada mälu arutatust;
• "Teie" poole pöördumine on ärilise kirjavahetuse peamine reegel, samuti asjaolu, et iga kiri peaks algama tervitusega ja lõppema fraasiga "Lugupidamisega, täisnimi, ametikoht";
• reageerimine peaks olema võimalikult kiire, sest see mõjutab otseselt ettevõtte mainet. Ärimaailmas on tavaks vastata kirjadele mõne tunni jooksul ning vastamisega mitte üle ühe päeva viivitada.

Kuidas pidada klientidega ärilist e-kirjavahetust

Ärikirjavahetus on terve kunst, mida on aastaid uuritud ja ainult partneritega suhtlemise kogemusega kujuneb välja teatud sõnumite kirjutamise stiil.

Eraldi tuleks märkida kirjade sisu: see ei tohiks ületada sõnumi ulatust, see peaks olema sisutihe. Pole vaja pikalt põhiküsimuse juurde tuua, parem on probleem kohe tuvastada, mistõttu on vaja kirja kirjutada.

Kliendid peaksid ettevõttes toimuvaga kursis olema, kuid ärge kuritarvitage oma aega ja tehke sagedasi postitusi – nii võite kergesti sattuda rämpsposti kategooriasse ja tekitada klientides umbusaldust. Regulaarseid postitusi saab läbi viia järgmistel juhtudel: ettevõtte meeldetuletus, selle tutvustused ja eripakkumised, uute toodete turule toomine, organisatsiooni koordinaatide (asukoht, telefon, post) muutmine.

Partneritega e-kirjavahetuse eetika

• kuritarvitada hüüumärke või küsimärke;
• liigne erinevate värvide ja kirjatüüpide, samuti suurtähtede kasutamine;
• sisestage tähtedesse emotikone või muid naljakaid pilte.

Täht peab olema kirjaoskaja nii õigekirja kui ka kirjavahemärkide seisukohast.

ärimeilide näited

Järgnevalt on toodud näited hästi kirjutatud kirjadest, mis on saadetud e-postiga:

• Tere Ivan Ivanovitš. Vastuseks teie soovile saadame teile manusena oma kommertspakkumise. Kõigi küsimuste korral võite pöörduda tootejuhi poole: 500-50-50 (Peeter);
• Tere pärastlõunast, Petr Petrovitš. Ettevõttel Ivanov & Partnerid on hea meel teatada, et asume nüüd päris linna keskel - uues kaasaegses kontoris, mis asub aadressil: Sidorova tänav, maja 5, kontor 100. Lugupidamisega ettevõtte juht Ivanov I.I.

Koguge Expocentre'i näitustel äriinimeste kontakte ja aadresse

Üks neist tõhusad meetodid tulevaste äripartnerite kontaktide ja aadresside kogumine on Expocentre'i messiväljakul toimuvate näituste külastamine. Enne selle töö tegemist on vaja varuda suur hulk oma visiitkaardid et neid ärimeestega kohtudes vahetada. Oluline on mitte ainult visiitkaartide vastu andmine ja vastuvõtmine, vaid ka oma küsimustiku väljatöötamine, mille järgi on parem saada üldine ettekujutus eksponendi esindatavast ettevõttest või ettevõttest. Küsimustik peaks sisaldama kontaktandmeid, ettevõtte profiiliteavet, võtmepunktid tarnimise ja hankimise jaoks ning kajastavad ettevõtte esindaja rolli organisatsioonis.

Osalejate nimekirja ja ekspositsiooni paigutusega saab tutvuda näituse kodulehel. Parem on koguda kontakte mitte ainult eksponentidelt, vaid ka näituse külastajatelt, sest Peaaegu kõik külastajad on ühel või teisel moel seotud ürituse teemaga.