Memomallid. Kõik, mida pead memode kohta teadma

Kuidas memo kirjutada?

Memot nimetatakse eriliseks lisadokument, mis on peamiseks aluseks juhile, kes soovib teha seda või teist otsust kohaliku õigusakti vormis. Ametlik memo, kontoritöö seisukohalt ja tööõigus, ei ole kohustuslik, kuid selle võib kehtestada ettevõtte kohalike eeskirjadega. Seda tüüpi dokumente kasutatakse praktikas sageli, kuid see ei sisaldu ülevenemaalises juhtimisdokumentide klassifikaatoris. Niisiis, vaatame, kuidas memo õigesti kirjutada.

Memode omadused

Sageli koostatakse sisememosid teabe, logistika või majandusliku toe küsimuste lahendamiseks. Lihtsamalt öeldes on memo kirjavahetus mitme struktuurijaotuse vahel. Enamasti sisaldavad need ettepanekuid või taotlusi. Erinevalt memodest luuakse ametlikud memod osakondadevahelise suhtluse hoidmiseks horisontaalsel tasemel, see tähendab, et need luuakse töötaja nimel ja saadetakse töötaja nimele. Need koostatakse ainult siis, kui saatja asukoht on samaväärne saaja positsiooniga. Kui memo koostab juht, siis enamasti puudutab see otsuseid lähetusse mineku kohta.

Kui selgub, et toode on valmistatud mõne defektiga, siis mitme kliendi kaebuse korral on organisatsiooni juhil õigus saata sertifitseerimiskomisjonile märgukiri, milles kirjeldatakse üksikasjalikult töötaja mittetegemise põhjuseid. -vastavus oma ametikohale esitatavatele nõuetele. Põhineb memo Töötajale viiakse läbi täiendav atesteerimine. Memosid kasutatakse ka teatud töötaja katseaja lühendamiseks. Selline memo koostatakse adressaadiks peadirektor. Kui me räägime memode õiguslikust tähendusest, siis võib märkida, et need võivad olla kohtus tõendiks.

Märkme kirjutamise reeglid

Kirjutatakse memo tavaline leht A4 formaadis. Kohustuslik on märkida andmed, mis on paigutatud vastavalt GOST-idele. Need üksikasjad on järgmised:

Memo kirjutamise teadmiseks peate arvestama, et selline dokument on koostatud tuttavas kirjas, tähesuurusega 14, reavahega 1,5. Dokumendi nimi kirjutatakse suurte tähtedega (KONTORI MÄRKUS). Silt võib asuda kas vasakpoolse välja keskel või selle piiri lähedal. Kuupäev tuleb kirjutada rangelt araabia numbritega, näiteks 01/02/2013. Kui ettevõttel on registreerimissüsteem, kantakse registreerimisnumber ka teenindusteatisele. Memo üleandmise tulemusena koostatakse tõstatatud küsimuse kohta resolutsioon.

Seda tüüpi dokumentidel, näiteks memodel, võib olla ka lühike pealkiri, mis annab edasi probleemi olemuse. Selle sõnastuses on dokumenteerimisreeglite kohaselt vaja lisada täht "o". Näiteks "K. ärireisile saatmise kohta". Memo tekst on jagatud kaheks osaks. Ühes osas kirjutavad nad üles faktid, mis said dokumendi koostamise aluseks, ja teises fikseeritakse kõik järeldused ja otsused. Kui märkus sisaldab manust, tehakse selle kohta kujunduses märge. Nüüd teate, kuidas memo kirjutada. Selle näidis on tühi dokumendivorm, mida arutatakse allpool:

Ülemuse juurde Tootmisosakond Ivanov V.K. AMETLIK MÄRKUS 17.01.13 nr ___ Seoses muudatusega tootmisvõimsust uus tehnika ruumis nr ___. Edasiseks veaotsinguks saatke spetsialist.

See on memo kirjutamise näidis.

Meta

Kuidas memo kirjutada ja seda õigesti vormindada.

5. juuni 2013 admin

Praktikas kohtame mõnikord sellist dokumenti memona. Kuidas memo kirjutada ja seda õigesti vormindada?

Sisememorandum ei ole põhidokument, vaid lisadokument, mille alusel teeb tööandja või juht lõplikud otsused. Märgukirja alusel antakse poolte vahel korraldus, korraldus, akt või vormistatakse leping. Memo ei ole kontoritöö puhul kohustuslik dokument. Kuid seda on täiesti võimalik kasutada täiendavalt kehtestatud kohaliku normatiivaktina. Juhtimisdokumentide klassifikaatoris sellist asja nagu “Ametlik memo” pole. Kuid praktikas kasutatakse seda tüüpi dokumente laialdaselt.

Sisememo on enamasti osakondadevaheline sisemine kirjavahetus. Tavaliselt sisaldab see mingit ettepanekut või taotlust. Enamasti sisaldavad märkmed teavet organisatsiooni organisatsioonilise, logistilise või majandusliku toe kohta ning on ka informatiivse iseloomuga.

Teeninduslehed koostab töötaja või osakonnajuhataja teise osakonna juhatajale või teatud spetsialistile, s.o. tagab suhtluse juhtobjektide vahel horisontaalsel tasandil. Kontorimemod kirjutatakse ja saadetakse ühelt osakonnajuhatajalt teisele või ühelt töötajalt teisele, kui need on võrdse staatusega. Kui olekud on erinevad, käsitletakse seda memona.

Kui töötaja läheb lähetusse, kirjutab reisiva töötaja osakonna juhataja direktorile märgukirja. Selle alusel väljastatakse seejärel lähetuskorraldus.

Atesteerimiskomisjonile saab kirjutada märgukirja, kui töötaja ei vasta ametikohale. See võib olla juhtum, kus töötajal tekib pidevalt defekte või kliendid kaebavad pidevalt müüja peale. Sertifitseerimiskomisjon saab otsustada töötaja ennetähtaegse atesteerimise üle.

Sisememod koostatakse otsese juhtide majandusliku vajaduse korral või lepingu sõlmimise võimaluse korral.

Praktikas kasutatakse memosid erinevatel eesmärkidel. Näiteks võib osakonnajuhataja koostada juhile adresseeritud märgukirja koondamiste kohta. katseaeg mõnele töötajale.

Direktorile kirjutatud märgukirja alusel, mis sisaldab teavet osakonna tulemusnäitajate kohta, võidakse anda korraldus töötajale või kogu osakonnale preemiate määramiseks.

