Programm tellimuste täitmise jälgimiseks. Tõhusa süsteemi loomine tellimuste täitmise jälgimiseks

Tellimuste täitmise kontrolli rakendus on suurepärane tööriist, mis aitab teil oma organisatsioonis tellimuste täitmist kontrollida. Vaatamata oma lihtsusele on programm väga tõhus. Utiliit "Tellimuste täitmise kontroll" kirjutati sisse Microsoft Excel, seega on selle programmi peamiseks töökeskkonnaks tabelid. Kasutaja seadistab tellimustabelite struktuuri endale sobival viisil.

Programm on mitme kasutajaga, juurdepääsuõigusi saab määrata. Näiteks tavatöötaja jaoks on saadaval ainult juhtidele mõeldud aruande koostamise funktsioon. Juurdepääsuõigused konfigureerib administraator. Iga tabelivälja jaoks saate ühendada teatmeteosed, mis pakuvad lisateavet. Ülesande olekud (lõpetatud, pooleli, lõpetamata) arvutatakse automaatselt. Programm genereerib aruandeid iseseisvalt, saate koostada malle. Aruandeid on võimalik eksportida elektroonilisel kujul. Lisateabe saamiseks kiire areng kasutajad selles programmis, on lisatud koolitussüsteem. Kuigi selle utiliidi kasutamine pole keeruline, eriti neile, kes on Excelis töötanud.

Riigi tugi:
Operatsioonisüsteem: Windows
Perekond: Universaalne raamatupidamissüsteem
Eesmärk: Äri automatiseerimine

Hoiatus- ja meeldetuletusprogramm

Programmi peamised omadused:

Teil on ühtne klientide ja tarnijate andmebaas koos kõigi vajalike kontaktandmetega

Et mitte midagi unarusse ei läheks, saab iga kliendi jaoks ära märkida kõik planeeritud või tehtud tööd

Saate hõlpsalt kontrollida iga oma tellimust

Iga tellimuse puhul on võimalik jälgida täitmise etappi ja kaasatud töötajaid

Teil on võimalus pidada arvestust mis tahes teenuste kohta

Teil on võimalus müüa mis tahes toodet. Programm võib töötada mis tahes arvu osakondade ja ladudega. Kõik filiaalid töötavad Interneti kaudu ühes andmebaasis

Erinevaid lepinguid ja vorme saab programm täita automaatselt

Kõik töötajad on teie kontrolli all

Meie programm tuletab teile seda kõike meelde tähtsaid asju

Saate vaadata iga oma spetsialisti mis tahes kuupäeva ülesannete loendit

Iga teie turundusotsust võetakse arvesse ja analüüsitakse uute klientide arvu ja maksete põhjal

Kõik tehtud maksed on teie täieliku kontrolli all

Aruandes näidatakse, millised kliendid ei ole oma ostude eest täielikult tasunud või millistele tarnijatele te pole veel täielikult tasunud

Kõik rahalised liikumised on teie täieliku kontrolli all. Saate hõlpsalt jälgida, millele kulutate mis tahes perioodi jooksul kõige rohkem raha

Teie juhte saab hõlpsasti võrrelda erinevate kriteeriumide alusel: taotluste arv, kasum ja tootlikkus

Rakenduste statistika aitab teil hõlpsasti analüüsida ettevõtte tegevust ja kasumlikkust

Kõik finantssuhted teie teenusepakkujatega on täieliku kontrolli all

Integratsioon koos uusimad tehnoloogiad võimaldab teil oma kliente šokeerida ja teenida oma mainet kaasaegne ettevõte

Seda saab tellida eraldi suur ekraan kuvati kõigi teie müügikohtade kokkuvõtted. Et saaksite reaalajas kontrollida: oma sissetulekuid, töötajate ülesannete täitmist või tellimuste esitamise tähtaegu

Järeldus
ekraanile

Ühendus makseterminalidega, et kliendid saaksid oma tellimuste eest tasuda mitte ainult poes, vaid ka lähimas terminalis. Sellised maksed kuvatakse programmis automaatselt

Makse
terminalid

Kui täidate lepinguid ja muid dokumente, saame neid kohandada automaatne täitmine nii, et üks teie töötajatest teeb programmi kasutades sama palju tööd kui mitmed teised töötajad käsitsi

Täitmine
dokumente

Saate rakendada klientide hinnangut töö kvaliteedile. Pärast ostmist saab klient SMS-i, milles palutakse hinnata juhi tööd. Juht saab programmis vaadata SMS-hääletuse analüüsi

Hinne
kvaliteet

Vajalikud andmed saab oma kodulehele üles laadida, et jälgida tellimuse olekut, kuvada laos või esinduses järelejäänud kaupu ja hindu – võimalusi on palju!

Integratsioon
saidiga

PBX-iga suhtlemise ülimoodne funktsioon võimaldab teil näha helistaja andmeid, šokeerida klienti, pöördudes kohe tema poole nimepidi ja mitte raisata sekundit teabe otsimisele.

Ajastussüsteem võimaldab seadistada varugraafikut, vastu võtta olulisi aruandeid rangelt kindlal ajal ja määrata kõik muud programmi toimingud

Eriprogramm salvestab ajastatud koopia kõigist teie programmis olevatest andmetest, ilma et peaksite süsteemis töötamist katkestama, arhiveerib automaatselt ja teavitab teid, kui see on valmis

Reserv
kopeerimine

Usaldusväärse juhtimise tagab integreerimine kaameratega: programm näitab videovoo tiitrites andmed müügi, laekunud makse ja muu teabe kohta oluline teave

Ultra täiustatud kaubandusorganisatsioonid Nad võivad isegi tellida "näotuvastuse". Programm tunneb ostja ära poodi sisenedes või kassas

Saate kiiresti sisestada programmi tööks vajalikud algandmed. Seda tehakse mugava käsitsi andmete sisestamise või importimise abil.

