Mille alusel kirjutatakse seletuskiri? Millistel juhtudel kirjutatakse tööl seletuskiri?

Kuidas seletuskirja õigesti kirjutada - tegelik küsimus hilinemise, töölt puudumise või plaani mittetäitmise korral.

Seda dokumenti iseloomustab range äristiil, esituse järjepidevus, emotsionaalsete varjundite puudumine ja faktide usaldusväärsus.

Hilinemise või mõne muu ebasoodsa asjaolu korral töökohal tekib küsimus: kuidas seletuskirja õigesti kirjutada?

Sellise sedeli saate koostada kas käsitsi või välja printida ja allkirjastada.

Koostatud aastal äristiil. Et dokument näeks välja oluline, peab see sisaldama mitmeid kohustuslikke punkte.

Seletuskirja kirjutamise eesmärk

Seletuskiri ise on dokument, mis asub ettevõtte siseringluses.

Tekst sisaldab juhtunu selgitust, tavaliselt negatiivse varjundiga.

Põhjuste kinnitamiseks lisage vastavad dokumendid: tõendid arstilt, sh.

Seletuskirja kirjutamine on fikseeritud tööseadustiku artiklis 193. Seal on märgitud järgmised punktid:

• distsiplinaarsüüteo toimepanemisel võib ettevõtte juht nõuda töötajalt direktorile seletuskirja kirjutamist;
• töötajal on õigus see taotlus tagasi lükata;
• seletuskirja puudumisel on juhil õigus töötajale peale panna.

Peate kirjutama selgitava märkuse järgmistel juhtudel:

• töölt puudumine tööajal;
• hilinemine;
• juhiste täitmata jätmine;
• tähtaegadest mitte kinnipidamine.

Tähtis:seletuskiri ei sisalda väiteid ega avaldusi; see lihtsalt peegeldab täielikku pilti juhtunust.

Mida seletuskiri sisaldab?

Tööl seletuskirja õigesti kirjutamiseks pole ühest malli.

Kuigi see on koostatud mis tahes kujul, on soovitatav lisada järgmised punktid:

1. Organisatsiooni nimi.
2. Isiku, kelle nimele märkus on kirjutatud, täisnimi ja ametikoht.
3. Pealkiri, nimelt selgitav märkus.
4. Pealkiri, mis kajastab seletuskirja kirjutamise põhjust.
5. Peamine sisu.
6. Dokumendi loomise kuupäev.
7. Koostaja täisnimi ja allkiri.

Kasulik on kaaluda näidist, märkmeid erinevaid olukordi on esitatud allpool.

Tähtis: Mõned ettevõtted loovad oma algoritmi, kuidas tööl seletuskirja õigesti kirjutada. Sel juhul peate kasutama kehtestatud näidist.

Peate kirjutama vaimus selgitava märkuse äriline kirjavahetus. Kehtivad järgmised reeglid:

• väljendatud mõtete lühidus;
• teabe õigsus;
• kõnekeelsete väljendite ja roppuste puudumine;
• kirjutamine esimeses isikus;
• sündmuste loetlemine kronoloogilises järjekorras;
• konstruktsiooni järjepidevus;
• kuupäeva olemasolu ja töötaja isiklik allkiri.

Eelistatav on kirjutada seletuskiri nii rangelt kui võimalik lihtsas keeles.

Oluline on vältida lillelisi väljendeid ja sõnu, mida saab tõlgendada erinevalt (ja mitte tingimata töötaja kasuks).

Kui töötaja ei näe juhtunus oma süüd, tasub seda rõhutada. Selle tähenduse juhatavad sisse fraasid “sundi...” jms.

Oluline on seletuskirjas märkida ainult usaldusväärne teave ja keskenduda faktidele.

Sel juhul tuleb sõnade valikule piisavalt tähelepanu pöörata. Mõnel juhul võib sünonüüm "hilinenud" "hilinenud" asemel olukorda pehmendada.

Kui üritustest võtsid osa ka teised töötajad, võib seda mainida ilma oma osa vastutusest teistele nihutamata.

Tähtis: Seletuskirja kirjutades tuleb fakte edasi anda vaoshoitult, justkui kirjeldataks sündmusi väljastpoolt.

Väärib märkimist, et enne tööl seletuskirja õigesti kirjutamist peate otsustama vormingu üle.

Te ei tohiks kõiki üksikasju välja kirjutada, nii et tekst võtab A4-lehe.

Piisab vaid mõnest lausest, et anda edasi toimunu olemus. Vastasel juhul on tekstist raske aru saada.

Kellele peaks dokumendi esitama?

Kui seletuskiri on kirjutatud, tuleks see esitada volitatud ametnikule läbivaatamiseks. Enamasti on see juht.

Olles lugenud seletuskirja teksti, paneb ülemus sinna oma otsuse edasiste toimingute kohta.

Distsiplinaarkaristuse otsuse tegemisel lisatakse dokument kinnituseks.

Seletuskirja koostamise reeglid hilinemise korral

Võite tööle hilineda erinevatel põhjustel.

Korralikult koostatud seletuskiri on sel juhul suureks abiks.

1. Paremas ülanurgas on märgitud juhi või muu isiku andmed, kelle nimele dokument on kirjutatud. Sisestatakse täisnimi ja ametikoht, samuti ettevõtte nimi.
2. Järgmisena kirjutatakse üles, kellelt seletuskiri esitatakse: täisnimi ja ametikoht.
3. Seejärel märgitakse rea keskele dokumendi pealkiri. Sel juhul "selgitav märkus hilinemise kohta".
4. Nüüd tuleb dokumendi põhiosa. On vaja usaldusväärselt ja diskreetselt loetleda faktid, mis viivituseni viisid. Kasulik on lisada tõendid viivituse kindlaksmääratud põhjuste kohta.
5. Lõpus kirjutatakse kuupäev ja antakse isiklik allkiri.

