Kaughaldus. Koolitus "Töötajate kaugjuhtimine"

Aktiivselt arenevad ja laiaulatusliku kontorivõrguga ettevõtted seisavad varem või hiljem silmitsi kaugjuhtimise probleemiga piirkondade kaupa. Geograafiliselt hajutatud jaotused, mis ei ole ühendatud ühe ahela ühisteks lülideks, põhjustavad juhtidele palju probleeme.

Mis takistab filiaalide tõhusat juhtimist?

• Ebapiisav juurdepääs teabele kaugseadmes toimuva kohta
• Suur sõltumatus operatiivsete otsuste tegemisel. See on ebapiisava teadlikkuse tagajärg: ebastandardsele olukorrale on lihtsam ja kiirem kohapeal ise reageerida kui kasutada standardskeem interaktsioonid kaughaldusega
• Raskused personalikontrollis ja äriprotsesside ülesehitamisel

Mis aitab juhil filiaali tööd kontrollida?

• Väljakujunenud, automatiseeritud ja operatsioonisüsteem raamatupidamine ja aruandlus
• Kõik võimalikud vahendid lingid kaugseadmega suhtlemise hõlbustamiseks
• Planeerimine, prognoosimine, asjade seisu jälgimine sarnaselt tegutsevates ettevõtetes
• Lihtne tulemuse motivatsioonisüsteem
• Pädev riskijuhtimine, nende õigeaegne prognoosimine

Mis on filiaali peakontor?
Veelgi kaugem universum, kuhu pääseda on privileeg ja katsumus korraga.

Peatume juures lineaarne funktsionaalne süsteem Pult piirkondlik meeskond. See lähtub hierarhilisest põhimõttest: staap vastutab strateegia ja taktika eest ning piirkondades asuvad töötajad väli-, operatiivtöö eest.

Selline süsteem töötab hästi, kui on täidetud peamised tegurid:

• kõrge professionaalne tase töötajad
• juhtimisprotsesside selge standardiseerimine ja funktsionaalsuse jaotus valdkonnas,
• tõhusat ja kvaliteetset otsuste langetamist,
• spetsialistide kaasamise võimalus kõrge taseüksikute funktsioonide jaoks.

Need momendid peaksid olema selgelt välja toodud ja fikseeritud vastavate määrustega, et vältida spetsialistide ülesannete kattumist. Regulatsioonide väljatöötamine ja nende täpne rakendamine sellise juhtimissüsteemiga on üks olulisi vahendeid. See aitab vältida teabe kadu ja mitte kaotada keskkontori esindajatest kaugel olevate töötajate töö kvaliteeti.

Peakorteri juhid langetavad otsuseid, töötavad välja strateegiat ning saavad tänu oma erialasele kompetentsile mõjutada valdkonna otsejuhte ilma, et nad oleksid otseselt seotud operatiivülesannetega.

Igal jaoskonnal on oma eesmärgid, kuid piirkonnal on üldplaneering, mis arvestab kohalikke eesmärke kui ühiseid eesmärke.

KPI süsteem
Taktika ja strateegia eest vastutaval juhtkonnal ning välitöötajatega töötaval piirkonnajuhil on ühised KPI-d. Piirkondliku tasandi välitöötajate jaoks arvutatakse KPI funktsioonide kaupa eraldi ja üldised KPI-d toimivad, seotuna konkreetse piirkonna töö spetsiifikaga.

Näiteks uue toote tutvustamisel on igale tema tasemel töötajale määratud rida ülesandeid. Piirkonnajuht vastutab toote juurutamise konkreetse tulemuse eest talle alluvas piirkonnas. Koolitaja - kogu piirkonna müüjatele toote omaduste ja selle reklaamimise meetodite õpetamiseks, kaupmees - kaupade pädevaks väljapanekuks punktides, dokumendihaldusosakond - protsessi üldiseks dokumentaalseks toetamiseks. Linnas ja piirkonnas on ehitustööde süsteem. Samuti erineb linna- ja piirkondlikes jaoskondades uue toote kasutuselevõtu aeg. Seda kõike tuleks peamiste tulemusnäitajate arvutamisel arvesse võtta.

Planeerimine
Arenenud kontorivõrgu haldamisel mängib olulist rolli planeerimine. Eesmärkide planeerimine toimub aastas, kvartalis ja kuus. Hästi üles ehitatud aruandlussüsteem aitab jälgida asjade tegelikku seisu ja selle vastavust plaanides fikseeritud strateegilistele eesmärkidele ja eesmärkidele.