Programmi liides on nii lihtne, et isegi laps saab sellest kiiresti aru.

Oleme paljude organisatsioonide jaoks lõpetanud äri automatiseerimise:

Programmi põhiversiooni keel: VENE

Saate tellida ka programmi rahvusvahelise versiooni, millesse saate sisestada teavet IGAS maailma KEELES. Saate isegi liidese hõlpsalt ise tõlkida, kuna kõik nimed paigutatakse eraldi tekstifaili.

Automatiseerimise üks olulisemaid eeliseid on tööaja kokkuhoid ja kontrollimine. Nende kahe funktsiooni täielikuks rakendamiseks vajate teavitusprogrammi, mis ei lase teil millestki olulisest ilma jääda ega unustada kiireloomulist tellimust täita. Samuti saab ta kliendile meelde tuletada, et on aeg tasuda või saata raamatupidamise lõppdokumente.

Tähtaegade kontrollprogrammist saab teie ühtne töökorraldaja, mis järjestab ülesanded automaatselt vastavalt nende tähtsusele ja kiireloomulisusele. Mõned inimesed installivad selleks oma arvutisse tavalise meeldetuletusprogrammi. Professionaalne programm oma ülesande täitmise tähtaegade kontrollimine on arenenum. See mitte ainult ei loo automaatselt teie töösuhte struktuuri, vaid sisaldab ka hoiatuste ja meeldetuletuste süsteemi.

Universaalse raamatupidamissüsteemi ettevõte on välja töötanud tarkvara, mis tuleb hõlpsalt toime kõigi võimalike tööprotsesside planeerimise ja jälgimise funktsioonidega. Testrežiimis saate meeldetuletusprogrammi tasuta proovida. Just-in-time raamatupidamissüsteem annab teile teada, millal konkreetne ülesanne tuleb täita.

Tähtaegade jälgimise programm annab töötajatele täiendavat motivatsiooni ja kontrolli. Lisaks tähendab selline süsteem klientidele õige teabe edastamist nende tellimuste täitmise kuupäevade kohta. Ülesannete meeldetuletamise programm suurendab tööaja produktiivsust, distsiplineerides meeskonda. Mõnes tööstusharus on selline süsteem ülioluline, näiteks ehitustähtaegade kontrollimine võib sageli määrata ehitatava objekti saatuse. Sest isegi väikseim viivitus läheb arendajale maksma palju raha. Mõne ettevõtte jaoks oluline ülesanne on aegumiskuupäevade arvestamine, mis samuti kuulub automatiseerimisele.

Ka praegustest funktsioonidest saame esile tõsta: sündmustest teavitamise programmi - annab klientidele teavet kampaaniate, allahindluste, eripakkumiste, hinnakirja muudatuste jms kohta; dokumentide vormistamise tähtaegade jälgimise programm - jälgib dokumentide liikumist; töötajate teavitamise programm - teavitab koosolekutest, töörutiini muudatustest, uutest tööülesannetest; Säilivusaja arvestusprogramm – jälgib toote vastavust kasutusnõuetele.

Meeldetuletusprogrammi saate alla laadida meie veebisaidilt demoversioonis ning süsteemi täisversiooni ostmiseks võtke meiega ühendust telefoni või e-posti teel.

Programmi saavad kasutada:

Videoprogrammid märguannete ja meeldetuletuste jaoks

Järgmist videot vaadates saate kiiresti tutvuda USU programmi - universaalse raamatupidamissüsteemi - võimalustega. Kui sa YouTube'i üles laetud videot ei näe, siis kirjuta meile kindlasti, leiame demovideo näitamiseks muu võimaluse!

Anatoli Wasserman esitleb USU programmi uut versiooni 5.0

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta esitatakse teile nüüd ka ekspertide arvamused. Anatoli Wasserman sündis 9. detsembril 1952. aastal. Lõpetanud Odessa Külmutustööstuse Tehnoloogilise Instituudi inseneri erialal. Pärast kooli lõpetamist töötas ta programmeerijana. Siis - süsteemi programmeerija. Esimest korda astus ta ekraanile 1989. aastal klubis “What? Kuhu? Millal?", siis - Ajuringis. Telesaates "Oma mäng" võitis ta aastatel 2001-2002 viisteist võitu järjest ja sai 2004. aastal kümnendi parimaks mängijaks. Viiekordne Ukraina meister "Oma mängu" spordiversioonis. Neljakordne Moskva meister “Minu mängu” spordiversioonis, sama võistluse pronks, 2017. aastal hõbe. “Connoisseur Games” hõbemedalist - Maailmamängud asjatundjad - 2010 “Sinu mäng”.

Alexander Druz universaalsest raamatupidamissüsteemist

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta esitatakse teile nüüd ka ekspertide arvamused. Alexander Druz on intellektuaalse mängu "ChGK" esimene meister. Ta pälvis kuus korda klubi parima mängijana Kristalli öökulli auhinna. "Teemant öökulli" võitja - auhind parimale mängijale. Ajuringi televersiooni meister. Telesaates “Oma mäng” võitis ta “Liinimängud”, “Superkarika”, võitis meeskonnaga “III Challenge Cupi” ja püstitas ühes mängus esinemise absoluutse rekordi. Autor ja saatejuht mõttemängud ja haridussaateid erinevatel telekanalitel.