Valmistage ette üksik proov seletuskirja hilinemise korral on peaaegu võimatu.

Erinevatel põhjustel võite tööle minna plaanitust hiljem.

Kus üldised põhimõtted kujundused jäävad muutumatuks.

Kui on võimalus, et hilinemisel on ebameeldivad tagajärjed ja see tuleb vaidlustada, peate koostama kaks eksemplari.

Üks jääb kontorisse ja teine, mis jääb töötaja kätte, märgitakse vastuvõtmisega.

Tähtis: Peale hilinemise põhjuste märkimist saab lisada vahetüki “Arvestades eelpool kirjeldatud asjaolusid, pean hilinemise põhjust kehtivaks.”

Seletuskirja näidis hilinemise kohta

Näitena võib hilinemise seletuskirja põhiosa välja näha selline.

“31.10.2016 läksin pärast 5-tunnist hilinemist tööle. Minu korteris tekkis torukatkestus. Kahjude minimeerimiseks helistasin kohe kell 9.30 kiirabi. Spetsialistide ootamine kestis tund aega. Seejärel alustasid nad tööd, mis kestsid poolteist tundi ja lõppesid kella 12-ks. Kuna elan üksi, pidin kohe peale renoveerimistööde lõppu veidi koristama. Kohe kui asjad korda panin, läksin töökoht. Teavitasin osakonnajuhatajat hetkeolukorrast ja hädaabikõnest. Lisan seletuskirjale dokumendi, mis kinnitab, et minu korteris on remonditööd tehtud.»

Või see variant.

“Seoses hilinemisega 11. augustil 2016. a. 11. augustil 2016 jäin tööle kaks tundi hiljaks. Selle põhjuseks oli juhtum, mis juhtus minu lähedal. Bussipeatusesse minek ühistransport, Ma nägin, kuidas see nägi välja nagu tüdruk koolieas Minu ees ründas hulkuv koer ja vigastas teda. Tüdruk oli väga hirmul. Peatusin, andsin esmaabi ja viisin tüdruku kiirabisse. Peale seda läksin kohe kontorisse. Eelnevat silmas pidades pean hilinemise põhjust mõjuvaks.»

Vigastuse korral märkuse kirjutamine

Mõnel juhul on töölt puudumise või plaani täitmata jätmise põhjuseks töötajast mitteolenevad asjaolud.

Nende hulgas paistavad silma kodused vigastused. Sel juhul tuleb selgitavas tekstis toimunut kirjeldada ja lisada see dokumendile. haigusleht.

See kinnitus on vajalik ajutise puude tunnistuse alusel maksmiseks.

Vigastuse kohta tuleb esitada seletuskiri ettevõtte sotsiaalkindlustuskomisjonile.

Selle komisjoni esimehel peab olema selle täitmise näidis.

Juhtunu üksikasjad tuleb kirja panna ja märkida haiguslehe esitanud raviasutuse nimi. Kui raviasutus keeldub teile dokumenti väljastamast, võite neile kirjutada.

Seletuskirja näidis plaani täitmata jätmise korral

Üks juhtumeid, kui tööl tuleb seletuskiri kirjutada, on tööplaani täitmata jätmine.

Täitmise järjekord jääb samaks - üleval paremas nurgas on kirjas, kellele dokument on adresseeritud ja kelle poolt see on koostatud. Nimetus on märgitud. Ainult põhitekst on erinev.

Kui plaani ei järgita, võib märge välja näha selline.

“Seoses 2016. aasta veebruari plaani täitmata jätmisega. Praeguste asjaolude analüüs viis mind järeldusele, et plaani täitmata jätmise põhjustas Luchi KTK pankrot. Selle tulemusena said kannatada paljud investorid. Nüüd levitavad nad meedia vahendusel negatiivseid arvustusi, mis mõjutavad ka kooperatiivi Nadežda tegevust. Uute klientide juurdevool Hiljuti vähenes märgatavalt ja tavakülastajad hakkasid muretsema oma hoiuste ohutuse pärast. Kui reklaamiteenustele rohkem tähelepanu pöörata, võib olukord paraneda.

Lõpus märgitakse koostamise kuupäev ja töötaja allkiri.

Dokumendi näidis tellimuse täitmata jätmise korral

Kui mõnel põhjusel jäid ametlikud ülesanded täitmata, koostatakse märge samas äristiilis.

“Seoses reklaamstendi kahjustusega. 01.11.2016 sai kahjustada Svet OÜ reklaamstend Pervomaiskaja tänaval. Vandalismijuhtumist teatati politseile samal päeval. Palun arvestage vandaalivastaste paigaldiste paigaldamise otstarbekusega.

Mida arvestada ebatavalistes olukordades

On juhtumeid, kui peate kirjutama seletuskirja pärast seda, kui mõni teie kolleegidest on direktorile märgukirja esitanud. Selle põhjused võivad olla erinevad.

Kui selle tulemusena on ametiasutustelt kaebusi, peaksite hoolikalt koostama seletuskirja.

Sellises olukorras on oluline arvestada mitmete punktidega.

1. Tasub uurida, miks memo kirjutati.
2. Paluge lavastajal tutvuda oma versiooniga toimuvast, et tema vaade oleks objektiivsem.
3. Kirjutage märge nii, et see ei halvendaks suhteid meeskonnas.

Auditeid ja kontrolle tehakse sageli töökohtadel.

Kui sellise kontrolli käigus tuvastatakse vastuolusid, võib nõuda selgitust.

Tähtis: kui pärast kontrolli koostati rikkumise või mittevastavuse akt, peab see sisaldama linki konkreetsele punktile ametijuhendis.

Enne selgitava märkuse kirjutamist peate:

• kontrollida koos ametijuhendi nõuetega esitatud nõudeid;
• kui rikkumist kui sellist ei olnud, tuleb see seletuskirjas ära märkida.