Eesmärkide seadmine ja kontroll
Piirkonnas määratakse ülesanded iganädalaselt. Kasutatakse ülesannete haldussüsteeme, tehnilisi vahendeid audio- või videokonverentside näol. Osakondade töö on üles ehitatud vastavalt kehtestatud regulatsioonile, mis tähendab, et on üldine süsteem ja erinevates piirkondades kohapeal esinevatel tegevusprobleemidel võivad olla ühised põhjused.

Audio-video konverentsid
Kui on võimalik valida audio- või videokonverentsi vahel, on prioriteet videovalik, mis võimaldab lisaks teksti lugemisele näha ka näoilmeid, žeste, kõnelejaid ja seega omada rohkem teavet.

Videokonverentsiks valmistudes on korraldaja ülesanne varustada kõiki osalejaid vastavalt ühesugused dokumendid, failid saadetakse ette, inimestele antakse aega tutvumiseks. Ja siis on kõigil konverentsil osalejatel võimalus korraga näha sama dokumenti, mida arutatakse.

Ürituse maksimaalne kestus on 1 tund. Kui videokonverents kestab kauem, väsivad inimesed, väheneb keskendumisvõime ja sellest tulenevalt ka ürituse efektiivsus. Sellisel aruandluskoosolekul arvude reaalsust ei arutata, need on juba faktina aktsepteeritud, kõigi võimude poolt “kulisside taga” nõus. Arutatakse ainult dokumenteeritud tulemusi. Näiteks kogu makroregiooni müügiplaani järgi.

Üritus algab makropiirkonna juhi kõnega ja ülevaadet sellest, mis toimub. Kuna ürituse toimumise aeg on piiratud, on igal esinemisel range ajalimiit. Kehtib kolme reegel. Esmalt räägivad ja räägivad kolme edukaima müügipiirkonna esindajad sündmustest, mis on aidanud nii kõrgeid tulemusi saavutada. Ja kolme madalaima tulemusega piirkonna juhid raporteerivad samamoodi. Nad jagavad probleeme, räägivad, kuidas näevad lahendusi ja tingimusi olukorra parandamiseks. Ka nende esinemiste ajal on ranged raamid – nii “suurepärastel õpilastel” kui ka “kaotajatel” on aega viis minutit ettekandmiseks. Ülejäänud koosoleku aeg kulub kokkuvõtete tegemisele ja makropiirkonna ülesannete püstitamisele uus periood aega järgmise sündmuseni.

Meeskonna moodustamine ja valimine
Kuidas rohkem jõudu ja inimressurssi panustatud aeg, seda tõhusam on meeskond. Esmase valiku kohapeal viivad läbi personali- ja piirkonnajuhid, kuid piirkondlike ülesannete eest vastutav juht peaks ise teadma, kes tema meeskonnas töötab, lõplik otsus iga vabale ametikohale kandideerija kohta peaks jääma tema teha.

Auditite läbiviimisel on oluline suhelda välitöötajatega, see aitab mõista nende tegelikke rolle ja töö tulemuslikkust valdkonnas.

Regulaarsed külastused piirkondadesse
Filiaali töö kontroll toimub erinevatel tasanditel, kuid peamiseks vahendiks juhi suhtlemisel inimestega on isiklik, näost näkku suhtlemine.

Keskbüroo töötajate igasse piirkonda reisimiseks on vaja selget ajakava. Filiaali külastamise tulemuste põhjal koostatakse aruanne kõigi esinduse tegevusvaldkondade, kõigi plusside ja õnnestumiste, miinuste ja raskuste kohta. Selle analüüsi põhjal on strateegiline ja operatiivne juhtimisotsused.

Vajalikud on nii makropiirkonna juhi plaanilised kui ka plaanivälised väljasõidud kohtumisteks partneritega, personaalne suhtlemine piirkonna juhtide, välitöötajatega ja piirkonna üldauditi läbiviimine.

Mis annab sellise filiaalide kaughalduse süsteemi
Riskide minimeerimine, oskus mõista kahjumis divisjoni töö põhjuseid ja muuta mahajäänud piirkond müügiliidriks.

Näitena
Pikka aega peeti ühte piirkonda suure makropiirkonna osana kahjumlikuks. Põhjused ei olnud selged, kuna aruandlus viidi läbi õigesti ja inimesed kohapeal ei muutunud.

Ühel plaanipärasel probleemse filiaali kontrollimisel tuvastas juht pärast töötajate ja juhi endaga rääkimist, et filiaali juht ei jaga oma valdkonna spetsialiste funktsionaalsuse järgi. Kõik tema valdkonna töötajad on kaasatud kõikidesse protsessidesse, keegi ei võta vastutust millegi konkreetse eest.

Selle tulemusel ei paljastata vigu ja puudujääke ning preemiaosa ei jaotata läbipaistvalt, vastavalt piirkonna jaoks väljatöötatud KPI-le ja juhi isiklikele sümpaatiatele.