Büroo memod saab kasutada kohtus tõenditena (Volga piirkonna föderaalse monopolivastase teenistuse 15. juuni 2011. aasta resolutsioon asjas nr A72-6396/2010).

Kuidas memo kirjutada? Memo koostatakse tavaliselt A4 paberile, kuid see peab sisaldama kõiki vajalikke andmeid: memo kuupäev ja number, struktuuriüksuse nimetus, teksti pealkiri ja tekst ise, adressaadi nimi ja memo koostaja allkiri, mis näitab tema seisukohta.

Vastavalt GOCTy tekstidele, mis sisaldavad taustainfo, kasutatud font on Times New Roman, fondi suurus 14, reavahe 1,5.

Dokumendi pealkiri sisaldab pealkirja “AMETLIK MÄRKUS”, mis võib asuda lehe keskel või vasakul küljel.

Kuupäev sisestatakse araabia numbritega, näiteks 15.06.2013 või tähtede ja numbritega. Näiteks 15. juuni 2013. a

Kes memo registreerib? Selle registreerib kas märgukirja väljastaja või vastuvõtja. See sõltub dokumendivoo korraldamise süsteemist organisatsioonis.

Memo ülevaatamisel kinnitatakse see huvitatud isikute allkirjadega ja sellele kantakse juhi otsus - see on juhi kirjalik otsus memo teema kohta, mis on memo läbivaatamise viimane etapp.

Memo pealkiri võib lühidalt paljastada selle teema. Pealegi kirjutatakse pealkiri eessõna käändes. Näiteks "Dmitrijevi K.N. juhtimisel. ärireisil".

Memo tekst koosneb kahest osast. Esimene osa sisaldab teavet selle kohta, mis ajendas töötajat seda dokumenti koostama. Teises osas toob töötaja välja oma järeldused, ettepanekud ja taotlused. Lisaks saab tekstile lisada veel ühe osa: hetkeolukorra analüüsi. Seega võib memo sisaldada: memo kirjutamise põhjuseid, sellest tulenevate faktide analüüsi ja järeldusi selles olukorras toimunud muutuste kohta.

Memo näidis (memo näide):

Malinka LLC direktorile

Kozlov R.V.

müügiosakonna juhatajalt

Kruglovoy N.Zh.

TEENINDUSMÄRKUS

02.06.2013 № _________

Põhineb meie toodete tarnete suurenemisel 2013. aasta mais. kahekordistus ja müügiosakond ületas plaani, palun anda preemiaid kogu osakonna töötajatele.

Müügi tulemuslikkuse näitajad on lisatud.

Mis on memo ja miks seda vaja on?

Enamik täisealisi inimesi on ühe või teise organisatsiooni töötajad. Inimesed pöörduvad oma ülemuste poole palvete või soovidega avalduste või märgukirjade kaudu. Kirjeldame dokumentide vormistamise ja juhatajale edastamise protsessi.

Mis see on?

Esiteks peate mõistma, mis on memo. See on sise- või välisdokument, olenevalt selle funktsioonist ja adressaadist. Selline memo on enamasti adresseeritud tema alluvate kõrgemale inimesele ja on omamoodi palve, kommentaar või ettepanek.

Olenevalt memo tähendusest võib see olla aruandlus, selgitav, selgitav või analüütiline.

See dokument toob kõige sagedamini esile tehnilisi või äriprobleeme, kirjeldab vastuolulisi olukordi või annab selgitusi, mida teie ülemused teilt nõuavad. Peamine erinevus memo vahel on see, et see mitte ainult ei täpsusta probleemi olemust, vaid annab ka selle välja Täpsem kirjeldus, ja mõnikord - lahendusi.

Teenindus ja aruanne: sarnasused ja erinevused

Mõned töötajad ajavad aruanded ja memod segamini ning see pole põhjuseta. Sarnasusi on, kuid on ka erinevusi. Mõtleme selle välja. Seega on mõlema märkuse mõte teavitada ametiasutusi mingist töös esinevast tõrgetest. Kuid memos teatatakse enamasti probleemist ja memos on ka taotlus selle kõrvaldamiseks ning mõnikord osutatakse konkreetse probleemi lahendamise viisidele.

Ülemustele memode koostamine

Enamasti saadetakse sellised dokumendid juhtkonnale. See on tingitud asjaolust, et memo on dokument, mis edastab kõik sisemised probleemid. Memo näidet pole kuskil kirjas, näidisteksti pole, seega on need koostatud mis tahes kujul. Kõige olulisem on kirjeldada probleemi olemust ja pakutud lahendusi. Mida veel peaksite tähelepanu pöörama, on see, et teie memo on organisatsioonis registreeritud. Nii saate veenduda, et see jõuab ametiasutusteni.

Olukorrad on aga erinevad. Kujutage ette, et kirjutate memo mitte seadmete rikke kohta, vaid näiteks teie ettevõtte töötaja kohta, kes on midagi valesti teinud. Olukorrad on erinevad. Teie memo võib lihtsalt kaduma minna. Et seda ei juhtuks, võite end kindlustada. Koostage memo kahes eksemplaris. Andke need registreerimiseks sekretärile ja paluge neil oma eksemplarile kirjutada, et märkus registreeriti sellise ja sellise numbri all, sellisel ja sellisel kuupäeval ning võeti arvesse. Seega, isegi kui teie kaebus mingil põhjusel teie ülemusteni ei jõua, on teil kinnitus ja selle tekst olemas.

Memode vahetamine eraldi osakondade vahel

Mõnikord toimivad memod vahelise suhtluse vahendina eraldi üksused sama firma. Sellise dokumendi koostamine teise osakonna jaoks ei erine juhtkonna märkusest. Ainus erinevus, mis eksisteerib, on see, et on vaja märkida jaotused ise, samuti saate märkida aadressi. Sel juhul on memo ikkagi sisedokument.

Memo päis tuleks koostada vastavalt näidisavaldusele, mis kirjutatakse juhile. Järgmiseks kirjutatakse tekst ise, mis selgitab kõiki konkreetse üksuse probleeme. Soovitav on kirjeldada mitte ainult probleemi olemust, vaid ka kõiki nüansse üksikasjalikult. Võite soovitada ka viise selle lahendamiseks.

Tuleb märkida dokumendi andmed: kuupäev ja number. See on vajalik selle ametlikuks saamiseks.