Maxim Potashev USU programmi tõhususe kohta

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta esitatakse teile nüüd ka ekspertide arvamused. Maxim Potashev - mängu “Mis? Kuhu? Millal?”, neljakordne “Kristallöökulli” auhinna võitja, kahekordne maailmameister, kolmekordne Venemaa meister, kuuekordne Moskva meister, kolmekordne Moskva lahtiste meistrivõistluste võitja mängus “ChGK”. 2000. aasta üldise publikuhääletuse tulemuste põhjal tunnistati ta parimaks mängijaks kogu eliitklubi 25-aastase eksisteerimise jooksul. Maxim Potaševi kandidatuuri poolt hääletas 50 tuhat saate vaatajat. Ta sai “Suure kristall öökulli” ja juubelimängude peaauhinna - mängumeistri “Teemanttähe”. Juhatuse liige ja aastast 2001 - asepresident Rahvusvaheline Assotsiatsioon klubid. Eriala järgi - matemaatik, turundaja, äritreener. Lõpetanud juhtimisteaduskonna ja rakendusmatemaatika, õpetas MIPT üld- ja rakendusökonoomika osakonnas. 2010. aasta augustis valiti ta Ülevenemaalise Liidu presidendiks avalik organisatsioon"Venemaa Spordisilla Föderatsioon." Juhib konsultatsioonifirmat, kes aitab erinevad organisatsioonid lahendada müügi, turunduse, klienditeeninduse ja äriprotsesside optimeerimisega seotud probleeme.

Sergei Karjakin taktikast ettevõtluses

Lisaks tavakasutajate arvamustele USU programmi kohta esitatakse teile nüüd ka ekspertide arvamused. Sergei Karjakin. 12-aastaselt sai temast inimkonna ajaloo noorim suurmeister. Kantud Guinnessi rekordite raamatusse. Võitis kandidaatide turniiri. FIDE maailmakarika võitja. Maailmameister kiirmales, maailmameister välkmales. Ukraina austatud spordimeister. Venemaa austatud spordimeister, Venemaa suurmeister. Autasustatud III järgu teenetemärgiga. liige Avalik koda Venemaa Föderatsioon VI koosseis. Laste ja noorte maailma- ja Euroopa meistrivõistluste korduv võitja. Mitmete suurturniiride võitja ja medalimees. XXXVI maailma maleolümpiaadi meister Ukraina koondise koosseisus, olümpiamängude hõbemedali võitja Venemaa koondise koosseisus. Ta näitas oma laual parimat tulemust ja sai esimese individuaalse auhinna (laual 4). Venemaa meister parima tulemusega pardal 1. Venemaa koondise maailmameister. MM-i poolfinalist. Mitmete rahvusvaheliste turniiride võitja.

Hoiatuste ja meeldetuletuste jälgimise ja haldamise võimalused

• Automatiseeritud teavitusprogramm jälgib ülesannete tähtaegu;
• Tähtaegade kontrolli programm kasutab oma töös automaatsete teadete ja meeldetuletuste süsteemi;
• Tähtaegade kontrolli programm töötleb kiiresti ka suuri infomahtusid;
• Teavitusprogramm tagab kontrollifunktsiooni rakendamise;
• Tähtaja kontrollprogramm võib töötada mitme kasutaja režiimis;
• Süsteem juhib dokumendivoogu;
• Programm reguleerib selgelt ülesannete täitmise ajaraami;
• Tähtaegade jälgimise automatiseeritud programm võimaldab töid analüüsida aruannete genereerimise teel;
• Automatiseeritud tarkvara töötab kiiresti ja lühidalt;
• Teavitusprogrammil on mugav ja lihtne liides;
• Tähtaegade kontrolli programm võimaldab jälgida kõiki ettevõtte töötajate poolt süsteemis tehtud toiminguid;
• Süsteem näeb ette kasutajate juurdepääsuõiguste eristamise;
• Programm suudab suhelda muude elektrooniliste andmesalvestusvormingutega;
• Tähtaegade jälgimise automatiseeritud programm on tõhusam tänu oma laiale teabebaasiga töötamise võimalustele;
• Süsteemis on mugav süsteem kiireks otsinguks, samuti andmete filtreerimiseks ja sortimiseks;
• Ettevõtte juhtimine kasutades automatiseeritud süsteem lihtsustab ja parandab töövoogu.

Laadige alla hoiatuste ja meeldetuletuste tarkvara

Allpool on allalaadimislingid. Esitluse saate tasuta alla laadida tarkvara V PowerPointi vorming ja demoversioon. Pealegi on demoversioonil teatud piirangud: kasutusaja ja funktsionaalsuse osas.

Tellige hoiatuste ja meeldetuletuste automatiseerimine

Ostma see programm, lihtsalt helistage meile kontaktandmetes märgitud numbritel või Skype'is või kirjutage lihtsalt kiri. Meie spetsialistid lepivad teiega kokku sobiva konfiguratsiooni, koostavad lepingu ja arve tasumiseks.

Operatsioonisüsteem: Windowsi kogu platvorm
Programmi (levitamise) suurus: 10 Mb
Litsentsi tüüp: Vabavara

Lihtne tööriist tellimuste täitmise jälgimiseks teie organisatsioonis, mis võimaldab käsitsi konfigureerida tellimuste tabeli struktuuri ja ühendada katalooge. Programm võimaldab piirata ligipääsuõigusi tavaliste esinejate juhistele ja koostada organisatsiooni juhtkonnale vajalikud aruanded.

Võimalused:
Lihtne tööriist tellimuste täitmise jälgimiseks;
Võimalus tellimuste tabeli struktuuri käsitsi konfigureerida;
kataloogide ühendamine;
Vahendid programmi juurdepääsuõiguste piiramiseks;
Juhtimiseks vajalike aruannete koostamine jne.

Programmi lisamisel meie veebisaidi kataloogi kontrollis viirusetõrje linki Tellimuste täitmise kontrollile, kuid kuna fail asub tarkvara arendaja või väljaandja serveris, saab seda muuta, soovitame enne tarkvara arvutisse laadides kontrollige faile On-Line viirusetõrjes - avaneb uues aknas ja skannitakse!