Vahetus filiaali juhataja. Pärast teda värskendati meeskonda, määrates iga funktsiooni eraldi vastutav isik. Möödus päris palju aega, ligi aasta, kuni masin töötas ootuspäraselt ning regioon muutus kahjumlikust ja mahajäänud kasumlikuks divisjoniks.

Regionaalse meeskonna kaugjuhtimine on juhile huvitav ülesanne, mis eeldab suurepäraseid juhtimisoskusi, efektiivsust ja strateegilise mõtlemise oskust.

Kõike eelnevat kokku võttes tasub sellele veel kord tähelepanu pöörata peamised vahendid piirkondliku meeskonna tõhusaks juhtimiseks:

• Individuaalne lähenemine personali valikule üldtulemuste eest vastutava juhi poolt.
• Läbipaistev lihtne süsteem eesmärkide ja eesmärkide seadmiseks.
• Finantsmotivatsioon on seotud lõpptulemusega.
• Tulemuste kvantitatiivne, mitte kvalitatiivne hindamine.
• Regulaarne kaugjälgimine (audio-videokonverentsid, hästi toimiv aruandlussüsteem).
• Regulaarne näost näkku jälgimine (iga piirkonna peakorteri esindajate iganädalase kohaloleku selge ajakava).
• Töö süstemaatiline analüüs, mis põhineb aruannetel kõigis valdkondades pärast iga esinduse külastuse tulemusi.

Koolitus on mõeldud erineva tasemega juhtidele, kelle pädevusse kuulub väljaspool kontorit ja/või olulisel kaugusel asuvate töötajate suhtlemine ja juhtimine.

Treeningprogramm:

1. Sissejuhatus
   • Töötajate mõju ettevõtte efektiivsusele
   • Juhataja funktsioonid
   • Juhtimisstiilid
   • Kaugjuhtimise põhimõtted: planeerimine, motiveerimine, kontroll, delegeerimine
2. Kaugtöötamise omadused
   • Kes saavad kaugtööd teha: töötaja pädevusprofiil kaugtöö jaoks
   • Kaugtöötajate otsimise tunnused, tingimuste arutamine
   • Töötajate kaugtöö tulemuslikkuse kriteeriumid
   • Töösuhete tunnused distantsilt
3. Eesmärkide seadmine ja töötajate tegevuse planeerimine distantsilt
   • Miks on oluline töötajatele eesmärke seada?
   • Eesmärkide kaugseadmise reeglid. SMART kui tõhusa juhtimise tööriist
   • Töötajate prioritiseerimine. Tulemuskriteeriumide määratlemine
   • Ressursside planeerimine. Finants, turundus, üritused, tootesarja juhtimine
   • Plaan individuaalne töö(PIP): rakendustingimused ja ohud
   • Peamised eesmärkide seadmise ja planeerimise vead
4. Töötajate kaugjälgimine
   • Kontrolli tüübid
   • Kontrollimise sagedus. Kaugjuhtimispuldi omadused
   • Tulude ja kulude kontroll
   • Juhataja külastused: tehnika, vead, kasutusvaldkonnad
   • Tagasiside töötajate tulemuslikkuse monitooringu tulemuste kohta
5. Tagasiside
   • Tagasiside kui juhtimisvahend
   • Töötajale tagasiside andmise aeg ja koht
   • Tõhus töötajate tagasiside algoritm
   • Tagasiside vead
6. Kaugsuhtlus töötajatega
   • Töötajatega distantsilt suhtlemise tähtsus
   • Kommunikatsiooni tüübid ja kasutusomadused
   • Vead töötajatega suhtlemisel distantsilt
   • Kaugkommunikatsiooni seadused. Hääbumisefekt, "katkise telefoni" põhimõte, sõnumite pettus
   • Tele- ja videokonverentsi läbiviimise tehnika
7. Töö dokumentide ja e-postiga
   • Dokumentide ja meilide moodustamise eesmärgid ja eesmärgid
   • Kirja kirjutamine ajaplaneerimise vahendina
   • Kirjade ja dokumentide adressaatide määramine. Logistika teave
   • Vastused töötajate meilidele
8. Delegeerimine või on lihtsam kõike ise teha ...
   • Delegeerimise põhimõtted
   • Aladelegeerimise näitajad
   • Müüdid delegeerimise kohta. Delegeerimise vead
   • Delegeerimise tehnikad ja tulemuslikkuse hindamine
9. Töötajate motivatsioon distantsilt
   • Töötaja motivatsioonivaldkond
   • Ettevõtte eesmärkide ja töötajate eesmärkide seos: ühise nimetaja leidmine
   • Ettevõtte juhi esindaja töötaja ees
   • Töötajate motivatsiooni kaugjuhtimise viisid. Demotiveerivad tegurid
   • Professionaalse läbipõlemise tunnused. Läbipõlemisega toimetulemise viisid
   • Motivatsiooni suurendamise vahendina mittetegemine
10. Treeningu tulemused
    • Plaani koostamine edasine töö ja individuaalne areng osalejad

Autor ja saatejuht - :
Äritreener, juhtimiskonsultant, juhtivtreener.
Spetsialiseerumine: juhtimisoskused, läbirääkimised, müük ja töö klientidega, isiklik efektiivsus, personalitehnoloogiad.