Märkmed teisele organisatsioonile

Kuid mõnikord juhtub, et see toimib välise dokumendina. Üsna tavaline memo kirjutamise juhtum on mõne teise organisatsiooni jaoks. Sel viisil ettevõtted vahetavad vajalikku teavet. Ka sel juhul on memo nõude või taotluse dokumentaalne tõend.

Selliseid märkmeid väljastatakse ka mis tahes kujul. Neile võib lisada fotokoopiaid. vajalikud dokumendid. Enamasti väljastatakse sellised märkmed ühe ettevõtte juhi nimele teise ettevõtte juhilt. Vastaspoolega peetavate läbirääkimiste korral on vaja memo koostada kahes eksemplaris. Teise eksemplari koos templi, allkirja ja registreerimisnumbriga peate võtma endale ja hoidma seda dokumenti kuni probleemi lahendamiseni.

Kui kirjutate memo mõnele teisele organisatsioonile, võite saada vastuseks sama kirja. Selles pole midagi halba. Võib-olla ei saanud juhtkond probleemist või taotlusest täielikult aru või otsustasid nad lihtsalt pakkuda oma versiooni edasiste toimingute arendamiseks. Samuti peate registreerima sellise märkuse ja vastama sellele kas toimingu või vastusega päringule. Seetõttu võib organisatsioonidevaheline suhtlus sisememode kaudu jätkuda päris pikaks ajaks.

Dokument algab organisatsiooni nime ja isiku andmetega, kellele see on mõeldud, seejärel märgitakse teie enda andmed. Sõnad Service Note on kirjutatud keskele. Järgmisena algab tekst punase joonega. Nagu varem öeldud, on see kirjutatud vabas vormis. Lõpus märgitakse kuupäev ja antakse allkiri koos ärakirjaga.

Kui memo tekst on suur, jagatakse see mitmeks lõiguks. Esimene sisaldab probleemi kirjeldust. Teises märgitakse taotlus ise. Kui päring on kollektiivne, võite kolmandas lõigus märkida osakonna ja selle kirjutanud töötajate nimed. Sel juhul annab memole allkirja osakonnajuhataja. Eraldi saate lisada lehe kõigi töötajate allkirjadega.

Memo on kirjutatud A4-lehele, nagu iga avaldus. Allkiri peab olema käsitsi kirjutatud, mitte faksiimile. Samuti on soovitatav väljastada memo oma seerianumbri ja selle koostamise kuupäevaga. Seda saab printida ka arvutis, kuid ka sel juhul peab allkiri olema isiklik.

Dokumendi saatmine elektroonilise side teel

Tihti tuleb ette juhtumeid, kus organisatsioonil on elektrooniline dokumendivoog ning kõik päringud ja märkmed tuleb saata interneti või sisevõrgu kaudu. Sel juhul pole vaja karta, selles pole midagi hirmutavat. Selleks on aga soovitatav omada isiklikku digiallkirja, et saaksite oma soovi kinnitada.

Või võite kirjutada memo paberile, allkirjastada ja skannida. Saatke elektrooniline versioon soovitud aadressile ja oodake vastust.

Kas peate oma pakkumise alati kirjalikult esitama?

Tihti tekib küsimus: kas ettevõtte juhtkonnaga on võimalik suuliselt ühendust võtta? Vastus on väga lihtne: alati saab kandideerida suuliselt, aga kas see annab tulemusi, pole teada. Kirjalik teade on alati ametlik dokument, olenemata selle sisust ja adressaadist. Kuid suuline sõnum on vaid sõnad, millele ei pruugi vastata.

Seetõttu saame soovitada, et kõik ettepanekud, selgitused ja täpsustused juhtkonnale koostataks eranditult paberkandjal. Vastasel juhul ei pruugi te lihtsalt oma päringule või ettepanekule vastust saada.

Kuidas memo õigesti vormindada

Tööl kirjutatakse sageli memosid ja memosid. Tundub, et selles pole midagi keerulist. Aga kui mulle tehti hiljuti ülesandeks memo kirjutada, otsustasin selgitada, kuidas seda õigesti kirjutada. See on uudishimulik, kuid sain teada, et pean kirjutama mitte memo, vaid aruande. Vaatame, mis vahe on aruandel ja teenindusaruandel ning kuidas neid tuleks koostada.

Ükskõik milline ametlik dokument erineb tavalisest arvestusest selle poolest, et peab vastama GOST R 6.30-2003 "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele" nõuetele, kuna sellel on juriidiline jõud. Millised on aruannete ja memode koostamise nõuded?

Need peavad sisaldama järgmisi üksusi:

2) adressaadi nimi (kellele dokument saadetakse)

3) dokumendi liigi nimetus (“Kontori memo”)

4) teksti pealkiri (näiteks „Rikkumisest töödistsipliini", "Ravikindlustuspoliiside hankimise kohta"). See on aga valikuline element

6) koostaja allkiri - alumises paremas nurgas (näidates allkirja vastas asuvat asukohta vasakus alanurgas)

7) koostamise kuupäev (tavaliselt vasakus nurgas, kirjutatud kas araabia numbritega: 02/05/2013 või tähtnumbrilisel kujul: 5. veebruar 2013)

8) viisa – mõnikord kinnitatakse huvitatud isikute viisad algataja allkirja alla: volitaja initsiaalid ja perekonnanimed, tema allkiri ja kuupäev

9) registreerimisnumber (see on kinnitatud kas koostamise või vastuvõtmise kohta - see sõltub organisatsioonis vastuvõetud registreerimissüsteemist).

Vastavalt GOCTyle on dokumendi tekst vormindatud Times New Roman kirjatüübis, suurus 14, vahedega 1,5.

Dokumendi pealkiri asub lehe keskel ja kirjutatakse kas suurte tähtedega (OFFICIAL MEMO) või väiketähtedega (MEMO) 2 reavahega.

Memo – adresseeritud kõrgemal seisvale isikule (osakonna või organisatsiooni juhile). Selles dokumendis peate üksikasjalikult kirjeldama käsitletava probleemi olemust: küsimuse teema, oma ettepanekud, argumendid ja järeldused (peate julgustama juhtkonda tegutsema, teatud otsust langetama). Mõnikord on memode eesmärk edusammudest aru anda, sel juhul kirjutatakse need regulaarselt.

Kui memorandum on adresseeritud organisatsiooni juhile, saab selle koostada paberilehele (A4 formaadis). Kui dokument saadetakse kõrgematele asutustele (see pole enam sise-, vaid välisdokument), tuleb see vormistada organisatsiooni kirjaplangile.