Saate jätta oma arvamuse programmi kohta Tellimuste täitmise kontroll või kommentaare ja teatage ka katkisest allalaadimislingist.
Kui teil on küsimusi programmiga "Tellimuste täitmise kontroll" töötamise kohta, võite seda küsida siin, kuna paljud programmi autorid ja avaldajad jälgivad sellel saidil sõnumeid!
Kõik teemavälised reklaamteated, samuti lingid ja telefoninumbrid kustutatakse!

Automaatne juhtimissüsteem võimaldab hõlpsasti vaadata kõiki ülesandeid mitte ainult tähtaja, vaid ka täitja järgi ja seega näha iga nende laadimist ning esitada aeguva tähtajaga täitmata dokumentide loendid, mida täitja pole veel arvesse võtnud. . Programm võimaldab eristada juurdepääsuõigusi, koostada vajalikud aruanded haldamiseks...
Konfiguratsiooni konfigureerib kasutaja lihtsalt ja kiiresti.

Programm sisaldab järgmisi aruandeid:
- Tähtajaks tehtud ülesannete loend
- distsipliini sooritamise tunnistus
- Tähtaegu rikkudes täidetud ülesanded
- Ülesanded kontrolli all

Automatiseeritud ülesannete täitmise juhtimise programm pakub kasutajatele järgmisi võimalusi.
Juhtidele:
. luua (registreerida) uusi ülesandekaarte;
. kontroll kokkuvõtlik olek jooksvad ülesanded kõigile esinejatele ja sooritusdistsipliini statistika;
. kontrollima mis tahes täitja konkreetsete ülesannete kulgu, võttes arvesse täitmise tähtaegade edasilükkumist;
. teostama ülesande täitmisel tekstilist teabevahetust tegijatega;
. fikseerige täitmise fakt ("sulge" ülesanded);
. otsida ülesandeid erinevate kriteeriumide alusel;
. vaadata suletud ülesannete arhiivi;
. printida, eksportida MS Wordi ja MS Excelisse eraldi ülesanne;
. printida, eksportida MS Wordi ja MS Excelisse erinevate kriteeriumide järgi ülesannete loendeid;

. aruannete genereerimine ülesannete täitmise ja sooritusdistsipliini kohta.

Esinejad:
. saada juhtkonnalt uusi ülesandeid;
. jälgida oma praeguste ülesannete kokkuvõtlikku olekut;
. teostama ülesannete täitmisel tekstilist teabevahetust juhtkonna ja kaastäitjatega;
. fikseerima ülesande täitmise fakti;
. otsige oma ülesandeid erinevate kriteeriumide alusel;
. vaadata täidetud ülesannete arhiivi;
. tähtaja ületanud ülesannete automaatne märgistamine;
. printida, eksportida Wordi ja Excelisse üksikisikuna või ülesannete loendeid vastavalt erinevatele kriteeriumidele.

Informatiivsel eesmärgil saate, millel on ajapiirang: 50 päeva ja millel puuduvad funktsionaalsed piirangud. Demoperioodi lõpus peate ostma litsentsi. Pärast maksmist saate e-posti teel programmi isikliku litsentsikoodi. See tuleb sisestada programmi käivitamisel dialoogiboksis "Aktiveerimine" ja teie demoversioon muutub täisversioon ilma aja- ja funktsionaalsete piiranguteta ei ole litsentsitud kood ajaliselt piiratud.

Teave ostjatele:

1. Ostes ühe programmi pakutavatest litsentsidest, saate installida litsentsikoodi piiramatule arvule arvutitele (võrgus olevatele tööjaamadele).

2. Piiranguteta võrgulitsents, võimalus igavesti kasutada ostetud versiooni ja litsentsi.

3. Võimalus 1 aasta jooksul tasuta alla laadida tarkvarauuendusi.

5. Ostetud programmi saad kasutada oma äritegevuses.

Selle programmi eelised

Paindlik andmebaasi struktuur
Saate luua uusi tabeleid ja nende sees (salvestatud ja arvutatud) välju, määratleda ripploendeid, määrata alamtabeleid, luua vaateid ja aruandeid ning palju muud. Süsteemi saab konfigureerida mis tahes jaoks ainevaldkond ilma eriteadmisteta.

Kontoridokumentide genereerimine andmebaasi andmetega mallide abil
Saate luua malle Wordi dokumendid, Exceli vormingud staatilise teksti, piltide ja järjehoidjatega, millesse sisestatakse dokumendi genereerimisel praegused andmebaasi andmed.

Piltide salvestamine andmebaasi ja lingid erinevas vormingus dokumentidele
Iga tabelikirjet saab siduda nii andmebaasi endasse salvestatud piltidega kui ka linkidega kuhugi failiserverisse salvestatud failidele, samas asub kogu vajalik teave dokumentide hõlpsaks otsimiseks, filtreerimiseks ja klassifitseerimiseks andmebaasis.

Mugav ja hästi kohandatav kasutajaliides
Saate sortida, filtreerida, otsida kirjeid mis tahes välja järgi, muuta väljade järjekorda ja laiust, ridade kõrgust, määrata ridade ja lahtrite värvireegleid, kogusummade arvutamise valemeid ning koostada etteantud väljade põhjal puud. Kirjeid saab teha kas otse tabelisse (Exceli stiilis) või eraldi vormi kaudu, mis on paindlikult kohandatav.

Filtrid, sorteerimine, arvutatud väljad, vaated
Maksimaalsed paindlikud andmete filtreerimise tingimused, palju eelseadistatud väärtusi ("algab", "sisaldab", "täna", "eile"...). Erinevaid filtrikomplekte saab salvestada failidesse taaskasuta. Võimalus määrata arvutatud väljadele (sh SQL-avaldistele) valemeid ja koostada tabelivaateid, mis kuvavad välju erinevatest tabelitest ja arvutatud väljadest.