Üritusel osalemise hind: 27700 hõõruda.

Asukoht.

Kaugteenuste turg kasvab aastas 10-15%. Eriti kiiresti areneb kaugteenuste turg turunduse, tarkvaraarenduse, veebisaitide kujundamise ja reklaamimise vallas. See kasv kiirendab kaugtööliste värbamist ja töörühmade moodustamist. Kaugkoostöö mehhanismi tõhusaks muutmiseks peab juht või juht kaugpersonali juhtimisel rakendama meeskonna loomise oskusi ja erilisi tarkvara, mis optimeerib meeskonnatööd projektiga ja kontrolli sellele kulutatud aja üle.

Kaugmeeskondade haldamise eelised

Mis tahes vormis allhange säästab ettevõtte ressursse, ei loo täiendavaid töökohti, ei kanna ruumide ja seadmete rentimise kulusid (). Personali kaugteenuste sisseostmisel on mitmeid muid eeliseid:

• võimalus palgata turu parimaid spetsialiste ja maksta neile ainult tegelikult töötatud tundide, mitte terve päeva eest;
• võimalust teha koostööd parimate spetsialistidega erinevatest linnadest ja erineva mõtteviisiga;
• ühe juhi võimalus juhtida mitut projekti mitme kliendi jaoks korraga.

Kaasaegsed meetodid personali palkamiseks (vt), kohandamiseks ja motiveerimiseks aitavad projektimeeskonda veelgi efektiivsemaks muuta.

Töötajate otsimine toimub kõige sagedamini vabakutseliste börside kaudu või mehhanismi abil sotsiaalsed võrgustikud. Teisel juhul saavad eelise sagedamini need kandidaadid, kes on end juba mõnes kaugmeeskonnas töös tõestanud või tuttavad. See värbamismehhanism ei tööta alati edukalt.

Töötaja valimisel peate keskenduma tema isiklikele omadustele, sealhulgas:

• algatusvõime;
• valmisolek meeskonnatööks ja iseseisvaks suhtlemiseks meeskonnaliikmetega;
• oskus töötada tehniliste sidevahendite ja tarkvaratoodetega;
• valmisolek töötada tulemuse, mitte protsessi nimel.

Eelnevalt ettevalmistatud uuringud ja testid aitavad selliseid töötajaid tuvastada.

Kaugtöötajate kohanemine ja motiveerimine

Uus meeskonnaliige ei suuda koheselt juba väljakujunenud meeskonda sobituda. Sellele peate kulutama aega ja vaeva. Selleks vajate:

• luua ja pakkuda neile tugiteenust, mis suudab kiiresti vastata kõikidele küsimustele;
• kohandada uustulnukaid veebiseminaride ja koolituste abil meeskonna väljakujunenud ettevõttekultuuri ja selle teadmistebaasi (vt.).

Meeskonnaliikmel, kes juba meeskonda panustab, peaks olema potentsiaali kasvada. Sellest saab tema motivatsiooni põhituumik. Muud motivatsioonivahendid võivad olla:

• hinnete süsteemi juurutamine (tasemed karjääri areng), milles töötaja kasvab algajast guruks;
• talle juhtimisfunktsioonide määramine;
• seotud erialade koolitus ja töömahu ning sellest tulenevalt ka palgafondi laiendamine.

Kaugkoolitus kaugtöötajatele

Töötajate kaugkoolitus on muutumas kaugtöötaja täiustamise peamiseks vahendiks. Väikesed meeskonnad ei saa alati lisakursuste eest maksta. Probleemi lahenduseks võib olla veebiseminaride ja koolituste korraldamine, ettevõtte koolitus, mille edukal läbimisel töötaja hinne tõuseb. Oluline on, et treenimine ei muutuks ajaraiskamiseks, mis pealegi ei jää tasuliseks, vaid loomulikuks hüppelauaks kasvule. Selle tulemused peaksid kajastuma töötaja portfellis ja kajastuma tema töötasus.

Personali kaughaldus

Iga meeskond nõuab kvaliteedijuhtimist. Keegi ei tööta iseseisvalt tõhusamalt. Juhtimine hõlmab:

• eesmärkide seadmine;
• kohustuste jaotus (vt.);
• ressursside eraldamine;
• projekti edenemise kontroll;
• töö tulemuse aktsepteerimine;
• töö kvaliteedi kontroll.