Kõigil neil juhtudel peaksite mõtlema, kuidas direktorile seletuskirja õigesti kirjutada, järgima samu standardeid.

Esmalt märkige, kelle nimel ja kellelt paber on kirjutatud, seejärel lühidalt juhtunu põhjused.

Selgitava märkuse korrektseks kirjutamiseks tööl peate õppima äridokumentide koostamise põhireeglid.

Seda hoitakse ranges stiilis, mõtted esitatakse lühidalt ja järjekindlalt ning antakse ainult usaldusväärset teavet.

Juhtunu põhjused tasub välja tuua kronoloogilises järjekorras. Dokumendi lõppu kantakse kuupäev ja allkiri.

Klient Memo koostamine ja kinnitamiseks saatmine

Kuidas seletuskirja õigesti kirjutada: Koostamise näidis ja põhiprintsiibid

Esmapilgul tundub, et ametlikel, memorandumitel ja seletuskirjadel pole olulist vahet, sest Need dokumendid on oma eesmärgi poolest sarnased – kõik on oma olemuselt informatiivsed. Sellegipoolest on tegemist erinevate dokumentidega, mis erinevad sisu, sihtimise ja koostamise eesmärkide poolest. Lisaks ei sisalda need juhiseid, vaid annavad teavet, mis sunnib adressaati tegema arutatavas küsimuses lõplikku otsust.

Millised on ametniku, aruande, seletuskirja tunnused? Kuidas iga dokumenti paberil õigesti ette valmistada? Püüame neile ja teistele küsimustele vastata praktilisest vaatenurgast.

ARUANNE

Memorandum(OKUD järgi kood 0286041) on juhile, osakonnajuhatajale ja teistele volitatud isikutele suunatud teabe- ja viitedokument. See kirjeldab üksikasjalikult kõiki küsimusi koos koostaja järelduste ja ettepanekutega ning selle eesmärk on ärgitada juhtkonda tegema teatud otsust.

Õigusaktis puudub mõiste “memorandum” kui iseseisva mõiste definitsioon.

Memorandum koostatakse nii juhi kirjalikul või suulisel korraldusel kui ka töötajate endi initsiatiivil (näiteks juhtudel, kui tootmis- või majandusküsimuse lahendamiseks tekib vajadus esitada teave kirjalikult kõrgemale juhtkonnale). Sellist dokumenti kasutades saate teha ettepaneku tehnilise poole parandamiseks tootmisprotsessid, väljendada mittenõustumist kõrgema juhi tehtud otsusega ning väljendada ka oma seisukohta, kui kolleegidega tekivad lahkarvamused. Seetõttu on memorandumi koostamisel ennekõike oluline, et autor sõnastaks selgelt oma seisukoha ning seejärel esitaks selle kasuks veenvad argumendid.

Memode tüübid

• algatusvõimelistele;
• informatiivne;
• aruandlus.

Initsiatiiv koostatakse memorandum, mille eesmärk on ärgitada adressaati teatud otsust tegema, seetõttu märgitakse memo tekstis faktid ja sisaldab konkreetseid ettepanekuid, soovitusi või järeldusi.

Teave koostatakse regulaarselt aruanne, mis sisaldab teavet tööde teostamise üksikasjade, tulemuste või meetodite kohta.

Aruandlus aruanne teavitab töö lõpetamisest, selle etapist, juhiste, korralduste jms täitmisest.

Olenevalt adressaadilt aruanded jagunevad:

• välistele;
• sisemine.

Väline memo adresseeritud konkreetse asutuse juhile, vormistatud organisatsiooni üldisele kirjaplangile, millele on alla kirjutanud juht ja mis sisaldab tavaliselt järgmisi üksikasju:

• ettevõtte nimi;
• kuupäev;
• indeks;
• koostamise koht;
• adressaat;
• teksti pealkiri;
• tekst;
• juhi allkiri;
• esineja perekonnanimi, telefoninumber.

Välismemorandum esitatakse emaorganisatsiooni juhile (näide 1).

Näide 1

Väline memo

ARUANNE

10.02.2014 № 12/05-14

Täiendava ligimeelitamisel

tööjõuressursse

Kallis Andrei Vassiljevitš!

Kandidaatide puudumise tõttu Moskva filiaali haldusaparaadi moodustamise etapis on vaja 14.04.2014 kaasata tööjõuressursse täiendavatest allikatest. Vestlused uute kandidaatidega tuleb läbi viia hiljemalt 21.04.2014.

Lisateenuste kulude tasumine toimub vastavalt 14.02.2014 Teenuslepingu nr 04/56 punktile 4.5.

Personaliosakonna juhataja Semenov IN. Semenov

Juhtumil nr 03-13

Odintsova 10.02.2014

Sisemine memo saadetakse väljapoole asutust, näiteks kõrgemale organisatsioonile, koostatud standardsele A4-formaadis paberilehele, kuid märkides ära kõik vajalikud üksikasjad, mis asuvad vastavalt standardile GOST 6.30-2003 “Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele“ (näide 2).

Sisememorandumi kohustuslikud üksikasjad on järgmised:

• struktuuriüksuse nimetus;
• dokumendiliigi nimetus (ARUANNE);
• kuupäev;
• registreerimine (väljaminev number);
• teksti pealkiri;
• tekst;
• märkige rakenduse olemasolu kohta (kui see on olemas);
• sihtkoht;
• algataja allkiri (näitab ametikoha, initsiaalid, perekonnanime).

Näide 2

Sisemine memo

ARUANNE

07.04.2014 № 6

Juhi poolt toime pandud töölt puudumisest

müügiosakond

Juhin teie tähelepanu, et täna, 04.07.2014 puudus müügijuht Valentina Ivanovna Petrova kogu tööpäeva jooksul kella 10.00-18.30 oma töökohalt.