Tavaliselt koosneb memorandumi tekst kahest või kolmest semantilisest osast. Esimene osa sisaldab fakte, mis viisid selle kirjutamiseni (käesolevas osas on kirjas), teises osas analüüsitakse esitatud olukorda ja pakutakse lahendusi (selles osas analüüsitakse - see ei ole alati dokumendis olemas), kolmandas osas esitatakse järeldused ja ettepanekud ( see osa võtab kokku) .

Märgukirja kasutatakse juhul, kui tõstatatav küsimus kuulub sisepädevusse ega vaja kõrgematesse asutustesse suunamist. Märgukirjad toimivad sama töö staatusega juhtide ja töötajate vahel. Selle dokumendi abil lahendatakse logistika küsimused, teabe tugi jne (arvuti läks katki, paber sai otsa).

Dokumendi tekst algab väitega, et autor pöördub, seejärel avaldatakse taotlus või pakutakse välja viise tootmisolukorra lahendamiseks.

Seega on memo ja memo erinevused nende toimimise aspektides: memo koostatakse vertikaalselt liikumiseks (kõrgematele juhtidele või organisatsioonidele), ametlik memo - horisontaalselt (liinijuhtidele)

Vaatame, kuidas oma kaebusi ja ettepanekuid kirjutada.

1) määrake taotluse eesmärk (miks te abi vajate?)

3) selgitada välja peamised mõtted, sõnastada need võimalikult konkreetselt ja ilmekalt, unustamata olulisi detaile.

Memo tõhusus sõltub teie ideede kehtivusest.

Ametlike kirjade ja memode pikkus võib erineda. Mõned neist võivad olla mõne lause pikkused, teised võivad olla mitme lehekülje pikkused. Teisel juhul peab teisel ja igal järgmisel lehel olema pealkiri adressaadi nime, lehekülje numbri ja kuupäevaga. Mõnikord sisaldub memo teema sellises pealkirjas.

DOKUMENTIDE NÄIDISED

Üldosakond AHR osakonna juhataja

A.I. Petrov

TEENINDUSMÄRKUS

Majapidamisremonditööde tegemisel

Seoses sellega, et kabinetis nr 367 on ukselukk katki, palun lasta see remontida.

ON. Ivanova Ivanova

Ametiühingukomisjoni esimees Transpordiosakonna juhatajale

TEENINDUSMÄRKUS

Palun varustada autod aastavahetuse kingituste transportimiseks kondiitritehasest ettevõttesse. Kauba kogumaht on 100 kasti 50 x 20 x 40, kogukaal 1 tonn. Sõidukid peavad olema 5. detsembril 2012 kell 9.00 aadressil: st. Kalganova, 67. Juhil peab kaasas olema saateleht.

Ametiühingukomisjoni esimees

I.R. Sergejev

ARUANNE

Vastavalt Phoenix LLC 2012. aasta tööplaanile. tootmisüksus annab välja hulga 6–8 trükise mahuga brošüüre. l.

Sellises suuruses brošüüride kokkuõmblemise toimingute tegemiseks ei sobi osakonnas saadaolevad A- ja B-tüüpi klammerdajad, kuna trükiste paksus ületab neile lubatud normi (kuni 5 trükilehte kaasa arvatud) . Liimimasina "C" kasutamine ei ole otstarbekas majanduslik punkt nägemine, lisaks nõuab see palju aega.

Õmblusbrošüürid 6–8 trükist. l. Kõige mugavam on toota D-klassi traatõmblusmasinaga. Selle maksumus ettevõttes Stan on _______ miljonit rubla. Praegusel töörežiimil katab masina töötamise majanduslik efektiivsus selle ostukulud 1 aasta ja 7 kuu jooksul (majandusefektiivsuse arvutused on lisatud).

Seoses eeltooduga palun eraldada raha “D” klassi traatõmblusmasina soetamiseks.

Kasutamine: 3 l kohta. 1 eksemplaris.

Tootmisjuht

töötuba L.P.Sviyat Sviyat

See dokument tuleks koostada juhul, kui töötaja (ükskõik, mis ametikohal ta antud ettevõttes töötab) peab vajalikuks juhtida millelegi olulisele ettevõtte juhi tähelepanu ja mõistab, et ilma tema isikliku sekkumiseta asja ei saa lahendada.

Tähelepanu! Memo aetakse sageli segi aruandega.

Need kaks ettevõttesisese kirjaliku taotluse kategooriat on kõige olulisemast poolest sarnased – need on informatiivsed ja vihjavad teatud toimingud sellelt, kellele need on adresseeritud.

Need on seotud kas konkreetse spetsialisti või konkreetse osakonna tegevusega. Sellegipoolest memo on hierarhilisemalt värvitud: alati kirjutatakse “alt üles”, ehk siis madalama astme spetsialistilt kõrgemale kohale.

Ametliku kirja saab adresseerida autoriga sama auastmega esindajale ja madalamal ametikohal olevale isikule. Lisaks on see adresseeritud ka partnerorganisatsioonide esindajatele. Tegelikult on memorandum ametliku alaliik, nagu ka seletuskiri.

Memo ja aruande erinevuse kohta vaadake spetsialisti kommentaari.

Kas juht peaks koostama dokumendi?

Ta peaks, aga juhtudel, kui ta soovib midagi spetsialisti või osakonnajuhataja tähelepanu juhtida ja ootab vastuseks konkreetseid tegevusi.

Millistest osadest memo koosneb?

Nagu juba öeldud, Sellise paberi jaoks pole spetsiaalselt kehtestatud näidist. Kirjutamisel on aga reeglid, vastavalt reeglitele ärisuhtlus, samuti konkreetse ettevõtte sise-eeskirjad.

Sellise märkuse näidised on tavaliselt saadaval ettevõtte kohalikes dokumentides - paberkandjal või antakse töötajale koos ettevõttesisese e-kirjaga. Viimasel juhul (kui teie ettevõttel on tavaks pöörduda päringu poole elektroonilisel kujul), peate kasutama lugemiskinnituse funktsiooni.

Jah, sarnane dokument sisaldab alati:

• ettevõtte ja struktuuriüksuse täisnimi (kust see on kirjutatud);
• registreerimisnumber;
• adressaadi märge (peate märkima auastme, perekonnanime ja initsiaalid või täieliku ees- ja isanime);
• paberi nimetus ja otstarve (näiteks märgukiri remondi kohta);
• tekst – teabeosa (kokkuvõtlik ja asjakohane) ning milliseid tegevusi adressaadilt oodatakse;
• kuupäev;
• allkiri koos ärakirjaga.