On mitmeid põhimõtteid, mille rakendamine juhi tööd tõhusamaks muudab, neist pikemalt artiklis hiljem.

1. Stabiilsete töökanalite loomine suhtluseks. See võib olla mis tahes grupivestlus Messengeris või Skype'is või mõned CRM-süsteemid võimaldavad teil rühmakoosolekuid pidada. Grupisuhtluseks tuleb aeg kindlaks määrata algselt ja see ei tohi muutuda kogu projekti jooksul.
2. Häälsuhtlus. Hääl on võime anda edasi rohkem tähendusvarjundeid kui tekst ja selle abil on lihtsam motiveerida või kõige rohkem edasi anda olulisi sõnumeid. Lisaks suurendab kõneside töötajate seas omanikutunnet.
3. Kollegiaalne arutelu. Kõiki olulisi projekti verstaposte tuleks grupivestluses arutada. See loob töötajates arusaamise ühistest ülesannetest ja vastutusest nende täitmise eest.
4. Programmide kasutamine selleks ühine töö (või platvormid nagu WeVue) projekti kallal koostöö tegemiseks, kus igaüks näeb selle etappe ning oma töö osa ja vastutust selle eest.
5. Projektisisese ajaveebi loomine. Seda suhtlus- ja tagasisidemehhanismi saab hõlpsasti muuta mitteametliku suhtluse vahendiks ning luua oma traditsioonide ja meelelahutusega meeskond.
6. Ühtse moodustamine ärikultuuri - cm..
7. Videokonverentsi kasutamine. See võimaldab teil luua ühtsustunde.
8. Märkamatu, kuid täielik kontroll kaugtöötajad ja projektiaeg kaasaegse abiga tehnilisi vahendeid.
9. Juhtimisfunktsioonide osade paigutus töötajate kohta.
10. Traditsioonide ja kultuuride erinevuste arvestamine erinevad meeskonnaliikmed, ei saa osa moskvalaste naljadest Tjumenis aru ja kunstnik ei hinda alati arendaja huumorit.

10 levinumat viga juhtimises. Kuidas juhtida kaugtöötajaid ilma tüüpiliste probleemideta?

Juhataja vead võivad viia projekti läbikukkumiseni. Parem neid mitte teha. Kõige tüüpilisemate hulgas:

1. Oma arvamuse peale surumine. Iga juht peab end alati oma töötajatest targemaks, kuna ta on boss. Samas eeldatakse professionaali palkamisel a priori, et ta on oma kompetentside poolest teistest kandidaatidest üle ja teab veidi rohkem. Peame laskma tal näidata oma oskusi, mitte suruma peale ülemuse arvamust.
2. Liiga palju kontrolli. Kaugtöötajate haldamisel võtavad koosolekud, lõpp-, vahe- ja päevaaruanded töötajal sageli rohkem aega kui projektiga töötamine. See koormus peab olema mõistlik.
3. Vead aja jooksul. Töötajad saavad töötada erinevates ajavööndites ja suhtlusaeg peaks olema kõigile mugav.
4. Tagasiside puudumine. Igal töötajal peaks olema võimalik oma ülesannete ja probleemidega juhi poole pöörduda.
5. "Seenemajandus". Loosung “Hoidke neid pimedas, söödake neile valeinfot ja lootke, et nad kasvavad suureks, ei tööta koos professionaalidega. Teave projekti edenemise ja selle eesmärkide kohta peaks olema õigeaegne ja usaldusväärne.
6. Töötajate töö ebapiisav kaugjuhtimine. Ilma rangete tähtaegade ja nende järgimise kontrollita, ilma iga etapi tööaega analüüsimata võib projekti tähtaegu häirida.
7. Erinevate platvormide ja tarkvaratööriistade kasutamine erinevatele meeskonnaliikmetele.
8. Lemmikute ja kaotajate valik. Hindamissüsteem peaks olema objektiivne ja läbipaistev.
9. Selgete kvaliteedikriteeriumide puudumine töö vastuvõtmine.
10. Kontaktihaldur puudub igal kellaajal.