V.I. Petrova puudumise põhjuse paikapidavust kinnitavaid andmeid ega dokumente ei esitatud.

Seoses rikkumisega teen ettepaneku V. I. Petrova ametist vabastada. töölt puudumise eest.

Müügiosakonna juhataja Ignatjev O.A. Ignatjev

Juhtumil nr 02-10

Sidorova 07.04.2014

Aruande üksikasjade registreerimine

Memorandumi koostamisel kasutatakse nii päiseosa detailide nurgelist (näide 3) kui ka pikisuunalist paigutust (näide 4).

Näide 3

Memorandumis detailide nurkne asukoht

Nimi

struktuuriüksus Sihtkoht

ARUANNE

______________ № ________

Pealkiri

Näide 4

Detailide pikipaigutus aruandes

Struktuuriüksuse nimetus

ARUANNE

_____________ № _________

Pealkiri

Dokumendi tüübi nimi kirjutatud suurtähtedega (RAPORT MÄRKUS) ja võib asuda keskel või vasaku veerise äärest.

kuupäeva Ja number memod on kirjutatud ühele reale. Kuupäev antakse välja Araabia numbrid (21.04.2014 ) või tähtnumbriline meetod ( 21. aprill 2014.).

Märge

Välismemorandumi kuupäev on selle kinnitamise ja adressaadile saatmise kuupäev, sisememorandumi kuupäev - koostamise ja allkirjastamise kuupäev.

Registreerimisnumber sisememorandumile märgitakse see kas koostamise või vastuvõtmise kohas - olenevalt organisatsioonis toimivast dokumentide registreerimise süsteemist.

Kui aruandega peavad tutvuma huvitatud isikud, märgitakse see ära viisa kinnitamine ja pärast otsuse tegemist - resolutsioon juht.

Otsuse vastuvõtmine on aruande läbivaatamise viimane etapp.

Märge

Sisememorandumiga tutvunud juhi otsus on aluseks meetmete võtmisel, dokumentide väljastamisel või ürituste läbiviimisel.

Pealkiri tekstile paljastab lühidalt dokumendi sisu. See on koostatud vastavalt üldreeglid dokumentide pealkirjade kirjutamine: eessõna kasutamine o/o ja näiteks verbaalne nimisõna eessõnas Töölt puudumise kohta Lazarenko O.O.

Tekst memorandum koosneb kahest või kolmest semantilisest osast:

• esimesel - märkidesosad- esitab põhjused, faktid või sündmused, mis olid selle kirjutamise põhjuseks;
• teises - analüüsiv osa- sisaldab hetkeolukorra analüüsi ja annab võimalikud variandid lahendused;
• kolmandas - kokkuvõtlik osa- sisaldab järeldusi ja ettepanekuid konkreetseteks tegevusteks, mida koostaja hinnangul on vaja teha.

Aruande teine ​​osa võib puududa. Sel juhul sisaldab memorandumi tekst koostaja põhjendust, järeldusi ja ettepanekuid.

Kui märgukirjal on lisa, märgi umbesrakendus tehakse enne allkirjastamist.

Märkus, mis näitab märkuse tekstis nimetatud rakenduse olemasolu, on vormindatud järgmiselt:

Kasutamine: 3 l kohta. 1 eksemplaris.

Kui märkmel on lisa, mida tekstis ei nimetata, siis märkida selle nimi, lehtede ja koopiate arv.

Lisa: Piirkondliku laenuosakonna määrustik 5 lk. 1 eksemplaris.

Sisemine memo märk koostaja (kui see esitatakse üksuse juhile) ja üksuse juht (kui esitatakse organisatsiooni juhile); väline memo märgid Organisatsiooni juht.

Märge

Kui memorandum on koostatud kahele või enamale lehele, tuleb teine ​​ja järgnevad leheküljed nummerdada. Seerianumbrid kirjutatakse araabia numbritega lehe ülemise veerise paremale küljele.

TEENINDUSMÄRKUS

Teenindusmemo on teatise tüüp. See on kirjalik infosõnum, mida kasutatakse laialdaselt erinevate tasandite ning organisatsiooniliste ja juriidiliste vormide kaasaegsete juhtimisstruktuuride praktikas. Office'i memod pakuvad otsesuhtlust haldusobjektide vahel horisontaalsel tasandil.

Muideks

Ametlik memo on dokument, millel puudub ametlik staatus. See pole OKUD-s ette nähtud.

Memosid koostatakse väga erinevates olukordades. Selle dokumendi tüüpilised eesmärgid hõlmavad järgmist:

• infonõue;
• juhiste väljaandmine;
• teise sõnumiga kaasnev (kaaskiri);
• teadaanded (teated).

Tekst memo sisaldab teavet selle koostamise põhjuste kohta ettepaneku, taotluse, avalduse vormis. See võib olla teave personali liikumise, koosolekute, muudatuste kohta ärikultuuri ettevõtted jne. Teenuslehed koostatakse tavalisele A4-formaadis paberilehele.

Märgukirjale kirjutab alla spetsialist või osakonnajuhataja. Memo kuupäev on selle koostamise ja allkirjastamise kuupäev.

Seadusandlus ei näe ette rangeid nõudeid ametlike märgukirjade koostamisele ja täitmisele, mistõttu tuleks nende täitmise kord, arvestades organisatsiooni eripära, fikseerida kohalikus normatiivakt, näiteks kontoritöö juhendis. Memo formaat peaks täitma sisekommunikatsiooni protsesside lihtsustamise ja kiirendamise eesmärki.

Memo näidiskujundus on esitatud näites 5 .

Näide 5

Teenindusmemo

Laupäeval, 19.04.2014 kell 9.00-16.00 teostab Sever OÜ personaliosakond paigaldustöid signalisatsiooni paigaldamisel.