Peate kirjutama lühidalt ja täpselt, pidades meeles, et teenistusaeg on iga töötaja jaoks piiratud ja see on kallis.

Tähtis! Vead kirjakeeles ei ole lubatud. Samuti peaksite vältima kohmakaid ja liiga segaseid ja tülikaid fraase, mida saab tõlgendada mitme tähendusega ja mis moonutavad selle, mida soovite edasi anda.

Kirjutamise põhimõte on alati sama: mis juhtus – mida sa tahad – miks sa arvad, et see, kelle poole pöördud, peaks seda tegema. Ettevõtte logoga kirjaplangile märkuse kirjutamine lisab kaalu.

Samuti on hea näidata, millised on hetkeolukorra ärilised tagajärjed ja kuidas saaja sekkumine seda parandab. Näiteks rikub keegi sisemist rutiini ja tekitab meeskonnas lahkhelisid, mille tagajärjeks on lahknevus osakonnas ja müügi suurendamiseks vajaliku meeskonnavaimu häirimine.

Parim on jääda asjaliku, neutraalse stiili juurde.ühendust võttes. Seetõttu ei saa te kasutada nilbeid, slängifraase ega emotsionaalselt laetud arvustusi, eriti solvavaid, solvavaid või ebaeetilisi.

Kui soovite adressaadilt rohkem kui üht toimingut, peate need määrama nummerdatud loendis, igaüks uuel real, eraldades semikooloniga.

Samm-sammult juhised: kuidas õigesti koostada?

Kuidas näidist õigesti kasutades direktorile memo kirjutada? Paremas ülanurgas on koostatud dokumendi “päis” - kellele ja millisesse osakonda paber edastatakse, märkige kindlasti ametikoht ja passiandmed. All, keskel on memo ja selle otstarve (näiteks remondiks või mahakandmiseks, edutamiseks või töötaja preemiateks) ning seal on ka registreerimisnumber.

Allpool on tekst - küsimuse olemus, kõigepealt informatiivne osa, seejärel see, mida soovite (näiteks palun teil anda kontrollikorraldus seoses sellise ja sellise juhtumiga), või palun teil asendada seadmete jälgimine sellises ja sellises osakonnas (esmalt teavitades, miks seda teha tuleks) teha ja millises seisukorras olemasolev tehnika on).

Anname konkreetse näide sellest, kuidas selline paber välja näeb.

Lotos-V LLC peadirektor

Sergeev Sergei Sergejevitš

vanemmüügijuhilt Ivanova I.I.

TEENINDUSMÄRKUS nr 21

(seadmete remondiks ja väljavahetamiseks)

Teatan, et Lotos-M LLC müügiosakonnas arvutitehnoloogia jaoks sobimatu edasine töö ja vajab vahetamist ja remonti. Seega on hetkel 8 arvutist (hinnaga üks kahe töötaja kohta) 5 täiesti mittetöötavad, veel 2 tunnistas süsteemiadministraator remonti kuuluvaks. Seetõttu aeglustub suhtlemine klientidega. Töötajad on sunnitud kasutama oma isiklikke süle- ja tahvelarvuteid. Printerit peetakse ka parandamatuks, kuna see on väga vana.

Ma palun teil:

1. osta 5 uut arvutit;
2. tellida 2 arvuti remont;
3. vahetage osakonnas printer välja.

Lugupidamisega

vanemmüügijuht, Ivanova Irina Ivanovna (allkiri).

Seega on selge, et kui töötaja soovib midagi teiselt töötajalt, eriti ülemuselt, siis seda tuleb täita kirjalikult ja konkreetses ettevõttes kehtestatud malli järgi, kooskõlas ärieetikaga.

Ainult see garanteerib, et teie kaebus ei jää tähelepanuta ja sellele antakse ammendav vastus ning ainult sel viisil käsitletakse teie kaebust ratsionaalsena, mitte erasoovina, mida juhtkond (ülem või üldine) võib ignoreerida.

Ametlik memo on kaasaegses kontoritöös üks populaarsemaid dokumendiliike. See täidab ettevõtte juhtkonna, struktuuriüksuste ja organisatsiooni töötajate vahelise suhtluse funktsiooni. Memo kirjutamine nõuab vastavust teatud reeglid selle sisu ja kujunduse kohta. Neid nõudeid järgides suudate alati kolleegidele ja alluvatele tõhusalt infot edastada.

Sellest artiklist saate teada:

Miks memosid vaja on?

Memo kuulub teabe ja viitedokumentatsiooni rühma. Selle grupi põhieesmärk on infovahetus ettevõtte osakondade ja töötajate vahel. Vajadus luua selline ametlik kiri esineb mitmel juhul:

kui on vaja teatud ametnikku probleemist kiiresti teavitada;

teha ettepanekuid selle probleemi lahendamiseks;

planeeritud tegevuste koordineerimiseks;

Lisaks võib sellise kirja eesmärk olla teabe küsimine, juhiste andmine või teate edastamine. See on vajalik, kui töötajal on vaja kolleegide või juhtkonnaga äriküsimuste aspekte selgitada või kooskõlastada. Olukordades, kus suulisest suhtlusest ei piisa ja teade tuleb dokumenteerida, koostatakse vormikohane kirjalik dokument.

Pange tähele, et seda tüüpi dokumentatsioon ei sisaldu ülevenemaalises juhtimisdokumentatsiooni klassifikatsioonis (OKUD). Selles sisalduv teave ei tohi sisaldada juhiseid ega korraldusi. Kehtivad õigusaktid ei näe sellistele ametlikele paberitele ette erinõudeid. Nende registreerimise kord peaks võtma arvesse organisatsiooni eripära. Reeglina on see sätestatud ettevõtte kohalikus bürooprotsesse reguleerivas normatiivaktis. Selline tegu võiks näiteks olla.

Mis vahe on ametlikel, memorandumitel ja seletuskirjadel?

Tekstis ei kasutata tervitusi ega viimaseid soove. Kiri lõpeb sõnadega: “Pean... (vajalikuks, sobivaks jne)”, “Pakun välja...”, “Küsin... (tõsta esile, suunan vms või tee vajalikud järeldused) ”

Kuidas kirjutada töökirja?

Nagu iga muu ametlik dokument, vormistatakse ametlik dokument A4-lehel. See võib olla käsitsi kirjutatud või arvutisse trükitud. Igal juhul peab algataja allkiri olema käsitsi kirjutatud.