Erinevate tingimuste aruannete ja meeldetuletuste koostamine ja seadistamine
Saate määrata meeldetuletuse reeglid, mille järgi konkreetsele kasutajale meeldetuletusvormi näidatakse.

Võrgu- ja mitme mängijaga režiim
Mitme kasutaja režiimi kasutamisel konfigureeritakse juurdepääsuõigused paindlikult iga kasutaja jaoks vastavalt järgmistele parameetritele: menüüelementide, põhivahelehtede, tabelite, väljade ja kirjete nähtavus ja saadavus vaatamiseks ja redigeerimiseks.

Andmete import ja eksport
Toetatakse tabeliandmete importi Exceli ja Accessi failidest. Eksportimine on võimalik Wordis, Excelis, HTML-is.

Standardne DBMS Microsoft Access või Microsoft SQL Server
Ei mingeid "mustaid kaste". Meil on standardne andmesalvestusformaat – MS Access või klient-server MS SQL Server. Mõlemad DBMS-id on väga töökindlad, tunnustatud standardid ja oma klassi liidrid. See annab eeliseid suletud vormingute ees: võimalus administreerida, täpsustada, optimeerida, integreerida teiste süsteemidega... Programmi saab lisada kohandatud nuppe, mille valimisel tehakse vajalikud toimingud (näiteks mõned töötavad otse andmebaas, kolmandate osapoolte rakenduste käivitamine jne).

Alustuseks tuletagem meelde tellimuste täitmise jälgimise reegleid, mida hakkame hiljem MS Exceli standardvõimalusi kasutades automatiseerima.

Seal on kontroll probleemide lahendamise olemuse ja ülesannete täitmise tähtaegade üle.

Sisuline kontroll

Sisuline kontroll on hinnang selle kohta, kui õigesti, edukalt ja täielikult on probleem lahendatud. Sellist kontrolli teostab (asutuse või osakonna juhataja) või erivolitatud isik. Dokumentides kajastatud küsimuste õige ja õigeaegse lahendamise eest vastutavad struktuuriüksuste juhid ja dokumendi täitmisega usaldatud töötajad. Esineja tavaliselt:

• märgitud juhi otsuses dokumendile (näiteks sissetulevale kirjale, töötaja avaldusele) või
• on kirjutatud otse korralduse teksti (tavaliselt korralduses/protokollis koostatakse üksikud juhised teksti iseseisvate lõikudena ja sõnastatakse nii, et oleks kohe selge, mida, kellele ja millal on vaja teha; vastavalt juhitakse iga üksus – ülesanne/juhend eraldi) ,
• kui esineja pole otseselt määratud, määratakse ta vastavalt vastutuse jaotusele organisatsioonis.

Kui juhataja otsuses/juhises on märgitud mitu täitjat, vastutab dokumendi/juhise täitmise ja vastavalt ka selle täitmise korraldamise eest resolutsioonis esimesena märgitud isik.

Juhised võivad tuleneda dokumendi tekstist või olla “iseseisvad”, s.t. dokumentideta ja siiski alluvad nende täitmise kontrollile. Kui tellimus on koostatud dokumendi alusel, sisaldab see linki alusdokumendile (vt joonisel 1 tabeli nelja esimese veeru täitmine). Juhiseid annavad välja kõikide tasandite juhid. Iga organisatsioon otsustab aga ise, millised dokumendid/juhised kontrolli alla võtta. Tavaliselt on need kõik organisatsiooni juhi ja tema asetäitjate juhised. Mida suurem on dokumentide hulk organisatsioonis, seda olulisem on dokumentide täitmise jälgimise töö tõhustamine ja seda valikulisemalt läheneb organisatsioon küsimuse “mida me kontrollime” lahendusele – siin on oluline kuldne kesktee. . Seega kontrollitakse tavaliselt esimese isiku juhiste täitmist, seda teeb koolieelse lasteasutuse talitus või sekretär.

Juhised peavad olema selgelt ja ühemõtteliselt sõnastatud:

• tellimus ise;
• täitmise periood;
• täitja (käsku on võimalik täita mitmel isikul, siis määratakse vastutavaks täitjaks üks ja ülejäänud loetakse kaastäitjateks).

Juhiste koostamisel on soovitatav järgida lihtsad reeglid: sõnastused peaksid olema lühikesed, sisutihedad, vältima tõlgenduste ebaselgust ning neil peab olema selgelt määratletud ja mõõdetav tulemus.

Tellimuse täitmise ajal on võimalikud järgmised toimingud:

• autor saab tellimuse täitmise tähtaega muuta;
• autor saab ülesande vastutavat täitjat muuta;
• esinejad koostavad aruandeid täitmise tulemuste kohta;
• autoril on võimalus tellimus revideerimiseks tagastada või täitmise tulemus kinnitada.

Kui ülesanne oli jagatud kaastäitjate vahel, siis vastutav täitja saab nende tulemusaruanded. Tema loob lõpliku üksikaruande tema nimel ja saadab selle autorile.

Kontroll tähtaegade üle

Kontrolli dokumentide/tellimuste täitmise tähtaegade üle teostab talitus dokumentatsiooni tugi juhtkond (DOW) ja väikeses organisatsioonis - sekretär.