Palun lubada ligipääs tööde tegemiseks järgmistele ettevõtte Energoset töötajatele:

1. Simakin I.P.

2. Ivanov P.N.

Haldustoimingute juht Sviridov N.N. Sviridov

Juhtumil nr 02-14

Iljina 16.04.2014

SELETUSKIRI

Seletuskiri- see on organisatsiooni töötaja poolt koostatud ja kõrgemale ametnikule esitatud sisedokument, mis selgitab mis tahes tegevuse, fakti, juhtumi, juhtumi põhjuseid.

Vastavalt Art. 193 Töökoodeks Venemaa Föderatsioon enne kasutamist distsiplinaarkaristus tööandja peab nõudma töötajalt kirjalikku selgitust. Töötaja teatab seletuskirjas distsiplinaarsüüteo põhjustest ja asjaoludest. Seletuskirja alusel teeb juht otsuse töötaja suhtes distsiplinaarkaristuse kohaldamiseks. Lisaks on see dokument üheks aluseks, mille alusel saab tööandja hinnata toimepandud süüteo raskust ja selle toimepanemise asjaolusid.

OKUD OK 011-93-s mainitakse seda dokumenti ainult üks kord - seletuskiri rikkumise kohta töödistsipliini(kood 0286091), mis kuulub klassi 0286000 “Ditsiplinaarkaristuste registreerimise dokumentatsioon”.

Selgitavate märkuste liigid ja nende tunnused

• koostatud tehtud töö (projekt, aruanne, arendus) üksikute sätete selgitamiseks;
• koostatakse tavaolukordade, distsipliinirikkumiste, üleastumise jms korral.

Seletuskirja kirjutab töötaja käsitsi ühes eksemplaris A4-tüüpi paberilehele ja adresseerib seda soovinud isikule. Selle saab sisestada ka arvutis, kasutades organisatsiooni poolt aktsepteeritud šabloonvormi. Seletuskirja vorm, samuti täitmise viis (käsitsi või arvutis) ei ole juriidiliselt kehtestatud.

Seletuskirja võib koostada struktuuriüksus või konkreetne ametnik.

Märkus tõendina

Tööandja, nõudes töötajalt käsitsi kirjutatud seletuskirja, kaitseb end sellega töötaja õigusvastase tegevuse eest töövaidluses. See takistab originaaldokumendi asendamist.

Kui ettevõte kasutab mallivorme, saate teksti lõppu teha märkuse:Seletus koostati isiklikult personaalarvuti abil. Kuupäev. Allkiri.

Aruande üksikute üksikasjade registreerimine

Teabe ja viitedokumentide ühtlustamiseks tuleks koostada ja täita seletuskiri vastavalt GOST 6.30-2003 nõuetele.

Kuupäev seletuskirjas on selle koostamise kuupäev.

Tekst selgitav märkus peab sisaldama:

Selle kirjutamise põhjuseks olnud faktide kirjeldus;

Argumendid, mis selgitavad hetkeolukorda.

Märkme tekst peab olema veenev ja sisaldama ümberlükkamatuid tõendeid.

Registreerimisel allkirjad märgitakse ametikoht, isiklik allkiri, initsiaalid ja perekonnanimi.

Nagu rakendusi Esitada võib dokumente, mis õigustavad dokumendi koostaja tegevust ja kinnitavad teatud asjaolusid.

Teksti ülesehituselt erineb seletuskiri aruandest selle poolest, et see ei sisalda järeldusi ja ettepanekuid (näide 6).

Märge

Kui ettevõttes on välja töötatud ja heaks kiidetud erinevates olukordades kasutatavad seletuskirja tüüpvormid, ei tähenda see, et töötajad peavad koostama märkmeid kinnitatud vormide järgi. Kehtida võib ka vormikohaselt vormistamata dokument.

Näide 6

Seletuskiri

Rakenda distsiplinaarkaristust
noomituse vormis Alexandrova I.I.

Esitage personaliosakonnale korraldus.
Smolkin 17.04.2014

OÜ "SV" direktorile

A.V. Smolkin

SELETUSKIRI

14.04.2014 № 14

Töölt puudumisest

Mina, raamatupidaja Aleksandrova Irina Igorevna, puudus 14.04.2013 kell 9.00-15.30 isiklikel asjaoludel töökohalt.

Mul ei ole tõendavaid dokumente.

Raamatupidaja Aleksandrova I.I. Aleksandrova

REGISTREERIMINEARUANDED, AMETLIK, SELGITAVAD MÄRKUSED

Organisatsiooni dokumendihaldusteenuse üks funktsioone on tagada töövõtjale üleantud dokumentide reklaamimisega seotud vajaliku teabe kiire otsimine. Nende andmete leidmise hõlbustamiseks kasutatakse erinevaid registreerimisvorme.

Aruanded, ametlikud ja selgitavad märkused on oma funktsionaalse eesmärgi poolest teatud teabe kandjad. Kuna märkuses märgitud küsimus nõuab kirjalikku otsust organisatsiooni juhi või muu volitatud ametniku resolutsiooni vormis, tuleb dokumendid registreerida.

Tuletame meelde, et dokumentide registreerimiseks on kolm vormi: ajakiri, kaart ja automatiseeritud. Organisatsioonil on õigus valida kõige tõhusam ja sobivaim registreerimisviis.

▪ Ajakirja registreerimisvorm - kõige levinum, kuid mitte alati mugav, sest Sinna kantakse kõik dokumendid kronoloogilises järjekorras ning konkreetse dokumendi otsimisel peab spetsialist läbi vaatama kõik ajakirja lehed. Infootsingu teeb keeruliseks ka see, et algatusdokumendi saab registreerida näiteks ühes ajakirjas, sellele vastuse aga teises. Kohustuslikke registreerimisvorme (ajakirju) seadusega ette nähtud ei ole. Sõidupäeviku soovitatav vorm on näidatud näites 7.