Memo koostamine vastavalt GOST-ile: näidis selgitustega

Praegu ei sisalda Venemaa seadusandlus ühtki õigusakti, mis reguleeriks nõudeid ametliku kirja sisule ja selle täitmisele. Varem oskas ametnik definitsioonidest juhindudes eristada töökirju Lühisõnastik dokumentide liigid ja sordid (arendatud Üleliidulise Dokumendihalduse ja Arhiivinduse Teadusliku Uurimise Instituudi Peaarhiivi poolt):

Ametnik - teavitab teatud tööde tegemisest, mille üks ametnik saadab teisele;

Aruanne – adresseeritud kõrgemale juhtkonnale, esitab küsimuse koos koostaja järelduste ja ettepanekutega;

Praeguses ülevenemaalises juhtimisdokumentatsiooni klassifikaatoris OK 011-93, mis on heaks kiidetud 30. detsembri 1993. aasta Venemaa riikliku standardi N 299 dekreediga (OKUD), ei ole memo iseseisva tüübina saadaval. Siin mainitakse ainult aruannet. Samas mainitakse seda seoses töödistsipliini rikkumisega ja sellel on oma ühtne vormikood N 0286041. Märgitakse, et akt on koostatud selleks, et teavitada organisatsiooni juhti üksuse juhataja poolt konkreetsest lapsendamise soodustamiseks juhtimisotsus.

Ametlike ametlike kirjade kirjutamine on aga kontoripraktikas laialdaselt kasutusel. Ametliku dokumentatsiooni koostamise ühtsuse tagamiseks on soovitatav järgida "Ühtsed dokumentatsioonisüsteemid. Organisatsiooni- ja haldusdokumentatsiooni ühtne süsteem. Nõuded dokumentide vormistamisele."

See GOST kohustab ametnikku kasutama selle korrektseks täitmiseks ametliku ametliku kirja vormi ja kehtestab sellistele vormidele nõuded:

standardvormi formaat - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm);

materjal - Valge paber või hele paber;

veerised: parem - vähemalt 10 mm, vasak, ülemine, alumine - vähemalt 20 mm.

Ametliku kirja kirjutamisel arvutis on soovitatav kasutada kirjatüüpi Times New Roman, mille punkti suurus on 12–14 punkti ja reavahe 1–1,5 punkti. Teenuse tekst peab olema trükitud originaalkujul: ilma plekkide ja parandusteta. Teksti vormistamisel mitmel leheküljel peab igaüks neist olema nummerdatud, alustades teisest leheküljest. Nummerdamiseks Araabia numbrid ilma sõnalehe ja kirjavahemärkideta. Number asetatakse ülemise välja paremale küljele.

Kohustuslikud üksikasjad memo korrektseks täitmiseks (vt näidist):

• struktuuriüksuse nimetus; — 1
• dokumendiliigi nimetus; — 2
• loomise kuupäev; — 3
• registreerimisnumber; — 4
• teksti pealkiri; — 5
• tekst; — 6
• adressaadi andmed; — 7
• koostaja omakäeline allkiri (näitab ametikoha); — 8
• viisa kinnitamine; — 9
• resolutsioon. — 10

Memo näide

Kuidas kirjutada memo elektroonilisel kujul?

Kuidas registreerida ametlikke töökirju?

Kontoritöö üks põhifunktsioone on tagada kiire otsing organisatsiooni dokumendibaasis. See funktsioon on seotud dokumentatsiooni edastamisega algatajalt täitjale. Otsingu hõlbustamiseks suure hulga ametlike paberite hulgast kasutatakse tavaliselt registreerimisvorme.

Memo on väärtusliku organisatsioonilise teabe kandja. Selles välja toodud küsimus eeldab teatud haldusotsuse vastuvõtmist ettevõtte juhtkonna poolt. Otsuse saab vormistada juhataja või tema volitatud esindaja otsusena. Järelikult tuleb teenistusdokumendid registreerida koos muude sisedokumentidega.

Dokumentatsioon, järgides organisatsioonis kehtestatud korda. Töökirja vormistamise reeglid sisaldavad määratud tunnusnumbri näidist. Reeglina kasutate selle määramiseks kronoloogilises järjekorras dokumentatsiooni koostamine, tüübi- ja struktuuriüksuse kirjatähis. Nii saab näiteks sisedokumendile määrata numbri 0204-SZ-OP. See viitab sellele, et selle seerianumber ajakirjas on 204, see on ettevõtte müügiosakonnas välja antud teenindusdokument.

Registreerimisnumbrit saab määrata nii koostamise kohas kui ka kättesaamise kohas. See tuleb kindlaks määrata kehtivate büroojuhtimisjuhistega.

Välise memo läbivaatamine: kinnitamine ja lahendamine

Sisememode läbivaatamise minimaalne periood määratakse kindlaks organisatsiooni sisemiste eeskirjadega. Huvitatud isikud tutvuvad dokumendiga ja panevad sellele seejärel kinnitusviisad. Pärast selles käsitletud küsimuses juhtimisotsuse tegemist teeb ettevõtte juht selles küsimuses oma lõpliku otsuse. See on läbivaatamismenetluse viimane etapp.

Välise ametliku kirjavahetuse läbivaatamise kord on veidi erinev. Erinevalt sisedokumentatsioonist koostatakse seda tüüpi dokumentatsioon kirjaplank ja sellele kirjutab alla otse ettevõtte juht. Vastuvõtva organisatsiooni täisnime kasutatakse vastavalt hartale.

See dokument esitatakse ka läbivaatamiseks kõigile huvitatud isikutele, kes kinnitavad sellele viisa (või eraldi taotluslehele). Viisa koosneb reeglina viisaametniku allkirjast ja ametikoha nimest, ärakirjast (perenimi ja initsiaalid) ning allkirjastamise kuupäevast. Kui ametlik ametlik töökiri plaanitakse hoiule anda vastuvõtvasse organisatsiooni, tuleb viisa kinnitada selle viimase lehekülje tagakülje alla. Kui originaal tagastatakse autorile, peaks kinnitusmärk olema allosas esikülg koopiaid. Ettevõtte äranägemisel (kui see on fikseeritud kohalikus keeles määrused) vaatlemist saab teha lehthaaval, st. märgid kantakse igale lehele, kaasa arvatud manused.

Kui adressaadil on märkusi, mida ta soovib edastada kättetoimetamiskirja koostajale, saab seda teha eraldi lehel, mis allkirjastatakse ja lisatakse seejärel põhidokumendile.