10 kasulikku teenust (programmid, rakendused) töötajate kontrollimiseks ja nende töö korraldamiseks

Kaugpersonali juhtimine ilma tehniliste vahenditeta on võimatu. 10 tarkvaratoodet aitavad teil seda tõhusalt teha:

1. Kirjutage. Teenus projektijuhtimiseks, ülesannete seadmiseks ja nende täitmise aja kontrollimiseks. Raykiga saate töötada suurte meeskondadega, seada prioriteete, jälgida ülesannete edenemist. See on saadaval nii veebiversioonina kui ka iOS-i ja Androidi rakendusena.
2. tööosa. Ideaalne süsteem digitaalsete ettevõtete jaoks. Võimaldab arvestada ajaga, kontrollida koostööd, omab CRM-i funktsionaalsust. Selle abiga saate läbi viia suuri süsteemiprojekte.
3. asana. Mobiilsetele seadmetele mõeldud versioonidega veebirakendus, millega saab seadistada väikeste meeskondade tööd. Wrike'i lihtsustatud analoog. Uberit kasutatakse edukalt töös taksodega.
4. Loid. Programm meeskonna suhtluseks. Ettevõtte sõnumitooja, kes positsioneerib end Skype'i ja ettevõttesisese posti tapjana. Sobib kõikideks meeskonna loomise ülesanneteks ja aruandluseks.
5. Bitrix 24. Tasuta süsteem projektijuhtimiseks ja ajakontrolliks. Tasulisel versioonil on sarnased meeskonnatööga projektijuhtimise võimalused Microsofti projekt, tasuta - grupivestlus ja messenger integreeruvad sotsiaalsete võrgustikega. Võimaldab määrata ülesandeid ja jälgida edenemist.
6. Megaplaan. Vene pilve koostööprogramm, on tasulised ja tasuta versioonid. Saate määrata ülesandeid ja jälgida edenemist, olemas on ajakontrolli funktsioon.
7. Jira. Programm jaoks meeskonnatöö, süsteem tööprobleemide lahendamiseks ja vigade jälgimiseks koos projektijuhtimise täiustatud võimalustega.
8. Trello. Programm organisatsiooni jaoks projekteerimistööd Väikesed rühmad, mille on välja töötanud Fog Creek Software. Projektijuhtimissüsteemi Kanban äriideoloogiast lähtuvalt toetatakse tööd mobiilsete seadmetega.
9. Kickidler. Programm inimeste käitumise jälgimiseks arvutis. Selle paigaldamine on mõttekas, kui juht on huvitatud töökohal veedetud ajast, mitte teema üle mõtlemisest või idee loomisest. AT teatud juhtudel võib pidada privaatsuse rikkumiseks.
10. staabipolitsei. Tööaja jälgimise programm, mis jälgib ja analüüsib kõiki tegevusi arvutis, kuid analüüsiks pakub kasutada kasutaja enda aruandeid. Suurendab töötajate distsipliini.

Töötajate kaughaldus – huvitavad faktid

Neile, kes õpivad kaugmeeskonda juhtima, võivad abiks olla järgmised faktid.

• viimase 10 aasta jooksul on USA-s kaugtöötavate töötajate arv kasvanud 115%;
• meediaettevõte Makeshift, mis töötab kaugtöötajatega 80 riigis, on tõusnud maailmas liidriks eksklusiivsete materjalide osas, mis mõnikord hangitakse ohtlikest kohtadest;
• Yahoo tippjuhi Marissa Mayeri märgukiri "ei tööta kodus tööl", milles kutsuti töötajaid kontorisse tagasi pöörduma, ei andnud edu ja see tühistati.

Kaugmeeskonnad on tulevik! Oleviku ülesanne on oma tööd tõhusalt üles ehitada!

Kaugtöötajate juhtimine on raske, kuid õiged raamatud ja metoodikad võivad protsessi palju lihtsamaks muuta. Toggl personalijuht Evelyn Andrespok rääkis oma vigadest, mida ta kaugmeeskonna juhina tegi.

1. Ma ei töötanud ise kaugtööl.

Esimene kaugtöötaja liitus meie meeskonnaga kaks nädalat pärast mind. Jätkasime kaugtööliste aktiivset palkamist järgmise viieteistkümne kuu jooksul. Kogu selle aja töötasin Tallinnas kontoris. Osaliselt tulenes see sellest, et täitsin büroojuhi kohuseid ja mulle meeldis päriselus inimestega suhelda.

Seejärel käisin pikal reisil USA-s ja töötasin seal kodus. Väga raske oli olla teises ajavööndis – ärgata kaheksa tundi pärast Euroopa tööpäeva algust ja lugeda hommikul tonnide kaupa arutelusid. Mõnikord tegi meeskond suuri otsuseid, kui ma magasin. Ma ei saanud kolleegidega korralikult suhelda ja tundsin kogu melu puudust. See eraldatus pani mind tundma end hüljatuna ja üksikuna.

Pärast reisi hakkasin üha enam kodus töötama. See aitas mul välja mõelda, kuidas leida tasakaal kontori- ja kaugtöötajate vahel. Täna ma peaaegu ei käi tööl. Sama võin öelda ka oma teiste Tallinnas elavate kolleegide kohta. Võime kollektiivselt kontoris töötamise korraga lõpetada ja tootlikkus sellest ei kannata.