Tähtaegade jälgimise tehnoloogia võib jagada järgmisteks protseduurideks:

• kõigi kontrolli alla võetud dokumentide, juhiste, juhiste ja juhtimisülesannete registreerimine;
• dokumendi õigeaegse täitjale üleandmise kontrollimine;
• kontrollitavate dokumentide andmete korrigeerimine täitmise tähtaegade muutumisel, dokumentide üleandmisel täitjalt täitjale, jagamiselt jagamisele (salvestame selle väljale “Täitmise staatus”, vt joonis 1);
• meeldetuletus esinejatele ja osakonnajuhatajatele täitmata dokumentide ja juhiste olemasolu kohta;
• juhtide (jaoskondade ja organisatsioonide) teavitamine dokumentide vormistamise seisust ja edenemisest;
• dokumentide vormistamise andmete sisestamine;
• organisatsiooni kui terviku asjade seisu ja tulemusdistsipliini taseme analüüs struktuuriüksuste, spetsialistide, dokumendiliikide ja muude aspektide lõikes.

Tähtajad dokumente saab määratleda:

Nagu näete, määrab tellimuse täitmise tähtaja tavaliselt selle autor. On aktsepteeritud, et korraldused sisaldavad juhiseid "kiiresti", kuuluvad täitmisele 3 päeva jooksul. Juhendis “viivitamatult” on korralduse täitmiseks ette nähtud 1-päevane tähtaeg. Kui täitmiskuupäeva ei ole tellimuses märgitud, kuulub see täitmisele 1 kuu jooksul alates selle allkirjastamise kuupäevast (kuni järgmise kuu vastava kuupäevani ja kui järgmine kuu sellist numbrit pole, siis kuni viimane päev kuu). Kui korralduse täitmise perioodi viimane päev langeb puhkepäevale, kuulub see täitmisele eelmisel tööpäeval.

Dokumentidele, mis sisaldavad raske ülesanne, saab määrata pikki tähtaegu (mitu kuud, kuus kuud, aasta). Sel juhul on see vajalik jagada ülesanne etappideks ja jälgida samm-sammult ülesande täitmist.

Tähtaja kontroll hõlmab järgmist:

• voolu juhtimine,
• abivalmis ja
• lõplik kontroll.

Peamised kontrollitüübid on jooksev ja ennetav.

Under voolu juhtimine mõista igapäevast teabe ettevalmistamist täna aeguvate dokumentide kohta. Jooksev kontroll toimub igapäevaselt kontrollides dokumendi edenemist ja tuletades töövõtjale meelde täitmistähtaja möödumist ja vajadust dokumendiga töö lõpetada. Täitmise kontrolli eest vastutavad isikud (väikeettevõttes - sekretär) selgitavad iga päev, tavaliselt tööpäeva alguses, välja ja koostavad nimekirja dokumentidest, mille tähtajad täna lõppevad.

Voolukontroll aitab koostada päeva tööplaani. See näitab kohe, millised ülesanded tuleb täna lõpetada (küsimuse lahendamine koosolekul, dokumendi allkirjastamine, faksi saatmine jne). Seetõttu on kontroll dokumentide täitmise tähtaegade üle funktsioon, mis on tingimata ette nähtud töö kirjeldus juhataja sekretär. Sekretär selgitab iga päev välja dokumente, mille tähtaeg hakkab lõppema, võimaluse õigel ajal probleemi lahendamiseks ning tähtaegade ülejäämisel teatab sellest juhatajale.

ajal ennetav kontroll dokumentide kohta, mille täitmistähtaeg lõpeb 2-3 päeva pärast, koostatakse aktid ja hoiatatakse täitjaid (meie organisatsioonis teeme seda 4 päeva ette) kalendripäevad). Ja siis on töötajal veel aega probleem õigel ajal lahendada.

Juhtimisasend on väga oluline. Ainult kontrolli orienteeritus töötajate abistamisele, mitte puuduste tuvastamisele, soov aidata, meelde tuletada ja mitte süüdistada, saab tagada kontrollteenuse suurima efektiivsuse.

Vajadust rõhutab süstemaatiline täitmise kontroll, mille viib läbi oskuslikult ja korrektselt töötaja, kes tuletab taktitundeliselt meelde, et dokumenti on vaja õigel ajal, et ettevõtte õitseng sõltub probleemi õigeaegsest lahendamisest jne. sellest töötajast ja tema pingutused. Lisaks aitab “ajakartoteek” juhi tööpäeva planeerimisel, kuna kajastab antud kuupäeva sündmusi ja ülesandeid.

Kui töövõtja poolt dokumendi kättesaamisel või selle täitmisel selgub, et seda ei ole võimalik õigeaegselt täita, teatatakse sellest juhile (sellise korralduse autorile), kellel on õigus tööde teostamise tähtaega edasi lükata. dokumendi täitmine. Kui juhataja pikendab tähtaega, sisestab sekretär vastavalt tema juhistele registreerimisvormi uus termin hukkamine.

Dokumendi vormistamise tähtaja edasilükkamise küsimus tuleb tõstatada hiljemalt 1 päev enne sihttähtaja möödumist. Tähtaja edasilükkamine tagasiulatuvalt ei ole lubatud ja automatiseeritud süsteemides reeglina põhimõtteliselt võimatu.

Pika (mitu kuud) täitmisperioodiga dokumentide puhul saab jälgida täitmise vaheetappe, salvestades info täitmise edenemise kohta (teeme seda dokumendi registreerimiskaardi väljal “Täitmise staatus”).

Sageli nõuab probleemi lahendus järjestikune operatsioon mitme täitja dokumendi üle või dokumendi kooskõlastamine mitme osakonnaga. Sellistel juhtudel tuleb kontrollida, kui kaua dokumenti iga täitja hoiab. Dokumendi üleandmisel tuleb üleandmise fakt fikseerida. Registreerimise viib tavaliselt läbi dokumenti edastava üksuse sekretär. Dokumendi liikumist ja üleandmise kuupäeva kajastame väljal “Täitestaatus”.

Kui ilmuvad aegunud tähtajaga dokumendid nende nimekiri prinditakse välja samal päeval ja teatatakse juhatajale.