Kaalumise viimane etapp, nagu ka siseteenistuse puhul, on haldusotsuse tegemine juhi poolt pärast ühe või teise tegemist. Otsuse võib kirjutada otse originaalile või vormistada eraldi lehele. See sisaldab teavet täitjate kohta (perekonnanimed, initsiaalid ja ametikohad), korralduse sisu (kui see on olemas), täitmise tähtaegu, juhataja allkirja ja otsuse kuupäeva.

Lisatud dokumendid:

Test "Kõik memode kohta".

1. Memo koostamist reguleerivad:

• GOST
• Kohalikud eeskirjad

2. Kuidas nimetatakse märgukirja kõrgemale ametnikule?

• Aruanne
• Selgitav
• Selgitav

3. Memo sisu ei sisalda:

• Taotlused ja ettepanekud
• Tellimused ja tellimused
• Koostaja järeldused probleemolukorra kohta

4. Juhataja otsust hooldusjuhendis toodud küsimuses nimetatakse:

• Resolutsioon
• Telli

5. Millist kannete järjekorda logiraamatus kasutatakse?

• Kronoloogiline
• Tähestikuline
• Suvaline

Erinevatel tegevusaladel töötavad kodanikud peavad sageli kokku puutuma ettenägematute olukordadega, mistõttu nad on huvitatud vastusest küsimusele, kuidas kirjutada. memo, ja kust proovi saada?

See dokument on ettevõtete ja töötajate jaoks üks populaarsemaid ja levinumaid meetodeid. Selles artiklis räägime teile, kuidas memo õigesti kirjutada, ja esitame teile viitamiseks näidismemo.

Vajadus kirjutada memo

Ametlik memo on ettevõttesisese dokumendivoo vorm, mis võimaldab lühike aeg kiiresti lahendada praegused tootmisolukorrad. Memo on mõeldud järgmiste eesmärkide täitmiseks:

• • Kiire teavitus ametnik praeguse probleemi kohta
  • Ettepanekute tegemine selle kõrvaldamiseks või kavandatavate tegevuste plaani kokkuleppimine

Memo esitamisel on mitmeid positiivseid külgi tootmisprotsess ettevõtetele. See dokument on otsene tõend selle kohta, et spetsialist, olles avastanud tööprotsessis probleemi, mille eest ta vastutab, juhtis sellele viivitamatult juhtkonna tähelepanu.

Olukordades, kus spetsialist ei suuda tekkinud ootamatu olukorraga iseseisvalt toime tulla ja esitab sisemise märgukirja abil selle teistele spetsialistidele lahendamiseks, vabastab ta selle toiminguga end vastutusest ebakvaliteetse või mitteõigeaegse eest. probleemse probleemi lahendamine.

Märgukirjal puudub konkreetne vorm, mistõttu paber koostatakse mis tahes kujul ja edastatakse juhtkonnale nii paberkandjal kui ka elektrooniliste sidevahendite kaudu.

Memo koostamine

Eelpool oleme arutanud, millistel juhtudel on vaja kirjutada ja esitada juhtkonnale märgukiri. Vaatame nüüd kaalutava dokumendi koostamise näidet ja nagu eespool ütlesime, pole memo jaoks spetsiaalset vormi, kuid dokumendi sisule kehtivad üldtunnustatud nõuded.

Nende hulgas on:

1. Dokumendi paremas ülanurgas tuleb märkida memo adressaat. On vaja kirjutada selle isiku perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja ametikoht, kelle nimel memo koostatakse.
2. Nende andmete alla kirjutatakse dokumendi number ja pealkiri.
3. Pärast seda paljastab spetsialist probleemse probleemi olemuse, millega ta ettevõttes oma tegevusvaldkonnas kokku puutus. Või kirjeldab olukorda, millega ta ise toime ei tule ja vajab teiste spetsialistide abi.
4. Järgmiseks tuleb kirja panna ettepanekud hetkeolukorra lahendamiseks. Või teatab memo autor, milliseid toiminguid ta ametnikult, kelle nimel dokument esitatakse, ootab.
5. Dokumendi allosas on märgitud memo saatnud isiku perekonnanimi, eesnimi, isanimi ja ametikoht.

Seda memomalli saab vajadusel kasutada iga töötav kodanik.

Memo kirjutamine – näidis ja kirjutamisnäide

Vaatame edasi konkreetne näide Kuidas kirjutada memo (näidis). Allolev näide sisaldab memo teksti, mida saab äritöö kirjutamisel eeskujuks võtta.

Memo näide

Allpool toome näite paberile memo kirjutamisest, kus pöördumise teema ja üksus, millele memo on adresseeritud, ja ka probleemi olemus, on fiktiivsed.

OJSC "Kamelia" direktorile
Kravtšenko Anatoli Petrovitš
Krasnodar 15. juuli 2015

TEENINDUSMÄRKUS

Alates 13. juulist 2015 on ettevõtte kuumatsehhi ahi muutunud kasutuskõlbmatuks ning rikke parandamiseks on vaja osta varuosi allolevast nimekirjast. Osade ja rikke kõrvaldamise tööde kogumaksumus on 15 700 (viisteist tuhat seitsesada rubla 00 kopikat).

Praeguseks on seadmete remondi ja hoolduse fondilimiit ammendatud ning vajalikke osi pole saadaval. Kuuma poe seisaku vältimiseks küsin:

1. Eraldage kindlaksmääratud rahasumma vastavalt dokumendile lisatud nimekirjale.
2. Pakkuge remondimeeskonda, kes teostaks kasutuskõlbmatuks muutunud osade väljavahetamist.

Lugupidamisega kuuma poe juhataja Onoprienko Valeria Viktorovna.

Paljud organisatsioonid vahetavad teavet elektroonilise suhtluse kaudu, nii et e-kiri muudab memo esitamise lihtsamaks. Sellisel ettevõttesisesel dokumentide liikumisel on ilmne eelis - see on töötajate taotluste läbivaatamise kiirus.

Kuidas kirjutada memo elektrooniliselt? Dokument ei erine oluliselt klassikalisest paberversioonist. Elektroonilisel kujul näidismemo ei erine peaaegu üldse eespool käsitletud näitest. Märkimisväärne osa memost elektroonilisel kujul sarnaneb meie näitega. Eelkõige tekkinud olukorra kirjeldus ja töötaja poolt läbivaatamiseks esitatud ettepanekute kogum.