Õppetund: personalijuhina pead panema end oma töötajate olukorda ja sukelduma nende töökeskkonda. Seda tuleks teha võimalikult varakult. Tegelikult peavad kõik, kes töötavad kõrvuti kaugtöötajatega, veetma rohkem aega kontorist eemal, et oma kolleege paremini mõista.

2. Ma ei dokumenteerinud protsesse

Väikeses ettevõttes, kus kõik töötajad töötavad kontoris, on alati selge, kuidas organisatsioon töötab ja millised on selle poliitikad. Kui sa midagi ei tea, võid kolleegilt küsida. Kaugmeeskonnas on see palju keerulisem.

Kui me üle läksime kaugtöö, oli näha, et uutel töötajatel oli raske ettevõtte toimimisest aru saada. Ja kuigi ma koostasin dokumendi, mis hõlmas personalitöö põhiteemasid, oli kõigil endiselt palju küsimusi.

Kohe alguses ei osanud ma ette näha, kuidas infopuudus võib meie edusamme pidurdada. Nüüd saan aru, et kui asju ei dokumenteerita, kulub palju aega samadele küsimustele ikka ja jälle vastamisele. Selguse ja läbipaistvuse puudumine toob kindlasti kaasa arusaamatusi.

Õppetund: peab olema üks tõeline teabeallikas, mis puudutab kõiki. Dokumenteerige võimalikult palju protsesse ja selgitage ettevõtte põhimõtteid selges ja arusaadavas keeles.

3. Keskendusin kaugtööle, mitte kaughaldusele

Neli aastat tagasi polnud ühelgi meie meeskonnal kaugtöö kogemust. Oleme kulutanud liiga palju aega, et välja mõelda, kuidas kodus töötades keskenduda ja tootlikkust maksimeerida. Me lihtsalt ei teadnud, mida teha.

Tol ajal oli kaugtöö kohta infot vähe, kuid leidsime inspireerivaid näiteid. Näiteks andsime igale töötajale koopiad raamatutest “Kaugjuhtimine. Jason Friedi ja David Heinemeier Hanssoni ning Scott Berkuni püksteta aasta ei nõua kontorit. Need lood andsid kindlustunde, et me ei läinud oma ideega hulluks.

Tagantjärele saan aru, et ilmselt nägime liiga palju vaeva, et kaugtööd teha, kuid ei tulnud selle peale, kuidas kaugjuhtimist õigesti juhtida. Iga ettevõtte tõhusa juhtimise saladus on hea juhtimine ja tõhus tagasiside. Peaaegu igaüks saab hõlpsasti kodus töötada, kui juht määratleb selgelt eesmärgid ja annab selget tagasisidet.

Kaugmeeskondade haldamine on keerulisem, kuna suhtlus on tõsiselt piiratud. Kuidas saate Slacki vestluses määrata töötaja meeleolu? Samuti on raske jälgida kõigi eesmärke ja edusamme ning mitte raisata aega mikrojuhtimise ja kontrollimise jaoks.

Varsti pärast meeskondade moodustamist pidid meeskonnajuhid oma töötajatega regulaarselt üks-ühele vestlusi pidama. Nüüd saan aru, et treenereid oleks võimalik kutsuda – iseseisev arvamus aitab palju. Ainult ühte raamatut lugedes on võimatu saada heaks juhiks. Ainult süstemaatiline koolitus aitab juhtidel kiiremini areneda ja uue keskkonnaga kohaneda.

Oleks ebaõiglane öelda, et meeskonna juhid ei suutnud oma uute rollidega kiiresti kohaneda, kuid ma võiksin seda protsessi lihtsustada. Nüüd teen rohkem koolitusi ja koostan juhendit meeskonnajuhtidele. Muidugi on veel palju teha, kuid selge on see, et kõik juhid vajavad tugisüsteemi päevapealt.

Õppetund: kaugmeeskonnas peaks tugeva juhtimiskultuuri loomine olema esmatähtis. Professionaalsed juhid seavad õiged eesmärgid, toetavad ja inspireerivad töötajaid andma endast parima, olenemata sellest, kust nad pärit on.

Väikeettevõtted ja idufirmad peavad sageli lootma kaugtöötajate teenustele, mis vähendab oluliselt äritegevuse kulusid. Eriti sageli palgatakse kaugtöölt projekteerijaid, raamatupidajaid ja abipersonali. Selliste töötajate edukaks koordineerimiseks sobivad paljud inimesed. üldised põhimõtted personali juhtimine. Samas selleks, et sellise meeskonna töö oleks võimalikult tõhus, lisaks traditsioonilised meetodid juhtkond peab kasutama uusi strateegiaid, aga ka kaasaegseid digivahendeid. Selles artiklis jagame mõnda näpunäidet kaugmeeskonna haldamiseks.