Näide 7

Fragment aruannete ja seletuskirjade logist

▪ Kaardi registreerimisvorm Võrreldes ajakirja versiooniga on see mugavam ja kohandatud. Klassifikaatoris otsimisel loodud dokumentide registreerimis- ja kontrollkaardid võimaldavad optimeerida dokumendiotsingu protsessi ja vähendada registreerimisprotsessi aega. Kaardi registreerimise ilmselge eelis on see, et registreerimisega saavad korraga tegeleda mitu töötajat;

▪ Automaatne (elektrooniline) registreerimisvorm hõlmab spetsiaalsete kasutamist tarkvara. Teave dokumendi kohta kantakse andmebaasi salvestatavale elektroonilisele registreerimis- ja kontrollkaardile. Samaaegselt registreerimisega saab printida registreerimis- ja kontrollkaardi.

Tavaliselt on aruannetel ja selgitavatel märkustel keeruline registreerimisindeks, mis on koostatud samamoodi nagu väljamineva dokumendi register. Registreerimisnumber koosneb kohtuasjade nomenklatuuri järgsest juhtumiindeksist (sealhulgas struktuuriüksuse indeksist ja asja numbrist selle üksuse asjade nomenklatuuri järgi) ning kalendriaastasisese dokumendi järjekorranumbrist.

Märge

Organisatsioonis dokumentide registreerimise ja arvestuse küsimused peaksid kajastuma kontoritöö juhendis. Juhised peaksid sisaldama järgmist:

1) registreerimata dokumentide loetelu.

2) registreeritud dokumendirühmade loetelu ja iga rühma kohta tuleb märkida:

Registreerimiskoht;

Registreerimise aeg ja kord;

Registreerimisnumbri loomise reegel;

registreerimise vorm;

Ankeedile sisestatavate andmete loetelu, nende täitmise reeglid;

Registreerimisjärgse dokumentide liikumise fikseerimise reeglid;

Registreerimise põhimõte (ühekordne või korduv registreerimine dokumendi üleandmisel teise osakonda);

3) organisatsioonile dokumendi uuesti kättesaamise kord (saabuvate dokumentide puhul).

Aruannete, ametlike ja seletuskirjade säilitusajad

Säilitamistähtajad on kehtestatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelus, märkides säilitusajad. Vastavalt määratud nimekirjale võivad aruannete säilitusperioodid olla 1 aasta, 3 aastat, 5 aastat, 75 aastat, alaline. Selgitavaid märkusi tuleks pidevalt säilitada.

Meie nõuanne

Märkmete koostamisel tuleb järgida ühtset stiili ning dokumentide põhitekst peab vastama reeglitele Ärieetika ja kehtestatud nõuded dokumentide vormistamisele. Ebameeldiva mulje jätavad lohakalt koostatud ja vormistatud grammatiliste vigadega dokumendid. Ärge kiirustage dokumenti adressaadile saatma, vaid lugege seda hoolikalt korrektuuriga, parandades, kui neid on, grammatilisi või kirjavigu.

Kasutage seda kindlasti. Aga seadustest lähtuvalt on sul nii kohustused kui ka õigused. Pidage meeles, et alluva keeldumine kirjalike seletuste andmisest ei ole distsiplinaarrikkumine. See tähendab, et see, kas kirjutada seletuskiri või mitte, on teie otsustada.

Selgitav: näidis

Selgitav tekst on väga lihtsa standardiga: teave esitatakse võimalikult lühidalt võimalikult lihtsas keeles. Vältige keerulisi, mitmetähenduslikke väljendeid ja lillelisi fraase. Vastuolulistel juhtudel võidakse neid tõlgendada mitte teie kasuks.

Siin on näide selgitavast tekstist:

« Ühel ja sellisel kuul aastast juhtus selline sündmus. Mina, eesnimi, isanimi, võin juhtunu kohta teatada järgmist. «Kui te praeguses olukorras enda süüd ei näe, rõhutage seda kindlasti seletuskirjas. Ärge unustage kasutada maagilist fraasi, mida armastavad eriti politsei ja sõjaväelased: " Praeguses olukorras olin sunnitud nendest asjaoludest lähtuvalt tegutsema ».

Selgitavate märkuste õige vormistamine

Kui teil on valida, proovige mitte kirjutada seletuskirja käsitsi, ja printige see välja. Raskematel juhtudel kaasatakse kirjutatu uurimisse spetsialistid: kriminoloogid, käekirjaeksperdid, grafoloogid. Välimuse, kuju, tähtede ja joonte suuruse põhjal teevad nad erinevaid, süüdistatava jaoks kohati isegi ebameeldivaid järeldusi.

Kuidas tööl seletuskirja kirjutada

Ideaalne seletus on puhas tõde. Proovige esitada ainult fakte, ilma neid moonutamata või ilustamata. Kuid pidage meeles, et sünonüümsõnu tajutakse mõnikord erinevalt. Näiteks „hilineb” ja „hiline”. Hilinemine on kindlasti distsiplinaarsüütegu. Kuid sunnitud viivitus on palju väiksem rikkumine, peaaegu kahjutu.

Kui peale teie on kaasatud ka teisi töötajaid, olge selle fakti kirjeldamisel objektiivne. Ärge lükake süüd teiste kaela, kui olete ka ise süüdi, ja ärge püüdke seda vähendada isiklikud kontod: meeskond ei andesta selliseid tegusid. Väljendage fakte võimalikult vaoshoitult, kuivalt, justkui väljastpoolt.

Selgitav märkus ei ole lause

Teie karjäär ja elu ei lõpe seletuskirja koostamisega. Mõnel juhul saate selle dokumendi isegi enda kasuks pöörata. Näiteks kirjeldage oma ettepanekuid tootmisprotsessi parandamiseks. Proovige koostada seletuskiri õigesti ja asjatundlikult. Mis siis, kui temast saab teie karjääri arengu tõukejõud?