Erinevus jääb ikkagi - adressaati ei pea memos märkima. Meili real "Aadress" märgite kasutaja nime, kellele dokument on adresseeritud. Kui kogu osakonna jaoks on ainult üks e-posti aadress, peate reale "Teema" märkima adressaadi, st selle ametniku täisnime, kellele memo saadetakse.

Lisaks, kui kasutate e-posti (nende oma postkasti) on sageli juba allkiri, mis sisestatakse teksti automaatselt. See säästab palju aega, eriti memo kirjutamisel. Kui teie meilikast ei võimalda saatjat tuvastada (näiteks kui ettevõttel on ainult üks e-posti kast), siis peate kirja lõppu märkima oma ametikoha ja täisnime.

Pidage meeles, et kui saadate dokumendi kaudu e-mail Oluline on taotleda teadet, et adressaat on teie saadetud meili läbi lugenud. Selleks märkige vastav ruut. Selline teade on tõend selle kohta, et tegelikult saatsite teatud ajahetkel konkreetsele ametnikule memo.

SZ-i koostab töötaja oma vahetu juhi või mõne muu osakonna juhataja nimele. See võimaldab teil lühikese aja jooksul:

teavitage juhatajat praegusest probleemist

teha ettepanekuid selle kõrvaldamiseks või leppida kokku tegevuskava teise töötajaga.

sundida juhti otsust tegema või korraldust andma

See on ka tõestuseks, et tööprotsessis probleemi avastanud spetsialist ei lasknud olukorral omasoodu minna, vaid teavitas sellest oma juhtkonda, et nad saaksid teha kiire otsuse. See tähendab, et ta ei olnud jõude.

Memode tüübid

Vaatame peamisi teeninduskirjade tüüpe:

teabe küsimise kohta;

töötaja poolt tööülesannete täitmisel toime pandud rikkumiste kohta.

töötajate lisatasude kohta.

Lisaks võib SZ kaasneda dokumentide paketi üleandmisega organisatsiooni üksuste, osakondade, osakondade vahel (kolmandatele isikutele on vaja ette valmistada kaaskirjad). Selle võib saata ka töötajatele koos nõudega selgitada töölt puudumise põhjust.

SZ võib sisaldada tööga seotud küsimusi.

Koostamise reeglid

Peamine reegel, mida selle koostamisel tuleb järgida, on lühidus. Dokumendis tuleks selgelt välja tuua probleemi olemus ja selle lahendamise viisid. Reeglina ei tohiks SZ-i tekst olla pikem kui 6-7 rida. SZ-l ei ole ühtset vormi. Selle koostamiseks kasutage memonäidise vabas vormis

Sellest hoolimata peaksite kirjutamisel arvestama GOST R 6.30-2003 nõuetega. Memo koostamine vastavalt GOST-ile, mille näidis on ülaltoodud, nõuab järgmisi üksikasju:

paber peab sisaldama "päist". See näitab, kellele see on adresseeritud (datiivkäändes töötaja ametikoht ja täisnimi);

sisestada koostamise kuupäev ja dokumendi number;

teksti pealkiri näitab SZ-i teemat;

hetkeolukorra kirjeldus, mille tõttu memo koostatakse: “Juhin teie tähelepanu...”, siis peab memo tekst sisaldama konkreetset soovi;

Allpool on koostaja ametikoht ja täisnimi, allkiri koos ärakirjaga.

Täidetud dokument tuleb registreerida ettevõtte sekretäri juures sissetuleva kirjavahetusena. Pärast seda võite olla kindel, et direktor saab SZ-i ja tutvub sellega isiklikult.

SZ elektroonilisel kujul

Väärib märkimist, et paljud ettevõtted on võtnud kasutusele elektroonilise dokumendihalduse. Seetõttu saab SZ-i väljastada elektrooniliselt. Sel juhul saadetakse see ettevõtte ettevõtte e-posti aadressile. Sekretär vastutab kirjade edasise sorteerimise ja adressaatidele edastamise eest.

See SZ-i ülekandmise meetod säästab paberit ja töötajate aega. Sel juhul vormistatakse dokument samamoodi nagu paberkandjal. Soovitav on sellel seista elektrooniline allkiri saatja. Veendumaks, et saadetud dokument on halduri poolt läbi lugenud, tuleks saatmisel taotleda kirja lugemise kinnitust, märkides saatmisankeedil linnukese.

Näidisdokument

Sageli muutub tööküsimuste lahendamisel vajadus üleviimiseks oluline teave juhatajale. Mõnikord nõuavad asjaolud, et asjaolude selgitus ja hoiatus vigade eest tuleb esitada kirjalikult.

Sel juhul on vaja mitte ainult fakte õigesti esitada, vaid ka dokument õigesti koostada. SZ-i koostamine tekitab sageli raskusi, eriti kogemuste puudumisel. Kuid seda pole raske teha, kui teie silme ees on memo näide. Seetõttu oleme koostanud näidised, mille läbivaatamisel saate dokumendi õigesti vormistada. Vaatame levinumaid juhtumeid, mis nõuavad SZ-i koostamist.

SZ boonuste kohta on töötaja premeerimise korralduse andmise aluseks. Selle dokumendi koostab töötaja vahetu juht, mis on adresseeritud organisatsiooni direktorile. See näitab töötaja eeliseid, soodustuste taotlust, töötaja ja koostaja andmeid. Pärast SZ-i läbivaatamist ja positiivse otsuse tegemist annab direktor korralduse lisatasude kohta. Kuidas kirjutada memo direktori näidisele:

Kui töö ajal ilmnesid asjaolud, mille tõttu töötaja ei saanud oma tööülesandeid täielikult täita, selgitav. See näitab põhjuseid. Kuidas kirjutada memo näidis:

SZ-i kasutatakse juhul, kui töötajal on vaja eraldamise taotlusega pöörduda juhi poole Raha töövajaduste jaoks. Sellisel juhul on dokumendis välja toodud materjalide ostmise tootmisvajaduse faktid. Kuidas memo näidist õigesti kirjutada:

Säilitusaeg

Vastavalt Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus loodud standardsete haldusarhiividokumentide loetelule, mis näitab säilitusaegasid, peab SZ olema säilitatakse ettevõtte arhiivis vähemalt viis aastat. Vajadusel on organisatsiooni direktoril õigus säilitusaega pikendada. Elektrooniliselt välja antud SZ-i säilitusaja võib määrata ettevõtte põhikirjaga.