Muutke jadasuhtlus oma prioriteediks

Kaugmeeskonnaga edu saavutamiseks peate panema oma töötajad tundma end võimalikult kaasatuna. Kui need pole teie silmapiiril, pole see lihtne ülesanne. Selle lahenduse võtmeks on pidev suhtlus, tänu millele tunneb iga töötaja end osana ühtehoidvast meeskonnast.

1. Igapäevased koosolekud aitavad töötajatel tunda, et hoolite nende tööst ja näitavad, et toetate neid.
2. Sama oluline on iganädalane päev Tagasiside. Eriti kui annate seda mitte rangete ja ametlike koosolekute, vaid veebikohtumiste vormis, kus võtate koos nädala tulemused kokku, arutlete järgmise nädala ülesandeid ja ideid ning kiidate ka oma töötajaid nende praegune töö.
3. Kvartaliülevaated aitavad ka kaugmeeskonna tugevdamisele kaasa. Nende käigus saab analüüsida hetkesooritust, visandada edasisi arenguplaane.

Valige parimad digitaalsed tööriistad

Olenemata sellest, kas olete suurettevõte või idufirma, saate kasutamisest kasu kaasaegsed tehnoloogiad ja teenused. Tõhusaks tööks vajate teenuseid ülesannete seadmiseks ja jälgimiseks, projektide kallal koostöö tegemiseks ja nende arutamiseks, dokumentide jagamiseks ja redigeerimiseks.

1. Projektide arutamiseks ettevõtte suhtluskanalina saate kasutada grupivestlusi Slackis, Telegramis, Whatsappis.
2. Dokumentidega koostöö tegemiseks, koosolekute ja videokõnede ajastamiseks sobivad Google'i teenused – Drive, Hangouts ja Google Meet.
3. Kaugmeeskonna ülesannete haldamiseks soovitame kasutada
4. Projektide ühiseks aruteluks veebis on sellised tööriistad nagu Join.me, GoToMeeting.

Ärge säästke ressursse silmast silma kohtumisteks

Kaugmeeskonnaga töötades on väga oluline varuda aega silmast silma kohtumisteks. Korraldage võrguühenduseta üritusi, millest võtavad osa kõik teie töötajad. See võimaldab teil olemasolevat meeskonda tõhusamalt koondada.

Jagage selgelt rollid ja kohustused

Kui jagate meeskonnas selgelt rollid ja määrate tööde järjekorra, on arusaamatusi palju vähem ja teie töötajad saavad oma tööd õigesti planeerida. tööaeg ja seadke oma ülesanded tähtsuse järjekorda. Enamik inimesi, kes edukalt kaugtööd teevad, on iseorganiseerunud ja distsiplineeritud. Kuid isegi kõige enesekindlamad organiseeritud töötajad võivad tunda ärevust, kui nende rollid ja kohustused on hägused. Seetõttu andke enne iga uue kaugtöötajaga tööle asumist märku, millised ootused ja nõuded teil talle on. Esitage kindlasti õigeaegselt järgmine teave:

• Selge ülesannete ja iganädalaste ülesannete kirjeldus, meeskonnaliikmete kontaktid, kes saavad aidata
• Kus on ülesanded fikseeritud ja mis on nende täitmise tulemuslikkuse näitaja
• Kuu/kvartali plaani järgida
• Ettevõttesisese tugiteenistuse (või pädeva isiku) kontaktid küsimuste ja kaugprobleemide lahendamiseks, samuti ülemus, kellega saab alati ühendust võtta
• Töötajate teabeleht: ametikohad ja kontaktandmed (e-post, telefoninumbrid, suhtlusvõrgustikud jne)

Näidake visuaalselt oma panust ettevõtte arengusse

Praegu pole aeg, mil inimesed jäävad aastakümneteks samasse ettevõttesse tööle. Seetõttu on oluline motiveerida töötajaid konkreetses ettevõttes arenema ja selgelt näidata, kui palju nad selle kasvule panustavad. Kui inimesed tunnevad end ettevõtte edus kaasatuna, siis nende töö annab tulemusi ja on tulemuslik pikemat aega.

Peamine nõuanne meeskonna juhtimisel on tunda iga töötajat hästi ja tajuda teda üksikisikuna, sest pole olemas meeskonda, mis koosneks samadest inimestest. Kasutage parimaid saadaolevaid tööriistu ühenduses püsimiseks, ootuste ja rollide selgitamiseks ning ärge unustage töötajaid toetada ja juhendada. Siis saab teie kaugmeeskonnast tõeliselt väärtuslik vara.