Sarnaste teemade artiklid:

18.02.2019

Avaldamise kuupäev - 17.01.2016

Mõnes elusituatsioonis võib vaja minna seletuskirja näidist, seega on parem omada ettekujutust, kuidas paberit õigesti vormistada.

Kui soovite teada, milline kohustuslikud esemed peab sisalduma selles ärikirjavahetuse vormis, siis saate selles artiklis kõik vastused oma küsimustele, nimelt kuidas kirjutada seletuskiri tööle ja kooli.

Kuidas kirjutada seletuskirja?

Mõelgem välja, mis on selgitav märkus. See eriline kujuäridokument, mida kasutatakse siis, kui igast küljest on vaja hinnangut hetkeolukorrale ning seetõttu võetakse juhtumis osalejatelt selgitusi.

Oluline on mõista, et selgitamine ei ole sama, mis aruandlus. Seletuskirja kirjutaja ei tee avaldusi, ei palu direktoril mingit vastuolulist olukorda lahendada, ei tee järeldusi, vaid lihtsalt kajastab juhtunut kirjalikult.

Töötajalt võidakse nõuda seletuskirja kirjutamist järgmistel juhtudel:

• Töölt puudumine.
• Hilinenud tööle.
• Määratud ülesannete täitmise tähtaegade rikkumine.
• Määratud ülesande täitmata jätmine jne.

Selgitav märkus kirjutatakse ärikirjavahetuse standardreeglite järgi:

• Kogu esitatud teave peab olema usaldusväärne.
• Äriline olukorra tutvustamise stiil.
• Roppude ja kõnekeele puudumine.
• Lühiettekanne.
• Laused on järjestatud järjestikku, loogiliselt ja kronoloogilises järjekorras.
• Seletuskiri on kirjutatud esimeses isikus.
• Dokumendi lõppu tuleb panna koostamise kuupäev ja isiklik allkiri.

Töö seletuskiri. Proovi hilinemise korral

Te teate juba seletuskirja koostamise reegleid, vaatame täpsemalt kuidas kirjutada töö seletuskirja. Näidisdokument näeks välja selline:

• Juhataja (või muu vastavate ametlike volitustega isiku) nimi, kellele kirjutate seletuskirja. See tuleks kirjutada paremasse ülanurka. Näiteks: "Severny Bridge LLC direktorile Anatoli Ivanovitš Egorkinile."
• Adressaadi all, alloleval real, peate märkima oma nime ja ametikoha: "lepinguspetsialistilt Vassili Petrovitš Iltšenkolt."
• Töö keskosas on dokumendi pealkiri: “Selgitav”.
• Seletuskirja põhiosa sisaldab selgitust nõudnud olukorra põhjustanud konkreetsete asjaolude kirjeldust. Nt:

  15.10.2015 jõudsin tööle 5 tundi hilja, kuna kodus oli aku lõhkenud. Helistasin päästeteenistusele ja töötasin selle nimel, et oma varale tekitatud kahju minimeerida. Hädaabi saabus tund pärast kõnet ja alustas tööd alles kell 10.00. Töö võttis neil aega 2 tundi, seega lõpetasid nad alles kell 12.00. Renoveerimistööde ajal ei saanud ma oma korterist lahkuda, kuna elan üksi. Peale töö lõpetamist läksin kohe tööle ja jõudsin kontorisse kella 13.00ks. Teatasin olukorrast eelnevalt telefoni teel osakonnajuhatajat. Lisan seletuskirjale dokumendi, kus on kirjas, et kütteseade läks katki, kutsuti kiirabi ja aku remonditud.

• Dokumendi lõppu tuleb märkida koostamise kuupäev ja see isiklikult allkirjastada. Näidet kasutades näeb see välja järgmine: „15.10.2015 Ilchenko V.P.

Nüüd teate, mis on näidis selgitav märkus.

Pärast dokumendi esitamist vaatab selle üle juht või selleks volitatud ametnik. Pärast kaalumist teeb juht otsuse töötaja edasiste toimingute kohta.

Kui direktor on otsustanud töötaja suhtes distsiplinaarkaristuse kohaldada, siis lisatakse asjale tõendina töötaja esitatud seletuskiri.

Seletuskiri koolile. Näidis väljajätmise korral

Kui on vaja koolile seletuskiri kirjutada, siis sellel ei ole olulisi erinevusi varem näitena toodud valimiga võrreldes.

Ainus erinevus seisneb adressaadis ja tema ülesannetes võivad tegutseda järgmised isikud:

• Peaõpetaja.
• Klassiõpetaja.
• Peaõpetaja

Parempoolse lehe ülaossa tuleks kirjutada näiteks: "Kooli nr 15 õppealajuhatajale Juri Vassiljevitš Pimkinile." Kellelt: "11-"B klassi õpilaselt" Vasechkin Pjotr ​​Gennadievitš või "gr. Vasechkina Julia Vladimirovna” - juhul, kui seletuskirja esitab üks õpilase vanematest.

Seletuskirja põhiosa peab sisaldama selgitust selgitamist vajavate asjaolude kohta. Rõhutame, et kui dokumendi esitab lapsevanem, siis töö põhiosa peab sisaldama vastavat selgitust.

Nt:
Mina, Nina Mihhailovna Sokolova, 11-B klassi õpilase Ivan Petrovitš Sokolovi ema, oskan 10.10.2015 tundidest puudumise kohta anda järgmise selgituse. Hommikuste ettevalmistuste ajal valutas pojal kõht, ta tundis end halvasti ja rääkis sellest mulle. Pärast temperatuuri mõõtmist märkasin, et see on kõrgenenud ja seetõttu helistasin kohalikule arstile. Sel põhjusel otsustasin ta koju jätta ja jätkata ravi vastavalt arsti soovitustele. Lisatud on märge minu poja kaardile (fotokoopia) ja minu sõnu kinnitav meditsiiniasutuse tõend.