Kui dokumentide registreerimise õiguse saab anda paljudele töötajatele, siis selle täitmise edenemist kajastavaid muudatusi viib reeglina läbi ainult üks vastutav töötaja: sekretär-assistent või koolieelse lasteasutuse spetsialist.

Dokumendi eemaldamine kontrolli alt teostada alles pärast dokumendi täielikku täitmist: juhi otsuse täitmine, vastusdokumendi koostamine, vastuse saamine väljaminevale dokumendile või muu dokumenteeritud kinnitus täitmise fakti kohta. Dokumendi täitmise tulemus tuleb registreerida registreerimiskaardile (näiteks “saadeti kutse”, “saadeti kiri... No....” jne). Registreerimiskaardil on ka teave dokumendi vormistamise kuupäeva kohta ja sellele on märgitud kohtuasja number vastavalt nomenklatuurile, kuhu vormistatud dokument on esitatud.

TO lõplik kontroll sisaldama analüütiline töö võtta kokku osakonna või organisatsiooni töötajate tulemusdistsipliini ja tulemuslikkuse tulemused. Lõpliku kontrolli viivad läbi täitmise jälgimise eest vastutavad töötajad (teenistus) või organisatsiooni sekretär etteantud sagedusega (iganädalaselt, kord kuus, kord kvartalis). Järelkontrolli tulemused kajastuvad ülesannete (kontrollitud dokumentide) täitmise seisu lõplikes kvantitatiivsetes ja loeteluaruannetes. See võimaldab juhtkonnal teada, mida konkreetne töötaja (osakond) teeb ja kuidas asjad konkreetses tegevusvaldkonnas (konkreetse probleemi lahendamisel) lähevad.

Lõplik kontroll koos ennetava kontrolliga on stimuleeriv tegur töötajate distsipliini suurendamisel.

Näide tellimuse juhtimisest MS Exceli abil

Nüüd näitame, mida saab standardsete MS Exceli võimaluste abil automatiseerida. Alustuseks avage uus MS Exceli töövihik ja looge sinna tabel väljade/veergude/graafikutega, mis on näidatud joonisel 1. See on põhitabel, mis kuvab infot tellimuste täitmise õigeaegse kontrolli kohta meie organisatsioonis.

Järgmisena sisestage eraldi lahtrisse valem, et selle MS Exceli lehe avamisel oleks see alati tabeli kohal. kuvati praegune kuupäev(joonisel 1 tähistatud numbriga 1). Siis on see meile kasulik igapäevane töö lauaga. Seda saate teha kahel viisil.

Joonis 2

Ahenda saadet

Selles tabelis saate filtreerida ridu (st kontrollitud tellimusi) erinevate kriteeriumide järgi. Kuid selleks peate filtri lubama:

Joonis 3

Ekraanil kuvatav nupp filtri lubamiseks programmides MS Excel 2007 ja 2010

Ahenda saadet

Joonis 4

Tabeliridade filtreerimise kriteeriumid veeru sisu järgi programmides MS Excel 2007 ja 2010

Ahenda saadet

Eespool näidatud filtreerimiskriteeriumid ilmusid, kui klõpsate veerus "Artists" (tähistatud numbriga 1) hallil ruudukujulisel filtrinupul. Selle veeru lahtrid on täidetud tekstiga, nii et programm pakkus meile järgmisi valikuid:

2 - esiteks saame filtreerida ühte või mitut esinejat, jättes "linnukesed" ainult neile; saame valida ka ainult tühje ridu, jättes linnukese alles loendi viimasesse üksusesse; kui jätame märkeruudu asendisse "Vali kõik", siis selle kriteeriumi järgi filtreerimist ei toimu (see on nüüd näidatud joonisel);

3 - teiseks saate filtreerida veeru lahtrites sisalduva teksti järgi, kuid see kriteerium sobib paremini veeruga " Kokkuvõte» dokument jne. Näiteks kui me ei mäleta täpselt pealkirja, kuid mäletame märksõna, mis selles peaks olema, siis peame valima üksuse "sisaldab..." ja sisestama selle sõna ilma selle lõputa, siis filter, ainult nendel ridadel, mis on väljal „Kokkuvõte”, on sõna, mille me tippisime erinevate lõppudega.

Filtri saab eemaldada valides samanimelise käsu – tähistab numbrit 6. Kui filtreerisite ridu, määrates mitmes veerus erinevad valikukriteeriumid, siis selle käsu ühekordne valimine eemaldab filtri ainult sellest veerust, kus sellise valisite. käsk, ülejäänud filtrid teistes veergudes jäävad kehtima – igaüks neist tuleb eraldi eemaldada. Nendes veergudes, kus filter on lubatud, muudab filtri kutsumisnupp pildi lubatud filtri nupuks.

Kui veerg, mille sisu järgi soovime tabeli ridu filtreerida, on täidetud kuupäevadega, siis tekstifiltri asemel pakub programm meile teist – kuupäevade jaoks spetsiaalset –, mida tähistab number 4: saame valida mitte ainult konkreetne kuupäev, aga ka hiljem või varem kui mõni kuupäev või piiratud ajavahemik, eile, täna või homme jne.

Meie tabelis on 3 veergu kuupäevadega.

Numbrifilter (tähistatud numbriga 5) on spetsiaalselt loodud töötama veergudega, mille sisu on numbrid (meie puhul on see dokumendi registreerimisnumber).

Joonis 5

Tabeliridade filtreerimise kriteeriumid veeru sisu järgi MS Excel 2003-s

Ahenda saadet

MS Excel 2003-s kutsub veeru sisu järgi filtri välja sama ekraaninupuga nagu programmi hilisemates versioonides, kuid sellel klõpsamine avab ühe üldise loendi konkreetse lahtri väärtuse valimiseks või muude määramiseks. rasked tingimused filtreerimine, mis on juba teksti, kuupäevade või numbrite jaoks individuaalselt kohandatud - see käivitatakse eraldi ekraaniaknas pärast loendis üksuse (Tingimus...) valimist.