Sellest on näha, et töö ja kooli seletuskirjade kirjutamisel olulisi erinevusi pole. Peaasi on selgitada, kelle nimel dokumenti koostatakse. Kooli ja vanemate vaheline suhtlus sisekorraeeskirjade väiksemate rikkumiste korral käib reeglina klassijuhataja kaudu. Mõnel juhul võib seletuskirjas viidata õpilasele, mis on õppeasutusse pääsu kontrollimise dokument.

Töötaja erinevate rikkumiste korral on ülemus vastavalt Vene Föderatsiooni tööseadustiku artiklile 139 kohustatud nõudma temalt selgitust. Seletuskirja taotlus võib olla suuline või kirjalik. Seaduses ei ole sätet, mis viitaks taotluse vormile. Eelistatav on, et tööandja esitaks taotluse kirjalikult.

Kohtupraktika näitab, et kohtunik asus töötaja poolele põhjusel, et tööandja ei vormistanud kirjalikult seletuskirja kirjutamise nõuet. Kui töötaja keeldub ülemuse kirjalikku taotlust vastu võtmast, koostatakse selle kohta akt. Aga ülemusel ei ole õigust alluvale näidata, et tema palve tuleb vastu võtta. Seda peetakse ebaseaduslikuks ja see toob kaasa rikkumise tööõigused töötaja.

Seletuskirja kirjutamise tähtaeg on vastavalt Töökoodeks- 2 päeva. Seadus annab töötajale selle ajaperioodi, et selgitada põhjuseid, mis ajendasid teda niimoodi tegutsema, rikkudes näiteks töödistsipliini. Seadus ei nõua töötajalt selgituse kirjutamist. Selle õigusnormi puudumine Vene Föderatsiooni töökoodeksis võib olla tingitud mõistlikkuse nõudest. Kui töötaja väärtustab oma tööd, kirjutab ta kindlasti selgituse. Kuid parem on koostada korraldus tööandjale seletuskirja esitamiseks kirjaliku dokumendi kujul.

Kuidas nõuda töötajalt selgitust?

Ettevõtte paberimajanduses toimib seletuskiri ametliku dokumendina. See dokument peaks kuivalt ja lühidalt selgitama töötaja poolt töödistsipliini rikkumise põhjuseid, järgides ärikirjavahetuse reegleid. Tööandja võib nõuda töötajalt selgitust ainult juhul, kui esinevad asjaolud, mis viitavad tööseaduste rikkumisele.

Need asjaolud on sätestatud Vene Föderatsiooni töökoodeksis:

• tööle hilinemine;
• täitmata jätmine tööalased kohustused ette nähtud töötaja funktsionaalsusega;
• töölt puudumine 4 tundi;
• tööandja varale kahju tekitamine;
• joobeseisund (alkohol või narkootikumid);
• tööohutuse eeskirjade eiramine;
• suutmatus anda ettevõtte juhtkonnale usaldusväärset teavet.

Seletuskirja kirjutamise nõude teeb tööandja. Ta peab seda tegema, kuna dokumendi alusel võetakse töötaja vastutusele ja määratakse tema süü määr. Tööandja on kohustatud tema alluvaga juhtunud olukorda realistlikult hindama. Ja töötaja ülesanne on juhtunu olemus õigesti välja tuua, et tööandja mõistaks selgelt edasist tegevust. Kui tööandja tehtud otsus töötajat ei rahulda, saab ta taotleda tööõiguste kaitset. Esimene kaitseliin on tavaliselt CLC (töövaidluskomisjon). Kuid neid ei looda alati ettevõttes, nii et enamasti pöörduvad kodanikud kohtu ja tööinspektsiooni poole.

Töötaja, kes saab tööandjalt kirjaliku selgitustaotluse, peab sellele vastama. Ja see ei sõltu sellest, kumma kahest variandist ta otsustas: kirjutada märkus või mitte teha. Kui töötaja ei soovi selgitust kirjutada, peab ta sellest ülemusele rääkima. Kuid ülemus ei saa alluva seletuse kirjutamisest keeldumist pidada tema süül toime pandud süüteo faktiks.

Avalduse vorm

Standardiseeritud taotlusvormi pole. Seetõttu kasutatakse vaba vormi. Mõned organisatsioonid väljastavad spetsiaalseid selgitavaid vorme, mis antakse töötajatele aeg-ajalt. Muudes olukordades võtab töötaja A4 lehe ja kirjutab avalduse käsitsi või arvutis. Teksti põhjal hindab tööandja töötaja tegevuse seaduslikkust. Mida tuleks seletuskirja tekstis märkida?

Kui me räägime sellest ideaalne Kui töötaja seda dokumenti kirjutab, peab dokument kajastama vastuseid järgmistele küsimustele:

1. Olukorra kirjeldus, millesse kodanik sattus.
2. Suhtumine oma tegudesse.
3. Süü tunnistamine või mittetunnistamine.
4. Töötaja arvamus tema vastutusele võtmise kohta.

Töötaja peab seletuskirja allkirjastama ja kuupäeva määrama. Seda seletatakse lihtsalt: tööandja peab teadma, kellelt ta selgituse saab. Ja kuupäev seatakse selleks, et teavitada tööandjat, et kodanik ei jätnud vahele talle selgituse kirjutamise tähtaega (2 päeva). Kui märge kirjutatakse nädal hiljem, siis see enam kaasa ei too õiguslikud tagajärjed. Töötaja seletuskirja puudumisel koostab tema ülemus akti. Karistus töötajale, kui tema süüd avastatakse, määratakse hiljemalt kuus kuud pärast sündmuse toimumist. Välja arvatud finants-, auditi-, auditivaldkonna rikkumistega seotud juhtumid. Tähtaega pikendatakse nendel juhtudel veel pooleteise aasta võrra.