Joonised 4 ja 5 näitavad selgelt Milliste kriteeriumide alusel saame nüüd filtreerida? tabeli read MS Excelis erinevad versioonid. Tellimusi saame filtreerida täitja, nende autorite, tähtaegade, kontrollitud dokumendiandmete ja muu tabelisse sisestatud teabe järgi. Lisaks on võimalik üheaegselt filtreerida mitme kriteeriumi järgi, näiteks:

• Milliste tellimuste puhul lõpeb tähtaeg täna konkreetse töövõtja puhul:
  veerus „Sooritajad“ valige vajalik töötaja (vt joonis 4 number 2) ja veerus „Tähtaeg“ filtreerige read, mille kuupäev vastab „täna“ kriteeriumile (samal joonisel number 4) või
• Kellele meie valitud juht sel kuul juhiseid andis:
  veerus “Tellimuse autor” valime analüüsitava halduri (number 2 joonisel 4) ja veerus “Täitmise tähtaeg” filtreerime kuupäevad, mis kuuluvad kriteeriumi “See kuu” alla (number 4), jne.

Nüüd õpetame teile, kuidas saate programmi konfigureerida nii, et faili avate saada automaatselt infot, millised tellimused tuleb täita, näiteks 4 päeva pärast, et esinejaid sellest eelnevalt teavitada. Selleks andsime tabelisse spetsiaalse veeru, mida nimetasime "Levitusperioodiks". Nüüd konfigureerime selle:

• valige lahter I6 (kohandatud veeru esimesel real) ja tippige sinna märk "=";
• klõpsa hiirega külgneval lahtril J6 (samas reas, kuid veerus "Tähtimiskuupäev") ja näete, et see sisaldub lahtri I6 sisu arvutamise valemis;
• seejärel jätkake valemi lisamist järjehoidjatesse, tippides klaviatuurilt “-4”;
• See lõpetab valemi täitmise (selle Praegune seis on alati näha Exceli lehe kohal asuval valemiribal, vt sümbol 1 joonisel 7, saame “=j6-4”). Nüüd vajutage klaviatuuril Sisenema- ja tabeli lahtrisse ilmub manustatud valemi arvutamise tulemus;
• pärast seda saab valemi kopeerida tabeli järgmistele ridadele ja siis on nendes veerus "Levitamise tähtaeg" kuupäev alati 4 päeva varasem kui veerus "Tähtaeg": suunake hiir all paremale lahtri I6 nurk (samal ajal kui kursor "hiir" peaks olema musta paksu risti kujul), vajutage hiire vasakut nuppu ja lohistage seda vabastamata alla veeru lõppu, seejärel vabastage nupp. I veerus näete kõigi nõutavate hoiatuste kuupäevi (number 2 joonisel 7);
• Siis saad veenduda, et veerus “Levitusperiood” on lahtrid, kus on praegused, automaatselt värviliselt esile tõstetud, s.t. tänased kuupäevad (1. oktoober on need mõned lahtrid ja 2. oktoober - erinevad jne). Selleks peate kasutama tingimusvormingu funktsiooni. MS Excel 2007 või 2010 puhul tehakse seda järgmiselt:
  • valige kõik tabeli lahtrid veerus "Jaotusperiood", mis asub "päise" all;
  • klõpsake nuppu Tingimuslik vormindamine rühmas Stiilid vahekaardil Kodu(vt joonis 6), valige käsk Lahtri valimise reeglid ja valige vasakul või paremal avaneval paneelil käsk kuupäeva. Avaneb samanimeline dialoogiboks, milles on kaks loendit (joonis 8): vasakul peate valima positsiooni Täna ja paremal - viis vormindada lahtreid, mis vastavad sellele tingimusele, näiteks Helepunane täidis ja tumepunane tekst. Järgmine klõps Okei.

Joonis 8 näitab, milline näeb välja valmis tabel tingimusvorminguga. Seda tabelit avades näiteks 13. augustil 2012 saab spetsialist hõlpsasti kindlaks teha, millised teated välja saadetakse.

Saate ette näha tabelis viimase „tehnilise” veeru olemasolu; selles peate igale reale paigutama numbri 1. Seejärel loendate ühe või mitme kriteeriumi alusel filtreerides alati kiiresti veerude arvu. filtreeritud read. Selleks valige selles veerus hiirega ekraanil ülejäänud lahtrid - MS Excel arvutab nende väärtuste summa ja kirjutab selle Exceli lehe alumisele viitereale.

Joonis 6

Tingimuslik vormindamine

Ahenda saadet

Dokumentide vormistamise tähtaegu saab tõlgendada erinevalt. Näiteks millisest hetkest peaks alustama tähtaja arvestamist (tellimuse väljastamise päevast või sellele järgnevast päevast)? Kas seda tuleks arvestada kalendri- või tööpäevades? Mida teha dokumentidega, mille tähtaeg langeb nädalavahetusele? Mis siis, kui tähtaega pole üldse täpsustatud? Kõigile neile küsimustele vastatakse üksikasjalikult ja palju selgitatakse näidetega (kokku 16) artiklis „Kuidas määrata tähtaegu? "ajakirja nr 8 lk 12" 2011. a

Organisatsiooni kõigi dokumentide täitmist on ebareaalne kontrollida. Seetõttu on teile abiks soovitused täitmiskontrollile kuuluvate dokumentide loendi koostamiseks. Saate teada, millised tähtajad tavaliselt määratakse ja kuidas seda tehakse, samuti saate teada, kuidas saate suulisi korraldusi kontrollida. Vaata artiklit „Mida me kontrollime? "ajakirja nr 7 lk 30" 2011. a